DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

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LOS DOCUMENTOS CONTABLES SON TODOS LOS COMPROBANTES EXTENDIDOS POR ESCRITO EN LOS QUE SE DEJA CONSTANCIA DE LAS OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN LA ACTIVIDAD MERCANTIL. ESTOS SON DE VITAL IMPORTANCIA PARA MANTENER UN APROPIADO CONTROL DE TODAS LAS ACCIONES QUE SE REALIZAN EN LAS EMPRESAS

LA MISION DE ESTOS DOCUMENTOS ES IMPORTANTE YA QUE EN ELLOS QUEDA PRECISADA LA RELACION JURIDICA ENTRES LAS PARTES QUE INTERVIENEN EN UNA DETERMINADA OPERACIN. TAMBIEN AYUDAN A DEMOSTRAR LA REALIZACION DE ALGUNA ACCION COMERCIAL Y POR ENDE SON EL ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA CONTABILIZACION DE TALES ACCIONES.

SE CLASIFICA DESDE TRES PUNTOS DE VISTA : *QUIEN RECIBE O EMITE LA DOCUMENTACION: COMPROBANTES EXTERNOS,EMITIDOS FUERA DE LA EMPRESA,LUEGO RECIBIDOS Y FINALMENTE CONSERVADOS POR LA EMPRESA. EJ: FACTURAS DE COMPRAS , RECIBOS DE PAGOS EFECTUADOS. *DOCUMENTACION QUE SE REGISTRA Y SE ARCHIVA -DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN Y GENERAN REGISTRACION FACTURA NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RECIBO , PAGARED CHEQUE CREDITO BANCARIA LETRA DE CAMBIO -DOCUMENTOS NO CONTABLES O QUE SOLO SE ARCHIVAN ORDEN DE COMPRA HOJA DE VIDA REMITO

TICKET NOTA DE

COTIZACION

*OTROS DOCUMENTOS NO COMERCIALES PERO QUE SI SE REGISTRAN -INSTRUMENTOS PUBLICOS Y PRIVADOS(ESCRITURAS ,HIPOTECAS, CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO) Y TAMBIEN CUALQUIER DOCUMENTO QUE SEA RESPALDO DE UNA REGISTRACION CONTABLE.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura: Los tiquetes de maquinas registradoras Las boletas de ingreso a espectculos pblicos Los tiquetes de transporte. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantas. Facturas electrnicas: entindase por factura electrnica el documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios, transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Respecto del vendedor: Nombre y apellido, o razn social. Domicilio legal. Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.). Nmero de inscripcin en el impuestos a los ingresos Brutos. Condicin respecto al impuesto al valor agregado Fecha de emisin Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva. Cdigo de identificacin del documento (A, B o C). Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas Respecto del comprador: Nombre y apellido, o razn social. Domicilio. Condicin respecto del IVA Clave nica de identificacin tributaria. Nmero de inscripcin en los ingresos brutos. Respecto de la mercadera vendida: Cantidad y descripcin precio unitario. Importe total. Condiciones de venta. Nmero de remito. Respecto de la imprenta: Nombre y apellido, o razn social. Clave nica de identificacin tributaria. Fecha en la que se realiz la IMPRESION. Primero y ltimo nmeros de los documentos impresos. Nmero de C.A.I. (CODIGO de Autorizacin de Impresin). Fecha de vencimiento.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: *En los bancos:: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. *En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. *Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito. Las causas que generan su emisin pueden ser: *Error en menos en la facturacin. *Intereses. *Gastos por fletes. *Gastos bancarios, etc. La Nota de Dbito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de dbito. Los datos que debe contener la nota de dbito son estos: 1. Fecha 2. Nombre y domicilio del comerciante que la emite 3. Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende 4. Numero de la nota de dbito 5. Naturaleza del cargo e importe Modo de utilizar la nota de dbito. Se utiliza mediante un procedimiento similar al que explicamos para la factura. Como mnimo se extiende por duplicado: el original se enva a la persona que debe cargar con su importe. Esta al contabilizarla registra un compromiso a favor del comerciante que la emiti. El duplicado queda en poder de este ltimo, que tambin registra, con su contabilizacin, una partida a su favor con los conceptos expresados en la nota de debito

Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos: Error en ms en la facturacin. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolucin de mercaderas. La Nota de crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de crdito. 1. Fecha. 2. Nombre y domicilio de quien la emite. 3. Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende. 4. Numero de la nota de crdito. 5. Naturaleza del crdito e importe. Modo de utilizar la nota de crdito. Lo que para nosotros da lugar a una nota de crdito, para nuestros clientes origina una nota de dbito y por ello puede ocurrir que nos enven un documento de esta naturaleza, en caso de rebajas, devoluciones, roturas, etc. Pero aunque se reciban estas notas de dbito siempre conviene emitir de modo sistemtico las notas de crdito que correspondan a fin de documentar ordenadamente estos crditos a favor de terceros, en particular si se tiene presente que no todos nuestros deudores nos envan nota de debito. La nota de crdito se extiende, por lo menos, en duplicado: el original se enva a su beneficiario, quien con su contabilizacin registra la disminucin de su deuda o una partida a nuestro cargo. El duplicado queda en poder del comerciante que la ha emitido, para la contabilizacin del crdito a favor de su cliente.

- Nombre o razn social - Clave bancaria de la entidad y sucursal en la que nuestro cliente admite el pago - Nmero de la cuenta de cargo - Nombre del titular de la cuenta - Domicilio del titular - Poblacin y provincia - Cdigo postal As mismo cada uno de los recibos emitidos debern reflejar los siguientes datos sobre el emisor y el concepto en que se emite el recibo: - Datos del emisor, nombre o razn social y Nmero de Identificacin fiscal - Concepto del recibo, si hace referencia a la liquidacin de una o varias facturas, identificacin de las facturas liquidadas - Fecha de vencimiento del recibo - Datos completos del deudor - Importe del mismo.

Leyenda: 1- Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo 2- Fecha operacin en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador. 3- Datos de la oficina donde esta aperturada la cuenta donde se realiza el cargo 4- Nmero de recibo, nmero que identifica al recibo 5- Referencia, nmero de referencia del recibo 6- Empresa o entidad que ha generado el cargo y ha puesto en circulacin el recibo, en definitiva empresa que cobra. 7- NIF/CIF Emisor, nmero de identificacin fiscal del emisor del recibo 8- Titular del recibo, identificacin de la persona, fsica o jurdica, que ha de realizar el pago 9- Datos del recibo, en este campo se puede insertar gran cantidad de informacin, por ejemplo todos los datos de la compra del producto o servicio que se satisface con el pago de dicho recibo. 10- Entidad presentadora, identificacin de la entidad y sucursal bancaria que ha puesto en circulacin dicho recibo. 11- Fecha valor, fecha en la que efectivamente se produce el cargo en la cuenta deudora. 12- Importe del recibo, cuanta del recibo. 13- Cdigo cuenta cliente de la cuenta bancaria en la que se ha procedido al cargo de dicho recibo.

Documento Literal o Titulo de VALOR o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados. Personas que Intervienen en el Pagar 1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable. 2.- El Benefiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare 3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.