DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN DE UTZ · 2018-08-23 · 3.2 Dictamen de la certificación y pasos...

DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN DE UTZ BUENAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA

Versión 1.0, julio 2017

© UTZ Versión 1.0, julio 2017 2

Contenido Introducción y consideraciones importantes .......................................... 3

1. Preparación para la auditoría ................................................................ 4

1.1 Perfil del cliente .................................................................................... 4

1.2 Evaluación de la información preliminar ........................................ 4

1.2.1 Programa de la auditoría ........................................................... 4

1.2.2 Documentación ............................................................................ 5

1.3 Valoración de riesgo y muestreo ..................................................... 6

1.4 Estimación de la duración de la auditoría ................................. 7

2. Durante la auditoría .................................................................................. 8

2.1 Buenas prácticas genéricas .............................................................. 8

Asignación de los auditores ................................................................. 9

Uso de las listas de verificación ......................................................... 10

2.2 Auditar el Código de Conducta de UTZ ....................................... 10

Auditoría del bloque A ........................................................................ 10

Auditoría del bloque A ........................................................................ 12

Auditoría del bloque C ....................................................................... 12

Auditoría del bloque D ........................................................................ 14

Módulo de auditoría de café ............................................................ 14

Módulo de auditoría del cacao ....................................................... 15

Módulo de auditoría de té/rooibos/herbales ................................ 15

Módulo de auditoría de avellanas ................................................... 15

2.3 Estructura básica de la auditoría ................................................... 16

Reunión inicial ....................................................................................... 16

Auditar el Sistema Interno de Gestión (SIG) ................................... 17

Auditar productores ............................................................................ 19

Inspección interna ............................................................................... 19

Reunión inicial ....................................................................................... 22

2.4 Descripción de las no conformidades .......................................... 23

3. Después de la auditoría ......................................................................... 24

3.1 Revisión de las conclusiones: causas raíz, correcciones y acciones correctivas ............................................................................... 24

3.2 Dictamen de la certificación y pasos siguientes (Portal Good

Inside) ......................................................................................................... 24

Anexo 1. Lineamientos del Código de Conducta de UTZ................. 25

Anexo 2. Lineamientos para el Módulo de Café de UTZ.……………..69

Anexo 3. Lineamientos para el Módulo de Cacao de UTZ…………...73

Anexo 4. Lineamientos para el Módulo de Té de UTZ…………...........75

Buenas prácticas de auditoria Versión 1.0, Julio 2017 3

Introducción y consideraciones importantes Este documento de orientación se diseñó con el objetivo de brindarle apoyo en la evaluación del Código de Conducta de UTZ y para brindarle orientación específica en cuanto a la auditoría para los estándares de UTZ. Este documento tiene el objetivo de servir de guía para el auditor durante las auditorías y para el personal de las Entidad Certificadoras (ECs). La orientación le ayudará en el transcurso de todo el proceso de certificación, desde el primer contacto con el cliente hasta la emisión del certificado. El objetivo de la orientación es crear una metodología común para las auditorías ejercidas con el objeto de dictaminar el cumplimiento de los estándares de UTZ que pueda implementarse fácilmente en todos los productos y regiones, de tal forma que la consistencia del desempeño y resultados de la auditoría puedan conservarse en un alto nivel. El documento incluye anexos con lineamientos de auditoría para la valoración de la estructura de la certificación de grupo y de multigrupo (versión 1.1), además de módulos para cada producto. Los principios contenidos en este documento de orientación se basan en los Estándares de UTZ (Protocolo de Certificación y los Códigos de Conducta, incluidos los módulos por producto) y toda la orientación pertinente facilitada a las ECs mediante el sitio web de UTZ. Además, por el hecho de que se considera a UTZ como una certificación de producto, este documento de orientación también toma en consideración el estándar ISO 17065 y otras normas ISO relativas a la conducción de auditorías.

- ISO 9001, para principios de sistemas de gestión y vocabulario básico en cuanto a «calidad» - ISO 19011, lineamientos para la auditoría de sistemas de gestión

Puesto que UTZ usa un sistema de acreditación por representación para la aprobación de las ECs que llevan a cabo las auditorías de UTZ, se espera que las ECs apliquen procedimientos e instrucciones internas similares tanto para el alcance acreditado como para UTZ también; mediante la integración del alcance de UTZ dentro de su Sistema de Gestión ISO 17065 en consideración del Protocolo de Certificación de UTZ, las ECs serán capaces de efectuar las actividades de UTZ a un alto nivel conforme a los principios de ISO y los requerimientos de UTZ. Esperamos que este documento de orientación le sea de utilidad en la mejora de sus capacidades para la conducción de auditorías. Es de su conocimiento, como auditor, que no existe una forma exclusiva de llevar a cabo las cosas. Si bien procuramos agregar todo nuestro conocimiento y mejores prácticas que hemos acumulado durante años de experiencia, todo es susceptible a mejoras. Con gusto recibiremos sus aportaciones e ideas para versiones posteriores de este documento. Si tiene alguna pregunta, por favor escriba a la dirección de correo electrónico [email protected]. Agradecemos de antemano sus valiosas aportaciones.

mailto:[email protected]


1. Preparación para la auditoría 1.1 Perfil del cliente Como parte del Sistema de Gestión de la EC, se pondrá a su disposición una base de datos con toda la información relevante de los clientes de UTZ para fines de consulta y agilizar el proceso de certificación. Una base de datos contiene información básica y actualizada de cada cliente, como por ejemplo: - Nombre completo: el cual se usará en las comunicaciones oficiales con

el cliente (por ej. en el caso de las facturas) y la comunicación con UTZ (por conducto del sistema de trazabilidad);

- Nombre resumido: acrónimo o identificador similar, el cual se usará para hacer referencia rápida al cliente (por ejemplo, en la planeación de la auditoría o en carpetas físicas o digitales);

- Identificador del proceso de certificación: su EC puede identificar a los clientes con un código alfanumérico para efectos de mejorar el rastreo de las actividades de cada cliente; asimismo, el identificador de miembro de UTZ podrá usarse como referencia;

- Detalles de contacto: ubicación exacta del miembro, dirección actualizada de correo electrónico y número telefónico, nombre de la persona responsable de las actividades de UTZ; información útil para la planeación de la auditoría por parte de la EC, solicitar con anticipación información relevante (ver punto 1.2.2) y acudir al sitio en el que se hará la visita (idealmente, se deben adjuntar instrucciones para llegar al sitio);

- Tipo de cliente: individual, multisitio, multigrupo, con o sin actividades de cadena de custodia. Esta información orientará a la EC para el cumplimiento de los requerimientos específicos para cada tipo de alcance conforme al Protocolo de Certificación de UTZ;

- Historial: indica las últimas actividades llevadas a cabo por el cliente en cuestión (incluida la fecha de la última auditoría/evaluación, número de productores/parcelas involucradas, año del cumplimiento); un enlace a los últimos informes disponibles le sería de utilidad para que se prepare mejor para la siguiente auditoría; y

- Otra información relevante: estatus financiero (por ej.: cumplimiento cabal al día con respecto a los pagos), cliente proveniente de otras ECs, miembro que es asimismo un cliente para esquemas distintos, y muchos otros datos.

1.2 Evaluación de la información preliminar 1.2.1 Programa de la auditoría Clientes existentes: La información interna que está a disposición de la EC ofrecerá una perspectiva general para determinar cuándo sus clientes necesitan recibir una auditoría para efectos de refrendar a tiempo el certificado válido actual. El coordinador responsable de su EC debe revisar la información existente y planificar la auditoría conforme a las necesidades del cliente. Para efectos de planificar la auditoría en la forma más eficiente, es importante considerar la validez de la certificación anterior; hay que recordar que la siguiente auditoría debe tomar lugar antes de la fecha de vencimiento de la certificación. La fecha de la auditoría se considera como el día en el cual concluye la auditoría y cuando toma lugar la reunión final. Para revisar las posibilidades para extender los plazos de las certificaciones, los auditores pueden consultar el Protocolo de Certificación de UTZ. Si no es posible planificar la auditoría de forma oportuna, la EC queda responsable de solicitar una prórroga para la certificación actual antes de su vencimiento dado que no es posible emitir prórrogas fuera del periodo de validez de la certificación. UTZ invita a todas las ECs a planificar las auditorías con tiempo para efectos de evitar solicitudes de prórrogas en la medida de lo posible. Al solicitar una prórroga para una certificación


válida, una EC debe informar en plazo de una semana a UTZ con respecto a la fecha nueva en la que se tiene proyectada la auditoría. Clientes nuevos y existentes: Al planificar la auditoría de certificación o de refrendo de la certificación, considérense los periodos de cosecha (fechas de inicio y término de la cosecha) y considérese que ninguna auditoría puede aceptarse fuera del plazo estipulado de cuatro meses antes y cuatro meses después del primer día de la cosecha para la temporada que se planea certificar. Es importante informar a los clientes con respecto a esta limitación si muestran insistencia en llevar a cabo la auditoría fuera de periodos de cosecha.

1.2.2 Documentación Idealmente, toda esta información se recibe al menos una semana antes de la auditoría. La EC asigna tiempo suficiente para que el auditor (o un funcionario calificado evalúe la información recibida; tras esta revisión, aspectos tales como la duración de la auditoría y el tamaño de la muestra quedarán claros para el auditor. Cuando se le envíe de forma anticipada dicha información, la auditoría brindará una evaluación más sólida en cuanto al grupo, puesto que la información externa se puede contrastar con la realidad del miembro. También sirve para salvaguardar la credibilidad y la reputación de la EC (particularmente en casos en los que ciertos requerimientos jurídicos son aplicables a ciertos puntos de control en el Código). La revisión de información preliminar es importante por diversas razones. a) El resultado de la autoevaluación le brinda una idea de la complejidad y nivel de implementación del Sistema Interno de Gestión (SIG), así como de los rubros aplicables para el grupo. Esto incluye el número de procedimientos y documentos que se habrán de revisar durante la auditoría, así como las instalaciones y áreas que se visitarán, número de entrevistas que se llevarán a cabo y actividades que se observarán. Al concluir de forma adecuada la evaluación, el grupo puede identificar desviaciones dentro de su sistema antes de que ocurra la auditoría de certificación, de tal forma que la EC pueda revisar durante la auditoría qué grado de eficiencia tiene la implementación de las acciones correctivas de parte del grupo. En la autoevaluación, los puntos adicionales seleccionados para el año de cumplimiento en cuestión serán indicados por el cliente al auditor. b) Al conocer el número, ubicación y tipo de subcontratistas usados por el cliente, puede considerar hacer un incremento en la duración inicialmente planeada de la auditoría para que se incluyan visitas a las instalaciones en cuestión; también es útil cotejar la información recibida con el perfil del cliente. Con relación a la lista de miembros del grupo, la información solicitada en la plantilla provista por UTZ le ayudará a tomar una decisión preliminar en cuanto a la muestra (consultar capítulo 1.3 Evaluación de Riesgos y Muestreo). c) el resultado de las auditorías anteriores es de vital importancia para la siguiente auditoría. Cuando se invierte el tiempo suficiente para la evaluación de la eficiencia de las medidas correctivas implementadas para atender las no conformidades (NCs) se obtiene tiene información que le servirá para determinar la calidad del SIG y prevenir situaciones incómodas durante la auditoría (por ej. cuando el cliente provee acciones correctivas o documentos desconocidos para justificar el cierre de no conformidades anteriores). d) El plan de gestión es uno de los documentos principales dentro de la estructura del SIG. El Plan de Gestión describe las acciones que el miembro habrá de desarrollar a efectos de garantizar el cumplimiento con el Código de Conducta de UTZ en el año correspondiente, así como las acciones implementadas en aras de alcanzar los niveles deseados de mejora continua. Una revisión cautelosa de este documento puede ofrecer un indicativo de las áreas de información que habrán de revisarse, los sitios o áreas que se visitarán o las nuevas políticas que podrían haberse implementado en el grupo. La complejidad del sistema crece con el año

A efectos de preparar óptimamente una auditoría, la EC solicita la siguiente información preliminar de parte del cliente y toma en consideración los siguientes rubros: - Autoevaluación: - Autoevaluación del

(los) subcontratista(s); - Lista de sitios que

pertenecen a un multisitio o miembros de grupo que pertenecen a un grupo o multigrupo (si aplica).

- Documentación de auditorías de UTZ anteriores, incluidas aquellas que no resultaron en una certificación (por ejemplo, auditorías sorpresa y auditorías efectuadas por EC diferentes);

- Plan de gestión para la finca o el grupo; y

- Cualquier otro detalle relevante que pueda influir en la auditoría

Documentación:


de certificación, por lo que es aconsejable considerar tiempo adicional en el caso de miembros que se encuentren en el 4° año y sucesivo de cumplimiento. La EC es responsable de incluir cualquier tipo de información general disponible concerniente al país/región de producción en el análisis del plan de gestión. Esto podría incluir: - un mapa de áreas protegidas y su ubicación con referencia a la

ubicación de productores de grupo, o consultas con el departamento de silvicultura de la autoridad gubernamental u ONGs ambientales locales para contar con información actualizada sobre los riesgos y desarrollos de la región.

- una lista de plaguicidas prohibidos para el producto o país determinado;

- la versión más reciente de los acuerdos de negociación colectiva o la información relativa a los salarios mínimos y salarios dignos, pago por horas extras, etc.; y

- la edad mínima para los trabajadores en el sector de procesamiento de alimentos/agricultura.

Del sistema de trazabilidad de UTZ se obtendrá información adicional que habrá de considerarse: podrá identificar el tamaño de la empresa en términos del volumen vendido como producto con certificación UTZ y estimar el tamaño de la muestra que se tomará entre las transacciones completadas por la parte auditada (durante el último periodo de certificación válida) a efectos de revisar los requerimientos incluidos en el Bloque A del Código de Conducta.

1.3 Valoración de riesgo y muestreo A efectos de evaluar el SIG de un grupo, debe tomar una muestra de miembros del grupo seleccionando un número representativo de productores e instalaciones. Por lo general, el número sería la raíz cuadrada del número total de miembros, aunque podrían aplicar reglas específicas conforme a lo descrito en el Protocolo de Certificación de UTZ:

Tipos de certificación

Muestra para auditoría de certificación

Individual El número mínimo de parcelas que la EC auditará físicamente es la raíz cuadrada del número total de parcelas que contiene la finca redondeado al siguiente número entero.

Multisitio Todos los sitios bajo el control de la administración central son auditados físicamente por la EC siguiendo las condiciones para la certificación individual anterior.

Grupo El SIG del grupo + al menos la raíz cuadrada del número total de miembros del grupo (redondeado al siguiente entero y con un mínimo de 5)

Multigrupo El SIG del multigrupo + al menos la raíz cuadrada del número total de miembros del grupo de todos los subgrupos combinados (redondeado al siguiente entero y con un mínimo de 5).

Esta muestra se selecciona conforme a una combinación de evaluación con base en el riesgo y una selección aleatoria. Es importante considerar la definición de evaluación de riesgos: «un proceso sistemático para la identificación y evaluación de peligros. Los peligros se pueden identificar en un entorno externo (por ejemplo, tendencias económicas, eventos climáticos, competencia) y dentro de un entorno interno (por ejemplo, personas, proceso, infraestructura). Cuando estos peligros interfieren con los objetivos (o es posible predecir que interferirán con estos) se convierten en riesgos.» Con la información recibida antes de la auditoría, usted debe ser capaz de preseleccionar los productores del grupo que se habrán de auditar. A


continuación, se incluyen (a mero título enunciativo) ciertos criterios que puede usar: - No conformidades o resultados negativos de auditorías anteriores a

efectos de evaluar la implementación de acciones correctivas anteriores y la eficiencia del SIG para atender problemas encontrados durante las inspecciones internas.

- Los productores con rendimientos altos o poseedores de propiedades con área considerable en comparación con el promedio. Por ejemplo, cuando la productividad está a 500 Kg/Ha en promedio, los productores con 750 Kg/Hac se deben incluir en la muestra: existe el riesgo potencial de fraude y también es interesante saber si se usaron mejores prácticas para alcanzar dichas cifras.

- Año de cumplimiento En el caso de productores nuevos, es de interés saber como acceden al programa, en tanto que para productores experimentados resulta interesante ver la forma en que los demandantes requerimientos para los años 3 y 4 se implementan conforme a la teoría de la mejora continua.

- Género El porcentaje de productores del género femenino en la muestra debe ser similar al porcentaje total de productoras del género femenino en el grupo.

Una vez emprendida la auditoría, puede adaptar o incrementar la muestra. Si el miembro constituye un factor de riesgo elevado para la credibilidad del proceso de certificación o si los resultados de la evaluación del SIG exhiben vacíos (potenciales) en la implementación del Código de Conducta, se requerirán muestras de tamaño mayor. Constituye una buena práctica el registrar el criterio que le lleva a seleccionar la muestra final; de acuerdo con las conclusiones, esto le puede ayudar a justificar cualquier incremento en el tamaño inicial de la muestra (la raíz cuadrada) y será de utilidad para sus colegas en auditorías futuras (para garantizar la representatividad de sus muestras). Otros criterios adicionales podrían ser: - Ubicación: Tras revisar el mapa, puede enfocarse en ciertos

productores según la cercanía de estos a las áreas protegidas, afluentes o áreas con cultivos similares sin certificación; además, con frecuencia, los productores ubicados en lugares remotos reciben menos atención y apoyo.

- Contenido del plan de gestión Con base en éste, usted puede revisar si se está generando el desarrollo apropiado en nuevas áreas, viveros y áreas de árboles de sombrío.

- Resultado de las auditorías a los productores En los casos en los que sus impresiones difieran de forma significativa con los resultados de la inspección interna, puede confirmar el nivel del SIG eligiendo más productores que hayan sido inspeccionados por el mismo inspector interno.

- Otra información, como por ejemplo la edad de los productores, el tamaño de las fincas, las opiniones de las partes involucradas, comentarios incluidos en la autoevaluación o los resultados de la evaluación de riesgos del propio grupo.

1.4 Estimación de la duración de la auditoría La duración de la auditoría siempre debe respetar los parámetros establecidos en el Protocolo de Certificación de UTZ. En consideración de la duración mínima de la auditoría del SIG (0.5 días), la EC siempre debe considerar la complejidad del miembro, a efectos de que el tiempo asignado para la evaluación del SIG aumente en proporción a ello. Por ejemplo, si un día de auditoría se asigna por lo general al SIG de grupos consistentes en alrededor 1000 productores, se debe agregar un día adicional cuando el tamaño del grupo sea de 5000 productores. La muestra de raíz cuadrada también le sirve para orientarse al revisar contratos, registros de capacitación, inspecciones internas, etc. Es posible auditar como máximo a 6 productores por día durante auditorías de certificación de (multi)grupo. Esto significa que el cálculo de la raíz cuadrada del número total de productores, redondeado siempre y con un mínimo de 5 productores, ofrecerá una estimación preliminar de la duración de la auditoría. Tenga en cuenta que los estándares de UTZ toman


siempre en consideración el número de productores y no el número de fincas que son parte del grupo. Una vez seleccionada la muestra, usted puede estimar el tiempo necesario para la auditoría y dar aviso de esto al miembro, junto con las fechas propuestas. Si envía con anticipación un plan de auditoría usted puede ayudar a disminuir el número de malentendidos, coordinar logística, identificar las personas que deberían estar disponibles durante cada paso de la auditoría y servir como evidencia de que se ha efectuado una revisión pertinente de la aplicación y la información preliminar.

2. Durante la auditoría 2.1 Buenas prácticas genéricas Actuar con integridad y profesionalismo Tenga en cuenta los principios de imparcialidad, honestidad, dedicación y responsabilidad en todo momento. Los mejores auditores siempre auditan de la misma manera, sin responder a las influencias o presiones externas, entregan resultados confiables y consistentes en cada proceso de auditoría. Una cosa más: siempre respete a los productores, ellos y ellas son la razón por la cual usted está ahí. Estudie los estándares. Cuando conoce en esencia los requerimientos no necesita consultar constantemente la lista de verificación y puede dedicar el tiempo necesario para reunir más evidencias hablando con personas, examinando los alrededores o leyendo documentos. También puede ahorrar tiempo puesto que usted tendrá que identificar automáticamente si la situación es una no conformidad. Coteje sus conclusiones. Cuando identifique un punto de atención, siempre coteje usando técnicas distintas (revisión de documentos, cotejo de registros, entrevistas, observación directa de las actividades) sus

Flujo ideal previo a la auditoría 4 semanas antes de la auditoría Comunicación con el cliente. Se envía el formulario de solicitud, se revisan primero las fechas tentativas y se solicita información adicional. 3 semanas antes de la auditoría Revisión del formulario de solicitud y la información recibida: preparación de la cotización con base en el alcance, el tamaño del grupo y el año de cumplimiento. El auditor recibe la información relevante del cliente más los resultados de año anterior. 2 semanas antes de la auditoría Envío del plan de auditoría y confirmación de las fechas: aclaración (en caso de ser necesario después de la primera revisión) de la información preliminar recibida. Idealmente, el plan de auditoría puede incluir una lista de las personas responsables y los documentos/registros que deberán ponerse a disposición del auditor(es) durante el día o días que dure la auditoría. 1 semana antes de la auditoría Confirmación de los contratos con el cliente: se ha aceptado la cotización, los contratos firmados y la información preliminar son suficientes para que se prepare para la


conclusiones antes de declarar una falta de conformidad. Actúe con imparcialidad y objetividad cuando identifique situaciones que pudieran estar en conflicto con el Código de Conducta y lea los requerimientos relacionados dos veces para cerciorarse de que la evidencia efectivamente deriva en una no conformidad. La evidencia de la auditoría debe ser verificable. Respete las reglas de muestreo al revisar la documentación. La idea de revisar todos los registros de capacitación del pasado año podrá ser atrayente, no obstante (si se tiene un buen balance) la muestra le ayudará a revisar solo los registros relevantes de los productores de la muestra y completar así la auditoría de forma eficiente y representativa. Informar a la parte auditada con respecto a las conformidades El objetivo no es corregir la desviación in situ, ni tampoco sorprender al cliente durante la reunión final. El cliente necesitará llevar a cabo un análisis profundo de la causa raíz una vez identificada la no conformidad, con el objetivo de encontrar una corrección adecuada (Remediación inmediata) e implementar la mejor acción correctiva posible (a efectos de evitar la reincidencia del problema(s)). Agregar valor al cliente No obvie ni omita ninguna desviación/problema por no ser considerado relevante o porque la corrección pudiera ser de suma dificultad. Toda vez que una no conformidad no se incluye en el informe final de conclusiones, usted priva al cliente del derecho a corregir algún aspecto desfavorable o de mejorar sus sistemas. No considere las no conformidades como problemas sino como vacíos que han sido identificados a tiempo pare evitar un futuro impacto negativo para el cliente. Mantenga una actitud flexible y abierta Existen situaciones o documentos que, si bien podrían no coincidir exactamente con el requerimiento del Código de UTZ, se apegan a la esencia y objetivo de dicho requerimiento. Tenga en consideración todos los bloques del Código de Conducta de UTZ.

Asignación de los auditores La EC debe calificar y capacitar a sus auditores conforme a los requerimientos de UTZ (consulte el Protocolo de Certificación) y sus propios procedimientos internos. Las características del cliente deben guiar a la EC en el proceso de asignación: experiencia en el alcance y en el producto, conocimiento sobre el SIG (al auditar a grupos de productores de pequeña escala) o condiciones laborales (al auditar individuos) y liderazgo (cuando se designa un equipo de auditores) son algunos de los criterios que hay que tener en mente. El proceso de revisar la información preliminar también es útil para ayudar a identificar a los auditores más adecuados para cada auditoría. Si es necesario, por razón del tamaño del grupo, diversos auditores pueden ser asignados para una sola auditoría. En estos casos, debe quedar claro para el cliente quien es el auditor líder para el alcance de UTZ puesto que este auditor recopilará las conclusiones de los demás auditores, emitirá un dictamen con base en las no conformidades finales y las presentará durante la reunión final. Usted no puede participar en auditorías para el mismo cliente en más de tres ocasiones consecutivas. Queda como responsabilidad de la EC asegurar la rotación de los auditores y contar con el personal suficiente para garantizar que se respete esta regla. Además, el auditor no debe tener ningún conflicto de intereses; queda responsabilidad de la EC monitorear de forma activa los riesgos potenciales en este rubro y prevenir situaciones puedan comprometer la imparcialidad de las auditorías. Con relación a la preservación de su calificación como auditor, la EC debe efectuar el monitoreo de su desempeño (se recomienda ampliamente hacer esto cada año, aunque la frecuencia se puede adaptar acorde al desempeño). Para lograr lo anterior, las ECs pueden desarrollar un plan de


capacitación y asegurar que su conocimiento y habilidades estén siempre al día y que se mantengan en un nivel alto.

Uso de las listas de verificación Las listas de verificación son una herramienta básica para las auditorías: estas listas contienen los puntos de control y espacios para anotar comentarios y calificar los requerimientos. UTZ recomienda encarecidamente el uso de listas de verificación digitales puesto que ello permite que el auditor agregue información dentro de estructuras complejas, como por ejemplo grupos grandes de certificación multigrupo (la cantidad de información que se recauda durante toda la auditoría podría ser considerable). Conforme al Protocolo de Certificación de UTZ, debe anotar comentarios en todos los puntos de control, especialmente en el caso de puntos de control no aplicables o en los que haya alguna no conformidad. En casos complejos, tiene varias opciones: - usar una lista de verificación por productor inspeccionado; - usar una lista de verificación por día, de tal forma que los comentarios

puedan ser turnados a los productores auditados (máximo 6 por día); o - usar una lista de verificación para toda la auditoría, de tal forma que

los comentarios puedan ser turnados a todos los productores auditados por el mismo auditor.

Cuando diversos auditores están trabajando en la misma auditoría, todos los comentarios se pueden agregar a una sola lista de verificación que incluye todas las conclusiones y la evidencia recopilada debe ser usada por el certificador durante la revisión final. Al final, esta «lista de verificación final» podrá solicitarse a efectos de mostrar el cumplimiento con UTZ y los requerimientos de ISO17065.

2.2 Auditar el Código de Conducta de UTZ En esta sección, resumiremos todas las prácticas de auditoría para algunos de los rubros más relevantes del Código de Conducta de UTZ. Consulte el Anexo para obtener información sobre los lineamientos específicos que se aplicarán en la interpretación de los puntos de control o los temas dentro del Código de Conducta. En general, asegúrese de leer con cuidado todos los puntos de control relacionados antes de dictaminar el cumplimiento para dichos puntos de control.

Auditoría del bloque A La mayoría de los requerimientos incluidos en este bloque se refieren a la administración de las fincas. Esto significa que se trata de la base para el SIG (en el caso de grupos o multigrupos).

Inspección interna Como parte fundamental de la evaluación del SIG y especialmente del sistema de inspección interna, usted debe evaluar el desempeño de los inspectores internos haciendo una observación presencial de una muestra representativa (por lo general el 10 %) del personal que normalmente efectúa esta actividad. Al llevar a cabo esta evaluación de un inspector interno, observe la inspección de uno de los productores de la muestra llevada a cabo por uno de los inspectores. Al observar su desempeño, dictamine si el desempeño del inspector es suficiente para garantizar que a todos los productores se les está inspeccionando conforme a los puntos de control aplicables del Código de Conducta. Lleve a cabo cuantas auditorías de sombra como sean necesarias para tener una idea del desempeño promedio dentro del grupo.

Al evaluar el desempeño de un inspector interno, compare el resultado de sus inspecciones con las que efectuó el inspector interno durante el periodo anterior; si los resultados son notablemente diferentes, ello podría constituir un indicio de que el proceso de evaluación de los productores no es fiable y que no están «certificados internamente» por el SIG de forma fiable.


Capacitación La evidencia principal a revisar son los registros de asistencia (conforme a lo requerido en el Código de Conducta); no obstante, la calidad de la capacitación no ha de evaluarse sin revisar los materiales de capacitación y preguntar a los asistentes su comprensión en cuanto al contenido de la capacitación (entrevistas durante la vista del productor). No olvide confirmar la idoneidad de los materiales/metodologías usadas más la calificación de los capacitadores y tenga en cuenta que, en ocasiones, la falta de evidencia no conduce necesariamente a una no conformidad (por ejemplo. los productores que no están en los registros de capacitación pueden contar con conocimiento profundo sobre un tema determinado, lo que significa que el punto de control se ha cumplido).

Trazabilidad y prima Siempre debe ser capaz de rastrear el volumen del producto vendido en calidad de producto certificado bajo un certificado válido al productor consignado en el certificado. Esto incluye un volumen máximo y un periodo durante el cual el producto puede venderse. Con esta idea en mente, revise el flujo, los procedimientos y el conjunto de registros implementados en todos los niveles a efectos de garantizar que la trazabilidad sea fiable. Algunos consejos: La trazabilidad es algo sencillo: se identifica de alguna manera la cantidad de producto y «viajes» en la cadena, proveniente de productores y con dirección a los centros de acumulación o fábricas, a almacenes de mayor tamaño y finalmente a clientes o primeros compradores. En cada paso, se deben usar los libros o recibos para registrar los movimientos del producto. Si se registra el movimiento de cada producto con datos precisos (fecha, peso, identificador del productor y pago) la trazabilidad se garantizará de forma automática. Los problemas pueden empezar a surgir si no se respeta la simplicidad del sistema: recibos nombres o fechas, entregas a almacenes sin pesos exactos, registros que no se hicieron de forma inmediata sino varias semanas/meses después con el riesgo de haber anotado información errónea o la tentación de anotar datos falsos para crear una falsa trazabilidad. Esté alerta con respecto de la doble contabilidad: cuando un titular de del certificado estima un volumen y la productividad real es menor, esto es propenso a que haya cabida para «llenar el déficit» con producto convencional. Acto seguido, comienza una cuenta regresiva para deshacer todos los registros y evidencias a efectos de prepararse para la auditoría. La triangulación de los registros con las declaraciones de los productores es fundamental para identificar evidencia falsificada. Cuando se descubre una problemática en este sentido, por lo general se relaciona con fraude y su EC debe tomar medidas rápidamente (incluida la comunicación activa con UTZ).

Tenga en cuenta a todos los niveles (productores, centros de recolección, almacenes/unidades de procesamiento) y no solo vea los registros: confronte los dichos de las personas responsables de los registros y confirme cómo se recauda la información de trazabilidad. Haga siempre una comparación cruzada de la información de un nivel con el nivel superior y el nivel inferior. La prima pagada siempre debe someterse a una comparación cruzada con los productores y debe ser correspondiente con el volumen real entregado al grupo. Cuando se observen inconsistencias en las cifras, por lo general surgen problemas con el sistema de trazabilidad. Parte de la prima pagada por los primeros compradores por lo general no llega a los productores: confronte los dichos del titular de la certificación para asegurarse de que el dinero se ha gastado de forma apropiada. Algunas inversiones aceptables para ese dinero pueden ser: - administración del grupo (capacitación para el personal del grupo,

inspección interna/costos de enlace, auditorías externas); - productos y servicios suministrados al grupo (capacitación para los

miembros del grupo, trabajadores y sus familias; capacitación técnica


de los proveedores de servicio; instalaciones como viveros y almacenes; desarrollo comunitario); y

- dación de fondos y aportaciones para miembros del grupo (herramientas, material de plantación, plaguicidas, fertilizantes y vástagos de árbol de sombrío; crédito o pagos adicionales).

Auditoría del bloque B Para garantizar una evaluación justa del auditado, al revisar los requerimientos para este bloque, es importante dedicar el tiempo suficiente en el campo, visitar las áreas relevantes (parcelas que están cerca de cuerpos de agua o bosques o áreas protegidas) y áreas que pueden agregar valor a la evaluación (por ejemplo. el punto más alto de la finca ofrecería una vista adecuada de la distribución de los árboles de sombrío).

Manejo Integrado de Plagas (MIP)) El Manejo Integrado de Plagas (MIP) es el principio de la agricultura sostenible y por tanto es una parte esencial del programa de UTZ. El objetivo global es reducir el uso de plaguicidas y eliminar el uso de Plaguicidas Altamente Peligrosos (PAP). Debe confirmar que los miembros tienen establecido un sistema en el cual la primera línea de defensa en contra de las plagas y enfermedades se basa en buenas prácticas agrícolas que tienen efecto preventivo. En segundo término, se tiene el control no químico como, por ejemplo, la remoción mecánica o uso de enemigos naturales. Solo cuando han sido agotados estos métodos será cuando los productores deban usar plaguicidas químicos, con estrictas reglas de seguridad y en observancia de un uso controlado y apropiado conforme a los estándares de UTZ. Es esencial que revise la forma en que los productores hacen labor de prevención, actividades de monitoreo y hacen uso de las diversas prácticas antes de usar plaguicidas. Es de vital importancia que los auditores efectúen una verificación apropiada del uso de pesticidas de la lista de observación. Esta lista contiene Plaguicidas Altamente Peligrosos y por tanto no deben ser usados por los productores salvo que puedan demostrar que fue el último recurso después de haber agotado otros métodos. Los productores deben probar que no hay alternativas para controlar una plaga en particular y deben poder demostrar que siguen todas las condiciones precautorias para minimizar el riesgo y exposición a los citados plaguicidas. Usted tiene la obligación de dar aviso sobre los pesticidas de la Lista de Observación en el Informe Resumen. Si los productores no implementan la Gestión Integral de Plagas, se debe declarar una no conformidad.

Auditoría del bloque C Todos los requerimientos para estos puntos de control (y otros en este bloque) se confirman mediante entrevistas. Tome en cuenta los requerimientos en el Protocolo: el número de trabajadores de género masculino y femenino seleccionados para las entrevistas debe ser proporcional al número de trabajadores de género masculino y femenino. Considere los criterios relevantes al momento de tomar la muestra de trabajadores: edad, ascendencia étnica, estatus del empleado, jerarquía, tipo de trabajo desempeñado o tiempo que lleva laborando para la organización. Además, lleve a cabo entrevistas con las personas responsables del cumplimiento del Bloque C (vea los puntos de control G.A. 7) a efectos de hacer una comparación cruzada de las conclusiones que se desprendan de las entrevistas a los trabajadores y todos los registros revisados. Al auditar este bloque, por favor preste atención en los distintos grupos objetivos para cada punto de control: personal de grupo, miembros del grupo y trabajador del miembro del grupo y/o familias. Siempre y cuando sea posible, una auditora debe llevar a cabo entrevistas en estos rubros con las mujeres. Antes de la auditoría, tenga en cuenta las legislaciones nacionales/reglamentaciones en materia de los rubros contenidos en el Bloque C: edad mínima, negociaciones colectivas en el área, limitaciones nacionales/regionales en cuanto a horas laborales y salarios mínimos. El


siguiente enlace le puede ser de utilidad (http://www.ilo.org/dyn/natlex/natlex4.home?p_lang=en). ¡Prepárese antes de la auditoría!

Condiciones laborales Este es un tema de gran sensibilidad, considere ciertas reglas básicas a la hora de auditar este bloque: - Mantenga la confidencialidad de la información personal: no

comparta notas o comentarios con otros. - Las entrevistas se deben llevar a cabo de forma privada sin presencia

de gerentes o supervisores que pudieran interferir o ejercer presión sobre los trabajadores; solo se permiten traductores, si es estrictamente necesario.

- No haga preguntas cerradas y/o directas como por ejemplo «¿sufre de acoso sexual?» o «¿contrata menores de edad?»; es mejor formular conclusiones cotejando la información en los documentos con entrevistas, y considerando las respuestas de los diversos entrevistados.

- No asuma nada con solo una fuente de evidencia (una afirmación, un registro por sí solo no siempre es suficiente).

Las conclusiones en sentido negativo en cuanto a las condiciones laborales se deben explicar a la administración del grupo garantizando la privacidad de los entrevistados en todo momento: es importante identificar situaciones en lugar de personas. Salario digno Especialmente en el caso de la certificación individual, la implementación del concepto del salario digno debe revisarse durante la auditoría: «Remuneración recibida por un trabajador por concepto de una semana estándar laboral en un sitio en particular la cual es suficiente para procurar un estándar decoroso de vida para el trabajador y su familia. Los elementos de este estándar digno de vida incluyen alimento, agua, alojamiento, educación, atención médica, transporte, vestido y otras necesidades esenciales, incluida la previsión para sucesos fortuitos.» Debe reunirse con una muestra representativa de trabajadores a efectos de revisar sus nóminas y registros de horas laborales. Recoja registros de al menos tres meses diferentes (temporadas bajas/altas) para una muestra extensiva (un mínimo de 30 trabajadores podría ser una muestra ideal conforme a los lineamientos de la Coalición Global por un Salario Digno). Considere los siguientes consejos al revisar la información obtenida durante la auditoría: - Incluya el treceavo mes y otros bonos en efectivo si están garantizados

a todos los trabajadores de la muestra. Estos se deben prorratear por un periodo de 12 meses que se incluirá en el cálculo mensual de salario.

- Incluya solo la remuneración, incluso los beneficios en especie que se reciban y que sean usados por la muestra representativa y, por tanto, por la mayoría de los trabajadores de producción en la organización.

- Incluya solo la remuneración que se reciba con regularidad. Si se trata de un pago irregular o de una sola ocasión entonces no se debe incluir.

- No incluya bonos obtenidos por trabajar horas extras o por pago. Al considerar los beneficios en especie, tenga en cuenta «estos reducen el salario en efectivo que los trabajadores requieren para sus gastos de vida. Cuando los trabajadores reciben bienes y servicios esenciales como por ejemplo alimentos gratuitos, alojamiento gratuito o transporte gratuito para el trabajo, su necesidad de ingresos para sustentar un estándar de vida básico, aunque decente, se reduce. Esto significa que es pertinente considerar un valor monetario justo y razonable por los beneficios en especie al determinar si el empleador paga un salario digno.»

Beneficio en especie como pago parcial de un salario digno Aceptable Inaceptable

Comidas en el trabajo Visas/permisos de trabajo para inmigrantes

Alimentos vendidos a precios de Vestimenta, equipo para trabajar


proveedor Alojamiento (incluida energía eléctrica, agua, combustible)

Suministros relacionados con el trabajo

Transporte al trabajo y de vuelta Dormitorios o alojamientos para trabajadores temporales

Guardería Agua de beber provista en el trabajo

Educación Aportaciones de seguro requeridas por la ley

Clínica/atención médica no requerida por la ley

Ausencias pagadas: vacaciones, enfermedad, maternidad

Seguro médico no requerido por la ley

Caridad no exclusiva para los trabajadores

Encontrará información adicional y acceso a una estimación del salario digno obtenida usando la Metodología Anker en http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition.

Auditoría del bloque D Deforestación En el Mapa1 de Global Forest Watch puede seleccionar «áreas protegidas» bajo la pestaña de «conservación», que le muestra todas las áreas protegidas bajo cierta forma de legislación nacional. Se basa en el uso de la Base de Datos Mundial de Áreas Protegidas y abarca mucha información. Motivado por el hecho de que las distintas legislaciones varían en cuanto al rigor aplicado en la preservación de las áreas protegidas y por motivo de que ciertas legislaciones definen distintos niveles de áreas protegidas, el mapa muestra distintas categorías. Bajo la pestaña «Información» podrá obtener el significado de las distintas categorías.

Cambio climático UTZ requiere estrategias para la adaptación a los efectos del cambio climático. De manera global, existen cuatro efectos principales del cambio climático: incremento en el nivel del mar, cambio en los patrones de precipitación e incremento en la frecuencia de fenomenología extrema. Los últimos tres efectos son los que tienen un impacto más contundente en los cultivos certificados y podrían ser parte de la evaluación de riesgos del miembro. Una vez confirmados los riesgos, el miembro debe definir y documentar (dentro de un plan de gestión o por separado) las medidas implementadas para adaptarse a los citados efectos. Algunos ejemplos de las medidas son: - En lo que respecta al incremento en la temperatura: aumentar la

heterogeneidad del ecosistema, asegurar condiciones abióticas, control de incendios.

- Patrones de precipitación: incrementar la retención de agua (adaptarse al sistema de drenaje existente, restaurar los meandros de ríos y afluentes o con actividades de reforestación), asegurar un suministro adecuado de agua en tiempos de sequía (con depósitos o sistemas de irrigación).

- Fenomenología climática extrema: desarrollar corredores, crear nuevas áreas naturales, revisar delimitaciones existentes, controlar especies invasivas.

Módulo de auditoría de café Después de la cosecha El objetivo principal de los requerimientos incluidos en el módulo de café para este rubro es asegurar que la calidad de los granos no sea puesta en riesgo por prácticas de procesado indebidas. De manera global, debe prestar atención a toda la parte que respecta al procesado y evaluar si el producto final está libre, en la medida de lo razonable, de mohos y material foráneo y que cumple con los requerimientos establecidos relativos a la humedad.

1 http://www.globalforestwatch.org/map/9/6.60/-

3.36/ALL/grayscale/loss,forestgain/612?tab=analysis-tab&begin=2001-01-01&end=2015-

01-01&threshold=30&dont_analyze=true

http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition

http://www.isealalliance.org/our-work/improving-effectiveness/global-living-wage-coalition

http://www.globalforestwatch.org/map/9/6.60/-3.36/ALL/grayscale/loss,forestgain/612?tab=analysis-tab&begin=2001-01-01&end=2015-01-01&threshold=30&dont_analyze=true





Aguas residuales Aquí la idea es que las aguas residuales no se depositen directamente en el ambiente; se debe contar un sistema efectivo con el objetivo de reducir los contaminantes para así hacer que el agua no conlleve un riesgo para la naturaleza. A efectos de demostrar la efectividad de dichos sistemas, el miembro debe llevar a cabo un análisis del agua antes y después del tratamiento de tal forma que se pueda verificar una reducción en los contaminantes.

Módulo de auditoría del cacao Después de la cosecha Como ocurre con el café, el objetivo principal de los requerimientos incluidos en el módulo de cacao para este rubro es asegurar que la calidad de los granos no sea puesta en riesgo por prácticas de procesado indebidas. De manera global, debe prestar atención a los procesos de fermentación y secado y evaluar si el producto final está libre, en la medida de lo razonable, de granos defectuosos y material foráneo y que cumpla además con los requerimientos establecidos relativos a la humedad. Por su naturaleza, todos los procesos posteriores a la cosecha deben garantizar un producto libre de olores.

Módulo de auditoría de té/rooibos/herbales La producción de Rooibos se hace principalmente en África del Sur y existe una variedad de referencias en el módulo a las leyes locales. A continuación, se muestra un resumen integral y los enlaces en los cuales podrá encontrar los documentos reglamentarios relacionados: - Ley Nacional de

Aguashttp://www.dwa.gov.za/Documents/Legislature/nw_act/NWA.pdf

- Ley Nacional de Gestión Ambiental https://www.environment.gov.za/sites/default/files/legislations/nema_amendment_act107.pdf

- Ley de Recursos Agrícolas http://www.gov.za/sites/www.gov.za/files/37286_gon67.pdf

- Ley Nacional de Tierras Ganaderas e Incendios Forestales http://www.gov.za/sites/www.gov.za/files/a101-98.pdf

- Ley de Equidad en el Empleo. http://www.labour.gov.za/DOL/downloads/legislation/acts/employment-equity/eegazette2015.pdf

- Ley de Lesiones y Enfermedades Laborales.http://www.labour.gov.za/DOL/downloads/legislation/acts/compensation-for-occupational-injuries-and-diseases/amendments/Amended%20Act%20-%20Compensation%20for%20Occupational%20Injuries%20and%20Diseases.pdf (a esta ley se le denomina «compensación por lesiones laborales...»)

- Extensión de la Ley de Seguridad de la Tenencia en África del Sur.http://www.justice.gov.za/lcc/docs/1997-062.pdf

- Ley de Seguridad y Salud Laboral. http://www.labour.gov.za/DOL/legislation/acts/occupational-health-and-safety/occupational-health-and-safety-act-and-amendments/

Módulo de auditoría de avellanas Trabajo infantil Por la naturaleza de este cultivo (una alta carga de trabajo en una temporada de cosecha de muy corta duración), las cuestiones sociales son muy relevantes. El trabajo infantil es un tema importante que debe atender en las auditorías. Trabajo infantil (así como todos los temas incluidos en el Bloque C) aplican para la totalidad de la finca y todas las actividades del grupo, no solo la cosecha con certificación UTZ. Esto incluye niños y niñas que pudieran estar trabajando en la producción de cultivos alimentarios, en el hogar o en tareas como en el pastoreo de ganado. La probabilidad de encontrar niños o niñas trabajando en la finca al momento de la auditoría es muy baja. No obstante, su misión es identificar si

http://www.dwa.gov.za/Documents/Legislature/nw_act/NWA.pdf

http://www.dwa.gov.za/Documents/Legislature/nw_act/NWA.pdf

https://www.environment.gov.za/sites/default/files/legislations/nema_amendment_act107.pdf

https://www.environment.gov.za/sites/default/files/legislations/nema_amendment_act107.pdf

http://www.gov.za/sites/www.gov.za/files/37286_gon67.pdf

http://www.gov.za/sites/www.gov.za/files/a101-98.pdf

http://www.labour.gov.za/DOL/downloads/legislation/acts/employment-equity/eegazette2015.pdf

http://www.labour.gov.za/DOL/downloads/legislation/acts/employment-equity/eegazette2015.pdf

http://www.labour.gov.za/DOL/downloads/legislation/acts/compensation-for-occupational-injuries-and-diseases/amendments/Amended%20Act%20-%20Compensation%20for%20Occupational%20Injuries%20and%20Diseases.pdf





http://www.justice.gov.za/lcc/docs/1997-062.pdf

http://www.labour.gov.za/DOL/legislation/acts/occupational-health-and-safety/occupational-health-and-safety-act-and-amendments/

http://www.labour.gov.za/DOL/legislation/acts/occupational-health-and-safety/occupational-health-and-safety-act-and-amendments/


el miembro implementó herramientas eficientes para prevenir, monitorear y remediar casos de trabajo infantil. La capacitación y concientización, la designación de enlaces, registrar a los niños y monitorear las actividades de las familias o el involucramiento de las organizaciones y asociaciones locales deben ser pasos que el miembro ha de tomar cuando el riesgo esté latente en el área de producción. Rubros particulares que requieren atención con respecto a casos de trabajo infantil: falta de concientización (casos en los que es normal para los padres que sus hijos trabajen), información falsa o ausencia de información relativa a la edad del menor (sin identificación o registro, falta de certeza con respecto a la fecha de nacimiento) o pobreza extrema (a los hijos menores e les obliga a trabajar por causa de una situación familiar difícil). En todo caso, las medidas preventivas podrían no funcionar y se podrían encontrar casos durante la auditoría. Si esto sucede, se requiere que se tomen ciertos pasos además de declarar la no conformidad correspondiente: - El niño(a) debe interrumpir la labor de inmediato y se le debe retirar de

forma segura del área; - A los padres y tutores, junto con el niño(a) se les debe dar aviso de que

tales situaciones son inaceptables. Se recomienda encontrar las razones que llevaron a la situación;

- Se debe informar a los enlaces y/o organizaciones locales, para que puedan monitorear el caso y evitar su reincidencia; y

- El nivel de riesgo (al nivel administrativo) se debe elevar a efectos de que se puedan desarrollar actividades de prevención y monitoreo. Hay que considerar que retirarle la certificación a la finca o al miembro no es una corrección válida, puesto que no es suficiente para mitigar la situación del trabajo infantil.

2.3 Estructura básica de la auditoría Reunión inicial La auditoría debe iniciar con una reunión inicial en la cual usted y el representante del miembro: - confirman el alcance de la auditoría y la versión aplicable de los

estándares de UTZ; - discuten el plan de auditoría, con lo cual brindan certeza en cuanto a

que las actividades planeadas serán cubiertas y con el apoyo del personal responsable,

- discuten los recursos necesarios, como por ejemplo, transporte, alojamiento, alimentos, traductores, seguridad etc.;

- explican la metodología de la auditoría (principios de toma de muestras) y aspectos prácticos (imparcialidad, conflicto de intereses, confidencialidad). Siempre pida permiso para tomar fotografías;

- confirme los puntos de control adicionales que se considerarán obligatorios durante la auditoría escogida por el cliente y que habrá de confirmarse en el transcurso de la autoevaluación recibida como parte de la información preliminar; y

- esclarecer la naturaleza de la evaluación, como por ejemplo el tipo de conclusiones y su comunicación, plazos para el cierre de las no conformidades y para poner a disposición la información para la decisión de la certificación.

Es de suma utilidad contar los resultados de las auditorías anteriores; en la medida de que se evalúen cuanto antes las acciones correctivas tanto usted como el cliente estarán en mejores condiciones para verificar las mejoras que se hicieron.

Auditar el Sistema Interno de Gestión (SIG) La estructura de un SIG puede variar de un grupo a otro, no solo en contenido sino particularmente en el tamaño y nivel de detalle de los documentos y registros mantenidos para mostrar cumplimiento. Por esta razón, se considera importante considerar una visión general del contenido mínimo requerido por el Código de Conducta UTZ. Al auditar el SIG, estos


son los rubros a evaluar al nivel de la oficina central, preferiblemente al comienzo de la auditoría: - mapa con la distribución/ubicación de productores y sitios; - registro de productores (lista de productores), con todos los datos

requeridos; - confirmación del área con el producto UTZ y la metodología para

efectuar la medición; - datos acerca de la productividad de la temporada anterior,

estimación de rendimiento para la siguiente cosecha y la metodología usada para estos cálculos;

- estructura del SIG y personal responsable por bloque; - sistema de aprobación para productores: comité/persona encargada

de la toma de decisiones, ausencia de conflictos de intereses; - la evaluación de riesgos, el plan de gestión y actividades para

optimizar los rendimientos; - flujo de trazabilidad, volúmenes totales de productos UTZ y productos

sin certificación UTZ y registros del Portal Good Inside; - procedimiento para el uso de la prima y la política para la distribución; - quejas; - dispositivos de calibración de ajuste; - estrategias para la gestión integral de plaguicidas, fertilizantes y

pesticidas usados e instrucciones dadas para su uso (seguridad); - condiciones de trabajo, horas de trabajo y horas para los trabajadores

del grupo; - prevención de trabajo infantil; y - políticas ambientales (relativas a la deforestación, especies en peligro). Como se explicó en el capítulo anterior, se debe haber preseleccionado una muestra de productores. Una vez revisada la información sobre el SIG, se deben revisar otros temas que son parte del SIG, con atención preferente en la muestra seleccionada. Esto significa que solo los registros relacionados con los productores de la muestra se revisan y (de ser posible) se cotejan después al nivel de campo: - documentos firmados entre el grupo y los miembros; - inspección interna para productores y calificación de inspectores

internos para dichos miembros; - actividades de capacitación y concientización provistas por el grupo; - trazabilidad de los productos suministrados por los productores y la

prima pagada; y - documentos/registros aplicables provenientes del plan de

administración; por ej. un plan para la distribución de árboles de sombrío, para que pueda revisar si los árboles y semillas que se han distribuido entre los productores han sido visitados. La plantación de dichos árboles se puede confirmar durante la auditoría.

Es importante considerar que, en ciertos casos, la información requerida podría estar disponible únicamente a nivel de campo (oficinas del poblado, gerentes locales, delegados, etc.). Por tanto, la información que se espera encontrar al nivel de campo ya debe estar definida en la oficina central y el criterio para el cumplimiento se puede evaluar en el mejor lugar y tiempo posible.

¡NO OLVIDE QUE EL SISTEMA DE INSPECCIÓN INTERNA ES UN SISTEMA DE CERTIFICACIÓN REAL!

Una vez que los productores hayan aprobado con éxito la inspección interna, su producto se puede considerar certificado. Cerciórese completamente de la confiabilidad del sistema de inspecciones internas implementado: reuniendo la evidencia necesaria usted puede garantizar que solo los productores que cumplan con los estándares de UTZ se pueden considerar productores certificados.


Es obligatorio llevar registros clave de al menos tres años (G.A.4). Si bien este es un punto de control que se puede revisar en cualquier momento durante la auditoría, es recomendable hacerlo especialmente durante la evaluación del SIG solicitando registros relevantes (por ej. trazabilidad, inspecciones internas y pago de primas) de temporadas anteriores.

Auditar productores Una vez que se haya completado la evaluación del SIG, proceda a auditar a los productores, conforme a la muestra que se eligió anteriormente. No dude en expandir la muestra siempre y cuando sea necesario a efectos de lograr mejores conclusiones y toda la información necesaria para respaldar las conclusiones. Es importante que invierta cierto tiempo al inicio de cada

REVISAR LOS DOCUMENTOS DEL SIG: MEJORES PRÁCTICAS

• Leer los documentos: no asuma que el contenido será correcto por razón de que no hubo cambios desde la última auditoría o porque el documento fue revisado anteriormente por otro auditor (en otra auditoría o en una ubicación distinta, especialmente en el caso de multigrupos); en ocasiones el documento el que sufrió cambios, sino las prácticas, el documento se debe actualizar en tal forma que refleje la situación actual.

• Los documentos del SIG deben estar dentro de la gestión del SIG: no retenga documentos para una revisión posterior (sin la presencia del representante del cliente).

• Junte evidencia (copia o fotografía) solo en los casos que sea estrictamente necesario (por ejemplo, para justificar una conclusión que será probablemente considerada como una no conformidad).

• Confrontar registros: especialmente aquellos con estilo de redacción similar a lo largo del documento, firmas similares o cifras cerradas; la información siempre se debe cotejar con evidencia adicional (otros documentos, entrevistas, observación directa o actividades) antes de calificar el punto de control relacionado.

• Tenga en cuenta el código de UTZ: si bien es posible que los documentos no satisfagan sus expectativas, la evaluación se enfoca en el cumplimiento de los requerimientos UTZ.

• Tiempo de espera: cuando se solicita un documento/registro el periodo de espera debe ser de una extensión razonable; no permita que el cliente «cree» el documento/registro durante la auditoría puesto que ésta no se lleva a cabo para garantizar que toda la evidencia está a disposición para una etapa posterior sino para probar como se hicieron las cosas durante el periodo anterior. Por ejemplo, en los casos en los que se soliciten, el procedimiento para el uso correcto de los pesticidas y no se tienen los Equipos de Protección Personal (EPP); el auditor debe declarar una no conformidad en el punto(s) de control aplicable dado que el documento faltante implica que durante el periodo anterior no se


OBSERVAR ACTIVIDADES:

MEJORES PRÁCTICAS

No interfiera en las actividades regulares a menos de que sea estrictamente necesario para la conducción de la auditoría.

Siempre pida permiso para permanecer en el área y/o tomar fotografías;

Usar los EPP cuando sea necesario

Cotejar la evidencia obtenida

día para planear la ruta a seguir y llevar a cabo la visita a las fincas en la forma más eficiente. Audite a los productores considerando todos los puntos de control aplicables en el Código de Conducta y en el módulo de producto correspondiente. También considere los puntos de control identificados en los estándares de UTZ como «aplicable al grupo (G)». Si estos puntos de control se cotejan al nivel de campo, las conclusiones pueden ayudar a alcanzar dictamen sólido. Por ejemplo, entreviste a los productores con preguntas relativas a los datos contenidos en la lista de productores o con respecto al pago de la prima para poder confirmar que la información disponible a nivel de grupo (SIG) es fiable. Una auditoría a un productor incluye: - una revisión de los documentos disponibles a nivel finca,

especialmente: contrato registros de producción y/o ventas recibos de pago (del volumen vendido y la prima recibida) registros de aplicación de fertilizante y pesticida (si aplica)

- una inspección visual de la finca(s) y las actividades que están

teniendo lugar al momento de la visita, especialmente: edad de los árboles y disposición (plazo de la plantación) productividad estimada (debe coincidir con la apariencia de los

árboles y/o plantas) respetar las zonas de delimitación cuando haya cuerpos de agua

y/o áreas protegidas en la finca(s) poda árboles de sombrío estado saludable de las parcelas, con atención a los niveles de

malezas y plantas con enfermedades - entrevista con el productor; el contenido de esta entrevista debe

contener al menos: confirmación de la inscripción del grupo contenido de los contratos (derechos y obligaciones, conocimiento

de los beneficios de UTZ) capacitaciones recibidas (fecha, tema, capacitador) y

comprensión y aplicación del contenido aprendido volumen producido en la temporada anterior y volumen

proyectado para la siguiente temporada dinero y beneficios adicionales recibidos por productos (primas,

aportaciones) conocimiento sobre el uso de la prima por la administración del

grupo

Inspección interna Durante la visita a los productores, se debe evaluar el desempeño de una muestra representativa de inspectores internos. Es importante observar en directo como se llevan a cabo las inspecciones y cuál es el nivel técnico de los inspectores. Preste atención particular a:

la forma como los inspectores internos reúnen datos (especialmente la información concerniente a la productividad y área);

registrar las conclusiones, como la evidencia principal del cumplimiento con el Código de Conducta; y

la interpretación dada a los puntos de control. En un escenario ideal, debe dejar que el inspector interno del grupo lleve a cabo y concluya la inspección de al menos un productor. En caso de que ciertos temas no hayan sido bien evaluados por el inspector interno, usted puede completar la inspección más tarde. Al final, estos productores debieron haber recibido una evaluación igualmente demandante y rigurosa como la del resto de los productores.


Como paso final para las visitas a los productores, coteje los resultados de sus inspecciones con aquellas obtenidas por el inspector interno. Cuando se encuentran diferencias significativas, declare una falta de conformidad.

LLEVAR A CABO ENTREVISTAS: MEJORES PRÁCTICAS

• Presentación: Preséntese, explique cuál es la razón de estar

allí y el propósito de la entrevista. Se recomienda iniciar con preguntas básica y/o triviales a efectos de ganarse la confianza del entrevistado(a) y garantizar una completa confidencialidad.

• Traductores: identifique las circunstancias en las cuales se requiera un traductor y busque a los traductores más independientes (cuando sea posible).

• Género: Mantenga una proporción equilibrada en los trabajadores entrevistados en términos de género (número proporcional de trabajadores del género masculino y del género femenino con relación al número total de trabajadores); en los casos en los que sea posible, auditores del género femenino deberán entrevistar trabajadores del género femenino (especialmente para fines de identificar temas de índole sensible).

• Ambiental: Antes de iniciar cualquier entrevista, procure encontrar un espacio agradable y mantenga alejada a toda persona que no sea estrictamente necesaria para la conducción de la entrevista; el productor(a) o trabajador(a) se deben sentir cómodos para responder abiertamente cualquier tipo de pregunta.

• Preguntas: Tenga en cuenta que el objetivo es recopilar información fiable de parte de los productores; formule preguntas abiertas para indagar sobre actividades generales (por ej.: ¿cómo se lleva a cabo la poda? ¿Cuántos EPP se usan?) y preguntas cerradas para obtener datos concretos (por ej. ¿cuánto dinero recibió? ¿Cuántos kilogramos se produjeron?) Recuerde que, aun si surgieren contradicciones, la información obtenida se debe cotejar antes de declarar una no conformidad.

• Actitud positiva: el tipo de preguntas determina la calidad de las respuestas que el auditor recibirá; al tratar temas de índole sensible, muestre una actitud positiva (por ej.: preguntas como «¿cuándo fue la última vez que se topó con un problema o situación que hoy día ha mejorado?» esto alentará al entrevistado a mostrar apertura y transparencia en su respuesta.

• Respeto: memorice las preguntas más importantes y mantenga una charla con el entrevistado con contacto ocular; puede escribir las respuestas más relevantes más tarde. Prestar atención completa al trabajador le permitirá comprender mejor las respuestas que le den, además, el trabajador(a) notará que tiene un genuino interés y que no solo está buscando material para su lista de verificación.


Reunión inicial En preparación de la reunión final, reúna todas las conclusiones y emita un dictamen con base en ellas si se declara una no conformidad en el informe final. Durante esta revisión es importante leer con cuidado lo que se solicita en los puntos de control. Como regla general, no es aceptable que se lleve evidencia consigo para terminar la auditoría en una etapa posterior. Lleve a cabo la reunión final solo si ha revisado toda la evidencia y ha calificado todos los puntos de control solicitados en el alcance aplicable. La reunión final presentará los resultados finales de tal forma que las conclusiones no cambien después. Tenga en cuenta que, en ocasiones, el miembro cumple con los puntos de control, si bien no en la forma que usted esperaba. En este caso, no pida los procedimientos o registros que no se hayan solicitado explícitamente en los estándares de UTZ. Siempre es preferible mantener un sistema sencillo y eficiente en lugar del burocratismo propio de una colección de papeles que no agrega ningún valor al miembro. Cuando ocurre una desviación, por ejemplo, si un productor carece de los registros de los plaguicidas aplicados, decida si se trata de un problema aislado (la mayoría de los productores han implementado los requerimientos de forma adecuada) o un problema estructural (las conclusiones se pueden extrapolar a todo el grupo). Al encontrar desviaciones estructurales, pregúntese a sí mismo si la autoevaluación o el sistema de inspecciones internas implementado al nivel del SIG son lo suficientemente fiables; de no ser así, se podría requerir la declaración de ciertas no conformidades adicionales a efectos evitar la reincidencia de estas problemáticas. En la reunión final de la auditoría, se deben incluir al menos los siguientes ítems: - Reconocimiento de la colaboración ofrecida. - Una explicación detallada de las conclusiones:

o Elementos positivos y notables encontrados tanto en el SIG como en los productores visitados; y

o En el caso de encontrarse no conformidades, explique con claridad las razones que llevaron a la toma de decisiones y la descripción concreta de la desviación. En la medida en que se describa con mayor precisión la no conformidad será más fácil que el miembro encuentra una acción correctiva eficiente.

- Descripción de los siguientes pasos de la auditoría: entrega del plan de acción correctiva en tiempo y con la evidencia apropiada, proceso de decisión de la certificación y solicitud de licencia en el Portal Good Inside. En este punto, considere los plazos límite descritos en el Protocolo de Certificación de UTZ (y los procedimientos de las ECs, si aplican).

Al cierre de la reunión final, los siguientes aspectos deben quedarle claro al auditado: - Por cada no conformidad, se requiere una corrección (a efectos de

eliminar la problemática) como también acciones correctivas (para tratar la causa raíz de la problemática y evitar su reincidencia) para cerrarla. Este vocabulario debe ser igualmente entendido por ambas partes.

- Se deben respetar los plazos límites, de otra forma, el dictamen de la certificación se emitirá en sentido negativo.

- El dictamen con respecto a la certificación no lo emite usted, sino un grupo de personas distintas, quienes ponderan los resultados de la auditoría, la evidencia presentada por el cliente y las no conformidades identificadas.

Proporcione a la parte auditada un informe final en cuanto al resultado de la auditoría al cierre de la auditoría. Tenga en cuenta que el cliente está pagando por el servicio y que el informe es el resultado principal de los servicios de la EC. Los clientes no pagan por el certificado sino por la evaluación. El informe es la evidencia de que se llevó a cabo el servicio (la auditoría).


2.4 Descripción de las no conformidades La auditoría es un proceso sistemático que tiene el objetivo de cotejar el cumplimiento con un estándar requerido. El resultado de una auditoría a menudo se reduce a informar a la parte auditada acerca de las no conformidades encontradas durante el proceso. Lo anterior crea una tendencia a actuar como si su objetivo exclusivo fuera identificar problemas y señalar todo lo que no se hace correctamente. En aras de prevenir este enfoque unilateral, ejerza un esfuerzo adicional anotando las no conformidades durante la preparación de la reunión final a efectos de ofrecer asimismo aportaciones y opiniones útiles al auditado para que las pueda usar en su mejora continua. Al describir una no conformidad, tenga siempre en consideración tres aspectos fundamentales:

el requerimiento (el cual es el punto de control relevante para la no conformidad)

la situación (la razón por la cual existe un problema) la evidencia (lo que se observó durante la auditoría y que confirmó

el dictamen) Invierta el tiempo suficiente para anotar toda conformidad de una forma clara y entendible. Este tiempo es una inversión: cuando reciba evidencia del auditado, identificará con facilidad si la información provista es suficiente para considerar si una no conformidad se ha cerrado o no. Con base en el tamaño o impacto de la conclusión, adapte la descripción de la no conformidad a efectos de ofrecer a los auditados una evaluación justa de su desempeño de tal forma que puedan de una mejor manera trabajar en las mejoras necesarias. Algunos ejemplos de la descripción de las no conformidades: G.A.8: El registro de los miembros del grupo no incluye el área del cultivo certificado sino el área total de las fincas; al visitar a los productores de la región norte (15 productores en total), todos ellos confirmaron que el área del cultivo certificado era mucho menor (cerca de un 50 % en promedio) comparada con la información contenida en el registro. G.A.26: El procedimiento para el uso de la Prima no ha sido comunicado a todos los miembros del grupo; ninguno de los productores que se visitaron en la provincia occidental tenían conocimiento del monto de la prima que se recibiría ni la forma en la cual la administración del grupo gasta el resto del dinero que se deduce del total recibido. G.C.98: A todos los rociadores en un grupo (un total de 20) se les suministra un equipo completo de equipo de protección personal justo después de la temporada de cosecha, pero la labor de limpieza tras el uso y almacenamiento de dicho equipo no se efectúa apropiadamente a efectos de prevenir problemas de salud; 5 de 5 rociadores entrevistados declararon que no se les proporcionaron instrucciones de como limpiar y almacenar el equipo de protección personal que se les dotó: además, los equipos de protección personal se almacenaron en sus propios hogares, junto con sus prendas personales y no en las mejores condiciones (ignoran que se puede solicitar equipo nuevo antes de la entrega anual). Es muy importante no agregar no conformidades incluso si un tema es similar y una evidencia única lleva a la conclusión de que varios puntos de control se encuentran en incumplimiento. Los puntos de control se separan por una razón: si bien se pueden relacionar diversos requerimientos con un tema, cada uno de ellos solicita una acción diferente que ha de ser implementada por el auditado. Es de suma importancia para la calidad del informe final de la auditoría separar las conclusiones por puntos de control de tal forma que pueda imbuir más especificidad en la no conformidad y la evidencia encontrada para cada no conformidad. En la medida de que la no conformidad se explique mejor el miembro estará en una mejor posición para implementar la acción correctiva correspondiente. Un ejemplo: NEGATIVO: No conformidad en puntos de control G.A.22/23/24/25 -> El grupo no ha venido implementando un sistema de trazabilidad idóneo.


POSITIVO: No conformidades en los puntos de control G.A.22 (no se documenta el flujo del producto), G.A.23 (el producto UTZ no se identifica de manera visual, por lo que no está separado claramente del producto no certificado), G.A.24 (no hay un sistema de registros para rastrear el producto) y G.A.25 (ninguna de las ventas se ha registrado en el Portal Good Inside).

3. Después de la auditoría 3.1 Revisión de las conclusiones: causas raíz, correcciones y acciones correctivas Una vez concluida la auditoría (en otras palabras, al día de la reunión final y después de haberse comunicado las conclusiones a la parte auditada), comienza a contar el tiempo para que la parte auditada resuelva las no conformidades. Conforme al Protocolo UTZ, las acciones correctivas se deben implementar con 60 días de anticipación previo a la reunión final. La forma por la cual una evaluación una no conformidad se puede considerar cerrada es mediante:

Una revisión exhaustiva de la evidencia suministrada por el cliente (incluida la evidencia de la corrección más el plan de acción correctivas que prevendrá la reincidencia del problema en el futuro); o

Una auditoría de seguimiento (la cual puede efectuarse físicamente en la ubicación del cliente) en la cual un auditor calificado revisa las conclusiones y la información provista por el cliente y evalúa la eficiencia de dichas mejoras.

De ambas maneras, el resultado final de esta revisión debe ser la recomendación para los certificadores: ¿el cliente está listo para la certificación o no? Toda la información relevante se debe enviar únicamente al certificador una vez que las acciones planeadas e implementadas se consideren suficientes para resolver el problema. Si la información no viene completa se podrían generar demoras y finalmente pondría en riesgo la aprobación de la licencia de UTZ para el cliente. Como regla general, el auditor que identifica las no conformidades debe ser quien evalúa la idoneidad de la evidencia suministrada por el cliente dentro de un plan de acción correctiva, el cual habrá de incluir una corrección y una acción correctiva por cada no conformidad identificada durante la auditoría. Para garantizar el éxito de este proceso, es importante considerar las diferencias entre la corrección y la acción correctiva.

una corrección es una acción que elimina un problema detectado durante la auditoría.

una acción correctiva es el conjunto de actividades implementadas a efectos de mitigar la causa raíz del problema, lo cual evitará la recurrencia del problema.

Tenga en cuenta que la información presentada al cliente en ocasiones es insuficiente o imprecisa para propósitos de considerar cerradas todas las no conformidades. La EC debe contar con mecanismos para asegurar que, incluso en tales situaciones, las no conformidades se puedan considerar cerradas a más tardar 60 días después de la reunión final. La claridad en la descripción de las no conformidades durante la reunión final es fundamental para un proceso de revisión eficiente de corrección y acciones correctivas. Identificar los problemas actuales, su tamaño (ciertos individuos, secciones, grupos) y su naturaleza ayudará al cliente a presentar la información precisa como parte del plan de acción correctiva.

3.2 Dictamen de la certificación y pasos siguientes (Portal Good Inside) Tras darse por finalizado el proceso de evaluación y revisión, se turnará la evaluación del cliente para un dictamen final. UTZ exige ciertos


requerimientos para la aprobación de certificadores, quienes asumirán la responsabilidad final en la evaluación de cada proceso de certificación. Toda la información requerida por la evaluación final se debe poner a disposición del certificador al momento de emitir el dictamen de la certificación, esta información consiste idealmente en: - La solicitud del cliente con toda la información preliminar utilizada para

estimar la duración de la auditoría a efectos de verificar si se cumplieron las exigencias del cliente (la auditoría se llevó a cabo conforme a la solicitud).

- El plan de auditoría (que a final de cuentas podrá tener una versión modificada justo después de la auditoría) con la información de cómo se llevó a cabo la auditoría y el tiempo invertido para revisar cada aspecto relevante del Código de Conducta.

- Las conclusiones de los auditores se desprenden de la auditoría: para cada punto de control aplicable, usted debe poder proporcionar evidencia válida para la evaluación. Esto por lo general se logra mediante el uso de listas de verificación, pero bien puede efectuarse en distintas maneras (en la medida que exista evidencia para todos los puntos de control aplicables).

- Las correcciones y acciones correctivas para los puntos de control que se identificaron como no conformidad durante la auditoría. Una confirmación del auditor en el sentido de que el plan de acción correctiva es suficiente para considerar cerradas las no conformidades sería de ayuda para al certificador para respaldar su decisión.

Toda la información que se desprende de la auditoría es revisada por personal que no formó parte de la misma; esta revisión se debe documentar puesto que ofrecerá recomendaciones para el dictamen de certificación.

Si se emite un dictamen positivo de certificación dentro del plazo descrito en el Protocolo de UTZ, la EC solicita una licencia para el cliente certificado, incluida información relativa a la auditoría en los cuestionarios disponibles en la base de datos de UTZ (Portal Good Inside), más todos los documentos adicionales solicitados conforme al Protocolo. Al rendir informe en cuanto al resultado de la auditoría:

- Describa todas las no conformidades de forma separada (una no conformidad por punto de control, no acumule);

- Dé claridad a las explicaciones de cómo se cerró la No Conformidad (no siempre basta con copiar y pegar el texto de la acción correctiva propuesta por el cliente); Dé explicaciones cuando una no conformidad se cierra por virtud de una auditoría de seguimiento. Este dato se debe considerar como una fecha de cierre de la no conformidad, no la fecha original de la auditoría.

Se puede emitir y enviar al cliente un certificado que incluya el alcance de la evaluación solo tras la obtención de la aprobación de parte de UTZ. En el caso de se emita un dictamen de certificación en el sentido negativo, no se otorgará un certificado al cliente auditado. La EC debe notificar al cliente y a UTZ con respecto a la decisión y explicar con claridad el razonamiento que la respalda.

Buenas prácitcas de auditoría - Versión 1.0, julio 2017 28

Anexo 1. Lineamientos del Código de Conducta

de UTZ

BLOQUE A - ADMINISTRACIÓN

Principios: • Las fincas son económicamente viables y resilientes. • Las fincas son rentables en el largo plazo. • Las fincas son eficientes y alcanzan una productividad óptima. • Los grupos implementan gestión de riesgos. • Los grupos están bien administrados y brindan servicios buenos y confiables a sus miembros. • Los miembros del grupo generanun ingreso suficiente para subsistir y para tener un nivel de vida decente para ellos y sus para sus familias.

PC # Punto de Control Aclaración para cumplimiento Lineamientos de la auditoría

Identificación del área de producción

G.A.1

Se cuenta con un mapa general actualizado del (las) área(s) de producción.

Este mapa incluye: - áreas de cultivo con las áreas nuevas y los semilleros, - áreas protegidas, - cuerpos de agua - asentamientos humanos y - coordenada de GPS de la ubicación de la administración del SIG (si esta no es representativa del área de producción, se incluye una coordenada que represente aproximadamente el centro del área de producción)

Confirme si se tiene a disposición el mapa. Registre la ubicación GPS y coteje en internet: ¿realmente representa el centro del área de producción? Una ubicación por grupo (para multigrupos). El mapa le ayudará durante el proceso de toma de muestras asignando cierta prioridad a los productores que se encuentran en cercanía a cuerpos de agua o áreas protegidas y considerando las distancias que habrán de cubrirse durante las visitas a los productores; ciertos rubros (por ejemplo, material de propagación y viveros) podrían auditarse mejor visitando las áreas relacionadas (incluida en el mapa). Revise la validez del mapa: este punto debe actualizarse tan pronto como ocurran cambios relevantes.

G.A.2

El área total del cultivo certificado está determinada.

El área se determina usando métodos confiables basados en, por ejemplo: - Mapeo por GPS - Títulos de tierras - Conteo y densidad de árboles

El método para determinar el área debe tener fiabilidad: mediante el uso de mapeo por GPS o títulos de propiedad los resultados pueden arrojar datos precisos. Al trabajar con el número de árboles, tenga esto en


consideración al visitar a los productores revisando los patrones estándar usados por ellos. Tenga en cuenta que de haber información incorrecta con respecto a un área se podrían producir malentendidos (estimaciones de rendimiento erróneas, predicciones de compras, uso de excesivo de aportaciones, etc.).

G.A.3

El cultivo se encuentra en tierras clasificadas como de uso agrícola y/o aprobadas para ello.

Se tiene conocimiento de la clasificación local del suelo y del plan de desarrollo para nuevos sitios agrícolas.

El conocimiento preliminar del área de producción es fundamental para evaluar correctamente este punto de control: - ¿Existen áreas protegidas en la región? - ¿Se ha declarado algún área inapta para uso agrícola (por ejemplo, por razón degradación de suelos o contaminación de los mismos)?

Registros

G.A.4

Todos los registros y documentos relacionados con la certificación UTZ están disponibles y son archivados por un periodo mínimo de tres años desde que se recopilan, a menos que por requisitos legales deban ser archivados por un periodo de tiempo mayor.

Puede hacer uso de estos puntos de control solicitando documentos generales de ciclos de certificación previos (por ejemplo: resultados de inspecciones internas, planes de fertilización, certificados de calibración). Considere lo siguiente: -La información puede estar a disposición en distintos formatos. La información solicitada por un punto de control se puede registrar en varios registros distintos (que deben en cierta forma guardar relación entre sí).



Sistema Interno de Gestión (SIG)

Personas responsables

G.A.5

Se mantiene un registro correcto y actualizado de todos los trabajadores de la organización

Para el personal permanente del grupo , el registro contiene al menos: - nombre completo, - género, - fecha de nacimiento o edad, - fecha de ingreso y periodo del contrato , y - salarios. Para el personal temporal del grupo, el registro contiene al menos: - nombre completo, - género, - fecha de nacimiento o edad, - número de días laborados, y - salarios

Por favor, tenga en cuenta la definición de personal de grupo (también considere a los trabajadores temporales) La información requerida (todas las viñetas) pueden estar contenidas en dos o más documentos; esto es aceptable en tanto que la información sea verificable. Las diferencias de salarios, género y edad se pueden cotejar mediante entrevistas a los trabajadores.

G.A.6

El grupo cuenta con un organigrama que indica a todas las personas del SIG y sus roles y que incluye a todas las personas responsables designadas en el punto de control G.A.7.

Al auditar distintos bloques, considere llevar a cabo entrevistas con las personas que están a cargo de cada bloque. La tabla se debe actualizar y el grupo debe pre visualizar los cambios en la organización a efectos de garantizar que la persona que esté a cargo esté atendiendo cada rubro en todo momento.

G.A.7

Se designa una persona o varias personas o un comité responsable de lo siguiente: Bloque A) Administración Bloque B) Prácticas agrícolas Bloque C) Condiciones laborales Bloque D) Ambiente La(s) persona(s) responsable(s) o el comité son competentes, conocedores del tema y accesibles a los miembros del grupo y al personal del grupo.

La(s) persona(s) responsable(s) o comité es responsable de los siguientes temas. Una persona o comité puede ser responsable de varios de ellos. Bloque A) Administración - Administración del SIG - Trazabilidad, identificación y separación del producto durante la producción y el procesamiento - Capacitaciones - Manejo de preguntas, ideas, quejas, sanciones y apelaciones - Igualdad en derechos y oportunidades para las mujeres.

El personal responsable debe ser parte del personal del grupo; si bien es permitido obtener asesoría externa, la tarea debe llevarse a cabo internamente. Para el caso de la persona(s) designadas como responsable(s), revise con cuidado la competencia conforme a los requerimientos consignados en la explicación de cumplimiento; al dictaminar problemas durante la auditoría, la causa raíz podría estar relacionada con la falta de calificación o experiencia de estas personas.


Bloque B) Prácticas Agrícolas - Selección e implementación de Buenas Prácticas Agrícolas, incluyendo prácticas de cosecha y poscosecha - Inocuidad y calidad del producto Bloque C) Condiciones Laborales - Derechos laborales - Trabajo infantil - Prácticas de seguridad y salud ocupacional, incluyendo tiempo de reingreso luego de aplicación de plaguicidas, uso de maquinaria y uso de plaguicidas - Procedimientos de primeros auxilios y emergencias Bloque D) Ambiente - Gestión de residuos y protección ambiental Se pueden demostrar las competencias por medio de cualificaciones oficiales y/o certificados de participación en cursos de capacitación y/o experiencia demostrada. La administración tiene conocimiento de los requisitos de UTZ, del proceso de certificación y de sus desarrollos.

Identificación de miembros y acuerdos

G.A.8

Se mantiene un registro actualizado de los miembros del grupo.

Para cada miembro del grupo, el registro contiene en el año 1: -Nombre, género, ubicación (ej. comunidad), y número telefónico - Nombre, género, ubicación (ejemplo: comunidad), y número telefónico del operador de la finca (si es diferente del miembro del grupo; ejemplo: un aparcero). - Número único de identificación del miembro - Identificación nacional de la finca (si aplica) - Producción (cosecha del año anterior y estimación de la del presente año) - Estado de certificación UTZ y cuál fue el primer año de Certificación

El registro se debe actualizar en todo momento; la información contenida debe cotejarse al visitar las fincas, especialmente en el caso de datos concernientes a la producción (desde el año 1) y el área (desde el año 2). El registro sirve como base para tomar la muestra; considere (cierto número o la totalidad de) los criterios descritos en la introducción de estos lineamientos. Se debe confrontar y confirmar toda cifra con que tenga valores extremos.


UTZ, - Número de trabajadores permanentes (que trabajan todo el año) en el cultivo. - Fecha de inspección interna, y - participación en otros programas de certificación, si aplica. A partir del segundo año, se debe adicionar al registro lo siguiente: - área total de la finca, - número de lotes y área total de la superficie del cultivo certificado, y - volumen total enviado al grupo cada año desde que se obtuvo la certificación.

G.A.9

Existe un contrato o un acuerdo firmado entre el grupo y cada miembro del grupo, en el cual se especifican los derechos y obligaciones de ambas partes. Cada miembro del grupo entiende el acuerdo. Los acuerdos son guardados en un archivo central y se cuenta con una copia para cada miembro del grupo. Los aparceros tienen un acuerdo, escrito o verbal con testigos, con el dueño del terreno. El acuerdo incluye al menos los derechos y deberes de ambos, tales como la frecuencia del pago.

Los acuerdos con los miembros del grupo incluyen como mínimo: - la obligación del miembro del grupo de cumplir con los requisitos del Código de Conducta. - la obligación del miembro del grupo de aceptar la inspección interna y auditoría externa y sanciones - una garantía del miembro del grupo de que cualquier producto que venda como certificado proviene solo de su finca certificada, - el derecho del miembro del grupo a recibir una copia de sus documentos y registros cuando lo soliciten, y - el derecho de cada parte de finalizar el acuerdo. El SIG incluye un procedimiento para tratar los casos de los miembros del grupo que no cumplan con cualquiera de las obligaciones del acuerdo. Dichos incumplimientos son reportados al auditor externo.

Si bien es posible revisar los contratos al nivel de la oficina central, la firma del contrato y la comprensión de su contenido debe cotejarse durante las entrevistas con los productores. Revise que los contratos incluyan (al menos) los requerimientos consignados en la explicación de cumplimiento El muestreo de los productores debe incluir la evaluación de los contratos que suscribieron.


G.A.10

L0s rendimientos de cosecha de los miembros del grupo se estiman usando una metodología confiable. Los resultados son documentados y actualizados anualmente.

Una metodología confiable tiene en cuenta: -Cosecha del año anterior - Densidad/conteo de árboles - Edad - Uso de insumos - Plagas y enfermedades - Variedad del cultivo - Calidad de suelos - Ubicación geográfica - Clima

Se debe documentar y probar la metodología con cierta frecuencia (al menos de forma anual, a efectos de mantenerla actualizada). Debe poder reproducir la metodología en el campo y los resultados deben ser los mismos (se considera aceptable una desviación que oscile en el 15 %). Cuando no se cumplan las estimaciones para un año determinado, se deberá corregir y probar la metodología de forma adecuada.

Procedimiento de inspección interna y de autoevaluación

G.A.11

Se cuenta con un sistema de inspección interno para inspeccionar formalmente a los miembros del grupo sobre los requisitos relevantes del Código de Conducta. Los resultados de la inspección interna son documentados en un informe.

Las inspecciones internas se realizan: - a todos los miembros del grupo antes de la primera auditoría externa del grupo, y - a los nuevos aspirantes antes que sean presentados al administrador o al comité de aprobaciones y sanciones Una ronda de inspecciones internas se realiza cada año. El informe de inspección interna incluye: - identificación del miembro del grupo, sitios de producción, producción (cosecha del año anterior y estimación del presente año) y firma o huella digital del miembro del grupo, - fecha de inspección - nombre del inspector, - verificación de temas críticos relacionados con el cultivo, como el trabajo infantil, adopción de prácticas para optimizar los rendimientos , etc., - no conformidades identificadas y las acciones correctivas tomadas, - año de certificación, y - estado de certificación Si se da asesoría durante la inspección interna, el contenido de la misma se registra en el informe de

El sistema de inspector interno es el núcleo del SIG por razón de que es el sistema real que se usa para incluir nuevos productores en el grupo una vez que hayan mostrado cumplimiento con el Código y compromiso con los principios del grupo (ejecución de contrato). Considere lo siguiente, la evaluación del sistema de inspección interna es la parte de mayor importancia fundamental en la auditoría: - Deberá efectuarse con una buena planeación y por parte de un equipo competente; por lo general, se acepta una proporción de un inspector interno por cada 100 productores (fiable). -Debe revisarse primero la competencia de los inspectores internos durante la auditoría de oficina, después en el campo: se debe observar una muestra representativa de ellos durante las visitas al productores. Al término de este proceso, debe estar en condiciones de responder estas interrogantes: * ¿El resultado de las auditorías de observación es favorable? Dependiendo del desempeño de los inspectores internos, los resultados de las auditorías pueden considerarse


inspección interna. Existe una clara división entre el proceso de inspección interna y la asesoría brindada durante la inspección interna, de manera que no haya un conflicto con los objetivos de cada actividad.

creíbles o no en el futuro. * ¿El resultado de las inspecciones internas coincide con el resultado de las inspecciones externas? Una diferencia excesiva entre ambas inspecciones puede poner de manifiesto que las inspecciones internas no se efectuaron de forma apropiada. - Con respecto a los contratos, la muestra de los productores debe incluir la evaluación de las inspecciones internas llevadas a cabo con dichos productores.

G.A.12

Se realiza una autoevaluación para evaluar el cumplimiento del Código de Conducta por parte del grupo y los subcontratistas. La autoevaluación está disponible para el auditor externo.

La autoevaluación se realiza anualmente según los puntos de control aplicables del Código de Conducta y del Módulo del producto específico, utilizando la Lista de Verificación del Código de Conducta de UTZ y del Módulo. El SIG es responsable de garantizar el cumplimiento de todos los subcontratistas.

La autoevaluación es una herramienta importante para identificar vacíos faltantes/pendientes tanto en el SIG como en la implementación del código a nivel de campo. Es deseable cierto nivel de independencia en el proceso (por ejemplo, la persona responsable del bloque A no llevará a cabo la autoevaluación del mismo bloque).

G.A.13

Una declaración de ausencia de conflicto de intereses es firmada por todo el personal del SIG.

La declaración indica: - que el personal del SIG no puede inspeccionar o aprobar a los miembros del grupo con los cuales exista un potencial conflicto de intereses, y - la obligación de informar al grupo o al miembro del grupo con quien podría tener conflicto de intereses.

Coteje los compromisos suscritos por el personal del SIG: ¿realmente están auditando/tomando decisiones sobre los miembro del grupo que puedan representar un claro conflicto de intereses? En otras palabras, bastará solamente revisar las firmas que figuran en los documentos.

G.A.14

Se cuenta con un sistema de aprobación y sanción que garantiza el cumplimiento de cada miembro del grupo.

El sistema incluye: - Un administrador o comité de aprobaciones y sanciones - Un mecanismo para darle seguimiento al mejoramiento y a las acciones correctivas de los miembros del grupo, y - Una decisión sobre el estado de certificación de cada miembro del grupo, la cual está documentada, firmada y e incluida en el informe final de inspección interna.

Se debe dar atención especial al último punto de la explicación de cumplimiento: la decisión de aprobación de sanciones (suspensión, solicitud de acciones correctivas) debe estar documentada y firmada. La o las personas a cargo de las decisiones deben identificarse con claridad.


G.A.15

El miembro del grupo tiene derecho a apelar cualquier decisión tomada por el administrador o comité de aprobaciones y sanciones.

Si bien este derecho se puede incluir en el contrato, lo más importante es que los productores estén conscientes de ese derecho.

Plan de manejo y gestión de riesgo

G.A.16

Se realiza un análisis de riesgo para identificar los posibles riesgos en la producción y en el procesamiento, relacionados con: Bloque A) Administración Bloque B) Prácticas agrícolas Bloque C) Condiciones laborales Bloque D) Ambiente

El análisis de riesgo se revisa anualmente y se mantiene actualizado. La evaluación de riesgos considera la Guía de Evaluación de Riesgos de UTZ.

Por favor, consulte el lineamiento de evaluación de riesgos provisto por UTZ. Para cada bloque, el grupo debe identificar: los riesgos más relevantes de acuerdo con un análisis que pondere la probabilidad y la severidad de cada riesgo. Una vez identificados los riesgos, estos serán la base para el desarrollo del plan de gestión del grupo (ver siguiente punto de control) Con base en las acciones completadas, el documento de evaluación de riesgos se deberá actualizar al menos una vez al año (idealmente tendría que ser un documento vivo y debería actualizarse en todo momento).

G.A.17

Se realiza un plan de manejo a tres años que incluye acciones para tratar todos los temas relevantes de la evaluación del riesgo. Las acciones son implementadas y documentadas.

El plan de manejo del grupo se monitorea y actualiza anualmente.

Las acciones propuestas por el grupo deben atender el riesgo principal identificado en el análisis (ver punto de control anterior); evalúe como se está desarrollando la implementación de la acción, si las metas son demasiado ambiciosas o si los plazos límite son demasiado rigurosos. Documentar una acción implica que usted puede identificar con facilidad a la persona responsable, la meta y los plazos límites, puede identificar cuáles son los recursos usados y cuál es el estatus actual de cada acción. Debe poder percibir la esencia de la mejora continua.

Capacitación y generación de conciencia


G.A.18

Se brinda capacitación al personal del grupo sobre los temas de los cuales son responsables (en G.A.7 ) en las siguientes áreas: Bloque A) Administración Bloque B) Prácticas agrícolas Bloque C) Condiciones laborales Bloque D) Ambiente Las capacitaciones del personal del grupo son dictadas por personas competentes. Se llevan registros de todas las capacitaciones y se hacen un seguimiento a las capacitaciones revisando que el contenido de la capacitación ha sido entendido e implementado por la persona entrenada.

Las capacitaciones son adecuadas para satisfacer las necesidades del personal del grupo y se realizan al menos una vez al año. Cada registro de capacitación incluye: - fecha, - tema, - resumen, - duración y - nombre del (los) capacitadores(es). Las listas de asistencia incluyen la firma/huella digital de los participantes y su género.

El personal del grupo está debidamente capacitado en rubros que están bajo su responsabilidad. Identifique cuál es el método de verificación usado por el grupo para asegurar que el contenido de la capacitación ha sido entendido por los participantes. Los capacitadores deben ser personas competentes; si bien es recomendable obtener el conocimiento de fuentes externas, es aceptable contar con el apoyo de un experto interno (su competencia se debe revisar de igual forma) . ¿El contenido de las capacitaciones coincide con los principios de UTZ?

G.A.19

Se brinda capacitación a los miembros del grupo y los operadores de las fincas sobre los temas importantes para ellos en las siguientes áreas: Bloque A) Administración Bloque B) Prácticas agrícolas Bloque C) Condiciones laborales Bloque D) Ambiente Las capacitaciones son dictadas por personas competentes e incluyen pruebas o verificaciones de que el contenido de la capacitación ha sido entendido. Se conservan los registros de capacitación para cada una de ellas.

Las capacitaciones son adecuadas en cantidad y duración para satisfacer las necesidades de los miembros del grupo. Las capacitaciones son claras y entendibles por los productores. Cada año se tratan al menos dos de los siguientes temas en las capacitaciones. Al final del cuarto año, la totalidad de los siguientes temas deben haber sido tratados por capacitadores internos o externos: Bloque A) Administración - Trazabilidad Bloque B) Prácticas agrícolas - Buen mantenimiento de la finca y productividad - Enfoque y medidas del MIP - Diversificación del cultivo - Manipulación y uso seguro de plaguicidas permitidos, incluyendo intervalos de precosecha y tiempos de reingreso - Prácticas de cosecha y poscosecha - Calidad e inocuidad del producto - habilidades en manejo de registros.

Los miembros del grupo están debidamente capacitados en los rubros mencionados en la explicación del cumplimiento. Identifique cuál es el método de verificación usado por el grupo para asegurar que el contenido de la capacitación ha sido entendido por los participantes. Los capacitadores deben ser personas competentes, revise cuidadosamente sus calificaciones. ¿El contenido de las capacitaciones coincide con los principios de UTZ? Las listas de asistencia incluyen toda la información requerida (¡incluido el género! esto ayudará a evaluar el punto de control #21). Si ya ha preseleccionado una muestra de productores, revise si los productores recibieron las capacitaciones planeadas; los productores que no participen en las capacitaciones deben ser considerados en la toma de la muestra.


Bloque C) Condiciones laborales - Salud y seguridad ocupacional Bloque D) Ambiente - Protección de cuerpos de agua - Protección de flora y fauna - Cambio climático - Manejo de residuos La competencia del (los) capacitador (es) se demuestra por medio de: cualificaciones oficiales y/o certificados de participación a cursos de capacitación, y/o experiencia demostrada. Cada registro de capacitación incluye la fecha, tema, resumen, duración y nombre del (los) capacitador(es). Las listas de asistencia incluyen la firma de los participantes/huellas digitales y su género.

¡Tenga en cuenta que este requerimiento solo aplica para miembros del grupo y para los operadores de la finca! Si se identifica una no conformidad con relación a alguno de los rubros mencionados, el grupo debe introducir dicho rubro en los contenidos del plan de capacitación del próximo año.

G.A.20

Se realizan y se documentan actividades) de generación de conciencia para los miembros del grupo, trabajadores de los miembros del grupo y sus familias, para informarlos sobre: Bloque C) Condiciones laborales

Al menos dos temas son tratados al año. Al final del cuarto año todos los siguientes temas deben haber sido tratados por capacitadores internos o externos: Bloque C) Condiciones laborales - Derechos de los trabajadores - Trabajo infantil, incluyendo trabajos peligrosos y tráfico de niños - Importancia de la educación - Igualdad de derechos y oportunidades para las mujeres - Acoso sexual, diversidad y discriminación - Salud y seguridad, incluyendo VIH/SIDA, tiempos de reingreso e higiene. - Nutrición familiar y otros temas que mejoren la salud en general - Otros temas importantes

Estas actividades de concientización también se deben documentar. ¡Tenga en cuenta que este requerimiento solo aplica para los miembros del grupo, los trabajadores del miembro del grupo y sus familias! Si se identifica una no conformidad con relación a alguno de los rubros mencionados, el grupo debe introducir dicho rubro en los contenidos del plan de capacitación del año próximo.


G.A.21

Se toman medidas para garantizar la igualdad de oportunidades para las mujeres de participar en las sesiones de capacitación y generación de conciencia.

Las mujeres participan en la identificación y priorización de medidas. Las medidas incluyen, por ejemplo: - Comunicación clara a las mujeres sobre las sesiones - Realizar sesiones en horas a las que puedan asistir las mujeres - Programas de capacitación basadas en las necesidades de las mujeres.

Tenga en cuenta que este requerimiento no le pide que haga una revisión en cuanto a las mujeres que participan en la capacitación (punto de control 19) y sesiones de concientización (punto de control 20) sino en cuanto a las medidas implementadas por el grupo para asegurar el acceso equitativo a dichas actividades.

Trazabilidad

G.A.22

Existe documentación del flujo del producto desde la unidad de producción certificada hasta los puntos de recolección (ej. centros de almacenamiento) y a través de todas las etapas de procesamiento y manipulación realizadas por el grupo.

El flujo incluye todos los pasos bajo el alcance de certificación; si bien puede ser el mismo para los productos convencionales, el proceso en el cual ambos productos certificados/no certificados se pueden mezclar debe identificarse con claridad.

G.A.23

El producto UTZ, incluyendo el volumen transferido de años anteriores de certificación, se identifica visualmente como tal y siempre es estrictamente separado de los productos que no son UTZ.

El volumen transferido es el sobrante físico del producto UTZ comprado por el grupo durante el año anterior de certificación, menos el volumen de este producto vendido por el grupo durante ese año.

Para efectos de revisar el volumen transferido, verifique si el stock físico coincide con la cantidad real de producto traído durante el año de certificación anterior (no la estimación incluida en el certificado) menos el producto vendido El volumen considerado como volumen transferido se debe incluir en los volúmenes que ya se vendieron y que no han sido incluidos en el Portal Good Inside.


G.A.24

Los registros y facturas se conservan para garantizar la trazabilidad.

Entre estos registros están: - las compras de producto UTZ de cada miembro del grupo - las ventas de producto UTZ - las ventas de producto certificado/verificado según otros esquemas - las ventas de producto convencional (no certificado/verificado) y - cualquier volumen trasnferido de años anteriores de productos UTZ, de producto certificado/verificado según otros esquemas y de producto convencional (no certificado/verificado). Las facturas de compra y los desprendibles de pago indican el estado UTZ del miembro del grupo.

Los registros de trazabilidad deben permitirle efectuar revisiones completas en ambas direcciones, tanto hacia atrás (desde el producto final hasta el productor(es) y hacia adelante (desde los productores hasta el producto final enviado a la siguiente parte de la cadena de suministro). Procure rastrear: - el destino del producto cosechado por un productor/grupo de productores en un día - el origen de un contenedor enviado a un comprador ¿de qué productor(es) proviene el producto? ¿Se incluyen dichos productores en el alcance de certificación actual? También, complete los ejercicios de trazabilidad con los productores que no sean parte del alcance, para verificar que el producto efectivamente se venda como producto sin certificación UTZ. Cuando el producto está certificado, los registros y facturas relacionadas deben incluir claramente la palabra «UTZ» y deben pertenecer al periodo mencionado en el certificado válido anterior (téngase en cuenta que las extensiones de tiempo no autorizan a los miembros a vender productos de la siguiente cosecha).

G.A.25

Todas los anuncios de ventas y despacho del producto UTZ, incluyendo la prima, son registradas en el Portal Good Inside. Se llevan los registros de estos anuncios de venta con la identificación de la transacción en el GIP.

El producto sólo puede venderse como UTZ una vez que el grupo tenga un Certificado de Código de Conducta válido.

Prepárese antes de la auditoría con la información disponible en el Portal Good Inside para el miembro auditado; después, deberá efectuarse un cotejo de la muestra representativa de manifiestos con la información contenida en el Portal Good Inside y uno en los documentos comerciales. Se considera una buena práctica el revisar las transacciones confirmadas por el hecho de que


al revisar únicamente los manifiestos de entrega, podría haber diferencias entre este total y la cantidad restante en el Portal Good Inside.

Primas y transparencia

G.A.26

Existe un procedimiento de Uso de la Prima UTZ y este es

comunicado a todos los miembros del grupo. La prima UTZ beneficia claramente a los miembros del grupo, en efectivo y/o en especie.

El procedimiento de Uso de la Prima UTZ y los registros incluyen: - gastos de administración del grupo (ej. costos de auditoría) - productos y servicios entregados al grupo (ej. capacitación, bodegas de almacenamiento), y - Prima del Grupo de Miembros: beneficios en efectivo o en bienes tangibles (en especie). Los registros se mantienen actualizados.

Verifique el contenido del procedimiento y coteje con los productores por medio de entrevistas lo siguiente: - que comprendan el concepto de la Prima UTZ. - que estén conscientes de los beneficios correspondientes que recibirán por su producción con certificación UTZ (así como de otros esquemas): fondos, beneficios en especie y/o beneficios indirectos (fondos invertidos en actividades/recursos que tendrán un impacto positivo en los productores).

G.A.27

La prima de Miembro de Grupo es pagada de manera oportuna y práctica. Los precios, primas y el pago oportuno de la prima son comunicados de manera clara y transparente a los miembros del grupo.

La comunicación acerca de los precios y de la prima está documentada.

Para la producción del año anterior, revise que los productores hayan recibido los beneficios consignados en el procedimiento «Uso de la Prima UTZ» mediante las siguientes acciones: - revisar los registros de pago - entrevistar a miembros para confirmar los beneficios recibidos Como en los contratos e inspecciones internas, el muestreo de productores debe incluir los beneficios recibidos por dichos productores.


G.A.28

Se cuenta con un mecanismo para poner y tratar las quejas, el cual está disponible para: - el personal del grupo - los miembros del grupo - los trabajadores de los miembros del grupo - compradores y proveedores, y - cualquier persona que desee poner una queja relacionada con temas de cumplimiento del Código de Conducta Al personal del grupo y a los miembros del grupo, se les informa del procedimiento de quejas al momento de su contratación o al momento de unirse al grupo.

El procedimiento: - permite que las quejas sean puestas de manera anónima - trata las quejas de una manera clara y oportuna - garantiza que el denunciante no sea castigado por poner una queja, y - no interfiere con otros mecanismos reconocidos de quejas o reclamación (ej. judicial, acuerdos colectivos) Las quejas y las acciones correctivas tomadas, son documentadas de manera adecuada. Los registros de las quejas provenientes del gobierno en caso de (presuntas) infracciones, están disponibles para la consulta del auditor.

El procedimiento debe estar implementado y los miembros deben estar conscientes de su existencia (bien sea de forma oral o por conducto de la información contenida en el contrato firmado). Pregunte siempre si se recibió alguna queja (al nivel del SIG) y si se presentó alguna queja al grupo (por los productores visitados).

G.A.29

Las herramientas usadas para establecer el peso o volumen del producto cosechado, son calibradas al menos una vez al año. Se toman medidas para evitar los ajustes no deseados

La calibración puede ser realizada por personas externas, de acuerdo a las prácticas y normas nacionales. Los equipos más especializados, como las balanzas electrónicas, son calibrados por técnicos especializados. Se documenta el nombre de la persona o empresa que realiza la calibración y la fecha de la misma.

Debe revisarse todo el equipo usado en certificados de calibración. Para el tema del producto cosechado, es posible efectuar una estimación a nivel de finca (justo después de la cosecha) aunque el equipo usado para pesar el producto cosechado (y pagar el monto correspondiente al productor) será el aspecto a considerar para este punto de control. Cuando se detecte una desviación relevante durante el proceso de calibración, investigue si alguno de los miembros sufrió lesiones y si (llegado el momento) recibió compensación por ello.


Optimización de los rendimentos

G.A.30

Se consultan proovedores de servicios para recibir asesoría y soporte técnico en asuntos de Buenas Prácticas Agrícolas. Estos servicios están disponibles para los miembros del grupo.

Las solicitudes para recibir asesoría pueden ser demostradas, incluso en el caso de que el servicio o soporte no puda ser suministrado. Siempre que sea posible y representativo, se establecerá una relación formal con una agencia local de extensión. El grupo también puede basarse en el conocimiento interno si este satisface las necesidades del grupo.

Si bien no es obligatorio, se recomienda ampliamente obtener asesoría externa; si se usa conocimiento interno, la experiencia y las habilidades deben cotejarse. Tenga en cuenta que el objetivo es optimizar el rendimiento, de tal forma que el consejo debe enfocarse en esa dirección.

G.A.31

El SIG identifica las barreras y las posibles medidas para que los miembros del grupo optimicen su producción.

Para identificar y priorizar las posibles medidas feasibles, se tiene en cuenta lo siguiente: - costos, - potencial aumento de los rendimiento de producción, y - disponibilidad de los insumos requeridos (ej. mano de obra, equipo, conocimiento, plaguicidas, etc.).

La evaluación de riesgos (punto de control #16) también se puede usar para identificar barreras, y el plan de gestión (punto de control #17) puede ser útil para describir las medidas que se tomaron para optimizar los rendimientos. Los resultados de las estimaciones (punto de control #10) se deben considerar al evaluar la eficiencia de las medidas tomadas por el grupo.

G.A.32

El SIG apoya y coordina la implementación de las medidas priorizadas para optimizar los rendimientos de producción de los miembros del grupo.

La implementación está documentada.

Las medidas implementadas se deben evaluar con regularidad; debido a que la implementación necesita ser documentada, contraste los plazos, las personas responsables y los resultados; de ser necesario, las medidas tendrán que adaptarse con base en los resultados y/o el desarrollo de los rendimientos.

G.A.33

El SIG facilita el acceso (no necesariamente sin costo) de los miembros del grupo a los insumos agrícolas requeridos en los periodos relevantes del ciclo productivo.

El SIG puede demostrar los esfuerzos realizados para poner a disposición de los miembros del grupo los insumos agrícolas, tales como material de siembra (incluyendo material de propagación), herramientas, fertilizantes y plaguicidas.

Si bien el SIG debe facilitar el acceso, los miembros pueden decidir captar aportaciones de otras fuentes; en todo caso, los lineamientos principales (recomendaciones del personal técnico del SIG) se deben respetar (por ej.: plaguicidas más eficientes, variedades más adecuadas...).


BLOQUE B – PRÁCTICAS AGRÍCOLAS

Principios: • Las fincas alcanzan la productividad óptima. • La calidad del producto cumple los requisitos de la industria. • Se implementa un Manejo Integrado de Plagas. • Se reduce el uso de plaguicidas altamente peligrosos. • Los miembros del grupo: - mejoran o mantienen la calidad del suelo en sus fincas, - usan los insumos agrícolas de manera responsable y efectiva, - Usan el agua eficientemente.


Material de siembra y viveros

G.B.34

Se usan variedades adecuadas para las nuevas siembras (incluyendo propagación). El grupo suministra a los miembros del grupo material de siembra adecuado o identifica un proveedor local que pueda hacerlo.

Para determinar que una variedad es adecuada se considera: - Rendimiento esperado - Resistencia a plagas, enfermedades y a la sequía - Insumos requeridos - Calidad del producto - Adaptación a condiciones, geográficas, ecológicas y agronómicas locales. La lista de los proveedores locales está disponible y actualizada. En los casos en que no se cuente con un proveedor local de material de siembra adecuado, se toman las medidas necesarias para establecer semilleros intern0s.

Investigue el avance de las variedades más idóneas en la región conforme a los parámetros descritos La lista de proveedores de nuevos materiales de propagación debe contener información suficiente para que los productores elijan el más conveniente. El material de propagación debe ser rastreable (ver el punto de control #37); cuando no se está usando un proveedor externo, el grupo promueve el uso de viveros dentro de las áreas de producción.

G.B.35

El material de siembra obtenido de un vivero está libre de señales visibles de plagas y enfermedades.

Existe una justificación cuando se acepta material de siembra que no se encuentra libre de daños visibles por plagas y enfermedades.

Al planear la visita in situ a las instalaciones, pregunte por los viveros/nuevas áreas de plantación: la observación directa debe ser suficiente para identificar signos de plagas y enfermedades.


G.B.36

Se cuenta con medidas para mejorar la sanidad de las plantas en los viveros internos. Se guardan los registros que muestran el origen del sustrato y los tratamientos con plaguicidas (incluyendo esterilización).

Estas medidas pueden incluir el monitoreo y control de plagas y enfermedades, y daños al sistema radicular. Los registros incluyen al menos: - fecha de aplicación, - nombre comercial del producto, y - cantidad o volumen aplicado (por hectárea, lote, planta, etc.) Para los miembros analfabetas del grupo, es suficiente nombrar o mostrar la etiqueta del producto usado y mencionar el periodo o el momento de la aplicación y la cantidad aplicada.

Cuando se establece un vivero, los registros que muestran el uso de los plaguicidas usados para el sustrato y para la planta deben estar a disposición para su revisión. Al revisar la fecha de aplicación de los plaguicidas, considere el intervalo que contenga las actividades de resiembra (conforme a las recomendaciones del fabricante y aspectos legales). Es importante confirmar que todos los químicos usados en esta etapa estén aprobados para su uso en el cultivo al que se está aplicando (o al menos debe contar con aprobación de producto genérico para cualquier cultivo en temporadas de vivero).

G.B.37

Se cuenta con registros o certificados para todo el material de siembra, los cuales establecen la variedad, número de lote y nombre del vendedor.

Esto aplica a todo el material de siembra obtenido luego de unirse al programa de certificación UTZ. Para los miembros analfabetas del grupo es suficiente nombrar la variedad y el nombre del vendedor y/o mostrar el material de empaque con la información del material de siembra.

El punto de control no es aplicable para el material de propagación proveniente de los viveros in situ (para los cuales, el punto de control #35 se hace obligatorio). El objetivo es rastrear a sus orígenes cualquier problema potencial en las plantaciones por una administración mala o deficiente del material de propagación.

G.B.38

El uso de cualquier organismo modificado genéticamente en el cultivo como material de siembra (incluyendo lotes de ensayo) es notificado a UTZ y a los compradores del producto.

Se documenta la modificación genética específica. El acuse de recibo por escrito de la comunicación a UTZ y al(os) comprador(es) debe estar disponible para el auditor externo. Esto sólo aplica para productos UTZ.

Tenga en cuenta que, si bien no se prohíbe el uso de material con modificación genética, la comunicación entre UTZ y los compradores debe ser llevada a cabo proactivamente por el miembro. Pregunte siempre cuándo obtiene el grupo/miembros el nuevo material de resiembra.

Mantenimiento de la finca

G.B.39

Las nuevas siembras siguen un patrón de cultivo adecuado para garantizar un sistema de cultivo bien establecido.

Un patrón de cultivo adecuado tiene en cuenta por ejemplo: - Requisitos de las variedades - Condiciones geográficas, ecológicas y agronómicas - Diversificación y cultivos intercalados

Investigue el avance de los patrones más idóneos en la región conforme a los parámetros descritos.


- Densidad de siembra

G.B.40

Se realizan regularmente podas y eliminación de chupones y de material infestado, para lograr una estructura adecuada de los árboles y un buen estado fitosanitario.

Las herramientas son desinfectadas cuando existe riesgo de transmisión de enfermedades.

La falta de (la debida) poda y/o actividades de limpieza puede tener un impacto en la productividad y en el estado de salud de las plantas. Pregunte por las herramientas usadas y el método/frecuencia de su desinfección.

G.B.41

Se realiza control de malezas para optimizar la toma de nutrientes y agua por parte del cultivo.

Se da prioridad a las estrategias de control sin químicos.

El uso de herbicidas debe reducirse a uso mínimo/inexistente. Pregunte siempre el método empleado para controlar malezas.

G.B.42

Prácticas como la poda completa, el injerto y/o la resiembra, se realizan en cultivos de poca o nula productividad para promover óptimos rendimientos.

Las actividades para este punto de control se pueden alinear con aquellas consignadas en los Puntos de Control #31 y #32 Considere la estimación de rendimiento para cada una de estas plantaciones para las cuales la metodología regular podría no ser aplicable/válida.

Diversificación

G.B.43

Se promueve y practica la diversificación de la producción agrícola y/o de otras fuentes de ingreso para adaptarse al mercado y/o al cambio climático.

Para la diversificación se consideran los cultivos intercalados, el establecimiento de huertas caseras con plantas de alto valor nutricional o cualquier otro tipo de diversificación.

El objetivo es incrementar la biodiversidad dentro de las áreas de plantación. Si hay cultivos intercalados, evalúe si el segundo cultivo pueda ser nocivo para el cultivo principal (certificado).

Manejo de suelos y fertilidad

G.B.44

Se evita la erosión del suelo usando técnicas de conservación de suelos. El suelo es cubierto al realizar 'clareos' o resiembras (ej. usando cultivos de cobertura, mulch, etc.).

No se usa fuego para eliminar la vegetación al preparar los lotes.

Por observación directa, confirme que la erosión no constituya un riesgo para todas las parcelas comprendidas bajo el alcance de la certificación y/o cuando el riesgo sea evidente (deslizamientos, lluvias severas) la erosión se impide mediante una buena gestión del uso del suelo. Resulta una práctica recomendable solicitar un mapa con líneas de contorno puesto que ello puede ayudar a identificar áreas con mayor tendencia a problemas de erosión.

G.B.45 Cada año se monitorea la El monitoreo puede basarse en Evalúe si el sistema de monitoreo


fertilidad del suelo y el estado de nutrientes del cultivo.

mapas de suelos, análisis de suelos y/o foliares o síntomas de deficiencias nutricionales.

se está usando de forma eficiente: ofrece resultados que permiten planear la aplicación de fertilizantes y después adaptarse a la dosis/tipo de fertilizante.

G.B.46

Se toman medidas para mejorar la fertilidad del suelo de acuerdo a las necesidades nutricionales del cultivo, incluyendo la compensación de nutrientes perdidos en las cosechas. Los fertilizante usados (orgánico e inorgánico) son usados eficientemente para maximizar la absorción.

Algunas medidas para mejorar la fertilidad del suelopueden ser por ejemplo: - Siembra de especies fijadoras de nitrógeno - Prácticas de agroforestería - Compostaje - Aplicación de fertilizantes inorgánicos Se implementan medidas para corregir el bajo pH en el suelo cuando sea posible. Si el pH del suelo es bajo, se evitan los fertilizantes nitrogenados acidificantes o se usan combiandos con cal. Un uso eficiente de fertilizantes tienen cuenta: la dosis recomendada, el periodo e intervalos de aplicación y las propiedades de liberación.

Para efectos de mejorar la fertilidad del suelo, será necesario obtener la información del estatus inicial (ver punto de control #45). La aplicación repetitiva de cantidades similares durante periodos de tiempo extendidos debe ponerle en alerta en cuando a dichas aplicaciones: deberá basarse las actividades de monitoreo previamente requeridas y/o cualquier criterio técnico justificado.

G.B.47

Se da prioridad al uso de fertilizantes orgánicos y a los subproductos de la finca disponibles, y se suplementa con fertilizantes inorgánicoscuando todavía haya un déficit de nutrientes.

Se tiene en cuenta el riesgo de transmisión de enfermedades a las plantas por medio del material orgánico y los subproductos usados.

Revise si los fertilizantes orgánicos y/o productos se han considerado como la primera opción (cuando no representen un riesgo para la plantación).

G.B.48

No se usan aguas negras, lodos ni aguas residuales, en las actividades de producción y/o procesamiento.

Confirme este punto de control no solo mediante una única declaración de parte de la administración de los productores/grupos sino mediante observación y cuestionamiento directo con respecto al origen del agua y/o fertilizantes orgánicos.

G.B.49

El estiércol animal que se usa como fertilizante es almacenado al menos a 25 metros de las fuentes de agua. Si es necesario, su compostaje se realiza adecuadamente para minimizar los riesgos.

Las condiciones de almacenamiento impiden el impacto ambiental, transmisión de enfermedades y la contaminación con metales pesados.

Se deben identificar cuerpos de agua en los mapas de la finca, después se deben confirmar in situ para verificar que se esté respetando la distancia mínima. Si no se usa abono animal, el punto de control no es aplicable.


Manejo de plagas y enfermedades

G.B.50

Se implementan y documentan medidas de Manejo Integrado de Plagas (MIP).

Las medidas MIP se aplican en el siguiente orden: 1. Prevención mediante la implementación de buenas prácticas agrícolas 2. Monitoreo de plagas y enfermedades (ej. trampas para insectos) 3. Aplicación de los niveles de tolerancia 4. Uso de alternativas no químicas tales como las prácticas culturales y mecánicas y/o el uso de control biológico (ej. enemigos naturales) 5. Uso de pesticidas naturales (ej. extracto de nim/lila india) 6. Aplicación de pesticidas químicos que tengan la menor toxicidad posible para las personas, la flora y la fauna 7. Uso de otros plaguicidas químicos como última opción 8. Implementación de estrategias de rotación de plaguicidas para evitar que las plagas se vuelven resistentes a los plaguicidas (ej. alternando el ingrediente activo de un plaguicida) 9. Los herbicidas utilizados son selectivos

Al revisar este punto de control pregunte por el programa del SIG aplicado en la finca. El programa deberá documentarse y las medidas deberán implementarse (por ej., si se usan los niveles de tolerancia, un sistema de monitoreo que incluya los registros con resultaos que puedan derivar en acciones posteriores deberá implementarse). Identificar si alguna de todas las medidas posibles no se ha usado antes de una alternativa menos peligrosa. En la máxima medida como sea posible, se debe alentar a los productores a evitar el uso de plaguicidas/herbicidas sin antes intentar usar una medida preventiva.

G.B.51

Los plaguicidas que figuran en la Lista de Plaguicidas Prohibidos no se pueden utilizar en ninguna etapa de la producción, o almacenamientos para su uso en el cultivo certificado. Los plaguicidas en la Lista de Vigilancia de plaguicidas sólo puede utilizarse si: - Se han aplicado todas medidas MIP, -Alternativas menos peligrosos no están disponibles, y - Se siguen recomendaciones específicas para mitigar o reducir los riesgos relacionados con la naturaleza peligrosa del producto.

Se tiene implementado un sistema de monitoreo del uso de los plaguicidas que figuran en la Lista de Plaguicidas Prohibidos.

Al cotejar los plaguicidas observados en el área de almacenamiento, más los registros de plaguicidas, asegúrese de que no se ha usado en el cultivo ningún producto incluido en la lista de plaguicidas prohibidos. Preste atención particular a los productos (sin estar prohibidos) se incluyen en la lista de observación: en tales casos, confirme si se usaron solamente en circunstancias en las que las tres condiciones descritas en el punto de control se habían cumplido.

G.B.52 Los plaguicidas se usan y almacenan para su uso en

Los plaguicidas también pueden usarse y almacenarse si se cuenta

Si los plaguicidas no están en la lista de plaguicidas prohibidos, es


elcultivo certificato únicamente si están registrados oficialmente y permitidos para su uso en el cultivo en el país donde está ubicada la finca.

con la aprobación de un centro nacional de investigación agronómica o de la junta nacional para el cultivo en particular.

posible usarlas y almacenarlas en la finca solo si están aprobados para su uso en el país en el cual se ubica la finca y para el cultivo en el cual se pretende usar dicho plaguicida Cuando se tengan aprobaciones especiales/temporales, la información relacionada deberá estar a disposición.

Registros de aplicación de fertilizantes y plaguicidas

G.B.53

Se cuenta con una lista completa y actualizada, disponible para los miembros del grupo, de los fertilizantes y plaguicidas que pueden ser usados y almacenados.

La lista de plaguicidas incluye: - nombres comerciales e ingredientes activos, - equipo de protección específico y capacitación requerida para aplicar los productos, - intervalos de precosecha, y - Periodo de re-entrada. Si la lista de plaguicidas contiene plaguicidas que se encuentran en la Lista de Vigilancia , la lista también debe incluir: - pictogramas de advertencia a los miembros de grupo sobre el riesgo que estos productos representan, y - Consideraciones adicionales para su uso adecuado.

Tenga en cuenta que la lista no es una lista de los plaguicidas/fertilizantes que se pueden usar en el país ni la Lista de Plaguicidas Prohibidos. El punto de control requiere una lista actualizada de los plaguicidas/fertilizantes que pueden ser usados o almacenados por productores del grupo. Cuando se determina que un plaguicida no está incluido en esta lista, pero está presente y/o se usa en las fincas auditadas, se deberá emitir una No Conformidad (incluso si el producto está registrado en el país para el cultivo en cuestión).

G.B.54

Todas las aplicaciones de fertilizantes inorgánicos y plaguicidas son registradas.

Los registros incluyen al menos: - nombre comercial del producto, - fecha(s) de aplicación, y - Cantidad aplicada. El SIG facilita el registro a los miembros del grupo cuando se requiere (ej. entregando calendarios de aplicación). Para los miembros analfabetas del grupo es suficiente mencionar el nombre del producto usado y/o mostrar la etiqueta del producto y conocer el periodo y cantidad aplicada.

Los registros deberán revisarse a detalle especialmente aquellos que correspondan a los productores de la muestra: el tipo de plaguicida usado (para verificar la aprobación y el equipo de protección específico necesario), las fechas de la aplicación (para confirmar que se respetaron los tiempos de re-entrada e intervalo de pre-cosecha) y la cantidad aplicada (para evaluar si las prácticas de Gestión Integral de Plagas se respetaron y que no se sobrepasen los Niveles de Residuos Máximos no se sobrepasará) es la información mínima que habrá de incluirse. Si bien es recomendable añadir información adicional, no es obligatorio, como por ejemplo, el


nombre de los operadores (para cotejar con los registros de capacitación, controles de salud y uso de los Equipos de Protección Personal), o la metodología y equipo con los cuales se aplicó el plaguicida (para revisar la calibración y/o respetar las instrucciones de uso).

Método y equipo de aplicación de plaguicidas y fertilizantes

G.B.55

Sólo las personas debidamente entrenadas manipulan y aplican los plaguicidas peligrosos.

El contenido mínimo y duración deberán alinearse con los estándares nacionales. Se debe entrevistar a una muestra relevante de participantes incluida en los registros durante la vista de campo para verificar que el contenido de la capacitación quedó bien entendido y que las instrucciones para el uso de los plaguicidas se estén siguiendo en todo momento (especialmente la información relativa al uso de los equipos de protección personal) y asimismo verificar que se esté respetando la dosificación prescrita y la forma de disposición de los contenedores vacíos).

G.B.56

Los plaguicidas y fertilizantes líquidos son preparados, mezclados y aplicados de acuerdo a las instrucciones de la etiqueta y de la Ficha Técnica, teniendo en cuenta la dosis recomendada, el tiempo e intervalos de aplicación.

La Ficha Técnica, se puede obtener de las agencias gubernamentales o de los proveedores. También se acepta seguir las recomendaciones técnicas dadas por un centro de investigaciones agronónimcas o la junta nacional para el cultivo en particular. Esta recomendación adicional está documentada.

Salvo que usted esté presente durante la preparación/aplicación de los plaguicidas/fertilizantes líquidos, el cumplimiento con respecto a este punto de control deberá evaluarse mediante entrevistas (ver el punto de control #55) y la revisión de la Hoja de Datos de Seguridad del Material.

G.B.57

Los sobrantes de la aplicación de plaguicidas y fertilizantes líquidos o el agua del lavado de tanques, se disponen de manera que se minimice el impacto negativo para las personas y el ambiente.

El sobrante de la mezcla se aplica en una parte del cultivo sin tratamiento o en una zona de barbecho, lejos de cualquier cuerpo de agua (respetando las distancias especificadas en G.D.107).

Salvo que usted esté presente durante la preparación/aplicación de los plaguicidas/fertilizantes líquidos, el cumplimiento con respecto a este punto de control deberá evaluarse mediante entrevistas (ver el punto de control #55).

G.B.58 Se cumplen y respetan los tiempos de reingreso

En la finca se instalan avisos de advertencia o se toman otras

La metodología para prevenir el acceso de personal a las áreas en


recomendados para todos los plaguicidas usados.

medidas para garantizar el cumplimiento de los tiempos de reingreso.

las cuales se ha aplicado plaguicida debe identificarse claramente y debe haber sido comprendida por todos los trabajadores (especialmente por aquellos que estén cosechando el cultivo): lleve a cabo entrevistas y verifique la presencia de signos de advertencia (tenga cuidado, por sí mismos los signos de advertencia no son suficientes salvo que sean entendidos con facilidad por los trabajadores).

G.B.59

Se cumplen y respetan los intervalos precosecha recomendados para todos los plaguicidas usados.

Se cuenta con un procedimiento para garantizar que se respeten los intervalos precosecha.

La información en el registro de aplicación de plaguicidas deberá cotejarse con los registros de cosecha y se deberá confirmar con la información disponible para el producto (etiqueta, hoja de datos de seguridad del material, directivas nacionales) para confirmar que se han respetado los intervalos de pre-cosecha). Esta información es crucial para una buena evaluación del punto de control #75.

G.B.60

Todos los equipos utilizados para la aplicación de fertilizantes y plaguicidas se mantienen en buen estado, para garantizar su correcto funcionamiento.

Se revisa el correcto funcionamiento de los equipos al menos anualmente y se calibran si es necesario, por una persona (interna o externa) capacitada. Las boquillas de aplicación son ajustadas para una aspersión eficiente. La revisión de los equipos y su calibración están documentados.

Debe haber registros que muestren las revisiones y calibraciones. Es esencial conformar con entrevistas y registros que la persona que efectuó la calibración y las revisiones esté debidamente capacitada.

Envases vacíos de plaguicidas y plaguicidas obsoletos

G.B.61

Los envases vacíos de plaguicidas son limpiados lavándolos 3 veces con agua. El agua de lavado es tratada adecuadamente o devuleta al tanque del equipo de aplicación para su posterior uso como mezcla de aplicación. Los envases son perforados.

Los envases vacíos de plaguicidas no pueden ser reutilizados para ningún uso, incluyendo su uso para alimentos, agua, alimentación de animales o almacenamiento de combustibles.

Las entrevistas con el personal que maneja los plaguicidas deben confirmar que las instrucciones son respetadas por todo el personal. Preste atención a todos los contenedores ubicados en la finca para revisar si se han reutilizado después de haber contenido plaguicidas.

G.B.62 Los envases vacíos de plaguicidas y aquellos obsoletos, son manipulados

Cuando el sistema de recolección, devolución y/o desecho no está disponible o al alcance:

Las entrevistas con el personal que maneja los plaguicidas deben confirmar que las


utilizando un sistema de recolección, devolución y/o desecho (organizado por el gobierno o un proveedor).Los envases son almacenados, etiquetados y manipulados de manera adecuada y segura hasta que sean recogidos.

- los envases vacíos de plaguicidas son desechados de manera que se minimiza la exposición a los humanos, al ambiente y a los productos alimenticios; - Los plaguicidas obsoletos son almacenados o desechados de manera que se minimiza la exposición a los humanos, al ambiente y a los productos alimenticios.

instrucciones siempre sean respetadas. El área para el almacenamiento de contenedores vacíos deberá administrarse de la misma manera que el almacenamiento de plaguicidas en términos de acceso seguro, señalización y segregación de productos alimenticios.

Almacenamiento, manipulación y dilución de plaguicidas y fertilizantes

G.B.63

Los plaguicidas y fertilizantes inorgánicos son almacenados: - de acuerdo a las instrucciones de la etiqueta, - en el envase o empaque original - con la identificación del cultivo para el que se usa, - evitando derrames (ej. los productos líquidos se almacenan en la parte inferior de los estantes o separadamente), - debidamente asegurados y fuera del alcance de los niños (ej. con seguro), y - lejos del producto cosechado, las herramientas, y del material de empaque y de los alimentos.

Durante la manipulación, dilución y almacenamiento se minimizan los posibles peligros para las personas, los alimentos, el ambiente y los cuerpos de agua. Los fertilizantes son almacenados lejos de los plaguicidas. Al sitio de almacenamiento sólo tienen acceso la(s) persona(s) responsable(s) y capacitada(s) para ello.

Se deberán hacer observaciones directas en conjunto con entrevistas con el personal responsable para evaluar este punto de control. Siempre pregunte a los productores acerca del almacenamiento, incluso si la administración del grupo ha suministrado una ubicación central para tal efecto. Se pueden almacenar plaguicidas para otros cultivos no certificados en las mismas instalaciones, sin embargo, deberán segregarse e identificarse debidamente.

G.B.64

Todas las instalaciones para manipulación, almacenamiento y dilución de fertilizantes inorgánicos y plaguicidas deben ser: - secas y limpias - bien ventiladas y con suficiente iluminación - con estructura segura, y - estar equipadas con material no absorbente Además, las instalaciones centrales de almacenamiento y dilución deben tener: - un techo en buen estado y piso impermeable - estantes de materiales no absorbentes y resistentes al fuego - un sistema para contener

Las instalaciones tiene un sistema de contención capaz de contener el 110% del volumen de líquidos almacenados. Ejemplos de materiales no absorbentes son: bolsas de plástico, vidrio y metal. El procedimiento de emergencia incluye: - la manera de tratar un derrame (ej. arena o aserrín), e - instrucciones básicas de asistencia en caso de accidentes y números telefónicos de emergencia o contactos de radio.

Es necesario llevar a cabo observaciones y entrevistas con operadores a cargo de la aplicación de plaguicidas/fertilizantes: ¿comprenden las instrucciones y las señalizaciones? ¿Conocen los procedimientos de emergencia? Revise la fiabilidad de los procedimientos de emergencia: ¿es factible el transporte a centros médicos? ¿Los números de emergencia son actualizados y están al alcance de los trabajadores? Al trabajar en áreas aisladas ¿se toman en consideración los problemas de conectividad?


derrames - avisos claros y permanentes de advertencia cerca a las puertas de acceso - señales de advertencia, explicación de pictogramas, síntomas de intoxicación e información de primeros auxilios para cada producto almacenado, - un procedimiento visible de emergencias , y - un área para lavado de ojos.

G.B.65

Los fertilizantes inorgánicos y plaguicidas son transportados de manera segura para evitar derrames.

Los contenedores para el transporte de plaguicidas/fertilizantes deben ser adecuados (especialmente en el caso de líquidos).

Irrigación

G.B.66

El agua para irrigación es usada eficientemente.

Para el uso eficiente del agua se toman en cuenta las necesidades de agua del cultivo, el tiempo de aplicación e información pluviométrica (predicción y registros).

Debe considerarse si se han implementado controles de consumo, se considera el aprovechamiento de la precipitación para evitar el uso indebido de agua para irrigación.

G.B.67

Se analiza la calidad del agua para irrigación. Se toman medidas en caso de obtener resultados negativos de los análisis.

Aguas residuales sin tratamiento no son usadas para la irrigación. Las aguas residuales tratadas sólo pueden usarse en el cultivo si la calidad del agua cumple con lo establecido por las últimas guías de la OMS para el uso seguro de aguas residuales y excretas en la agricultura y acuicultura. (La versión en inglés se encuentra disponible en: http://www.who.int/water_sanitation_health/wastewater/gsuww/en/)

http://www.who.int/water_sanitation_health/publications/gsuweg2/en Tome en cuenta la primera parte del requerimiento: la calidad del agua de irrigación debe analizarse; la frecuencia del análisis se debe basar en una evaluación de riesgos.

G.B.68

El agua de irrigación es extraída de fuentes sostenibles

Ejemplos de fuentes sostenible de agua son: el agualluvia recogida y el agua reciclada/tratada.

El miembro siempre debe demostrar que la extracción de agua de lagos, ríos y aguas subterráneas está permitida por la autoridad correspondiente (puesto que no se consideran recursos sostenibles).

G.B.69

Se implementan prácticas para poderse adaptar a la escasez de agua, tales como la recolección de agua lluvia.

No se ofrecen lineamientos específicos.

Cosecha y poscosecha

G.B.70 El producto es cosechado en el Se deben seguir las


momento adecuado y usando el mejor método para optimizar la calidad y la sanidad del cultivo.

recomendaciones/restricciones nacionales. El miembro debe poder explicar los criterios usados para optimizar la calidad del agua al seleccionar un periodo específico.

G.B.71

El equipo usado para el control de calidad (ej. medidor de temperatura y/o humedad) se mantiene en buenas condiciones para garantizar su correcto funcionamiento.

El equipo es calibrado al menos cada año, por una persona (interna o externa) capacitada y la calibración está documentada.

Validación visual más registros de calibración. Una entrevista con la persona a cargo dará una idea sobre si el proceso se está efectuando de forma correcta (la persona responsable debe estar capacitada).

G.B.72

Las instalaciones y los equipos están limpios y en buen estado para evitar la contaminación.

Instalaciones son todas aquellas áreas de almacenamiento, manipulación y procesamiento, tales como bodegas y puntos de acopio. Equipos con todos aquellos recipientes de cosecha, sacos de transporte, vehículos usados para transportar el producto cosechado, herramientas y máquinas. Ejemplos de medidas para evitar la contaminación son: - Ventilación adecuada - Limpieza frecuente - Control de plagas (ej. trampas)

Siempre y cuando sea posible, apersónese durante los tiempos de cosecha y después revise los contenedores y el equipo usado para la cosecha. ¿Se limpian con frecuencia? ¿Existe algún riesgo para el producto (contaminación física, química o microbiológica)? La evaluación de riesgos consignada en el punto #16 debe ser útil para implementar medidas preventivas a efectos de evitar contaminación durante y después de la cosecha del cultivo.

G.B.73

Se cuenta con buenas prácticas de almacenamiento, manipulación y procesamiento, considerando el análisis de riesgos. El personal del grupo y los miembros del grupo están informados de las prácticas que les competen.

Las buenas prácticas incluyen: - Almacenamiento del producto en áreas señaladas y limpias (ej. sin tocar el piso y lejos de las paredes) - Destinar áreas para fumar, comer y cualquier otra actividad que represente un riesgo de contaminación para el producto - Garantizar que los productos de limpieza, lubricantes y otras sustancias que puedan estar en contacto con el producto sean de grado alimenticio

Una vez cosechado el producto ¿qué ocurre con éste? ¿En dónde se almacena? ¿Cómo se maneja? Observe las instalaciones y evalúe si las medidas necesarias se implementan acorde con la evaluación de riesgos (punto de control #16).

G.B.74

El producto es empacado en sacos limpios lo suficientemente fuertes, cosidos o sellados adecuadamente. Los sacos están hechos de materiales no tóxicos y no contienen aceites minerales.

Se cuenta con las especificaciones de los materiales de los sacos.

Revisión visual de bolsas (por lo general, estas no son los contenedores usados para la cosecha del producto).

G.B.75 Con base en el análisis de riesgos, se cuenta con un

El mecanismo incluye por ejemplo: - Un procedimiento de muestreo

Es importante considerar el resultado de la evaluación de


mecanismo para respetar el Límite Máximo de Residuos (LMR) del país de destino, si éste se conoce.

para determinar los niveles de residuos en el producto - Acciones que deben tomarse en caso que los LMR sean superados - Comunicación al comprador si los LMR son superados

riesgos a efectos de evaluar el mecanismo establecido. Siempre se deben describir las acciones que han de implementarse en caso de que se excedan los Niveles Máximos. Permitidos, incluido (a mero título enunciativo): la comunicación al comprador(es) (y eventualmente el retiro del producto), el bloque de producto potencialmente contaminado de la(s) finca(s), la revisión de procedimientos de aplicación de plaguicidas y la capacitación (ya se de nueva cuenta o por vez primera) del personal responsable de garantizar la inocuidad de los alimentos o de los productos.


BLOQUE C - CONDICIONES LABORALES

Principios: • Los grupos: - respetan los derechos de los trabajadores a la libre asociación, horas laborales, salarios y trato respetuoso, - no usan mano de obra forzada o trabajo infantil, - promueven la asistencia a las escuelas y la alfabetización, - garantizan condiciones de trabajo sanas y seguras para los trabajadores.


Derechos de los trabajadores

Trabajo forzado y trabajo infantil

G.C.76 En ninguna etapa de producción o procesamiento el grupo o los miembros del grupo usan trabajo forzado, de servidumbre, que sea consecuencia del tráfico de personas, o cualquier otro tipo de trabajo involuntario. A los trabajadores no se les puede solicitar hacer depósitos o el entregar sus documentos de identidad, tampoco se les retiene parte del salario, beneficios o propiedades para obligarlos a permanecer en el sitio de trabajo. Los trabajadores son libres de abandonar su trabajo después de un pre-aviso razonable. Las esposas e hijos de los trabajadores no están obligados a trabajar, a menos que sean contratados de manera voluntaria y por separado.

Evalúe mediante entrevistas con una muestra relevante de los trabajadores si se les está forzando (en cualquier medida) a trabajar. Tome en cuenta todos los escenarios posibles incluidos (y aquellos no incluidos también) en el punto de control y confirme con los trabajadores que las encomiendas de trabajo se pactan de antemano, como también el calendario y horario laboral.


G.C.77 Peores formas de trabajo infantil Los niños menores de 18 años no realizan tareas peligrosas ni ninguna otra tarea, para el grupo ni para los miembros del grupo, que ponga en riesgo su bienestar físico, mental o moral. No transportan cargas pesadas, ni trabajan en sitios peligrosos, en situaciones insalubres, de noche ni con sustancias o equipos peligrosos. No están expuestos a ninguna forma de abuso y no hay evidencia de tráfico de personas, trabajo de servidumbre ni trabajo forzado. Empleo Los niños menores de 15 años no son contratados por el grupo ni por los miembros del grupo para trabajar. Si las leyes nacionales han establecido una edad mínima de 14 años para trabajar, se aplica esta edad. Los niños entre 13 y 14 años pueden realizar trabajos ligeros sólo si el trabajo no pone en riesgo su salud y desarrollo, no interfiere con la asistencia al colegio o con su formación, está bajo la supervisión de un adulto y no supera las 14 horas a la semana. Si las leyes nacionales han establecido la edad entre 12 y 13 años para trabajo ligero, se aplica esta edad. Agricultura familiar Los niños que viven en fincas familiares pequeñas pueden participar en las labores agrícolas de trabajo ligero, en tareas adecuadas para su edad que les brinden la oportunidad de desarrollar habilidades, considerando que las actividades no son perjudiciales

Revise la lista de trabajadores solicitada en el punto de control #5 que habrá de incluirse con la edad; tenga en cuenta que la lista deberá actualizarse en cualquier momento. Al visitar las fincas/instalaciones, pregunte sobre la estructura familiar: ¿cuántas personas hay? ¿Qué hacen todos los días? ¿Hay menores de edad que viven en la finca o que la visitan con regularidad? Considere que hay cumplimiento solo en los casos cuando se haya reunido evidencia (tanta como sea posible) a efectos de asegurar que la finca no hace uso de mano de obra infantil. N.B.: La no conformidad con el punto G.C.77 no debe derivar en la exclusión del miembro del grupo, toda vez que se hayan emprendido acciones conforme al punto G.C. 78. Es importante llevar a cabo entrevistas con trabajadores de apariencia joven para confirmar que cumplen con el requisito de mayoría de edad y que son parte de los registros de empleados. Tome en cuenta los requerimientos específicos para trabajadores jóvenes (mayoría de edad, menores de 18 años de edad). Formular preguntas sobre las posibilidades le puede dar una idea del grado de dificultad implicado en lograr cumplimiento en este punto: ¿qué tan lejos está la escuela más cercana? ¿Cuáles son las opciones de transporte para dichas áreas? También, tenga en cuenta las características tradicionales del cultivo, el número de generaciones en la


para su salud y desarrollo, no interfieren con su asistencia al colegio ni con su tiempo libre y están bajo la suprevisión de un adulto.

familia que llevan cuidando las tierras y las prácticas en general en cuanto a combinar los estudios con actividades ligeras en la finca.

G.C.78 Se realiza una evaluación de riesgos sobre la posibilidad de trabajo infantil entre los miembros del grupo. Si la evaluación de riesgos muestra riesgos de trabajo infantil: - se nombran coordinadores para la prevención del trabajo infantil dentro de la comunidad, y - Se toman acciones, y se documentan, para prevenir, monitorear y remediar el trabajo infantil.

Las acciones son dirigidas por los coordinadores de trabajo infantil. Las acciones se conectan con las iniciativas públicas o privadas existentes sobre el trabajo infantil.

La evaluación de riesgos (punto de control #16) también se puede usar para identificar este riesgo, y el plan de gestión (punto de control #17) puede ser útil para describir las medidas que se tomaron para optimizar los rendimientos. Tome en cuenta que se deben documentar las acciones implementadas.

Como se mencionó en el punto de control #16, la evaluación de riesgos se debe actualizar con regularidad. En cuanto al trabajo infantil, aplican las mismas consideraciones, es probable que el nivel de riesgo inicial sea bajo, pero habrá que aumentarlo si surge evidencia de casos potenciales/probados.


Educación

G.C.79 Se toman acciones para fomentar la asistencia a la escuela de los niños(as) del personal del grupo, de los miembros del grupo y de los trabajadores de los miembros del grupo.

Dichas acciones están documentadas. Se apoya a la comunidad local para crear escuelas cuando no existen. Dicho apoyo está documentado.

Para revisar la implementación de este punto de control, los certificados escolares son la mejor evidencia que habrá de tener en cuenta. No obstante, el punto de control requiere que se atiendan las acciones implementadas por el grupo para alentar que los menores sigan asistiendo a la escuela. Tome en cuenta que se deben documentar las acciones implementadas.

G.C.80 Se toman medidas para apoyar el mejoramiento de la alfabetización y habilidad matemática del personal del grupo, miembros del grupo y sus familias.

Dichas acciones están documentadas.

Proveer libros, lecciones básicas, escuela para adultos.

Libertad de asociación y negociación colectiva

G.C.81 El personal del grupo puede establecer y unirse libremente a organizaciones de trabajadores, tanto internas (representaciones de trabajadores) como externas (sindicatos) y hacer parte de negociaciones colectivas sobre condiciones laborales. Si la legislación nacional prohíbe los sindicatos, los trabajadores al menos pueden de elegir representantes para discutir las condiciones laborales con la administración de las fincas.

No se interfiere de ninguna manera con el buen funcionamiento de estas organizaciones de trabajadores. Al personal del grupo se le permite elegir libremente a sus propios representantes. Los representantes pueden contactar a sus miembros en el lugar de trabajo.

La existencia, establecimiento y desempeño de la organización de los trabajadores se puede revisar mediante el escrutinio de documentos y entrevistas (aunque siempre es necesario cotejar, especialmente para confirmar la declaración de ambas partes, empleados y administración).


G.C.82 El personal del grupo no será sometido a retaliación, discriminación o no tendrán ninguna consecuencia negativa si establecen o se unen a una organización de trabajadores o si hacen parte de una negociación colectiva.

Se deberá confirmar mediante entrevistas; la organización de los trabajadores siempre se debe respetar (esto significa que una acción correctiva ha de implementarse en caso de surgir una no conformidad no puede ser la disolución de la organización/representación de los trabajadores).

G.C.83 El personal del grupo es informado efectivamente, individualmente por escrito o por difusión general sobre: - el derecho a establecer y a pertenecer una organización de trabajadores - el derecho a unirse a una negociación colectiva, y - la garantía de que no serán sometidos a retaliación, discriminación, ni que tendrán ninguna consecuencia negativa si ejercen estos derechos.

Difusión general: contenido en la sesión de trabajo, junta de comunicación, parte del contrato firmado por todos los trabajadores del grupo. La información se puede considerar efectiva si los trabajadores reconocen sus derechos durante las entrevistas.

Horas de trabajo

G.C.84 Las horas laborales ordinarias del personal del grupo no superan las 48 horas por semana, con al menos un día libre luego de 6 días de trabajo. Para los vigilantes de grupo, las horas de trabajo ordinarias no superan las 56 horas de trabajo por semana en promedio por año.

El personal del grupo es debidamente informado de la cantidad de horas de trabajo requeridas al día (en temporada alta de cosecha y fuera de temporada) Se registran las horas laboradas por trabajador.

Al hacer la muestra de registros, considere los distintos tipos de trabajador: puesto/responsabilidad, género, edad y experiencia. Elija registros de horas trabajadas tanto de temporadas altas como temporadas bajas (siempre aplica el requerimiento de un día de descanso por 6 días laborales). Una muestra básica siempre debe considerar al menos el 10 % de los trabajadores, pero usted puede optar por incrementar o reducir la muestra según los resultados obtenidos. Anote los requerimientos de mantenimiento de registros en el punto de control #4, se debe tener acceso a los registros en todo momento.


G.C.85 El trabajo en horas extras del personal del grupo es permitido si: - es solicitado oportunamente - es pagado de acuerdo a leyes nacionales o a los acuerdos de negociaciones colectivas - no supera las 12 horas por semana, y - no es solicitado regularmente

No se pueden considerar las horas extras como una regla (no se pueden exigir de forma regular).

Salarios y contratos

G.C.86 Si existe un acuerdo de negociación colectiva establecido, el personal del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo recibe al menos el salario y/o los beneficios en especie acordados. En todo momento el personal del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo debe recibir al menos el salario mínimo aplicable.

Esto aplica igualmente al personal del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo a los que se les paga por unidad o resultado (ej. por volumen de producto manipulado). El salario mínimo aplicable, es el salario mínimo más alto entre el salario mínimo nacional y el salario mínimo regional.

Calcule el costo de los beneficios en especie a efectos de garantizar que se pague el salario mínimo Cuando el pago se efectúa por unidad o resultado, el salario mínimo se debe alcanzar trabajando un número razonable de horas por semana (ver el punto de control #84 y #85 al evaluar al personal del grupo).

G.C.87 No hay deducciones a los salarios del personal del grupo o al de los trabajadores de los miembros del grupo por conceptos disciplinarios.

Si se lleva a cabo alguna acción, el grupo debe contar con un código disciplinario que se transmite al personal de forma transparente y oportuna.

G.C.88 El trabajo de valor igual del personal del grupo y de los trabajadores de los miembros del grupo, es remunerado con igual pago sin discriminación alguna, por ejemplo, por género o por tipo de trabajador.

Nuevamente, los pagos en los registros se deben cotejar con las entrevistas. Tenga en cuenta la importancia de la muestra: trabajadores con género o puesto distinto. El objetivo es identificar casos de discriminación (si existe) y no discutir las cantidades de dinero.

G.C.89 El personal del grupo recibe su salario al menos cada mes, junto con un desprendible de pago por escrito. Se conservan los registros de nómina.

Los recibos de pago y los registros de nómina incluyen como mínimo: - periodo de tiempo - salario bruto, neto y todos los beneficios, y - Deducciones obligatorias (ej. impuestos y seguridad social).

Los registros de nómina siempre deben estar presentes y (con su firma) el trabajador debe confirmar que el dinero ha sido recibido a tiempo; no es válido revisar únicamente los registros, siempre entreviste a los trabajadores de la muestra.

G.C.90 El personal del grupo que ha estado empleado por más de 3 meses tiene contratos de trabajo por escrito.

Los contratos de trabajo incluyen como mínimo: - condiciones generales de trabajo, - salario bruto y neto y los beneficios, y



- deducciones obligatorias (ej. impuestos y seguridad social).

Discriminación y trato respetuoso

G.C.91 El personal del grupo no está sujeto a beneficios o a discriminación en la contratación, remuneración, acceso a la capacitación, oportunidades, o terminación del contrato/acuerdo laboral, con base en el género, raza, casta, etnia, nacionalidad, color de piel, tipo de trabajador (permanente, temporal o inmigrante), orientación sexual, pertenencia a sindicatos, estado civil, discapacidad, edad, religión, tendencia política o cualquier otra característica.

Para las entrevistas, una muestra básica siempre debe considerar al menos el 10 % de los trabajadores, pero usted puede optar por incrementar o reducir la muestra según los resultados obtenidos. Coteje siempre los resultados de las entrevistas con los registros disponibles.

G.C.92 El personal del grupo no es sometido a castigos corporales, acoso sexual, opresión, coerción o cualquier otro tipo de abuso físico o mental, o intimidación en el sitio de trabajo.

Se debe confirmar con entrevistas; no use preguntas directas y cree un entorno apropiado para las entrevistas en este rubro de una forma tal que la persona entrevistada sienta seguridad y apertura para discutir la pregunta.

G.C.93 El personal del grupo recibe todos los derechos y beneficios por maternidad de acuerdo a la ley nacional y a la práctica. El personal del grupo puede retornar a su empleo después de una licencia de maternidad, en los mismos términos y condiciones que tenía y sin discriminación, pérdida de antigüedad, o deducciones de salario.

Cuando sea posible, pregunte a mujeres embarazadas (o de embarazo reciente) y confirme con los registros de horas laborales que sus derechos se han respetado acorde con la ley nacional (o cualquier otro acuerdo); siempre prevalece la situación más benéfica.

Salud y Seguridad

Primeros auxilios y emergencias

G.C.94 El personal del grupo recibe primeros auxilios y atención de salud de emergencia, de forma gratuita, para el tratamiento de lesiones ocupacionales. Los botiquines están disponibles en las instalaciones

Los primeros auxilios son prestados al personal del grupo, por una persona capacitada. Esta capacitación ha sido recibida en los últimos cinco años y está documentada por un diploma o un certificado.

No olvide preguntar a los trabajadores si se les paga por los servicios. Para determinar si el contenido de un botiquín de primeros auxilios es adecuado, pregunte


centrales de producción, procesamiento y sitios de mantenimiento.

Los botiquines de primeros auxilios contienen materiales que no están vencidos.

cuáles son las lesiones más comunes y como las atienden (por ej. si con frecuencia ocurren cortaduras, el botiquín debe contener gasa estéril y vendajes).

G.C.95 Los miembros del grupo y trabajadores de los miembros del grupo tienen acceso a primeros auxilios. Los botiquines de primeros auxilios se ubican en lugares centrales de producción, procesamiento, y mantenimiento.

Los botiquines de primeros auxilios contienen materiales que no están vencidos.

El acceso debe considerarse a la luz del sentido común considerando la distancia y el tiempo necesario para llegar al botiquín desde los puntos en los cuales pueden ocurrir las lesiones.

G.C.96 Se cuenta con un procedimiento claro y por escrito, de accidentes y emergencias, el cual está exhibido en todas las instalaciones centrales.

El procedimiento incluye al menos: - nombre de las personas de contacto - acciones a tomar en situaciones de emergencia - la ubicación de los medios de comunicación (teléfono, radio), y - una lista actualizada de los teléfonos de emergencia (bomberos, ambulancia, policía, etc.). El procedimiento utiliza símbolos, pictogramas y está en el(los) idioma(s) predominante(s) de los trabajadores.

Tenga en cuenta el objetivo del procedimiento: procurar que ninguna situación de emergencia empeore por razón de la dificultad de encontrar ayuda. Revise/solicite que la información siempre esté actualizada (por ejemplo, número de teléfono del administrador/responsable actual o el centro médico más cercano).

G.C.97 Se cuenta con señales de advertencia claras y permanentes en las instalaciones centrales para indicar los peligros potenciales. Las máquinas tienen instrucciones claras sobre el uso seguro de las mismas y sus partes peligrosas están protegidas o cubiertas.

Las señales de peligro y las instrucciones de seguridad usan símbolos, pictogramas y están en el(los) idioma(s) predominante(s) de los trabajadores. Hay equipos de extinción de incendios que funcionan (ej. extintores de fuego, baldes de arena, mantas) en los centros de procesamiento, mantenimiento y administración.

Revise con el personal que los signos se entiendan y asegúrese de que el lenguaje usado en las instrucciones-pictogramas etc., son comprensibles para los trabajadores. En la mayoría de las veces, la evaluación de riesgos de cada actividad llevada a cabo en las instalaciones proporciona al miembro un indicativo de donde se requieren los signos de advertencia.

Manipulación de plaguicidas

G.C.98 El personal del grupo, los miembros del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo que manipulen plaguicidas, usan el equipo de protección personal (EPP) y la ropa adecuada que es

Los EPP y la ropa de protección que estén dañados y que no puedan ser reparados o que estén diseñados para usarse una sola vez, deben ser descartados de manera segura. Existen medidas de seguridad

Tenga en cuenta que el punto de control requiere el uso del Equipo de Protección Personal y no simplemente que se almacene cerca del área de almacenamiento de plaguicidas Pregunta a las partes


recomendada para el plaguicida que se usa y su método de aplicación. Los EPP y la ropa de protección están en buena condición. Luego de su uso, los EPP y la ropa de protección son lavados, secados y almacenados de manera segura, lejos de los plaguicidas y en un área bien ventilada.

establecidas para evitar la exposición al personal y la contaminación ambiental, durante la limpieza de los EPP y de la ropa de protección.

responsables sobre como se aseguran de que los Equipo de Protección Personal estén limpios y en buenas condiciones. Si bien el número de operadores y Equipos de Protección Personal (EPP) disponible NO necesariamente debe coincidir, el acceso debe darse en todo momento. Si el EPP se puede reutilizar, revise con los operadores si el método para limpiar la vestimenta de protección se aplica debidamente. Como regla general, los EPP no deben compartir el mismo espacio que los pesticidas.

G.C.99 El personal del grupo, los miembros del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo, menores de 18 años, y las mujeres embarazadas o madres lactantes, no manipulan plaguicidas.

Coteje los nombres en la lista de trabajadores con los registros de capacitación y con los registros en los cuales es posible verificar la edad y el género. Entreviste a las trabajadoras para cerciorarse de que si están embarazadas o en lactancia no manejen plaguicidas.

G.C.100 Se realizan chequeos anuales de salud al personal del grupo (incluyendo los que pertenecen a grupos de aspersión) que manipula plaguicidas regularmente.

Los chequeos de salud están documentados e incluyen un examen de colinesterasa para aquellos que aplican plaguicidas organofosforados y carbamatos.

Verifique con el personal del grupo que los controles de salud se aprueben frecuentemente (al menos de manera anual); al revisar la lista de aplicadores, use una muestra para verificar el análisis (un 10 % es un mínimo, pero puede incrementarse o reducirse de acuerdo con los resultados). Cuando los resultados presenten un riesgo para el trabajador, se le deberá reemplazar de inmediato y se le deberán asignar tareas distintas que no impliquen riesgos.

G.C.101 El personal del grupo (incluyendo los que pertenecen a grupos de aspersión) que manipula plaguicidas tienen acceso a instalaciones donde se pueden bañar y cambiar.

Se debe confirmar mediante entrevistas e inspecciones visuales de las áreas mencionadas.


Agua apta para consumo e higiene

G.C.102 El personal del grupo, los miembros del grupo y los trabajadores de los miembros del grupo, tienen acceso a agua apta para consumo.

En áreas rurales, acceso razonable implica que una persona no debe invertir una parte desproporcionada del día juntando agua para las necesidades de su familia. En áreas urbanas, 200 metros se considera razonable. Tenga en cuenta que este punto de control aplica también a miembros del grupo con sus trabajadores.

G.C.103 El personal del grupo recibe instrucciones sobre higiene básica, las cuales son exhibidas en un sitio visible en las instalaciones centrales.

Como instalaciones centrales se consideran las áreas de producción, procesamiento y mantenimiento, baños y lavamanos y áreas de vivienda y alimentación. Las instrucciones usan símbolos, pictogramas y están en el(los) idioma(s) predominante(s) de los trabajadores.

Verifique con el personal que los signos se entiendan y asegúrese de que el lenguaje usado en las instrucciones-pictogramas etc., son comprensibles para el personal del grupo.

G.C.104 Hay baños y lavamanos en los sitios de procesamiento y mantenimiento.

Los sitios de lavado deben estar ubicados entre los retretes y las áreas de trabajo a efectos de asegurar un manejo higiénico de los productos después de usar los baños.

G.C.105 Los comedores comunitarios están limpios, bien mantenidos y, en la medida de lo posible, libre de plagas.

Si es necesario, se toman medidas para eliminar las plagas. Dichas medidas están documentadas. Las trampas están marcadas claramente por razones de seguridad.



BLOQUE D - MEDIO AMBIENTE

Principios: • Los grupos y miembros de grupos: - usan el agua y la energía de manera eficiente, - previenen la contaminación del agua, - protegen y/o restauran los hábitats naturales, - protegen los recursos naturales, - protegen la biodiversidad, - manejan adecuadamente los residuos en la finca, - tienen la capacidad de adaptarse al cambio climático.


Agua

G.D.106

Se mantiene una zona de amortiguación con vegetación nativa de al menos 5 m de anch0, a lo largo de los cuerpos de agua estacionales y permanentes, para controlar la erosión, limitar la contaminación con plaguicidas y fertilizantes y proteger el hábitat de vida silvestre. En fincas con áreas inferiores a 2 ha, se mantiene una zona de amortiguación de al menos 2 m.

Al visitar fincas pequeñas, considere los distintos requerimientos (2 o 5 metros); confirme con los productores el tamaño de las fincas visitadas. Las plantas ubicadas en la zona de delimitación pueden ser cultivadas y cosechadas, pero siempre se deben considerar las restricciones descritas en este punto de control.

G.D.107

Los plaguicidas y fertilizantes inorgánicos no son usados: - dentro de los 5 metros aledaños a cualquier cuerpo de agua permanente o estacional que tenga hasta 3 metros de ancho (o dentro de los 2 metros aledaños si la finca es de menos de 2 ha), - dentro de los 10 metros aledaños de cualquier cuerpo de agua permanente o estacional de más de 3 metros de ancho, o - dentro de los 15 metros aledaños de un nacimientode agua Se minimiza la escorrentía del

Hay instrucciones claras establecidad para todas las personas que aplican fertilizantes y plaguicidas.

Si bien no es necesario que las instrucciones estén escritas, deben ser igualmente entendidas por todos los operadores que estén aplicando los fertilizantes y/o pesticidas. Pida a los productores (en caso de que no estén aplicando los químicos) que se cercioren de que las zonas de delimitación efectivamente se conserven como áreas libres de químicos. Tome en cuenta la ubicación de los afluentes de agua alrededor de las áreas en las cuales está ubicada la finca; los mapas solicitados en el Bloque A le ayudarán durante el proceso de


fertilizante orgánico. toma de la muestra para asegurar de que esas fincas se visiten.

G.D.108

Existen medidas documentadas para el uso eficiente del agua en la producción y el procesamiento.

Ejemplos de medidas para el uso eficiente del agua son: - considerar las necesidades hídricas (dependiendo de, por ejemplo, el suministro individual, recursos y acceso regional/comunitario, lluvia, entre otros) - tomar medidas cuando hay extracción y descarga de agua y posible escorrentía - minimizar la polución del agua - mecanismos adecuados de recolección de agua

La documentación de las medidas para el uso eficiente del agua se puede obtener al nivel de la oficina (SIG), no obstante, debe cotejarse a nivel de la finca para cerciorarse de que las medidas mencionadas efectivamente se implementen.

Protección de la naturaleza

G.D.109

No se deforesta ni degrada el bosque primario desde el 2008.

Tome en cuenta la ubicación de los bosques principales alrededor de las áreas en las cuales está ubicada la finca; los mapas solicitados en el Bloque A le ayudarán durante el proceso de toma de la muestra para asegurar de que se visiten las áreas con más riesgo. Podrá encontrar mapas completos de pérdidas forestales y áreas protegidas: http://www.globalforestwatch.org.

G.D.110

No se deforesta ni degrada el bosque secundario, a menos que: - se cuente con un título legal sobre el terreno y/o el permiso del dueño y/o derechos de tenencia de la tierra, y - se cuente con los permisos del gobierno (si se requieren)

Tenga conocimiento de la ubicación del bosque secundario que circunda a las áreas en las cuales la finca está ubicada; la evidencia que sustente todo caso de deforestación se pondrá a disposición antes de la auditoría y no será solicitada a las autoridades durante la auditoría (lo cual de otra forma se identificaría como una no conformidad).


G.D.111

No se realizan actividades de producción o procesamiento dentro de los 2 km aledaños a un área protegida, a menos que estén permitidas en el plan de manejo del área protegida. Este plan de manejo es implementado.

Los planes de manejo del área protegida deben ser aprobados por una autoridad nacional o regional competente, e incluyen al menos lo siguiente: - Identificación de los límites de las áreas para producción y procesamiento y la comunicación sobre estos límites a los miembros del grupo, así como la prohibición de hacer posteriores extensiones o adiciones (al área de producción y procesamiento)_ y nuevos 'clareos', en tierras fuera de esta área, - acciones específicas para mitigar o compensar los impactos en el ambiente, como por ejemplo reforestación, adopción de prácticas agroforestales, establecimiento de corredores biológicos, y - Roles de supervisión e implementación del plan claramente definidos, con periodos de tiempo. Si aún no se cuenta con un plan de manejo, el SIG se involucra con las autoridades locales para desarrollar uno.

Tome en cuenta la ubicación de las áreas protegidas alrededor de las áreas en las cuales está ubicada la finca; los mapas solicitados en el Bloque A le ayudarán durante el proceso de toma de la muestra para asegurar de que se visiten las áreas más riesgosas. Los planes de gestión deben estar actualizados: las áreas propuestas para producción deben ser acordes con la realidad y las acciones propuestas (cuando se mencionen como una herramienta de mitigación) se deberán revisar a nivel de la finca. Cuando los riesgos estén presentes y las acciones para mitigar las situaciones no estén completas, usted puede declarar una NC en este punto de control.

G.D.112

Las especies amenazadas y en peligro de extinción presentes en el área de producción definida, están identificadas, se ha informado a los miembros del grupo sobre ellas, y son protegidas.

No se caza, tráfica ni se recogen dichas especies con fines comerciales.

Revise como se lleva a cabo la comunicación con los miembros y (mediante entrevistas) si están conscientes de la importancia de proteger tales especies en peligro. Podrá encontrar una lista exhaustiva de las especies en https://www.worldwildlife.org/species/directory.

G.D.113

El grupo promueve la diversidad ecológica, protegiendo y mejorando los hábitats y ecosistemas.

Como ejemplos están: - Siembra de árboles y/o flores - Protección de los corredores biológicos - Preservación de las áreas semi-naturales (ej. arbustos y praderas) Los sistemas de cultivo con sombrío/sistemas cumplen con este requisito.


Adaptación al cambio climático

G.D.114 Se toman medidas y se documetan, para ayudar a los miembros del grupo en la

Las medidas incluyen por ejemplo: - Uso de fertilizantes y plaguicidas de manera eficiente

No olvide que las medidas se deben documentar; idealmente, el plan de grupo planea un

https://www.worldwildlife.org/species/directory

https://www.worldwildlife.org/species/directory


adaptación a los impactos importantes del cambio climático identificados en el análisis de riesgos.

- Plantación de árboles (de sombra) - Capacitaciones sobre prácticas de adaptación - Establececimiento de parcelas demostrativas - Instalación de sistemas de recolección de agua

seguimiento en las medidas para evaluar su eficiencia.

Energía

G.D.115

Se toman medidas para aumentar la eficiencia del uso de la energía en la producción y el procesamiento, y cuando sea posible, se usan fuentes de energía climáticamente inteligentes.

Como ejemplos están: - Siembra de árboles y/o flores - Protección de los corredores biológicos - Preservación de las áreas semi-naturales (ej. arbustos y praderas) Los sistemas de cultivo con sombrío/agroforestales cumplen este requisito.

Para mostrar el incremento en la eficiencia, en cada temporada el grupo debe medir los niveles de consumo y relacionarlos con la cantidad del producto que se produjo; después, por medio de medidas concretas, podrían comenzar a trabajar en la eficiencia (producir más con menos consumo).

Aire

G.D.116

Se toman medidas documentadas para reducir la contaminación del aire de fuentes identificadas en el análisis de riesgos.

Las medidas incluyen por ejemplo: - uso de fuentes alternativas de energía (por ejemplo, la energía solar) para actividades de procesamiento - Mantenimiento regular de maquinaria agrícola - No quemar materia orgánica o inorgánica


Residuos

G.D.117

Los residuos son almacenados y desechados sólo en áreas designadas. Los residuos no peligrosos son reutilizados o reciclados siempre que sea posible. Los residuos orgánicos son usados como fertilizante.

Si bien las áreas designadas no necesariamente deben estar identificadas con signos, servirán para ese propósito exclusivo.

G.D.118

Existe un centro de acopio para los residuos potencialmente peligrosos, como baterías, medicamentos vencidos y desechos electrónicos.

Los residuos recolectados se desechan de forma que representen la menor amenaza posible para el ambiente y la salud humana.

Pregunte si se genera tal tipo de residuo dentro del grupo y cuál es la frecuencia y cantidad del residuo generado, para que pueda estimar el tamaño/tipo de centro de cosecha/recolección requerido.


Anexo 2. Lineamientos para el Módulo de Café

de UTZ


BLOQUE B - PRÁCTICAS AGRÍCOLAS


CF.B.1

Se siembra y/o mantiene un número adecuado de árboles de sombrío adecuados, por hectárea en los lotes de café.

Los árboles de sombra son especies no invasivas y/o fijadoras de nitrógeno y/o altamente nutricionales y proveen un dosel óptimo (en su madurez). El número de árboles de sombrío depende de los patrones del clima, las condiciones del suelo y las recomendaciones específicas del producto.

Tome en cuenta las características mencionadas en la explicación del cumplimiento y tomando en cuenta tal información cuente los árboles de sombrío en las fincas visitadas y evalúe la implementación de planes para nuevas plantas.

Procesamiento poscosecha

CF.B.2

Para evitar la formación de moho, se minimiza el contacto del café con cualquier fuente de contaminación con hongos.

Esto aplica a los frutos/cerezas recolectadas y granos de café seco (frutos/cerezas secas, café pergamino o verde). Se evita el contacto del café recolectado con el suelo.

Observe la gestión del café después de la cosecha e identifique los puntos en los cuales pudiera surgir un riesgo por la calidad del producto final. Es posible que las medidas preventivas estén descritas por el miembro en el programa APPCC.

CF.B.3

Se toman medidas para evitar que los granos de café obtengan humedad durante el almacenamiento, cargue y transporte.

De igual forma que en CF.B2, el exceso de humedad puede afectar la calidad del café.

CF.B.4

El café es fermentado de manera adecuada y por el tiempo requerido.

La adecuada fermentación se verifica, por ejemplo, con el análisis frecuente de muestras de los tanques de fermentación.

El proceso de fermentación debe estar estandarizado y la técnica y tiempo invertido debe ofrecer resultados consistentes (se hace verificación mediante degustación o evolución de pH de forma consistente).

CF.B.5 Los granos de café son secados hasta alcanzar un nivel adecuado de humedad.

El café cumple con un porcentaje de humedad específico solicitado por el comprador. Se conservan los

Identificar la cantidad de café que crea un lote y solicitar los registros de mediciones de


registros de las determinaciones de humedad y las solicitudes del comprador.

humedad para diversos lotes. El porcentaje máximo debe ser predeterminado y claro para la persona o personas a cargo de tales controles.

CF.B.6

El café está razonablemente libre de partículas y olores extraños y granos defectuosos. El café cumple con los estándares nacionales de calidad o requisitos contractuales.

Entre los granos defectuosos de café se encuentran, por ejemplo: -Planos -Encogidos -De color café oscuro o negro -Mohosos -Infestados Los requisitos contractuales pueden hacer referencia a, por ejemplo: - Sabores desagradables - Homogeneidad del tamaño del grano - Nivel de humedad - Defectos

Evidencia visual Si existen estándares nacionales o privados, revise que un sistema de monitoreo esté controlando los parámetros requeridos y que se estén tomando medidas cuando dichos parámetros no se satisfagan.

BLOQUE D - MEDIO AMBIENTE

Bienestar de los Animales

CF.D.7

No hay animales en cautiverio utilizados para el procesamiento del café animal. No existen animales en cautiverio en la finca que sean usados con fines turÍsticos.

El cautiverio es considerado una condición de confinamiento que limita el movimiento de los animales en su habitat natural. (por ejemplo jaulas o cercas). Procesamiento de café animal significa usar la interferencia de animales con el cafe para modificar la calidad del café (por ejemplo forzar o permitar que los animales coman las cerezas de cafe y extraer el café de las heces). Nota: Los miembros titulares de un certificado válido en el momento de la publicación de la versión 1.1 del Código de Conducta (1 de julio 2015 ) , pueden implementar un plan de reducción gradual de un máximo de 3 años para cumplir con este punto de control. El plan debe ser aprobada por UTZ . Miembros interesados deberán ponerse en contacto con UTZ para solicitar los detalles y condiciones antes del 1 enero 2016 a [email protected]

Considere la definición de cautiverio: si no hay animales, no aplica el punto de control.


Agua

CF.D.8

El agua limpia y la contaminada son separadas.Cuando sea posible, el agua es reciclada durante el beneficio húmedo.

Se toman medidas para (re)utilizar el agua de manera eficiente.

Observación directa. Pregunte siempre si el agua se reutiliza de algún modo y cuáles son las medidas preventivas para evitar que el café se contamine.

CF.D.9

Además de reciclar el agua, se implementan actividades para reducir el consumo de agua durante el beneficio húmedo.

Ejemplos de estas actividades incluyen: - uso de despulpadores ecológicos para reducir el consumo de agua. - tener un procedimiento en el lugar para reducir el consumo de agua durante el lavado de maquinaria. El objetivo de consumo del agua está por debajo de 10 litros/kg de café verde (aproximadamente 2 litros/kg de café cereza)

El consumo de agua se debe monitorear para demostrar la reducción en el tiempo. Acciones como revisiones preventivas, compra de equipo eficiente o programas de mantenimiento se pueden considerar para efectos de evitar fugas y derrames.

CF.D.10

Se cuenta con un sistema de tratamiento de aguas para eliminar o reducir la contaminación causada por las aguas residuales provenientes del beneficiado húmedo del café.

Entre las medidas para tratar las aguas residuales están por ejemplo: - control de escorrentía en la superficie - biodigestor plástico tubular - reactor anaeróbico - lagunas - filtros aeróbicos

No es aceptable que el agua usada se devuelva directamente al ambiente sin ningún tratamiento. Pregunte cuál es el volumen de agua consumida (especialmente en temporada alta y confirme que el sistema de tratamiento implantado en el sitio tiene la capacidad adecuada.

CF.D.11

En centrales de beneficiado húmedo (de grupos) y beneficios húmedos de fincas (fincas certificadas con el Código de Conducta para individuales y multi-sitios) se implementa un programa de análisis de calidad y monitoreo del agua.

El análisis se realiza al menos una vez en cada época de cosecha de café e incluye un análisis de las muestras de agua, antes y después del tratamiento. El análisis toma en cuenta las cuencas de agua donde están localizados los grupos y el riesgo de contaminación de esas areas y sirve para mejorar, cuando sea posible, el sistema de tratamiento de agua en el lugar. El análisis indica al menos: - demanda química de oxígeno (DQO), - pH, - sólidos sedimentables, y - tasa de flujo. El monitoreo incluye: - comparación de los resultados antes y después del tratamiento, - comparación con los resultados

Los molinos centrales corresponden a aquellos usados por el grupo en su totalidad; aquellos pertenecientes a miembros del grupo y que estén siendo usados para procesar café de diversos miembros del grupo pueden ser parte también del programa de monitoreo según el análisis de riesgo efectuado al nivel del SIG. Por defecto, los niveles máximos para los parámetros solicitados deben desprenderse de las legislaciones nacionales (siempre serán la referencia); los laboratorios acreditados/reconocidos deberán estar al tanto de la naturaleza de las muestras a efectos de elegir los


del año o años anteriores, y - comparación con las regulaciones nacionales o locales aplicables. Las acciones correctivas se toman con base en los resultados. Los registros y el programa de monitoreo están disponibles. Los registros incluyen: - fecha de los análisis, - resultados y acciones correctivas, y - persona responsable del sistema de monitoreo.

parámetros idóneos y niveles máximos de la literatura o legislación en la materia.


Anexo 3. Lineamientos para el Módulo de

Cacao de UTZ




CO.B.1

Au moins 12 arbres d'ombrage par hectare sont maintenus et répartis de manière homogène sur les parcelles de cacao.

Se siembran suficientes árboles adecuados para eventualmente alcanzar un total de 12 árboles maduros por hectárea. Los nuevos árboles plantados son cuidados adecuadamente y son especies no invasivas y/o fijadoras de nitrógeno y/o altamente nutricionales y proveen un dosel óptimo (en su madurez). Los árboles de sombra pueden ser usados para otros propósitos (ej. madera o frutas), siempre que el número de 12 árboles por hectárea se mantenga.

Cuente los árboles en las parcelas visitadas como parte de la muestra durante la auditoría. Confirme la cantidad de hectáreas con el productor antes de calcular el número de árboles necesarios. Cuando se tenga implantado un plan para incrementar el número de árboles de sombrío, confirme como se está llevando a cabo la gestión de los nuevos árboles.

CO.B.2

Los miembros del grupo tienen acceso a suficientes semillas o plántulas de árboles de sombrío para satisfacer sus necesidades. Si no pueden obtenerlas por ellos mismos, existe un plan de distribución.

Evalúe este punto de control en combinación con el punto de control y considere que no siempre se tienen a disposición las mejores opciones (tener la cubierta de follaje óptima).

Procesamiento poscosecha

CO.B.3

El cacao es fermentado de manera adecuada por el tiempo requerido.

Si no se cuenta con recomendaciones nacionales o estas no son adecuadas, se aplican las recomendaciones técnicas de otras fuentes (ej. extensionistas, agrónomos, asistentes técnicos).

Tenga en cuenta las recomendaciones nacionales Puede que un estándar ampliamente conocido (como usar hojas de plátano para cubrir los granos de cacao por 7 días) no sea el estándar requerido por los clientes o el más apropiado para las condiciones de la región.

CO.B.4

Los granos de cacao son secados de una manera que se evite la contaminación con humo, combustibles,

Se fomentan los métodos de secado que permiten la ventilación.

Observación directa; las condiciones adversas pueden estar afectando la calidad de los granos de cacao (especialmente desde el punto de vista


olores y otras fuentes que puedan afectar la calidad.

organoléptico).

CO.B.5

Los granos de cacao son secados hasta un nivel de humedad adecuado.

Los contenidos de humedad oscilan entre 7.5% y 8% o están de acuerdo con las regulaciones nacionales y/o los requisitos del cliente.

La humedad se puede monitorear, pero tenga en cuenta que no es la metodología específica solicitada ni la conservación de registros con los resultados.

CO.B.6

Se toman medidas para evitar que los granos de cacao obtengan humedad durante la carga, almacenamiento y transporte.

Observación directa: es una técnica común cubrir los granos de cacao con material impermeable durante los procesos. Tenga en cuenta que el objetivo es evitar que los granos tengan problemas con mohos y/o niveles de humedad.

CO.B.7

El cacao está razonablemente libre de partículas y olores extraños y granos defectuosos. El cacao cumple con los estándares nacionales de calidad u otros requisitos contractuales.

Entre los granos defectuosos pueden estar por ejemplo: -Planos -Encogidos -Negros -Mohosos -Infestados Los requisitos contractuales pueden hacer referencia a: - Sabores desagradables - Homogeneidad del tamaño del grano - Nivel de humedad - Defectos

Esté al tanto de los estándares nacionales de calidad: normalmente existe un porcentaje aceptable de defectos que se pueden tolerar. La frecuencia y el tipo de pruebas para verificar estos requerimientos deben ser acorde a la naturaleza y tamaño de los lotes.


Anexo 4. Lineamientos para el Módulo de Té de

UTZ



Cosecha

TE.B.1

Las hojas son recolectadas en el momento adecuado para optimizar la calidad y salubridad del cultivo.

Las hojas son recolectadas y enviadas a la fábrica en el mismo día, preferiblemente en un margen de 6 horas.

Pregunte cuáles son los estándares de cosecha y entrega a las fábricas. Seis horas es un ideal estándar que puede variar si el miembro demuestra que la calidad no se ve afectada.

Poscosecha

TE.B.2

Se implementan medidas para evitar la compactación y aplastamiento de las hojas verdes.

Las medidas incluyen como mínimo: -definir un peso máximo por saco en la recolección -evitar el apilamiento y empacar de más - usar material de empaque que permita la ventilación, y - un procedimiento para el transporte correcto.

Tenga en cuenta que es posible que incluso sin la implementación de medidas o procedimientos específicos, se puede prevenir la compactación de hojas.

Procesamiento

TE.B.3

Se cuenta con normas para el cálculo de deducciones de peso, incluyendo una deducción máxima.

Por ejemplo, en caso de hojas mojadas.

Pregunte si esta reducción se está aplicando, y de ser así, pregunte si es constante en tiempo y si se está implementado correctamente.

TE.B.4

Se realizan controles de calidad frecuentes, incluyendo por ejemplo conteo de hojas, cuando las hojas son enviadas a la unidad de procesamiento.

Los registros de este control de calidad están disponibles.


TE.B.5

Se implementan medidas para evitar la contaminación del té durante el almacenamiento y procesamiento.

Las medidas incluyen al menos: - evitar el ingreso de animales, y - evitar la contaminación con humo.

Observación directa; considere que la contaminación puede ocurrir bajo condiciones distintas a las observadas, por lo que es recomendable que indague sobre todas las situaciones posibles.

TE.B.6

Todos los equipos que tienen contacto directo con el té, son desinfectados regularmente con vapor o con agua con desinfectante para evitar la

Entre los equipos se incluyen las mesas de enrollado, máquinas de CTC, pisos o bandejas de fermentación y el piso.

Confirme la metodología usada para la desinfección mediante examinación de los procedimientos o registros Cuando se usen químicos, su uso


contaminación microbiana. debe estar aprobado por la industria alimenticia (nivel alimenticio).

TE.B.7

Se evita la contaminación con limpiadores, lubricantes y otras sustancias que puedan entrar en contacto con el té durante el procesamiento.

Sólo se usan limpiadores, lubricantes u otras sustancias de grado alimenticio, y se usan de acuerdo a las instrucciones de la etiqueta.

Tenga en cuenta que cuando los químicos son de nivel alimenticio, se debe evitar el contacto accidental: pregunte por las áreas en las cuales se usan los químicos y evalúe si existe riesgo para el producto.

TE.B.8

Para todo el procesamiento del té, se cuenta con buenas prácticas. Se establece e implementa un diagrama del proceso que indica las condiciones óptimas (incluyendo temperatura y tiempo) para cada actividad. La humedad relativa es monitoreada y controlada para evitar una excesiva absorción de humedad en la clasificación y empaque. Se usa agua potable en los humidificadores para evitar la contaminación.

En el diagrama de flujo (por lo general incluido en el sistema APPCC) se deben establecer las condiciones para el procesado seguro de las hojas de té. Confirmar por medio de los registros que se están respetando los parámetros establecidos (o si existen acciones correctivas cuando los controles muestren incumplimiento). Se deben cumplir los criterios concernientes al agua potable conforme a la legislación en materia de agua para consumo humano.

TE.B.9

En el procesamiento del té verde: -la vaporización/tostado de las hojas verdes se realiza con una combinación óptima de carga, temperatura y tiempo; -el enrollado se realiza con una combinación óptima de carga, velocidad y tiempo; - el secado rotatorio se realiza bajo una combinación óptima de carga, temperatura y tiempo para mejorar la calidad y optimizar el uso de energía; -la clasificación y empaque se realizan con una combinación óptima de temperatura y humedad relativa.

Se evita la contaminación con humo al momento del tostado y secado rotatorio. Los registros de tiempo de rotación, temperatura y humedad relativa, se encuentran disponibles.

No hay lineamientos adicionales (lo mismo que para TE.B.8).


TE.B.10

Para el procesamiento del té negro: -el marchitamiento se realiza con una combinación óptima de carga, temperatura, humedad relativa y tiempo para garantizar un marchitamiento físico y químico óptimo de las hojas de té, en condiciones de higiene; -el enrollado y ruptura se realiza con una combinación óptima de carga, velocidad y tiempo; - la fermentación se realiza bajo condiciones higiénicas para evitar la contaminación microbiana y obtener un té de buena calidad; - el secado se realiza bajo una combinación óptima de temperatura y tiempo para mejorar la calidad y optimizar el uso de energía; -la clasificación y empaque se realizan con una combinación óptima de temperatura y humedad relativa.

Se siguen los parámetros de aire (volumen, temperatura, humedad relativa) y tiempo para el marchitamiento, tal y como se indica en el diagrama de flujo del proceso. Para garantizar que el producto final cumpla los requisitos de calidad, se manejan los niveles de carga de hojas verdes en los canales, así como la carga de hojas marchitadas en las enrolladoras.

No hay lineamientos adicionales (lo mismo que para TE.B.8).

TE.B.11

Se toman medidas para minimizar el riesgo de partículas extrañas (ej. Piedras, piezas de metal, plástico o vidrio) en el té.

Se implementa un proceso de tamizado o soplado de las hojas escaldadas antes del enrollado y durante la selección y clasificación final.

De acuerdo con los análisis de riesgos, revise las medidas implementadas para evitar contaminación física.

TE.B.12

Sólo se usa agua limpia durante el procesamiento.

Sólo se usa agua potable (o agua declarada como apropiada por las autoridades competentes) en caso que el agua o vapor entre en contacto con el té durante el procesamiento.

Se deben cumplir los criterios concernientes al agua potable conforme a la legislación en materia de agua para consumo humano.

TE.B.13

Las muestras representativas de los lotes se guardan por al menos un año, para ser analizadas en caso de alguna queja.

Se deben poder rastrear las muestras a tandas o lotes concretos.

TE.B.14

Con regularidad, el personal calificado evalúa la calidad del té y guarda los registros que hagan referencia a tandas o lotes particulares.

La calidad del té se revisa mediante un análisis o prueba organoléptica (catación) y se mantienen los registros (considerar punto de control G.A.4).


TE.B.15

Todos los trabajadores usan vestuario adecuado para la operación realizada, con el objetivo de evitar la contaminación.

El vestuario adecuado (ej. Bata, delantal, mangas, guantes) es lavado o cambiadas con frecuencia para evitar la contaminación cruzada.

TE.B.16

Los trabajadores tienen acceso a baños y lavamanos limpios cerca de su trabajo. Los baños están en buen estado de higiene y no se abren directamente al área donde se manipula el té, a menos que la puerta se cierre sola.

Si el material para cubrir se limpia o se cambia, pregunte con qué frecuencia se efectúan tales acciones y evalúe si son suficientes para evitar la contaminación del producto.

Declaraciones en el GIP

TE.B.17

Todas las transacciones de hojas de té verdes UTZ, incluyendo el pago de la prima, se encuentran registradas en el Good Inside Portal (GIP). Los registros de estas transacciones y actividades de reservas se mantienen con el número de identificación de la transacción (ID) asignado por el GIP.

Las transacciones y las actividades de reservas incluyen: - Anuncios de ventas - Anuncios de compra - Confirmación del comprador - Conversión - Mezcla - Bajar de categoría

El criterio para la separación entre las áreas de procesado y los baños es, o bien una puerta doble o una puerta de cerrado automático. Se debe contar con instalaciones para lavarse las manos en un punto que sea fácil de usar al regresar de los baños.

TE.B.18

Cuando el té es declarado como UTZ, el productor o grupo de productores y el primer comprador deben acordar un procedimiento de pago (que incluya el monto y los plazos) de la prima UTZ a ser pagada al productor o grupo de productores. Esto también aplica cuando el té es declarado como UTZ en una etapa posterior en la cadena de suministro. La prima UTZ es el valor neto de cualquier deducción para el reembolso de bienes o servicios pre-financiados.

Se encuentra disponible la prueba del pago de la Prima UTZ y el reconocimiento de su recepción por parte del productor o del grupo de productores

No hay lineamientos adicionales en este sentido (consultar el Anexo de Té Estándar de la Cadena de Custodia).

TE.B.19

Cuando el té es declarado como UTZ retroactivamente, el anuncio de venta o de compra y la confirmación del comprador deben ser ingresados (retroactivamente) en el Good Inside Portal (GIP).

Si bien no se requiere documentar el procedimiento solicitado para el pago, debe quedar igualmente entendido por todas las partes relacionadas.


TE.B.20

Los primeros compradores que cuenten con derechos a nombre del miembro para la cuenta GIP de un productor o grupo de productores, informan a su proveedor de todos los anuncios de compra (incluyendo el volumen) realizados, y les informan de la confirmación de la transacción generada en el GIP dentro de las dos semanas posteriores a la confirmación de la transacción.

No hay lineamientos adicionales en este sentido (consultar el Anexo de Té Estándar de la Cadena de Custodia).

BLOQUE C - CONDICIONES LABORALES

Salud y seguridad

TE.C.21

Las áreas de procesamiento están bien ventiladas y se toman medidas para reducir el ruido y la contaminación con polvo.

Tome en cuenta el punto de control que sea un entorno saludable para los trabajadores. A los trabajadores de las áreas en las cuales no sea posible reducir el ruido y el polvo a niveles aceptables se les deberá suministrar Equipos de Protección Personal adecuados.

TE.C.22

Existen suficientes salidas de emergencia en caso de incendios que funcionan adecuadamente y se cuenta con equipo de extinción de incendios en las áreas de procesamiento. Existe una alarma contra incendios y se hacen simulacros de incendio regularmente.

Las pruebas del equipo contra incendios se hacen regularmente y se conservan los registros. Las salidas de emergencia son fáciles de abrir desde el interior y están marcadas claramente.

Observe la distribución de salidas de emergencia en caso de incendios y pruébelas (si es necesario). El contenido ideal de los registros debe mostrar la fecha y hora en la cual se llevaron a cabo las pruebas y resultados de las pruebas en sentido satisfactorio o insatisfactorio (en tal caso, se deben implementar medidas correctivas).

BLOQUE D - AMBIENTE

Residuos y energía

TE.D.23

El agua residual de la fábrica es tratada para evitar la contaminación de los ecosistemas naturales.

No es aceptable que el agua usada se devuelva directamente al medio ambiente sin ningún tratamiento. Pregunte por el volumen de agua consumida (especialmente durante las temporadas altas) y confirme que se tenga implantado un sistema de tratamiento con la capacidad necesaria.


TE.D.24

El sistema de calentamiento del aire para las secadoras es mantenido adecuadamente y probado para hacer un uso eficiente de la energía.

Las medidas incluyen: - Control de combustión - Uso de combustible adecuado - Aislamiento térmico para minimizar las pérdidas de calor, como sellar los escapes de humo en los tubos de intercambio de calor - Garantizar la ventilación adecuada en los edificios - Evitar la obstrucción de las mallas y que los radiadores estén cubiertos con residuos de té - "Pruebas de humo"

Si es posible, identifique el consumo de energía para el procesado y su relación con el té procesado; la fábrica debe estar en condiciones de demostrar una reducción en la ración en tiempo.

DOCUMENTO DE ORIENTACIÓN DE UTZ · 2018-08-23 · 3.2 Dictamen de la certificación y pasos...

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