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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO DE PERSONAL

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE

DESARROLLO DE PERSONAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

C O N T E N I D O:

HOJA DE AUTORIZACIONES

INTRODUCCION

OBJETIVOS

POLITICAS GENERALES

FUNCIONES GENÉRICAS

FUNCIONES ESPECÍFICAS

MARCO JURÍDICO

PROCEDIMIENTOS:

o DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

o CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL

Programación de la capacitación Organización de eventos de capacitación Valuación y seguimiento Autorización de cursos aislados Contratación de cursos

FORMATOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP -001 Perfil de Puesto por PersonaDDP -002 Lista de AsistenciaDDP -003 Control Anual de CursosDDP -004 Solicitud de Curso de CapacitaciónDDP -005 Cuestionario de Opinión

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A U T O R I Z A C I O N E S

ELABORO

C.P. JOSUE J. LIEVANO MERIDADIRECTOR DE ADMINISTRACION

AUTORIZO:

DR. PABLO LIEDO FERNANDEZDIRECTOR GENERAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Desarrollo de Personal de El Colegio de la Frontera Sur, es un instrumento para que la organización alcance alta productividad y eficiente desempeño que la introduzca a la excelencia, atendiendo, específicamente, las necesidades de desarrollo del elemento más importante: el personal.

La capacitación es un factor estratégico para que las organizaciones puedan ser competitivas, ello hace necesario capacitar perseverantemente a todos los empleados (base, confianza y técnicos), con lo que resulta conveniente diseñar y poner en marcha programas de capacitación basados en investigación de las necesidades de cada individuo, del área a la que pertenece y de la organización.

La capacitación sirve para que el personal se desarrolle con un proceso paulatino de aprendizaje, que permita la comprensión de las actividades propias de un puesto mejor.

La capacitación busca solucionar los problemas de las organizaciones. Guarda una estrecha relación con las deficiencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes del personal.

La Detección de las Necesidades de Capacitación (DNC) permite conocer los requerimientos del personal, lo que es de gran utilidad para establecer objetivos y acciones del plan de capacitación.

El Departamento de Desarrollo de Personal (DDP) de ECOSUR, en este marco, tiene como objetivo la administración de la capacitación, ya que planea las acciones para el diagnóstico, la oferta y la impartición de los cursos, el apoyo a los mismos y la documentación de todas estas acciones, apegándose a los procedimientos, registros y controles que establece la Ley Federal del Trabajo (LFT).

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El papel de los jefes o mandos intermedios se orienta a contestar o a participar en las técnicas elegidas para la detección y en apoyar la asistencia de su personal a los eventos de capacitación.

Al personal capacitado le corresponde, en su caso, contestar los instrumentos que les presenten, asistir a los cursos y, posteriormente, aplicar lo aprendido.

Aprobado por la Junta de Gobierno de El Colegio de la Frontera Sur, en su primera sesión ordinaria celebrada en la ciudad de Cancún, Quintana Roo, el 04 de abril de 2003, con el acuerdo número JG-O-I-03-23.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO

Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades asignadas al Departamento de Desarrollo de Personal.

Este Manual ha sido diseñado no sólo con el fin de cumplir con una disposición legal, sino como un instrumento guía para incrementar la productividad del personal y el desarrollo institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como proporcionar la información necesaria para la creación y aplicación de nueva tecnología.

Impartir la capacitación a través de la cual se puedan alcanzar niveles de productividad y calidad eficaz y eficientemente.

Cumplir con la disposición de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 123, fracción XIII y la LFT, artículo 132, fracción XV.

Facilitar a los colaboradores de ECOSUR su derecho para capacitarse y adiestrarse en su puesto y en el inmediato superior, elevando así su nivel de vida y su productividad.

Mejorar las aptitudes personales en los diferentes puestos de la Institución.

Prevenir riesgos de trabajo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

POLÍTICAS GENERALES

La capacitación estará, primordialmente, dirigida al personal administrativo y de apoyo.

La capacitación que este departamento puede ofrecer al personal técnico será sólo en eventos de capacitación (talleres o cursos) en temas de interés general a toda la comunidad (tales como programas de computación, ortografía, redacción, o cursos generales como superación personal y seguridad e higiene, entre otros).

La capacitación y el adiestramiento del personal sindicalizado deberán basarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.

Para todos los eventos de capacitación la autorización corresponderá al jefe del área respectiva.

La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cada jefe y a cada trabajador.

El departamento de Desarrollo de Personal (DDP) tiene la responsabilidad de facilitar y optimizar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos.

Cada área será responsable del contenido e intensidad de los cursos desarrollados, así como de la evaluación de los resultados en el trabajo.

La redefinición de planes y programas será responsabilidad del jefe inmediato y del departamento de Desarrollo de Personal.

Los jefes de las diferentes áreas deberán dar las facilidades para que sus colaboradores reciban la capacitación programada.

Toda la capacitación que sea recibida, fuera de este programa y que esté relacionada con el desempeño en el trabajo, deberá estar autorizada por el

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

jefe inmediato y, posteriormente, reportarse al DDP para que ahí se determine su pertinencia y se considere en el expediente personal.

Para la aplicación de este Manual se entenderá por:

CMCA: A la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento.

DNC: A la Detección de Necesidades de Capacitación.

DDP: Al Departamento de Desarrollo de Personal.

LFT: A la Ley Federal del Trabajo.

Unidades: A las Sedes ECOSUR ubicadas en el sureste de la República Mexicana: San Cristóbal de las Casas y Tapachula en Chiapas, Chetumal, Quintana Roo, Villahermosa, Tabasco y Campeche, Campeche.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS:

PRESUPUESTO

La administración del presupuesto de capacitación será responsabilidad del departamento de Desarrollo de Personal.

El gasto por concepto de alquiler de espacios (salones, etc.), compra de equipo, contratación de instructores externos e inscripciones a cursos en instituciones especializadas, serán tramitados a través del Departamento de Adquisiciones y será cubierto con el presupuesto destinado al DDP

En el caso de cursos en instituciones especializadas, cada área involucrada deberá cubrir los viáticos, pasajes y gastos adicionales generados por concepto de estos eventos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dichos gastos en capacitación deberán corresponder a las necesidades de capacitación detectadas por el DDP.

INSTRUCTORES

La capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente por instructores internos, siempre y cuando éstos reúnan la capacidad técnica y didáctica para impartirlos.

Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática y las necesidades que dieron origen al evento.

Los instructores tanto internos como externos, deberán elaborar una carta descriptiva del curso para conocer la metodología a utilizar. En dicha actividad el DDP podrá apoyar en su elaboración y deberá estar autorizada por el o los jefes inmediatos de los participantes.

EVALUACIÓN

Todos los cursos y eventos de capacitación deberán ser evaluados por el DDP y, en su caso, por los participantes de cada evento.

La vigilancia y sugerencia de medidas tendientes a perfeccionar el sistema de procedimientos de capacitación del personal de base estarán a cargo de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO JURIDICO

LEY FEDERAL DEL TRABAJO

Art. 132 Frac. XV Obligación del patrón a proporcionar la capacitación al trabajador.

Art. 132 Frac. XXVIII Obligación de integrar las comisiones mixtas de capacitación.

CAPÍTULO III BIS

Art. 153.- De la Capacitación y Adiestramiento de los Trabajadores.

DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Conocer los lineamientos que se seguirán para determinar las necesidades de capacitación a través de una detección sistemática, bajo una metodología en coparticipación con todos los involucrados, a fin de orientar correctamente dicha capacitación, de acuerdo a los requerimientos específicos de cada puesto.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable a todas las áreas de ECOSUR.

DEFINICIONES

Detección de necesidad de capacitación (DNC).- Es la diferencia cuantificable y medible que se obtiene al comparar los requerimientos de un puesto con los conocimientos, habilidades y actitudes de quien lo ocupa.

Investigación de Necesidades.- Es el proceso que nos permite precisar, lo más aproximado posible, las diferencias medibles y cuantificables existentes entre los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas en un trabajador para que logre resultados productivos y los que posee actualmente.

POLÍTICAS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual.

Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción de la necesidad detectada.

Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con base al resultado de una investigación.

Es responsabilidad del departamento de Desarrollo de Personal llevar a cabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO

QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- IMPLEMENTAR EL PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

- A TRAVÉS DE UNA DETECCIÓN SISTEMÁTICA, DE ACUERDO A FUNCIONES Y PUESTO,

- INCREMENTAR O ACTUALIZAR LOS CONOCIMIENTOS PARA MEJORAR HABILIDADES.

- PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO ADCRITO A EL COLEGIO.

ALCANCE

- Aplicables al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.

POLITICAS

- Cumplir con los objetivos institucionales de El Colegio a través de un programa integral de capacitación; para lo cual se llevará a cabo una Detección de Necesidades de Capacitación.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:

DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005

Páginas: 6

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION

RESPONSABLE ACCION NO. A C T I V I D A D

DDP Convoca 1 - Convoca a los jefes inmediatos del personal administrativo y técnico, para explicarles el procedimiento, elaborar los perfiles de puesto y calificar de acuerdo a la escala previamente establecida, en el formato instrumentado para ese fin.

Jefes inmediatos Asisten

Realizan

Clasifican

Efectúan

2 - Acuden a la reunión, conocen el procedimiento y definen necesidades.

-Determinan las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) ideales para el puesto que están desempeñando.

- Clasifican de acuerdo a competencias, considerando lo que el personal debe saber (conocimientos), manejar (habilidades) y comportarse (actitudes).

- Llenan el formato DDP-001: Perfil de Puesto por Persona.

DDP Ubica 3 - Orienta a los jefes en la determinación de dichas competencias.

Jefes Inmediatos Califican y envían

4 - Una vez determinadas, califican las competencias de cada uno de sus colaboradores de acuerdo a la escala establecida, determinan prioridades y las remiten al DDP.

DDP Recibe 5 - Recibe las calificaciones de las competencias y solicita al personal evaluado se autocalifiquen de acuerdo a la escala establecida.

Personal técnico y/o administrativo

Califica 6 Reciben el formato, autocalifican las competencias de acuerdo a la escala indicada y devuelven al DDP.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP Recibe

Realiza

7 - Con los formatos calificados por ambas partes obtiene un promedio entre la calificación del jefe inmediato y del colaborador, el cual servirá de referencia para determinar las necesidades reales y prioritarias de capacitación propias del puesto.

- Una vez obtenida dicha información, la analiza y de acuerdo a las prioridades, elabora el Plan Anual de Capacitación Institucional.

Termina Procedimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION

DDP JEFES INMEDIATOS PERSONAL TECNICOY/O ADMINISTRATIVO

INICIO

CONVOCA A JEFES DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TECNICO PARA EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO Y ELABORAR LOS PERFILES DEL PUESTO

1

ASISTEN A REUNION, CONOCEN PROCEDIMIENTO, DETERMINAN LAS NECESIDADES IDEALES PARA EL PUESTO Y CLASIFICAN CONSIDERANDO LOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES Y LLENAN FORMATO DDP-001

ASESORA PARA MEJOR CALIFICACION DE APTITUDES PARA EL PUESTO

CALIFICAN APTITUDES DEL PERSONAL A SU CARGO Y DETERMINAN NECESIDADES.

RECIBE CALIFICACIONES Y SOLICITA AL PERSONAL SE AUTOCALIFIQUE DE ACUERDO A ESCALAS.

RECIBEN FORMATO Y SE AUTOCALIFICAN

PROMEDIA LA CALIFICAN DEL JEFE LA DE CADA PERSONAL, ANALIZA NECESIDADES Y ELABORA PLAN ANUAL DE CAPACITACION INSTITUCIONAL

FIN DEPROCESO

2

3

4

5

6

7

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CAPACITACIÓN

OBJETIVO

Conocer los lineamientos que se alcanzarán para llevar a cabo un proceso de capacitación de calidad que impacte en los objetivos estratégicos de la organización, optimizando conocimientos, habilidades y actitudes del personal.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.

POLÍTICAS

La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual.

Los programas de capacitación deberán orientarse a la satisfacción de la necesidad detectada.

Las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas con base al resultado de una investigación.

Es responsabilidad del Departamento de Desarrollo de Personal llevar a cabo una investigación o Detección de Necesidades de Capacitación.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Todos los programas de capacitación deberán estar aprobados por los responsables de área, mismos que tendrán la facultad de agregar, modificar o reprogramar de acuerdo a sus propias necesidades.

De acuerdo al Plan Anual de Capacitación, es necesario mantener un control de todos los gastos, incluyendo los costos que se generen por contratación de instructores externos (precio del curso y viáticos), o en el caso de instructores internos considerar los gastos por viáticos y material de apoyo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO

QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- CONOCER - LINEAMIENTOS

QUE SE SEGUIRÁN

- REALIZAR UN PROCESO DE CAPACITACIÓN DE CALIDAD, QUE IMPACTE EN LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN, OPTIMIZANDO CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y ACTITUDES

- PERSONAL ADMINISTRATIVO, DE APOYO Y TÉCNICO ADMINISTRATIVO.

ALCANCE

- Aplicable al personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.

POLITICAS

- La investigación de necesidades deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos descritos en este Manual, sus programas de capacitación se orientaran a la satisfacción de la necesidad detectada. En tanto que las necesidades encubiertas de capacitación serán atendidas en base al resultado de una investigación.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave :

CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 2005

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONRESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D

DDP Realiza

Verifica

1 - Obtenida la información de la Detección de Necesidades de Capacitación (indicado en el procedimiento anterior), estructura el plan de trabajo anual y en caso de requerirlo solicita apoyo de las áreas involucradas.

- Requiere al Departamento de Programación y Presupuesto información del techo presupuestal con el que contará.

Departamento de Programación y Presupuesto

Informa 2 - Proporciona información vigente del presupuesto autorizado para el ejercicio.

DDP Estructura

Elabora

3 - Con la información de la DNC y del presupuesto autorizado, estructura el Programa de Capacitación para cada una de las Unidades que conforman El Colegio.

- Elabora el documento “Plan de Capacitación”, mismo que presenta, junto con el programa, a la Dirección de Administración para su visto bueno o corrección.

Dirección de Administración

Recibe

Autoriza

Rechaza

4

4.1

4.2

Recibe documento.Si procede:- Da su visto bueno y lo envía al DDP.

No procede:- Rechaza y remite para corrección al DDP.

DDP Remite

Revisa y corrige

5 - Recibe documento autorizado por la Dirección de Administración y lo remite a la Dirección General para su aprobación o corrección.

- Si no procedió y requiere correcciones, lo revisa, adecua y lo remite a la Dirección de Administración para su autorización.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dirección General Recibe

Autoriza

Sugiere

6

6.1

6.2

- Recibe el archivo.

No procede:Sugiere mayores correcciones y remite al DDP.

Si procede:- Autoriza y lo remite al DDP.

DDP Recibe, corrige y convoca

Recibe y convoca

7

7.1

- No fue autorizado: recibe el documento para su corrección, verifica las sugerencias y envía para su visto bueno.

- Si fue autorizado: se reúne con la CMCA para presentar el Programa de Capacitación del Personal de Base.

CMCA Recibe

Indica y remite

Autoriza

8 - Revisa el Programa presentado:

No procede:Indica correcciones y remite al DDP.

Si procede:- Da su visto bueno.

DDP Recibe y Corrige

Envía

9

9.1

- Recibe documento para revisión, lo corrige y remite nuevamente a la CMCA.

- Con el visto bueno de la CMCA, envía a los jefes de Inmediatos la calendarización y duración de los eventos de capacitación a realizar durante el año para que lo programen y se notifique al personal.

Jefes Inmediatos Revisan y notifican

10 - Revisan el programa y comunican al DDP su aceptación o posibles reprogramaciones.

DDP Recibe y reprograma

11 - Recibe el Programa con el visto bueno, en su caso, realiza las reprogramaciones solicitadas y envía a los jefes inmediatos para su aplicación.

Termina Procedimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONDDP DEPTO. DE PROG. Y

PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON.

INICIO

DE ACUERDO A LA INFORMACION, DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION, ESTRUCTURA PLAN DE TRABAJO ANUAL Y SOLICITA AL DEPTO. DE PROG. Y PRESUP. TECHO PRESUPUESTAL

1

DA VISTO

BUENOY REMITE

AL DDP

DA INFORMACION DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO PARA EL EJERCICIO.

DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS

VERIFICADO EL PRESUPUESTO REALIZA PROGRAMA DE CAPACITACION PARA LAS UNIDADES, EFECTUA EL PLAN DE CAPACITACION Y REMITE A LA DIRECC. DE ADMON. PARA SU APROBACION

SI PROCEDE

REMITEAL

DDP PARACORRECCION

NO PROCEDE

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP DEPTO. DE PROG. Y PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON.

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS

RECIBE DOCUMENTO AUTORIZADO Y LO REMITE A LA DIRECCION GENERAL PARA REVISION Y AUTORIZACION

NO FUE AUTORIZADO, RECIBE, REVISA Y CORRIGE Y ENVIA NUEVAMENTE A LA DIRECCION DE AMON. PARA CONTINUAR EL PROCED.

RECIBEY REVISA

CONSIDERA CORRECCIONES

Y REMITEAL DDP

NO PROCEDE

AUTORIZAY ENVIA

ALDDP

SI PROCEDE

NO FUE AUTORIZADO:RECIBE, CORRIGE Y ENVIA PARA VISTO BUENO

RECIBE DOCTO. AUTORIZADO Y SE REUNE NUEVAMENTE CON LA CMCA PARA SU PRESENTACION.

INDICACORRECCIONES

Y ENVIA ALDDP

NO PROCEDE

NO PROCEDE, RECIBE, CORRIGE Y REMITE A LA CMCA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP DEPTO. DE PROG. Y PRESUPUESTO DIRECCION DE ADMON

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

DIRECCION GENERAL CMCA JEFES INMEDIATOS

DA VISTOBUENO Y

REMITE ALDDP

SI PROCEDE

SI PROCEDE:ENVIA A JEFES INMEDIATOS LOS EVENTOS A REALIZAR ANUALMENTE, SU CALENDARIZACION Y DONACION DEL CURSO

REVISAN Y AUTORIZAN O SOLICITAN, EN SU CASO REPROGRAMACIONES AL DDP

FIN DEPROCES

O

SI REQUIERE REPROGRAMACIONES, CORRIGE Y REMITE FINALMENTE A LOS JEFES INMEDIATOS PARA SU APLICACION

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO

Coordinar y dirigir los eventos de capacitación y sus actividades para alcanzar los objetivos planteados y cumplir con calidad las acciones de esta etapa del proceso.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo de Personal y Unidades de ECOSUR.

POLÍTICAS

Para la organización de algún evento de capacitación en cualquiera de las Unidades, el DDP podrá apoyarse en el personal administrativo y en el de apoyo.

El material de apoyo que requiera el instructor, así como material de papelería deberá ser aportado por cada una de las Unidades en donde se llevará a cabo el evento de capacitación.

Al termino del evento de capacitación cada participante deberá registrar su asistencia, anotando los datos que se solicitan (Nombre completo, Departamento/área a la que pertenecen, puesto que desempeñan y Unidad a la que pertenecen) en el formato “Lista de Asistencia” (DDP-002).

Finalizado el curso, los participantes deberán evaluar el desarrollo del temario y la didáctica del instructor.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El participante que no reúna el 85% de asistencia al evento de capacitación, en el cual se inscribió, será dado de baja y no tendrá derecho a Constancia.

Se establece de manera oficial el uso de los siguientes formatos:

DDP -002 Lista de Asistencia.DDP- 005 Cuestionario de Opinión

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- ORGANIZAR Y COORDINAR

- LOS EVENTOS Y LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN.

- CUMPLIR, CON CALIDAD, LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN.

- PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO.

ALCANCE

- Aplicable al departamento de Desarrollo de Personal, a los Administradores de Unidad y al personal involucrado.

POLITICAS

- Para la organización y logística de algún evento de capacitación en cualquiera de las Unidades, el DDP podrá apoyarse tanto en el personal administrativo como en el de apoyo. Y, en coordinación, con el Administrador de cada Unidad buscarán, al menos, dos opciones de posibles instructores externos para los eventos de capacitación, en función del contenido temático que ofrezcan, del precio y de los requerimientos de cada evento.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓN Última Revisión: Enero 05 Páginas: 6

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACIÓNRESPONSABLE ACCION NO. A C T I V I D A D

DDP Busca 1 - De acuerdo al tipo de evento de capacitación, examina, en coordinación con los subdirectores y administradores de Unidad, a los posibles instructores (internos y/o externos).

Instructores Internos:Ver procedimiento: Capacitación Interna.

Instructor Externo Acepta 2 - Recibe solicitud para dar capacitación, revisa fechas y temario y remite su aceptación al DDP

DDPSolicita

3 Instructores Externos:- Solicita a los posibles instructores el temario del evento de capacitación, así como una carta descriptiva de la metodología a utilizar.

Instructor Externo Envía 4 - Envía sus propuestas y costos.

DDP Evalúa

Selecciona

5 - Evalúa las propuestas en base a las necesidades detectadas y cotización.

- Elige la mejor opción (costo y temario) y presenta al Director de Administración para su autorización.

Dirección de Administración

Revisa

Rechaza

Autoriza

6

6.1

6.2

- Revisa la propuesta.

No procede:- Remite al DDP para que solicite nuevo instructor o cotización.

Si procede:- Autoriza la contratación.

DDP Informa 7 No se autoriza:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VerificaRealiza 7.1

- Corrige y remite información requerida para su Visto Bueno

Si se autoriza:- Avisa al instructor seleccionado y acuerdan el (los) día (s) y el horario para impartir el curso.

Instructor Externo Recibe 8 - Acuerda fechas y horario y remite informe

DDP Solicita

Solicita

9

9.1

9.2

9.3

- Busca sala disponible para realizar el evento, dentro o fuera de la institución y la solicita.

- Elabora el formato ADQ-001 “Requisición de Compra y/o Servicios”, indicando el nombre del evento, así como la fecha, el lugar y el monto.

- En caso de que la sala en donde se llevará a cabo el evento se ubique fuera de las instalaciones de El Colegio, elabora otra requisición de compra por este concepto.

- Solicita a la Dirección de Administración, autorización de la (s) Requisición (es) de Compra y/o Servicios.

Dirección de Administración

Autoriza 10 - Autoriza la (s) Requisición (es) de Compra.

DDP Entrega 11 - Recibe y entrega a Adquisiciones la (s) Requisición (es) de Compra autorizada.

Adquisiciones Recibe y revisa

12 - Recibe la (s) requisición (es) de compra revisa y continua de acuerdo al procedimiento.

- Remite a Tesorería para trámite de pago.

Tesorería tramita 13 - Recibe y tramita pago vía depósito o cheque.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP Informa

Efectúa

Registra

14

14.1

14.2

14.3

- Paralelamente, informa con anticipación al personal y jefes inmediatos la programación del evento.

- Prevé el desarrollo adecuado de las actividades:

Prepara material y equipo (retroproyector,

pizarrón, rotafolio, televisión y video casetera), en caso de que se requiera.

Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) requeridos en el evento.

- Durante el evento, solicita a los participantes registrarse en el formato DDP-002: Lista de Asistencia; y, al finalizar el mismo, entrega constancias o las remite posteriormente.

Al finalizar el curso solicita evaluación en el formato DDP-005

Personal y Jefes Inmediatos

Evalúan 15

15.1

- Durante la duración del curso se registran en el formato DDP--002.

- Al término del curso evalúan el desarrollo del temario y la didáctica del instructor, formato DDP-005.

DDP Recibe y registra

16 - Recibe evaluación y registra.

Termina Procedimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION

INICIO

CON APOYO DE LOS ADMDORES DE UNIDAD BUSCA INSTRUCTORES INTERNOS O EXTERNOS Y LOS CONTACTA

1

RECIBE SOLICITUD DE CAPACITACION Y RESPONDE

INSTRUCTOR EXTERNO

SOLICITAOTRAS

OPCIONES DEINSTRUCTOR,

TEMARIO OCOTIZACION

NO PROCEDE

TESORERIA

SOLICITA TEMARIO Y METODOLOGIA

ENVIA PROPUESTAS Y COSTOS

AUTORIZA AL DDP

CONTRATACION

SI PROCEDE

EVALUA PROPUESTAS DE ACUERDO A NECESIDADES Y COTIZACION

ELIGE MEJOR OPCION (COSTO Y TEMARIO) Y REMITE A LA DIREC. DE ADMON. PARA VISTO BUENO

PERSONAL Y JEFES INMED.

ELIGE MEJOR OPCION (COSTO Y TEMARIO) Y REMITE A LA DIREC. DE ADMON. PARA VISTO BUENO

2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION

RECIBE, CORRIGE Y REMITE PARA VISTO BUENO

INSTRUCTOR EXTERNO TESORERIA

AVISA AL INSTRUCTOR Y ACUERDA FECHA

REVISA Y ACUERDA FECHAS Y HORARIOS

BUSCA SALA AL INTERIOR O EXTERIOR DE LA INSTITUCION

ELABORA FORMATO ADQ-001 POR CONCEPTO DE EVENTO

PERSONAL Y JEFES INMED.

REQUIERE SALA EXTERNA A LA INST., ELABORA FORMATO ADQ-001 POR ESTE CONCEPTO

REVISA Y AUTORIZA

SOLICITA AUTORIZACION A LA DIRECCION DE ADMON.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECC. ADMON. ADQUISICIONES

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE CAPACITACION

RECIBE Y ENVIA A ADQUISICIONES LA (S) REQUISICION (ES) AUTORIZADAS

INSTRUCTOR EXTERNO

SOLICITA REGISTRO DIARIO DE ASISENCIA

REGISTRA ASISTENCIA DIARIA

AL FINAL DEL CURSO SOLITIA EVALUACION

RECIBE Y TRAMITA DE ACUERDO A PROCED. Y ENVIA A TESORERIA PARA EL PAGO

RECIBE Y TRAMITA EL PAGO

INFORMA A JEFES INMEDIATOS Y PERSONAL PROGRAMACION DE EVENTOS

REALIZA ACCIONES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (MATERIAL Y EQUIPO)

EVALUA AL TERMINO AL INSTRUCTOR Y TEMARIO Y REMITEN AL DDP

RECIBE Y REGISTRA

FIN DEPROCESO

TESORERIA TESORERIADDP

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO QUÉ EN QUÉ PARA QUÉ PARA QUIÉNORGANIZAR Y COORDINAR

LOS EVENTOS Y LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN IMPARTIDA POR EL PERSONAL INTERNO

CUMPLIR, CON CALIDAD, LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE APOYO

ALCANCE

- Este procedimiento será aplicable al Departamento de Desarrollo de Personal, a los Administradores de Unidad, al personal involucrado e Instructores Internos.

POLITICAS

- El DDP en coordinación con el Área de Vinculación buscarán, al menos, dos opciones de instructores internos para los eventos de capacitación, en función de la disponibilidad que tengan, así como de los requerimientos de cada programa.

- El contenido temático deberá estar apegado a los requerimientos y políticas del Área de Vinculación.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:

CAPACITACIÓN INTERNA Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 4

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CAPACITACIÓN INTERNA

RESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D

Administrador de Unidad

Analiza 1 - De acuerdo al tipo de evento de capacitación, analiza a los posibles instructores internos y remite propuestas al DDP.

DDP Verifica y solicita

2 - Coteja sus propuestas de instructor interno con las de las Unidades y solicita a Vinculación lista del personal que haya impartido cursos al interior de El Colegio.

Vinculación Entrega 3 - Facilita lista de instructores internos al DDP.

DDP Selecciona 4

4.1

- Selecciona la mejor opción.

- Contacta a los posibles instructores para solicitarle su apoyo para la realización del evento de capacitación, indicándoles las principales necesidades.

Instructor Interno Analiza 5 - Analiza la posibilidad, verifica su disponibilidad (fechas y horarios) y, en caso de requerirlo, solicita permiso de su jefe inmediato y confirma al DDP.

DDP Solicita 6 - Recibe confirmación y solicita una carta descriptiva del curso que impartirá en la que indique la metodología de trabajo y verifica que cumpla con las expectativas del evento.

Instructor Interno Efectúa y envía

7 - Realiza descripción del curso a impartir e incluye metodología a utilizar y remite al DDP.

DDP Rechaza e Inicia

8 -No cumple con lo requerido:Solicita nueva propuesta o inicia con la actividad 1.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Calendariza

Verifica

8.1 -Cumple con lo requerido:- Establece con el instructor calendario del evento y material que requerirá.

- Busca el espacio adecuado para llevar a cabo el evento.

Instructor Interno Prepara 9 Prepara recursos materiales (acetatos, manuales, fotocopias, etc.) para realizar los eventos, y en su caso, solicita al DDP lo necesario.

DDP Informa y prepara

Solicita

Entrega

Registra

10

10.1

10.2

10.3

- Informa a los jefes inmediatos y al personal, el lugar, fecha y horario del curso. Prepara listas de asistencia y constancias.

- Durante el evento solicita a los participantes su registro diario de asistencia.

- Al término del curso entrega las constancias a los participantes que hayan cumplido al menos el 85% de asistencia.

- Registra el evento en el formato DDP-003, para control detallado de actividades.

Termina Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION INTERNA

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACION UNIDAD VINCULACION INSTITUCION INTERNA

CAPACITACION INTERNA

INICIO

ANALIZA POSIBLES INSTRUCTORES INTERNOS

1

VERIFICA PROPUESTAS CONJUNTAS Y SOLICITA A VINCULACION LISTA

DDP

RECIBE Y REMITE INFORMACION

REVISA Y SELECCIONA

SOLICITA APOYO E INDICA NECESIDADES

ANALIZA, INFORMA DISPOSICION.

SOLICITA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA.

REALIZA DESCRIPCION DEL CURSO Y METODOLOGIA.

NO CUMPLE CON NECESIDADES

SOLICITA NUEVAPROPUESTA

OINICIA

PROCED.

NO PROCEDE

ESTABLECALENDARIO Y

VERIFICAN MATERIALESY EQUIPOS

NECESARIOS

SI PROCEDE

PREPARA MATERIAL NECESARIO

INFORMA A JEFES INMEDIATOS Y PERSONAL

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACION UNIDAD VINCULACION INSTITUCION INTERNA

CAPACITACION INTERNA

DURANTE EL EVENTO VERIFICA EL CONTROL DE ASISTENCIA.

FIN DEPROCESO

DDP

AL FINALIZAR EL CURSO ENTREGA CONSTANCIAS A QUIENES TUVIERON HASTA EL 85% DE ASISTENCIA.

REGISTRA EL CURSO PARA CONTROL

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS

OBJETIVO

Conocer los lineamientos que se seguirán para acceder a cursos aislados, independientes del Plan de Capacitación, de acuerdo a las necesidades específicas de cada área.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.

POLÍTICAS

La capacitación estará dirigida al personal administrativo, de apoyo y técnicos administrativos.

La capacitación y adiestramiento del personal sindicalizado deberán basarse fundamentalmente en las Condiciones Generales de Trabajo.

Todo evento de capacitación deberá contar con la aprobación del jefe de área respectivo.

La capacitación y el adiestramiento es responsabilidad inherente a cada jefe y a cada trabajador.

El Departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad de facilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos.

Cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de El Colegio tendrá prioridad sobre otros.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

En caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente para financiar algún curso que no esté previamente programado, podrá solicitar al área interesada aportar algún porcentaje de la cantidad final para realizar la capacitación.

Los cursos de capacitación solicitados deberán estar plenamente justificados tanto por el empleado como por el jefe inmediato.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN-CONOCER -LOS

LINEAMIENTOS QUE SE SEGUIRÁN.

-PARA ACCEDER A CURSOS AISLADOS, INDEPENDIENTES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE CADA ÁREA.

-PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO DE APOYO Y TÉCNICO ADMINISTRATIVO.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.

POLITICAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave :

AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS Última Revisión: Ene 05

Páginas: 6

- El departamento de Desarrollo de Personal tiene la responsabilidad de facilitar la capacitación y de proporcionar las condiciones necesarias para que se realicen los eventos, por ello cualquier curso que tenga relación con la actividad sustantiva de El Colegio tendrá prioridad sobre otros.

- En caso de que el DDP no cuente con presupuesto suficiente para financiar algún curso que no esté previamente programado, podrá solicitar al área interesada aportar algún porcentaje del monto final.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CURSOS AISLADOS

RESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D

Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.

Solicita 1 - Solicita a su jefe inmediato la autorización para asistir a un evento de capacitación, utilizando el formato DDP -004: Solicitud de curso, que indica la información necesaria: titulo del curso, la institución organizadora, el lugar, la duración, fechas de inicio/terminación, costo y justificación.

Jefe inmediato Recibe y verifica

2 - Recibe solicitud, verifica su justificación y autoriza, aprobando, si es el caso, se disponga de la partida presupuestal para pago de viáticos requeridos.

Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.

Remite 3 - Una vez que ha sido autorizado, remite al DDP junto con la cotización y temario del evento para su visto bueno y registro.

DDP Recibe

Verifica

Determinan

Informa

4

4.1

4.2

- Recibe la solicitud, la cotización y el temario y valida que sea una necesidad requerida para el desempeño de las funciones encomendadas.

No es necesario: En caso de no coincidir con las necesidades detectadas o de no ser una necesidad prioritaria, se comunica con el solicitante para proponer una posible reprogramación para el siguiente periodo. Termina procedimiento.

Es necesario:- Si requiere capacitación de acuerdo a las necesidades detectadas, verifica el presupuesto con que cuenta su Unidad.

- En caso de no existir presupuesto o de ser escaso, se comunica con el jefe inmediato, y determinan las aportaciones que tanto el DDP como el área darán, o, en su defecto,

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Informa 4.3

reprogramarlo para el siguiente periodo y termina procedimiento.

Si tiene presupuesto:

- Si se cuenta con presupuesto avisa al solicitante para que realice el trámite correspondiente y continúa el procedimiento.

-

Personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo.

Tramita

Entrega

Comprueba

5 - Una vez aprobada, de acuerdo al procedimiento establecido, tramita el pago de viáticos y pasajes.

- Después de haber asistido al curso y de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual de Adquisiciones y Obra Pública, entrega la documentación correspondiente: factura, etc.

- Y en Contabilidad, realiza lo correspondiente, de acuerdo al procedimiento establecido, para comprobación de gastos de viáticos y pasajes.

Termina Procedimiento

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PERSONAL JEFES INMEDIATOS DDP

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE CURSOS AISLADOS

INICIO

SOLICITAN AL JEFE AUTORIZACION PARA ASISTIR A CURSO DE CAPACITACION A TRAVES DEL FORMATO DDP-004

1

RECIBE, VERIFICA JUSTIFICACION Y, SI CUENTA CON PRESUPUESTO PARA VIATICOS, AUTORIZA

RECIBE Y REMITE AL DDP UNA COTIZACION Y TEMARIO PARA SU VISTO BUENO Y REGISTRO

RECIBE Y VERIFICA

FIN DEPROCES

O

NO COINCIDE LAS NECESIDADES O NO ES PRIORITARIO SUGIERE REPROGRAMACION EN OTRO PERIODO.

NO ES NECESARIO:

TERMINA PROCEDIMIENTO

VERIFICA PRESUPUESTO, NO TIENE DETERMINAN APORTACIONES DEL AREA Y DDP O POSPONEN PARA OTRO PERIODO

SI ES NECESARIO:

TERMINA PROCEDIMIENTO

INFORMA AL SOLICITANTE PARA QUE CONTINUE CON EL TRÁMITE

SI TIENE PRESUPUESTO:

CONTANDO CON AUTORIZACION, TRAMITA PAGO DE VIATICOS Y PASAJES

ACUDE AL CURSO, RECIBE FACTURA, EN SU CASO DE ACUERDO A LA ENTREGA , O PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS AL REGRESO, A ADQUISIC. Y EL CORRESP. DE GTOS. DE VIATICOS EN CONTAB.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOS

OBJETIVO

Conocer los lineamientos que se seguirán para llevar a cabo la contratación de cualquier tipo de evento de capacitación dirigido al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo, bajo un techo presupuestal previamente determinado.

ALCANCE

Este procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores y Administradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo de ECOSUR.

POLÍTICAS

1. La capacitación y el adiestramiento se llevarán a cabo primordialmente por instructores internos, siempre y cuando, éstos reúnan la capacidad técnica y didáctica para impartirlos.

2. Todo Instructor Interno deberá conocer con anticipación la problemática y necesidades que dieron origen al evento.

3. Se deberán buscar al menos 2 opciones de instructor, los cuales deberán presentar por escrito su cotización y temario.

4. De acuerdo a las necesidades específicas de capacitación de un área, el instructor elegido deberá elaborar y entregar al DDP una “Carta Descriptiva” del evento en cuestión para conocer su metodología como instructor.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

5. En lo posible, todos los cursos de capacitación, independientemente de su naturaleza, se impartirán en las instalaciones de El Colegio. Los cursos se darán en aulas o salas de juntas desocupadas, con previa autorización de los responsables.

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN

PROPÓSITO

QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN- Identificar o conocer

- Los lineamientos que se seguirán.

- Para llevar a cabo la contratación de cualquier tipo de evento de capacitación.

- Dirigido al personal administrativo, de apoyo y/o técnico administrativo, bajo un techo presupuestal previamente determinado.

ALCANCE

- Este procedimiento será aplicable al DDP, Coordinadores y Administradores de Unidad, personal administrativo, de apoyo y técnico administrativo.

POLITICAS

- Determinadas las necesidades de capacitación el DDP contactará al proveedor para verificar temas de los cursos, definir número de personal a capacitar, indicar la extensión del curso de acuerdo a la carestía en la oportunidad de capacitación, precisar el plantel de profesores y calcular el presupuesto.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Clave:

CONTRATACIÓN DE CURSOS Última Revisión: Enero 2005 Páginas: 6

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE CURSOSRESPONSABLE ACCION No. A C T I V I D A D

DDP Contacta 1 - Determinadas las necesidades de capacitación, contacta al proveedor y le solicita la propuesta de los cursos que impartirá.

Proveedor Realiza 2 - Realiza la propuesta definitiva y entrega al DDP la Carta Descriptiva de los cursos a impartir.

DDP Recibe y remite 3 - Recibe la propuesta, la examina y la remite al jefe inmediato superior del personal que recibirá el curso, para su análisis y para determinar si es viable y si cumple las expectativas de los solicitantes.

Jefe de Área Analiza 4

4.1

4.2

- Recibe el documento, lo analiza y decide:

No Procede:- Remite al DDP indicando correcciones o

cancelación.

Si Procede:- Envía con visto bueno.

DDP Rechaza

Elabora

5

5.1

No procede:

- Recibe y solicita correcciones o cancela servicios.

Si procede:

- Elabora una carta de aceptación por escrito, detallando las características del curso y las fechas y la remite al proveedor.

Proveedor Recibe y realiza 6 - Recibe el documento e inicia, independientemente, el proceso de preparación de los cursos.

DDP Efectúa 7 - Realiza una “Requisición de Compra y/o Servicios” (formato: ADQ-001), detallando todos

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

los puntos del curso/taller a contratar y el monto a pagar, y solicita firma de autorización al Departamento de Programación y Presupuesto.

Departamento de Programación y Presupuesto

Revisa y firma 8 - Revisa el presupuesto asignado, y, verifica montos, si se tiene el techo financiero estimado, firma la requisición de compra y devuelve el documento al DDP.

DDP Recibe 9 - Recibe el documento firmado y remite al Director de Administración para su autorización.

Dirección de Administración Autoriza 10 - Revisa que la ‘Requisición de Compra’, contenga las firmas previas, la autoriza y remite al DDP.

DDP Solicita 11 - Recibe y solicita a Adquisiciones realice el proceso necesario para liberar el pago y se proceda a la impartición del curso.

Adquisiciones Realiza 12 - Recibe solicitud y realiza el trámite de contratación, de acuerdo a su procedimiento establecido.

- Informa al proveedor para la firma del documento.

Proveedor Acepta 13

13.1

- Recibe el contrato de servicios y procede a realizar los cursos.

- Al finalizar los eventos, informa al DDP para que proceda su evaluación.

DDP Verifica y evalúa

14

14.1

- Verifica, en todo momento, que los cursos se encuentren apegados al programa.

- Al finalizar el curso, el DDP evalúa el evento, mediante el formato DDP-005 y entrega constancias.

Termina Procedimiento

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP.

CONTRATACION DE CURSOS

INICIO

CONTACTA AL PROVEEDOR Y SOLICITA PROPUESTAS DE CURSOS

1

REALIZA PROPUESTAS EN CARTA DEFINITIVA Y REMITE

PROVEEDOR

RECHAZA, SOLICITA

CORRECCION

NO PROCEDE

DIREC. ADMON.

RECIBE, EXAMINA Y ENVIA A JEFES PARA QUE VERIFIQUEN SI ES VIABLE POR NECESIDADES Y COSTOS

RECIBE, ANALIZA Y DECIDE:

AUTORIZA

SI PROCEDE

REMITE PARA CORRECCION O CANCELACION DE SERVICIOS

CONTACTA AL PROVEEDOR Y VERIFICA FECHAS Y COSTOS CON CARTA DE ACEPTACION

RECIBE ACEPTACION

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACION DE CURSOS

DDP JEFE DE AREA DEPTO. PROG. Y PRESUP.

FIN DEPROCESO

PROVEEDOR DIREC. ADMON.

REALIZA REQUISICION DE COMPRA Y O SERVICIOS (ADQ-001) Y SOLICITA AUTORIZACION A PROGR. Y PRESUP.

RECIBE DOCTO. Y SOLICITA AUTORIZACION DEL DIRECTOR DE ADMON.

REVISA Y VERIFICA PRESUPUESTO, FIRMA Y ENVIA AL DDP

RECIBE, REVISA Y FIRMA

RECIBE Y ENTREGA A ADQUISICIONES PARA EL PROCEDIMIENTOS DE PAGO

ADQUISICIONES

RECIBE Y TRAMITE CONFORME A PROCED. E INFORMA A PROVEEDOR PARA FIRMA

RECIBE CONTRATO Y EFECTUA EL CURSO

VERIFICA PERMANENTEMENTE QUE EL CURSO ESTE APEGADO A PROGRAMA

EVALUA AL FINALIZAR EL CURSO EN FORMATO DDP-005 Y ENTREGA CONSTANCIAS

FINALIZA EL EVENTO E INFORMA AL DDP

Page 53: Doc pan

EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

DDP-001: PERFIL DE PUESTO POR PERSONA

Nombre:        

Puesto:       

Fecha:       

COMPETENCIAS Calif. Ideal Calif. Jefe Calif. Evaluado

PromedioCalif. Jefe+Calif.

Evaluado/2         

CONOCIMIENTOS                                   

HABILIDADES                                            

ACTITUDES                                   

ESCALA        

    5 EXCELENTE 4 MUY BIEN     3 BIEN        

Page 54: Doc pan

EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 REGULAR 1 DEFICIENTE

Page 55: Doc pan

EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP-002: Lista de Asistencia.

            

  LISTA DE ASISTENCIA PAG: DE                 MOTIVO DEL EVENTO:  LUGAR:  IMPARTIDO POR: FECHA: DURACIÓN: INSTRUCTOR INTERNO EXTERNO  DEPARTAMENTO: _____________________________________________________________ No. NOMBRE COMPLETO DEPARTAMENTO PUESTO UNIDAD

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

                     INSTRUCTOR (ES): __________________________________________   FIRMA

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EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP- 003: Control anual de Cursos

CONTROL ANUAL DE CURSOS

NOMBRE DEL CURSO/TALLER DIRIGIDO A

No. DE CURSOS

PARTICIP. X CURSO

DURACIÓNHRS./CURSO

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACIÓN

INVERSIÓN X CURSO

INVERSIÓNTOTAL

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

Page 57: Doc pan

EL COLEGIO DE LA FRONTERA SUR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DDP – 004 Solicitud de Curso de Capacitación

SOLICITUD DE CURSO DE CAPACITACIÓN

Nombre del solicitante:      

Puesto:      

Fecha:    

         

Nombre del curso:        

Institución:        

Lugar:        

Fecha de inicio:    

Fecha de término:    

Justificación:                          

 

Firma de AutorizaciónJefe Inmediato

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS