DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LA EVALUACION DEL

ACTIVO CIRCULANTE

Activo Circulantes:

Es el activo líquido al momento de cierre de un ejercicio o que es

convertible en dinero en un plazo inferior a los doce meses. Este tipo de activo

está en operación de modo continuo y puede venderse, transformarse, utilizarse,

convertirse en efectivo o entregarse como pago en cualquier operación normal.

Los activos circulantes son bienes y derechos de una empresa que se

caracterizan por su liquidez. Esto quiere decir que las compañías disponen de

estos activos de manera líquida en el momento o que podrán hacerlo dentro del

ciclo normal de producción. A mayor cantidad de activos líquidos, mayor

liquidez.

OBJETIVOS DE LA EVALUACION DE LOS ACTIVOS

1. Establecer la existencia y propiedad de los activos que se mueven en el

Balance.

2. Determinar si la evaluación de los activos refleja la aplicación de

principios contables generales aceptados.

3. Determinar si es adecuado el control interno de la empresa.

4. Determinar con cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los

saldos en bancos son adecuados y válidos

5. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el

Balance.

6. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios están

efectivamente representadas por productos, materiales, y suministros que

existen físicamente.

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DE LOS ACTIVOS

Partiendo del objetivo de la Auditoria de los Estados Financieros es

expresa opinión sobre la razonabilidad de la presentación de los Estados

Financieros según principios contables generalmente aceptado, para que el

auditor pueda expresar la opinión de los Estados Financieros debe examinar

el Balance General.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA EN EFECTIVO

Definición de efectivo:

Es el conjunto que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez

inmediata, total o parcial con que cuenta el objeto económico y puede utilizarse

para fines generales o específicos dentro de los cuales, podemos mencionar la

caja, los depósitos en bancos y otras entidades finacieras.

El efectivo no solo comprende los billetes y moneda incluidos en caja y los saldos

de las cuentas bancarias corrientes o de ahorros, sino también otros valores que

son similares por su fácil disposición y carencias de restricción.

• Fondos fijos de caja o caja chica.

• Efectivos o documentos de cobro inmediato como son principalmente

cheques y monedas extranjeras.

• Cheques expedido por la empresa pero retenidos a su entrega a los

beneficiarios.

Los cheques expedidos pero retenidos para entregar posteriormente a los

beneficiarios se considera como efectivo a los fin de presentación en el balance

general en claridad de que estos constituye fondos propiedad de la empresa

hasata tanto sean entregados a sus beneficiarios, debiera tenerse el cuidado de

verificar que no se dé efecto contable a la expedición.

Los objetivos de la auditoria del efectivo seria:

• Comprobar la autenticidad de los fondos de efectivos propiedad de la

empresa y que se encuentren ya sea en su poder, en las cuentas bancarias de

dicha empresa o en tránsito.

• Determinar si los fondos y depósitos cumplan con las condiciones de

disponibilidad inmediata.

• Determinar si dentro de este renglón del balance general se presentan

todos los fondos y depósitos disponibles propiedad de la empresa.

IRREGULARIDADES MÁS COMUNES EN LAS CUENTAS DEL

EFECTIVO

El Fraude

Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza,

dolo, simulación, etc. El término “fraude” se refiere al acto intencional de la

Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación

equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar: Manipulación,

falsificación o alteración de registros o documentos. Malversación de activos

Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o

documentos. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo Mala aplicación

de políticas contables.

Tipos de fraude

Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza

con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa. El

segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera

fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.

Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias

personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.

Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o

varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas

como son: bancos, clientes, proveedores, etc.

Por Que Hay Fraudes: Se considera que hay fraudes por:

• Falta de controles adecuados.

• Poco y mal capacitado personal.

• Baja / alta rotación de puestos. Documentación confusa

• Salarios bajos.

• Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc

• Legislación deficiente.

• Actividades incompatibles entre sí. Es un hecho demostrado que evitar

fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear

una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude.

Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta

puede ser provocada por la falta de controles.

Como se evita un fraude

La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo,

implementar practicas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a

un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada.

Como se detecta un fraude

Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son:

• Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar

los más importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.

• Simular operaciones.

• Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes,

etc.

• Llevar a cabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.

Errores e irregularidades

La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios

factores, entre los que se encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un

criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en aquellas

áreas en donde existan incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos

significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez

de las operaciones y saldos. Los errores, se consideran que se producen sin

intención, mientras que las irregularidades se producen intencionalmente.

Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.

Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y

bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su

ejecución de la sgte forma:

A) Desfalcos:

1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren

(ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)

2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de

haberla registrado (Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros

registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)

3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es

legitimo se desvíe de su destino correspondiente.

B) Distorsiones

Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.

4. Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o

administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los

PCGA o mal interpretación de los hechos existentes. Las irregularidades

en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal

interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u

operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables

básicos.

Errores más comunes

• En la clasificación del activo que no sería material en cuanto a su cantidad, si

está afectada a dos categorías de la planta o el equipo.

• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a

sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, el método contable

por el efecto de cambio está en conformidad con los PCGA. Error tolerable: se

especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores El sistema de control debe ser adecuado para

detectar errores, así como desfalcos.

Tipos de Errores:

1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los

mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al

gasto o la falta de beneficio.

2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.

El Error de incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un

saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las

modalidades más comunes en que ocurre el fraude en esta área son la

apropiación indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro

indebido de notas de crédito.

La apropiación indebida de fondos, una modalidad bastante común,

consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras entradas

previamente desviadas, postergando así la detección del robo.

ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA.

El programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado,

de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les

ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de

auditoría se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden

ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los

hechos concretos que se vayan observando.

El programa de auditoría

1. El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría

que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de

auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría

global. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los

auxiliares involucrados en la auditoría y como medio para el control y registro

de la ejecución apropiada del trabajo. El programa de auditoría puede también

contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de

tiempos en el que son presupuestadas las horas para las diversas áreas o

procedimientos de auditoría.

• Se acostumbra a elaborar un programa por cada sección a examinar, el

cual debe incluir por lo menos el programa de trabajo en un sentido estricto y el

programa adscrito al personal del trabajo a realizar. Cada programa de Auditoría

permite el desarrollo del plan de trabajo general, pero a un nivel más analítico,

aplicado a un área en particular.

• El programa de auditoría contiene prácticamente la misma información

que el plan de trabajo, pero difiere de este en que se le han adicionado columnas

para el tiempo estimado, el tiempo real, la referencia al papel de trabajo donde

quedó plasmada la ejecución del programa, la rubrica de quien realizó cada paso

y la fecha del mismo.

• Por medio de cada programa de auditoría, el auditor adquiere control

sobre el desarrollo del examen, pues estos además de ser una guía para los

asistentes sirven para efectuar una adecuada supervisión sobre los mismos,

permitiendo también determinar el tiempo real de ejecución de cada

procedimiento para compararlo con el estimado y así servir de pauta para la

planeación de las próximas auditorías, así mismo, permite conocer en cualquier

momento el estado de adelanto del trabajo, ayudando a la toma de decisiones

sobre la labor pendiente por realizar.

• Generalmente el programa de auditoría comprenderá una sección por

cada área de los estados financieros que se examinan. Cada sección del

programa de auditoría debe comprender:

• Una introducción que describa la naturaleza de las cuentas examinadas y

resuma los procedimientos de contabilidad de la compañía.

• Una descripción de los objetivos de auditoría que se persiguen en la

revisión de la sección.

• Una relación de los pasos de auditoría que se consideran necesarios para

alcanzar los objetivos señalados anteriormente.

• Esta sección debe tener columnas para indicar la persona que efectúa el

trabajo, el tiempo empleado y referencias cruzadas a las planillas o cédulas

donde se realiza el trabajo.

EVALUACION DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO EN EL AREA

DEL EFECTIVO.

En virtud de que la mayoría de los valores son fácilmente negociables el

problema de la protección física tiene una importancia similar a la salvaguarda

de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisión del control interno por parte

de los auditores indicará el grado y la dirección del trabajo de auditoría que se

requiera en un trabajo en particular.

1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la

venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que

lleve el registro de las inversiones.

2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el

rendimiento respectivo en intereses y dividendos.

3. Autorización de todas las transacciones de compra y venta por funcionario

responsables.

4. Registro de los valores a nombre de la compañía.

5. Inspección física periódica de valores por un auditor interno o un funcionario

que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia o registro

contable de las inversiones.

Control interno sobre los desembolsos en efectivo.

Para presentar el problema en términos positivos, todos los pagos deberán

hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se

hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en cierto

modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de

cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal es

obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras

ventajas incluyen:

• La centralización de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios

designados, únicamente las personas autorizadas para firmar cheques.

• Un registro permanente de desembolso.

• Una reducción en la cantidad de dinero en efectivo en caja.

• Aspectos de control de los fondos de caja chica.

Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan

periódicamente para reponer el fondo estén de acuerdo con la cantidad de

desembolsos del fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece

con un saldo fijo.

SALDO DE CAJA Y DE BANCOS

Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de

explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente

pequeños. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar

la importancia de tales saldos en relación con su respectivo papel y los objetivos

de auditoría para determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se ha

de efectuar.

Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes

registrados, disponibles o en depósito, en una fecha tan cercana a la del balance

de situación como sea posible, según las circunstancias, aunque en la mayoría de

los casos coincide realmente con la fecha del balance de situación. Para los

auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y

bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debería efectuarse

un examen simultáneo o procedimientos equivalentes, como ya se ha explicado,

a las cuentas en las que podría darse un encubrimiento de una deficiencia

importante mediante sustitución. De forma similar, debería efectuarse un

examen simultáneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditoría de

valores bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que pudieran

obtenerse fondos para la sustitución en los saldos de caja y bancos.