Directrices Atención Administración

7/21/2019 Directrices Atención Administración

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G08/D01/O

Directrices –

Atención a laAdministración

Modelo de Gestión Documental y

Administración de Archivos (MGD) para la

ed de !ransparencia y Acceso a la

"n#ormación (!A)

Versión: 1.0

Fecha: diciembre de 2014



$

G08/D01/O Directrices – Atención a la administración

Coordinadores

%eatri& 'ranco spio

icard *+re& Alc,&ar

Equipo

%lanca Desantes 'ern,nde&

'rancisco 'ern,nde& -uesta

.avier eueo alama

2 De los te3tos4 sus autores

ste documento se encuentra en #ase 5orrador6 7i la !A ni los autores se hacen responsa5les de un

mal uso de esta in#ormación

Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

y Acceso a la Información (RTA)




stas Directrices se inte9ran en el MGD se9:n se especi#ica en el si9uiente Dia9rama de

relaciones4





;


16 *resentación y o5etivos

1616 'inalidad

16$6 Alcance y contenido

166 Documentos relacionados

$6 <a or9ani&ación4 *rincipal usuaria del archivo

6 <os servicios de 9estión documental o#recidos a la or9ani&ación

616 *articipación en el diseo y se9uimiento de planes de 9estión documental

6$6 'ormación y capacitación en materia de 9estión documental

66 -oordinación y apoyo en la 9estión diaria de documentos

6;6 !rans#erencias de documentos

6=6 *r+stamos administrativos

;6 -uadro de compromisos de cumplimiento

=6 !+rminos y re#erencias

=616 Glosario

=6$6 e#erencias y 5i5lio9ra#>a





=


1. Presentación y objetios

1.1. Fina!idad

<a #inalidad de estas Directrices es o#recer una serie de instrucciones t+cnicas para poder llevar

a ca5o el servicio de atención a las necesidades en materia de 9estión documental ue se

plantean en una or9ani&ación? en el marco del Modelo de Gestión de Documentos y

administración de archivos de la ed de !ransparencia y Acceso a la "n#ormación (!A)6

1.2. "!cance y contenido

stas Directrices contienen los #undamentos esenciales para comprender los diversos tipos de

servicios documentales ue se o#recen a una or9ani&ación desde la unidad responsa5le de

9estionar sus documentos y poder desarrollarlos e#ica&mente a di#erentes niveles de

aplica5ilidad en una or9ani&ación? se9:n esta5lece el Modelo de Gestión de Documentos y

administración de archivos de la !A6

1.#. $ocumentos re!acionados

%0&'( %u)a de sericios de "rchio

%0&'$02'( "tención a! p*b!ico

%0&'$0#'( $i+usión

2. ,a "dministración: Principa! usuaria de! archio

s necesario ser conscientes de ue un archivo? entendido como auella unidad ue #orma

parte de una or9ani&ación superior y es responsa5le de la 9estión de los documentos ue han

sido producidos o reci5idos por dicha or9ani&ación? o por un conunto de or9ani&aciones

vinculadas entre s>? tiene como usuario principal en todo momento a la or9ani&ación de la cual

depende y so5re la ue mantiene una vinculación de car,cter archiv>stico pero tam5i+n

or9,nico6

<os archivos son parte de una entidad superior? la cual es la responsa5le inte9ral de

la producción y 9estión de los documentos ue el archivo custodia6 sa or9ani&ación

ser, la principal usuaria del archivo? sin peruicio de los usuarios e3ternos6

<a or9ani&ación de5e conce5irse como el usuario principal y primario de cualuier proceso

desarrollado en una unidad de archivo? puesto ue en :ltima instancia? cualuier servicio o

actividad reali&ada por un archivo va encaminada a repercutir en el cumplimiento e#ica& de los

o5etivos de su or9ani&ación6

<os conocidos como usuarios e3ternos a la or9ani&ación tam5i+n son relevantes en cuanto a la

necesidad de cumplir determinados o5etivos dentro de la unidad de archivo? pero ser, la

or9ani&ación de la ue el archivo #orma parte la ue resulte principalmente 5ene#iciada detodos los procesos de 9estión documental6





@


*or eemplo? e3isten numerosos procesos de 9estión documental ue van diri9idos

e3clusivamente a la or9ani&ación y no pueden ser destinados a los usuarios ue son aenos a la

or9ani&ación6 s el caso de 9ran parte de los procesos de soporte o apoyo? en los cuales el

archivo se relaciona a nivel interno con otras unidades de la misma or9ani&ación? sin presencia

de usuarios e3ternos6 "9ualmente? e3isten otros m:ltiples procesos de car,cter operativo en el

,m5ito de la 9estión documental? en los ue el o5etivo principal no o#rece una respuesta a los

posi5les usuarios e3ternos sino ue responde a necesidades planteadas por la propia

or9ani&ación (por eemplo? en cuestiones relacionadas con las pol>ticas de 9estión documental?

las valoraciones de acceso o propuestas de creación de series documentales)6

Mientras ue la documentación custodiada por las unidades de archivos si9a manteniendo

vi9encia administrativa? el usuario principal de dicha documentación se9uir, siendo la propia

or9ani&ación productora? sin peruicio de posi5les 5ene#icios para determinados usuarios

e3ternos6 De esta #orma? no se podr, o5viar la vinculación con la or9ani&ación responsa5le de

producir los documentos en nin9:n momento del ciclo de vida de los mismos? puesto ue? a

pesar de ue la documentación haya podido ser o5eto de valoración y se haya dictaminado su

conservación permanente? todav>a puede recuperar la vi9encia administrativa y volver a ser

o5eto de inter+s por parte de la or9ani&ación productora o 5ien de auella ue heredó sus

#unciones y responsa5ilidades administrativas6

<os #ondos documentales conservados en los archivos permanecen en el tiempo

m,s all, de las propias or9ani&aciones ue los produeron y los archivos ser,n los

responsa5les de su custodia? 9estión y di#usión incluso cuando las or9ani&aciones

ue los produeron ya no e3istan6

n este sentido? a los e#ectos de estas Directrices? se puede considerar el servicio de atención ala or9ani&ación productora como uno de los procesos 5,sicos relacionados con los servicios

ue un archivo puede o#recer a sus usuarios internos? entendiendo en este caso como usuarios

internos al conunto de unidades ue componen la or9ani&ación de la ue el archivo #orma

parte como responsa5le de la custodia de sus documentos6

#. ,os sericios de -estión documenta! o+recidos a !a or-aniación

na ve& entendido ue la or9ani&ación de la ue #orma parte un archivo se considera su

principal usuaria? podemos entender las diversas relaciones ue se mantienen entre el archivoy el resto de unidades ue componen la or9ani&ación desde este punto de vista? asumi+ndolas

como servicios ue se pueden o#recer al principal usuario del archivo6

As>? si aplicamos esta m,3ima? podemos distin9uir cinco tipos de servicios de atención a la

or9ani&ación productora de los documentos4

Diseo y se9uimiento de planes de 9estión documental

-apacitación del personal de la or9ani&ación en materia de 9estión documental

Asistencia a la or9ani&ación en la 9estión diaria de documentos





B


!rans#erencias de documentos al archivo desde las diversas unidades administrativas

Gestión de pr+stamos administrativos de documentos custodiados por el archivo

!ipos de servicios de atención a la or9ani&ación productora de los documentos

#.1. Participación en e! dise/o y se-uimiento de p!anes de -estión documenta!

no de los servicios ue se o#recen desde una unidad de archivo a la or9ani&ación productora

consiste en el diseo? eecución y se9uimiento de cualuier plan o proyecto relacionado con el

esta5lecimiento de pol>ticas de 9estión de documentos en la or9ani&ación C+ase G01D01G!

"lanes estrat#$icosE6

ste servicio se o#rece 9racias a los conocimientos espec>#icos y competencias ue el personal

del archivo posee en materia de 9estión de documentos y suele estar >ntimamente relacionado

con la toma de decisiones o el esta5lecimiento de estrat+9icas 9lo5ales o plani#icación de

pol>ticas de 9estión de in#ormación en las or9ani&aciones6

l esta5lecimiento de planes o pol>ticas de 9estión documental es un proceso considerado de

alto nivel dentro de cualuier or9ani&ación? adscrito a la tipolo9>a de procesos de 9estión

estrat+9ica6 ste tipo de procesos se encuentra 5ao la responsa5ilidad directa de los altos

car9os de la or9ani&ación y por norma 9eneral? a la hora de esta5lecer pol>ticas estrat+9icas de

car,cter transversal? se tiende a utili&ar personal procedente de diversas unidades de la





8


or9ani&ación para intentar o#recer visiones desde diversas perspectivas para dar respuesta a

un pro5lema conunto6

n el caso de las pol>ticas relacionadas con la 9estión de documentos? pueden plantearse varias

posi5ilidades en las ue las unidades de archivo podr,n tener varios 9rados de implicación o

responsa5ilidad4

$ise/o de sistemas o po!)ticas incu!adas ec!usiamente con !a -estión de

documentos dentro de !a or-aniación4 en estos casos? el personal del archivo de5e

asumir un papel de l>der prota9onista en el desarrollo y esta5lecimiento de este tipo

de sistemas o pol>ticas? puesto ue al #in y al ca5o? se trata del o5etivo principal de

cualuier unidad de archivo? y es el personal adscrito a la unidad de archivo el m,s

competente en la materia6

$ise/o de sistemas o po!)ticas en !as que !a -estión documenta! resu!ta una parte

sustancia! pero no *nica4 en este tipo de casos? el personal responsa5le de lasunidades de archivo de5en asumir un papel de prota9onista implicado en su

desarrollo? deando el lidera&9o en manos de personal de mayor ran9o? puesto ue la

9estión documental es tan sólo una de las partes #undamentales del proyecto? pero no

la :nica6 -omo eemplo? podemos indicar auellos proyectos de Administración

electrónica ue se llevan a ca5o? en los cuales los 9estores documentales son tan sólo

una de las partes ue se desarrolla? unto con aplicaciones o sistemas de in#ormación6

<os responsa5les de las unidades de archivo son a9entes implicados en el

desarrollo de pol>ticas de Administración di9ital o Go5ierno electrónico por

tratarse de desarrollos en los ue la 9estión de documentos es una de lospilares #undamentales6 De5en tener un papel prota9onista en este tipo de

desarrollos6

$ise/o de sistemas o po!)ticas en !as que !a -estión de documentos resu!ta imp!icada

en cierta medida4 en este tipo de casos? el personal responsa5le de los archivo de una

or9ani&ación de5e asumir el papel de asesores o validadores de las propuestas

reali&adas desde otros ,m5itos? puesto ue los procesos de 9estión documental no se

ven directamente a#ectados pero s> pueden su#rir al9:n tipo de modi#icación en cuanto

a la 9estión diaria de los mismos6 n este caso? la responsa5ilidad de las personas de launidad de archivo consiste en mantenerse adecuadamente in#ormada de las

propuestas de plani#icación de pol>ticas en otros ,m5itos en los ue la 9estión de los

documentos pueda verse alterada? aunue sea en menor medida6

#.2. Formación y capacitación en materia de -estión documenta!

<a or9ani&ación productora de los documentos ue se 9estionan desde un archivo reuiere

permanentemente de aduirir conocimientos so5re 9estión documental por parte de las

personas ue desempean sus tareas en otras unidades aenas al archivo? pero poseenresponsa5ilidad so5re la 9estión de documentos6





F


Adem,s? la #ormación continua del personal de cualuier or9ani&ación y el reciclae #ormativo

de las personas se eri9e en un pilar estrat+9ico de cualuier or9ani&ación6 n este sentido? el

personal del archivo tam5i+n de5e o#recer como servicio 5,sico a su or9ani&ación la #ormación

en materia de 9estión de documentos ue sea precisa se9:n los planes de #ormación continua

as> como las posi5les competencias identi#icadas para cada puesto de tra5ao C+ase

G01D0%G Roles& responsa'ilidades y competenciasE6

#.#. Coordinación y apoyo en !a -estión diaria de documentos

<as personas responsa5les de las unidades de archivo? adem,s de disear las pol>ticas de

9estión de documentos y de o#recer la #ormación ue se pueda considerar necesaria en dicha

materia a lo lar9o de las diversas unidades administrativas ue componen la or9ani&ación?

tam5i+n de5en o#recer a todas las personas ue desempean sus actuaciones a lo lar9o de las

diversas unidades de la or9ani&ación un servicio de apoyo continuo y asistencia en el maneo

de los documentos? la aplicación de procesos de 9estión documental de#inidos previamente6

-uando se utili&a un sistema de 9estión de documentos? el personal de la or9ani&ación ue

tiene la cate9or>a de usuario en dicho sistema necesita de una 9u>a o una asistencia en la

aplicación de los procedimientos en dicho sistema (por eemplo? la asi9nación de un códi9o de

clasi#icación a determinados procedimientos administrativos o la #orma adecuada de cerrar los

e3pedientes en su unidad de instalación o carpeta)6 sta responsa5ilidad recae de #orma

directa so5re la unidad responsa5le de la 9estión documental y es su personal el encar9ado de

o#recer esa asistencia eminentemente t+cnica a todas auellas personas ue desempean

actividades relacionadas con documentación6

ste servicio de asistencia se encuentra >ntimamente relacionado con la #ormación delpersonal ue puede o#recerse desde la unidad de archivo? puesto ue la plani#icación de la

#ormación continua en materia de 9estión documentos puede de#inirse de acuerdo a las

posi5les incidencias ue suran y se respondan a trav+s de este servicio de asistencia C+ase

G01D0%G Roles& responsa'ilidades y competenciasE6

#.4. rans+erencias de documentos a! archio

na de las tradicionales #unciones asumidas por las unidades de archivo es la coordinación y

eecución de trans#erencias de documentación desde las unidades administrativas hasta el

archivo6

A los e#ectos de estas Directrices? entendemos trans#erencia como el procedimiento de in9reso

de documentos en un archivo mediante el traslado de series documentales? una ve& ue +stas

han cumplido el pla&o de permanencia #iado por las normas esta5lecidas en la valoración para

cada una de las etapas de su ciclo vital6

<as trans#erencias suponen una 9ran parte de las actividades ue se desempean en la unidad

de archivo de una or9ani&ación en #uncionamiento? puesto ue uno de los o5etivos 5,sicos de

los archivos en esa etapa del ciclo vital de los documentos consiste en aliviar a las unidades

administrativas del in9ente volumen de documentación 9enerada mediante el traslado de la

documentación a otro espacio? al mismo tiempo ue se #acilita la posi5ilidad de recuperar esa

documentación a trav+s de los oportunos instrumentos de control6





10


*ara poder desarrollar adecuadamente las trans#erencias de documentos por parte del

archivo? resulta conveniente aplicar una serie de recomendaciones4

<as trans#erencias de5er>an reali&arse por series documentales desde las

correspondientes unidades administrativas ue las produ&can? y su documentación

de5e estar adecuadamente preparada por parte de la unidad ue va a trans#erir ladocumentación? si9uiendo las instrucciones ue se esta5le&can desde la unidad de

archivo6

<as trans#erencias de5en reali&arse acompaadas de un instrumento de control ue

permita tener constancia de todos auellos documentos ue son o5eto de la

trans#erencia6 l instrumento de control utili&ado se denomina elación de entre9a y

es una lista de unidades documentales incluidas en cada trans#erencia6 na ve&

reali&ada la trans#erencia y coteada la valide& de lo contenido en la relación de

entre9a? ese documento se convierte en la evidencia documental del cam5io de

responsa5ilidad so5re los documentos trans#eridos? pasando a ser responsa5ilidaddirecta de la unidad de archivo y no de la unidad administrativa ue los conserva5a

antes6

<as unidades de archivo de5en coordinar las trans#erencias con todas las unidades

administrativas ue componen la or9ani&ación para evitar la saturación de

documentos en las correspondientes unidades6 *ara ello? se recomienda ela5orar un

calendario de trans#erencias ue est+ consensuado con las diversas unidades

administrativas? teniendo en cuenta para su reali&ación el volumen previsto de

crecimiento de los documentos ue se 9eneran en cada una de las unidades6 n este

sentido? a la hora de plani#icar las trans#erencias? de5er, prestarse especial atención aauellas unidades ue disponen de menos espacio para custodiar e#ica&mente

documentos as> como auellas unidades ue producen documentación a un ritmo

mucho m,s acelerado ue el resto6

<a eecución y desarrollo de trans#erencias de5e ser un proceso continuo y permanente en

todo archivo? no sólo en cuanto a la eecución de trans#erencias para reci5ir documentos

desde las unidades administrativas? sino ue tam5i+n de5e contemplarse la reali&ación de

trans#erencias desde el propio archivo6

Adem,s? en caso de ue e3ista dentro de una or9ani&ación un sistema de archivo compleoue est+ #ormado por varios archivos centrales? intermedios o históricos? tam5i+n de5er,

contemplarse la necesidad de reali&ar trans#erencias periódicas entre los diversos archivos

se9:n esta5le&can los oportunos pla&os determinados por el proceso de valoración para cada

serie documental C+ase G0D0! Transferencias de documentosE6

ste proceso puede su#rir importantes alteraciones en su desarrollo dentro de entornos de

Go5ierno electrónico en los ue no e3iste documentación #>sica ue custodiar ni trans#erir6 n

este tipo de casos? la trans#erencia no pierde valide& ya ue la documentación? aunue sea

electrónica? necesita ser trans#erida desde la unidad administrativa para evitar la acumulación

innecesaria de in#ormación ue puede di#icultar el desempeo ordinario de las actuaciones en





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las correspondientes unidades6 *ara resolver esta cuestión? se pueden plantear diversas

posi5ilidades4

!rans#erencias electrónicas a archivos de se9uridad6 -onsiste en reali&ar trasvases de

in#ormación electrónica a entornos archiv>sticos electrónicos ue 9aranticen su

conservación y recuperación a lar9o pla&o6

Modi#icación de per#iles de acceso a la documentación6 -onsiste en modi#icar los

per#iles de usuarios dentro de un sistema electrónico? pasando los usuarios del archivo

a ser los administradores responsa5les de su control? se9uridad? tratamiento y

conservación? y deando a los usuarios de las unidades administrativas productoras de

la documentación con un per#il de consulta6

#.. Pr3stamos administratios

!al y como ocurre con las trans#erencias de documentos? otro proceso continuo de atención a

la or9ani&ación productora de los documentos es la reali&ación de pr+stamos administrativos6

A los e#ectos de estas Directrices? entendemos el pr+stamo administrativo como el proceso

archiv>stico ue implica la salida temporal de uno o varios documentos desde la unidad de

archivo con #ines administrativos6

ste tipo de actuaciones resultan cotidianas en las unidades de archivo ue son responsa5les

de custodiar documentación ue ha sido trans#erida recientemente y va desapareciendo de las

pr,cticas ordinarias del archivo en #unción del paso del tiempo so5re los documentos ue

conserva6

<a principal caracter>stica de los pr+stamos administrativos es ue la responsa5ilidad so5re el

documento? ue ya reca>a en la unidad de archivo? se traslada de #orma temporal a la unidad

ue solicita el mismo documento6

*or norma 9eneral? los pr+stamos administrativos se pueden reali&ar por dos motivos4

*ara servir de apoyo in#ormativo o antecedente en un procedimiento administrativo

relacionado con el documento solicitado6 n este tipo de casos? una ve& ue el

procedimiento administrativo relacionado #inali&a o ue la actividad para la ue sirve

de apoyo lle9a a su #in? el documento se devuelve a la unidad de archivo6

*ara recuperar un documento ue ha sido trans#erido al archivo dentro de un

procedimiento administrativo nuevo6 n este tipo de ocasiones? puede ocurrir ue el

documento solicitado en pr+stamo uede incorporado al nuevo procedimiento por lo

ue su devolución al archivo no tendr, lu9ar6 sto se considera una pr,ctica

inadecuada ue de5e ser evitada en la medida de lo posi5le6

*ara evitar 9raves incidencias y pro5lemas en los pr+stamos administrativos con los cam5ios

de responsa5ilidad ue supone? es conveniente aplicar una serie de recomendaciones4





1$


!odo pr+stamo administrativo de5e ir acompaado de una relación de entre9a

espec>#ica ue indiue el documento ue es o5eto de pr+stamo temporal y ui+n

ser, la persona responsa5le de su custodia #uera de la unidad de archivo6

<os pr+stamos administrativos de5en ser responsa5ilidad directa de una persona

dentro de la unidad administrativa ue solicita el pr+stamo? deando constancia dedicha responsa5ilidad en la relación de entre9a del pr+stamo y eerciendo de

contacto en caso de posi5les incidencias6

*ara evitar la mala pr,ctica de incorporar documentos prestados a nuevos

procedimientos administrativos? de5e tenerse en consideración el volumen de

pr+stamos administrativos la hora de reali&ar la valoración y plani#icación de los

calendarios de trans#erencias desde las unidades administrativas al archivo6 -uantos

menos pr+stamos administrativos se produ&can? se podr,n reali&ar las trans#erencias

de #orma m,s e#ica&6

De5er>an aplicarse mecanismos de control e#ica& de los niveles de acceso y se9uridad

so5re las unidades administrativas? para distin9uir u+ unidades administrativas

pueden acceder a los diversos documentos custodiados? en #unción de su nivel de

acceso6





1


4. Cuadro de compromisos de cump!imiento

ste cuadro identi#ica auellos compromisos esta5lecidos en las l>neas de actuación de la Gu>ade "mplementación de ervicios de archivo? as> como una serie de recomendaciones so5re

cómo cumplir con los mismos6

l n:mero representado es el mismo con el ue se identi#ica dicho compromiso en la Gu>a de"mplementación6

5 Compromisos Cómo cump!ir con !os compromisos

1.1 "n#ormar so5re la via5ilidad y desarrollode proyectos estrat+9icos relacionadoscon la 9estión documental

Atender consultas y solicitudes de in#ormesprocedentes de otras unidades de laor9ani&ación relativas al diseo de planesestrat+9icos o proyectos aenos en los ue la9estión de documentos no es prioritaria

eali&ar in#ormes so5re la via5ilidad de dichosplanes o proyectos se9:n su relación con la9estión de documentos en la or9ani&ación6

1.2 -oordinar la 9estión diaria de losdocumentos en las diversas unidades

administrativas de la or9ani&ación

O#recer a las distintas unidades de laadministración apoyo y asistencia t+cnica en el

#uncionamiento de los procesos

Atender las llamadas o peticiones de asistenciadesde las diversas unidades para resolvercuestiones operativas so5re los diversosprocesos de 9estión documental en los ueest+n implicados

Mantener un se9uimiento so5re las incidenciasocurridas en el desarrollo de actividadesrelacionadas con procesos de 9estióndocumental

1.# ecutar trans#erencias de ladocumentación desde las unidadesadministrativas al archivo

-ontactar con las personas responsa5les decada unidad para iniciar el proceso detrans#erencia de documentos

Anali&ar la documentación ue va a sertrans#erida y adecuarla a las condiciones detraslado (or9ani&ación por seriesdocumentales? eliminación de documentacióninnecesaria? adecuación en unidades deinstalación homo9+neas? etc6)





1;


-umplimentar la relación de entre9a con ellistado de documentos a trans#erir y #irmarlapor parte del responsa5le de la unidad

administrativa

!rasladar la documentación a la unidad dearchivo? unto con la relación de entre9a

-otear la documentación trans#erida con larelación de entre9a #irmada? deandoconstancia de todas las incidencias ue hayanpodido sur9ir

'irmar la relación de entre9a por parte de launidad de archivo? asumiendo laresponsa5ilidad so5re los documentostrans#eridos

ntre9ar una copia de la relación de entre9a ala unidad administrativa para su control

1.4 eali&ar pr+stamos administrativosdesde el archivo hacia las unidadesadministrativas

Atender las consultas de documentosconservados en el archivo procedentes de lasdiversas unidades de la or9ani&ación

ecuperar la documentación solicitada por lasunidades y o#recerla en consulta

edactar una relación de entre9a para unpr+stamo administrativo ue sea #irmada por lapersona responsa5le de su custodia #uera delarchivo

na ve& consultada por la unidadadministrativa correspondiente? devolver eldocumento prestado unto con la relación deentre9a y devolver el documento a su lu9ar

ori9inal en el archivo

1. Or9ani&ar un calendario detrans#erencias de documentos para todala or9ani&ación

Anali&ar el volumen de crecimiento dedocumentos en las diversas unidadesadministrativas y el 9rado de consulta dedocumentación

-ontactar con los responsa5les de cada unidadadministrativa para consensuar una #echaposi5le para reali&ar las trans#erencias deacuerdo con el volumen de crecimiento y el

9rado de consultas de documentación





1=


Disponer de un calendario de #echas so5retodas las series documentales de laor9ani&ación para proceder a reali&ar lastrans#erencias de #orma periódica so5re toda laor9ani&ación

1.6 eali&ar actividades #ormativas desde launidad archivo en las diversas unidadesadministrativas

*articipar en los planes de #ormación continuade la or9ani&ación

eali&ar cursos de #ormación en materia de9estión de documentos

1.7 Articular un sistema inte9ral detrans#erencias en #unción de loscalendarios de valoración de

documentos

Desarrollar el calendario de trans#erencias en#unción de los pla&os de valoración apro5adospara cada serie documental

*roponer meoras al proceso de valoración en#unción de las incidencias ue puedan ha5ersur9ido durante el desarrollo de lastrans#erencias

1.& Desarrollar un sistema inte9ral decontrol de documentos en pr+stamoadministrativo para toda la or9ani&ación

Anali&ar todos los pr+stamos administrativosue se desarrollan en el archivo con lasdiversas unidades administrativas

-ontactar con las personas responsa5les de

cada unidad administrativa para ue in#ormenso5re el estado de sus pr+stamos y laspersonas ue se responsa5ili&a de ladocumentación prestada

Desple9ar un mecanismo de control so5retodos los pr+stamos desarrollados?determinando responsa5les del documentoprestado? #echas de reali&ación y #echas derevisión del pr+stamo

*roponer meoras en el desarrollo de lospr+stamos administrativos #uturos e incluso enel proceso de valoración o trans#erencias? en#unción del volumen de pr+stamos solicitados





1@


. 3rminos y re+erencias

.1. %!osario

"sistencia4 servicio ue presta una or9ani&ación o unidad administrativa para ue un usuariopueda ver satis#echa su necesidad6

Ca!idad4 9rado en el ue un conunto de caracter>sticas inherentes a una or9ani&ación o

servicio cumple con los reuisitos esta5lecidos de antemano6

P!an4 modelo sistem,tico de actuación ue se ela5ora anticipadamente con el #in diri9ir o

encau&ar la pol>tica de una or9ani&ación6

Po!)tica4 conunto de directrices u orientaciones ue ri9en las actuaciones de una or9ani&ación

o persona dentro de un ,m5ito #uncional determinado6

Pr3stamo administratio4 proceso archiv>stico ue implica la salida temporal de uno o varios

documentos desde la unidad de archivo con #ines administrativos6

8e!ación de entre-a4 lista ordenada de los documentos ue se trans#ieren de una #ase de

archivo a otra? y ue acompaa a estos en dicho traslado6 u o5etivo #undamental es permitir

el control de los documentos ue pasan de un archivo a otro y traspasar la responsa5ilidad de

su custodia del archivo u o#icina remitente al archivo receptor6

9ericio4 conunto de prestaciones orientadas a satis#acer determinadas necesidades o cuidar

los intereses de un tipo de usuarios sin necesidad de crear 5ienes materiales6

rans+erencia4 procedimiento ha5itual de in9reso de documentos en un archivo mediante el

traslado re9ular y periódico de #racciones de series documentales? una ve& ue +stas han

cumplido el pla&o de permanencia #iado por las normas esta5lecidas en la valoración para

cada una de las etapas de su ciclo vital6

suario: persona ue utili&a un determinado servicio o producto de #orma ha5itual para ver

satis#echa al9:n tipo de necesidad6

.2. 8e+erencias y bib!io-ra+)a

A7"O? M6H --? 6 Cet al6E6 $0106 n estudio de usuarios del Archivo Iistórico *rovincial

de M,la9a6 AR*+,e! Revista Andalu-a de Archivos Cen l>neaE? 6 C-onsulta4 1= diciem5re $01;E6

Disponi5le en4

http4//JJJ6untadeandalucia6es/culturaydeporte/archivosKhtml/sites/de#ault/contenidos/9e

neral/revista/numeros/7umeroK/Galeria/0K0K01KArticuloKAsensio3K-ruces3K*ere&3KDia&

3K*ol6pd#

*ALA6 AG7-"A D A<A-"7 N -A<"DAD6 $00F6 Gu.a para la evaluación de la calidad de

los /ervicios "'licos Cen l>neaE6 Madrid4 AA< C-onsulta4 1= diciem5re $01;E6 Disponi5le en4

http4//JJJ6aeval6es/es/di#usionKyKcomunicacion/pu5licaciones/Guias/GuiasKvaluacionK*oliticasK*u5licasKyK-alidadK**/9uiaKevaluacionKcalidad6html



http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos_html/sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_3/Galeria/03_03_01_Articulo_Asensiox_Crucesx_Perezx_Diazx_Pol.pdf



http://www.aeval.es/es/difusion_y_comunicacion/publicaciones/Guias/Guias_Evaluacion_Politicas_Publicas_y_Calidad_SSPP/guia_evaluacion_calidad.html









1B


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ha empleado la si9uiente versión euivalente en espaol4 A7O6 $00@6 78,I/2TR 1345,6009! Información y documentación! Gestión de documentos! "arte 6 Directrices 6 Madrid4

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