Dirección de Control Escolar -...

Dirección de Control Escolar

“Reporte de la Evaluación del Procedimiento de Admisión”

Departamento de Ingreso y Servicios Escolares Unidad de Admisión

SEPTIEMBRE 2013

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Proceso de Admisión_________________ Reporte final Secretaría de Docencia Septiembre/2013 Dirección de Control Escolar Departamento de Ingreso y Servicios Escolares (DISE) Unidad de Admisión y Credencialización

I. PRESENTACIÓN

El mes de enero de 2013 el concurso de ingreso de la UAEM, dio inicio con la publicación de

las convocatorias de estudios profesionales y del nivel medio superior en su modalidad

educativa escolarizada y a distancia. Durante los meses de febrero – marzo y en las fechas

establecidas, los alumnos próximos a egresar de secundaria y bachillerato que así lo

decidieron solicitaron su registro por Internet a esta Universidad para concursar en los

exámenes de admisión para ingresar al periodo 2013 “B”.

La Secretaría de Docencia, la Dirección de Estudios Profesionales y la Dirección de Control

Escolar indicaron las políticas institucionales para planear, organizar y llevar a cabo la

aplicación de exámenes de admisión; que en coordinación con el departamento de Ingreso y

Servicios Escolares establecieron las acciones, funciones y actividades que todos los espacios

académicos debieron acatar para ponerlo en práctica. El procedimiento por su relevancia y

dimensión adquiere singular importancia institucional, conjugándose factores académicos,

administrativos, económicos, convenios y acuerdos institucionales para el logro de su fin, que

es el de ofrecer un servicio con transparencia, equidad y credibilidad social. Identificando a los

aspirantes que cumplen con la normatividad institucional para tener el derecho a participar en

el concurso de ingreso, ser seleccionados y aceptados por sus méritos académicos. Dando a

conocer que los factores como el promedio antecedente al nivel de estudios anterior, el puntaje

obtenido en el examen y la capacidad física instalada en cada espacio académico es

determinante para determinar el porcentaje de absorción de la demanda educativa.

II. ACTIVIDADES REALIZADAS

1. Del calendario general del proceso de primer ingreso:

Se analizó y autorizó por la Secretaría de Docencia.

Fue publicado por la Dirección de Estudios Profesionales, en medio electrónico www.dep.uaemex.mx e impreso en carteles.

2. Del plan de trabajo

Con base en el calendario autorizado, se realizó la programación de fechas especificas de las actividades que correspondientes a las direcciones de Estudios Profesionales y la propia Dirección de Control Escolar, programación que incluyó los niveles de educativos de estudios profesionales y del nivel medio superior. En lo que respecta a la Dirección de Control Escolar, las funciones y actividades de trabajo se basaron en las políticas e indicaciones que el departamento de Ingreso y Servicios Escolares recibió, quien a su vez estableció las necesidades de operación, integrando las propuestas pertinentes para que fuesen aprobadas y gestionadas en tiempo y forma.

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3. De los recursos materiales

Se elaboró y entregó un listado de recursos materiales a la unidad administrativa que consistió en una relación de nombre y cantidades de papelería necesaria que se utiliza durante el proceso como son: número de convocatorias, bolsas nailon, sobres bolsa, marcadores, papel bond, pritt, grapas, pintarrones, cintas maskintape, cintas diurex, cintas canela, cajas de archivo, lápices, clips, folders, discos de 3 ½, tóner para impresora, gafetes plastificados para coordinadores, supervisores y aplicadores de examen, papel continuo de 4 tantos, papel oficial membreteado, marcadores fluorescentes, plumas, libretas de apuntes y sobres para nómina.

4. De la Oferta Educativa

Se solicitó por escrito a la Dirección de Estudios Profesionales, la oferta educativa por organismo académico, centro universitario y plantel de la escuela preparatoria (cumpliendo este aspecto con la oferta educativa insertada en la convocatoria), así mismo se le solicito los nombres de los módulos temáticos que se aplicarían por licenciatura (cumpliendo con el envió de la carpeta informativa correspondiente).

5. De los recursos financieros

Se elaboró el presupuesto, el que incluyó los rubros de pago para: el proveedor de exámenes (CENEVAL), orientadores de apoyo para preinscripciones, aplicadores, supervisores, coordinadores, personal de apoyo, transporte, viáticos, alimentos, taxis y gastos imprevistos.

6. De los formatos del CENEVAL

Se solicitaron, llenaron y entregaron los formatos de solicitud con el requerimiento de materiales en medio escrito como, número de guías de estudio, hojas de respuesta, folios, y cuadernillos de examen acordado por la institución. Formas que incluyen calendario de fechas de entrega y recepción de materiales y que son signados por el responsable operativo (SD), estableciendo con ello el convenio UAEM-CENEVAL.

7. De las convocatorias y trípticos

Basándose en las cantidades impresas del año anterior se solicito a la Unidad Administrativa de Apoyo de la DCE, elaborar requisición y mandar a reproducir las convocatorias y trípticos autorizados por la SD.

La Unidad de Admisión recibió ejemplares de convocatoria y trípticos impresos, elaboró paquetes, relación de recibido y los distribuyó para su publicación en: instituciones estatales, federales, dependencias universitarias, Organismos Académicos, Centros Universitarios, Unidades Académicas Profesionales y Planteles de la Escuela Preparatoria.

Por parte de la Dirección de Estudios Profesionales se envió oficio al vocero de la UAEM, con la solicitud de publicar la información de la convocatoria en los medios masivos de comunicación que la UAEM autorizó durante el período del 16 de enero al 04 de febrero de 2013, quien a su ves la difundió a través de radio y televisión.

8. Se solicitó a la Unidad de Apoyo Administrativo la gestión de 40,000 cédulas de preinscripción ante el proveedor asignado.

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9. De la elaboración de la Distribución de Aulas:

► Se solicito por oficio a los directores de planteles de la escuela preparatoria, facultades, unidades académicas profesionales y centros universitarios, la capacidad del número de aulas y pupitres de la infraestructura instalada, esto para realizar la planeación de distribución de aspirantes preinscritos mediante el sistema de nuevo ingreso (verificando en cada espacio académico la información brindada, esto previo al examen de admisión por los coordinadores de examen).

► Se informó por escrito a los directores de planteles de la escuela preparatoria y de facultades, que en caso necesario serían sede de aplicación de examen del nivel medio superior. Esto para contar con su anuencia, apoyo y prontitud para instalar la logística.

10. Se entregaron materiales de preinscripción a los jefes de control escolar de cada plantel, facultad, centro universitario y unidad académica profesional, consistente en guías de estudio y cédulas de preinscripción.

11. Se elaboró por parte de la Dirección de Estudios Profesionales, presentación en POWER POINT conteniendo la información general respecto a la capacitación de usuarios del sistema de nuevo ingreso jefes de control escolar y auxiliares para realizar el registro y preinscripción de aspirantes. Y por parte de la DCE se indicó lo referente a los lineamientos para realizar las preinscripciones.

12. Se llevó a cabo el registro en Internet del 06 de febrero al 07 de marzo y los aspirantes acudieron a ventanillas para entrega y cotejo de documentación del 20 de febrero al 08 de marzo, según apellido paterno, terminando así su trámite de preinscripción.

13. Se elaboraron presentaciones en POWER POINT para realizar la capacitación de coordinadores, supervisores y aplicadores de examen.

14. Se elaboraron instructivos de aplicación de examen, y de materiales adicionales, para coordinadores, supervisores y aplicadores para llevar a cabo el programa de capacitación.

15. De la captación del recurso humano:

Se solicitaron 45 egresados de los diferentes organismos académicos para contratarlos de manera eventual como orientadores de apoyo durante las preinscripciones, actividades que consistieron básicamente en cotejar documentos y coordinar las filas de aspirantes y se distribuyeron en los espacios académicos de mayor demanda educativa.

Para la aplicación de los exámenes, se captaron trabajadores con experiencia, estudiantes del 8° y 10° semestres, y egresados de las diferentes facultades de la UAEM para que fungieran como aplicadores, actividad que se realizo con el establecimiento de fechas para que acudieran a la DCE para realizar su registro, además de cumplir con el requisito obligatorio de asistir a la reunión de capacitación.

Se elaboraron listas por sede, en las cuales se incluyó al personal participante en la aplicación de los exámenes.

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16. Del programa de capacitación:

Se capacitó a los orientadores sobre las actividades, instrucciones, lineamientos e indicaciones específicas para llevar apoyar a los aspirantes durante el periodo de preinscripciones.

Se capacitó en Toluca a los coordinadores (EXANI II 63) (EXANI I 22), supervisores (EXANI II 120) (EXANI I 42) y aplicadores (EXANI II 895) (EXANI I 250) para la aplicación del examen de admisión: exponiendo los lineamientos, instrucciones e indicaciones específicas para realizar la actividad, entregándoles el día de la aplicación su gafete de identificación como participante en la aplicación de examen.

En el caso del personal foráneo los jefes de control escolar de cada escuela fueron los responsables de capacitar a supervisores y aplicadores.

17. Se elaboraron identificadores de aula por sede de aplicación: esto de acuerdo a la distribución de aulas y demanda de aspirantes preinscritos en el sistema de nuevo ingreso por espacio académico.

18. Se elaboró en forma de manual operativo, la distribución de aulas, la cual contempló al número de aspirantes por aula y por sede según los datos estadísticos arrojados en sistema durante las preinscripciones, enviándola al CENEVAL en la fecha programada. Este a su vez, elaboró los paquetes de cuadernillos de examen para la aplicación por sede y aula.

19. La Dirección de Estudios Profesionales instaló el sistema de impresión de hojas de respuesta y la DCE imprimió el total de hojas personificadas por sede y aula, según base de datos del total de aspirantes preinscritos en el sistema de nuevo ingreso.

20. Se elaboró relación para pase de asistencia de orientadores, coordinadores, supervisores, aplicadores y personal de apoyo por sede de aplicación.

21. Se elaboraron paquetes de coordinadores, conteniendo por sede de aplicación: copias de cédulas de preinscripción para uso de aplicadores, paquetes de lápices, relación de aplicadores, supervisores y coordinadores, sobres de pago para aplicadores, supervisores y coordinadores; claves de usuarios para utilizar el sistema de nuevo ingreso e instrucciones finales conteniendo los teléfonos necesarios para comunicarse durante el proceso de aplicación, listas de aspirantes, pintarrones, marcadores y cinta maskintape. Se les indicó los reportes que deberían de llenar a través del Sistema de Nuevo Ingreso e imprimirlos.

22. Se imprimieron las listas de aspirantes preinscritos que presentarían examen por sede y aula, efectuando la separación y ordenamiento de estas en tres tantos.

23. Se elaboraron paquetes adicionales del material de apoyo para aplicadores: plumón para que ejemplificaran el correcto llenado de la hoja de respuestas, lápices y cinta adhesiva para pegar identificadores y listas de aspirantes.

24. Se rotularon sobres bolsa por escuela y aula conteniendo: lista de aspirantes, copias de cédulas de preinscripción, instructivo de actividades para el aplicador e instrucciones para resolver el examen dirigidas a los aspirantes.

25. Se elaboró y firmaron recibo general de entrega de materiales para coordinadores.

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26. Se organizó la recepción de los materiales adicionales utilizados durante la aplicación, contemplando previendo la contratación de personal de apoyo en turno vespertino para la DCE.

27. Previo a la fecha de examen, se entregó material de aplicación de examen a los coordinadores foráneos y locales designados en cada sede de aplicación.

28. El día de la aplicación del examen 14 de abril (estudios profesionales) y 12 de mayo (bachillerato), se estableció como base central, centro de distribución y acopio de materiales a la Dirección de Control Escolar, asistiendo personal de la Contraloría Universitaria y algunos del CENEVAL para trasladarse con los coordinadores responsables de la DCE a cada sede.

29. Personal del CENEVAL, fue el responsable de entregar los cuadernillos de examen a los aplicadores de cada sede de aplicación.

30. La Dirección de Control Escolar envió coordinadores a cada centro universitario y unidad académica profesional para trasladar los cuadernillos de examen, materiales adicionales y como apoyo de la aplicación, quienes al finalizar la aplicación, regresaron a las oficinas de la DCE para entregar todo el material.

31. Los días 14 de abril y 12 de mayo se llevó a cabo la aplicación de los exámenes de estudios de profesionales y del medio superior respectivamente, coordinando la aplicación de exámenes y resolviendo contingencias e indicando soluciones viables a través de la inspección física, del monitoreo telefónico, del MSN con los responsables del proceso en cada sede de aplicación, además de ingresar dichos reportes en el Sistema de Nuevo Ingreso en los apartados de inasistencias e incidencias.

32. El acopio de cuadernillos y hojas de respuesta de examen para ambas aplicaciones, se realizó en cada sede de aplicación por parte de supervisores del CENEVAL y de los coordinadores de la UAEM.

33. Los supervisores del CENEVAL fueron los responsables de trasladar las hojas de respuesta contestadas para su calificación.

34. La Dirección de Control Escolar fue la responsable de trasladar los cuadernillos de examen y entregarlos al CENEVAL (por la mañana) y en la DCE (por la tarde).

35. Se coordinó, supervisó y realizó la recepción de materiales adicionales con el personal de apoyo efectuando su clasificación y ordenamiento en la DCE.

36. Se depuro la información generada y se conformaron las carpetas de archivo necesarias para este procedimiento, elaborando y emitiendo el presente reporte.

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IIII. LA PROBLEMÁTICA

3.1. ACERCA DE LAS DECISIONES

La planeación adecuada del procedimiento de admisión radica y depende de la oportuna toma de decisiones por las autoridades, algunas de esas decisiones se definen hasta último momento, por lo que genera que los avisos de las actividades a realizar no se den en tiempo y a veces ocasionan su desfase.

3.2. ACERCA DEL REGISTRO DE ASPIRANTES POR INTERNET

En la promoción 2013, nuevamente se llevó a cabo el registro de aspirantes a través de Internet mediante la página WEB de la UAEM, www.uaemex.mx. Siendo un proyecto de relevancia importante y que impacta en el ámbito regional, estatal e internacional, dado que según estadísticas cerca de 95,000 interesados estarían visitando dicha página electrónica en menos de un mes, proyecto que en esencia y teoría ha resultado ser magnifico como facilitador de la administración escolar en cuanto al registro de aspirantes a ingresar, proyecto que entre sus bondades disminuye el tiempo de atención y por ende las aglomeraciones en los diferentes espacios académicos y finalmente agiliza el trámite de preinscripción.

La problemática practica del proyecto, se ha atendido paulatinamente a través de las diferentes promociones del proceso e inclusive se han realizado adecuaciones durante la práctica misma, solucionando al momento las necesidades reales. Los puntos medulares de la problemática que se presentó son:

− La red en ocasiones se satura y ocasiona infinidad de reclamos de los aspirantes por vía telefónica, la sugerencia es la de ampliar paulatinamente la capacidad del servidor.

− La falta de práctica en el uso del sistema de nuevo ingreso, el no seguir indicaciones (tener todos los documentos y los datos para registrarse) y en capturar su CURP erróneamente, ocasionó: 1) que el sistema los sacara de la página; 2) que los usuarios no pudieran ingresar nuevamente a su registro, saliéndoles la leyenda que ya tenían un registro, negándoles la posibilidad de continuar en ese, por lo que ingresaban nuevos datos y por ende se generaron cientos de registros inconclusos.

− El equipo de cómputo con que cuentan los espacios académicos a veces es insuficiente o se encuentra en mal estado, no encontrando eco para su renovación, mantenimiento o compostura.

− Las impresoras no cuentan con un mantenimiento preventivo o configuración previa a la preinscripción. Sin embargo una de las ventajas que se ha tenido es la alternativa de imprimir la cédula por impresora de láser en formato PDF, aún cuando genera el gasto de papel y tóner.

En general se han tenido avances positivos y significativos en el proceso de admisión, el cual se ha simplificado paulatinamente tanto en el sistema electrónico como en su forma operativa, pero aún cuenta con oportunidades de mejora en cada espacio académico, como son:

► Concientizar a los directivos de todos los espacios académicos para que se involucren en las actividades que se les designan, como sugerencia podría ser en el marco de Colegio de Directores, con ello se tomarían decisiones oportunas y se designarían e indicarían a los responsables para cumplir con las actividades en tiempo y forma referentes a:

http://www.uaemex.mx/

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Enviar la información referente a la infraestructura instalada en tiempo y forma.

Mejorar la capacidad del servidor.

Adquisición de equipos actualizados.

Realizar mantenimiento y compostura de equipos de cómputo en stock.

Actualizar el SOFWER en los equipos en buen estado.

Crear conciencia en los responsables del proceso (jefes de control escolar) para que las actividades se realicen en tiempo y forma.

Motivar positivamente a los responsables del proceso y personal participante, para que realicen su función de forma optima.

Seguir autorizando el personal (Orientadores) de apoyo en todos los espacios académicos para la atención de aspirantes durante el trámite de preinscripción.

Dotar al personal involucrado en el proceso en todos los espacios académicos de la infraestructura y materiales necesarios para realizar su función.

Autorizar indumentaria al personal participante con el fin de tener un distintivo para esta actividad y por ende salvaguardar la identidad universitaria durante la aplicación de los exámenes de admisión.

“Evaluación del Proceso de Admisión”

I. Resultados Usuario-Aspirante 1.1. Introducción El departamento de Ingreso y Servicios Escolares a través de la Unidad de Admisión y Credencialización de la DCE, responsable del Procedimiento de Admisión: Logística y Aplicación de Exámenes, certificado por ISO 9001-2008 en el Sistema Gestión de la Calidad de la Administración Central de la UAEM, presenta este documento como un medio de ilustrar de manera sintética la evaluación general del mismo, dando cumplimiento a lo establecido en su TOC, con la medición referente a la satisfacción de 2 usuarios; aspirantes (10% de la demanda) y jefes de control escolar, esto bajo la vertiente de aplicación de cuestionarios como medio de retroalimentación del proceso. Es menester mencionar, que para elaborar esta evaluación del proceso se contó con el apoyo de los Espacios Académicos, a quienes se les solicitó su reporte del proceso desde la capacitación realizada con motivo de inicio del proceso en el mes de febrero. El instrumento de percepción del usuario-aspirante se aplico a un total de 6244 aspirantes en 2013. La percepción de los diferentes actores del proceso. Aspirantes y jefes de control escolar de los 40 claustros universitarios que reportan la evaluación del proceso de admisión, concuerdan en los siguientes resultados:

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1.2. El instrumento de medición El instrumento utilizado consistió en un cuestionario con 11 aseveraciones cerradas enfocadas a indagar y medir la percepción del usuario-aspirante mediante la elección de sus respuestas a alguna de las categorías previamente establecidas (excelente, bueno, regular, malo, deficiente) a los aspectos siguientes:

1. Medios de comunicación para difundir la convocatoria 2. Difusión de la convocatoria 3. Contenido de la convocatoria 4. Visualización del Banner del SNI 5. Instrucciones para el registro en el SNI 6. Conectividad con el SNI de la UAEM 7. Eficiencia del personal 8. Amabilidad y respeto 9. Requisitos solicitados 10. Rapidez del trámite de preinscripción 11. Calidad del servicio

El procesamiento de datos, se llevó a cabo en un primer momento por parte del responsable en cada espacio académico, quien identificó las respuestas otorgadas a las once (11) preguntas que integra el instrumento, además de graficar los resultados, mencionar observaciones en la práctica y sugerir áreas de oportunidad relevantes. Posteriormente, la Unidad de Admisión realizó el concentrado de las 68684 respuestas otorgadas a los 6244 cuestionarios aplicados en el total de espacios académicos. Los datos capturados en medio electrónico (Excel) se graficaron obteniendo los resultados para cada indicador de manera global, como se ilustra para cada pregunta en las figuras que a continuación se muestran: 1.3. Análisis y Gráficas por aseveración 1) Los medios de comunicación que utiliza la UAEM para difundir la convocatoria de nuevo

ingreso son los idóneos:

Puede observarse en la Fig. 1, que las respuestas por parte de los aspirantes a esta aseveración demuestran que poco más del 50.4% de los usuarios coinciden que son excelentes los medios de comunicación utilizados por la UAEM para difundir la convocatoria, y el 39.55% considera que son buenos. Por lo que en su mayoría aseguran la consultaron por Internet. Y solamente el 9.9 los considera como regulares, malos y deficientes los medios utilizados.

50.4 39.55

7.3% .97% 1.7%

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2) La difusión de la convocatoria de nuevo ingreso a la UAEM, llegó hasta la comunidad

donde vives:

Ahora bien, en referencia a la segunda aseveración, la Fig. 2, ilustra que los aspirantes están de acuerdo en un 88.8% que el alcance de la difusión de la convocatoria fue excelente y buena, es decir que la pudieron consultar desde su comunidad, por lo que se enteraron en tiempo y forma del concurso de ingreso a la UAEM, exceptuando al 12%, que percibió como regular, mala y deficiente dicha divulgación de la convocatoria. 3) La convocatoria de Nuevo Ingreso de la UAEM, especifica de manera clara la información,

requisitos y fechas que deben de cumplirse:

Fig. 3. El porcentaje de usuarios (68%) opinaron, que la información contenida en la convocatoria fue excelente, el 24.2% la considera buena, porcentajes que suman el 92.2% de aspirantes que percibieron que la convocatoria contenía los aspectos básicos y necesarios de información referente a las instrucciones, requisitos y fechas para realizar el trámite de preinscripción. El porcentaje restante de usuarios 7.8% opina que deben implementarse otras estrategias para dar a conocer la información para el registro y preinscripción de nuevo ingreso a la UAEM.

49.3 39.5%

8.5% 1.60 .9%

68%

24.2% 6% 1.2% .6%

Categorías

11


4) En la página de la UAEM, el tamaño del Banner destinado para localizar el Registro de

Aspirantes es fácil de identificar:

Fig. 4. En esta aseveración, el 15.8% de los usuarios–aspirantes, percibieron que el tamaño y localización del Banner para el registro es regular, malo y deficiente, que se debe agrandar y fijar en la página universitaria. Contrario a lo que opinó el 88.27%, quien afirma que la ubicación es excelente y buena para poder ingresar al sistema de nuevo ingreso. 5) Al abrir la página de la UAEM, en el módulo de registro del Sistema de Nuevo Ingreso, las

instrucciones son claras y específicas:

Los resultados a esta aseveración arrojan que 5723 aspirantes, es decir el 91% de la muestra, reportó que el registro de nuevo ingreso cuenta con instrucciones claras y especificas para realizar el registro a la modalidad educativa de su preferencia, sea esta de estudios profesionales o del nivel medio superior. El porcentaje del 9% restante no las percibió de esta forma, tal como lo ilustra la Fig. 5.

Categorías

49.5 38.77

5.9% 9.5% .4%

Categorías

62.7

28.9%

6.9% .6% .8%

12


6) La conectividad en la RED al abrir la página de la UAEM, para el registro de aspirantes es

rápida:

Fig. 6. Aún y cuando se sabe que está cuestión no depende de la UAEM, esta aseveración radicó en la opinión que expresaron los aspirantes en cuanto a la rapidez con que se conectaron a la red de la página de la UAEM, un 88.8% expreso que no tuvieron problema. Y sólo el 11.4% contestó en desacuerdo diciendo que el sistema no abría con prontitud. En los casos en que los aspirantes preguntaron telefónicamente a la DCE, se les contestó que revisarán el equipo que utilizaban, debido a que se trataba a XP que tenían instalado o bien de equipos desfasados de acuerdo a las nuevas tecnologías. 7) El personal que te atendió al concluir tu trámite en ventanilla conoce su trabajo y es

eficiente:

Fig. 7. Es de destacar que en esta aseveración el indicador de eficiencia del personal prevalece de manera excelente, siendo el de mayor porcentaje (71%), dejando ver que los aspirantes percibieron que los empleados de la UAEM, conocen su trabajo y ejecutan su función de manera eficaz, lo que demuestra que es responsable y tienen el conocimiento de la actividad que desempeñan y junto con la categoría de bueno alcanzan el 96% de personal calificado.

Categorías

54.5

34.1%

7.9% 2.2% 1.3%

71%

25%

7.9% 2.9% .4%

Categorías

13


8) El personal que te atendió para concluir tu trámite de preinscripción en ventanilla fue

amable y respetuoso:

En esta aseveración, la Fig. 8, ilustra que los aspirantes percibieron respeto y amabilidad lo cual se constata en las categorías de excelente y bueno, sumando el 97.9% y sólo el 2.10% no estuvo de acuerdo argumentando que hizo falta el buen trato hacia ellos. 9) Los requisitos y documentos que se piden para realizar el trámite de preinscripción los

consideras necesarios:

Fig. 9. Referente a los requisitos que se solicitan en la convocatoria de primer ingreso, la percepción de usuario fue la de aceptación, vertiendo su opinión de manera positiva y su acuerdo entre las categorías de excelente y bueno, alcanzando el 94.83% de coincidencia de que los requisitos y documentos solicitados son pertinentes. Y sólo poco más del 5% lo considera como negativo.

79.50

18.40 1.44

.2% .5%

70.21

24.62 4.3% .42% .46%

Categorías

Categorías

14


10) La conclusión del trámite de preinscripción en ventanilla es rápido:

Fig. 10. En esta aseveración; se ilustra que el aspirante considera que al trámite de preinscripción fue rápido alcanzando un 93.11% de satisfacción del servicio brindado. El 4.8% lo consideró regular y el 1.35% lo percibe como malo. 11) El servicio de preinscripción que ofrece la UAEM es de calidad:

El 97.32% de los aspirantes concuerda en que la UAEM, cuenta con servicio de calidad en lo referente al trámite de preinscripciones, lo cual puede constatarse en la opiniones vertidas en la Fig. 11, apreciando que sólo un poco más del 2% considera que el servicio brindado es regular, malo y deficiente. No obstante que las encuestas arrojan resultados satisfactorios en esta estrategia de verificación en el servicio, existieron las siguientes observaciones y sugerencias generales, mismas que pudieran retomarse como oportunidades de mejora al servicio brindado a los aspirantes, refiriéndose a lo siguiente:

Categorías

63.71

29.40

4.8% 1.35

Categorías

72.32

25% 2.1% .2% .42%

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1.4. Observaciones y Sugerencias

a. Difundir con mayor antelación la convocatoria en los medios de comunicación masiva: periódico, televisión y radiodifusoras, cuyo fin es que la información pudiese llegar a las poblaciones rurales.

b. Que los requisitos para registrarse se indiquen en un espacio fijo con suficiente visibilidad en la página de la UAEM, antes de la publicación de las convocatorias y de las fechas de inicio del registro de aspirantes.

c. Acudir a las preparatorias rurales a promocionar las licenciaturas a ofertar. d. Publicar oferta educativa con letra más grande en carteles e Internet. e. Dar oportunidad a las preparatorias de gobierno, aún y cuando presenten certificados

parciales y o constancias. f. Que las cédulas de preinscripción se impriman en su totalidad mediante impresoras

láser a través del formato PDF. g. Que en las escuelas de mayor demanda educativa se siga apoyando con la

contratación de orientadores para la revisión de documentos en el trámite de preinscripción.

h. Seguir actualizando los equipos de cómputo y dotar al área de control escolar de cada escuela de impresoras láser.

i. Que exista mayor difusión de los mercados de trabajo de las carreras que oferta la UAEM.

j. Que se publiquen las direcciones y croquis de ubicación de los diferentes espacios académicos.

También en los cuestionarios, se encontró que los usuarios – aspirantes, expusieron los siguientes comentarios positivos hacia el servicio: 1.5. Comentarios

a. La UAEM tiene un buen sistema de registro por Internet. b. La UAEM cuenta con personal capacitado, amable y actitud de servicio, pero hace falta

un mayor número para atender con prontitud a toda la demanda. c. Seguir mejorando el proceso para que otros aspirantes puedan realizar su trámite con

mayor facilidad. d. El servicio es satisfactorio, pero puede mejorarse. e. La UAEM, cuenta con un buen equipo de trabajo, por lo que deben existir programas

de motivación a través equipamiento para que se realce la identidad institucional. II. Resultados Usuario-JCE

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Fig. 1. Se aprecia que las opiniones que los jefes de control escolar emitieron al cuestionario que indagó acerca de su percepción, en cuanto al servicio que recibieron por el personal de la Dirección de Control Escolar para realizar su función, es satisfactoria, puesto que prevaleció el mayor porcentaje en las categorías de excelente y bueno en cada una de las 11 aseveraciones. En la aseveración número 6, es en la que se obtuvo el menor porcentaje, sin embargo se aclara que debido a que algunas escuelas imprimieron sus cédulas de preinscripción en formato PDF, no se ofreció el servicio de mantenimiento de las impresoras. Se anexa base de datos para una mejor relación de indicadores En general podemos observar en la ilustración Fig. 2; que los jefes de control escolar calificaron el servicio de manera excelente y bueno, porque sumando ambas categoría se obtuvo un 95% de aceptación.

En referencia a estos resultados y retomando las observaciones y propuestas de los Jefes de Control Escolar hacia el Sistema de Nuevo Ingreso, destacan como un medio de retroalimentación para mejorar las siguientes desventajas y ventajas: 2.1. Propuestas de Mejora Continua No realizar reestructuraciones de página en las fechas de registro y preinscripción,

confunde a los aspirantes. Que la convocatoria explique el orden en que deben presentar los documentos los

aspirantes en ventanilla, para agilizar el trámite. Evitar programar la preinscripción en fechas del periodo vacacional, lo anterior porque

los aspirantes tienen problemas para adquirir la constancia que se solicita. Establecer un convenio con la SEP para que les expida en tiempo y forma a los

aspirantes la constancia con los datos que se solicitan en la convocatoria. Ubicar el Link de preinscripción de color más fuerte, de ser posible ampliar el tamaño y

mantenerlo fijo. Al abrir el sistema de nuevo ingreso en el primer link, debería aparecer en primera

instancia los requisitos necesarios para que el aspirante pueda registrarse y darse de alta satisfactoriamente, porque al ir llenando los campos, los aspirantes se percatan que deberían tener a la mano ciertos documentos. Lo que origina que interrumpan su registro, ocasionando se dupliquen registros porque no pueden ingresar al sistema tras a ver cometido algún error al introducir los datos del CURP.

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Realizar la impresión de las cédulas de preinscripción en formato PDF, evitando mandar a reproducir el documento a la imprenta, realizar la impresión con mayor rapidez, eliminando también tiempos perdidos por el acomodo del papel en la impresora de punto y por servicio de limpieza.

Establecer mayor comunicación con directores para que se responsabilicen del proceso en cada escuela. También comunicar al jefe de control escolar acerca de la mecánica del procedimiento.

Que se de información acerca del acuerdo 286, para poder informar a los aspirantes acerca de dicho acuerdo.

Que se instale un candado en el sistema, para aquellos aspirantes que aún no terminan su registro para que no puedan imprimir su registro satisfactorio y cumplan con la contestación completa del cuestionario socio-económico.

Si es posible se implemente el modo de actualización de datos para que el aspirante pueda corregir sus propios datos y no se dupliquen los registros.

Que el sistema pueda identificar a los aspirantes que han causado baja en otro plan de estudios dentro de la UAEM.

El sistema reporta cuando un alumno esta adscrito a una Facultad al momento de generar el folio. Se sugiere que este aviso se pueda colocar al inicio y no en la parte baja de la pantalla.

Actualizar el catalogo de claves de escuela de procedencia. Que se especifique cuando y en donde se debe realizar el trámite de revalidación desde

el registro, aclarando que es necesario ser aceptados. Que en las casillas en donde el alumno registra sus datos, se instale una instrucción que

al momento de seleccionar una acción se congele la página, porque el usuario no se da cuenta y al mover el Mouse se pasa a otra opción sin que se percate el aspirante.

2.2. Desventajas

El sistema de nuevo ingreso no deja al aspirante corregir errores. No otorgar más días para cotejo de documentos y registro por Internet, porque se

desfasan actividades subsecuentes. No se informa a los aspirantes que aún cuando las fechas de registro han concluido, el

registro en línea continua abierto, lo que causa confusión (punto que tiene que ver con el anterior).

No se cumple con lo establecido en la convocatoria por parte de los aspirantes respecto a la entrega del certificado, o de la constancia, por periodo vacacional y la entrega de certificados es posterior al examen de admisión.

Existen filtros de aspirantes que no terminan su registro y el sistema les permite imprimir su registro satisfactorio.

El sistema de nuevo ingreso no contempla un reporte general de puntajes obtenidos en el examen de admisión por espacio académico para que se puedan detectar áreas deficientes en el conocimiento de los aspirantes.

El sistema no permite generar las listas de asistencia global por sede, se tiene que realizar grupo por grupo.

El sistema no cuenta con las instrucciones necesarias para que el aspirante pueda continuar su registro en otro momento o día.

Se dificulta encontrar el link con la información de los módulos que se aplican en el examen, (esta muy escondida la información).

La recuperación del registro incompleto de los aspirantes, no se hace rápidamente, aunque se escriba el nombre, fecha de nacimiento y CURP, porque a veces el aspirante ingresa mal sus datos.

La interfaz gráfica para accesar a la convocatoria y al registro es muy pequeña y los aspirantes tienen dificultad para visualizarla.

No se puede generar un reporte comparativo entre promociones de preinscripción (No se deja la información y las escuelas los requieren para una serie de reportes).

18


2.3. Ventajas

El uso del sistema permite la preinscripción con mayor fluidez y rapidez. Se agiliza en un 95 % llevándonos no más de una hora con treinta minutos en atender a

los aspirantes por día en espacios de menor demanda. Que se puede imprimir la cédula en formato PDF. El sistema de nuevo ingreso es mucho más amigable solo hace falta liberar la

información para facilitar la obtención de reportes generales y por espacio. La asignación de letras fue adecuada. La sistematización favorece al proceso agilizándolo y haciéndolo cada promoción más

confiable. El uso del sistema permite facilitar el monitoreo de la aplicación del examen a través de

los reportes de incidencias e inasistencias, lo cual a facilitado la simplificación administrativa del proceso.

El sistema permite establecer la comunicación con los usuarios de los espacios académicos, permitiendo visualizar las presentaciones para coordinadores, supervisores y aplicadores de examen, así como bajar instrumentos para su aplicación y ejemplificar el reporte de evaluación del proceso para estandarizarlo.

Que permite a los aspirantes realizar el trámite de registro desde cualquier lugar con acceso a Internet, las 24 horas del día.

III. Resultados de la evaluación por la Contraloría Universitaria Igual que en otros años se consideró importante evaluar la logística, desde su planeación hasta su ejecución, para ello, en las fechas de aplicación de los exámenes de admisión, se decidió incluir a la Contraloría Universitaria, como un ente evaluador de las actividades referentes a la función en encomendada a esta Dirección, puesto que es la Dependencia Universitaria que realiza la auditoria del procedimiento, por lo tanto aprovechando la oportunidad, se administro el cuestionario a cada Observador que acudiese a cada sede de aplicación para verificar que el procedimiento se llevase a cabo según lo establecido, dicho instrumento arrojó resultados acerca de la percepción y opinión acerca de la manera en que se instrumentó e implementó la logística utilizada por lo consiguiente es intención de este apartado mostrar las coincidencias y divergencias de las opiniones de los 40 observadores que acudieron a cada sede de aplicación como un medio de evaluar la infraestructura, los materiales, el procedimiento utilizado y el servicio brindado: 3.1 El Instrumento El instrumento utilizado consistió en un conjunto de 20 aseveraciones, donde el observador debería de asentar sus respuestas evaluadoras desde la perspectiva de categorías: Excelente, Bueno, Regular, Malo, Deficiente y un 0 para la opción de alguna actividad que fue nula (que no se llevó a cabo) en la sede porque así se planeo desde un principio. Se contemplaron 4 apartados en la evaluación: Infraestructura (3 aseveraciones 1,2 y 13), Materiales (2 aseveraciones 3 y 4), Procedimiento (8 aseveraciones 5, 6, 8, 12, 14, 15, 17 y 19) y Servicio (7 aseveraciones 7, 9, 10, 11, 16, 18 y 20).

19


0

10

20

30

40

50

60

Núm

ero

de e

ncue

stas

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Deficiente

No existió Cate

goría

s

Fig. 1 Resultados de la percepción de los Observadores Contraloría referente a la infraestructura instalada para la aplicación de los EXANIS a la UAEM, 2013

Base de datos Fig. 1

Categorías Instalaciones

abiertas Internet en

función Emisión de Reportes

Excelente 51 50 49 Bueno 1 2 2

Regular 0 0 0 Malo 0 0 0

Deficiente 0 0 0 No existió 0 0 1

La instrumentación de la logística consistió en verificar que todo lo planeado estuviese dispuesto en tiempo y forma los días de la aplicación de exámenes como fueron: 1) que las instalaciones estuvieran abiertas y que la cantidad de pupitres fuese igual al número de aspirantes preinscritos asignados a cada sede y que estuviesen aseadas y 2) que se contará con Internet para emitir los reportes de, 3) inasistencias e incidencias a través del sistema de nuevo ingreso. Por lo que en la Fig. 1, se puede apreciar los Observadores de la Contraloría Universitaria expresaron casi en su totalidad que se cumplieron con las condiciones establecidas para dicho fin. Se anexa base de datos especificar y verificar cantidad de opiniones por categoría. Base de datos Fig. 2.

Categorías CENEVAL entregó bien cuadernillos

Personal UAEM entrego bien material

adicional Excelente 50 52

Bueno 0 0 Regular 0 0

Malo 0 0 Deficiente 0 0 No existió 2 0

20


0

20

40

60

Núm

ero

de

encu

esta

s

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Deficiente

No existió

Categorías

Fig. 2 Resultados de la percepción de los Observadores de la Contraloría Universitaria, referente a la pertinencia de la entrega de cuadernillos y material utilizado en los exámenes de admisión a la UAEM,

2013

La Fig. 2, Ilustra el resultado de la apreciación de los Observadores en cuanto a la opinión de haber cubierto los aspectos de entrega de cuadernillos y de material adicional suficiente para la aplicación de los exámenes de admisión en tiempo, forma y cantidad.así mismo que en en la anterior aseveración la tendencia de los datos apuntaron a la categoeía de excelente. Base de datos Fig. 3

Categorías

Ingreso de aspirantes 8:30

Realización de aplicación según lo planeado

Se escribieron las instrucciones en cada aula

Existió identificador

y lista en cada aula

Atención a indicaciones

de contraloría

Entrega actas de cierre de

aplicación

El examen concluyó en

hora establecida

Existió presencia de protección

civil Excelente 50 49 50 52 49 49 51 43

Bueno 2 1 2 0 0 0 0 3 Regular 3 1 0 0 0 0 0 2

Malo 0 0 0 0 0 0 0 0 Deficiente 0 1 0 0 0 0 0 0 No existió 0 0 0 0 3 3 1 4

0

10

20

30

40

50

60

Núm

ero

de e

ncue

stas

Excelente

Regular

Deficiente

Categorías

Fig. 3. Resultados de la percepción de los Observadores de la Contraloría, referente al cumplimiento del procedimiento establecido para aplicar los EXANIS, 2013

21


Fig. 3. Con la característica de opinión de excelente, se comprobó que se cumplió con el procedimiento, establecido, es decir se realizaron al pie de la letra las actividades planeadas acerca de la entrada de aspirantes a cada sede de aplicación, se siguieron instrucciones, se colocó la información pertinente referente a las indicaciones para presentar examen, existieron identificadores y listas, se atendieron a las situaciones recomendadas por los observadores de la contraloría, se entregaron por sede los cierres de aplicación de examen, el examen termino a la hora preestablecida y se conto el operativo de protección civil. Se hace la aclaración que en la tabla de datos, se contemplaron tanto las encuestas de observadores para el EXANI II como del EXANI I, por lo que en aquellos casos donde se enmarca que se incumplió en las actividades de: dar atención a las indicaciones de la contraloría; de entrega de cierre CENEVAL y de no contar con el apoyo de protección civil, realmente estas sedes tenían una reducida presencia de aspirantes, por lo que se optó y estableció sólo acudir a ellas en caso necesario. Ahora bien la Fig. 4. Realza los resultados obtenidos en la percepción en cuanto al servicio brindado durante la aplicación de los exámenes de los dos niveles educativos, el de estudios profesionales y el del nivel medio superior; pudiendo observar que en su mayoría los observadores de la Contraloría Universitaria, concuerdan en que el servicio que se dio durante la práctica del procedimiento fue excelente y bueno, el cual cumplió con la actitud positiva, disposición del personal y el conocimiento necesario para realizar la función encomendada de la mejor manera y forma.

0

10

20

30

40

50

60

Núm

ero

de e

ncue

stas

Excelente

Bueno

Regular

Malo

Deficiente

No existió Cate

goría

s

Fig. 4. Resultado de la percepción de los Observadores de la Contraloría referente al servicio brindado en la aplicación de los EXANIS, 2013

Base de datos Fig. 4

Categorías

La relación de trabajo del personal entre la UAEM y Contraloría

Desempeño de aplicadores

Satisfacción en la organización del personal

Personal con actitud de servicio

Atención hacia los aspirantes

Atención a casos especiales

Identificación del personal UAEM

Excelente 52 48 51 50 51 46 49 Bueno 0 2 1 2 1 0 0

Regular 0 1 0 0 0 0 0 Malo 0 0 0 0 0 0 0

Deficiente 0 0 0 0 0 0 0 No existió 0 1 0 0 0 6 3

22


IV. Resultados de la Evaluación General Con referencia al procedimiento de evaluación general, se estableció dividir entre los tres actores fundamentales a la evaluación total; valorando el servicio brindado a través de dos usuarios, que son 1) Los aspirantes (U-A), 2) Los jefes de control escolar de cada espacio académico (U-JCE), adjudicándole un valor igual del 25% a cada uno y 3) para calificar la percepción de los Observadores de la Contraloría Universitaria, (P-CU), se estableció que la opinión contaría 50%. Por lo que en suma estos tres porcentajes, se obtendría el 100% total. Donde: Usuario-Aspirante = U-A = 25%; Usuario-Jefe de Control Escolar = U-JCE = 25% y Percepción del Observador de Contraloría = P-OCU = 50% Ahora bien, para la medición del Procedimiento de Admisión: Instrumentación de la Logística y Aplicación de los exámenes de admisión, se tiene levantada la información en el Sistema de Gestión de la Calidad, como objetivo, obtener el 75% de satisfacción del procedimiento, con ello podría decirse que se cumplió de forma satisfactoria con las actividades establecidas para llevarlo a cabo. Lo anterior se puede apreciar en la tabla siguiente donde se especifica el número de opiniones otorgadas a cada una de las categorías establecidas, encontrando que los comentarios son favorables a las de excelente y bueno, visualizando que en las categorías restantes se encuentran la percepción de baja satisfacción. Por lo tanto se puede establecer que el objetivo establecido se cumplió de forma satisfactoria, puesto que las cifras de las apreciaciones de los tres actores alcanzaron cantidades claras y contundentes, pudiendo observar en la Fig. 1 esta afirmación. Base de datos Fig. 1

E-Servicio U-A E-Servicio U-JCE E-P-OCU

Excelente 43160 220 992 Bueno 20450 70 20

Regular 3856 4 4 Malo 693 4 0

Deficiente 525 10 1 No existió 0 0 23

05000

1000015000200002500030000350004000045000

Núm

ero

de

opin

ione

s

E-Se

rvic

io U

-A

E-Se

rvic

io U

-JCE

E-P-

OCU

Excelente

BuenoRegular

Malo

DeficienteNo existió

Aspectos de medición

Cate

goría

s

Fig. 1 Percepción de aspirantes, jefes de control escolar y observadores de la Contraloría Universitaria referente al procedimeinto de aplicación de los EXANIS en la UAEM, 2013

23


Para finalizar este reporte, se expone en la Fig. 2, la gráfica general que ilustra que los resultados obtenidos son satisfactorios, puesto que la suma entre las categorías de excelente y bueno arrojan el resultado del 92%, porcentaje que refleja la satisfacción obtenida en las actividades planeadas, y llevadas a la práctica en el Procedimiento de Admisión 2013.

Un mayor análisis de los datos expuestos, se puede obtener mediante la observación de los datos especificados en la tabla general siguiente. Base de datos generales de la Fig. 2.

Categorías Núm. De

Opiniones Excelente 44372

Bueno 20540 Regular 3864

Malo 697 Deficiente 536 No existió 23

En espera de que la lectura de este reporte coadyuve a la mejora continua del quehacer de la UAEM en este rubro, se exhorta a las autoridades, a los directores de los Planteles de la Escuela Preparatoria, Facultades, Centros Universitarios y Unidades Académicas Profesionales, jefes de control escolar y al personal que participa, a que continúen alimentando al procedimiento de admisión de actitudes y acciones positivas para que paulatinamente este programa llevado a la práctica, cada vez incremente su calidad, redituando a nuestra Institución una creciente credibilidad social en la aplicación de los exámenes de admisión. Se agradece a todos los jefes de control escolar por su participación en la entrega de la información solicitada, que sin ella no hubiera sido posible terminar el presente.

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Elaboraron

Responsables del Proceso en los Planteles de la Escuela Preparatoria, Facultades, Centros Universitarios y Unidades Académicas Profesionales

Responsables del Proceso en Edificio Central Dirección de Estudios Profesionales

Dirección de Control Escolar

Atte.

C. C. P. Oralia Degollado Albarrán Ing. Jorge Alberto Rojas González Lic. Noé Emilio Sarmiento Mercado

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