ORGANIZACIÓN Una organización, es un grupo social compuesto por personas, tareas y administración que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno.

¿DE QUE DEPENDE LA ADMINISTRACIÓN?

Recursos

Tecnología que se utiliza

El Mercado que opera

La estrategia

PROCESO ORGANIZACIONAL

Departamentalización conforme a bases y necesidades empresariales.

Estructura jerárquica.

Definición de autoridad formal estructural y sus tipos.

Definición de comunicación formal y autoridades.

DEPARTAMENTALIZACIÓN CONFORME A BASES Y NECESIDADES EMPRESARIALES.

La base de la organización y la departamentalización de las empresas es organizar en razón de sus productos, del área funcional, del cliente, del proyecto o estructuras matriciales, o del área geográfica donde operan.

En razón del área funcional: Muchas empresas se organizan conforme a sus funciones básicas.

Producción Mercadotecnia

Recursos Humanos

Finanzas

En razón del cliente :

En base al tipo de ventas o clientes:

Mayoristas Menudeo Cuentas especiales (tamaño, tipo y capacidad económica del cliente)

En razón de los productos:

Un autoservicio tienen departamentos de abarrotes carnicería verdura frutas y lácteos.

Una fabrica automotriz esta organizada por marcas, tipos de vehículos, etc.

En razón geográfica: Dividen el territorio donde operan por zonas para atender el mercado.

En razón del proyecto o estructuras matriciales: Es la forma organizacional en que los elementos principales que son negocios y funciones, se representan en el organigrama mediante ejes horizontal y vertical.

ESTRUCTURA JERÁRQUICA

Son áreas funcionales que obedecen a dos líneas de mando: al área titular de su área funcional y al líder del proyecto. Estructuras verticales y horizontales: Los miembros

de la empresa requieren apoyos de otros que dependan de ellos para seguir creciendo y seguir con sus planes.

Tramo de control o extensión de estructura Horizontal: Funcionas hasta cierto número de unidades dependientes, ya que en los altos niveles de dirección el titular de un puesto no es capaz de atender mas de 7 áreas de diversas funciones especializadas. En los niveles medios de gerencia llega a crecer 8 o 9 como máximo y en los Operativos el tramo de control o extensión de estructura horizontal suele ser mayor.

Crecimiento Vertical: Se refiere al incremento de niveles Jerárquicos y también deben tener límites. Se da un crecimiento vertical cuando una organización permite que las gerencias de área cuenten con subgerencias, que a su vez se apoyan en jefes de departamento, los cuales en ocasiones delegan en otras unidades, hasta llegar al nivel operativo sin delegación.

AUTORIDAD FORMAL ESTRUCTURAL Y SUS TIPOS

A. Autoridad línea funcional: es la función delegada formalmente a una unidad de trabajo, independientemente de la jerarquía, que le permite, le faculta y lo responsabiliza sobre las decisiones que debe tomar para llevarse correctamente la función.

B. Autoridad staff o asesora: Es un tipo de organización o estructuración de la empresa, para fines de integración de un equipo directivo conformado por un gerente general y sus staff o personal de alta gerencia bajo sus ordenes que analizará en la unidad relacionada con la dirección. Staff: al conjunto de colaboradores indirectos de una estructura.

C. Autoridad normativa: Aquella que tiene las áreas centrales de dirección y gerencia de una empresa, que cuenta con un territorio de operaciones y que por lo mismo a establecido un sistema descentralizado que faculta a gerentes regionales para que actúen empresarialmente en zonas determinadas

COMUNICACIÓN FORMAL Y AUTORIDADES INFORMALES

Al definir el tipo de autoridad estructural, deben quedar claros los canales de comunicación formales para cada una de las funciones. En estricto sentido, cada área básica tiene toda la autoridad lineal sobre su función . Sin embargo en muchas ocasiones la autoridad lineo funcional está limitada, como en el caso de selección y contratación del personal (recursos humanos R.H). En muchas ocasiones la autoridad lineal debe ir acompañada de una autoridad asesora, relativamente informal.

En las empresas se generan grupos informales en los que alguna manera se reconoce la autoridad informal de cierta persona; esto es, que ejerce influencia sobre el grupo sin tener un nivel gerencial

ESTABILIDAD VS. DINÁMICA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El termino estructura organizacional sugiere que ésta es la parte más estable de un sistema administrativo, por lo que es conveniente conocer las reglas, normas y principios que rigen el diseño estructural de la empresa.

cuando una estructura es flexible , tiende a generar feudos entre lo que ocupan las diferentes áreas , lo cual genera luchas entre las mismas , que conducen a baja productividad y complejidad en la dirección de la empresa.

AXIOMAS PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA:1.La necesidad determina la estructura y no viceversa.

2.La estrategia determina la estructura organizacional

3.El contexto externo e interno afecta la manera en que se diseña una organización social.

4.La estructura de otra empresa, por muy buena que sea, sólo sirve de referencia.

5.La tecnología afecta el diseño de la organización

6.La estructura tarde o temprano limita el crecimiento

7.Un estructura flexible genera crisis y conflictos

8.Los resultados son infructuosos en una organización mal diseñada.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓNAsí como en la planeación, son muchos los principios que hay que observar para organizar una empresa que son:

Principio de unidad de objetivos

Principio de jerarquía

Principio de equidad en carga de trabajo

Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora

Principio de primacía de autoridad normativa

Principio de unidad de mando.

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN

Son todas aquellas que apoyan esta etapa del proceso administrativos. Las más importantes son:

a. Reglas para elaborar un organigrama.

b. Diagrama de flujo.

c. Análisis de puestos.

d. Manuales de organizaciónLOS ORGANIGRAMA son las representaciones graficas de las estructuras lineo funcionales, denominada así en razón de que expresa gráficamente la división del trabajo y las líneas de autoridad y comunicación formal.

A) REGLAS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA.

Escribir el nombre de la empresa y especificar si se trata del organigrama general o de uno parcial.

Encerrar en rectángulos cada unidad organizacional o cada personal.

Colocar las posiciones que tengan idénticas jerarquía al mismo nivel

Los cuadros que encierran los niveles jerárquicos similares deben ser del mismo tamaño

Se utilizan líneas para representar el flujo de la autoridad

La autoridad staff o asesora se indica con líneas punteadas

Las líneas entran por la parte superior de las figuras y salen por la parte inferior . Los cuadros y rectángulos no se cruzan.

El titulo de carga, que va dentro del cuadro del rectángulo, debe ser descriptivo de la función.

Es común incluir el nombre de quien ocupa el puesto, siempre y cuando la persona permanezca en él en forma estable

El organigrama debe ser lo más simple posible; de emplearse alguna notación especial se debe agregar una explicación.

B) DIAGRAMA DE FLUJO

Es un representación gráfica de un proceso productivo, se utiliza en disciplinas administrativas, ingeniería industriales, operaciones de diversos negocios (como la aviación, hotelería, etc.)

C) ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS: Tras establecer sus áreas y

niveles jerárquicos, la organización requiere definir

funciones. Los puestos requieren de una descripción de funciones generada mediante el método de análisis de puestos. Un puesto es la unidad básica de trabajo

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

MÉTODO DE ANÁLISIS DE PUESTOS

• Identificación de los puestos y datos generales.

• Descripción genérica.

• Descripción analítica.

• Requerimientos.

• Responsabilidades.

• Condiciones físicas en que se realiza el trabajo.

PARTES DE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

• Datos generales de la organización

• Ubicación en la estructura organizacional

• Descripción genérica

• Descripción analítica

• Perfil del ocupante

D) MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Facilitan el proceso de integración a la organización, a las áreas de trabajo y a los puestos a desempeñar. Actualmente factible poner estos documentos a disposición del personal. Además de tener esta información en las páginas web o portales de las empresas.

GRACIASAlicia Barrios

Karen VilladiegoJosé Carlos Castillo

Richard Olivo