Diagnostico institucional de la Dirección de Planificación ...

Modelo de Capacitación de la OA ULTIMA VERSION A OCTUBRE 2016

B e r n a r d o B l e j m a r y A s o c i a d o s

INTRODUCCIÓN


Se propone trabajar en el armado de un Modelo de Capacitación de la OA que: •Dé un marco en términos de procesos y procedimientos para la detección de necesidades, elaboración de currículas y propuestas de capacitación, planes y cronogramas de las personas y equipos de la OA •Ordene las propuestas e iniciativas ya existentes además de requerimientos a futuro •Identifique y promueva el armado de roles soporte del proceso de capacitación de manera transversal a la OA •Contribuya a una mejor comunicación de la oferta disponible de capacitación para los miembros de la OA •Reglamente de alguna manera los pedidos y horas disponibles de capacitación externa e interna •Defina indicadores que contribuya a la medición y seguimiento de la efectividad de la capacitación recibida

Se realizó una primer reunión de relevamiento realizada el 31 de agosto desde el cual se elaboró esta primer versión en la construcción de dicho Modelo. Los participantes fueron:

•Soledad López (RRHH) •Eric Winer (Referente de Capacitación para la DPPT) •Luis Arocena (Referente de Capacitación para la DIOA) Ausente con aviso por licencia •Melina Munner (Equipo consultor)

EJES PROPUESTOS DE TRABAJO DEL MODELO DE CAPACITACIÓN DE LA OA

2. CURRICULA OFERTA DE CAPACITACION

1. PLANIFICACION DE LA CAPACITACION

3. MONITOREO Y MEDICION DE LA CAPACITACION

4. RED SOPORTE DE CAPACITACIÓN

5. INDUCCION

•Detección de las necesidades de capacitación •Marco normativo de capacitación •Armado y comunicación de cronogramas de capacitación integrales •Preparación del equipo docente interno y proveedores de capacitación externos •Preparación y diseño de materiales de capacitación •Organización y Logística de capacitación (espacio físico, materiales, equipos, invitaciones y registro de asistencia)

•Definición de las competencias genéricas de la OA (modelo de competencias actitudinales y técnicas que aplican a todos los miembros de la OA) •Definición de la currícula de capacitación genérica general de la OA (que aplica a toda la OA) •Definición de la currícula de capacitación técnica de la DPPT •Definición de la currícula de capacitación técnica de la DIOA •Definición de la currícula de capacitación de las funciones soporte de la OA •Definición de capacitación que suma o certifica horas

•Definición de indicadores de capacitación •Seguimiento y monitoreo de ejecución del cronograma de capacitación •Evaluación de la capacitación •Seguimiento del presupuesto de capacitación •Seguimiento de las horas capacitación por persona

•Definición roles soporte de capacitación y asignación (en la detección de necesidades, definición de currícula, organización y logística, registro y medición) •Identificación del equipo docente interno de la OA •Identificación de la red externa de docentes de la OA o de posibles proveedores de capacitación externa de la OA •Generación de alianzas y convenios con instituciones y organismos proveedores de capacitación de la OA

•Implementación de un proceso de inducción para nuevos integrantes de la OA y miembros ya existentes

DETECCION DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA OA


GENERICA DE LA OA

TECNICA DE LA DPPT TECNICA DE LA DIOA TECNICA DE FUNCIONES SOPORTE

PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

Se propone: •Designar roles soporte de capacitación (2 personas) para el relevamiento y detección de necesidades de capacitación de la OA •Estas personas con la ayuda del equipo consultor realizarían tres grupos focales de no más de 6 personas con miembros representativos de la DPPT, de la DIOA y de las funciones soporte con el objetivo de:

Revisar cuales serían las necesidades en general de capacitación comunes a toda la OA Revisar cuales serían las necesidades de capacitación específicas de cada Dirección y área Identificar posibles candidatos para integrar el cuerpo docente de la OA Identificar posibles candidatos interesados en dar colaboración y soporte en la organización y logística de capacitación

Como información soporte de dichas reuniones o grupos focales se tomaría:

oEl plan de capacitación trianual presentado (sólo como elemento disparador y no como base) oEl plan de capacitación que cada Dirección ya tenga disponible o por escrito

Las necesidades de capacitación relevadas deberán tener la validación final de cada Dirección y de la conducción de la OA

MARCO NORMATIVO DE CAPACITACION DE LA OA


PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

a) Definición mínimo y máximo de horas de capacitación: Se requiere definir la cantidad mínima de horas de capacitación (interna y externa) y cantidad máxima de horas de capacitación (interna y externa) a llevar a cabo durante un año por cualquier miembro de la OA b) Abordaje de necesidades especiales: Se definirá una currícula de capacitación interna y externa anual genérica y general (que aplica a toda la OA) y específicas de cada Dirección (DPPT, DIOA y Áreas Soporte). Los miembros de la OA podrían sugerir nuevas temáticas a incorporar a dichas currículas de acuerdo a nuevas necesidades detectadas.

ARMADO Y COMUNICACIÓN DEL CRONOGRAMA DE CAPACITACION


PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

• Las capacitaciones a dictar podrían tener diferentes formatos. Ejemplos: clase académica, seminario, presentación o charla interna, jornadas de actualización, foro de discusión etc.

• Una vez definida la currícula de capacitación de la OA (genérica y específicas de cada Dirección y áreas soporte) se armaría un cronograma único general que mire la organización de dichas actividades de manera integrada (evitando superposiciones). • El cronograma se administraría de manera centralizada

• Dicho cronograma sería publicado y comunicado a toda la OA a través de las carteleras, envío por correo electrónico, distribución impresa, etc. • Se crearía un sistema para que las personas puedan anotarse en las capacitaciones (y

administrar disponibilidad de cupos) en conjunto con la Dirección de RRHH del Ministerio de Justicia (acreditación)

• Se llevaría a cabo un seguimiento integral de avance y ejecución del cronograma de capacitación en coordinación con la Dirección de RRHH del Ministerio de Justicia

EQUIPO DOCENTE


PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

• Una vez definida la currícula de capacitación de la OA (genérica y específicas de cada Dirección y áreas soporte) se definiría el cuerpo docente.

• En el proceso de detección de necesidades de capacitación se identificarían candidatos a integrar el equipo docente interno de la OA (invitación y auto postulación)

• Se planificarían y asignarían las horas mensuales de capacitación de cada docente evitando sobrecargas de asignación

• Se identificarían aquellas capacitaciones en los que se requieren docentes externos. Para ello se analizarían posibles convenios y acuerdos con universidades y otras instituciones para obtener colaboraciones en el dictado de cursos y charlas

• Se asistiría al cuerpo docente interno de la OA en su entrenamiento y fortalecimiento de habilidades de presentación oral y habilidades pedagógicas (curso del CLAD “Formador de Formadores” en el cual el INAP puede aportar 2 matrículas)

• Se procuraría unificar un criterio pedagógico para el diseño y dictado de las capacitaciones

PREPARACIÓN Y DISEÑO DEL MATERIAL DE CAPACITACIÓN


PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

• Diseño gráfico y pedagógico de los materiales de capacitación (manuales, demos, presentaciones ppt, quick guides etc.)

• Dentro de los roles soportes de capacitación internos de la OA se identificarían aquellas personas que puedan colaborar con el cuerpo docente en: o Primer relevamiento de contenidos y recopilación de información del

curso (que luego sería revisada y ajustada por el docente) o Armado de presentaciones ppt. o Asistencia en el armado de manuales

Para tareas más específicas que requieren una mirada pedagógica y especializada se buscará contar con el asesoramiento externo dentro de la red de convenios y colaboradores externos de la OA (universidades, otros organismos, consultoras especializadas)

ORGANIZACIÓN Y LOGISTICA DE CAPACITACIÓN


PLANIFICACION DE LA

CAPACITACION

• La Organización y Logística de Capacitación comprendería: o Disposición y armado del espacio físico requerido (reserva de salas,

armado del salón) o Disposición de los Equipos a utilizar (reserva de PC, cañón, pantalla,

equipo de sonido) o Disposición de los Materiales a utilizar (rotafolios, hojas, cuadernos,

marcadores, identificadores, etc.) o Envío de invitaciones y recordatorio vía e-mail (convocatorias).

Confirmación de asistencia o Control y registro de asistencia en la capacitación o Impresión y entrega de certificados (si aplica) o Impresión y entrega de evaluaciones de la capacitación (para ser llenadas

en el momento)

Para la realización de esta tarea se identificarían personas en ambas Dirección y en

áreas soporte que puedan asumir roles de soporte de capacitación

COMPETENCIAS TECNICAS Y ACTITUDINALES GENERALES DE LA OA


GENERICA DE LA OA


EJEMPLO DE PROPUESTA BORRADOR SUJETA A DISCUSIÓN

COMPETENCIAS ACTITUDINALES GENERALES DE LA OA: •COMUNICACIÓN EFECTIVA Y PRODUCTIVA •RELACIONAMIENTO •ORIENTACION A RESULTADOS •LIDERAZGO DE EQUIPOS COMPETENCIAS TECNICAS GENERALES DE LA OA: •MANEJO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS •PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA OA •DISTINCIONES TECNICAS BASICAS DE LA OA

Se requiere definir cuales serían las competencias técnicas y actitudinales genéricas deseables y requeridas para todos los miembros de la OA (tarea pendiente de realización)

CURRICULA DE CAPACITACION

CURRICULA GENERICA GENERAL (QUE APLICARIA A TODA LA OA)


GENERICA DE LA OA


•Se requiere el armado de la currícula genérica general (que aplicaría a toda la OA). Se tomaría como input para el armado de la misma:

oLas competencias genéricas generales técnicas y actitudinales definidas previamente para la OA (tarea pendiente de realización. Ver slide anterior)

oLo relevado en el proceso de detección de necesidades de capacitación (a realizarse a través de los grupos focales con la validación de las Direcciones y conducción)

•Se señalarían aquellas capacitaciones que sirven para la puntuación o certificación oficial


EJEMPLO DE CURRICULA GENERICA QUE APLICA A TODA LA OA


GENERICA DE LA OA


COMPETENCIA ACTITUDINAL CURRRICULA - TEMA MODALIDAD DURACION Y FRECUENCIA DOCENTE

Comunicación efectiva y

productiva

Competencias conversacionales Presencial y a distancia 1 hora Semanal

Duración: 2 semanas

XXXX

Relacionamiento Atención al publico Presencial y a distancia 1 hora semanal

Duración : 2 semanas

XXXX

Ceremonial y protocolo A distancia 1 hora semanal


XXXX

Trabajo en equipo Presencial y a distancia 2 horas semanales

Duración:

2 semanas

XXXX

Orientación a resultados Administración efectiva del tiempo A distancia 1 hora semanal


XXXX

Liderazgo de equipos (aplica a

quienes coordinan equipos de

trabajo)

Coordinación y liderazgo de equipos de trabajo Presencial 2 horas semanales


XXXX

Gestión de RRHH Presencial 2 horas semanales:


XXXXX

COMPETENCIA TECNICA CURRICULA- TEMA MODALIDAD DURACION Y FRECUENCIA DOCENTE

Manejo de herramientas

informáticas

Herramientas informáticas (Excel- PPT) A distancia 1 hora semanal

Duración: 1 mes

XXXX

Procesos y procedimientos

internos de la OA

Manual de procesos y procedimientos para empleados de la

OA

A distancia 1 hora semanal

Duración: 1 semana

XXXXX

Distinciones técnicas básicas de

la OA

Distinciones técnicas básicas de la OA (Conflicto de

intereses, incompatibilidades, Querellas, etc.)

Presencial y a distancia 1 hora semanal:


XXXXX

EJEMPLO DE CURRICULA GENERICA DE CAPACITACIÓN PARA LA OA


CURRICULA DE CAPACITACION TECNICA DE LA DPPT


CURRICULA DE

CAPACITACION

•Se revisaría lo ya definido como currícula técnica de la DPPT (documentos ya disponibles) •Se revisaría el plan trianual de Capacitación como un insumo más de información •Se completaría esta información con el proceso de detección de necesidades (a realizarse a través de los grupos focales) •Se validaría la currícula técnica final propuesta con el Director de la DPPT y la conducción de la OA •La currícula de capacitación de la DPPT debería estar alineada (apalancar) con sus objetivos de área del año •Se señalarían aquellas capacitaciones que sirven para la puntuación o certificación oficial

CURRICULA DE CAPACITACION TECNICA DE LA DIOA


CURRICULA DE

CAPACITACION

•Se revisaría lo ya definido como currícula técnica de la DIOA (documentos ya disponibles) •Se revisaría el plan trianual de Capacitación como un insumo más de información •Se completaría esta información con el proceso de detección de necesidades (a realizarse a través de los grupos focales) •Se validaría la currícula técnica final propuesta con el Director de la DIOA y la conducción de la OA •La currícula de capacitación de la DIOA debería estar alineada (apalancar) con sus objetivos de área del año •Se señalarían aquellas capacitaciones que sirven para la puntuación o certificación oficial

CURRICULA DE CAPACITACION TECNICA DE FUNCIONES SOPORTE


CURRICULA DE

CAPACITACION

•Se revisaría el plan trianual de Capacitación como un insumo más de información •Se completaría esta información con el proceso de detección de necesidades (a realizarse a través de los grupos focales) •Se validaría la currícula técnica final propuesta con responsables de áreas soporte y la conducción de la OA •La currícula de capacitación de las áreas soporte estar alineada (apalancar) con sus objetivos del año •Se señalarían aquellas capacitaciones que sirven para la puntuación o certificación oficial

EJEMPLOS DE TIPOS DE CURRICULA


A desarrollar A desarrollar A desarrollar

GENERICA Y GENERAL DE LA OA


CURRICULA DE

CAPACITACION

•Competencias conversacionales •Atención al publico •Ceremonial y protocolo •Trabajo en equipo •Administración efectiva del tiempo

•Herramientas informáticas •Procesos y procedimientos internos de la OA •Distinciones básicas (conceptos básicos) de la OA

MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN


GENERICA DE LA OA


MONITOREO Y MEDICION DE

LA CAPACITACION

Se propone una vez terminado el diseño y validación del Modelo de Capacitación: •Realizar el seguimiento y monitoreo centralizado de la ejecución del cronograma de capacitación único general (que integre la currícula general y la específica de las DPPT, DIOA y áreas soporte) •Evaluación de la capacitación: Realizar una evaluación por parte del participante y del docente de la capacitación dictada. Registrar sus resultados •Realizar el seguimiento del presupuesto de capacitación asignado para el año •Realizar un seguimiento y registro de las horas capacitación por persona (carga a algún sistema de registro por parte de cada persona) para el monitoreo del cumplimiento de las horas mínimas esperadas y máximas disponibles de capacitación al año. •Identificar y definir 2 o 3 indicadores de capacitación (Ejemplos: cantidad de cursos dictados al año, nivel de asistencia, horas de capacitación tomadas por áreas, nivel de satisfacción de los participantes, etc.). Estos indicadores serían tomados por el Ciclo de Planificación Anual de la OA para su medición y seguimiento

RED SOPORTE DE CAPACITACIÓN


GENERICA DE LA OA


RED SOPORTE DE

CAPACITACION

Se definiría una red de soporte interno de capacitación de la OA compuesto por diferentes roles para la realización y colaboración en las siguientes tareas: •Detección de necesidades (entrevistas personales y/o grupos focales) •Validación de las necesidades detectadas con Directores y conducción •Colaboración en el armado de la currícula genérica y general de la OA (que aplica a toda la OA) •Colaboración en el armado de la currícula especifica de la DIOA •Colaboración en el armado de la currícula especifica de l a DPPT •Colaboración en el armado de la currícula especifica de las áreas soporte •Publicación, comunicación y difusión del cronograma global definido •Identificación del equipo docente interno de la OA •Identificación de la red externa de docentes de la OA o de posibles proveedores de capacitación externa de la OA •Generación de alianzas y convenios con instituciones y organismos proveedores de capacitación de la OA •Organización y logística de capacitación (Espacio físico, equipos, materiales, envío convocatorias) •Registro de asistencia •Impresión y entrega de evaluaciones de la capacitación. Recopilación y registro •Seguimiento de avance del cronograma de capacitación global

Se deberá consultar a Directores de DIOA y DPPT por la asignación de personas en roles soporte

INDUCCIÓN A NUEVOS MIEMBROS DE LA OA


GENERICA DE LA OA


INDUCCIÓN A NUEVOS

INTEGRANTES

Se identificó la necesidad del armado de un proceso y material de Inducción para todos los nuevos miembros de la OA y disponible para los miembros ya son parte de la organización. El contenido de esta Inducción sería: •Reglamento, procesos y procedimientos de la OA (Manual en pdf para ver online o descargar, demo). Ley de procedimientos administrativos (pdf para ver online o descargar) •Organización interna de la OA – Quien es quien. Qué hace cada Dirección y sus áreas (Documento en pdf para ver online o descargar) •Espacio físico e instalaciones disponibles (recorrida presencial al edificio) •Uso y disponibilidad de equipos y materiales (PC, usuario, teléfono o interno, escritorio, pedido de materiales) (Manual en pdf para ver online o descargar, demo) •Misión, Visión y Valores de la OA (Manual en pdf para ver online o descargar, demo) • Distinciones técnicas básicas de la OA: ¿Qué es un política de transparencia? ¿Qué es un conflicto de interés? ¿Qué es una incompatibilidad? ¿Qué es una declaración jurada? ¿Qué sucede con su incumplimiento? ¿Qué es una querella? (OTROS…) (Manual en pdf para ver online o descargar, e- learning y presencial)

La modalidad de la inducción sería presencial y a distancia según el contenido.

PROXIMOS PASOS


GENERICA DE LA OA

TECNICA DE LA DIOA TECNICA DE FUNCIONES SOPORTE

Validación del Modelo de Capacitación con la conducción

Designación de la red de soporte de capacitación (reunión con Directores)

Identificación preliminar del cuerpo docente interno de la OA

Grupo focal con la DIOA para la detección de necesidades de capacitación

Reunión con la DPPT para la validación de las necesidades de capacitación ya detectadas

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