DIAGNOSTICO CONCEJO.doc
-
Upload
fabioelizarazosanchez -
Category
Documents
-
view
212 -
download
0
Transcript of DIAGNOSTICO CONCEJO.doc
Bucaramanga, Enero 13 de 2010
Bucaramanga, Enero 13 de 2010VISITA ALAS OFICINA DEL CONCEJO PARA TOMAR UN DIAGNOSTICO INICIAL DE LA DOCUMENTACIN Y TOMAR MEDIDAS DE LOS ESTANTES Y ARCHIVADORES DONDE REPOSAN EN ESTOS MOMENTOS LA DOCUMENTACIN.OFICINA DE TESORERIADOCUMENTOS QUE ELABORAN DENTRO DE ESTA OFICINA:ESTOS DOCUMENTOS VAN DENTRO DE LA CARPETA DE UN CONTRATO DEL CUAL ESTE ULTIMO ES ELABORADO EN JURDICA. DISPONIBILIDAD
REGISTRO PRESUPUESTAL
O.R.S (ORDENES DE SERVICIO)
CUENTAS POR PAGAR
EGRESOS
BALANCES
NOMINA
BANCOS
CERTIFICACIONES DE RENTA
PAGOS A TERCEROS.
LO QUE TESORERIA GUARDA DE LA DOCUMENTACION QUE RECIBE DE OTRAS OFICINA O OTRAS ENTIDADES PBLICA O PRIVADAS:
SOLICITUDES DE DESCUENTO NOMINAL
EMBORGOS DE NOMINA
CORRESPONDENCIA EN GENERAL
RECIBOS DE NOMINA.
DESCRIPCION DE CMO ESTA LA DOCUMENTACION:
EN HOJAS CARTA, U OFICIO, ALGUNA MUY POCAS EN SEMI-CARTA Y OTRAS MUY POCAS EN ESTN SEMI OFICIO.ESTN EN LEGAJOS, A-Z, CARPETAS COLGANTES EN LOS ARCHIVADORES DE CAJN, ALGUNOS DOCUMENTOS SON LIBROS. LAS A-Z CON LA DOCUMENTACIN ARCHIVADA ESTN ORGANIZADAS POR AOS Y NMERO INTERNO.2 ARMARIOS DE MADERA CADA UNO CON 6 BANDEJAS Y CADA BANDEJA SE DADIVE EN 2, ALL TIENEN LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN: ORDENES DE PAGO (A-Z)
COPIAS DE ORDENES DE PAGO (LIBROS EMPASTADOS)
CUENTAS (A-Z)
REGISTROSDE ORDEN PRESUPUESTAL (A-Z)
ESTA DOCUMENTACION ESTA FECHADA EN ORDEN CONSECUTIVO Y TIENEN UN NUMERO INTERNO
MEDIDA DE LOS ESTANTES:
ALTO: 1metro con 20 centmetrosANCHO: 2 metros con 35 centmetros
PROFUNDIDAD: 45 centmetros
MEDIDA DE LA DOCUMENTACION:FILO DE PAPEL SUELTO ENCIMA DE LOS ESTANTES
ALTO: 95 CM
ANCHO 25 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
ARCHIVADAS EN CARPETA LEGAJO PAPEL CARTA Y OFICIO HAY 10 PAQUETES DE LA MISMA MEDIDA, LOS PAPEQUES TESTAN AMARRADOS CON PITA.
DOCUMENTO EN 125 A-Z CADA A-Z TIENE 46 EXPEDIENTE Y CADA UNO CON 12 FOLIOS
LIBROS EMPASTADOS.
NOMINAS COPIAS DE NOMINAS
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIO
ESTAN FECHADAS DE 1997 HASTA 2003
FOLDES CON INFORMES DE FINANZA DE ESTADOP DE CUENTA, AL PARECER SON COPIAS.
PLAN DE INFORME TERRITORIAL
1 ARCHIVADOR DE MADERA CON 4 COJONES QUE MIDE:
ALTO: 1 METRO 42 CM
ANCHO: 43 CM
PROFUNDIDAD: 52 CM
1 CAJON MIDE
ALTO: 35 CM
ANCHO: 43 CM
PROFUNDIDAD 52 CM
DOCUMENTACION QUE CONTIENE:
CORRESPONDENCIA EN GENERAL
SOLICITUDES DESCUENTOS ENTIDADES PUBLICA O PRIVADAS
EMBARGOS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS
CARTAS
DOCUMENTACION EN CARPETA COLGANTE FECHADAS DESDE EL 2001, GRAPAS CON GANCHOS METALICOS Y/O DE PASTA, ALGUNAS CON CARPETAS PERO CON CLIP SON HOJAS OFICIO O CARTA.
GRUPOS DE DOCUMENTO SUELTOS QUE MIDEN.
ALTO: 36 CM
ANCHO: 80 CM
PROFUNDIDAD: 65 CM
ORDENES DE PAGO EGRESOS Y COPIAS
COPIAS DE CHEQUE
PAPEL OFICIO, CARTA Y SEMI CARTA
10 A-Z SUELTAS
COPIAS DE REGISTRO Y DISPONIBILIDAD NOMINAS
DOCUMENTACION EN HOJAS CARTA Y OFICIO
PAPELERIA EN LEGAJO QUE MIDE: Y UN LIBRO DE INFORME FINAL
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIO
ALTO: 25 CM
ANCHO: 96 CM
PROFUNDIDAD: 95 (DEL LIBRO HOJA EXTRA OFICIO)
OFICINA SECRETARIA GENERAL
DOCUMENTOS QUE SE CREAN EN LA OFICINA:
CORRESPONDENCIA
ACUERDOS GENERALES
RESOLUCIONES
ACTAS
ORDENES DEL DIA
ASISTENCIA
ENTREGA DE DOCUMENTOS
PROXIMAS SECCIONES
GACETAS
DERECHOS DE PETICIONES A ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS MEMORANDO
CIRCULARES
CERTIFICACIONES O.P.S
DOCUMENTOS QUE RECIBEN
CORRESPONDENCIA
PROYECTOS DE ACUERDOS PARA ESTUDIAR EN DEBATE 1 Y 2 DEBATE EN PLENARIA DERECHOS DE PETICIONES DE ENTIDADES PUBLICA Y PRIVADAS O COMUNIDAD
DOCUMENTACION EN HOJAS OFICIO Y CARTA, 3 ARCHIVADORES RODANTES, CADA UNO TIENE 5 BANDEJAS Y CADA UNO MIDE:
ALTO: 1 METRO 92 CM
ANCHO: 95 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
LAS BANDEJAS MIDEN:
ALTO: 37 CM
ANCHO: 95 CM
PROFUNDIDAD: 45 CM
DOCUMENTACION QUE REPOSA EN ESTE ARCHIVADOR:
ACTAS
INVITACIONES
ORDEN DEL DIA
INFORMES DETALLADOS DE CONTRATOS
GACETAS
PROYECTOS DE ACUERDO
ASISTENCIA SESIONES
HOJAS CARTAS Y OFICIO44 A-Z MARCADAS Y CON SU RESPECTIVO AO
200 LIBROS EMPASTADOS DESDE 1945 HASTA EL 2008
ACUERDOS
PRESUPUESTOS
PROYECTOS
CUADERNO DE PROYECTOS DE ACUERDOS POR FECHA
CARPETAS MARCADA Y POR AOS
HOJAS SUELTAS SIN FECHA NI ESPECIFICACION NINGUNA
CARPETA LEGAJO MARCADAS SIN AOS.GACETAS EMPASTADAS Y ALGUNAS ACTAS EMPASTADAS
1 CAJA CON HOJAS CARTA Y OFICIO SUELTAS MIDE:
ALTO: 30 CM
ANCHO: 30
PROFUNDIDAD: 44
LIBROS DE ACTAS EMPASTADAS Y FECHADAS4 LIBROS SIN NINGUNA MARCACION QUE LO IDENTIFIQUE CADA LIBRO MIDE:
ALTO 34 CM
ANCHO 22 CM
POR OTRO LADO 2 ARCHIVADORES AL FRNETE DEL RODANTE, EL PRIMER ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 1 METRO 42 CM
ANCHO 48 CM
PROFUNDIDAD: 56 CM
1 CAJON MIDE:
ALTO: 30 CM
ANCHO: 46
PROFUNDIDAD: 50
CONTIENEN CARPETAS CORRIENTES COLGANTES, ALGUNOS CAJONES CONTIENEN CARPETE TIPO FOLDER MARCADAS Y FECHADAS, CADA CARPETA TIENE UNA APROXIMADO DE 100 FOLIOS
ENCIMA DE ESTE ARCHIVADOR HAY DOCUMENTACION SUELTA QUE MIDE
ALTO 55 CM
ANCHO: 40 CM
PROFUNDIDAD: 50EL 2 ARCHIVADOR CON 4 CAJONES EL ARCHIVADOR MIDE:ALTO: 35 CM
ANCHO 47 CM
PROFUNDIDAD 69
CONTIENE DOCUMENTACION EN CARPETAS COLGANTES MARCADAS Y FECHADAS DOCUMENTOS EN LEGAJOS CADA CARPETA TIENE UN FOLIO DE 150 HOJAS
CADA CAJON MIDE
ALTO: 30 CM
ANCHO: 44
PROFUNDIDAD: 69
ENCIMA HAY UN FILO DE 35 DE ALTO Y DE ANCHO.
MAS ADENTRO HAY DOS ARCHIVADORES DE MADERA CADA UNO TIENE 4 CAJONES Y CADA ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 1 METRO CON 37 CM
ANCHO 52 CM
PROFUNDIDAD: 50 CM
CADA CAJON ESTA MARCADO Y FECHADO CARPETAS COLGANTE APROXIMADAMENTE CON 100 FOLIO POR CARPETA
CADA CAJON MIDE
ALTO: 32 CM
ANCHO: 44
PROFUNDIDAD 48
ENCIMA HAY 2 A-Z
SE ENCONTRO GACETAS EN ESPECIE DE CARPETAS FECHADAS QUE MIDE:
ALTO 30 CM
ANCHO 65 CM
PROFUNDIDAD 45JURIDICADOCUMENTOS QUE GENERAN
CONTRATOS
PROFESIONALES
APOYO GESTION
COMPRAS
SUMINISTROS
O.P.S (HOJAS DE VIDA)
LIQUIDACIONES
RESPUESTA A DERECHOS DE PETICION A ENTIDADES PUBLICA O PRIVADAS O COMUNIDAD
REPUESTAS A SOLICITUDES A ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS
RESPUESTAS A DIVERSAS DEMANDAS COMO LAS DE PROCURADURIA COMO ENTIDADES JUDICIALES O FISCALES
CONCEPTOS JURIDICOS
CERTIFICACIONES
ACTAS DE COMIT
COMPRAS
ARCHIVO
INVENTARIO
GESTION DE CALIDAD
PACIVOCOL (PENSIONES)
SEGUIMNIENTO A LOS ACUERDOS MUNICIPALES
LISTADO MENSUAL DE CONTRATACION (ESPECIFICA EL CONTRATISTA)
INFORMES A LA CONTRALORIA
INFORME DE PROCESOS ENCONTRA DE LA ENTIDAD
LISTADO MENSUAL DE CONTRATACIONES (PERSONERIA)
CONTRATACIONES
RESPUESTA A DERECHO DE PETICION
CONCEPTOS JURIDICOS
DERECHOS DE PETICIONES SICE (PLAN DE COMPRAS)
HAY DOS ARCHIVADORES 1 METALICO Y 1 DE CAJON CADA ARCHIVADOR MIDE:
ALTO: 1 METRO CON 35 CENTIMETRO
ANCHO: 46 CM
PROFUNDIDAD: 70 CM
CADA CAJON MIDE
ALTO: 30 CM
ANCHO: 42 CM
PROFUNDIDA 70CM
DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CONTRATOS DEL 2009 CARPETAS COLGANTES LEGAJO 6 EXPEDIENTES EN CADA CARPETA CON 50 FOLIOS, LAS CARPETAS ESTAN MARCADAS CON EL NUMERO INTERNO DEL CONTRATO
2 ARCHIVADORES DE MADERA CON 4 CAJONES CADA UNO QUE MIDEN:
ALTO: 1 METRO 35 CM
ANCHO: 53 CM
PROFUNDIDAD: 60 CM
CADA CAJON MIDE
ALTO 30 CM
ANCHO 44 CM
PROFUNDIDAD 60 CM
DOCUMENTACION EN PAPEL OFICIO Y CARTA CARPETAS TIPO FUELLER CON 10 EXPEDIENTE CADA CARPETA DE 50 FOLIOS DIVIDIDO POR MESES CON IDENTIFICACION NEMERO INTERNO ENCIMA DE LOS ARCHIVADORES SE ENCUENTRAN 16 A-Z ,MARCADAS CON EL NUMERO INTERNO Y FECHADAS SON DOCUMENTO EN OFICIO Y CARTA, IDENTIFICADAS CON EL NOMBRE DEL CONTRATISTA NUMERO INTERNO TIENEN SEPARADORES DE PAPEL EN CADA A-Z DE A 12 EXPEDIENTES CON 30 FOLIOS CADA UNO.
1 ARCHIVADOR DE 4 CAJONES DE LA MISMA MEDIDA DE LOS ANTERIORES DOCUMENTOS EN PAPEL OFICIO Y CARTA CADA CAJON ESTA MARCADOS POR FECHAS Y TIENEN CARPETAS COLGANTES MARCADAS EN COLORES POR EL ASUNTO, ADEMAS CARPETAS LEGAJOS. ENCIMA DE ETE 1 ARCHIVADOR DE 1 SOLO CAJON CON 8 A-Z MARCADAS CON NUMERO INTERNO.PRESIDENCIAESTA OFICINA POR LO GENERAL NO CREA DOCUMENTO YA QUE LA MAYORIA SON DOCUMENTO DE TRANSITO
DOCUMENTOS QUE GENERAN:
OFICIO DEL PERSONAL
PONENCIAS
CORRESPONDENCIA EXTERNA
CONCEPTOS JURIDICOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
OFICIOS DE ENTES ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL
1 ARCHIVADOR DE 1 CAJON.
COMISION 3 SEGN INFORMACION RECIBIDA TODAS LS COMICIONES GENERAN LA MISMA DOCUMENTACIONASUNTOS ADMINISTRATIVOS, SOCIALES Y AMBIENTALES Y DERECHOS HUMANOS
DOCUMENTOS QUE GENERAN:
CARTAS DE INVITACION INTERNAS Y EXTERNAS PARA LOS ESTUDIOS DE PROYECTOS
CITAS AL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO
DOCUMENTOS DE ESTUDIOS DE PROYECTOS
RECEPCIONAN Y DISTRIBUYEN LOS PROYECTOS.
GENERAN PROYECTOS DE ACUERDO (SI APLICA)
PARA LOS ESTUDIOS GENERAN UN ACTA:
CONSTANCIA DE APROBACION
PONENCIAS
INFORME DE COMISION
PLIEGO DE MODIFICACION
PROPOSICIONES
CORRESPONDENCIA INTENA Y RECIBEN EXTERNA MUY POCA
INFORMES EXTERNOS: INVESTIGACION DE OTROS ENTES ESTO DEPENDE DEL PROMEDIO DE DOCUMENTOS QUE SE GENEREN POR LA CANTIDAD DE PROYECTOS
LISTA DE ASISTENCIA
MANEJAN A-Z; DOCUMENTOS SUELTOS SON MANEJADOS `POR MESES Y EPOCAS DE ESTUDIO DE LOS PROYECTOS.CONTROL INTERNODOCUMENTOS ESTAN EN LEGAJOS Y EN CARPETAS CORRIENTES Y FULLER DENTRO DE CAJAS DE ARCHIVOS
DOCUMENTOS QUE GENERAN:
INFORMES DE AUDITORIA
INFORMES DE ENTES DE CONTROL
CIRCULAR INFORMATIVAS INTERNAS Y EXTERNAS
CORRESPONDNCIA GENERAL
PLANES DE MEJORAMIENTO
MEJORAS CONTINUAS
MEMORANDOS ADMINISTRATIVOS
CRONOGRAMA DE AUDITORIA
DIVULGACION DE NORMAS
IMAGEN COORPORATIVO
INFORME DE EMPALME DE PRESIDENCIA
INFORMES DE CONTROL CONTABLES PARA LA CIUDAD DE BOGOTA
ARQUEOS DE CAJA
RESPUESTAS A LA CORRESPONDENCIA DE LOS ENTES DESCENTRALIZADOS Y ENTES DE CONTROL.
DOCUMJENTOS QUE RECIBEN
NORMATIVAS
INFORME DE CADA AREA DE CONCEJO
PLANES DE MEJORAMIENTO DE CADA AREA
CORRESPONDENCIA DESCENTRALIZADA Y ENTES DE CONTROL