IMPLEMENTACIÓN DELPROYECTO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTIÓN

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE

SAN GIL

El Municipio de San Gil fue creado el 30 de septiembre de 1887, con él se vio la necesidad de crear una alcaldía para satisfacer las necesidades de la comunidad.

ALCALDÍA DE SAN GIL

GOBIERNO INTERNO OFICINA JURÍDICA

SECRETARIA GENERAL Y DE

GOBIERNO

SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SECRETARÍA DE AGRICULTURA

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

SECRETARÍA DE HACIENDA

SECRETARÍA DE SALUD

INSTITUTO DE

CULTURA Y TURISMO

INSTITUTO DE

DEPORTEINSPECCIÓN DE POLICÍA

COMISARÍA DE FAMILIA

ARCHIVO GENERAL

ORGANIGRAMA DE LA ALCALDÍA

Alcaldía de San Gil

C 1000

 

 

Concejo municipal

C 2000

 

 

Alcaldía de San Gil

C 1000

 

 

Oficina jurídica

C 101

 

 

 

Control Interno

C 102

 

 

 

Secretaría privada

C 103

 

 

Centro de Convivencia

C 104

 

 

 

Almacén general

C 105

 

 

  Secretaría local de salud C 140

 

 

Despacho del alcalde. c 1000

 

 

Secretaría de transito C 150

 

 

Secretaría de educación C 160

 

 

Secretaría de planeación C 130

 

 

Secretaría de Hacienda y tesoro C 120

Secretaría de agricultura C 170

 

 

Secretaría general de gobierno C 110

ALCALDÍA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

JEFE DE CONTROL INTERNO

NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONESComprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.

PROPOSITO PRINCIPAL

Asesorar y evaluar la oportunidad, eficiencia y transparencia de las actividades de la Administración Central Municipal, con el fin de asegurar la ejecución de los planes, proyectos y objetivos institucionales y fomentar la cultura de autocontrol en todos los niveles.

1. Auditorias2. Circulares expedidas3. Comités comité asesor alumbrado

público Comités de conciliaciones Comité coordinador control interno4. informes expedidos Organismos de control Secretaría y/o dependencias Gobernación de Santander

5. Inventarios en general Bienes muebles Unidades documentales6. Investigaciones disciplinarias Secretar y/o dependencias Organismos de control externo7. Memorandos8. Modelo estándar de control interno Control estratégico Control de gestión Control de evaluación Informes

DOCUMENTOS

9. Plan de acción* Informes presentados* Informes recibidos10. Plan de mejoramiento* Formulación plan de mejoramiento* Seguimiento plan de mejoramiento* Informes presentados11. Sistema de gestión de calidad:* Auditorias* informes  

OFICINA JURÍDICA

FUNCIÓNAsesorar al Departamento y a las demás dependencias del organismo, en la aplicación e interpretación de las normas constitucionales y legales, en asuntos jurídicos del organismo, entre otros.

PERSONAL QUE LABORA

archivadora : Ana Milena Zafra

Funciones:* Sistematizar la información de cada contrato ya ejecutados de años anteriores.* Organizar la documentación de acuerdo con la Ley 594 del 2000, donde especifica la utilización de las tablas de retención y demás criterios a emplear.

Jefe de sistemas: Edgar Malabera

Funciones:* Apoya en la contratación, publicación, procesos de contratación, y consultas.* Documentos que se manejan a diario.* Oficios enviados. * Oficios recibidos.* Solicitudes a plan de compra.* Interventoras.

Auxiliar de la oficina jurídica: Graciela Álvarez Prada

Funciones:* Recibir oficios.* Legaliza contratos.* Maneja el archivo de contratos a ejecutar* Entrega correspondencia a interventores, notificaciones, certificados y correos.* Brinda la información más completa posible. 

Abogada: Tatiana Jiménez Delgado

Funciones:* Realiza contratos, compromiso, CDP, licitaciones, prestaciones, convenios, visitas a los juzgados, aprobaciones de pólizas, suministros, contratos de obra, contrato de transporte, registro de compromiso, licitaciones y maneja los procesos para las resoluciones.

Abogada: Juliana Pimiento

Funciones:* Se encarga de prestación de servicios, convenios, contratos de obra, suministro.

* No maneja compromiso ni licitaciones.

PROCESOS PARA LAS RESOLUCIONES

• Revisión de de convocatoria• Proyectos de pliegos a condiciones• Recopilación de propuestas• Evaluación de propuestas• Si hay inconsistencia se da las respuestas • Resolución de adjudicación• La minuta

Al final del estudio los devuelven a la dependencia encargada hasta que ajusten el debido proceso y envíen el informe de nuevo.

DOCUMENTOS QUE SE NECESITAN PARA APROBAR

UN CONTRATO • Estudio • C.D.P: Certificado de

Disponibilidad Presupuestal• Acto administrativo• Carta de personal• Invitación• Propuesta• Hoja de vida de funciones• Hoja de vida• Cédula • RUT: registro único tributario

• Seguridad• Contraloría • Procuraduría• Certificado judicial• Certificado de idoneidad• Paz y salvo • Contrato • Estampillas• Pólizas• Aprobación de pólizas• Informe

GLOSARIO

ACTO ADMINISTRATIVO: Es de suma importancia en el Derecho público, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es aquella que nos indica si el contrato fue aprobado y certificado por la dependencia que realizo el contrato ya sea de obra o suministro.

ACCIÓN DE TUTELA: Es un mecanismo creado por la Constitución de Colombia de 1991 , inspirado en recursos similares que existen en otros mecanismos de similar finalidad como el Recurso de Amparo que busca proteger los Derechos fundamentales de los individuos al no haber otro recurso para hacerlos cumplir o en el caso de que exista peligro inminente. Por ejemplo una Acción de Tutela para que le sean suministrados medicamentos a un niño que de no recibirlos moriría.

ACCIÓN POPULAR: Es un proceso constitucional que tiene como finalidad que las normas jurídicas de jerarquía inferior a la ley (por ejemplo, un decreto supremo que reglamenta una ley) no contravengan a la Constitución o a la ley. Se presenta a la Sala competente de la Corte Superior del Poder Judicial y ésta, en su sentencia, declara si la norma que ha sido impugnada contradice o no la Constitución o a la ley. Si la Sala comprueba que, efectivamente, la norma impugnada infringe alguna de aquéllas, la declara inconstitucional o, en su caso, ilegal y, por consiguiente, esa norma pierde efecto desde el día siguiente a la publicación de la sentencia, lo que equivale a decir que, a partir de ese momento, deja de existir en el ordenamiento jurídico.

C.D.P: Es el documento que nos da la certeza de que existe un recurso disponible para la contratación o el gasto a ejecutar.

CERTIFICADO DE IDONEIDAD: Es el documento que certifica la resolución dictada por la Secretaría Autonómica de Acción Social, Menor y Familia, a través del cual se declaran idóneos o no idóneos a los solicitantes para la adopción nacional, la adopción internacional o el acogimiento familiar.

CERTIFICADO JUDICIAL: es aquel documento que nos dice si tenemos actos penales en el país.

CONSORCIO: Es una asociación económica en la que una serie de empresas buscan desarrollar una actividad conjunta mediante la creación de una nueva sociedad. Generalmente se da cuando en un mercado con barreras de entrada varias empresas deciden formar una única entidad con el fin de elevar su poder monopolista.

CONTRALORIA: es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa a través de auditorías. Si es en una institución, se encarga además de vigilar el buen desempeño de los servidores públicos.

DERECHOS DE PETICIÓN: El derecho de petición es el que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos particulares y obtener de ellos una pronta solución sobre lo solicitado.

ESTAMPILLAS: es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso.

LICITACIONES: es el procedimiento administrativo para la adquisición de suministros, realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Público.

PÓLIZAS: es el documento donde se constatan las condiciones del seguro y el contrato correspondiente, más específicamente es el nombre que recibe el documento donde se plasma el contrato de seguro en el que se detallan las obligaciones y los derechos de la compañía aseguradora como del asegurado, en la cual se describen el bien o persona a asegurar y donde se fijan las garantías e indemnizaciones en caso de un siniestro.

PROCURADURÍA: encargada de investigar las actividades de todos los funcionarios que sean acusados de no cumplir con su deber, de atentar contra los derechos de los ciudadanos o de cometer delitos.

RECURSOS DE APELACIÓN: es un recurso ordinario por el que unas actuaciones judiciales se remiten a un órgano superior con la posibilidad de practicar nuevas pruebas para que revoque la resolución dictada por otro inferior.En otra palabra es el hecho de refutar intentar cambiar una decisión anteriormente tomada por otro juez. RECURSOS DE REPOSICIÓN: está previsto tanto en la tramitación judicial como contra una resolución administrativa. En ambos casos se presenta ante la misma autoridad que dicto el auto (si se trata de un proceso judicial) o el acto administrativo; si el recurso se resuelve positivamente se dicta un nuevo auto, o se "repone" el acto administrativo mediante una nueva resolución.

SUIC: El Sistema Único de Información Conjunta, establecido por el Ministerio de Transporte mediante resolución 7909 de 2001, es una medida de seguridad que busca evitar que reciban gas automotores convertidos a gas, que no hayan pasado por la revisión anual obligatoria de las condiciones de la instalación de gas. Este control lo ejercen les estaciones de gas directamente, a través de la lectura de dispositivos electrónicos instalados en los vehículos y su confrontación con la información de la base de datos central.

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

PROPÓSITO PRINCIPAL Direccionar y planear el municipio desde el punto de vista económico, de inversión social y urbanístico teniendo en cuenta el Plan Básico de Ordenamiento Territorial, el Plan de Desarrollo y las normas legales vigentes. 

La secretaría de planeación manejan todo el archivo de urbanismo.

• Inventarios de la parte de contratación de San Gil.

• Certificados.• Derechos de petición.• Radicación de proyectos.• Licencias de construcción.• Nomenclaturas de suelo.• Demacraciones.

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS CODIGOS Actas De Visita 130-001-01/011Autorizaciones 130-002-01/O11Autorizaciones Arreglos Locativos 130-002-02/011Certificaciones Estrato Y Nomenclatura 130-004-01/011Certificaciones Varias 130-004-02/011Certificaciones Uso De Suelo 130-004-03/011Oficios Enviados Externos 130-005-01/011Oficios Enviados Internos 130-005-02/011Derechos De Petición 130-008/011Resoluciones 130-015/011Demacraciones 130-016-01/011Licencias De Construcción 130-016-02/011Licencias De Subdivisión 130-016-03/011Propiedades Horizontales 130-016-04/011Planos 130-016-05/011

GLOSARIOPH: Propiedad Horizontal.NSR: Normas Sismo Resistentes.PBOT: Plan Básico de Ordenamiento TerritorialLC: Licencia de Construcción CLOPAD: Comité Local de Prevención y Atención de Desastres.CREPED: Comité Regional de Prevención y Atención de Desastres.AV: Actas de Vista.AE: Autorizaciones Expendidas.

SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL

TESORERODEFINICIÓN

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público es un organismo de la Administración Nacional que integra la Rama Ejecutiva del Poder Público. La dirección general se encuentra en cabeza del Ministro, quien la ejerce con la inmediata colaboración del Viceministro General, el Viceministro Técnico y el Secretario General, funcionarios de libre nombramiento y remoción del Presidente de la República. El Ministro es la primera autoridad técnica y administrativa en el ramo de Hacienda y Crédito Público

MISIÓNGestionar y administrar la consecución de los recursos financieros y económicos necesarios asegurando la asignación correcta de los mismos para financiar los planes y programas establecidos en el plan de desarrollo, que permitan alcanzar los objetivos y metas de transformación de las condiciones de vida de la población, garantizar el equilibrio económico y la sostenibilidad de las finanzas del Distrito.

 VISIÓN

Ser reconocida, nacional e internacionalmente, por el manejo sostenible y transparente de las Finanzas Públicas Distritales, una entidad cercana al ciudadano, que genera conciencia sobre la equidad social y es modelo de gestión pública moderna, incluyente, humana y competitiva.

OBJETIVOS• Establecer políticas de fortalecimiento fiscal, integridad y estabilidad

del patrimonio público.• Formular e implementar políticas de administración financiera.• Dirigir la Contabilidad General de la Administración Central.• Formular e implementar políticas que garanticen los recursos

financieros.• Asesorar al Alcalde en el diseño de políticas, planes y estrategias de

hacienda publica y de administración financiera que coadyuven al equilibrio económico, de racionalización del gasto público y la sostenibilidad de las finanzas del municipio.

• Diseñar e implementar políticas, estrategias, planes y programas de racionalización del gasto público y optimización de los recursos financieros.

• Establecer políticas de fortalecimiento fiscal, integridad y estabilidad del patrimonio público.

• Formular e implementar políticas de administración financiera.• Dirigir la Contabilidad General de la Administración Central.• Formular e implementar políticas que garanticen los recursos

financieros.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

• Subsección de presupuesto• Subsección de tesorería• Subsección de rentas• Subsección de contabilidad

SECRETARIO DE DESPACHO – SECRETARÍA DE HACIENDA Y DEL

TESORO NATURALEZA GENERAL DE SUSSU FUNCIONES

Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.

PROPOSITO PRINCIPAL

Proyectar, dirigir, implementar, organizar, supervisar y controlar las políticas concernientes a las áreas de Hacienda Pública, administrar y dirigir las finanzas públicas del municipio en materia de contabilidad, presupuesto, tesorería y recaudos.

OBJETIVO

establecer los lineamientos para incrementar los ingresos propios, mediante el procedimiento de Cobro Coactivo, con el fin de garantizar la sostenibilidad del Municipio y la inversión social. El Cobro Coactivo es la potestad jurisdiccional asignada a las entidades públicas, para que, por sus propios medios, hagan efectivas las obligaciones que legalmente se causen a su favor.

SUBSECCIONES RENTAS

Documentación que manejanDentro de esta área de rentas se maneja correspondencia de industria y comercio. En la correspondencia se recibe la documentación que llega a la oficina y también maneja los documentos que deben salir de esta, los cuales llevan el serial de la dependencia y la sub dependencia.En industria y comercio se hace uso de documentos como: certificado de bomberos, uso del suelo, licencia de sanidad y declaración de industria y comercio, estos son los documentos necesarios para la inscripción, pero estos documentos no son almacenados allí, en constancia de estos se diligencia un formato que certifica la inscripción y este es el documento que se almacena en el archivo de gestión del área de rentas.Debido a la función del área maneja recibos de caja por conceptos de:Impuesto predialIndustria y comercioDegüello de ganadoPaz y salvosCertificaciones

PRESUPUESTO

Documentos que manejan

• Cuentas de cobro• Contratos• Resoluciones de pagos• Solicitudes de disponibilidad• Certificado de disponibilidad• Compromiso presupuestal• CG (comprobante generales)viáticos El área de presupuesto cuenta con el programa GD el cual permite la elaboración de las solicitudes, certificados y comprobantes generales. Estos documentos son almacenados en carpetas cuatro aletas e introducidos en las respectivas cajas y se registra en bases de datos de Excel para así tener un archivo de forma digital.

TESORERÍA

Es el servicio público responsable de recaudar y cobrar los tributos y créditos del sector público, pagar las obligaciones del fisco y administrar los recursos financieros para el funcionamiento del Estado.

Documentos que maneja

Procesos resoluciones

CONTABILIDAD

Es un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una empresa u organización, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación económica de la entidad.

Documentos que manejan  • Informes. * Rentas

* Tesorería * Pagaduría * Presupuesto.

• Notas. • Correspondencia.• Extractos de cuentas de la alcaldía.• Documentos contables. 

PAGADURÍA

oficina donde se encargaran exclusivamente de todos los pagos.

Documentos que maneja

• Nomina• Cuentas por pagar• Derechos de petición y oficio• Oficio de contraloría• Contratista• Libranzas• Comprobantes de egreso• Comprobantes R/R Certificaciones expedidas• Empleados – pensionados• Salud• Ingresos • Retenciones• Retención en la fuente e IVA• Carpeta pago seguridad social

carpetas cuentas bancarias apertura• Cancelación y manejo• Cuenta maestra régimen

subsidiado (esporádicos) • Cuenta maestra salud pública

(esporádicos)• Cuentas recursos FOSYGA

(esporádicos)• S.gp propósito general• S.gp régimen subsidiado • S.gp salud publica• S.gp agua potable• S.gp alimentación escolar• S.gp educación• Cuentas bancaria apertura

• Carpeta pagos electrónicos• Carpeta créditos• Carpeta retención en la fuente pagos• Carpeta estampillas departamentales• Informes • Bancos• Gobernación• Contraloría departamental• Ministerios• Embargos • Recibidos• Procesos

GLOSARIOAVALÚO FISCAL: es la tasación no comercial que el fisco realiza sobre un predio o bien raíz, con el fin de valorizarlos y aplicarles una contribución o impuesto territorial. Generalmente el avalúo fiscal es inferior al avalúo comercial.BALANCE: El estado de situación patrimonial, también llamado balance general o balance de situación, es un informe financiero que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado.BANCOS: es un intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco. La internalización y la globalización promueven la creación de una Banca universal.CERTIFICACIONES EXPEDIDAS: es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.CLAUSULA: Cada una de las disposiciones de un documento público o particular.

COBRO COACTIVO: es la potestad jurisdiccional asignada a las entidades públicas, para que, por sus propios medios, hagan efectivas las obligaciones que legalmenteCOBRO PERSUASIVO: facilita el pago de su adeudo fiscal, evitando con ello, llegar al requerimiento y/o embargo de sus bienes, y en general, realizar acciones previstas en ley a través del procedimiento administrativo de ejecución, CRÉDITOS: es un préstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.CUENTA BANCARIA: es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. Existen diferentes tipos de cuentas bancarias, como las cuentas corrientes, para efectuar las operaciones bancarias del día a día, o las cuentas de ahorro para encomendar la custodia de fondos de un cliente.

CUENTAS POR COBRAR: o documentos por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresaEGRESO: es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artículo o por un servicio. Para un inquilino, por ejemplo, el alquiler es un gasto. Para un estudiante o los padres de familia, la matrícula escolar es un gasto. El comprar alimentos, ropa, muebles o un automóvil es también considerado un gasto. Un gasto es un costo que es "pagado" o "remitido" normalmente a cambio de algo de valor. Lo que pareciera costar mucho se considera "caro", mientras que lo que pareciera costar poco es "barato".EMBARGOS: Retención de bienes por orden de una autoridad judicial o administrativa, con el fin de responder de una deuda o de la responsabilidad de un delito. Prohibición de comerciar y transportar una cosa, especialmente armas, decretada por un gobierno, generalmente como sanción o medida de coacción contra un país.ESCRITURA: Documento público firmado y autorizado por un notario que da fe de su contenido y que lo faculta para ser inscrito en el Registro de la Propiedad.

ESPORÁDICOS: Que se da con poca frecuencia, no es regular y ocurre aisladamente sin relación alguna con otros casos anteriores o posteriores no hay epidemia, solamente son casos esporádicos de meningitis. Ocasional. ESTAMPILLAS: es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso. El sello es un pequeño papel cuya forma más usual es rectangular o cuadrada, que se pega en un sobre y que indica que la persona que realiza el envío pagó el servicio.FEDATARIO: un funcionario cuya intervención otorga carácter público a los documentos privados, autorizándolos a tal fin con su firma.FENECIMIENTO: requerimientoFIDUCIARIA: Que depende del crédito y confianza que merezca: valores fiduciarios.IMPUESTO: El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por Derecho público.

INTERVENTOR: La persona que conduce una intervención de expedientes financieros, intentando establecer conformidad o incumplimiento a las reglas establecidasINVERSIÓN: la inversión es un término con varias acepciones relacionadas con el ahorro, la ubicación de capital y el posterga miento del consumo. El término aparece en gestión empresarial, finanzas y en macroeconomía.LIBRANZA: crédito con entidades financieras LIQUIDACIÓN: Es una compra o venta que cancela una posición existente. Esto puede hacerse al vender una opción comprada con anterioridad, o al comprar una opción que se había vendido con anterioridadMANDAMIENTO: es una orden emanada de la administración de impuestos que le exige al contribuyente, agente retenedor o responsable la cancelación de sus obligaciones fiscales pendientes y los intereses respectivos.NOMINA: una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.

PREDIO: es una propiedad inmueble que se compone de una porción delimitada de terreno. La delimitación, llamada linde, puede ser física, mediante vallas o mojones.PREDIO: Una finca, también denominada en Derecho fundo o predio es una propiedad inmueble que se compone de una porción delimitada de terreno. PROCESO: se le lleva la persona quien es deudor moroso para que se haga presente a pagar PROVEEDORES: Empresa o persona física, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la empresa de recursos del tipo económico. Como los son créditos, capital para la empresa, socios, etc. Ejemplos de proveedores de recursos: Bancos, Financieras, Prestamistas, Gobierno, Socios capitalistas, etc.RENTA: Incremento neto de riqueza. Todo ingreso que una persona física o jurídica percibe y que puede consumir sin disminuir su patrimonio. Diferencia entre los ingresos y los gastos necesarios para su obtención. Se utiliza con frecuencia de forma impropia para hacer referencia a los ingresos obtenidos, en concepto de sueldos y salarios, alquileres, rendimientos del capital, etcétera, sin deducir previamente los gastos que su obtención comporta.

RESOLUCIÓN: la resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.RUBRO: Sector, conjunto de empresas o negocios que se engloban en un área diferenciada dentro de la actividad económica y productivaSOLICITUDES: el primer paso en el proceso oficial de aprobación de un préstamo; este formulario se utiliza para registrar información importante sobre el potencial prestatario, necesaria para el proceso de financiaciónTESORERÍA: es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de monetarios. incluye, básicamente, la ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. la contabilidad registra dicha ejecución. 

SECRETARÍA DE EDUCACIÓNPROPÓSITO

es formar jóvenes que se identifiquen con nuestra democracia representativa y participativa; comprometido con los ideales de paz convivencia y tolerancia; para que sean gente de cambio personal y social, dentro de los valores; haciendo que su conocimiento sea puesto al servicio de la unidad y la diversidad mediante un proceso de educación constante y permanente.

NOTA: El CONPEC es el presupuesto que el gobierno aporta para todo lo relacionado con los colegios urbanos y rurales.

EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MANEJAN

Manejan la contratación de la empresa trasportadora (saso) que lleva a los alumnos del sector rural a sus respectivas escuelas.

• Versalles con sus respectivas sedes.• Ojo de agua.• San Juan de Bosco• Chápala

NOTA: el secretario es el interventor el que vigila que se esté cumpliendo con todas las rutas y los horarios establecidos.

Maneja el programa PAN, contratando una empresa que preste los servicios para la elaboración de las onces de los menores (proacer salud) al cual hay inscritos 3577 niños divididos en los siguientes colegios:

• La Presentación con 950• Guanentá con 1036• San Carlos con 786• San Vicente de Paul 412• Luis Camacho Rueda con 393 NOTA: El secretario es el interventor el encargado de supervisar que se esté levando acabo la minuta, la buena manipulación y distribución de los alimentos para el sano desarrollo de los menores.

Manejan el presupuesto que manda la gobernación para cada colegio. Los profesores deben traer la cuenta, ellos la revisan, la envían a jurídico y a su vez a la secretaría de hacienda para su cancelación.

Manejan todo lo relacionado con propuestas de colegios, peticiones para mejoramiento de los establecimientos, dotación de equipos de cómputo.

Manejan la base de datos y a su vez velan por la educación de las personas en calidad de desplazados y desmovilizados.

Manejaron todo lo relacionado con la elección del concejo municipal de juventudes desde el inicio hasta su final.

Manejan derechos de petición, Foros educativos. Manejaron la dotación de uniformes escolares a los colegios rurales y

urbanos. Contratando a la señora de el almacén (Leti) para su fabricación.

DOCUMENTOS

Documentos que se producen• Actas de inicio (al iniciar un contrato).• Actas de suspensión (cuando hay que suspender por algún motivo

como La salida de vacaciones) .• Actas de reinicio (cuando se necesita seguir contando con algún

servicio). Acta de liquidación (cuando se le da finalidad total a el contrato).

Se hacen oficios por número y se lleva el control de la numeración en un cuaderno.• Circulares• Acuerdo• Informes de cada programa que manejan para enviárselos a la

gobernación• Redacta los correos para solicitar información de los alumnos a cada

Rector.

Documentos que se archivan

• Datos de beneficiarios del programa PAN• Entrega de equipos de computo• Derechos de petición beneficiarios de transporte escolar• Informes calidad de educación• Solicitud arreglos escuelas• Elecciones C.M.J• Propuestas colegios• SIMAT• Matriculas colegios urbanos• Contratos

GLOSARIO

SIMAT: Es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.OFICIO: El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimientoACTA: Documento escrito en el que se hacen constar, por quien en calidad de secretario le corresponde extenderla, La relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión o reunión de cualquier naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomados.RESOLUCION: Es una orden dictada por el responsable de un servicio público que se refiere al ámbito de competencia del servicio y que tiene carácter general, obligatorio y permanente.

CONVENIO: Un convenio originado por una situación concursal es un acuerdo adoptado, en cumplimiento con las solemnidades legales, entre el deudor o fallido en situación concursal (deudor declarado en quiebra o suspensión de pagos) por una parte, y todos sus acreedores por otra, cuyo objeto es evitar.CONTRATO: es un acuerdo de voluntades, oral o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de maneraCIRCULARES: es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.  ACUERDOS: es la puesta en común de ideas u objetivos por parte de dos o más partes.

SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y

DESARROLLO RURAL¿POR QUÉ SE CREA?

Se crea porque se ve la necesidad de desarrollar programas que beneficien a la población rural brindando capacitándolos y oriéntalos en diferentes temas relacionados con el campo, para así obtener que esta población tenga un mejor futuro, además de la gran importancia que el campo tiene para todo ser humano y es por ello que se implementan proyectos que beneficien a la población y al mismo modo a la naturaleza

MISIÓN

Su misión es Liderar los procesos de coordinación, planificación y gestión para el desarrollo rural regional enfocado hacia el ser humano, fortaleciendo sus organizaciones sociales, económicas y ambientales, sistemas de información, agroindustria, la minería sostenible, la oferta de bienes y servicios ambientales y de productos agropecuarios a mercados regionales, nacionales e internacionales.

PROPÓSITO

es la creación de condiciones para la generación de Empleo recuperando la competitividad del aparato productivo urbano y rural mediante el mejoramiento de los procesos productivos, con el fin de generar oportunidades en los diferentes sectores de bienes y servicios que promuevan la generación y fomento de trabajos productivos sostenibles que eleven la calidad de vida de Las persona, con el apoyo de gremios y empresas, trabajadores y centros de investigación

OBJETIVO liderar, apoyar y coordinar con las personas del sector rural las actividades encaminadas a promover la participación para el posicionamiento del sector, bajo esquemas de encadenamiento productivo que permitan generar capacidad empresarial rural, y empleo productivo. 

FINALIDAD Planificar, administrar y ejecutar la política agropecuaria y de los recursos naturales para el municipio, en concordancia con los planes y programas previstos por la secretaria de agricultura departamental y el Ministerio de Agricultura nacional, mediante la coordinación interinstitucional y con criterios de sostenibilidad y equidad.

FUNCIONES GENERALESSerán funciones generales de la Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural las siguientes:

• Coordinar los planes, programas y proyectos encaminados a conjugar las acciones que contribuyen al desarrollo del sector agropecuario y de los recursos naturales.

• Asesorar a la población del municipio en la obtención de sus metas y objetivos y en el fortalecimiento de la transferencia tecnológica, de acuerdo con las necesidades del sector.

• Promover los procesos de capacitación y desarrollo personal de la comunidad en los diferentes programas a desarrollar en el municipio

• Desarrollar programas y proyectos productivos orientados hacia la ampliación de la oferta productiva y exportable del municipio, la productividad y la competitividad.

PROGRAMAS QUE SE REALIZAN

• Programa de asistencia técnica (es el que más se realiza en esta dependencia)

• Programa de Reforestación• Programa de piscicultura• Programa de avicultura (gallinas ponedoras y pollos de engorde)• Programa de capacitación• Programa de sanidad para animales• Programa de arreglo de parques• Programa ambiental• Programa de huertas caseras• Programa sobre manejo de riegos• Programa de mantenimiento de vías• Programas caficultor • Programa de parcelas demostrativas• Programa de jornada de vacunación (de animales como: vacunos,

caninos, felinos, equinos y demás. • Programa de inseminación de animales

GLOSARIOASESORÍA: ayuda y apoyo para desarrollar algo ASISTENCIA TÉCNICA: es aquella persona que sirve de guía o soporte en el desarrollo de una actividad.CAPACITACIÓN: es como un curso o una conferencia que se brinda a las personas con el fin de enseñar y orientar sobre un tema determinadoCONVENIO: Acuerdo libre y voluntario de dos o más personas para crear, modificar o dar por terminados derechos y obligaciones entre las partes. En esta dependencia por ejemplo un convenio es el que tienen con INSEMINACIÓN: procedimiento o método en el que se utilizan técnicas para que la reproducción de animales en este caso en el ganadoINSUMOS: es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana, desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos. En esta dependencia los insumos son todos los productos que se le dan a las personas como son abonos venenos y todo aquello para invertir y ejecutar en el campoPROYECTO: es un conjunto de acciones que se planifican y se estipulan para realizar REFORESTACIÓN: es la siembra de arboles en donde no los hay o donde han sido tumbados

CENTRO DE

CONVIVENCIA

Y CULTURA

Los Centros de Convivencia son instituciones creadas por política del Gobierno Nacional en municipios donde se presente conflicto armado, con el fin de brindar las herramientas suficientes para la solución de los problemas.

CENTRO DE CONVIVENCIA DE SAN GIL

El Municipio de San Gil es la acepción. No hay conflicto armado, pero ante la notable problemática de relaciones interfamiliares y demás conflictos entre la comunidad, varias personas vieron la necesidad de un Centro de Convivencia, por lo cual lo solicitaron y fue aprobada.  El Centro de Convivencia y Cultura del Municipio de San Gil se creó el 10 de Diciembre de 2003 con el propósito de “formar ciudadanos y ciudadanas en valores para la construcción de paz”; según lo afirma su actual director Don Jaime Uribe Celis, quien está es este cargo desde enero de 2008.

DEFINICIÓN

MISIÓN

Crear espacios de encuentros para la comunidad donde se ofrezcan servicios para el mejoramiento de la convivencia, la participación ciudadana y comunitaria, derechos humanos, violencia interfamiliar, desarrollo local y medio ambiente; con el fin de fomentar una cultura de convivencia pacífica que propenda al a constricción social de derecho y el fortalecimiento de la democracia participativa. 

VISIÓN

Establecer y mantener la articulación de las políticas de estado, con los programas de derecho local, y servir de enlace permanentemente entre la comunidad y la institucionalidad, generando credibilidad y confianza en el estado colombiano. 

OBJETIVOS

• Agilizar la respuesta institucional de Estado frente a las problemáticas cotidianas del conflicto ciudadano.

• Familiarizar a la comunidad y las familias colombianas frente ante la uso de los métodos alternativos de resolver el conflicto.

• Conflicto: prevenir todas las formas de violencia, resolviéndolas con la familia y a la comunidad.

• Promover y desarrollar programas pedagógicos, lúdicos, deportivos y culturales para el mejoramiento de las relaciones sociales, de convivencia y de zonas afectadas por la violencia.

• Establecer espacios pedagogías ciudadanas que contribuyan a la construcción de convivencia pacífica.

 

LÍNEAS DE ACCIÓN • Derechos Humanos.• Violencia Interfamiliar.• Sostenibilidad Ambiental.• Participación ciudadana.• Cátedra de convivencia, civilidad y ciudadanía.  

DEPENDENCIAS O PROGRAMAS

 • Personería.• Comisaría de familia.• Inspección de policía.• Sisben.• Familias en acción.• Gestión social.• *Ludoteca.• *Biblioteca.

PERSONERÍA

DEFINICIÓN

Es una entidad de control administrativo que ejerce funciones de ministerio público con fundamento en la constitución política y la ley, le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas municipales, igualmente vela porque la función pública, sea diligente y eficiente.

MISIÓN  La Misión de la Personería Municipal es velar por los intereses de toda la comunidad, garantizando y promoviendo el ejercicios de los derechos civiles y políticos, económicos sociales y culturales y los derechos de solidaridad, con el fin de que los ciudadanos del Municipio tengan acceso en igualdad de condiciones a los bienes y servicios que requieren para alcanzar un nivel de vida digno haciendo especial énfasis en la protección de la población más vulnerable.La Personería Municipal es la Entidad encargada de ejercer el control administrativo en el municipio y ejerce las funciones del Ministerio Publico que le confiere la Constitución Política y la Ley, así como las delegue la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo.

VISIÓN Durante la próxima década, la personería municipal será conocida por los ciudadanos como la entidad que por excelencia ejerza la vigilancia y el control administrativo y disciplinario en el Municipio, de una forma eficiente y efectiva, ágil, confiable y amable, lo cual será logrado por su actuación esta que conseguirá el reconocimiento y la confianza por parte de todos los ciudadanos y entidades del Municipio, así como el ámbito regional y nacional.

OBJETIVO GENERAL Ejercer el control administrativo en el Municipio, se cuenta con autonomía presupuestal y administrativa. Ejerce funciones del ministerio público, conferidas por la Constitución y la Ley, así como las que delegue la Procuraduría General de la Nación.

ORGANISMOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN

 • Procuraduría General, Departamental y Provincial.• Fiscalía General de la Nación.• Defensoría del Pueblo Regional.• Acción Social.• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Centro Zonal.• Otras Personerías.• Asociación de Personeros.• Juzgados.

COMISARÍA DE FAMILIADEFINICIÓN

Es la entidad distrital, municipal o intermunicipal de carácter administrativo e interdisciplinario que forma parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.Es un espacio de reflexión, orientación y conciliación donde los derechos de los miembros de la familia son reconocidos por todos, con miras a lograr una convivencia armónica y pacífica.Promueve la cultura de la solución pacífica de conflictos, la prevención e identificación de situaciones violentas al interior de la familia y la denuncia de la violencia interfamiliar y el abuso sexual; para reducir estas.

MISIÓNGarantizar, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley. 

VISIÓN Ser un espacio amable, cálido y cordial donde los usuarios de esta dependencia reciban orientación y atención integral a los problemas contando con la asesoría jurídica y psicológica.

SERVICIOS • Recibir denuncias y tomar las medidas de protección en casos de

violencia interfamiliar.• Brindar la asesoría jurídica, psicológica y social en todos los temas de

familia.• Realización de audiencias de conciliación en casos de:*Fijar las cauciones de comportamiento conyugal.*de alimentos.*Suspensión de la vida en común.*Exoneración de la cuota alimentaría.*Reducción de la cuota alimentaría.*Custodia de los niños y niñas, y cuidado personal.*La existencia de la unión marital de hecho.*En los casos de conflicto y violencia interfamiliar. • Brindar atención a los niños, niñas y adolescentes que se encuentren en

situación irregular.• Funciones en la prevención y promoción: realizar talleres, brigadas,

seminarios y visitas a establecimientos públicos; con el fin de prevenir, detectar y atender la problemática de la violencia interfamiliar.

• Funciones policivas y de protección.

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

• Comisaría de familia.• Psicóloga.• Trabajadora social.• Secretario.

INSPECCIÓN DE POLICÍA

DEFINICIÓNLa Inspección de Policía del Municipio de San Gil es un ende Gubernamental que cumple una función vital, la promoción de la convivencia pacífica. Se encarga de prevenir, conciliar y resolver los conflictos entre la comunidad y todos los problemas que afecten la tranquilidad de la sociedad. En caso de no llegar a una resolución pacífica la inspectora tiene la autoridad de efectuar sanciones a los involucrados que incumplan la norma.

MISIÓNVelar por el respeto de los derechos civiles y garantías sociales, vida, honra y bienes de los ciudadanos; apoyar permanentemente a las autoridades de policía a fin de conservar el orden público; aplicar la correspondiente normatividad a los problemas que se presenten en jurisdicción del municipio de San Gil y que sean de la incumbencia de éste despacho.

VISIÓNPropiciar la tranquilidad ciudadana en forma integral con las autoridades de Policía a nivel de jurisdicción, con el apoyo de autoridades de orden Nacional y Departamental para que se cumplan las normas establecidas en el Código de Policía Nacional y Departamental con el objeto de fomentar la sana convivencia de la comunidad en el municipio de San Gil, obteniendo de esta forma ciudadanos satisfechos.

Las denuncias o quejas son los motivos por los cuales una persona se acerca a la Inspección de Policía, donde tratan de darle una pronta solución.El proceso que se sigue a la hora de realizar una denuncia o implantar una queja es el siguiente:

• Se plantea el denuncio por escrito; para ello, se diligencia la querella, que es el documento donde el querellante expone la contravención, describe los hechos del motivo de queja y plantea cuál es su solicitud o petición.

• Se citan las personas involucradas con el fin de realizar una mediación y así llegar a un acuerdo. Para ello se realiza el acta de mediación y si es satisfactoria se podrá efectuar el acta de acuerdo o compromiso; sino se iniciará un proceso judicial o se dejaría a disposición de la Fiscalía si el caso lo amerita.

• En el caso que el querellante no cumpla la citación, el querellado o demandado rinde sus declaraciones y se efectúa una diligencia de descargos.

• Cuando la queja presentada, necesita una visita para revisar o confirmar los hechos se realiza un acta de visita de inspección ocular.

PROCESO ANTE UNA DENUNCIA

GLOSARIOCAUCIÓN: multa.ENSERES: bienes muebles e inmuebles.BIENES MUEBLES: son aquellos elementos que pueden trasladarse de un lugar a otro (carros, motos, celulares, etc.)BIENES INMUEBLES: son las propiedades (casas, fincas, etc.)QUERELLA: documento donde se relata los hechos del motivo de queja o denuncia.CONTRAVENCIÓN: motivo de queja.DILIGENCIA DE DESCARGOS: documento donde el querellado expone su punto de vista de los hechos.QUERELLANTE: demandante, denunciante.QUERELLADO: demandado, denunciado.TANGIBLE: aquello que se puede tocar.BIBLIOTECONOMÍA: disciplina encargada de a conservación, organización y administración de las bibliotecas.

BIBLIOTECADEFINICIÓN

Colección de material de información organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios. Tiene personal encargado de los servicios y programas relacionados con las necesidades de información de los lectores.

BIBLIOTECA CENTRO DE CONVIVENCIA

 Encargada: Nora Ángela Aparicio Rodríguez.Cargo: auxiliar administrativa.

Funciones:Su función primordial es atender a los diferentes usuarios que visitan día a día las instalaciones y darle a conocer los servicios que ésta ofrece; orientando siempre, hacia el cumplimiento de los criterios que se manejan; como lo es el silencio, no consumir alimentos ni bebidas, ingresar sin utensilios de almacenamiento (bolsos, bolsas, etc.) Y ante todo hacer buen uso de los elementos que se encuentran en la biblioteca.

SERVICIOS

• Sala virtual.• Información física recopilada en libros.• Fomento a la lectura.• Vacaciones recreativas.

OBSERVACIONES

• La organización de los libros es de acuerdo a los temas.• Los libros se encuentran en estantes de hierro y cada estante tiene cinco

(5) casilleros.• Los libros cuentan con una identificación, que permite saber a qué usuarios

va dirigido:*Amarillo: infantil.*Azula: juvenil.*Rojo: adulto.

DOCUMENTOS

DOCUMENTO UTILIDADControl de asistencia. Constancia de los usuarios

que visitan la biblioteca.

Certificado de préstamo externo.

Documento que alberga los datos generales del libro y del usuario que saca prestado el elemento.

Inventario de libros. Listado de todos los libros que existen en la biblioteca.

Informe de actividades. Documento en el cual se notifica mensualmente al Ministerio de Interior y Justicia las diferentes actividades que se efectúan.

SISBEN

DEFINICIÓNEs el Instrumento de focalización para la identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales.Es una herramienta de identificación y no de clasificación, que organiza los individuos de acuerdo con el estándar de vida y permite la selección técnica, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios de programas sociales que maneja el estado, de acuerdo a su situación socio-económica.

MISIÓNProporcionar al D.U.B. (Destinatario, Usuario, Beneficiario) un modelo de acercamiento Ciudadano con calidad, para resolver sus necesidades de manera Confiable y Oportuna en los puntos de atención. Acorde a la metodología SISBÉN vigente, con Funcionarios competentes, con sentido de pertenencia y actitud de servicio, logrando el mejoramiento continuo de los procesos, identificando y clasificando al Potencial Beneficiario de los programas Sociales del Estado.

VISIÓNPara el 2012 los puntos de atención del SISBEN, serán los mejores en atención al D.U.B. dentro de la Administración Municipal de Santiago de Cali, bajo el esquema de la descentralización. Seremos modelo a nivel Nacional, reconocidos por la efectividad de nuestros procesos, el servicio oportuno y la calidad de nuestro talento humano.

REQUISITOS PARA REALIZAR CUALQUIER TIPO DE TRÁMITE

TRÁNSITO Y

TRANSPORTE

SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE