República Bolivariana de VenezuelaMinisterio para la Educación Universitaria

Universidad Fermín ToroMaestría en Gerencia Empresarial

Descripción de los procesos de la Gerencia General en el I.U. Politécnico “Santiago Mariño”

Ing. Roberto Butaric Torres.Grupo 12B

Msc. José Marrufo.Sistemas de Información y Decisión

Gerencial

Octubre 2013

Descripción general de la empresa:El Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Sede Barcelona, es una

institución de educación superior de carácter privado sin fines de lucro, que cumple las funciones de docencia, investigación y extensión, dirigidas a formar arquitectos e ingenieros capaces de incorporarse al proceso de desarrollo del país. Esta organización forma parte de una red de institutos y colegios de educación superior denominada Complejo Educativo “Antonio José de Sucre”. Posee una comunidad de intereses espirituales que reúne a profesores estudiantes y personal administrativo en la tarea de buscar la verdad y afianzar los valores trascendentes del hombre.

Misión: Formar profesionales de elevada calidad que respondan a las necesidades del país y a los cambios que éste demande; fomentar la investigación, así como promover actividades que propicien la correspondiente integración e interrelación de la institución y la comunidad a objeto de elevar el nivel cultural, afianzar valores, favorecer el bienestar, para así contribuir al enriquecimiento de la calidad de vida.

Visión: Se constituye en una institución de educación superior signada por la excelencia, que contribuya al desarrollo cultural, científico, humanístico y tecnológico del país y a la consolidación de los valores fundamentales de la sociedad enmarcados en el contexto nacional, latinoamericano y mundial.

Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”

Toma de decisiones para los procesosinternos de compra y suministros:

Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”

La Dirección, Subdirección y División Administrativa del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Sede Barcelona, conforman el núcleo de decisiones para las compras y suministros, dotaciones tecnológica y de planta física, entre otros requerimientos indispensables para el normal desempeño de las actividades productivas de esta Institución.

Para entender mejor estos procesos, se pueden subdividir de la siguiente manera:

Planta FísicaProveedor internos:

Este proceso pasa a ser ejecutado de manera directa y supervisado a través de un formato de «asignación de tareas»

Proveedor externo:Parte con el informe de «supervisión de obra contratada», para el cual se requiere de 3 presupuestos, evaluación y autorización de la Dirección Nacional.

TecnologíaParte con la revisión técnica de las necesidades, que posteriormente se evalúa si es necesario la adquisición externa de empresa o recurso. De ser así, se requiere la evaluación y autorización de la Dirección Nacional; en caso contrario, se procede a la ejecución

Núcleo de decisión

Planta física

Tecnología

Proveedor Interno

ProveedorExterno

Formato asignación de tareas

¿Requiere recursos?

Ejecutar

Evaluar resultados

Formato supervisión de obra contratada

Solicitar 3 presupuestos

Evaluar presupuestos

PrecioCalidadTiempo

SI

NO

Revisión técnica

Diagrama de tomade decisiones para compras

y suministros

Problemática en el área funcional:

Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”

La situación actual expresa un problema funcional, debido a que se carece de un Sistema de Información Gerencial (SIG) que de soporte a estos procesos ayudando a la toma de decisiones. A continuación, se mencionan algunos de estos inconvenientes:

Todos los informes y formatos son llevados

en físico.

Errores en la elaboración de los informes.

Retraso en la presentación de los avances

y estado de los procesos.

Aumento en el tiempo para la toma de

decisiones.

Falta de información para la tomas de

decisiones.

Retraso en los procesos administrativos

ligados a éstos.

Cada vez aumenta más la necesidad de

espacios físicos donde almacenar los

informes.

Elevados tiempos para la búsqueda de

información relacionada a estos procesos.

Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”

Dada la situación actual y todo lo anteriormente expuesto, surge la necesidad de implementar un SIG, que brinde mejoras y agilice los procesos inmersos en la toma de decisiones para la dotación, compras y suministros del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Sede Barcelona, para lo cual se debe considerar los siguientes aspectos:1. Definición del SIG, requerido:

Hardware y software integrados que permitan la tecnología necesaria para definir los procesos de manera lógica, reduciendo a su mínima expresión los procesos físicos que involucran a la toma de decisiones en esta área.

Los procedimientos actualmente establecidos son fácilmente adaptables a un SIG, por lo que no se requiere muchos cambios en este aspecto.

Base de datos requerida para almacenar todos los datos e información necesaria para la toma de decisiones, así como también aporte para la consulta de procesos y resultados de tareas pasadas o fechas anteriores.

Aspectos necesarios para aplicar un SIG:

Aspectos necesarios para aplicar un SIG:

Instituto Universitario Politécnico “Santiago

Mariño”

2. Usuarios del SIG:Los usuarios para este sistema serán todos aquellos involucrados en el proceso para las compras y suministros, dotaciones tecnológica y de planta física, entre otros requerimientos indispensables para el normal desempeño de las actividades productivas de esta Institución. Entre ellos:

Director.

Subdirector.

Administrador

Jefe de Servicio General