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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS A REGIR EN LA CON TRATACIÓN DEL SERVICIO AUXILIAR DE CUSTODIA DEL ARCHIVO DE EX PEDIENTES Y

DOCUMENTOS DEL DISTRITO DE CHAMBERÍ. 1.- OBJETO DEL CONTRATO

Es objeto del presente contrato la prestación del servicio auxiliar de custodia del archivo de expedientes y documentos generados por el Distrito de Chamberí, toda vez que la ubicación actual del archivo no puede absorber el volumen de expedientes generados por los distintos servicios del Distrito de Chamberí sin que, por otra parte, exista la posibilidad de ampliación del archivo tanto en la propia sede de la Junta Municipal como en otros edificios dependientes del Distrito.

La tarea a realizar por la empresa adjudicataria es la de custodia de los expedientes y documentos generados por el Distrito de Chamberí hasta que, en su caso, se resuelvan las circunstancias señaladas en el párrafo anterior. La empresa adjudicataria no realizará ninguna tarea distinta de la custodia sobre los expedientes y documentos objeto del presente contrato, no contemplándose por tanto ninguna tarea de expurgo.

La empresa adjudicataria está obligada a la conservación de los expedientes y

documentos objeto del presente contrato garantizando su integridad y confidencialidad así como del deber de secreto que señala el art. 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal. En todo caso, una vez finalizado el plazo de ejecución del mismo, los expedientes y documentos objeto de custodia serán trasvasados a la siguiente empresa adjudicataria con la misma signatura o referencia SIGSA con que fueron entregados a la empresa adjudicataria para su custodia o en su caso con la relación de inventario con los datos mínimos imprescindibles (emplazamiento, tipo de expediente, año, interesado u otro tipo de referencia ) para aquellos expedientes y documentos de mayor antigüedad, a los que no les fuese asignado signatura o referencia SIGSA.

Las características actuales de los fondos documentales, objeto del presente

contrato, de la Junta de Distrito de Chamberí son las siguientes:

• El volumen total de documentación a gestionar se estima en 1.802 contenedores de 43 x 40,5 x 28, en 721 metros lineales, ubicados en las instalaciones de la actual adjudicataria en la Comunidad de Madrid, en el término municipal de Ribatejada.

• La cantidad media de expedientes de documentación requerida al archivo es de aproximadamente de 9 expedientes semanales, lo que supone un volumen de movimiento anual de unos 474 expedientes consultados.

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• Los expedientes y documentos que están archivados en las dependencias señaladas tienen una signatura o referencia compuesta por serie / número secuencial / año, que sirve para la localización de los mismos a través del SIGSA (sistema integral de gestión y seguimiento administrativo). En ningún caso el adjudicatario está autorizado a modificar dicha signatura o referencia que deberá mantenerse y conservarse en todo momento.

2.- ACTIVIDADES A REALIZAR El servicio de custodia y archivo de expedientes y documentos generados por el Distrito de Chamberí consistirá en la realización de los siguientes cometidos:

- Fase inicial: recepción de 1.802 contenedores. - Custodia y archivo de expedientes y documentos - Trasvase y tratamientos de expedientes y documentos generados con

posterioridad a la fase inicial. - Consultas de documentación custodiada y atención de las mismas. Las

consultas normales serán servidas en un plazo de 24 horas, si se solicitan en horario de 8:00 a 15 horas. Las consultas urgentes serán servidas en un plazo de 4 horas, se solicitan en horario de 8:00 a 15 horas. Si se solicitan después de las 15 horas, serán tratadas el siguiente día hábil.

- Acceso WEB a las bases de datos y la petición y gestión de servicios de la custodia.

2.1.- La empresa adjudicataria recepcionará los fondos (1802 contenedores de 43x40, 5x28 equivalentes a 721 m.l.) en sus instalaciones y procederá a dar de alta los índices en su aplicación informática; esta tarea no excederá más de 5 días desde la fecha de adjudicación, notificando al Distrito la nueva base de datos e incorporándose ésta a la web de la empresa adjudicataria. 2.2. La custodia y archivo de expedientes y documentos consistirá en el almacenamiento de la documentación en locales del adjudicatario totalmente equipados, con todos los requisitos, como mínimo, de la legislación vigente sobre locales destinados a archivos tanto nacional como municipal. El distrito de Chamberí facilitará a la empresa adjudicataria la signatura o referencia SIGSA serie / nº secuencial / año de cada expediente, legajo o caja en el que podrán estar archivados uno o varios expedientes o documentos. Dicho legajo o caja será introducida por personal de la empresa adjudicataria a sus contenedores normalizados donde permanecerán para su custodia y eventual consulta.

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La empresa adjudicataria detallará en la documentación técnica que incorpore en el SOBRE 1 el sistema de referenciación utilizado por la misma, de los contenedores normalizados, de manera que se cumpla con la legislación en materia de protección de datos. En todo caso la referencia utilizada por la empresa adjudicataria tendrá la finalidad de mantener la confidencialidad y el deber de secreto señalado en la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, sin que en ningún caso dicha referencia pueda modificar ni sustituir la signatura o referencia SIGSA facilitada por el Distrito de Chamberí y cuyo deber de conservar asume la empresa adjudicataria. Asimismo la empresa deberá señalar en su oferta el precio de custodia/día por contenedor (un contenedor equivale a 3 cajas de archivo definitivo o 2 legajos). 2.3. El trasvase y tratamiento de los expedientes y documentos del Distrito de Chamberí generados con posterioridad a la fase inicial, nueva documentación a incrementar, estimados en 80 metros lineales anuales (200 contenedores) consistirá en:

a) Referenciación por la empresa adjudicataria según el sistema utilizado por la misma, de las cajas entregadas por el Distrito de Chamberí donde se contienen los expedientes y documentos que van a ser objeto de custodia, respetando y manteniendo en todo caso el número de signatura o referencia SIGSA, asignado y que servirá de referencia para las peticiones de consultas.

b) Inclusión de la documentación en contenedores normalizados que preserven

los documentos y garanticen su confidencialidad.

c) Traslado de dichos expedientes de forma segura en transporte de la empresa.

d) Actualización de la base de datos de existencia y envío de la misma al Distrito de Chamberí, con el detalle del número de contenedores custodiados así como de las nuevas entradas producidas por expedientes y documentos generados con posterioridad a la fase inicial donde se haga constar el número de signatura o referencia SIGSA que asigna el Distrito de Chamberí.

e) Informatización de la gestión del archivo, utilizando únicamente la signatura o

referencia SIGSA o excepcionalmente en su caso los datos de la relación inventariada de aquellos expedientes o documentos que carezcan de dicha signatura o referencia SIGSA, a disposición de la Junta de Distrito de Chamberí para su consulta permanente.

2.4. La atención a consultas de expedientes y documentos seguirá el siguiente protocolo:

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Las consultas pueden ser normales (a las 24 horas de su petición) o urgentes (cuya entrega se realiza a la 4 horas de su petición).

• La consulta se realizará por la empresa adjudicataria al expediente, caja o legajo, con número de signatura o referencia SIGSA. facilitado por el Distrito de Chamberí.

• La empresa adjudicataria aportará los albaranes o listados mediante los cuales se controlará la entrada y salida de expedientes, legajos o cajas. Los albaranes o listados tendrán los espacios necesarios para que consten al menos los siguientes datos: numeración, fecha, signatura o referencia SIGSA del expediente, legajo o caja, así como aquellos otros apartados que se consideren necesarios para un mejor control del movimiento de entradas y salidas de expedientes, legajos o cajas.

• La devolución del expediente, legajo o caja una vez realizada la consulta por personal del Distrito de Chamberí, se efectuará en las propias dependencias municipales, rellenando el albarán o listado de devolución correspondiente, que será sellado o firmado por el personal de la empresa adjudicataria que recoja la devolución. Asimismo la recepción de un expediente, caja o legajo para la realización de una consulta a petición del personal encargado del archivo del distrito de Chamberí se efectuará en las propias dependencias municipales, rellenando el albarán o listado de entrega correspondiente que será sellado o firmado por personal encargado del archivo del Distrito de Chamberí.

• Todos los movimientos de documentación se reflejarán en la Web de la empresa adjudicataria, con actualizaciones a tiempo real de entrada y salida de documentación.

La atención a consultas deberá contemplar los servicios que a continuación se detallan:

a) Consultas de expedientes, legajos o cajas con número de signatura o referencia SIGSA.

b) Cargo adicional por realización de consulta urgente (máximo 4 horas) al expediente, legajo o caja.

c) Transporte de consultas y nuevas entradas. d) Cargo adicional por transporte urgente de consulta.

La empresa adjudicataria señalará en su oferta el precio de cada tipo de consulta/servicio a realizar y que servirá de base para la confección mensual de la factura según las consultas/servicios prestados además de la custodia de los contenedores.

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2.5. Características de la prestación del servicio de trasvase y transporte:

a) Realización del trasvase de los expedientes o documentos contenidos en legajos o cajas a contenedores normalizados de la empresa adjudicataria que optimicen el espacio y que garanticen la integridad de los mismos.

b) Transporte de la documentación, totalmente inventariada por el número de signatura o referencia SIGSA y en condiciones de plena seguridad.

c) Constancia documentada de la entrada y salida de material de los locales del adjudicatario al Distrito de Chamberí y viceversa, con el reflejo correspondiente en las Bases de datos donde se recojan las signaturas o referencias SIGSA de los expedientes, cajas o legajos que se encuentran bajo la custodia de la empresa adjudicataria.

d) El transporte de la empresa adjudicataria será realizado por personal de la propia empresa, sin que sea posible la subcontratación de dicho servicio. Asimismo, la empresa adjudicataria facilitará al Distrito de Chamberí la relación del personal que realizará el servicio de transporte, entrega y recogida de los expedientes, legajos o cajas, notificando cualquier modificación que se produzca en éste sentido.

2.6.La empresa adjudicataria, una vez finalizado el contrato, entregará el soporte informático utilizado al Distrito de Chamberí. En todo caso, los expedientes, legajos o cajas serán entregados a la nueva empresa adjudicataria del presente contrato. En este sentido, una vez hecho el trasvase a la nueva empresa adjudicataria de los contenedores objeto de la custodia, siendo el gasto que se produzca por esta operación a costa del Ayuntamiento de Madrid, comenzará a computarse el plazo de garantía , todo ello sin perjuicio de que las condiciones existentes a la finalización de este contrato permitiesen que la documentación objeto del mismo pudiesen custodiarse en las dependencias municipales. Una vez transcurrido el plazo de garantía de un año y verificado por personal del distrito de Chamberí que los expedientes y documentos se mantienen con la misma signatura o referencia SIGSA con que fueron entregados a la empresa adjudicataria, procederá la devolución de la garantía definitiva. 3. CONDICIONES DE EJECUCIÓN 3.1. La empresa adjudicataria, en una fase inicial, y una vez en su poder toda la documentación y expedientes objeto de este contrato procederá a dar de alta la documentación. 3.2. Nuevos trasvases y tratamiento de la documentación:

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Se solicitará telefónicamente, por fax o por correo electrónico al adjudicatario que recoja en el Distrito de Chamberí los expedientes y documentos a custodiar y mantener. La recogida de los documentos se efectuará en cajas normalizadas, facilitadas por el adjudicatario, de forma que permitan la identificación mediante el sistema utilizado por la empresa adjudicataria y que garantizará la confidencialidad del contenido de las mismas, así como su trazabilidad, respetando en todo caso la signatura o referencia SIGSA otorgada por el Distrito de Chamberí que seguirá manteniéndose y que servirá de referencia para posteriores consultas (200 cajas crecimiento del archivo).

En cada retirada de material el adjudicatario facilitará un fichero electrónico y una relación debidamente firmada con la identificación de las cajas o legajos retirados del distrito de Chamberí en ese momento. Con posterioridad, se enviará al Distrito de Chamberí un Fichero electrónico actualizado (en Excel o PDF) que incluya la totalidad de cajas o legajos custodiadas hasta ese momento.

El adjudicatario facilitará el acceso permanente vía WEB sin límite de usuarios a la base de datos de Centro de archivos para la consulta de las existencia y de sus trasvases, o la generación de informes. 3.3. Consultas de la Documentación contenida en expedientes, cajas o legajos retirados. A petición de la Junta de Distrito de Chamberí, se solicitará la consulta de expedientes, cajas o legajos con signatura o referencia SIGSA, contenidos a su vez en cajas normalizadas que incluyen los documentos a consultar. El adjudicatario entregará las cajas de acuerdo con las modalidades que se recogen en la base 2.4 de este Pliego. Finalizada la consulta el Distrito de Chamberí solicitará la retirada de expediente, caja o legajo, facilitando el adjudicatario, al efectuar la retirada, el ALBARÁN DE DEVOLUCIÓN DE CONSULTAS.

Mensualmente, el Distrito de Chamberí recibirá del adjudicatario los siguientes listados:

- Listado de consultas realizadas en el mes. - Listado de consultas devueltas en el mes. - Listado de consultas pendientes de devolución.

3.4. La empresa adjudicataria garantizará la integridad de los expedientes y documentos objeto del presente contrato. En ningún caso se realizará ningún expurgo ni destrucción de documentación alguna.

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3.5. El adjudicatario correrá con los gastos de los útiles y maquinaria precisos para el buen desarrollo de los trabajos. 3.6. El Distrito de Chamberí tendrá acceso telemático a la base de datos de la documentación gestionada a través de Internet u otros sistemas dispuestos por el adjudicatario, sin cargo alguno para el Distrito de Chamberí. 3.7. Cuando la consulta se produzca al documento, expediente o legajo, la devolución de estos no producirá un incremento en la custodia, ya que estos serán devueltos al contenedor donde se produjo dicha consulta. Solamente se producirá un incremento en la custodia al incrementarse el número de contenedores, por motivos de aumento en la documentación a posteriori de dicha consulta. 4. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR 4.1.- Sobre 1. 4.1.1. El oferente detallará, de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO I, las características de los locales e instalaciones donde se presta el servicio, que podrán ser visitados por personal del Distrito de Chamberí antes de la adjudicación. Dichas instalaciones donde se ubiquen los fondos del archivo de la Junta de Chamberí, objeto del presente contrato, habrán de cumplir, en el momento de la licitación y a lo largo del periodo que comprende la ejecución del contrato, toda la normativa vigente en materia del servicio de archivo y de prevención de incendios. 4.1.2. El oferente detallará, de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO II, las características de los contenedores y los sistemas de manipulación y transporte a utilizar. 4.1.3. El oferente detallará, de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO III, las características de los sistemas de gestión de información, tipo de etiquetas, así como las garantías de confidencialidad, certificaciones de calidad y seguros disponibles. 4.1.4. El oferente detallará, de acuerdo con el modelo que se adjunta en el ANEXO IV, los recursos humanos disponibles para la prestación de los servicios objeto del presente contrato. Asimismo aportará todas las acreditaciones y demás documentación requerida en el apartado 12 del Anexo I al Pliego de Cláusula s Administrativas Particulares.

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4.2. Sobre 2. “DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LOS ASPECTO S ECONOMICOS”. 4.2.1. El oferente detallará asimismo el precio/coste correspondiente a los siguientes servicios:

Servicio a prestar Precio máximo. (sin I.V.A.)

Precio custodia/día por contenedor: 0,0114 €/ contenedor Nuevas entradas: - Codificación de la documentación, referenciación e informatización (por contenedor ) ............................................................................................................... 3,00 € / contenedor - Contenedor .............................................................................................................. 1,58€ / contenedor - Transporte a centro de archivo (por contenedor) ..................................................... 1,73 € / contenedor Precio consulta de legajos o cajas con número de signatura o referencia SIGSA (al contenedor normalizado ): - Consulta al contenedor ............................................................................................ 2,98 €/ contenedor - Devolución de consulta ............................................................................................ 4,10 €/ contenedor Precio consulta de expediente o documento concreto contenido dentro de un expediente, legajo o caja ( al documento ):

- Consulta al documento ............................................................................................. 4,00 € / documento - Devolución consulta al documento ........................................................................... 4,00 € / documento Cargo adicional por realización de consulta urgente al contenedor/documento (máx. 4 horas) :

3,68 €

Precio transporte de consultas y nuevas entradas ,según escala (Envíos y/o reenvíos ):

- 1º contenedor ........................................................................................................... 4,21 € / contenedor - Del 2º al 10º contenedor .......................................................................................... 2,63 € / contenedor - Del 11º al 25º contenedor ........................................................................................ 2,11 € / contenedor - Del 26º al 50º contenedor ........................................................................................ 1,73 € / contenedor - Del 51º en adelante .................................................................................................. 1,16 € / contenedor Cargo adicional por transporte urgente de consultas : 21,04 € Precio salida permanente de cada contenedor (por finalización de contrato) incluyendo el transporte a la empresa adjudicataria ó, en su caso, Distrito de Chamberí.

1.30.-€

5.- DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LAS PARTES. 5.1 Todos los datos y documentación manejados o generados por la empresa adjudicataria a causa de la prestación de los trabajos serán propiedad del Ayuntamiento de Madrid, sin que la empresa adjudicataria pueda utilizarlos con un fin distinto al que figura en el contrato de servicios. La empresa adjudicataria quedará obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, especialmente en lo indicado en su artículo 12.. 5.2 La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta de la Junta del Distrito de Chamberí al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el Real

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Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.

5.3 La empresa adjudicataria y su personal deberán guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.

5.4 Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego

5.5 La Junta de Distrito de Chamberí se reserva la potestad de recuperar en todo momento la documentación cedida, ejercitando si es preciso los medios de ejecución forzosa previstos en la Ley 30/1992 de 26 de noviembre. Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. La Junta del Distrito de Chamberí se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. 5.6 Una vez finalizada la prestación del servicio, el adjudicatario deberá entregar toda la documentación (2.551 contenedores) a la siguiente empresa adjudicataria del presente contrato; así como copia en soporte informático de los ficheros automatizados y las bases de datos generadas al Distrito de Chamberí. Asimismo, en los plazos que se estipulen, deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado. El adjudicatario, únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que la Junta del Distrito de Chamberí le pueda especificar en concreto. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable

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del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter Personal.

5.7 Finalizado el plazo de ejecución del contrato, se establece un plazo de garantía de UN AÑO que comenzará a computarse desde la fecha de la recepción de la totalidad de los expedientes y documentos objeto de la presente custodia a la siguiente empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria deberá garantizar la integridad y conservación de toda la documentación durante toda la ejecución del contrato. Tanto en el servicio de transporte de documentación como durante el periodo de análisis, clasificación, revisión y en general toda manipulación que de los expedientes se realice objeto de este pliego, será en todo momento la responsable de la conservación, almacenamiento y protección de dicha documentación, asumiendo a tenor de lo previsto en el art. 9 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999 de 13 de diciembre y del titulo VIII del Reglamento de desarrollo de esta Ley, las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

5.8 El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello.

5.9 De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento.

EL SECRETARIO DEL DISTRITO DE CHAMBERÍ

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ANEXO I

CARACTERÍSTICAS DE LOS LOCALES E INSTALACIONES

1. Instalaciones destinadas al archivo

- m2 totales. - m3 de espacio útil para archivo. - m3 disponibles para el servicio al Distrito de Chamberí y declaración

de que las instalaciones de archivo para el Distrito de Chamberí se encuentran a una distancia máxima de 50 Km contados a partir del Km 0 de Madrid capital

- m3 para oficina y servicios auxiliares. - m3 ya ocupados. - m3 previstos para los próximos dos años. - Kg/cm3 resistencia del suelo.

2. Estanterías

- Metros lineales de estanterías. - Calidad de los materiales. - Normas aplicadas. Cumplimiento de la normativa ISO.

3. Sistemas de seguridad

- Normas generales aplicadas activas y pasivas. - Detección de incendios.

Normas aplicadas. Detalle de cada uno de los elementos.

- Protección contra incendios. Normas de carácter general y de carácter específico. Equipos disponibles. Sistemas disponibles.

4. Aislamiento atmosférico antihumedades

- Normas aplicadas. - Equipos disponibles. - Sistemas utilizados.

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5. Vigilancia y alarmas

- Normas aplicadas. - Central de seguridad. - Equipos disponibles.

6. Supervisión y evaluación de las instalaciones equipos

- Periodicidad. - Normas aplicadas. - Equipos e instalaciones sometidas a mantenimiento.

7. Seguridad y protección de base de datos

- Normas aplicadas. - Equipos disponibles. - Sistemas utilizados.

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ANEXO II

CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTENEDORES Y SISTEMAS DE MANIPULACIÓN DE TRANSPORTES

1. Sistema de manipulación y trasporte internos

Detalle del número, tipo, capacidad y seguridad de cada elemento utilizado para la manipulación y transporte en los locales del suministrador.

2. Transporte de entrada y salida con seguimiento vía satélite

Descripción detallada de la flota disponible:

- Número de vehículos. - Clase de vehículos. - Antigüedad de matriculación. - Medidas de seguridad. - Pólizas de seguros.

3. Recipientes y contenedores

- Normas aplicadas. - Calidad de los materiales. - Resistencia de los materiales - Aislamiento y protección ambiental antihumedades. - Resistencia al fuego. - PH de los materiales. - Coeficiente de comprensión.

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ANEXO III

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFOR MACIÓN, DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGUROS

1. Gestión de la información

- Sistemas de control entrada/salida. - Sistemas de registro. - Sistemas de codificación: etiquetas RFID y etiquetas con códigos de

barras. - Sistemas de clasificación. - Sistemas de indiciación. - Sistemas de control de consultas. - Diseño, software y desarrollo de bases de datos.

2. Confidencialidad

- Normas aplicadas. - Garantías probadas. - Seguridad y protección de datos.

3. Certificaciones de calidad

4. Garantías y seguros

- Pólizas suscritas y acreditación de que están vigentes.

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ANEXO IV

RECURSOS HUMANOS

1. Plantilla general.

2. Plantilla para cubrir el servicio concertado con el Distrito de Chamberí.

- Fija - Temporal

3. Categoría laboral de los recursos fijos.

- Documentalistas. - Analistas Informáticos. - Operadores Documentales. - Auxiliares. - Grabadores. - Transportistas.

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INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO CORRESPONDIENTE AL CON TRATO DE SERVICIO AUXILIAR DE CUSTODIA DEL ARCHIVO DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS DEL DISTR ITO DE CHAMBERÍ

Ver Anexo I, crecimiento archivo

Metros lineales objeto del contrato: 721 Nº de contenedores: 1.802 Periodo 1 de abril de 2014 a 31 de marzo de 2017

De abril a diciembre de 2014

Custodia / precio por día de custodia por contenedo r Días Cantidad

contenedores IVA Total 0,0114 € 275 1802 5.649,27 € 21% 1.186,35 € 6.835,62 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 18 ó 19 cajas al mes, a partir de mes de mayo 233,46 € 21% 49,03 € 282,49 € Incremento de contenedores 150 Total contenedores 1.952 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 271 1.084,00 € 21% 227,64 € 1.311,64 € Consulta al contenedor 2,98 € 72 214,56 € 21% 45,06 € 259,62 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 72 303,12 € 21% 63,66 € 366,78 € Transporte consulta expediente 4,21 € 67 282,07 € 21% 59,23 € 341,30 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 72 303,12 € 21% 63,66 € 366,78 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 67 282,07 € 21% 59,23 € 341,30 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 72 295,20 € 21% 61,99 € 357,19 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 271 1.084,00 € 21% 227,64 € 1.311,64 €

Consulta caja / legajo urgente (consulta al contenedor + transporte consulta caja / legajo + cargo adicional por consulta urgente al contenedor + cargo adicional por transporte urgente de consulta)

31,91 € 13 414,83 € 21% 87,11 € 501,94 €

Devolución de consulta urgente 4,10 € 13 53,30 € 21% 11,19 € 64,49 € Crecimiento del archivo

Transporte 1,73 € 150 259,50 € 21% 54,50 € 314,00 € Referenciación, codificación e informatización de los

contenedores. 3,00 € 150 450,00 € 21% 94,50 € 544,50 € Compra de contenedores 1,58 € 150 237,00 € 21% 49,77 € 286,77 €

11.145,50 € 2.340,56 € 13.486,06 €

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De enero a diciembre de 2015

Custodia / día por contenedor Días Cantidad

contenedores IVA Total 0,0114 € 365 1.952 8.122,27 € 21% 1.705,68 € 9.827,95 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de enero 447,04 € 21% 93,88 € 540,92 € Incremento de contenedores 200 Total contenedores 1.952 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 € Consulta al contenedor 2,98 € 96 286,08 € 21% 60,08 € 346,16 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte consulta expediente 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 96 393,60 € 21% 82,66 € 476,26 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 €


31,91 € 18 574,38 € 21% 120,62 € 695,00 €




15.605,29 € 3.277,11 € 18.882,40 €

19

De enero a diciembre de 2016 Custodia / día por contenedor Días Cantidad contenedores IVA Total 0,0114 € 366 2.152 8.979,00 € 21% 1.885,59 € 10.864,60 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de enero 447,40 € 21% 93,95 € 541,36 € Incremento de contenedores 200 Total contenedores 2.352 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 € Consulta al contenedor 2,98 € 96 286,08 € 21% 60,08 € 346,16 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte consulta expediente 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 96 393,60 € 21% 82,66 € 476,26 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 € 21%


31,91 € 18 574,38 € 21% 120,62 € 695,00 €




16.462,39 € 3.457,10 € 19.919,49 €

20

De enero a marzo de 2017 Custodia / día por contenedor Días Cantidad contenedores IVA Total 0,0114 € 90 2.352 2.413,15 € 21% 506,76 € 2.919,91 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de enero Incremento de contenedores 49 33,19 € 21% 6,97 € 40,15 € Total contenedores 2.401 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 88 352,00 € 21% 73,92 € 425,92 € Consulta al contenedor 2,98 € 23 68,54 € 21% 14,39 € 82,93 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 23 96,83 € 21% 20,33 € 117,16 € Transporte consulta expediente 4,21 € 22 92,62 € 21% 19,45 € 112,07 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 23 96,83 € 21% 20,33 € 117,16 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 22 92,62 € 21% 19,45 € 112,07 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 23 94,30 € 21% 19,80 € 114,10 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 88 352,00 € 21% 73,92 € 425,92 €


31,91 € 4 127,64 € 21% 26,80 € 154,44 €



contenedores. 3,00 € 49 147,00 € 21%

30,87 € 177,87 € Compra de contenedores 1,58 € 49 77,42 € 21% 16,26 € 93,68 € Precio salida permanente de cada contenedor (por finaliación

de contrato), incluyendo el transporte al Distrito de Chamberí. 1,30 € 2.401 3.121,30 € 21% 655,47 € 3.776,77 €

7.266,61 € 1.525,99 € 8.792,59 €

21

De abril a diciembre de 2017 (prórroga) Custodia / día por contenedor Días Cantidad contenedores IVA Total 0,0114 € 275 2.401 7.527,14 € 21% 1.580,70 € 9.107,83 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de abril Incremento de contenedores 150 258,50 € 21% 54,28 € 312,78 € Total contenedores 2.551 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 271 1.084,00 € 21% 227,64 € 1.311,64 € Consulta al contenedor 2,98 € 72 214,56 € 21% 45,06 € 259,62 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 72 303,12 € 21% 63,66 € 366,78 € Transporte consulta expediente 4,21 € 67 282,07 € 21% 59,23 € 341,30 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 72 303,12 € 21% 63,66 € 366,78 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 67 282,07 € 21% 59,23 € 341,30 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 72 295,20 € 21% 61,99 € 357,19 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 271 1.084,00 € 21% 227,64 € 1.311,64 €


31,91 € 13 414,83 € 21% 87,11 € 501,94 €



contenedores. 3,00 € 150 450,00 € 21%

94,50 € 544,50 € Compra de contenedores 1,58 € 150 237,00 € 21% 49,77 € 286,77 €

13.048,40 € 2.740,16 € 15.788,56 €

22

De enero a diciembre de 2018 (prórroga)

Custodia / día por contenedor Días Cantidad contenedores IVA Total 0,0114 € 365 2.551 10.614,71 € 21% 2.229,09 € 12.843,80 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de enero Incremento de contenedores 200 447,04 € 21% 93,88 € 540,92 € Total contenedores 2.751 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 € Consulta al contenedor 2,98 € 96 286,08 € 21% 60,08 € 346,16 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte consulta expediente 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 96 404,16 € 21% 84,87 € 489,03 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 90 378,90 € 21% 79,57 € 458,47 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 96 393,60 € 21% 82,66 € 476,26 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 360 1.440,00 € 21% 302,40 € 1.742,40 €


31,91 € 18 574,38 € 21% 120,62 € 695,00 €




18.097,73 € 3.800,52 € 21.898,25 €

23

De enero a marzo de 2019 (prórroga)

Custodia / día por contenedor Días Cantidad

contenedores IVA Total 0,0114 € 90 2.751 2.822,53 € 21% 592,73 € 3.415,26 € Crecimiento archivo/precio por día de custodia de c ontenedor Incremento en 16 ó 17 cajas al mes, a partir del uno de enero Incremento de contenedores 49 33,19 € 21% 6,97 € 40,15 € Total contenedores 2.800 Consulta de documentación Precio Unidades Consulta al expediente o documento 4,00 € 88 352,00 € 21% 73,92 € 425,92 € Consulta al contenedor 2,98 € 23 68,54 € 21% 14,39 € 82,93 € Transporte consulta contenedor 4,21 € 23 96,83 € 21% 20,33 € 117,16 € Transporte consulta expediente 4,21 € 22 92,62 € 21% 19,45 € 112,07 € Transporte nuevas entradas (contenedor) 4,21 € 23 96,83 € 21% 20,33 € 117,16 € Transporte nuevas entradas (expediente) 4,21 € 22 92,62 € 21% 19,45 € 112,07 € Devolución de consulta (contenedor) 4,10 € 23 94,30 € 21% 19,80 € 114,10 € Devolución de consulta al documento (expte) 4,00 € 88 352,00 € 21% 73,92 € 425,92 €


31,91 € 4 127,64 € 21% 26,80 € 154,44 €



contenedores. 3,00 € 49 147,00 € 21%

30,87 € 177,87 € Compra de contenedores 1,58 € 49 77,42 € 21% 16,26 € 93,68 €

4.554,68 € 956,48 € 5.511,16 € TOTALES SIN PRÓRROGA 50.479,79 € 21% 10.600,76 € 61.080,54 € TOTALES CON PRÓRROGA 86.180,60 € 21% 18.097,93 € 104.278,51 €

24

ARCHIVO AÑO ANUALIDADES MESES MES ANTERIOR

Abril a diciembre de 2014 13.486,06 € 1.498,45 € 11.987,61 € 11.987,61 € Enero a diciembre de 2015 18.882,40 € 1.573,53 € 18.807,32 € 18.807,32 € Enero a diciembre de 2016 19.919,49 € 1.659,96 € 19.833,07 € 19.833,07 €

Enero a marzo de 2017 8.792,59 € 2.930,86 € 10.452,55 € 10.452,55 € Abril a diciembre de 2017 - € - € - € - €

Enero a diciembre de 2018 - € - € - € - € Enero a marzo de 2019 - € - € - € - €

TOTALES 61.080,54 € 7.662,81 € 61.080,54 € 61.080,54 €

ARCHIVO AÑO ANUALIDADES MESES MES ANTERIOR

Abril a diciembre de 2014 13.486,06 € 1.498,45 € 11.987,61 € 11.987,61 € Enero a diciembre de 2015 18.882,40 € 1.573,53 € 18.807,32 € 18.807,32 € Enero a diciembre de 2016 19.919,49 € 1.659,96 € 19.833,07 € 19.833,07 €

Enero a marzo de 2017 8.792,59 € 2.930,86 € 7.521,68 € 7.521,68 € Abril a diciembre de 2017 15.788,56 € 1.754,28 € 16.965,14 € 16.965,14 €

Enero a diciembre de 2018 21.898,25 € 1.824,85 € 21.827,68 € 21.827,68 € Enero a marzo de 2019 5.511,16 € 1.837,05 € 7.336,01 € 7.336,01 €

TOTALES 104.278,51 € 13.079,00 € 104.278,51 € 104.278,51 €

25

ANEXO I ABRIL A DICIEMBRE 2014

Contenedores incremento

Contenedores inicio periodo

150 1802

Meses

Incremento contenedores

meses Precio día custodia Acumulación incremento Días por meses

Precio custodia mes a mes

Total cajas por meses

Abril Mayo 18 0,0114 18 31 6,36 € 1820 Junio 18 0,0114 36 30 12,31 € 1838 Julio 19 0,0114 55 31 19,44 € 1857 Agosto 19 0,0114 74 31 26,15 € 1876 Septiembre 19 0,0114 93 30 31,81 € 1895 Octubre 19 0,0114 112 31 39,58 € 1914 Noviembre 19 0,0114 131 30 44,80 € 1933 Diciembre 19 0,0114 150 31 53,01 € 1952 TOTAL incremento/cont. 150 233,46 € 49,03 € 282,49 € TOTAL contenedores 1952 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

26

ENERO A DICIEMBRE DE 2015



200 1952

Meses





enero 16 0,0114 16 31 5,65 € 1968 febrero 16 0,0114 32 28 10,21 € 1984 marzo 16 0,0114 48 31 16,96 € 2000 abril 16 0,0114 64 30 21,89 € 2016 mayo 17 0,0114 81 31 28,63 € 2033 junio 17 0,0114 98 30 33,52 € 2050 julio 17 0,0114 115 31 40,64 € 2067 agosto 17 0,0114 132 31 46,65 € 2084 septiembre 17 0,0114 149 30 50,96 € 2101 octubre 17 0,0114 166 31 58,66 € 2118 noviembre 17 0,0114 183 30 62,59 € 2135 diciembre 17 0,0114 200 31 70,68 € 2152

Total contenedores incremento contenedores

TOTAL incremento 200 447,04 € 93,88 € 540,92 € TOTAL contenedores 2152 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

27

ENERO A DICIEMBRE DE 2016



200 2152

Meses





enero 16 0,0114 16 31 5,65 € 2168 febrero 16 0,0114 32 29 10,58 € 2184 marzo 16 0,0114 48 31 16,96 € 2200 abril 16 0,0114 64 30 21,89 € 2216 mayo 17 0,0114 81 31 28,63 € 2233 junio 17 0,0114 98 30 33,52 € 2250 julio 17 0,0114 115 31 40,64 € 2267 agosto 17 0,0114 132 31 46,65 € 2284 septiembre 17 0,0114 149 30 50,96 € 2301 octubre 17 0,0114 166 31 58,66 € 2318 noviembre 17 0,0114 183 30 62,59 € 2335 diciembre 17 0,0114 200 31 70,68 € 2352 TOTAL incremento 200 447,40 € 93,95 € 541,36 € TOTAL contenedores 2352 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

28

ENERO A MARZO DE 2017



49 2352 Meses





enero 16 0,0114 16 31 5,65 € 2368 febrero 16 0,0114 32 28 10,21 € 2384 marzo 17 0,0114 49 31 17,32 € 2401 TOTAL incremento 49 33,19 € 6,97 € 40,15 € TOTAL contenedores 2401 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

29

ABRIL A DICIEMBRE DE 2017 (prórroga)


2401





Abril 16 0,0114 16 30 5,47 € 2417 Mayo 16 0,0114 32 31 11,31 € 2433 Junio 16 0,0114 48 30 16,42 € 2449 Julio 17 0,0114 65 31 22,97 € 2466 Agosto 17 0,0114 82 31 28,98 € 2483 Septiembre 17 0,0114 99 30 33,86 € 2500 Octubre 17 0,0114 116 31 40,99 € 2517 Noviembre 17 0,0114 133 30 45,49 € 2534 Diciembre 17 0,0114 150 31 53,01 € 2551 TOTAL incremento 150 258,50 € 54,28 € 312,78 € TOTAL contenedores 2551 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

30

ENERO A DICIEMBRE DEL 2018 (prórroga)


CAJAS 2551





enero 16 0,0114 16 31 5,65 € 2567 febrero 16 0,0114 32 28 10,21 € 2583 marzo 16 0,0114 48 31 16,96 € 2599 abril 16 0,0114 64 30 21,89 € 2615 mayo 17 0,0114 81 31 28,63 € 2632 junio 17 0,0114 98 30 33,52 € 2649 julio 17 0,0114 115 31 40,64 € 2666 agosto 17 0,0114 132 31 46,65 € 2683 septiembre 17 0,0114 149 30 50,96 € 2700 octubre 17 0,0114 166 31 58,66 € 2717 noviembre 17 0,0114 183 30 62,59 € 2734 diciembre 17 0,0114 200 31 70,68 € 2751 TOTAL contenedores 200 447,04 € 93,88 € 540,92 €

TOTAL contenedores 2751 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

31

ENERO A MARZO DE 2019

(prórrogas)


2751





enero 16 0,0114 16 31 5,65 € 2767 febrero 16 0,0114 32 28 10,21 € 2783 marzo 17 0,0114 49 31 17,32 € 2800 TOTAL contenedores 49 33,19 € 6,97 € 40,15 €

TOTAL contenedores 2800 Total sin iva IVA 21%

Total con IVA

totales sin prórrogas 1.161,09 € 243,83 € 1.404,92 €

totales con prórrogas 1.899,81 € 398,96 € 2.298,77 €

Total sin iva IVA 21% Total con IVA

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