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MANUAL DE LA CALIDAD CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Anexo: 12 Versión: 1 Fecha: 30 - 11 - 2007 Elaboro: Reviso: Aprobó: Norella Martínez Herrera Roberto Calderón Cujia Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI Página 1 de 4 Proceso (Titulo) GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO Objetivo Desarrollar actividades específicas que permitirán coordinar y controlar de forma sistemática, la recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos, de manera ágil y segura, para el control de los documentos de origen interno y externo de la Corporación. Responsable (Líder) Secretario General. Proceso Proveedor Entradas Actividades Responsable Salidas Proceso Cliente Establecimiento de las políticas y directrices de operación del sistema documental y de archivo Comité de Archivo Elaboración del Plan de trabajo anual de mejora y fortalecimiento Técnico administrativo de archivo Gobierno Nacional Correspondencia, Actos administrativos y Expedientes (Planes de Manejo, Estudios de Impacto Ambiental) Planear Elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental Técnico administrativo de archivo Políticas y directrices de archivo Procesos del Sistema de Gestión
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MANUAL DE LA CALIDAD CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO Anexo: 12 Versión: 1 Fecha: 30 - 11 - 2007
Elaboro: Reviso: Aprobó: Norella Martínez Herrera Roberto Calderón Cujia Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI
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Proceso (Titulo) GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO
Objetivo Desarrollar actividades específicas que permitirán coordinar y controlar de forma sistemática, la recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos, de manera ágil y segura, para el control de los documentos de origen interno y externo de la Corporación.
Responsable (Líder) Secretario General.
Proceso Proveedor Entradas Actividades Responsable Salidas Proceso
Cliente Establecimiento de las políticas y directrices de operación del sistema documental y de archivo
Comité de Archivo
Elaboración del Plan de trabajo anual de mejora y fortalecimiento
Técnico administrativo de archivo
Gobierno Nacional
Correspondencia, Actos
administrativos y Expedientes (Planes de
Manejo, Estudios de Impacto Ambiental)
Plan
ear
Elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental
Técnico administrativo de archivo
Políticas y directrices de archivo
Procesos del Sistema de Gestión
MANUAL DE LA CALIDAD CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO Anexo: 12 Versión: 1 Fecha: 30 - 11 - 2007
Elaboro: Reviso: Aprobó: Norella Martínez Herrera Roberto Calderón Cujia Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI
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Proceso Proveedor Entradas Actividades Responsable Salidas Proceso
Cliente
Recepción de oficios recibidos
Unidad de Archivo y Correspondencia
Radicación y digitalización de los oficios recibidos y enviados
Unidad de Archivo y Correspondencia
Distribución de los oficios externos
Unidad de Archivo y Correspondencia
Organizacion del archivo de gestion
Secretaria de dependencia
Archivo de la documentación, de acuerdo con la vigencia, en el archivo de gestión
Técnico Administrativo Archivo
Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
Correspondencia, Actos
administrativos y Expedientes (Planes de
Manejo, Estudios de Impacto Ambiental)
Hac
er
Envio de documentación, de acuerdo a la vigencia (TRD) al archivo histórico
Técnico Administrativo Archivo
Información y servicios
Procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad y Usuarios
externos e internos
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ARCHIVO Anexo: 12 Versión: 1 Fecha: 30 - 11 - 2007
Elaboro: Reviso: Aprobó: Norella Martínez Herrera Roberto Calderón Cujia Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI
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Proceso Proveedor Entradas Actividades Responsable Salidas Proceso
Cliente
Hac
er Disposición final de
la documentación de acuerdo con la normatividad
Técnico Administrativo Archivo
Verif
icar
Verificar TRD, expedientes, libro de radicación, control de préstamo
Técnico Administrativo de Archivo Gestión Humana
Personal Seleccionado y competente
Act
uar
Actualización de las tablas de retención documental y acciones para el mejoramiento del proceso
Técnico Administrativo de Archivio
Usuarios con concesión de
aguas y permisos de vertimientos
vigentes
Manejo, Control y Seguimiento
Ambiental
Documentos Parámetros de Control Recursos Requisitos
Documento de Políticas archivísticas
Procedimiento de Control de Registros.
Tabla de retención documental.
- Porcentaje de usuarios atendidos y satisfechos
- Numero de documentos foliados al mes.
- Cumplimiento de las tablas de retención documental.
Infraestructura: - Computadores (2) - Parte física adecuada - Escritorio (2) - Estantería Cerrada con
seguridad - Fax
Ley 594 de 2000 Ley 527 de 1999 Acuerdo 060 de 2001 TRD, TVD norma ISAD
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ARCHIVO Anexo: 12 Versión: 1 Fecha: 30 - 11 - 2007
Elaboro: Reviso: Aprobó: Norella Martínez Herrera Roberto Calderón Cujia Comité de Calidad, Mejoramiento y MECI
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Documentos Parámetros de Control Recursos Requisitos Tabla de valoración
documental. - Promedio de días de
entrega y distribución de correspondencia.
- Porcentaje de documentos inventariados.
- Porcentaje de documentos en DOCUNET
- Escáner - Fotocopiadora - Unificadores
Software: - Para la ubicación de
documentos Humanos:
- Personal capacitado (2) Técnico administrativo archivo y técnico administrativo recepción
