Curso Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP

Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica

SAP

Finanzas y Controlling FICO Visión y Práctica SAP

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Introducción

En los últimos 15 años la implantación de sistemas de información tipo ERP en las grandes empresas

ha sido masiva. SAP es el máximo exponente de ello al ser el líder mundial en número de instalaciones. La

gran amplitud y complejidad de un sistema exige la especialización del personal de la empresa en cada

uno de sus aspectos como pueden ser, la funcionalidad, la parametrización, la programación o la

administración del sistema.

En este curso se dará a conocer los aspectos generales del sistema, para tener la base de conocimientos

necesarios para poder comprender de mejor forma la funcionalidad e integración de los diversos

componentes del sistema. Sirviendo como introducción a las personas que quieran iniciarse en la

administración de sistemas.

Objetivos del Curso

• Conocer la empresa SAP

• Conocer los componentes de SAP

• Identificar como ocurre la integración entre los procesos empresariales

• Definir la estructura organizacional generada por el SAP

• Utilizar los Datos Maestros

• Comprender como las transacciones comerciales son grabadas en documentos.

• Comprender de SAP suministra herramientas para creación de informes.

• Conocer como se accede al sistema

• Explicar con un caso práctico la integración los procesos de negocios en un circuito de compras,

ventas, análisis contable y de control de gestión.


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INDICE

Objetivos del Curso ............................... ....................................................................... 2

1 Datos Maestros .................................... ....................................................... 6

2 Entrada en el Sistema ............................. .................................................... 7

3 Trabajar con el Sistema SAP ....................... ............................................... 7

3.1.1 Barra de menú ................................................................................... 8

3.1.2 Barra de Herramientas ....................................................................... 8

3.1.3 Botones Estándares .......................................................................... 8

3.1.4 Otros botones: ................................................................................... 9

3.2 Barra de estado ........................................................................................... 11

3.3 Código de transacción ................................................................................. 11

3.4 Trabajar con varios modos .......................................................................... 11

4 Datos maestros FI ................................. .................................................... 12

4.1 Cuentas....................................................................................................... 12

4.1.1 Visualización y modificación de cuenta de mayor ............................ 12

4.1.2 Visualización y Modificación de Prveedor ........................................ 15

4.1.3 Visualización y Modificación de Deudor ........................................... 20

5 Libro Mayor ....................................... ........................................................ 23

5.1 Contabilización de libro mayor .................................................................... 23

5.2 Visualización de Saldos en cuenta de mayor .............................................. 26

5.3 Cierre de período contable .......................................................................... 28

5.1 Visualización de registro contable ............................................................... 29

5.2 Anulación de registro contable .................................................................... 30

6 Cuentas por pagar ................................. ................................................... 32

6.1 Contabilización Proveedor .......................................................................... 32

6.2 Nota de crédito ............................................................................................ 34

6.3 Visualización cuenta corriente proveedor .................................................... 36

6.4 Pago proveedor ........................................................................................... 38

6.5 Anticipo a proveedor ................................................................................... 43

7 Cuentas por cobrar ................................ ................................................... 46

7.1 Contabilización Deudor ............................................................................... 46

7.2 Nota de crédito ............................................................................................ 48

7.1 Visualización de cuenta corriente deudor .................................................... 49

7.1 Pago deudor ............................................................................................... 50

8 Controlling ....................................... .......................................................... 55

8.1 Datos Maestros ........................................................................................... 55


4

8.1.1 Visualización y Modificación de Clase de Costo .............................. 55

8.1.2 Visualización y Modificación de Centros de Costos ......................... 57

8.1.3 Visualización y Modificación de Ordenes CO ................................... 59

8.1.4 Visualización y Modificación de Centros de Beneficios .................... 60

8.2 Contabilización de Centros de Costos ......................................................... 61

8.3 Contabilización de Ordenes Internas ........................................................... 63

8.4 Reportes ..................................................................................................... 65

8.4.1 Reporte de Centros de Costos ......................................................... 65

8.4.2 Reporte de Centros de Ordenes Internas ........................................ 66


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El siguiente párrafo describe las estructuras organizacionales de una empresa en el sistema SAP, es decir

cómo se representa la empresa en el sistema.

La empresa se divide en diferentes niveles organizativos, los cuales se detallan a continuación.

Plan de Cuentas: es formaod por un conjunto de cuentas de mayor que serviran para registrar valores

y flujos de valores. Es necesario atribuir un plan de cuentas para cada empresa, que será utilizado

para las contabiliazciones diarias y para clasificaciones contables dentro de la Contabilidad General.

Empresa: Representa una unidad independinente. Puede ser representada como la menor unidada

organizacional en la contabilidad externa. Es una Sociedad dentro de una Corporación o una

Subsidiaria que genera, individualmente, balances patrimoniales y cálculos de utilidades o pérdidas

exigidos por ley.

Área de Contabilidad de Costos: es una unidad organizativa utilizada para contabilizar costos. Un

área de contabilidad de costos puede contener una o más empresas, si fuese necesario, pueden

operar en diferentes monedas. Todas las empresas de un área de contabilidad de costos deben

utilizar el mismo plan de cuentas.

Organización de Ventas: es una unidad organizacional en Logistica responsable por la distribución de

materiales y servicios y por la negociación de condiciones de venta. Ella tambien responde por los

productos vendidos y por los derechos del cliente.


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Canal de Distribución: Canal por medio del cual las mercancias o prestaciones de servicio llegan a los

clientes. Ejemplos típicos de canales de distribución son el comercio mayorista, el minorista o venta

directa.

Sector de Actividad: es utilizado para agrupar materiales y servicios, o sea, representa un grupo de

productos. Por ejemplo: sector actividad automoviles y sector de actividad electronicos.

Lugar de expedición: esla unidad organizativa que controla las actividades de liberación de

mercancias. Puede ser una rampa de carga, una sala de maletas, un depósito ferroviario o un grupo

de funcionarios responsables por la organización de los envios.

El Centro: es una unidad organizacional de logística que estructura la empresa a partir de una

perspectiva de producción, suministro, mantenimiento, ventas, centro de almacenamiento y

planeación de materiales. Puede ser una instalación fabril, un centro de distribución de materiales o

un lugar de prestación de servicios.

Organización de Compras: es una representación del área o departamento de compras de materiales

o servcios, para uno o más centros. La organización de compras asume la sresponsabilidad legal por

todas las operaciones de compras externas.

Depósito o Almacen: permiten la difrenciación física del material dentro de un centro. Ejemplo

almacen de materia primas

1 Datos Maestros Los datos maestros son usados y procesados en una base de datos para varias aplicaciones en el sistema.

Estas fuentes de datos permiten que valores sean propuestos automáticamente durante el procesamiento

de un documento, reduciendo el número de errores y el tiempo gastado en la inserción de datos.


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2 Entrada en el Sistema Introducción Sapgui Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP dispone de un programa

cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de presentación (PC’s) para poder realizar la

conexión al sistema . Este programa cliente se llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos

permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.

Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los siguientes campos:

⇒ Mandante: Su sistema

⇒ Nombre del usuario: Se le informa por medio del responsable del sistema

⇒ Clave de acceso: Aquí está dada por única vez una contraseña inicial. Reemplazarla

individualmente al entrar por primera vez en el sistema y retenerla.

3 Trabajar con el Sistema SAP


8

3.1.1 Barra de menú

La navegación en se realiza a través del llamado SAP Easy Access.

El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las distintas aplicaciones del sistema

SAP . En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre

las transacciones y programas. El menú desplegable se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones

de la derecha. Estas dos opciones son:

Sistema. Opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el status de nuestra sesión entre

otras.

3.1.2 Barra de Herramientas

Cada uno de los componentes de la Barra de herramientas se explica a continuación.

3.1.3 Botones Estándares

Botón de Intro

Haciendo un clic en este botón en la Barra de herramientas o presionando la tecla INTRO en su teclado,

Ud. confirma las entradas realizadas en una pantalla.

Campo de comandos

Campo para ingresar comandos, como códigos de transacción, letras para la selección directa y otros

comandos.

Botón de guardar

Haciendo clic en este botón, Ud. guarda su trabajo. El botón de guardar ejecuta la misma función que

Guardar en el menú Editar. En diversos menús en cascada, este botón también se utiliza para

"contabilizar", por ejemplo, facturas.


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Botón de Atrás

Haciendo clic en este botón, Ud. retrocede un nivel de jerarquía de aplicación. En caso de que se pierdan

datos, aparecerá una ventana de consulta en donde Ud. puede guardar los datos.

Botón de Finalizar

Haciendo clic en este botón, Ud. finaliza con la aplicación actual. El sistema regresa al nivel anterior o al

nivel principal de SAP.

Botón de Cancelar

Haciendo clic en este botón, Ud. cancela la aplicación actual. El botón Cancelar es idéntico a la función

Cancelar en el menú Editar.

Botón Imprimir

Haciendo clic en este botón, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan en la pantalla actual.

Botón Buscar

Haciendo clic en este botón, Ud. puede buscar los datos que necesite en la pantalla actual. El ingreso de

buscar palabra puede realizarse con "*". Como resultado de búsqueda se indican todos los aciertos de la

palabra ingresada. (Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresará *ABB*; resultado de búsqueda ABB

Técnica de conmutación y de mando.

Botón de Continuar búsqueda

Haciendo clic en este botón, Ud. puede comenzar una búsqueda ampliada de datos que necesite en la

pantalla actual.

Botones de desplazamiento

Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la página anterior o a la página siguiente

de una información. En el sistema , las teclas F21 a F24 están reservadas para estas funciones. En su

teclado hay teclas de desplazamiento especiales, por ejemplo RePág↑ o AvPág↓.

3.1.4 Otros botones:


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En el los submenús del sistema aparecen otros botones dependiendo de las aplicaciones. Según el menú

en cascada de que se trate, existen diversas funciones. En el siguiente punto se explicarán brevemente

algunos botones que aparecen con frecuencia.

Ejecutar (F8) se ejecuta una consulta o un listado

Utilización de la ayuda para

aplicación

En la ayuda para aplicación del sistema hallará

informaciones de los componentes del sistema y su

utilización. (Compárese la descripción

correspondiente a F1 ayuda SAP más abajo)

Seleccionar todo

(Ctrl + F6)

Se seleccionan todos los valores, por ejemplo todas

las posiciones en un pedido

Deseleccionar todo o borrar

selección

(Ctrl + F7)

Se deseleccionan todos los valores.

Comienzo/fin de bloque

(Ctrl + F9)

El cursor se posiciona al comienzo o al fin de la

pantalla de selección correspondiente

Detalle

(Ctrl + Shift + F3)

El zoom indica otras informaciones sobre los valores

seleccionados.

Datos adicionales

(F2)

Igual función que "zoom"

Borrar entrada

(Shift F2).

Se borra la entrada seleccionada.

Resumen

(F5)

Cambia de la vista detallada a la vista superior

Clasificar en orden

ascendente

Los datos se clasifican en orden ascendente.

Clasificar en orden

descendente

Los datos se clasifican en orden descendente.

La barra de aplicaciones

Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la parte

principal de la pantalla. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual


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(ejemplos de aplicaciones: visualizar pedido de compras, creación de cliente,). En la nueva visualización

del sapgui se encuentra entre la barra de títulos y la parte principal de la pantalla.

3.2 Barra de estado

En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En esta barra, el usuario

puede leer informaciones acerca del estado actual del sistema, mensajes de error, mensajes de

advertencia, hora, mandante, etc.

3.3 Código de transacción El menú del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el menú de usuario, los usuarios pueden

ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente. Haciendo un clic con el ratón, entran directamente en

la aplicación deseada, sin tener que pasar por cada uno de los niveles.

Un código de transacción se compone de cuatro caracteres que Ud. ingresará en el campo de comandos.

Delante de este código de transacción se podrá colocar /N u /O. La preposición /N permitirá acceder a la

transacción independientemente del área en la que Ud. se encuentre. La preposición /O creará un modo

nuevo para la transacción deseada.

3.4 Trabajar con varios modos

Al llamar el ícono de SAP en la barra de inicio de Windows, se abre el primer modo. En este modo pueden

ejecutarse todas las transacciones o los pasos del menú. Pero como deben ingresarse datos

frecuentemente (por ejemplo, el código de proveedores) que el usuario no siempre recuerda de memoria,

es útil poder buscar estos datos en otro modo (= copia del modo inicial. De esta manera, el usuario no

debe interrumpir la función recién ejecutada en la que, por ejemplo, ya ingresó muchos datos, sino que

puede consultar los datos necesarios en el segundo modo.


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4 Datos maestros FI

4.1 Cuentas

4.1.1 Visualización y modificación de cuenta de mayor

Menú

Path Código de

Transacción

Gestión Financiera/Datos Maestros/Cuentas de mayor/Tratamiento individual/Central

FS00


13

Para realizar una modificación se requier presionar el botón

Esto permite modificar por ejemplo el texto de la cuenta de mayor


14


15

4.1.2 Visualización y Modificación de Proveedor

:

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financera/Acreedores/Datos Maestros/Visualizar

FK03


16

En el campo Acreedor se debe colocar el número de la cuenta y en los tickts seleccionar las vistas que se quieran visualizar


17

Luego presionar Enter


18

Aparecen los campos en las pestañas de las vistas para avanzar o retroceder usar los

botones

Para modificar proveedor presionar el botón Esto permite permite modificar los campos ejemplo “Distrito”


19


20

4.1.3 Visualización y Modificación de Deudor .

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Datos maestros/FD03 FD03


21

Ingresar en el campo el número del deudor luego presionar


22

Para volver a los datos anteriores presionar botón:

Para modificar el deudor presionar el botón


23

Presionar el botón para grabar los cambios

5 Libro Mayor

5.1 Contabilización de libro mayor En esta operación se realizan contabilizaciones en libro mayor de cuentas de mayor únicamente, esta

transaccion no permite por ejemplo contabilizar cliente, proveedor, activos etc.

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Contabilizacón FB50


24

Nombre del campo Descripción del campo Valores

Fecha documento Fecha en que se registra 06.11.2013

Fecha Contable Fecha en que se contabiliza 06.11.2013

Moneda Moneda del documento EUR

Referencia Texto referencia Texto


25


Cuenta mayor Número de cuenta mayor 416300

S/H Débito o Crédito Débito

Importe Monto a contabilizar 100.000

Centro de Costo Centro de Costo 1230

Cuenta mayor Número de cuenta mayor 113206

S/H Débito o Crédito Crédito


26

5.2 Visualización de Saldos en cuenta de mayor

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Libro mayor/Cuenta/Visualizar saldos

FS10N


27


28

5.3 Cierre de período contable Esta transacción no está dispobible a nivel de usuario

Menú

Path Código de

Transacción

OB52


29

5.1 Visualización de registro contable


30

5.2 Anulación de registro contable

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Documento/Anular/Anulación individual

FB08


31

Luego presionar el botón


32

6 Cuentas por pagar

6.1 Contabilización Proveedor

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Factura

FB60


33


Acreedor Proveedor 1011

Fecha Factura Fecha de registro 06.11.2013

Fecha contable Fecha de contabilización 06.11.2013

Importe Monto a contabilizar 100

Referencia Número de la factura proveedor 32444

Calc impuesto Calculo automático de impuesto �

Texto Glosa Ejemplo factura proveedor

Cuenta mayor Cuenta a imputar 416300

Centro de costo Centro de costo a imputar gasto 1230


34

6.2 Nota de crédito

Menú

Path Código de

Transacción


FB60


35


Acreedor Proveedor 1011

Fecha Factura Fecha de registro 06.11.2013

Fecha contable Fecha de contabilización 06.11.2013

Importe Monto a contabilizar 50

Referencia Número de la factura proveedor 34566

Calc impuesto Calculo automático de impuesto �

Texto Glosa Ejemplo factura abono proveedor

Cuenta mayor Cuenta a imputar 416300

Centro de costo Centro de costo a imputar gasto 1230


36

6.3 Visualización cuenta corriente proveedor

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Cuenta/Visualizar FBL1N

Este reporte permite visualizar la cuanta corriente del deudor


37

Presionar el botón ejecutar


38

6.4 Pago proveedor

Menú

Path Código de

Transacción Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Salida de pago/Contabilizar

F-53


39


Clase Clase de documento KZ

Período Mes 11

Sociedad Sociedad FI 1000

Moneda Moneda a contabilizar EUR

Fecha documento Fecha de registro 06.11.2013

Fecha contable Fecha de contabilizaciókn 06.11.2013

Importe Monto a pagar 50

Texto compens. Glosa Ejemplo pago proveedor

Datos banco/Cuenta Cuenta banco pagadora 113108

Selección/Cuenta Proveedor 1011

Luego presionar el botón:


40

Luego apagar todas las partidas con el botón:

Luego con el botón buscar el documento a pagar según criterio deseado:


41


42


43

Luego presionar

6.5 Anticipo a proveedor Anticipo permite contabilizar en otra cuenta de mayor es llamada “cuenta de mayor especial”

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Acreedores/Contabilización/Anticipo/Anticipo

F- 48


44

Luego precioanr el botón


45


Clase Clase de documento KZ

Período Mes 11





Referencia Texto Anticipo

Texto cabecera doc. Texto Anticipo Proveedor

Cuenta (acreedor) Proveedor 1011

Importe Monto a imputar 100

Indicacor CME Indicacor Cuenta Mayor especial A


46



Indicacor de impuesto Impuesto Soportado �

Vence el Fecha de vencimiento 30.11.2014


7 Cuentas por cobrar

7.1 Contabilización Deudor Esta transacción permite ingresar facturas de clientes por FI, normalmenet esta facturación se registra por el módulo de SD.

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Factura FB70


47






Referencia Número de la factua 3456

Deudor Cliente DCAL1000


48



Centa Mayor Cuenta de ingresos a imputar 100007


7.2 Nota de crédito



Operación Nota de crédito (abono) G Abono




Referencia Número de la factua 76549

Deudor Cliente DCAL1000



49


Centa Mayor Cuenta de ingresos a imputar 100007

7.1 Visualización de cuenta corriente deudor Este reporte permite visualizar la cuanta corriente del deudor

Luego presionar el botón de ejecución


50

7.1 Pago deudor

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Gestión Financiera/Deudores/Contabilización/Entrada de pagos

F-28


51


52

Luego presion el botón para apagar todas las partidas


53

Luego seleccionar el documento que se desa pagar presionando este botón

Seleccioanar el Número de docuemento


54

Ingresar el número del documento:


55

Y presionar grabar

8 Controlling

8.1 Datos Maestros

8.1.1 Visualización y Modificación de Clase de Costo

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Controlling/Contabilidad de clase de coste/Datos maestros/Clase de coste/Tratamiento individual/Modificar

KA02


56


57

8.1.2 Visualización y Modificación de Centros de Costos

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de costes/Datos maestros/Centro de coste/Tratamiento individual/Modificar

KS02


58


59

8.1.3 Visualización y Modificación de Ordenes CO

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Datos maestros/Funciones especiales/Orden/Modificar

KO02


60

8.1.4 Visualización y Modificación de Centros de Benefici os

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Controlling/Contabilidad de centro de beneficio/Datos maestros/Centro de beneficio/Tratamiento individual/Modificar

KE52


61

8.2 Contabilización de Centros de Costos Se contabiliza a un centro de costos diretamente desde el módulo financiero mediente la transacción FB60

Menú

Path Código de

Transacción


FB60


62

Luego presionar


63

8.3 Contabilización de Ordenes Internas

Se contabiliza a un una orden interna diretamente desde el módulo financiero mediente la transacción FB60

Menú

Path Código de

Transacción


FB60

Presionar este botón para colocar la orden interna


64

Luego presionar


65

8.4 Reportes

8.4.1 Reporte de Centros de Costos

Menú

Path Código de

Transacción Finanzas/Controlling/Contabilidad de centros de coste/Sistema info/Comparaciones plan/real/Centro de coste:real/plan/desviación

S_ALR_87013611


66

8.4.2 Reporte de Centros de Ordenes Internas

Menú

Path Código de

Transacción

Finanzas/Controlling/Ordenes CO/Sistema info/Informe ordenes CO/Comparaciones plan/real/

S_ALR_87012993


67


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