Curso de Preparación para la Certificación (PMI-RMP)® - Planificar Respuestas a los Riesgos
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Sesión 07:
PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®
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Objetivo de la sesión� Conocer el propósito y objetivo del proceso Planificar la
Respuesta a los Riesgos.� Determinar los Factores Críticos de Éxito del proceso
Planificar la Respuesta a los Riesgos.� Conocer las Estrategias para respuesta a los riesgos.� Conocer las Herramientas y Técnicas del Proceso
Planificar la Respuesta a los Riesgos.� Documentar los Resultados del proceso Planificar la
Respuesta a los Riesgos.� Conocer las técnicas, ejemplos y plantillas para Planificar
la Respuesta a los riesgos.
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Contenido de la Sesión 07
7. Planificar Respuestas a los Riesgos
7.1 Propósito y Objetivos del Proceso Planificar Respuestas a losRiesgos
7.2 Factores Críticos de Éxito del Proceso Planificar la Respuestas a losRiesgos
7.3 Estrategias para la Respuesta a los Riesgos7.4 Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuestas a los
Riesgos7.5 Documentar los Resultados del Proceso Planificar la Respuestas a los
Riesgos7.6 Anexo D.5 Técnicas, Ejemplos y Plantillas para Planificar la
Respuesta a los Riesgos7.7 Planificar la Respuesta a los Riesgos
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7. PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS
RIESGOS
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7.1 PROPÓSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO PLANIFICAR RESPUESTAS A RIESGOS
RIESGOSIDENTIFICADO
ANALIZADO
PRIORIZADO
PLANIFICAR RESPUESTAS
A LOS RIESGOS
RIESGO CONSIDERADO IMPORTANTE
Determinar un conjunto de acciones las cuales mejoren las op ortunidades de éxito delproyecto y que a la vez cumplan con las restricciones organiz acionales y del proyecto quesean aplicables.
Hayan sido
Objetivo principal
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ASIGNARRESPONSABILIDAD
DE MONITOREAR LAS CONDICIONES DEL
PROYECTO
IMPLANTAR LAS ACCIONES
CORRESPONDIENTES
RIESGO
ASIGNAR UN PROPIETARIO DEL
RIESGO
RESPUESTA
ASIGNAR UN PROPIETARIO DE
ACCIÓN DE RIESGO
Asignación de Responsabilidades
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RESPUESTAS IMPLANTADAS
EFECTOS POTENCIALES EN OBJETIVOS DEL
PROYECTO
RIESGOS ADICIONALES
Respuestas Implantadas
tienen
generan
generan
RIESGOS SECUNDARIOS
Conocido como
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ACCIONES APROBADAS
PLANIFICAR RESPUESTAS
A LOS RIESGOS
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO
PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL
PROYECTO
REGLAS ORGANIZACIONALES Y
DE GESTIÓN DE PROYECTOS
GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO Y CONTROL DE LA CONFIGURACIÓN
PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO, Y PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
GESTIÓN DE RECURSOS
PLANEAMIENTO DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Surgieron de
integrar
Llevadas a cabo
Deben seguir
incluyen
Acciones aprobadas que emergieron del Planeamiento de Respuestas
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7.2 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROCESO PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
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7.2.1 Comunicar
INTERESADOS
COMUNICACIÓN
ABIERTA
APROPIADA
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7.2.2 Definir Claramente los Roles y Responsabilidades Relacionadas con Riesgos
REPUESTAS A RIESGOS
APOYO E INVOLUCRAMIENTO
EQUIPO DEL PROYECTO E
INTERESADOS
PROPIETARIO DEL RIESGO
PROPIETARIO DE ACCIÓN DEL
RIESGO
ROLES CLAVE PARA LA
GESTIÓN DE RIESGOS DEL
PROYECTO
de
depende
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7.2.3 Especificar el Momento de las Respuestas a Riesgos
RESPUESTAS ACORDADAS
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
PROGRAMADAS Y ASIGNADAS
PARA EJECUCIÓN
Se deben
integrar
Deben ser
Dependen de
CONDICIONES INCIERTAS
Deben ser
MONITOREADAS
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7.2.4 Proporcionar Recursos, Presupuesto, y Cronograma para las Respuestas
METODOLOGIA DEL PROYECTO
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO
RESPUESTA DEBE PLANIFICARSE
RECURSOS
COSTOS
DURACIÓN
GESTORDEL PROYECTO
GERENCIA En detalle de acuerdo a
integrarse
apoyo ACTUALIZAR PRESUPUESTO
CRONOGRAMA
APROBACIÓN DE GERENCIA
Implica estimar
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7.2.5 Abordar la Interacción de los Riesgos y las Respuestas
RESPUESTAS ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL
TRABAJO
DIAGRAMAS DE AFINIDAD
U OTRAS HERRAMIENTAS DE CATEGORIZACIÓN
CATEGORIZACIÓN DE RIESGOS
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7.2.6 Asegurar Respuestas Apropiadas, Oportunas, Efectivas, y Consensuadas
APROPIADAS
OPORTUNAS
COSTO EFECTIVAS
FACTIBLES
LOGRABLES
CONSENSUADAS
ASIGNADAS
ACEPTADAS
Consistencia con los valores organizacionales, objetivos del proyecto, y expectativas de los interesados.
Factibilidad técnica.
Capacidad del equipo de proyecto o de los propietarios de acción de riesgo externos al proyecto, de llevar a cabo las acciones correspondientes.
Balance entre el impacto total de la respuesta en los objetivos del proyecto y la mejora en el perfil de riesgo del proyecto.
deben ser
Evaluado con los siguientes
criterios:
RESPUESTAS
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7.2.7 Abordar tanto Riesgos como Oportunidades
PLANIFICACIÓN DE RESPUESTAS A
RIESGOS
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
PLAN INTEGRADO
No se abordan plenamente
CONJUNTO COMBINADO DE ESTRATEGIAS DE
RESPUESTA
INCOMPLETO
INVÁLIDO
dentro un solo
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7.3 ESTRATEGIAS PARA LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
GESTOR DEL PROYECTO
CONJUNTOS DE RIESGOS
RIESGOS INDIVIDUALES
RIESGOS A NIVEL DE PROYECTO
ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A RIESGOS
ENTIDAD QUE APRUEBA LAS ESTRATEGIAS
CONSENSUADAS
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7.3.1 Evitar una Amenaza o Explotar una Oportunidad
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
ESTRATEGIA
ASEGURAR
ASEGURAR
NO PODRÁ OCURRIR
NO TENDRÁ EFECTO EN EL PROYECTO
OCURRIRÁ
EL PROYECTO TOMARÁ VENTAJA DE
ELLA
TOMAR ACCIONES
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7.3.2 Transferir una Amenaza o Compartir una Oportunidad
ESTRATEGIA
TERCERO(MEJOR POSICIONADO)
AMENAZA OPORTUNIDAD
enfrentar aprovechar
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7.3.3 Mitigar una Amenaza o Mejorar una Oportunidad
MITIGAR
MEJORAR
ESTRATEGIAS DE RESPUESTA MÁS AMPLIAMENTE
APLICADAS
IDENTIFICAR
ACCIONES
IMPACTO DE AMENAZA
IMPACTO DE OPORTUNIDAD
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7.3.4 Aceptar una Amenaza o una Oportunidad
ACEPTACIÓN
IMP
LIC
A
NO TOMAR ACCIÓN
EL RIESGO REALMENTE
OCURRA
DESARROLLAR POR ADELANTADO
PLANES DE CONTINGENCIA O DE
RESPALDO
EL RIESGO OCURRE
IMPLICA
a menos que
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7.3.5 Aplicar Estrategias de Respuesta a Riesgos al Riesgo Total del Proyecto
Cancelar el proyecto, como último recurso, si el nivel total de riesgo permanece inaceptable.
Fijar una estructura de negocio en la cual el cliente y el proveedorcompartan el riesgo.
Re-planificar el proyecto o cambiar el alcance y límites del proyecto.
Proseguir con el proyecto a pesar que la exposición al riesgo excede el nivel deseado.
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7.4 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PROCESO PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS
Hay cuatro categorías de herramientas y técnicas, que son las siguientes:
Herramientas de creatividad para identificar respuestas potenciales.
Herramientas de soporte a decisiones para determinar la respuesta potencial óptima.
Técnicas de implantación de estrategias diseñadas para poner en acción una estrategia.
Herramientas para transferir el control al proceso Monitorear y Controlar Riesgos.
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7.4.1 Identificación de Respuestas
PLANEAMIENTO DE RESPUESTAS A RIESGOS
CONJUNTO ÓPTIMO DE RESPUESTAS
EXPERTOS EN LA MATERIA
TÉCNICAS DE CREATIVIDAD
TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE PROYECTOS
EFECTOS POTENCIALES EN LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO
requieren
determina
involucrar emplear
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7.4.2 Selección de Respuestas
RESPUESTAS POTENCIALES ESTABLECIDAS RIESGOS ABORDADOS
TÉCNICAS DE SOPORTEEL MEJOR
SUBCONJUNTO DE � COSTO DE RESPUESTAS� IMPACTO EN OBJETIVOS� INCERTIBUMBRE DE
RESULTADOS� POSIBLES RIESGOS
SECUNDARIOS � RIESGOS RESIDUALES
tomar en cuenta
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7.4.3 Planificación de Acciones
HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS ESTRATEGIAS ESCOGIDAS
ACCIONES CONCRETASE INTEGRARLAS DENTRO
DE LOS PLANES convierte en
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7.4.4 Asignación de Propiedad y Responsabilidad
GESTOR DEL PROYECTO
PROCESOS DE ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE
UN PROPIETARIO PARA:
CADA RIESGO
CADA ACCIÓN DE RESPUESTA.
GESTIONADO
LLEVADA A CABO DE MANERA OPORTUNA Y EFECTIVA
usa
Y
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Pasos involucrados en el Planeamiento de Respuestas a Riesgos
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7.5 DOCUMENTANDO LOS RESULTADOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA RESPUESTAS A LOS RIESGOS
INTERESADO
INVOLUCRADO
VERIFICAR SUS RESPONSABILIDADES Y GESTIONAR EL RIESGO DE ACUERDO AL PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS.
7.5.1 Adicionar Respuestas de Riesgos al Registro de Riesgos
para
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7.5.2 Adicionar las Respuestas a los Riesgos al Plan de Gestión del Proyecto
CONJUNTO DETALLADO DE RESPUESTAS A
RIESGOS
IMPLICACIONES RELACIONADAS AL
PROYECTO
PARA INCLUSIÓN EN UN PLAN MODIFICADO
DE GESTIÓN DE PROYECTOS
COSTOS
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
DETALLES DE PROGRAMACIÓN
CAMBIOS A LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
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7.5.3 Revisar y Documentar la Exposición Prevista
RESPUESTAS A RIESGOS
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
RIESGOS RESIDUALES INDIVIDUALES Y
GLOBALES
REQUIERE O NO PLANIFICACIÓN ADICIONAL DE RESPUESTAS
definido eintegrado
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Planificar la Respuesta a los Riesgos desarrolla el conjunto de accionesnecesarias para tener en cuenta los riesgos del proyecto y suscaracterísticas e integra el correspondiente Plan para la Dirección delProyecto. El plan resultante debe satisfacer los deseos y actitudes de losinteresados con respecto a los riesgos.
7.6 Anexo D.5 TÉCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS
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D5.1 Técnicas para el Plan de Respuesta a los Riesgos
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Asegura que las acciones son
disponibles para direccionareventos significativos antes de suocurrencia.
� Permite una respuesta rápida ycentrada.
� Mejora la imagen deprofesionalidad de la manera enque el proyecto es administrado.
� Puede dar una falsa sensación deconfianza – como si el riesgohubiera sido evitado.
� Las condiciones de losdisparadores (Triggers) debenser claramente definidas yseguidas.
� Los planes deben ser validadosperiódicamente.
� Disposición de la organizaciónpara ejecutar el plan yproporcionar los recursos y elpresupuesto cuando la condicióndel disparador sucede.
PLANES DE CONTINGENCIA
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Proporciona una base para las
reservas.
� Es una base para un debateconstructivo con el Patrocinador
� Hace visible la reserva y por lotanto susceptible de ser reducidoarbitrariamente.
� Política para la Gestión deReservas de acuerdo con elPatrocinador y la Alta Dirección.
ESTIMACIÓN DE RESERVA PARA CONTINGENCIAS
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CADENA CRÍTICA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (CCPM)
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Junto con muchos otros
enfoques, insiste en resolver losproblemas de disponibilidad derecursos en el desarrollo de laprogramación.
� Direcciona los riesgos delCronograma ingresando "colchones de alimentación" paraabsorber las variacionesestadísticas en la duraciones delas actividades de la ruta nocrítica para reducir sucontribución al riesgo delcronograma.
� Mitiga parcialmente el RiesgoFinanciero mediante el control dela cantidad de "trabajo enproceso"
� Umbrales de "penetración delbuffer (colchón)" puedenutilizarse como una condición dedisparador para las acciones derespuesta específicas.
� Colchones de alimentaciónpueden tratar con variacionespredecibles de causa común,pero pueden ser insuficientespara atender las causasespeciales.
� Fechas “indicativas” de inicio y finpueden alterar las expectativasde gestión convencional, y puedecausar problemas para establecerhitos intermedios.
� Los supuestos que las BasesEstimadas representan niveles deconfianza de 50% (esta debilidadno es seguida en todas lasvariantes de esta clase deherramienta).
� No todos los Cronogramas delProyecto son totalmente derecursos
� Requiere una programación deproyecto completamente dotadode recursos.
� Comprensión y aceptación por laadministración y los miembros delequipo de proyecto las fechas deactividad son indicativos en lugarde promesas definitivas,generalmente se establece paraproporcionar un 50 % nivel deconfianza.
� Distribución equitativa de loscolchones por todos los miembrosdel equipo interesados
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ANÁLISIS MEDIANTE ÁRBOL DE DECISIONES
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Permite el cálculo de los
valores monetarios esperadosde varias opciones derespuesta, así como el valor delos resultados en el peor de loscasos y en el mejor de loscasos.(observe la sesión 6 )
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Implica la selección de
expertos en el proceso.(Observe Sesión 4 )
TÉCNICA DELPHI
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Proporciona una estimación de
los beneficios potenciales deuna respuesta de riesgo.(observe la sesión 6).
VALOR MONETARIO ESPERADO (EMV)
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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� El diagrama puede sugerir
donde mejor aplicar lasrespuestas. (observe lasesión 4 )
ANÁLISIS DE CAMPO DE FUERZA
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Algunos riesgos tienen
respuestas estándar. (observela sesión 4 )
BASE DE CONOCIMIENTOS DE LA INDUSTRIA
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Expertos pueden proporcionar
dos nuevas ideas y actuarcomo "abogado del Diablo"para posibles respuestas.(observe la sesión 4 )
ENTREVISTAS
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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Útil como una técnica de
creatividad para generarnuevas respuestas. (observela sesión 4 )
TÉCNICA GRUPO NOMINAL
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Proporcionar un medio para
seleccionar las respuestas quemejor soporta el conjunto de losobjetivos del proyecto.
� Puede dar resultados contrarios alsentido común.
� Necesidades de un conjuntoacordado de criterios ponderados deéxito del proyecto.
TÉCNICAS DE SELECCIÓN MULTI-CRITERIA
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Aprovecha experiencias previas.
COMENTARIOS POST PROYECTO/LECCIONES APRENDIDAS/INFORMACIÓN HISTÓRICA
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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Proporciona un medio de
evaluar el efecto potencial delos planes de respuesta sobreel riesgo general de proyecto.(observe la sesión 6 )
� Puede ser demasiadoinvolucrados o complejos parael beneficio previsto..
� Previo análisis cualitativoeficaz.
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Permite a la organización identificar y
direccionar las causas fundamentales de losriesgos para respuestas eficientes yefectivas; responder al nivel de la causa raízpodría direccionar con eficacia los riesgosmúltiples.
� Puede proporcionar un medio deidentificación de los síntomas para el usocomo condiciones de los disparadores pararespuestas contingentes. (observe la sesión4)
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación�Proporciona una vista de los
efectos potenciales de losriesgos relevantes y la estrategiade respuesta correspondiente.
�Obliga a los participantes aanalizar el efecto de cualquierestrategia.
�Ayuda a identificar riesgossecundarios.
� Agrega a la lista de supuestos.
� Puede llevar mucho tiempo.
� Todos los participantesnecesitan una buenacomprensión de los planes delproyecto.
ANÁLISIS DE ESCENARIO
Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz
Aplicación� Estimula la creatividad.
LISTAS RÁPIDAS
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7.7 PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS
EL EQUIPO DE GESTIÓN DE
RIESGOS
VARIAS ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A LOS
RIESGOS
RIESGOS POSITIVOS
RIESGOS NEGATIVOS
EXPLOTAR
MEJORAR
COMPARTIR
EVITAR
MITIGAR
TRANSFERIR
ACEPTAR
Registro de Riesgos
Plan de proceso de respuesta de riesgo
por: Proceso Planificar la Respuesta a los
Riesgos
Registro de Riesgo
Actualizado
Descripción General del Proceso
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Aquí están algunas preguntas que le guiarán en la determinación de si las respuestas seestán elaborando en el camino correcto:
¿La respuesta es adecuada a la importancia del riesgo?
¿Es un costo efectivo conocer el desafío planteado por el riesgo?
¿Es realista en el contexto del proyecto?
¿Todas las partes están de acuerdo con la respuesta?
¿Se ha asignado un propietario responsable para el riesgo?
¿Está la respuesta planificada para la ejecución en el momento adecuado?
¿Se ha seleccionado la mejor respuesta de riesgo?
Preguntas que debes responderte
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Registro de Riesgos
El registro de riesgos proporciona la lista de riesgos analizados que requieren una respuesta. Estos
riesgos pueden contener posibles respuestas documentadas, causas y riesgos que requieren una respuesta
de corto plazo.
Plan de Gestión de Riesgos
Este plan proporciona actividades de riesgo, directrices para establecer reservas, niveles de tolerancia de
riesgo de los interesados y umbrales de niveles de riesgo altos,
moderados y bajos.
Entradas al Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos
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Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos
Riesgos positivos
(Oportunidades)
Riesgos Negativos
(Amenazas)
Aceptar (Accept)
Transferir (Transfer)
Evitar (Avoid)
Mitigar (Mitigate)
Aceptar (Accept)
Explotar (Exploit)
Mejorar (Enhance)
Compartir (Share)
Aceptación PasivaAceptación Activa
Estrategias para los Riesgos Negativos (Amenazas) y Positivos (Oportunidades)
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• Una respuesta deriesgo no requiereejecución inmediata.En su lugar, sonejecutados cuandolos disparadores(Triggers)predefinidossuceden. Esto sellama un Plan deContingencia.
• Una respuesta deriesgo no requiereejecución inmediata.En su lugar, sonejecutados cuandolos disparadores(Triggers)predefinidossuceden. Esto sellama un Plan deContingencia.
Planes de Contingencia
• PlanesAlternativos sonrespuestasplanificadas parariesgos, usadocuando las otrasrespuestasplanificadasresultanineficaces.
• PlanesAlternativos sonrespuestasplanificadas parariesgos, usadocuando las otrasrespuestasplanificadasresultanineficaces.
Planes Alternativos
• Es la cantidad de fondos,presupuestos o el tiemponecesario por encima de laestimación para reducir elriesgo de desbordamientosde los objetivos delproyecto a un nivelaceptable para laorganización.
• Es la cantidad de fondos,presupuestos o el tiemponecesario por encima de laestimación para reducir elriesgo de desbordamientosde los objetivos delproyecto a un nivelaceptable para laorganización.
Reservas
• Implica laretroalimentacióny la participaciónde aquellos quetienen laexperiencia yconocimiento enelestablecimientode respuestas deriesgo.
• Implica laretroalimentacióny la participaciónde aquellos quetienen laexperiencia yconocimiento enelestablecimientode respuestas deriesgo.
Juicio de Experto
Estrategias de Respuesta a Contingencias
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Disparador (Trigger) de Riesgo
Se conoce como señal deadvertencia o síntomas.Los disparadores deRiesgos proporcionan unaadvertencia que un riesgoestá a punto de ocurrir.
Riesgos Residuales
Son los riesgos que seesperan quepermanezcan después deque la planificación derespuestas a los riesgosha sido ejecutada.
Riesgos Secundarios
Son los riesgos quesurgen comoconsecuencia directa dela aplicación de unarespuesta de riesgo.
Términos Adicionales
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Actualizaciones al Registro de
Riesgos
Riesgos Relacionados
con Decisiones del Contrato
Actualizaciones de Documentos
de Proyecto
Actualizaciones del Plan de Gestión de Proyecto
Salidas del Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos
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Actualizaciones al registro de riesgos
IMPLICA ACTUALIZACION A:
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Sesión 07:
PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
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