Curso de Preparación para la Certificación (PMI-RMP)® - Planificar Respuestas a los Riesgos

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©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Sesión 07: PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI (PMI (PMI (PMI- - -RMP)® RMP)® RMP)® RMP)®

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Sesión 07:

PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS

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(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®

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Objetivo de la sesión� Conocer el propósito y objetivo del proceso Planificar la

Respuesta a los Riesgos.� Determinar los Factores Críticos de Éxito del proceso

Planificar la Respuesta a los Riesgos.� Conocer las Estrategias para respuesta a los riesgos.� Conocer las Herramientas y Técnicas del Proceso

Planificar la Respuesta a los Riesgos.� Documentar los Resultados del proceso Planificar la

Respuesta a los Riesgos.� Conocer las técnicas, ejemplos y plantillas para Planificar

la Respuesta a los riesgos.

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Contenido de la Sesión 07

7. Planificar Respuestas a los Riesgos

7.1 Propósito y Objetivos del Proceso Planificar Respuestas a losRiesgos

7.2 Factores Críticos de Éxito del Proceso Planificar la Respuestas a losRiesgos

7.3 Estrategias para la Respuesta a los Riesgos7.4 Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuestas a los

Riesgos7.5 Documentar los Resultados del Proceso Planificar la Respuestas a los

Riesgos7.6 Anexo D.5 Técnicas, Ejemplos y Plantillas para Planificar la

Respuesta a los Riesgos7.7 Planificar la Respuesta a los Riesgos

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7. PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS

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7.1 PROPÓSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO PLANIFICAR RESPUESTAS A RIESGOS

RIESGOSIDENTIFICADO

ANALIZADO

PRIORIZADO

PLANIFICAR RESPUESTAS

A LOS RIESGOS

RIESGO CONSIDERADO IMPORTANTE

Determinar un conjunto de acciones las cuales mejoren las op ortunidades de éxito delproyecto y que a la vez cumplan con las restricciones organiz acionales y del proyecto quesean aplicables.

Hayan sido

Objetivo principal

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ASIGNARRESPONSABILIDAD

DE MONITOREAR LAS CONDICIONES DEL

PROYECTO

IMPLANTAR LAS ACCIONES

CORRESPONDIENTES

RIESGO

ASIGNAR UN PROPIETARIO DEL

RIESGO

RESPUESTA

ASIGNAR UN PROPIETARIO DE

ACCIÓN DE RIESGO

Asignación de Responsabilidades

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RESPUESTAS IMPLANTADAS

EFECTOS POTENCIALES EN OBJETIVOS DEL

PROYECTO

RIESGOS ADICIONALES

Respuestas Implantadas

tienen

generan

generan

RIESGOS SECUNDARIOS

Conocido como

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ACCIONES APROBADAS

PLANIFICAR RESPUESTAS

A LOS RIESGOS

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL

PROYECTO

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL

PROYECTO

REGLAS ORGANIZACIONALES Y

DE GESTIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO Y CONTROL DE LA CONFIGURACIÓN

PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO, Y PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

GESTIÓN DE RECURSOS

PLANEAMIENTO DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Surgieron de

integrar

Llevadas a cabo

Deben seguir

incluyen

Acciones aprobadas que emergieron del Planeamiento de Respuestas

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7.2 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROCESO PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

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7.2.1 Comunicar

INTERESADOS

COMUNICACIÓN

ABIERTA

APROPIADA

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7.2.2 Definir Claramente los Roles y Responsabilidades Relacionadas con Riesgos

REPUESTAS A RIESGOS

APOYO E INVOLUCRAMIENTO

EQUIPO DEL PROYECTO E

INTERESADOS

PROPIETARIO DEL RIESGO

PROPIETARIO DE ACCIÓN DEL

RIESGO

ROLES CLAVE PARA LA

GESTIÓN DE RIESGOS DEL

PROYECTO

de

depende

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7.2.3 Especificar el Momento de las Respuestas a Riesgos

RESPUESTAS ACORDADAS

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

PROGRAMADAS Y ASIGNADAS

PARA EJECUCIÓN

Se deben

integrar

Deben ser

Dependen de

CONDICIONES INCIERTAS

Deben ser

MONITOREADAS

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7.2.4 Proporcionar Recursos, Presupuesto, y Cronograma para las Respuestas

METODOLOGIA DEL PROYECTO

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL

PROYECTO

RESPUESTA DEBE PLANIFICARSE

RECURSOS

COSTOS

DURACIÓN

GESTORDEL PROYECTO

GERENCIA En detalle de acuerdo a

integrarse

apoyo ACTUALIZAR PRESUPUESTO

CRONOGRAMA

APROBACIÓN DE GERENCIA

Implica estimar

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7.2.5 Abordar la Interacción de los Riesgos y las Respuestas

RESPUESTAS ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL

TRABAJO

DIAGRAMAS DE AFINIDAD

U OTRAS HERRAMIENTAS DE CATEGORIZACIÓN

CATEGORIZACIÓN DE RIESGOS

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7.2.6 Asegurar Respuestas Apropiadas, Oportunas, Efectivas, y Consensuadas

APROPIADAS

OPORTUNAS

COSTO EFECTIVAS

FACTIBLES

LOGRABLES

CONSENSUADAS

ASIGNADAS

ACEPTADAS

Consistencia con los valores organizacionales, objetivos del proyecto, y expectativas de los interesados.

Factibilidad técnica.

Capacidad del equipo de proyecto o de los propietarios de acción de riesgo externos al proyecto, de llevar a cabo las acciones correspondientes.

Balance entre el impacto total de la respuesta en los objetivos del proyecto y la mejora en el perfil de riesgo del proyecto.

deben ser

Evaluado con los siguientes

criterios:

RESPUESTAS

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7.2.7 Abordar tanto Riesgos como Oportunidades

PLANIFICACIÓN DE RESPUESTAS A

RIESGOS

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

PLAN INTEGRADO

No se abordan plenamente

CONJUNTO COMBINADO DE ESTRATEGIAS DE

RESPUESTA

INCOMPLETO

INVÁLIDO

dentro un solo

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7.3 ESTRATEGIAS PARA LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

GESTOR DEL PROYECTO

CONJUNTOS DE RIESGOS

RIESGOS INDIVIDUALES

RIESGOS A NIVEL DE PROYECTO

ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A RIESGOS

ENTIDAD QUE APRUEBA LAS ESTRATEGIAS

CONSENSUADAS

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7.3.1 Evitar una Amenaza o Explotar una Oportunidad

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

ESTRATEGIA

ASEGURAR

ASEGURAR

NO PODRÁ OCURRIR

NO TENDRÁ EFECTO EN EL PROYECTO

OCURRIRÁ

EL PROYECTO TOMARÁ VENTAJA DE

ELLA

TOMAR ACCIONES

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7.3.2 Transferir una Amenaza o Compartir una Oportunidad

ESTRATEGIA

TERCERO(MEJOR POSICIONADO)

AMENAZA OPORTUNIDAD

enfrentar aprovechar

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7.3.3 Mitigar una Amenaza o Mejorar una Oportunidad

MITIGAR

MEJORAR

ESTRATEGIAS DE RESPUESTA MÁS AMPLIAMENTE

APLICADAS

IDENTIFICAR

ACCIONES

IMPACTO DE AMENAZA

IMPACTO DE OPORTUNIDAD

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7.3.4 Aceptar una Amenaza o una Oportunidad

ACEPTACIÓN

IMP

LIC

A

NO TOMAR ACCIÓN

EL RIESGO REALMENTE

OCURRA

DESARROLLAR POR ADELANTADO

PLANES DE CONTINGENCIA O DE

RESPALDO

EL RIESGO OCURRE

IMPLICA

a menos que

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7.3.5 Aplicar Estrategias de Respuesta a Riesgos al Riesgo Total del Proyecto

Cancelar el proyecto, como último recurso, si el nivel total de riesgo permanece inaceptable.

Fijar una estructura de negocio en la cual el cliente y el proveedorcompartan el riesgo.

Re-planificar el proyecto o cambiar el alcance y límites del proyecto.

Proseguir con el proyecto a pesar que la exposición al riesgo excede el nivel deseado.

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7.4 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PROCESO PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS

Hay cuatro categorías de herramientas y técnicas, que son las siguientes:

Herramientas de creatividad para identificar respuestas potenciales.

Herramientas de soporte a decisiones para determinar la respuesta potencial óptima.

Técnicas de implantación de estrategias diseñadas para poner en acción una estrategia.

Herramientas para transferir el control al proceso Monitorear y Controlar Riesgos.

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7.4.1 Identificación de Respuestas

PLANEAMIENTO DE RESPUESTAS A RIESGOS

CONJUNTO ÓPTIMO DE RESPUESTAS

EXPERTOS EN LA MATERIA

TÉCNICAS DE CREATIVIDAD

TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE PROYECTOS

EFECTOS POTENCIALES EN LOS OBJETIVOS DEL

PROYECTO

requieren

determina

involucrar emplear

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7.4.2 Selección de Respuestas

RESPUESTAS POTENCIALES ESTABLECIDAS RIESGOS ABORDADOS

TÉCNICAS DE SOPORTEEL MEJOR

SUBCONJUNTO DE � COSTO DE RESPUESTAS� IMPACTO EN OBJETIVOS� INCERTIBUMBRE DE

RESULTADOS� POSIBLES RIESGOS

SECUNDARIOS � RIESGOS RESIDUALES

tomar en cuenta

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7.4.3 Planificación de Acciones

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE

PROYECTOS ESTRATEGIAS ESCOGIDAS

ACCIONES CONCRETASE INTEGRARLAS DENTRO

DE LOS PLANES convierte en

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7.4.4 Asignación de Propiedad y Responsabilidad

GESTOR DEL PROYECTO

PROCESOS DE ASIGNACIÓN DE

RECURSOS

ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE

UN PROPIETARIO PARA:

CADA RIESGO

CADA ACCIÓN DE RESPUESTA.

GESTIONADO

LLEVADA A CABO DE MANERA OPORTUNA Y EFECTIVA

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Pasos involucrados en el Planeamiento de Respuestas a Riesgos

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7.5 DOCUMENTANDO LOS RESULTADOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA RESPUESTAS A LOS RIESGOS

INTERESADO

INVOLUCRADO

VERIFICAR SUS RESPONSABILIDADES Y GESTIONAR EL RIESGO DE ACUERDO AL PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS.

7.5.1 Adicionar Respuestas de Riesgos al Registro de Riesgos

para

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7.5.2 Adicionar las Respuestas a los Riesgos al Plan de Gestión del Proyecto

CONJUNTO DETALLADO DE RESPUESTAS A

RIESGOS

IMPLICACIONES RELACIONADAS AL

PROYECTO

PARA INCLUSIÓN EN UN PLAN MODIFICADO

DE GESTIÓN DE PROYECTOS

COSTOS

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

DETALLES DE PROGRAMACIÓN

CAMBIOS A LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

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7.5.3 Revisar y Documentar la Exposición Prevista

RESPUESTAS A RIESGOS

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

RIESGOS RESIDUALES INDIVIDUALES Y

GLOBALES

REQUIERE O NO PLANIFICACIÓN ADICIONAL DE RESPUESTAS

definido eintegrado

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Planificar la Respuesta a los Riesgos desarrolla el conjunto de accionesnecesarias para tener en cuenta los riesgos del proyecto y suscaracterísticas e integra el correspondiente Plan para la Dirección delProyecto. El plan resultante debe satisfacer los deseos y actitudes de losinteresados con respecto a los riesgos.

7.6 Anexo D.5 TÉCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS

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D5.1 Técnicas para el Plan de Respuesta a los Riesgos

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Asegura que las acciones son

disponibles para direccionareventos significativos antes de suocurrencia.

� Permite una respuesta rápida ycentrada.

� Mejora la imagen deprofesionalidad de la manera enque el proyecto es administrado.

� Puede dar una falsa sensación deconfianza – como si el riesgohubiera sido evitado.

� Las condiciones de losdisparadores (Triggers) debenser claramente definidas yseguidas.

� Los planes deben ser validadosperiódicamente.

� Disposición de la organizaciónpara ejecutar el plan yproporcionar los recursos y elpresupuesto cuando la condicióndel disparador sucede.

PLANES DE CONTINGENCIA

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Proporciona una base para las

reservas.

� Es una base para un debateconstructivo con el Patrocinador

� Hace visible la reserva y por lotanto susceptible de ser reducidoarbitrariamente.

� Política para la Gestión deReservas de acuerdo con elPatrocinador y la Alta Dirección.

ESTIMACIÓN DE RESERVA PARA CONTINGENCIAS

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CADENA CRÍTICA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (CCPM)

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Junto con muchos otros

enfoques, insiste en resolver losproblemas de disponibilidad derecursos en el desarrollo de laprogramación.

� Direcciona los riesgos delCronograma ingresando "colchones de alimentación" paraabsorber las variacionesestadísticas en la duraciones delas actividades de la ruta nocrítica para reducir sucontribución al riesgo delcronograma.

� Mitiga parcialmente el RiesgoFinanciero mediante el control dela cantidad de "trabajo enproceso"

� Umbrales de "penetración delbuffer (colchón)" puedenutilizarse como una condición dedisparador para las acciones derespuesta específicas.

� Colchones de alimentaciónpueden tratar con variacionespredecibles de causa común,pero pueden ser insuficientespara atender las causasespeciales.

� Fechas “indicativas” de inicio y finpueden alterar las expectativasde gestión convencional, y puedecausar problemas para establecerhitos intermedios.

� Los supuestos que las BasesEstimadas representan niveles deconfianza de 50% (esta debilidadno es seguida en todas lasvariantes de esta clase deherramienta).

� No todos los Cronogramas delProyecto son totalmente derecursos

� Requiere una programación deproyecto completamente dotadode recursos.

� Comprensión y aceptación por laadministración y los miembros delequipo de proyecto las fechas deactividad son indicativos en lugarde promesas definitivas,generalmente se establece paraproporcionar un 50 % nivel deconfianza.

� Distribución equitativa de loscolchones por todos los miembrosdel equipo interesados

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ANÁLISIS MEDIANTE ÁRBOL DE DECISIONES

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Permite el cálculo de los

valores monetarios esperadosde varias opciones derespuesta, así como el valor delos resultados en el peor de loscasos y en el mejor de loscasos.(observe la sesión 6 )

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Implica la selección de

expertos en el proceso.(Observe Sesión 4 )

TÉCNICA DELPHI

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Proporciona una estimación de

los beneficios potenciales deuna respuesta de riesgo.(observe la sesión 6).

VALOR MONETARIO ESPERADO (EMV)

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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� El diagrama puede sugerir

donde mejor aplicar lasrespuestas. (observe lasesión 4 )

ANÁLISIS DE CAMPO DE FUERZA

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Algunos riesgos tienen

respuestas estándar. (observela sesión 4 )

BASE DE CONOCIMIENTOS DE LA INDUSTRIA

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Expertos pueden proporcionar

dos nuevas ideas y actuarcomo "abogado del Diablo"para posibles respuestas.(observe la sesión 4 )

ENTREVISTAS

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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Útil como una técnica de

creatividad para generarnuevas respuestas. (observela sesión 4 )

TÉCNICA GRUPO NOMINAL

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Proporcionar un medio para

seleccionar las respuestas quemejor soporta el conjunto de losobjetivos del proyecto.

� Puede dar resultados contrarios alsentido común.

� Necesidades de un conjuntoacordado de criterios ponderados deéxito del proyecto.

TÉCNICAS DE SELECCIÓN MULTI-CRITERIA

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Aprovecha experiencias previas.

COMENTARIOS POST PROYECTO/LECCIONES APRENDIDAS/INFORMACIÓN HISTÓRICA

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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Proporciona un medio de

evaluar el efecto potencial delos planes de respuesta sobreel riesgo general de proyecto.(observe la sesión 6 )

� Puede ser demasiadoinvolucrados o complejos parael beneficio previsto..

� Previo análisis cualitativoeficaz.

ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Permite a la organización identificar y

direccionar las causas fundamentales de losriesgos para respuestas eficientes yefectivas; responder al nivel de la causa raízpodría direccionar con eficacia los riesgosmúltiples.

� Puede proporcionar un medio deidentificación de los síntomas para el usocomo condiciones de los disparadores pararespuestas contingentes. (observe la sesión4)

ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ

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Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación�Proporciona una vista de los

efectos potenciales de losriesgos relevantes y la estrategiade respuesta correspondiente.

�Obliga a los participantes aanalizar el efecto de cualquierestrategia.

�Ayuda a identificar riesgossecundarios.

� Agrega a la lista de supuestos.

� Puede llevar mucho tiempo.

� Todos los participantesnecesitan una buenacomprensión de los planes delproyecto.

ANÁLISIS DE ESCENARIO

Fortalezas DebilidadesCSF para eficaz

Aplicación� Estimula la creatividad.

LISTAS RÁPIDAS

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7.7 PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS

EL EQUIPO DE GESTIÓN DE

RIESGOS

VARIAS ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A LOS

RIESGOS

RIESGOS POSITIVOS

RIESGOS NEGATIVOS

EXPLOTAR

MEJORAR

COMPARTIR

EVITAR

MITIGAR

TRANSFERIR

ACEPTAR

Registro de Riesgos

Plan de proceso de respuesta de riesgo

por: Proceso Planificar la Respuesta a los

Riesgos

Registro de Riesgo

Actualizado

Descripción General del Proceso

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Aquí están algunas preguntas que le guiarán en la determinación de si las respuestas seestán elaborando en el camino correcto:

¿La respuesta es adecuada a la importancia del riesgo?

¿Es un costo efectivo conocer el desafío planteado por el riesgo?

¿Es realista en el contexto del proyecto?

¿Todas las partes están de acuerdo con la respuesta?

¿Se ha asignado un propietario responsable para el riesgo?

¿Está la respuesta planificada para la ejecución en el momento adecuado?

¿Se ha seleccionado la mejor respuesta de riesgo?

Preguntas que debes responderte

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Registro de Riesgos

El registro de riesgos proporciona la lista de riesgos analizados que requieren una respuesta. Estos

riesgos pueden contener posibles respuestas documentadas, causas y riesgos que requieren una respuesta

de corto plazo.

Plan de Gestión de Riesgos

Este plan proporciona actividades de riesgo, directrices para establecer reservas, niveles de tolerancia de

riesgo de los interesados y umbrales de niveles de riesgo altos,

moderados y bajos.

Entradas al Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

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Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

Riesgos positivos

(Oportunidades)

Riesgos Negativos

(Amenazas)

Aceptar (Accept)

Transferir (Transfer)

Evitar (Avoid)

Mitigar (Mitigate)

Aceptar (Accept)

Explotar (Exploit)

Mejorar (Enhance)

Compartir (Share)

Aceptación PasivaAceptación Activa

Estrategias para los Riesgos Negativos (Amenazas) y Positivos (Oportunidades)

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• Una respuesta deriesgo no requiereejecución inmediata.En su lugar, sonejecutados cuandolos disparadores(Triggers)predefinidossuceden. Esto sellama un Plan deContingencia.

• Una respuesta deriesgo no requiereejecución inmediata.En su lugar, sonejecutados cuandolos disparadores(Triggers)predefinidossuceden. Esto sellama un Plan deContingencia.

Planes de Contingencia

• PlanesAlternativos sonrespuestasplanificadas parariesgos, usadocuando las otrasrespuestasplanificadasresultanineficaces.

• PlanesAlternativos sonrespuestasplanificadas parariesgos, usadocuando las otrasrespuestasplanificadasresultanineficaces.

Planes Alternativos

• Es la cantidad de fondos,presupuestos o el tiemponecesario por encima de laestimación para reducir elriesgo de desbordamientosde los objetivos delproyecto a un nivelaceptable para laorganización.

• Es la cantidad de fondos,presupuestos o el tiemponecesario por encima de laestimación para reducir elriesgo de desbordamientosde los objetivos delproyecto a un nivelaceptable para laorganización.

Reservas

• Implica laretroalimentacióny la participaciónde aquellos quetienen laexperiencia yconocimiento enelestablecimientode respuestas deriesgo.

• Implica laretroalimentacióny la participaciónde aquellos quetienen laexperiencia yconocimiento enelestablecimientode respuestas deriesgo.

Juicio de Experto

Estrategias de Respuesta a Contingencias

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Disparador (Trigger) de Riesgo

Se conoce como señal deadvertencia o síntomas.Los disparadores deRiesgos proporcionan unaadvertencia que un riesgoestá a punto de ocurrir.

Riesgos Residuales

Son los riesgos que seesperan quepermanezcan después deque la planificación derespuestas a los riesgosha sido ejecutada.

Riesgos Secundarios

Son los riesgos quesurgen comoconsecuencia directa dela aplicación de unarespuesta de riesgo.

Términos Adicionales

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Actualizaciones al Registro de

Riesgos

Riesgos Relacionados

con Decisiones del Contrato

Actualizaciones de Documentos

de Proyecto

Actualizaciones del Plan de Gestión de Proyecto

Salidas del Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

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Actualizaciones al registro de riesgos

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Sesión 07:

PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS

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(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®