Curso de Preparación para la Certificación (PMI-RMP)® - Realizar el Análisis Cualitativo de...
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©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Sesión 05: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI (PMI (PMI (PMI- - -RMP)® RMP)® RMP)® RMP)®
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Sesión 05:
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®
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Objetivos de la sesión
� Evaluar las características individuales de losriesgos identificados del proyecto y priorizarlosbasándose en las características acordadas.
� Evaluar los riesgos individuales usando el análisiscualitativo de riesgos determinando de estamanera la probabilidad de que ocurra cadariesgo y el efecto de cada riesgo individual en losobjetivos del proyecto.
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Contenido de la Sesión 03
5. REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
1.1 Propósito y Objetivos del Proceso Realizar El Análisis Cualitativo deRiesgos.
1.2 Factores Críticos de Éxito para El Proceso Realizar El AnálisisCualitativo De Riesgos.
1.3 Herramientas y Técnicas Del Proceso Realizar El AnálisisCualitativo De Riesgos.
1.4 Documentar los Resultados del Proceso Realizar El AnálisisCualitativo de Riesgos.
1.5 Anexo D.3 Técnicas, Ejemplos y Plantillas para Realizar El AnálisisCualitativo de Riesgos.
1.6 Análisis Cualitativo de Riesgos.
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5. REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE
RIESGOS
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5.1 PROPÓSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
CATEGORIZAR LOS RIESGOS
FUENTES DE SUS CAUSAS
CAUSA RAÍZ
RIESGOS EMERGENTES
RESPUESTAS A RIESGOS EFECTIVAS
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METODOS DE ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
LISTA DE RIESGOS
EL PROCESO IDENTIFICAR LOS
RIESGOS
A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
CARACTERISTICAS
DE LOS RIESGOS
QUE TIENEN MAYOR
INFLUENCIA (+ O -)
EN EL LOGRO DE
LOS OBJETIVOS
Métodos de Análisis Cualitativo de Riesgos
ES ACTUALIZADA POR
PROPORCIONA
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5.2 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO PARA EL PROCESO REALIZAR ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
CONSTRUYENDO LA CREDIBILIDAD DEL ANÁLISIS RIESGOS
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5.2.1 Utilizar un Enfoque Consensuado
Se aplica a todoslos riesgosidentificados enel proyecto.
• Riesgos que requierenrespuestas en cortoplazo.
• Lo indicadores deurgencia pueden incluirel plazo de ejecuciónde la respuesta.
• Riesgos que requierenrespuestas en cortoplazo.
• Lo indicadores deurgencia pueden incluirel plazo de ejecuciónde la respuesta.
Urgencia
• Algunos riesgos no songestionables (sugestión puede causarun desperdicio derecursos) y el equipodebe examinarlos.
• Algunos riesgos no songestionables (sugestión puede causarun desperdicio derecursos) y el equipodebe examinarlos.
Gestionabilidad• Un riesgo puede
incrementar suimportancia si afecta ala empresa más allá delproyecto.
• Un riesgo puedeincrementar suimportancia si afecta ala empresa más allá delproyecto.
Impacto Externo al Proyecto
FACTORES PARA DETERMINAR LA IMPORTANCIA DEL RIESGO
A través de
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5.2.2 Utilizar Definiciones Consensuadas para los Términos deRiesgos
LA EVALUACIÓN DE RIESGOS
TÉRMINOS Y DEFINICIONES IMPORTANTES
CONSENSUADOS
LA EVALUACIÓN DE CADA RIESGO
Sirven para
Son usados para
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5.2.3 Recolectar Información de Alta Calidad sobre Riesgos
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE ALTA
CALIDAD SOBRE RIESGOS
BASES DE DATOS HISTÓRICAS
Entrevistas
Talleres
Otros Medios
JUICIO DE EXPERTO
No disponible
en
Debe ser generada mediante usando
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5.2.4 Realizar Iterativamente el Análisis Cualitativo de Riesgos
PROCESO ANÁLISIS CUALITATIVO DE
RIESGOS
del
SE USA PERIÓDICAMENTE
A TRAVÉS DEL PROYECTO
PROCESO DE IDENTIFICAR LOS
RIESGOS
REPETIR PERIÓDICAMENTE
RIESGOS INDIVIDUALES
Mejora si
Se deben
Para los
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5.3 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PROCESO REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
PROCESO DE REALIZAR EL
ANÁLISIS CUALITATIVO DE
RIESGOS
Seleccionar Características del Riesgo
Recolectar y Analizar Datos
Priorizar Riesgos
Categorizar Causas de Riesgos
Documentar Resultados
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5.3.1 Seleccionar Características del Riesgo que Definan su Importancia
HERRAMIENTAS DEL ANÁLISIS CUALITATIVO
DE RIESGOS
DISTINGUE RIESGOS
ANÁLISIS ADICIONAL DE
RIESGOS MENOS IMPORTANTES
LISTA DE RIESGOS EN ORDEN DE PRIORIDAD
LISTA DE RIESGOS EN GRUPOS DE PRIORIDAD (alto, moderado, bajo)
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5.3.2 Recolectar y Analizar Datos
Entrevistas
Talleres
Otros Medios
RIESGOS INDIVIDUALES
INFORMACIÓN RECOLECTADA
ATENCIÓN Y APOYO DE LA GERENCIA DE
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5.3.3 Priorizar Riesgos por la Probabilidad e Impacto en los Objetivos Específicos
RIESGO
OBJETIVO AFECTADO
LISTA DE RIESGOS
IMPORTANTES
INTERÉS
GERENCIA
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5.3.4 Priorizar Riesgos por la Probabilidad e Impacto en el Proyecto Total
IMPORTANCIA DE RIESGOS ESPECÍFICOS
IMPORTANCIA CON RELACIÓN A OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
FACILIDAD DE LA COMUNICACIÓN CON
LA GERENCIA E INTERESADOS
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5.3.5 Categorizar las Causas de Riesgos
CATEGORIZAR LOS RIESGOS
ANÁLISIS DE LA PROBABILIDAD Y MAGNITUD DEL RIESGO DEL
PROYECTO Y SU EFECTIVA RESPUESTA
RELACIÓN ENTRE LOS RIESGOS
COMPRENSIÓN POSIBILIDAD Y MAGNITUD DEL
lleva a mejorar
CONSIDERARLOS COMO EVENTOS INDEPENDIENTES
Y SEPARADOS
En lugar de
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5.4 DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
PROCESO REALIZAR ANÁLISIS CUALITATIVO
DE RIESGOSLISTA DE RIESGOS INDIFERENCIADOS
CATEGORÍAS DE PRIORIDAD
ADICIONA ESTRUCTURA
Tornándola en
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5.5 ANEXO D.3 TÉCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS
REALIZAR ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
LISTA DE RIESGOS INDIFERENCIADOS
PRIORIZA
PROCESO DE IDENTIFICAR LOS
RIESGOS
ALTO RIESGO
ORGANIZACIÓN APLICA RECURSOS
PRIORIDAD INDICADA POR
CARACTERÍSTICAS DE PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS
RIESGOS
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D.3.1.1 Técnicas de Estimación Aplicados a la Probabilidad y el Impacto
Técnica Fortalezas DebilidadesFactores Críticos de Éxito
(CSFs) para una Aplicación Efectiva
Técnicas deestimación(aplicados a laprobabilidad eimpactos)
� Aborda ambasdimensiones clavesde riesgo, es decir,su grado deincertidumbre(expresado comoprobabilidad) y suefecto sobre losobjetivos delproyecto(expresado comoimpacto)
� Difíciles de calcular si no hayninguna base de datoshistórica de eventos similares.
� Términos de probabilidad (porejemplo, probable, casiseguro) y de impacto (porejemplo, insignificante,mayor) son ambiguas ysubjetivas.
� Impactos pueden ser inciertoso representados por un rangode valores que no se puedeponer en un nivel de impactoespecífico como "impactomoderado en el tiempo".
� Definiciones acordadas deProbabilidad e Impacto quereflejen las tolerancias de losinteresados y los Umbrales deRiesgos.
� Los valores utilizados en lasdefiniciones representan elmismo nivel de impacto através de objetivos y espercibido por la organizaciónque administra el proyecto opor los Interesados delproyecto.
� El uso constante de estasdefiniciones a través de todoslos riesgos identificados.
La probabilidad de que un riesgo ocurra se puede especificar de muchas diferentes formas. Unaforma común es asignar niveles de probabilidad de riesgos por rangos de probabilidad.
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Escala Probabilidad+ Impacto sobre objetivos del Proyecto
Tiempo Costo CalidadVHI 61-99% >40 días >$200K Impacto muy importante
en la funcionalidad globalHI 41-60% 21-40 días $101k-$200k Impacto significativo en la
funcionalidad globalMED 21-40% 11-20 días $51k-$100k Cierto impacto en áreas
funcionales claveLO 11-20% 6-10 días $11k-$50k Menor impacto en la
funcionalidad globalVLO 1-10% 1-5 días $1k-$10k Menor impacto en las
funciones secundariasNIL <1% Ningún
cambioNingún cambio Ningún cambio en la
funcionalidad
Ejemplo de Definiciones de los Niveles de Probabilidad e Impacto en 4 objetivos específicos. Utilizados para Evaluar los Riesgos Individuales
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D.3.1.2 Matriz de Probabilidad e Impacto
Técnica Fortalezas Debilidades Factores Críticos de Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
Matriz deProbabilidade Impacto(Matriz P-I)
� Permite a laorganización apriorizar losriesgos delproyecto para suposterior análisis(por ejemplo,cuantitativa) orespuesta alriesgo.
� Refleja el nivel dela organización ala tolerancia deriesgos.
� No manejaexplícitamente otrosfactores tales comola urgencia o lacapacidad deadministración queen parte puededeterminar laclasificación deriesgo.
� El margen deincertidumbre en laevaluación de laprobabilidad de unriesgo o impactopuede superponersea un límite
� Matriz PxI requiere que los datos de entradasean claros e inequívocos en la asignación deniveles de probabilidad e impacto.
� Estimación efectiva de impacto y probabilidaddadas anteriormente.
� Las organizaciones deberían ser cuidadosas alevaluar las combinaciones de probabilidad y elimpacto que califican un riesgo como riesgobajo, moderado o alto para que el métodoutilizado refleje la actitud de la organizaciónfrente a los riesgos.
� Definiciones utilizadas para designar a losniveles de impacto (L, M, H) para cadaobjetivo deben representar el mismo nivel deimpacto percibido por la gestión de laorganización o interesados del proyecto comoun reflejo de la función de utilidad de laorganización.
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EJEMPLO DE RANKING DE RIESGOS DE PROBABILIDAD E IMPACTO UTILIZADA PARAORDENAR LOS RIESGOS (AMENAZAS Y OPORTUNIDADES) EN (H) DE RIESGO ALTO, RIESGOMODERADO (M) Y CLASES DE RIESGO BAJO (L).
Ranking de Riesgos de Probabilidad e Impacto
Probabilidad Amenazas Oportunidades Probabilidad
VHI L M M H H H H M M L VHI
HI L L M H H H H M L L HI
MOD L L M H H H H M L L MOD
LOW L L L M H H M L L L LOW
VLOW L L L L M M L L L L VLOW
VLOW LOW MOD HI VHI VHI HI MOD LOW VLOW
Impacto(Amenazas) Impacto(Oportunidades)
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D.3.1.3 Proceso Analítico Jerárquico (Analytic Hierarchy Process (AHP))
Técnica Fortalezas DebilidadesFactores Críticos de
Éxito (CSFs) para una Aplicación Efectiva
ProcesoAnalíticoJerárquico
� Ayuda en el desarrollo de unaponderación relativa de losobjetivos del proyecto que reflejelas prioridades de la organizaciónen tiempo, costo, alcance ycalidad del proyecto.
� Ayuda a la creación de una listade prioridad de proyecto globalde riesgos derivados de laprioridad de los riesgos conrespecto a los objetivosindividuales.
� A menudo se toman lasdecisiones de la organizaciónpor comités, y las personaspodrían no estar de acuerdosobre la prioridad relativaentre los objetivos.
� Dificultad para recopilarinformación sobre lacomparación por pares de losobjetivos de gestión de altonivel.
� Experto facilitador en elproceso.
� Acuerdo de gestión quees útil desarrollar unconjunto coherente deprioridades entre losobjetivos.
� Uso de un métodoapropiado o softwaredisponible AHP.
AHP es un método para graduar las preferencias de los diferentes objetivos de un proyecto.
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Factores de Preferencia1 Igualmente Preferido2 Suavemente Preferido3 Moderadamente
Preferido4 Grandemente Preferido5 Siempre Preferido
Matriz de Entradas (Factores de Preferencia)Costo Tiempo Alcance Calidad
Costo 1.00 0.25 0.33 0.20Tiempo 4.00 1.00 1.00 0.25Alcance 3.00 1.00 1.00 0.25Calidad 5.00 4.00 4.00 1.00
Factores calculados (factor preferencia /columna to tal) Factores de PonderaciónCosto Tiempo Alcance Calidad Promedio de Fila
Costo 0.08 0.04 0.05 0.12 0.1Tiempo 0.31 0.16 0.16 0.15 0.2Alcance 0.23 0.16 0.16 0.15 0.2Calidad 0.38 0.64 0.63 0.59 0.6Suma 13.00 6.25 6.33 1.70 1.0
Nota: Entrada de Factores dePreferencia dentro del áreaploma. Diagonal principal es1.0 por definición.Las otras celdas soncalculadas como: 1/factoresde preferencia para el mismoobjetivo.
Ejemplo de Cálculos de procesos Jerárquico para determinar la ponderación relativa de los 4 objetivos del proyecto
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5.6 ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS DE RIESGO
IMPACTO Y PROBABILIDAD
DEL RIESGO
EL PROYECTO O EL GESTOR DE RIESGOS
EXPERTOS
Gira en torno al
No es realizado solo
Requieren la participación
INTERNOS
EXTERNOS
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Evaluar riesgos (asignar calificación)
Priorizar los riesgos(combinan el impacto y
probabilidad)
Cuantificar los riesgos(riesgos individuales según sea
necesario; proyecto riesgo)
Resumen de los pasos involucrados en la realización del Análisis de Riesgos
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AUMENTA NIVEL DE CONFIANZA ACERCA DE
CONTROLAR Y TRATAR LOS RIESGOS
OBSERVAR FUTUROS IMPACTOS Y TOMAR
MEJORES DECISIONES
DEL PLAN DE RESPUESTA A LOS
RIESGOSRECOMENDACIONES Y RESPUESTAS MÁS
INFORMADAS
Realiza
Beneficios de Análisis de Riesgos
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Registro de Riesgo
Realizar el Proceso de Análisis Cualitativo de
Riesgos
Registro de Riesgo
Actualizado
Descripción General del Proceso
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Este proceso incluye cuatroentradas, todas ellas sonimportantes para priorizar losriesgos.
ENTRADAS DEL PROCESO ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
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REGISTRO DE RIESGOS
LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS
EVALUACIÓN CUALITATIVA
Registro de Riesgos
proporciona
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PLAN DE GESTIÓN DE
RIESGO
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
- ACTIVIDADES DE RIESGO- ROLES Y RESPONSABILIDADES- DEFINICIONES Y PROBABILIDAD
DE IMPACTO- MATRIZ DE PROBABILIDAD E
IMPACTO- REVISIÓN DE LAS TOLERANCIAS
A LOS RIESGOS.
Plan de Gestión de Riesgos
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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
LO QUE QUIERE
LOGRAR EL PROYECTO
LLEVADO A CABO EN EL
PASADO
PROYECTO REALIZADO
VARIAS VECES
NIVEL DE RIESGO INVOLUCRADO
EN EL PROYECTO
Enunciado del Alcance del Proyecto
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ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
POLÍTICAS
PROCEDIMIENTOS Y GUÍAS PARA EL ANÁLISIS DE RIESGOS
INFORMACIÓN HISTÓRICA DE ÚLTIMOS PROYECTOS
LECCIONES APRENDIDAS
Activos de los Procesos de la Organización
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Clasificar Riesgos Evaluar los Datos Utilizados
Fomentar la Priorización de Riesgos
• Evaluación de Probabilidad de Riesgos.
• Matriz de Probabilidad e Impacto.
• Juicio de Expertos.
• Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos.
• Juicio de Expertos.
• Categorización de Riesgos.
• Evaluación de la Urgencia de los Riesgos.
• Juicio de Expertos.
HERAMIENTAS Y TECNICAS DEL PROCESO ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
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DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO DEL RIESGO
PRIMER PASO PARA
PRIORIZAR LOS RIESGOS
EVALUACIÓN DE LA PROBABILIDAD E
IMPACTO DEL RIESGO
SE
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MP
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ASIGNACIÓN DE CALIFICACIÓN DE PROBABILIDAD Y CALIFICACIÓN DE
IMPACTO
Evaluación de Probabilidad e Impacto del Riesgo
Gestor de Riesgos, junto con expertos
en la materia
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Matriz de Probabilidad e ImpactoProbabilidad AmenazasVH L M M H HH L L M H HM L L M H HL L L L M HVL L L L L M
VL L M H VHImpacto
La figura muestra un ejemplo de una Matriz de Probabilidad e Impacto, usando una matriz de 5 x5 que es no es de naturaleza numérica.
Una vez que una calificación de impacto y una calificación de probabilidad sonasignadas, el Gestor de Riesgos puede combinarlos mediante una Matriz de Probabilidade Impacto
Matriz de Probabilidad e Impacto
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ADMINISTRADOR DE RIESGOS
EVALUAR LA CALIDAD DE LOS
DATOS DE RIESGO
¿FUERON ENTREVISTADOS CORRECTAMENTE LOS EXPERTOS EN LA MATERIA?
¿LOS DATOS SON CREÍBLES?
¿HUBO SESGO EN LOS DATOS?
Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgos
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CATEGORIZACIÓN DE RIESGOS
AGRUPAR LOS RIESGOS POR SU
ORIGEN O ÁREA DE PROYECTO AFECTADO
DONDE EL PROYECTO ESTÁ MÁS EXPUESTO A
RIESGOS
ÁREA CON GRAN NÚMERO DE
RIESGOS
RIESGOS
PRIORIDAD
Categorización de Riesgos
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IMPLICAEVALUACIÓN DE URGENCIA DE LOS
RIESGOS
SI/NO UN RIESGO NECESITA UNA
RESPUESTA A CORTO PLAZO
TIEMPO DE RESTRICCIÓN
ALTA CALIFICACIÓN
SINTOMAS Y SIGNOS DE
ADVERTENCIA
Evaluación de la Urgencia de los Riesgos
resultado de
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JUICIO DE EXPERTO
OTRAS TÉCNICAS
TODO EL PROCESO
MIEMBROS DEL EQUIPO DEL
PROYECTO CON CONOCIMIENTOS
EXPERTOS
Juicio de Expertos
utilizado a lo largo de
utilizado en combinación
con
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SALIDAS DEL PROCESO ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
Contiene una salida: Actualizaciones al Registro de Riesgos.
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Sesión 05:
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
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