SIXTINA CONSULTING GROUP

CURSO DE COSTOS ESTRATÉGICOS

CAPÍTULO 1 PRÁCTICO

ContenidoCAPÍTULO 1PRÁCTICO

INTRODUCCIÓN: ASPECTOS GENERALES............................................................................................2

APERTURA DE LA LICENCIA SIXTINA PGI.............................................................................................2

CREACION DE UN MODELO................................................................................................................3

INGRESAR A UN MODELO Y PERIODO................................................................................................7

CREAR DICCIONARIO DE DRIVERS......................................................................................................8

ACCESO A LOS VIDEOS TUTORIALES DE ESTE CAPÍTULO..................................................................17

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INTRODUCCIÓN: ASPECTOS GENERALESComenzaremos por explicar paso a paso la creación de un modelo de costos ABC para una empresa manufacturera que llamaremos “INDUSTRIA LÁCTEA”. Se trata ejemplo extraído de un caso real de una industria alimenticia que manufactura productos derivados de la leche.Tiene instalaciones adecuadas y un mercado en crecimiento. De hecho, el crecimiento en los últimos años ha sido importante, pero los dueños no saben si los productos son realmente rentables y si los canales de venta son los adecuados.Trabajan con información extraída de la contabilidad, pero aun así desconocen la rentabilidad de sus productos porque no tienen un método para distribuir los costos corporativos centrales.

El Curso está diseñado bajo el concepto de “aprender haciendo” es decir que mostraremos las funciones y uso del programa con explicaciones y material que el usuario introducirá en el modelo y así aprenderálos conceptos de ABCosting y el funcionamiento de la herramienta.

A lo largo de 6 capítulos del curso iremos construyendo paso a paso un modelo ABCosting para esta empresa. La información la iremos introduciendo al software Sixtina ABCosting de la siguiente manera

Capítulo TemaCapítulo 1 Apertura del Modelo. Los Drivers

Capítulo 2 Centros y Diccionarios de Recursos.Centros y Diccionarios de Actividades

Capítulo 3 Centros y Diccionarios de Objetos de CostoCentros y Diccionarios de Materiales

Capítulo 4 AsignacionesCapítulo 5 Informes de Resultados parte 1Capítulo 6 Informes de Resultados parte 2

Cada Capítulo cuenta con un conjunto de videos tutoriales de ayuda. Estos videos no sólo muestran el uso de la herramienta sino también tienen sugerencias de “cómo hacerlo mejor” ya que un modelo ABCosting puede tener distintos enfoques.

Los videos estarán organizados en la plataforma de Videos Sixtina. Por ejemplo, para el primer Capítulo la vista de la plataforma es la siguiente:

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Los primeros pasos son los siguientes:

APERTURA DE LA LICENCIA SIXTINA PGIPara la construcción del modelo ABC para la empresa hipotética INDUSTRIA LACTEA Ud. usará una versión educativa de nuestro Software del sistema de costeo Sixtina ABCosting dentro de la licencia PGI.

PGI son las siglas de “Plataforma de Gestión Integral”. Para comenzar deberá ingresar al vínculo de acceso (URL) que se le remitió vía mail y que comienza, (por ejemplo, supongamos que el alumno se llama Juan Perez):

https://67.205.89.135/PGIjuanperez

Juan Perez (o sea Ud. con su nombre) será el usuario Administrador del modelo.

Los DATOS INICIALES para ingresar al sistema también los habrá recibido vía mail, junto al URL de su licencia, por lo que deberá ingresar Usuario y Password correspondientes:Se desplegará una pantalla como la siguiente, dentro de la cual deberá loguearse como usuario “administrador”.

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Al ingresar observará el encabezado del programa como el siguiente

La plataforma PGI ofrece varios aplicativos para mejorar el desempeño de la empresa. Uno de ellos es ABCosting.

El objetivo de este Capítulo y subsiguientes es brindarle la información paso a paso necesaria y práctica que le permita construir un modelo de Costos Basados en Actividades y conocer las funciones básicas del sistema.

El Curso está diseñado bajo el concepto de “aprender haciendo” es decir que mostraremos las funciones y uso del programa con explicaciones y material que el usuario introducirá en el modelo y así aprenderálos conceptos de ABCosting y el funcionamiento de la herramienta.

Un modelo ABCosting no se construye de una sola manera, sino que hay múltiples opciones, cada una de ellas responde a los diferentes objetivos de información que se quiera obtener. Es por ello que en Sixtina ABCosting es bastante flexible en la modelación y ofrece varias opciones posibles, desde cómo hacer las asignaciones hasta cómo estructurar los centros de datos y mucho más. A los fines prácticos y de enseñanza en este Curso elegiremos una línea clásica de modelación, pero adicionalmente se brindará información más general sobre las restantes a través de distintos vínculos que llevan a mejores explicaciones.

Usaremos un ejemplo que llamaremos INDUSTRIA LACTEA SA y que está basado en una pequeña empresa manufacturera llamada Industria Láctea S.A.

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El procedimiento es el mismo para empresas de servicios o unidades gubernamentales, de manera que el Curso sirve para todo tipo de propósito.

Objetivos de la empresa: La empresa Industria Láctea S.A.tiene por objetivo conocer con mayor exactitud los costos y rentabilidad de sus diferentes productos y canales.

CREACION DE UN MODELOPara crear un nuevo Modelo, en primer lugar, debe ingresar a la solapa de ABCosting/Modelos

y dentro de la nueva pantalla presionar sobre el botón de“Nuevo Modelo”

La pantalla que se despliega es la siguiente:

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En la misma comenzaremos acompletar los datos según las características del Modelo.

Para nuestro ejemplo colocaremos los siguientes datos:

Nombre: Industria Láctea S.A.

Descripción: Este ítem es optativo, y tiene como función la de incorporar algúndato que haga referencia al tipo de modelo que se está creando. Por ejemplo, podemos poner: Modelo de costos ABC para mi empresa

Nombre periodo: ENEROCantidad decimales: 2 (Por defecto el sistema trabaja con 2 decimales)Moneda base: No existe ninguna moneda creada todavía, por lo tanto, hay que configurar al menos una. Esto lo puede hacer presionando sobre el botón de “Nueva Moneda” que se encuentra en la barra superior de esta ventanaCrearemos la moneda “Peso” con el símbolo “$” y presionamos Guardar

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Luego seguimos completando el formulario de creación del Modelo

Tipo de Modelo: el sistema está preparado para crear tres tipos de modelos Servicios Industria Gobierno

Los mismos presentan ligeras variantes entre sí. Elegiremos el tipo de Industria, pero como se dijo antes el modelo nos servirá para el caso de Servicios también.

Idioma: Español

Módulo Producción: Esto es importante: marcar la casilla de Activo

Imagen del Modelo:Podrá incorporar la imagen desu organización o empresa (optativo)Por ejemplo, usamos esta imagen (elija Ud. su imagen)

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Antes de Guardar la pantalla debería quedar así:

Una vez finalizado esto presione “Guardar”, ubicado en la parte superior de la pantalla.De esta manera habrá creado su primer Modelo.

¿Por qué uno o varios Modelos?Generalmente se usa un solo Modelo que se aplica para toda una empresa. Sin embargo, hay veces que se busca en ABCosting para un grupo económico que cuenta con varias empresas. En ese caso se abre un modelo para cada empresa del grupo.Otro uso para trabajar con varios modelos es el de consultores o estudios contables externos que quieran llevar un modelo ABC para cada uno de sus clientes.

INGRESAR A UN MODELO Y PERIODOUna vez que haya creado su primer Modelo, para poder trabajar deberá ingresar al mismo. Desde la barra superior de Sixtina PGI seleccione la pestaña ABCosting y luego Modelos

Por default el sistema ingresa al Periodo definido como Inicial en el Paso 1.

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Para ingresar al Periodo, debe hacer doble clic sobre el logo del Modelo en el cual está trabajando:

Una vez que haya ingresado al sistema, observará tres Áreas

El Menú de Funciones permite acceder a la información de cada Módulo y a las funciones del programa que se usan para la construcción del Modelo, así como el acceso a los Informes y Gráficos.La zona de Displayde Datos mostrará los datos de costos a medida que sean ingresados.La Barra de Operaciones le permitirá explorar los datos de manera más detallada.

A medida que se seleccionan los distintos Módulos como Recursos, Actividades, Materiales, etc. la Barra de Operaciones irá mostrando una pestaña para cada uno de ellos, de manera que se puede navegar fácilmente por las distintas partes del modelo.

Cuando se ingresa al inicio se encontrará ubicado dentro del MóduloRecursos:

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CREAR DICCIONARIO DE DRIVERSUna vez que hayamos creado el Modelo y habiendo ingresado a un Períododeterminado, el paso siguiente es el de incorporar al sistema la Información de costos.

Para comenzar con la creación de Diccionarios, se recomienda hacerlo por el de Drivers, ya que contiene datos que utilizarán obligatoriamente en los restantes Módulos.

Entonces se comenzará con el Diccionario de Drivers, para luego continuar por cada uno de los módulos restantes: Recursos, Actividades, Objetos de Costos yMateriales

Ingreso de la información en Sixtina ABCostingBásicamente existen cuatro formas de ingresar información al sistema:

Manual Excel Activity Manager Datawarehouse

1. El sistema Manual es recomendado para situaciones de pocas operaciones o cuando queremos corregir algún dato. Los modelos ABCosting incluyen, generalmente gran cantidad de datos por lo que el uso de la opción manual puede ser muy tedioso y consumidor de tiempo.

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2. La opción Excel es muy práctica. Consiste en llenar con datos las plantillas Excel y luego proceder a importarlas. El sistema emite el tipo de plantilla con el formato necesario para cada tipo de operación.

3. Activity Manager: esta opción está disponible para que los distintos responsables de Actividades ingresen los tiempos de dedicación a las mismas. Es una opción que permite repartir la carga del trabajo de recopilación de información entre todos los participantes del modelo. Además, los datos que se incluyen (driver tiempo de trabajo) hará que los resultados sean mucho más exactos.

4. Datawarehouse: Sixtina ABCosting puede conectarse directamente con las bases de datos de la empresa (principalmente a la BDdel ERP o sistema administrativo financiero u otros sistemas operativos) y extraer desde allí los datos necesarios para el modelo, por ejemplo los saldos de las cuentas contables del Catálogo de Cuentas o los datos de determinados drivers. Esta opción se usa cuando el modelo está construido y terminado y ya se ha realizado pruebas que ofrecen la información de costos buscada. Es recién entonces cuando conviene automatizar el modelo al relacionarlo con la importación automatizada que ofrece la opción de Datawarhouse.

En este Cursousaremos solamente la opción Manual y Excel.

Comenzaremos por el Método Manual para el Diccionario de Drivers. Crearemos manualmente un Driver y el resto los crearemos por Excel.

Recordemos que los Drivers son las distintas bases de asignación que se usan para distribuir el consumo de costos entre los distintos módulos. Cada Recurso o Actividad debe ser asociada a algún Driver que se utilizará para asignar su costo. Esto lo veremos mejor detallado más adelante.

¿Por qué comenzar con el Diccionario de Drivers?: los Drivers son datos que deberemos utilizar para los Centros y Diccionarios de Recursos y Actividades siguientes, por lo que es recomendable comenzar por esta información.

Para comenzar deberá: Abrir la solapa de Drivers Crear los Drivers determinando las características de cada uno.

ABRIR LA SOLAPA DE DRIVERS:

Para ello, haga un clic sobre el ícono de Drivers ubicado en el menú sobre el margen izquierdo de la pantalla, en la zona de Menú de Funciones

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Se abrirá una nueva solapa, como se muestra a continuación:

Drivers predeterminados: El programa si inicia con tres tipos de Drivers que ya vienen predeterminados con el modelo: ellos son

Partes Iguales, Partes Proporcionales y Porcentaje de Trabajo.

Estos drivers son los más populares y de allí que se presentan desde el inicio del cálculo.

CREAR DRIVERS

Método ManualLos Drivers son como “bases de asignación” que se relacionan con los diferentes Recursos y Actividades y se usan para distribuirlos entre quienes consumen dichos Recursos y Actividades.Los Drivers tienen distintas características y propiedades que responden a los casos de asignación y distribución de los costos. Para comprender más detalladamente estas propiedades acceda a la información desde AQUÍ

El usuario puede crear sus propios Drivers, sin límite.Desde la pantalla anterior vamos a crear un nuevo Driver en forma Manual. Para ellodeberá:

Presionar sobre el botón “Nuevo Driver”, ubicado en el margen superior de la pantalla:

Se abrirá una nueva pantalla, donde deberá completar manualmente los datos del siguiente Driver que se está creando:

Nombre: Cantidad de equiposUnidad de Driver: # de equiposTipo Valor: Teórico

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Tipo Asignación: ExtendidaCantidad: 11

De esta manera, quedará como se muestra a continuación:

Por último, presione, “Guardar” y ya se encuentra creado el primer Driver.

Una vez guardado procedemos a ver la pestaña de Drivers que nos debe quedar de la siguiente manera:

Donde ya se puede observar el driver recientemente creado.

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Método por Excel

La creación de Drivers en forma Manual puede ser un proceso muy largo. Para simplificarlo se usa el método por Excel que consiste en importar toda la información de los drivers por importación de plantillas Excel.Llamaremos “Diccionarios” a dichas plantillas. Los Diccionarios contienen toda la información de cada elemento (Recursos, Actividades, Objetos de Costo, Drivers, Materiales).La creación y carga de Diccionarios es muy similar para todos los módulos, (Recursos, Actividades, Materiales, Objetos de Costos)con ligeras variantes. Si bien en este curso explicaremos paso a paso la carga de Diccionarios Ud. puede ver información más genérica de este tema haciendo clickAQUÍ

La explicación anterior se aplica no sólo al tratamiento de la importación del Diccionario de Drivers sino de cualquier otro tipo de Diccionario

Ahora vamos a importar el Diccionario de Drivers vía Excel según los siguientes pasos:

Paso1: Descargue la plantilla Excel del Diccionario de Drivers desde AQUÍy guárdela en su computador.

La plantilla viene cargada con los datos que necesitamos:

Observe que los cuatro primeros drivers ya están ingresados al sistema. Los primeros tres (Partes iguales, Partes Proporcionales y Porcentaje de Trabajo) porque son los drivers predeterminados y el cuarto (CANTIDAD DE EQUIPOS) es el que cargamos manualmente

Paso 2: Abra su licencia Sixtina ABCosting en el Modelo “Industria Láctea S.A.” y en el Período “Enero”

Paso 3: En el área de Funciones elija Importar / Diccionarios

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Paso 4: Se despliega la pestaña “Importar Diccionarios”. Despliegue el campo superior y seleccione Diccionario de Drivers

Paso 5: En la ventana siguiente seleccione la opción Excel, luego con el campo de búsqueda incorpore el archivo Diccionario de Drivers que descargara recientemente y presione Subir. Al finalizar esta acción su pantalla quedará como sigue:

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Paso 6: Presione el botón leer columnas del archivo. El programa verificará automáticamente que el archivo Excel tenga la estructura de filas y columnas adcuadas para la importación.

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Paso 7: Finalmente presione el botón Validar Archivos y el programa procederá con la importación de los drivers.En el proceso de validación el programa verifica la nueva información a importar. Ofrecerá la alternativa de Alta (un dato nuevo), Baja (un dato existente en el programa pero no en el Excel) y Modificación (un dato existente en el programa pero que en el Excel viene con distintos valores).Ud. podrá decidir en este momento si validar la información o no.En nuestro ejemplo haremos la validación de toda la nueva información presionando la casilla superior de Estado, con lo cual estamos seleccionando simultáneamente todas las validaciones.

Luego proceda a importar presionando el botón Importar.El programa procederá con la importación y al final ofrecerá un mensaje confirmando que la misma se haya realizado correctamente.

Finalizada la importación procederemos a verificar el ingreso de la información.

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Para ello vamos al Módulo Drivers y verificamos que los datos estén ingresados correctamente.

De esta manera ya contamos con los Drivers necesarios para ingresar los Recursos y las Actividades.

ACCESO A LOS VIDEOS TUTORIALES DE ESTE CAPÍTULO

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Acceda a los videos tutoriales de este capítulo desde AQUÍ

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