Cuadro de mando integral

Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En El Cuadro De Mando Integral Para El Área Académica En La Universidad

Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui

Autora: Lcda. MSc Carlena AstudilloCorreo: [email protected]

Fecha: Abril 2013

RESUMEN

La finalidad de este estudio fue el Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En El Cuadro De Mando Integral Para El Área Académica en la Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui, el cual comprendió cuatro fases de estudio, partiendo desde un diagnóstico del contexto organizacional, la construcción del cuadro de mando integral (CMI) mediante un análisis situacional que oriento el diseño del sistema de gestión, que genero estrategias, transformándose una de ella en acción orientada a la elaboración del manual de normas y procedimientos del Área Académica, el tipo de investigación fue aplicada, con un diseño de investigación basada en las fases del CMI, donde la primera tuvo un diseño documental, la técnica utilizada fue la revisión documental, cuyo instrumentos fueron ocho matrices de categoría elaborada en función de la Operacionalizacion de las variables.

Palabras Claves: Gestión Educativa, Sistema de Gestión, Cuadro de mando integral, área académica

ABSTRACT

The purpose of this study was the development of a System Management Based On The Scorecard For Academic Area in the Territorial Polytechnic University José Antonio Anzoátegui, which comprised four phases , starting from a diagnosis of organizational context, construction of the balanced scorecard (BSC ) through a situational analysis I target system design management strategies that genre , becoming one of her towards the development of standards and procedures manual Academic Area of action , the kind of research was applied , with a design based on the phases of the WCC, where the first was a documentary design, research technique used was the literature review , the instruments were eight categories matrices prepared according to the operationalization of the variables.

Keywords: Educational Management, System Management, Balanced Scorecard , academics

mailto:[email protected]

INTRODUCCION

Las Instituciones de Educación Universitaria desempeñan un rol fundamental en la formación de recursos humanos del más alto nivel y en la creación, desarrollo, transferencia y adaptación de tecnología y gestión de manera que lo que ellas hacen para responder adecuadamente a los requerimientos de la sociedad moderna se constituye en imperativo estratégico. Las Universidades son reconocidas cada vez más como instrumento de desarrollo de ciudades, regiones y países, y están consideradas como un factor clave para incrementar la competitividad y calidad de vida. El desafío para estas instituciones es el de enfrentar un mundo en el cual los sistemas productivos están en permanente transformación. En ese sentido Cabero (citado por De Farías 2006) afirma que: “Los cambios en las comunicaciones y paradigmas de gestión han modificado la forma de percibir el tiempo y las distancias, a la vez que abren nuevas perspectivas para la docencia y la investigación”.

Para la generación de este conocimiento partiendo del diseño de soluciones a problemas concretos estableciéndose una relación entre la educación y la gerencia o funciones administrativas inherentes a una gestión organizacional, requiriéndose para esto una formación integral, eficiente, aprendizaje constante, desarrollo de habilidades para la búsqueda, selección, organización y uso eficaz de la información, trabajo en equipo y responsabilidad en la toma de decisiones. En Venezuela existe un proceso de transición para la transformación universitaria, bajo el enfoque humanista y social, en el contexto de un paradigma socio crítico, tal transformación el Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria gestiona mediante la misión alma mater y misión sucre, promoviendo en la instituciones que conforman ambas misiones la participación en las alternativas de solución para adecuar la estructura organizativa y sus procesos productivos para la construcción de una Universidad ambientalista científica, tecnológica, técnica, humanista y socialista que garantice el desarrollo sostenible de la nación, tal es el caso de la Universidad Politécnica Territorial de Tecnología José Antonio Anzoátegui (UPTJAA).

En atención a lo planteado la presente investigación tuvo como propósito el Desarrollo De Un Sistema De Gestión Basado En El Cuadro De Mando Integral Para El Área Académica En La Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui, para la mejora continua de los procesos académicos de la institución garantizando la formación de un profesional integral con conciencia social y preparación académica pertinente con su área de competencia.DESARROLLO

Las universidades han experimentado un cambio de vital importancia en el conjunto del sistema educativo de la sociedad actual

tales como desplazamiento de los procesos de formación desde los entornos convencionales hasta otros ámbitos; demanda generalizada de que los estudiantes reciban las competencias necesarias para el aprendizaje continuo; expansión del conocimiento, que genera simultáneamente oportunidades para nuevos mercados y competencias en el sector.

Cabe destacar que el nivel y las características de cambio de las instituciones universitarias depende de la nación y sus políticas de estado, comola el situación venezolana donde están establecidas políticas de universalización y transformación de la educación universitaria, las cuales están orientadas a la construcción de un Sistema de Educación Universitario Integrado, Cooperativo y Solidario con dimensiones éticas, políticas, sociales y territoriales.

En ese proceso de transformación surgen diferentes lineamientos emanados del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU) como órgano rector, tales como el establecimiento de un Conjunto de actividades académicas, formativas, de creación intelectual y de vinculación social, conducentes a la certificación de capacidades profesionales y al otorgamiento de títulos de Técnico Superior Universitario y de Licenciado o Ingeniero, así como a la formación en postgrados relacionados con su área denominadas Programas Nacionales de Formación (PNF), mediante decreto presidencial según gaceta oficial 39032 de fecha 07 de octubre del año 2008.

De igual manera surge como una alternativa de articulación para la conformación de una red territorial universitaria, la misión Alma Mater , de conformidad con la gaceta oficial 39148 de fecha 27 de mayo de 2009, esta red es conjuntamente con la Misión Sucre y consiste en la integración de los veinte y nueve institutos universitarios de tecnología (IUT) y colegios universitarios (CU), existentes en el país para la fecha de estos decretos, no obstante actualmente algunas de estas instituciones ya han sido transformadas en universidades politécnicas territoriales (UPT) y otras están en proceso de transición, entre las cuales está la Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui (UPTJAA).

Si bien es cierto que esta institución está inmersa en el proceso de transformación universitaria, presenta algunas limitaciones para la concreción de la mencionada transformación, limitaciones que seevidencia en aspectos como: Inexistencia de Normativa interna actualizada, estructura organizativa rígida y no adecuada para el proceso de transformación, ausencia de documentación que respalde procesos administrativos y académicos, inexistencia total de manuales de organización, ausencia de manuales de normas y procedimientos.

En ese orden de ideas el análisis lógico de la situación planteada es que la institución tiene debilidades organizacionales, las cuales debe minimizar para que se dé el proceso de transformación universitaria, por

lo tanto es necesario la implementación de herramientas de gestión que presenten alternativas de solución con visión holística e integradora, una de estas herramientas es el cuadro de mando integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC), la cual ha sido desarrollada con éxito en otra universidades e instituciones públicas. En atención a lo planteado la presente investigación tuvo como propósito el Desarrollode un Sistema de Gestión Basado en el Cuadro de Mando Integral para el Área Académica en la Universidad Politécnica Territorial José Antonio Anzoátegui mediante la ejecución de las siguientes fases:

Fase I: Diagnostico del Contexto Organizacional del área académicaFase II:Construcción del cuadro de mando integral de la Dependencia en EstudioFase III: Diseño del sistema de gestióny el Producto de la Transformación de la Estrategia en Acción en el Cuadro de Mando Integral.

RESULTADOSFase I:Diagnóstico del contexto organizacional del área

académicaEl diagnostico se basó en evaluar los niveles de eficiencia de cada

uno de los estratos que conforman el área académica, de acuerdo a la matriz de decisión que se muestra en el cuadro 1:Cuadro.1: Matriz de Decisión de Eficiencia

Fuente: Astudillo (2010)Caracterizacióndel Personal Docente Cuadro 2: Matriz de Categoría por Condición de Trabajo y Género

Fuente: La Autora (2013)

Cuadro 3: Matriz De Categoría Para Dedicación Y Categoría Académica


Descripción de las Funciones Académico –Administrativas

Figura 1: Eficiencia de las Funciones Académico – Administrativas


Análisisdel Clima Organizacional de las dependencias adscritas al área Académica.Cuadro 4: Matriz De Categoría de Clima Organizacional


Fase II:construcción del cuadro de mando integral de Dependencia en EstudioAnálisis Situacional Cuadro 5: Matriz de Decisión para los Factores Internos y Externos

Fuente: La Autora (2013)Cuadro 6:Diagnostico Interno


Cuadro 6:Diagnostico Externo


Cuadro 7:Matriz FODA


Mapa Estratégico del Sistema de Gestión

Figura 2: Mapa Estratégico


Cuadro de Mando IntegralEn el Cuadro de Mando Integral se establecieron los aspectos susceptibles de mejoras denominados factores críticos de éxitos en función de los KPI o indicadores del cuadro de mando con sus respectivos parámetros. Cuadro 8: Cuadro de Mando Integral I


El Cuadro de Mando Integral II mide la capacidad futura que puede tener el sistema de gestión para el mejoramiento de los procesos gerenciales que se llevan a cabo en el Área Académica.

Cuadro 9: Cuadro de Mando Integral II


EA: Estado Actual (Eficiencia de las funciones académicos – administrativas)

PL: Porcentaje Limitante (máximo valor porcentual para pasar al nivel inmediato superior según la matriz de decisión de la eficiencia)

EI: Estado Ideal (Eficiencia Optima); EI = EA+PLEE: Estado Esperado (Eficiencia que se generaría por la ejecución

del sistema de gestión); ER = (EA+EI )

2D%: Distribución del EE en cada FCE (Cuando un indicador tiene

dos FCE se distribuye porcentualmente 50:50, si tiene tres la distribución es 30:30:40 sin orden especifico, y si tiene cuatro FCE 25:25:25:25 sin orden especifico, así sucesivamente).

Fase III: Diseño del Sistema de Gestión Basado en el Cuadro de Mando Integral

Mapa de Procesos del Sistema de GestiónFigura 3: Mapa de Procesos


Filosofía de Gestión Cuadro 10: Formulación Estratégica


Cuadro 11: Objetivos y Vectores Estratégicos


Estrategias del Cuadro de Mando IntegralCuadro 12: Estrategia de Planificación

Fuente: La Autora(2013)

Cuadro 13: Estrategia de Organización


Cuadro 14: Estrategia de Dirección


Cuadro 15: Estrategia de Control


CONCLUSIONES

La Plantilla Docente está conformada por cuatrocientos diecisiete (417) profesores, donde ciento setenta y nueve (179) que representa el 42,92 % son hombres y doscientos treinta y ocho (238) mujeres que comprende el 57,07 % restante. De igual manera se discrimino por condición de trabajo tal que ciento treinta (130) están en la nómina de docentes fijos que conformaría el 31,17 %, en cuanto al 36,19 % de los docentes que comprende ciento cincuenta y tres (153).

El nivel de eficiencia de la función planificación desarrollada en la subdirección académica se considera REGULAR con un 58 %, en cuanto al nivel de eficiencia de la función organización se considera DEFICIENTE con un 49 %, evaluado mediante los indicadores normativa, reglamento, recursos materiales y recursos financieros, no obstante la Subdirección Académica de acuerdo a auditoría realizada por el MPPEU en el año 2011, es una de las dependencias con menos limitaciones en relación con otra en la misma institución.

La función de dirección se califica como EFICIENTE, desde la subdirección y divisiones adscritas, en relación a la función control la evaluación del nivel de eficiencia es del 37 % con una calificación de DEFICIENTE, se evidencio que no existe una normativa para la revisión de metas, no existe mecanismos de control y evaluación para la normas de funcionamiento, ajuste de objetivos, metas y planes

De acuerdo a la evaluación del clima organizacional se calificó como REGULAR, evidenciándose que de los cuatro elementos que lo conforman resulto deficiente el elemento tecnológico.

Una vez realizado el diagnostico interno y externo se procedió la formulación de las estrategia FO, FA, DA y DO. El desarrollo de la estrategia FO, permite crear las bases para la estrategia FA, incorpora en su ejecución a la estrategia DA, permite la aplicación de la estrategia DO.

El Mapa Estratégico consistió en establecer la misión y visión de lo que se lograr con la aplicación del cuadro de mando, identificado cada una de las perspectivas del mismo con sus factores críticos de éxitos (FCE), lo cuales permiten definir los indicadores o KPI que constituye las bases del cuadro de mando integral

En atención a los resultados obtenidos en la formulación operativa del sistema la estrategia más viable para su transformación en acción es “Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos Para la Subdirección Académica”, enmarcada en el cuadro de mando integral en la perspectiva de proceso interno, cuyo KPI es la dirección y el FCE es el proceso de gestión de operaciones para el parámetro KPI gestión del servicio educativo.

REFERENCIAS

Astudillo, C. (2010) Integración de las TICS mediante el Diseño de un Sistema de Gestión Basado en el Cuadro de Mando Integral. UNEFA, Núcleo San Tomé – Venezuela. [Trabajo De Grado De Maestría]. El Tigre – Venezuela.

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Koontz, H; Weihrich, H. (2004) Administración como perspectiva global. 12° Edición. Buenos Aires: Mc Graw Hill

Pietri, M (2007). El cuadro de Mando Integral la herramienta métrica de gestión [Documento en Línea]. Disponible en:

Warren, J (2007)Las Tics y el Balanced Scorecard Documento en línea Disponible en http://kharlennatic.blogspot.com/[Consulta: 2013, Abril 4].

http://kharlennatic.blogspot.com/

http://www.grupokaizen.com/

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