Correspondencia - Principal · Correspondencia PRO-30-2-03-04 FECHA PUBLICACIÓN 18/08/2015...

Correspondencia PRO-30-2-03-04

FECHA PUBLICACIN 18/08/2015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Servicios Institucionales Servicios Logsticos Traslado de Bienes y Documentos

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 3

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 3

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 3

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 4

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 4

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 5

5.1. Diagrama de flujo Mensajeria interna.............................................................................. 5

5.2. Descripcin de actividades Mensajeria interna ............................................................... 5

5.3. Diagrama de flujo Mensajeria externa (Motorizado) ....................................................... 5

5.4. Descripcin de actividades Mensajeria externa (Motorizado) ........................................ 5

5.5. Diagrama de flujo Empresas de correos........................................................................... 5

5.6. Descripcin de actividades Empresas de correos ............................................................ 5

5.7. Diagrama de flujo Servicio de fax ..................................................................................... 5

5.8. Descripcin de actividades Servicio de fax ....................................................................... 5

5.9. Diagrama de flujo Administracin apartados areos ....................................................... 5

5.10. Descripcin de actividades Administracin apartados areos ........................................ 5

6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 8

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 9

9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 9

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 10

11. APROBACIN ............................................................................................................................. 10






1. OBJETIVO

Ofrecer el servicio de correspondencia de forma interna y externa a las Unidades

Administrativas / Acadmicas.

2. ALCANCE

Inicia con La solicitud del servicio y finaliza con la firma de la planilla despus de recibir el

paquete o radicado. En caso de mensajera por empresas de correos finaliza con el pago de

las facturas del mes.

Dentro del servicio se destaca la entrega y recepcin de documentos, as:

Recorridos internos Bsico: Servicio que se presta por medio de recorridos que realizan los auxiliares de mensajera, en diferentes zonas al interior de la Universidad, en el cual se entregan documentos entre Facultades y reas administrativas. Tambin se en rutan pagos personales, diligencias externas con mensajeros motorizados y empresas de correo.

Recorridos externos Bsico: Servicio de correspondencia que se presta fuera de la Universidad por medio de los mensajeros motorizados directos y/o empresas de correo.

Servicios de Fax-Estndar: Nmero general de la Universidad. Se clasifica como un servicio estndar, teniendo en cuenta que no todas las reas de la Universidad lo solicitan.

Administracin Apartados Areos Estndar: La Universidad cuenta con dos nmeros de Apartados Areos, que son 4976 y 12340

o Los apartados areos estn ubicados en la calle 57 con carrera 13. o Se realiza la recoleccin de la correspondencia cada 2 das hbiles con

uno de nuestros motorizados autorizados. o Los Apartados Areos son una extensin de direccin postal,

permiten tener acceso a la correspondencia rpida y segura gozando de confidencialidad a la hora de recoger los documentos.

o Estos apartados estn arrendados por un ao calendario. o Las dimensiones de los Apartados Areos son: Largo 40 cm, ancho 11

cm, alto 18 cm Servicios empresas de correo Estndar: Se ofrece el servicio de correo de

documentos y paquetes va empresas currier, a nivel urbano, masivo, nacional e internacional.

No est permitido realizar las siguientes actividades, dentro del servicio de Correspondencia:






No se presta el servicio de correspondencia, en general, para estudiantes o contratistas de la Universidad.

Se realizarn solamente diligencias personales que involucren pagos de recibos y consignaciones con dinero en efectivo. El monto mximo de dichos pagos es de dos SMMLV (colombianos).

Est prohibido el transporte de joyas.

No se permite el trasteo de cajas o similares, dentro de dicho servicio. Lo anterior se debe solicitar al rea de Servicios Generales en el momento de programar el envo.

3. NORMATIVIDAD

1.1. Directrices

No aplica.

1.2. Lineamientos

1.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio

La solicitud se puede realizar de lunes a viernes en los siguientes horarios de

recorrido en cada rea o facultad: 9:00 a.m., 11:00 a.m., 2:00 p.m., 4:00 p.m.,

al correo electrnico [email protected] o por telfono a las

extensiones 2191 o 2094.

Si se desea solicitar el servicio de mensajera por empresa de correo

directamente en la ventanilla del centro de correspondencia, el horario de

atencin es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Las solicitudes realizadas por correo electrnico o por telfono sern

atendidas en el siguiente horario de recorrido.

El servicio se presta nicamente a profesores y personal administrativo.

El servicio de fax se solicita al correo electrnico correo

[email protected] informando que le va a llegar un fax.

El servicio de administracin de apartados areos se solicita al correo

electrnico correo [email protected] informando que va a

utilizar los apartados areos.

1.2.2. Lineamientos de entrega del servicio de mensajera interna

La entrega del servicio de realiza en cada rea o facultad asignada de lunes a

viernes en los siguiente horarios de recorrido: 9:00 a.m., 11:00 a.m., 2:00 p.m.,

4:00 p.m.

Se deben enviar los datos correctos del destinatario.

Los horarios de salida de mensajeros motorizados es a las 10:00 a.m. y a las

3:00 p.m. de lunes a viernes.

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]






El tiempo mximo de entrega del servicio de mensajera por empresa de

correo es de un da si es urbano, dos das si es nacional y de uno a cinco das

si es internacional.

1.2.3. Lineamientos de modificacin o cancelacin del servicio

El horario de recepcin de modificaciones o cancelaciones es de lunes a

viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. o por telfono a la extensin 2191. Para

modificaciones o cancelaciones del servicio de mensajera por empresas de

correo es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. por telfono a la

extensin 2173

Solo puede cancelar el servicio la persona que lo solicit.

Se debe enviar la cancelacin del servicio mximo una hora despus de

solicitado el servicio

Si se desea cancelar el servicio de mensajera por empresa de correo, se

debe hacer antes de las 2:00 p.m., para no realizar la gua o no solicitar al

proveedor que no haga la ltima recoleccin del da.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Coordinacin de Servicios Bsicos y Soporte

4.2. Responsabilidades

Auxiliar administrativo:

Recepcin y entrega de correo

Administrar casilleros

Recibir documentos de empresas de correos

Coordinador de Servicios bsicos y Soporte:

Estar a cargo de los proyectos.

Buscar mejores negociaciones y mejora continua de los procesos.

Mediar los problemas directos con los usuarios y el personal.

Mensajero interno:

Cumplir con el horario de los recorridos.

Llevar y recoger los documentos y paquetes a las unidades.

Mensajero Motorizado:

Cumplir con los horarios de los recorridos.

Radicar documentos.

Recoger paquetes del apartado areo.






Realizar trmites y pagos.

Supervisor correspondencia:

Programar, controlar y hacer seguimiento de la operacin del rea de correspondencia

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1. Diagrama de flujo Mensajera Interna

5.2. Descripcin de actividades Mensajera interna

ENTRADA Necesidad de enviar documento por mensajera interna

PROVEEDOR Unidad Acadmica / Administrativa

SALIDA Documento enviado

CLIENTE Unidad Acadmica / Administrativa

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Ir a la unidad Va a la unidad en el horario del recorrido Mensajero

2 Entregar documentos La persona encargada entrega documentos y vueltas personales

Unidad Acadmica / Administrativa

3 Firmar planilla Se diligencia y firma la planilla de entrega de documentos


FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega

4 Ir al centro de correspondencia

Al finalizar el recorrido va al centro de correspondencia

Mensajero

5 Entregar a mensajero interno

Entrega los documentos recogidos al mensajero interno

Mensajero

6 Diligenciar planilla Diligencia planilla de entrega de documentos

Mensajero FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega

7 Radicar Radica documentos Mensajero interno

8 Entregar radicado a otro mensajero

Entrega radicados al mensajero de recorridos

Mensajero interno

9 Llenar planilla de entrega

Llena planilla de entrega Mensajero FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega

10 Entregar radicado Se entrega al encargado en Unidad los radicados

Mensajero

PRO-30-2-03-04

RECORRIDOS INTERNOSS

ALA

VIR

TU

AL

US

UA

RIO

1- Ir a la unidad

2- Entregar documentos

3- Firmar planilla

4- Ir al centro de correspondencia

5- Entregar a mensajero

interno

6- Diligenciar planilla

7- Radicar8- Entregar

radicado a otro mensajero

9- Llenar planilla de entrega

10- Entregar radicado

11- Firmar planilla de

entregaFOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega



Recorridos internos.vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoRecorridos internos.pdf






11 Firmar planilla de entrega

Firma la planilla de entrega Unidad Acadmica / Administrativa


5.3. Diagrama de flujo Mensajera externa (Motorizada)

5.4. Descripcin de actividades Mensajera externa (Motorizada)

ENTRADA Necesidad de enviar documento por mensajera externa (motorizada)





1 Recoger documentos Recoge en el recorrido los documentos Mensajero

2 Firmar planilla La persona encargada firma la planilla de entrega de los documentos



3 Entregar documentos a mensajero

Entrega los documentos al mensajero motorizado

Mensajero

4 Radicar documentos Radica los documentos Mensajero motorizado

5 Entregar radicados a mensajero

Entrega los radicados al mensajero interno

Mensajero motorizado

6 Entregar radicados a unidad

Entrega los radicados en el siguiente recorrido

Mensajero


Firma la planilla de entrega de radicados



5.5. Diagrama de flujo Empresa de correos

5.6. Descripcin de actividades Empresa de correos

6. ENTRADA Necesidad de enviar documento por empresa de correos





PRO-30-2-03-04

MENSAJERIA EXTERNA (MOTORIZADO)S

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S B

S

ICO

SU

NID

AD

AC

AD

M

ICA

/ A

DM

INIS

TR

AT

IVA

1- Recoger documentos

2- Firmar planilla

3- Entregar documentos a

mensajero

4- Radicar documentos

5- Entregar radicados a mensajero

6- Entregar radicado a

unidad

7- Firmar planilla de entrega

FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega

Recorridos externos (Motorizado).vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoRecorridos externos (Motorizado).pdf

PRO-30-2-03-04

EMPRESA DE CORREOSS

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S

B

SIC

OS

UN

IDA

D A

CA

D

MIC

A /

AD

MIN

IST

RA

TIV

AEM

PRE

SA D

E CO

RRE

OTE

SORE

RIA

Tipo de mensajero

1- Entregar formato y

paquete en centro de

correspondencia

De la Unidad

2- Entregar formato y paquete a mensajero

De la Universidad

3- Llevar a centro de

correspondencia

4- Ingresar datos a plataforma

5- Entregar a mensajero de

empresa

6- Firmar planilla y enviar copia de

gua

7- Enviar facturas

8- Cargar factura

9- Liberar factura

10- Enviar nmero de

Solped

11- Enviar nmero de Solped a empresa

12- Radicar factura

13- Realizar pago

FOR-30-2-03-01 Formato de envo de paquetes


Fin de mes

Empresa de correos.vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoEmpresa de correos.pdf






1 Entregar formato y paquete en centro de correspondencia

El mensajero de la unidad va al centro de correspondencia y entrega el formato y el paquete

Mensajero de la Unidad


2 Entregar formato y paquete a mensajero

La persona entrega el paquete y el formato al mensajero en el recorrido



3 Llevar al centro de correspondencia

Lleva los paquetes y formatos al centro de correspondencias

Mensajero

4 Ingresar datos a plataforma

Ingresa a la plataforma de la empresa correspondiente, ingresa los datos del formato e imprime el label

Auxiliar administrativo

5 Entregar a mensajero de la empresa

Se entrega el paquete al mensajero de la empresa de correos


6 Firmar planilla y enviar copia de gua

Entrega los paquetes a la empresa firma la planilla de entrega y enva por correo electrnico al solicitante la gua para que haga seguimiento.



7 Enviar facturas Enva facturas del mes Empresa de correos

8 Cargar factura Carga facturas a SAP Gestor administrativo

9 Liberar factura Libera la factura

Coordinadora de Servicios Bsicos / Jefe de Seguridad y Servicios Bsicos

10 Enviar nmero de Solped

Enva el nmero de Solped a supervisor de correspondencia

Gestor administrativo

11 Enviar nmero de Solped a empresa

Enva el nmero de Solped correspondiente a cada empresa de correos

Supervisor de correspondencia

12 Radicar facturas Radica la factura Empresa de correos

13 Realizar pago Realiza el pago de las facturas Tesorera

5.7. Diagrama de flujo Servicio de Fax

5.8. Descripcin de actividades Servicio de Fax

ENTRADA Necesidad de recibir un fax


SALIDA Fax recibido


PRO-30-2-03-04

EMPRESA DE CORREOSS

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S B

S

ICO

SU

NID

AD

AC

AD

M

ICA

/ A

DM

INIS

TR

AT

IVA

1- Enviar solicitud

2- Recibir fax3- Firmar planilla

de entrega4- Llevar fax

5- Firmar planilla



Servicio de fax.vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoServicio de fax.pdf







1 Enviar solicitud Responsable enva correo electrnico informando que va a recibir un fax


2 Recibir fax Recibe el fax y lo entrega al mensajero interno



Firma la planilla de la entrega del fax Auxiliar administrativo


4 Llevar fax Lleva el fax a la unidad en el siguiente horario de recorrido

Mensajero

5 Firmar planilla Recibe el fax y firma la planilla de entrega



5.9. Diagrama de flujo Administracin apartados areos

5.10. Descripcin de actividades Administracin apartados areos

ENTRADA Necesidad de recibir un paquete en el apartado areo


SALIDA Paquete recibido



1 Informar uso Informa que va a utilizar los apartados areos


2 Recoger paquete

El mensajero motorizado pasa dos veces a la semana a los casilleros de los apartados areos para traer la correspondencia

Mensajero motorizado

3 Entregar a mensajero interno

Entrega el paquete al mensajero Mensajero motorizado

4 Llevar a unidad Lleva el paquete a la unidad en el siguiente horario de recorrido

Mensajero

5 Firmar planilla Recibe el paquete y firma la planilla de entrega



6. DEFINICIONES

No aplica.

PRO-30-2-03-04

EMPRESA DE CORREOSS

EG

UR

IDA

D Y

SE

RV

ICIO

S

B

SIC

OS

UN

IDA

D A

CA

D

MIC

A /

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

1- Informar uso

2- Recoger paquete

3- Entregar a mensajero

interno

4- Llevar a unidad

5- Firmar planilla


Apartado aereo.vsd

Plantilla 1

rc.perez224Archivo adjuntoApartado aereo.pdf






7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

NIVEL DE SATISFACCIN

Cdigo del indicador IND-30-2-03-041

Responsable del

indicador Coordinador de Servicios bsicos y soporte

Objetivo Medir el nivel de satisfaccin respecto al servicio de correspondencia

Mtodo de Medicin Encuestas realizadas por correo electrnico

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula Encuestas con respuesta positiva/Total de encuestas

Variables

Encuestas con respuesta positiva: Numero de encuestas con respuestas

positivas

Total de encuestas: Total de encuestas respondidas

Limitaciones Falta de respuesta a las encuestas

Fuente de datos Encuestas realizadas por correo electrnico

Granularidad Por usuario

Periodicidad Anual

Meta 90%

Observaciones

9. RIESGOS OPERATIVO

Entregas equivocadas

Incumplimiento en los horarios de recorrido

Traspapelar documentos

Mal diligenciamiento de la planilla de control

Faltantes de personal

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

FOR-30-2-03-01 Formato de envo de paquetes FOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega

Polticas de servicio de correspondencia internacionales Polticas del servicio de correspondencia

Hoja1

UNIVERSIDAD DE LOS ANDESUNIVERSIDAD DE LOS ANDES

CENTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIOSCENTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIOS

FECHA:HORA:FECHA:HORA:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:

C. DE COSTO: ORDEN INTERNA:C. DE COSTO: ORDEN INTERNA:

ELEMENTO PEP: FONDO DESTINO:ELEMENTO PEP: FONDO DESTINO:

SERVICIOSSERVICIOS

EMPRESATIPOD. DE ENTREGASERV. SOLI.EMPRESATIPOD. DE ENTREGASERV. SOLI.

MAIL BOX CORREO NORMALURBANO6MAIL BOX CORREO NORMALURBANO6

NACIONAL15NACIONAL15

INTERNACIONAL20 A 40INTERNACIONAL20 A 40

A.A12A.A12

DHLINT.AMERICA1DHLINT.AMERICA1

INT. EUROPA2INT. EUROPA2

FEDEXINT.AMERICA2FEDEXINT.AMERICA2

INT. EUROPA3INT. EUROPA3

URBANO 1URBANO 1

NACIONAL1NACIONAL1

GEMPSAURBANO1GEMPSAURBANO1

CIUD. PPALES2CIUD. PPALES2

MASIVO5MASIVO5

SERVIENTREGAURBANO1SERVIENTREGAURBANO1

CIUD. PPALES2CIUD. PPALES2

CIUD. INTERM2CIUD. INTERM2

FEDEX NACIONALURBANO1FEDEX NACIONALURBANO1

NACIONAL1NACIONAL1

CLASE DE ENVIO:CLASE DE ENVIO:

DESTINATARIO:DESTINATARIO:

CANTIDAD:CANTIDAD:

PERSONA QUE TRAE EL ENVIO:PERSONA QUE TRAE EL ENVIO:

CORREO ELECTRONICO:CORREO ELECTRONICO:

VALOR A DECLARAR:EXT:VALOR A DECLARAR:EXT:

F.7 C.CF.7 C.C

rc.perez224Archivo adjuntoFOR-30-2-03-01 Formato de envo de paquetes.xlsx

Hoja2

RECEPCIN Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

DEPENDENCIA:

FECHACLASE DE ENVIOLUGAR DE ORIGENNOMBRE DE DESTINATARIOOBSERVACIONESNOMBRE DE LA PERSONAFECHA RECIBIDO

QUE RECIBE

&RF2. C.C

Hoja3

PLANILLA RADICACION DE CUENTAS POR PAGAR

FECHADEPENDENCIAEMPRESANO. DE FACTURANOMBRE DE LA PERSONA

QUE RECIBE

&RF.6.C.C

Hoja1

LEVANTAMIENTO DE DATOS

RESPONSABLEFECHA

UNIDADHORA DE ARRIVOHORA SALIDANOMBRE DE DESTINATARIOCANTIDAD DTOSTIPONOVEDAD

CJPIDEVOLUCIONRETORNODOC URG

C: Contables, facturas. J: Juridicos, oficios, tutelas, derechos de peticion. P: Personales. I: Informativos, folletos, afiches.

rc.perez224Archivo adjuntoFOR-30-2-03-02 Planilla de recepcin y entrega.xls






CALIDAD DE SERVICIO

Fallas operativas, nombradas en el punto anterior.

Fallas administrativas: No atender requerimientos a tiempo, falta de seguimiento y control de los procesos.

Quejas y reclamos de los usuarios.

SEGURIDAD

Perdida/robo de documentos.

Hurtos o robos al personal de correspondencia (externos motorizados y mensajero a pie zona Centro)

Robos, prdidas y sustraccin de elementos

Accidentes de trabajo

LEGAL

Incumplir con lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo de la Universidad de Los Andes.

Multas o sanciones en que se pueda ver involucrada la Universidad, por la no entrega de documentos legales, tales como contratos, facturas, derechos de peticin, tutelas, demandas y jurisprudencias.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 17/07/2015

Publicacin 18/018/2015

11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Roco Prez Ingeniera de procesos 17/07/2015

REVIS Alberto Poveda Coordinador de procesos 11/08/2015

APROB Jorge Manrique Jefe de Seguridad y Servicios

bsicos 18/08/2015

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