Código: Versión: Manual de 2.0...

Código: MP-08-07-02

Versión: 2.0

Manual de

Procedimientos Página: 1 de 1

Fecha de Emisión: Agosto 2010

Título: RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

-Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de la Sección de Gestión Documental

Aprobado por:

Vicerrector Administrativo

DEFINITIVO FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ............................................................................................................ 3

3. DEFINICIONES .................................................................................................... 3

3.1. Documentos de Carácter Oficial ........................................................................... 3

3.2. SABS .................................................................................................................... 3

3.3. Sección de Gestión Documental........................................................................... 3

3.4. Sistema de Registro de Correo............................................................................. 4

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES...................................................... 4

4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de Correspondencia. ............................................................................................................ 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ..................................................................... 5

6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................. 6

6.1. Radicación de Correspondencia........................................................................... 6

6.2. Distribución de Correspondencia.......................................................................... 9

6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos............................................ 10

7. PROCESOS RELACIONADOS.......................................................................... 12


Versión: 2.0

Manual de





8. FORMATOS ....................................................................................................... 12

9. DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................. 12

10. ANEXOS............................................................................................................. 12


Versión: 2.0

Manual de





1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de

correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del

Valle.

2. ALCANCE

Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de

documentos y correspondencia de la Universidad del Valle.

Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondencia pasando

cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de mensajería.

3. DEFINICIONES

3.1. Documentos de Carácter Oficial

Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la

Universidad por parte de sus clientes de procesos y/o por la misma, a través de sus

diferentes Dependencias en sus actividades misionales.

3.2. SABS

Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben

para distribuir interna y externamente.

3.3. Sección de Gestión Documental

Dependencia adscrita a la División de Administración de Bienes y Servicios de la

Vicerrectoría Administrativa, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de

correo.


Versión: 2.0

Manual de





3.4. Sistema de Registro de Correo

Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben

para distribuir interna y externamente.

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de Correspondencia.

En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada

por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir

en el horario estipulado para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar

de oficina.

El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se

relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia

como corroboración del recibido.

En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona

encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe

comunicarse con la Sección de Gestión Documental.

Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el

nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del

destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se

consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos y se podrán

devolver el en siguiente recorrido a la dependencia.


Versión: 2.0

Manual de





Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para

la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los

envíos de documentos.

Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de

oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos

inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de

correo. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, será, llevados a la oficina

y entregados en el siguiente recorrido.

Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de

suscripción se seleccionarán para su registro.

Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras

de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, así

sean recibidos por la ventanilla.

La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de

cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.;

no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa de mensajería

especializada que transporta el documento.

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

NO APLICA


Versión: 2.0

Manual de





6. PROCEDIMIENTOS

6.1. Radicación de Correspondencia

▲: Actividad de Control

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Recoger correspondencia en la Dependencia.

Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

B- Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarla al sistema. ▲


Documental

C- Ingresar el documento al sistema SABS. Auxiliar de Oficina de la

Sección de Gestión Documental

D- Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia.


Documental

E- Sellar la correspondencia . Auxiliar de Oficina de la


F- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal.


Documental

1. Radicación de Correspondencia interna

G- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación.


Documental

2. Radicación de Correspondencia Recomendada externa

A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías especializadas externas.


Documental


Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario. ▲


Documental

C- Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida. ▲


Documental

D- Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a la empresa o persona que la envía para saber a quien va dirigida la correspondencia. ▲


Documental

E- Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero.


Documental Desprendible de Guía

F- Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de guía para poder ingresarla al sistema.


Documental

G- Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correo recomendado, ordinario o personal.


Documental

H- Colocar el numero de radicación generado por el sistema a la correspondencia


Documental I- Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la


J- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal.


Documental

K- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación


Documental


Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución) Auxiliar de Oficina de la


B- Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica Auxiliar de Oficina de la


3.Oficios de Entes de Control o de la Rama Judicial

C- Radicar en SABS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número de radicación del expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo, administrativo, etc.)


Documental

A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar. Auxiliar de Oficina de la


B- Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL que se es funcionario de la Sección de Gestión Documental.

Funcionario del Apartado Aéreo

C- Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado.


Documental

D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado. Auxiliar de Oficina de la


4. Correspondencia Aparatados Aéreos

E- Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental A- Recibir facturas telefónicas y de servicios. Auxiliar de Oficina de la


B- Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día.


Documental

5. Recibos telefónicos y de servicios.

C- Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cada auxiliar.


Documental


Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregar en la ruta.


Documental

E- Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planilla.


Documental

Formato Hoja de Ruta

F-01-MP-08-07-02

6.2. Distribución de Correspondencia

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Imprimir listado de ruta interna designada.


Documental

Listado de Ruta Interna

B- Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas


Documental

C- Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada


Documental

D- Confrontar el documento físico con el listado impreso. ▲


Documental

E- Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar el recorrido


Documental

F- Visitar las dependencias y entregar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la


G Firmar la planilla de entrega Secretaria de la

Dependencia

Formato Hoja de Ruta

F-01-MP-08-07-02

1. Distribución de Correspondencia

H- Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia Auxiliar de Oficina de la



Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS I- Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.


Documental

J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión Documental Auxiliar de Oficina de la


K - Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.


Documental L- Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido


Documental M- Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.


Documental N- Revisar planilla de entrega de recorrido.


Documental

O- Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (ver procedimiento de contratación por prestación de servicios)

Persona encargada de la Dependencia Remitente

1. Distribución de correspondencia externa que no hace parte del edificio de administración central

B- Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio de administración central.


Documental


Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documento para poder ingresarla al sistema.


D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de Gestión Documental - correspondencia especificando el tipo de origen de envío como DIRECTO.


E- Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad.


Documental

F- Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad.

Mensajeria Especializada

G- Distribuir correspondencia de las dependencias. Mensajeria Especializada

H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia. Destinatario del Envío

A- Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de correspondencia de Gestión Documental.

Operario de la Dependencia Remitente

B- Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas del Edificio Central.


Documental

C- Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

Documental

D- Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver las actividades E a la G de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrario continuar con la actividad D.

2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio de administración central

D- Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.


Documental


Versión: 2.0

Manual de





ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS E-Hacer firmar la planilla de entrega.

Destinatario del Envío Formato de Hoja de

Ruta F-01-MP-08-07-02

7. PROCESOS RELACIONADOS

Todos los procesos de la Universidad

8. FORMATOS

No. CODIGO DESCRIPCIÓN

1 F-01-MP-08-07-02 Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia

9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO Expedido por 10. ANEXOS


Versión: 2.0

Manual de





CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA

1.0 Versión Inicial del Manual Julio-2008

2.0 Cambio de codificación y actualización de Procedimientos Junio- 2010

Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

F-04-MP-12-01-02 V-01-2008

Código: Versión: Manual de 2.0...

Documents

Transcript of Código: Versión: Manual de 2.0...