Universidad Autónoma Metropolitana

Unidad Azcapotzalco Secretaria de Unidad

Coordinación de Servicios de Información Sección de Hemeroteca

Proyectos COSEI - Líneas Estratégicas 2014

Proyecto:

“Automatización del Proceso de Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

INTRODUCCIÓN En 1974 la Unidad Azcapotzalco de la Universidad Autónoma Metropolitana abrió sus puertas para sus funciones sustantivas de Docencia, Investigación y Preservación y Difusión de la Cultura. La Sección de Hemeroteca de la Coordinación de Servicios de Información proporciona sus servicios desde ese mismo año. El acervo de la Sección de Hemeroteca lo conforman publicaciones periódicas (revistas y periódicos), 1,200 títulos de revistas en formato impreso que equivalen a cerca de 180,000 fascículos y 8 Periódicos Nacionales y 2 Extranjeros (900 ejemplares). El servicio de Préstamo interno de publicaciones periódicas que proporciona la Sección se controla a través de un registro impreso (solicitud de préstamo). Se obtienen datos estadísticos a través de la captura de información contenida en el formato de préstamo en hoja de cálculo, que nos limita en la generación de reportes detallados. Con la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”, se pretende agilizar el servicio de préstamo, además de obtener datos estadísticos del mismo y disponer de información alojada en un servidor robusto y confiable como lo es el Sistema Administrador Bibliotecario ALEPH. JUSTIFICACIÓN Garantizar a través de la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas” de la Sección de Hemeroteca la disponibilidad de la información relativa a este servicio, la cual estará alojada en un servidor robusto y confiable.

OBJETIVO GENERAL Implementar una interfaz para automatizar el servicio de Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas que interactué con el Sistema Administrador Bibliotecario ALEPH, con la finalidad de optimizar y agilizar este servicio que proporciona la Sección de Hemeroteca a la Comunidad Universitaria.

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar el préstamo y devolución de publicaciones periódicas de forma automatizada.

• Centralizar el historial de préstamo de los usuarios en un sistema robusto y confiable.

• Utilizar esta herramienta que nos permita agilizar el flujo de trabajo del personal operativo de la Sección de Hemeroteca.

• Obtener la trazabilidad y datos estadísticos del servicio para la toma de decisiones con respecto del desarrollo de la colección.

IMPACTO

Ofrecer servicios innovadores a la Comunidad Universitaria, así como obtener datos estadísticos relativos al servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas” de la Sección de Hemeroteca para la toma de decisiones con respecto al desarrollo de la colección y al mismo tiempo dar trazabilidad de nuestro servicio.

DISEÑO

La creación de la Interfaz para la automatización del servicio de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”, se empezará a trabajar a partir del mes de enero de 2014, con la finalidad de que el Administrador del Sistema ALEPH y el personal involucrado de la Sección de Hemeroteca participen en el desarrollo de los módulos de la aplicación. Así mismo se dará continuidad a través de la retroalimentación con la Jefa de Sección, se verificarán y validarán los avances en cuanto a la funcionalidad de la Interfaz hasta la conclusión del Proyecto.

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

ACTIVIDADES

1. Proponer proyecto y recibir la aprobación del mismo Planteamiento del proyecto y solicitar autorización al Coordinador para la realización del mismo.

2. Mapear flujo del proceso de la Interfaz de “Préstamo y Devolución de Publicaciones Periódicas”

Entrevista con el administrador del Sistema Bibliotecario ALEPH para proporcionar la información que se requiere para la planificación del diseño y desarrollo de la Interfaz.( proponer el diagrama de flujo con las actividades para).

3. Identificación y definición de requerimientos funcionales

Verificación de los procesos y protocolos de conexión en la red interna de la UAM-A.

4. Implementación de algoritmos de consulta e inserciones de eliminación

Desarrollar el diagrama de flujo para plasmar las actividades que nos permitan el desarrollo de la interfaz.

Ingresar matrícula o No. Eco

MensajeUsuario no Existe

Inicio

ExisteZ303

Que se ve a prestar¿Revistas o Periódicos?

ExisteZ30 

SI

NO

NO

MensajeNo esta Vinculada

MensajePrestado

z36

Prestar

NOSI

Revistas Periódicos

TítuloNúmeroVolumen

*SALIR

TítuloMes

*SALIR

NOSI

Código de Barras

SI

Todos los días del mes

Prestar

MensajePrestado

z36

Algoritmo depréstamo

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

Ingresar matrícula o No. Eco

MensajeUsuario no Existe

Inicio

ExisteZ303

SI

NO

NO

MensajeDevueltoZ36h

(Quita z36)

ListadoHemerográfico

*Salir

SalirSI

Devolver

ALGORITMO DE DEVOLUCION

Tiene M.H. Z36

SI

NO MensajeNo hay revistas

5. Desarrollo de interfaz de usuario

Diseño de la interfaz para las aplicaciones del servicio de préstamo de publicaciones periódicas, con la creación de 9 Módulos:

Opciones de préstamo y devolución

Usuario registrado en la base de datos

Consulta de títulos de revista

Informe de préstamo de revistas

Consulta de periódicos

Informe de préstamo de periódicos

Usuario con registro de préstamo

Registro de la devolución del préstamo

Detectar casos con errores

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

6. Diseño y implementación de prueba piloto

Seleccionar la muestra de títulos a revisar y registrar en la interfaz, para verificar y validar la funcionalidad de los módulos.

Presentar resultados de la prueba piloto.

7. Capacitación del personal

Realizar la capacitación del personal de la Sección de Hemeroteca en las habilidades necesarias, de manera presencial para la implementación del servicio.

8. Implementación

Haber cumplido con el 100% de las actividades programadas en tiempo y forma, lo que implica la instalación del archivo ejecutable en servidor local de la COSEI, conectado a través de un equipo de cómputo con lector de código de barras, ubicado en el mostrador de préstamo de la Sección de Hemeroteca.

9. Análisis de la Efectividad

La aplicación funciona en cualquier Sistema Operativo de forma interoperable en cualquier explorador de internet (sesiones).

Interfaz amigable que facilitó el trabajo del personal operativo de la Sección de Hemeroteca al proporcionar el servicio de préstamo de publicaciones periódicas de manera automatizada.

Optimización de recursos (Máquina conectada a internet, Lector de C.B., utilización de software libre).

Interactúa con el cliente gráfico ALEPH, es decir se reflejan las transacciones realizadas.

Nos permite hacer uso de la información disponible en la base de datos del Sistema ALEPH correspondiente al usuario.

Se centraliza toda la información de los usuarios en un sólo lugar (Servido confiable)

Fue una Innovación en el servicio de préstamo de publicaciones periódicas.

Permite dar seguimiento a la trazabilidad del servicio de Préstamo de material hemerográfico.

Se cuenta con el historial de préstamo de los usuarios con fines estadísticos para la toma de decisiones.

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

INDICADORES

1) Avance del desarrollo de los módulos del portal

(Módulos desarrollados / total de módulos) X 100

En los meses de Marzo-Julio se desarrollaron los 9 módulos de la Interfaz, se cumplió con el 100% de los módulos

Marzo: 22% (2 Mod.)

Abril: 44% (4 Mod.)

Mayo: 55% (5 Mod.)

Junio: 77% (7 Mod.)

Julio: 100% (9 Mod.)

2) Funcionalidad del 100% de la interfaz para obtener la trazabilidad del usuario, préstamo y devolución de publicaciones periódicas.

(Σ de la funcionalidad de los módulos/ total de módulos) X 100

RECURSOS:

HUMANOS

Para la realización de este Proyecto se cuenta con: 1 Jefe de Sección 5 Técnicos Bibliotecarios 1 Administrador del Sistema ALEPH (Soporte Técnico) MATERIALES

1 Equipo de cómputo conectado a internet

Sistema Administrador bibliotecario ALEPH

Base de datos de publicaciones periódicas (holdings)

Programación Java (NetBeans)

1 PC local (servidor de conexión)

1 Lector de Código de Barras

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

FINANCIEROS

No genera erogación presupuestal.

CRONOGRAMA 2014

Actividades

Marzo

Abril

Mayo

Julio

Noviembre Diciembre

Enero

Febrero-

Marzo Planteamiento y Autorización del Proyecto

100         

Mapear flujo del proceso          

Identificación y definición de requerimientos funcionales

         

Implementación de algoritmos de consulta e inserciones de eliminación

           

Desarrollo de interfaz de usuario (9 módulos)

             

Diseño de prueba piloto              

Instalación del equipo y Capacitación del personal

             

Implementación del servicio

             

Análisis de la efectividad              

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

ANEXOS

Etapas del diseño y desarrollo:

Planificación

Elementos de entrada

Resultados

Revisión

Verificación

Validación

Implementación

Ingreso manual diario:

• Fecha• Título• División• Carrera

Todo se obtiene a través de la papeleta de préstamo

Sistema estadístico

P.C. localPlantilla en Hoja de Cálculo

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

Interfaz de préstamo y devolución

La interfaz de préstamo:1.‐ Localizara al usuario que exista en la base de datos2.‐ Buscara el código de barras correspondiente de forma automática utilizando, Título, Número y Volumen si es que lo tiene.3.‐ Cargara en la Base de datos el ítem correspondiente.

La interfaz de devolución:1.‐ Localiza los préstamos hemerograficos del usuario.2.‐ Descargara de la base de datos el ítem.

Metodología de uso

  

�������

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

�� ������

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

 

 

                                                                                                                          

                                                                                                                                   

Historial de préstamos en el Web‐OPAC