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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO. v ¿QUÉ ES EL SERVICIO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO?

o Este servicio ofrece la posibilidad de consultar documentos que no se encuentran entre los fondos de la biblioteca y que están disponibles en cualquier otra biblioteca. Además, la biblioteca ofrece sus fondos a otras bibliotecas para que sus materiales puedan ser solicitados a través de este servicio.

o La biblioteca se encarga de solicitar el material a otras bibliotecas, teniendo

en cuenta que este proceso lleva consigo cierto tiempo de espera. Al mismo tiempo, se encarga de gestionar las peticiones que recibe de otras bibliotecas respecto a sus propios fondos.

o Condiciones:

§ Los materiales solicitados por préstamo interbibliotecario se recogen y

devuelven en la Sala de Consulta. § Se permite el préstamo domiciliario siempre que la biblioteca prestataria

lo permita. En caso contrario, los materiales se deben consultar en la propia biblioteca (Sala de Consulta). Con nuestros materiales, siempre está permitido el préstamo a domicilio.

§ El periodo de préstamo es de un mes, salvo excepciones impuestas por la

biblioteca prestataria.

§ En caso de necesitar una renovación, es necesario solicitarla al Servicio de Préstamo interbibliotecario una semana antes de que finalice el periodo de préstamo.

v GESTIÓN DEL PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO.

La gestión del préstamo interbibliotecario se divide en dos procesos: cuando somos peticionarios (es decir, somos nosotros los que pedimos a otras bibliotecas a partir de las peticiones de los usuarios) y cuando somos prestatarios (es decir, nosotros respondemos a las solicitudes de otras bibliotecas). El préstamo interbibliotecario se tramita a través de una base de datos, creada en Access, disponible en la carpeta Biblioteca>>Préstamo Interbibliotecario>>Bases de datos. Se crea una por cada año. Además, también utilizaremos el módulo de Circulación de Absysnet (Préstamos y Devoluciones).

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v SOMOS PETICIONARIOS (pedimos a otras bibliotecas).

1. La petición del usuario puede llegar a través de tres vías: formulario de la página web ; correo electrónico; solicitud en papel (disponible en todos los mostradores). En cualquier caso, todas las solicitudes se conservan durante un tiempo en la carpeta de Préstamo Interbibliotecario (se eliminan a los tres meses aproximadamente).

a) Formulario web:

b) Correo electrónico: usualmente, la dirección de correo electrónico de la biblioteca para el préstamo interbibliotecario, se utiliza para otras bibliotecas; pero en algún momento se la podemos facilitar a los usuarios.

c) Solicitud en papel: el modelo de esta solicitud se encuentra en la carpeta

Biblioteca>>Préstamo Interbibliotecario>>Formularios, Cartas, Fax, etc.>>Formulario actual.doc. En cada mostrador debe haber copias de este modelo.

2. El siguiente paso consiste en realizar una búsqueda en los diferentes catálogos

de bibliotecas para localizar el documento. En primer lugar, debemos consultar el catálogo de nuestra red, para ver si está disponible en las bibliotecas más cercanas. Así, buscamos en Módulo Catálogo>>Acceso al catálogo>>Todos los registros de la red.

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En caso de que no lo encontremos en nuestra red, podemos recurrir a otras redes y catálogos colectivos de bibliotecas. Por ejemplo:

i. Bibliotecas Públicas del Estado: Gratis http://www.mcu.es/bpe/cargarFiltroBPE.do?&cache=init&layout=bpe&language=es

ii. Bibliotecas Municipales: Gratis. iii. Bibliotecas Universitarias: Algunas son gratis, otras son de pago.

http://rebiun.crue.org/cgi-bin/rebiun/O7195/IDa9146db0?ACC=101

iv. Biblioteca Nacional: Pago. http://www.bne.es v. Biblioteca de Asamblea de Extremadura: Gratis.

http://www.asambleaex.es/html/fondo_bibliografico.html

3. Se envía la solicitud por correo electrónico a la biblioteca prestataria, una vez localizado el material y la biblioteca en la que se encuentra. En el Directorio de las Bibliotecas Públicas del Estado del Ministerio de Cultura se pueden encontrar las direcciones de todas las bibliotecas españolas http://www.mcu.es/bibliotecas/CE/DirectorioBPE/DirectorioBPE.html Asimismo, en REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias) se encuentran enlaces a las direcciones de cada biblioteca universitaria.

4. En caso de que se produzcan incidencias relacionadas con la solicitud de

préstamo interbibliotecario del usuario, debemos avisar al mismo antes de tramitarla. Las incidencias que se pueden dar son las siguientes:

§ Si el documento solicitado está prestado en la biblioteca prestataria en el

momento de hacer la solicitud, nos harán una reserva y avisaremos al usuario que el préstamo puede tardar.

§ Este servicio es gratuito entre Bibliotecas Públicas, pero está sujeto a

tarifas en el caso de la Biblioteca Nacional y de la Red de Bibliotecas Universitarias. Si la solicitud conlleva un coste informaremos al usuario

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del mismo para dar su consentimiento o no. Para poder retirar este material deberá abonar previamente su importe.

§ Novedades: la biblioteca informará a los usuarios si el material solicitado

es considerado como novedad, y lo adquirirá para sus fondos. Hay que avisarles que han de estar pendientes del catálogo, ya que no les volvemos a avisar cuando el material llega a la biblioteca.

§ Material propio de nuestra biblioteca: si se solicita un material que ya

está entre nuestros fondos, le avisamos; si se encuentra disponible, se lo podrá llevar en préstamo, o si se encuentra prestado, podrá hacer la reserva.

§ Material no prestable, expurgado, perdido, etc.: se puede dar el caso que

el material solicitado sea no prestable, esté perdido, expurgado, etc. en la biblioteca a la que lo hemos pedido. Se informará al usuario de las siguientes posibilidades:

- Si es un material de fácil adquisición la biblioteca lo intentará

comprar y derivará su petición al servicio de Sugerencias Bibliográficas.

- Si no es posible su adquisición, la biblioteca le ofrecerá la

posibilidad de solicitar copia del sumario para ver si está interesado en alguna parte en concreto.

5. Se añade la petición a la base de datos de Préstamo Interbibliotecario en

“Introducir petición”.

Y se nos abre el siguiente formulario, el cual rellenamos con los datos de la solicitud y de la biblioteca prestataria :

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6. Cuando llega el documento, es muy importante rellenar las casillas “Recibido” y “A devolver”, con la fecha de devolución. Debemos apuntar el nombre del usuario, los datos y la fecha de devolución en un post- it , avisándolo por teléfono. El material se baja a la Sala de Consulta, donde deben ser retirados los materiales.

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7. Cuando el usuario devuelve el documento, se indica en la casilla “Devuelto”. Se apunta la dirección de la biblioteca a la que tenemos que devolver el material, y se pasa a Administración, para que ellos realicen el envío del paquete.

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8. Préstamos interbibliotecarios que tienen un coste (Biblioteca Nacional, bibliotecas universitarias, centros de investigación). Normalmente, cuando nos envían el material, éste viene acompañado del albarán y/o la factura correspondiente. En ciertos casos, primero envían el albarán y un tiempo después, nos envían la factura. Para que el usuario se lleve el material, es imprescindible que primero abone el importe. a) Pago del préstamo interbibliotecario. El técnico encargado del préstamo interbibliotecario hará tres copias del albarán y/o de la factura; a dos copias se le pondrá el sello de nuestra biblioteca. Cuando el usuario venga a recoger el material, el auxiliar de la sala de consulta le entregará las dos copias, para que vea que el importe que va a pagar es el que corresponde al material que ha pedido. El usuario ha de firmar las dos copias, una se entregará junto con el dinero y la otra se la quedará el usuario. Si la biblioteca prestataria nos ha enviado únicamente el albarán, el dinero se guarda en un sobre, con la copia de dicho albarán (previamente firmada), en la caja fuerte que hay al lado de la fotocopiadora en color (3ª planta; la llave la tiene Aurelio). En el sobre, pondremos una serie de datos que permitan identificarlo (nombre del usuario, título del material, importe, fecha). Cuando nos llegue la factura, tomaremos el dinero del sobre correspondiente y hay que ir a pagarlo al banco. El justificante de pago se adjuntará a la factura, que guardaremos en la carpeta de Préstamo Interbibliotecario, junto con el albarán original. b) Gestión de las facturas del préstamo interbibliotecario. Cuando nos llega el material con su correspondiente albarán y/o factura, haremos una copia, que será para el usuario (V. Pago del préstamo interbib liotecario). El original se guardará en la carpeta de Préstamo Interbibliotecario y, además, introduciremos los datos en una base de datos

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que se ha creado con este fin. Esta base de datos se encuentra en la carpeta Biblioteca>>Préstamo Interbibliotecario>>Facturas>>Facturas de Préstamo Interbibliotecario. En ella, están almacenadas las facturas desde 2005.

Si en principio, sólo nos llega el albarán, se apuntarán los datos correspondientes (nº albarán, fecha, título, usuario) y en “Observaciones” indicaremos: <<Pendiente de envío de factura>>. Cuando llegue la factura, borraremos dicha indicación. También utilizaremos el campo “Observaciones” para indicar cualquier tipo de incidencia relativa al pago de las facturas de préstamo interbibliotecario. El recuadro “Pagado” se rellenará cuando el préstamo haya sido pagado en el banco y tengamos el justificante de pago. Por otro lado, si sólo tenemos la factura, los datos correspondientes a número y fecha del albarán, se quedarán en blanco. Por tanto, en la carpeta de Préstamo Interbibliotecario, una vez que ya esté gestionado todo el proceso, deberemos conservar:

- Albarán original. - Factura original. - Justificante de pago original.

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v SOMOS PRESTATARIOS (prestamos nosotros, nos piden otras bibliotecas).

1. La petición de la biblioteca nos llega a través del correo electrónico. Se imprimen y se guardan físicamente en la carpeta de Préstamo Interbibliotecario; estas solicitudes se elimina a los tres meses aproximadamente. Se introduce la petición en la base de datos, en “Introducir petición”. Es MUY IMPORTANTE rellenar la fecha de la petición y si se trata de una biblioteca extremeña (para las estadísticas):

Se abre el siguiente formulario:

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2. Se presta el documento en Absysnet a nombre de Préstamo Interbibliotecario. Abrimos el módulo de Circulación>>Préstamos, e introducimos el carnet de lector de Préstamo Interbibliotecario (100000028).

3. Se envía el documento a la biblioteca correspondiente. En un post- it indicamos los datos y la dirección de la biblioteca, señalando “Enviar a”; se entrega a Administración para que lo envíe. En el Directorio de las Bibliotecas Públicas del Estado del Ministerio de Cultura se pueden encontrar las direcciones de todas las bibliotecas españolas http://www.mcu.es/bibliotecas/CE/DirectorioBPE/DirectorioBPE.html Asimismo, en REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias) se encuentran enlaces a las direcciones de cada biblioteca universitaria.

4. Cuando nos devuelven el documento, se señala en la casilla “Devuelto”.

Asimismo, debemos proceder a la devolución del material en Absysnet: Módulo Circulación>>Devoluciones.

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5. Si el documento que nos solicitan está prestado, haremos una reserva del mismo. En la Base de Datos, en el apartado “Observaciones”, indicaremos: Reservado; enviar cuando devuelvan y cambiar la fecha de petición. Cuando llegue el material, eliminaremos esa indicación y cambiaremos la fecha de petición, enviándolo a la biblioteca peticionaria.

v DUPLICAR LA BASE DE DATOS:

a) Se selecciona el icono de la base de datos a copiar. b) Con el botón derecho, hacemos clic y le damos a “Copiar”.

c) Pegamos la copia en el lugar correspondiente.

d) Se abre la copia y nos vamos al icono “Ventana Base de datos”.

e) Abrimos la tabla principal. Vamos al menú Edición>>Seleccionar todo

y después al menú Edición>>Eliminar registro. Access nos preguntará si deseamos eliminarlos los registros. Le decimos que sí y la base de datos se quedará vacía.

f) Cambiamos el nombre a la base de datos y ya está disponible para ir

introduciendo registros.

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v ESTADÍSTICAS. Anualmente, tanto el Ministerio de Cultura como el Servicio de Bibliotecas de la Junta de Extremadura nos solicitan las estadísticas relativas al Préstamo Interbibliotecario. La base de datos, en su ventana principal, tiene un botón que da acceso al cálculo de los datos que nos solicitan:

Al pinchar en cada uno de los botones, Access genera un informe con los datos correspondientes al año consultado.

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