Control de Activos - detce.mep.go.cr

Trasformación curricular, una apuesta por la calidad educativa.

Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras

Sección de Financiamiento y Coordinacion Técnica

Control de Activos

Fundamento Jurídico

Según directriz DVM-PICR-235-2014, con fecha del 12 de

marzo del 2014 de conformidad con lo establecido:

• Ley General de Control Interno, artículo 12, inciso c).

• Decreto Ejecutivo N°38249-MEP, Reglamento General

de Juntas de Educación y Juntas Administrativas,

artículo 2.

• Informe N°DFOE-SOC-IF-16-2013, del 20 de diciembre

de 2013, de la Contraloría General de la República.


1. Procedimiento para el levantamiento de inventario de los centros educativos

Objetivo: Identificar y ubicar todos los activos en el centro educativo.

Estrategia: Los Directores (as) de los centros educativos, con el apoyo de la JuntaAdministrativa deben realizar el levantamiento del inventario.

Levantamiento: Corresponde al Director (a) o a la persona que delegue, conapoyo de la Junta Administrativa, proceder con la identificación de los bienesexistentes en la institución.

Funcionario responsable: Director (a) del centro educativo


2. Método de identificación de bienes

• Se debe realizar con etiquetas adhesivas (con plástico protector).

Junta Adm. CTP Atenas

6542 – 0052

Número de activo.Cifra de 4 dígitos.

Últimos 4 dígitos del código presupuestario del centro educativo


• Dimensiones de las etiquetas para los activos:

ETIQUETA DEL ACTIVO

Ancho entre 5 y 6 cm

Alto entre

2,5 y 3 cm

Las etiquetas se deben colocar en un lugar que garantice su total adhesión y conservación.

Método de identificación de bienes


Método de identificación de

bienes

Las Juntas Administrativas deben adquirir adicionalmente:

Un grabador eléctrico multifuncional

Un set de rotuladores

O bolígrafos de tinta indeleble (Se utiliza en casos cuando sea imposible el uso de etiquetas.


¿Cuáles bienes deben identificarse?

Concepto de Bien o Activo:

“Todo bien adquirido para uso de la organización, que sea duradero, no sujeto a una fecha de vencimiento y cuya vida útil en condiciones

normales de uso sea superior a un año”.

Adquiridos con recursos del MEP

Adquiridos con recursos propios

Bienes a identificar:

Adquiridos por Donaciones

Instrumentos musicales

Equipos y estructuras deportivas y de entretenimiento

Artefactos eléctricos, mobiliario y utensilios de cocina

Implementos y equipos duraderos de limpieza, seguridad y mantenimiento

Equipo sanitario, laboratorio e investigación

Vehículos

Categorías de

los Bienes

Mobiliario y equipo de oficina

Equipos de cómputo

Equipo de grabación, audio, video y sistemas de seguridad

¿Cuáles bienes no se deben identificar?


Materiales de primera

necesidad cuya vida útil sea menor a un

año.

Tales Como:

Suministros de limpieza

Cocina y comedor

Construcción

Mantenimiento

Textiles y otros

Cada folio del libro se dividirá en 5 columnas

Número de identificación.

Descripción.

Marca.

Modelo.

Serie.

1

2

3

4

5

3. Libro de Inventarios


Libro de Inventarios

Número de

identificación del bienDescripción del bien Marca Modelo Serie

6542-0054 Sumadora Canon MP11DX N/I

6542-0055 Silla ergonómica Crometal N/I N/I

6542-0056 Escritorio Continental 622-MA N/I

6542-0057 Proyector de multimedios Optoma 9086 8HBW89683

6542-0058 Esmeriladora angular Metabo W8-115 QUICK 3060082345


Número de identificación del

bienDescripción del bien Marca Modelo Serie

6542-0059Computadora portátil, Intel, CoreI5, 2450M CPU 2.50GHz, 2.50GHz, RAM 4GB

FPC QAL51110046 D0399303X189001A1

6542-0060 Cargador de Computadora Lab.#1 C#1 FPC NB-90B19 PK10000FQ00-A02-1272-04740

6542-0061 Batería Portátil Lab. #1 C#1 FPC N/IGC02001LC00-SY01-10-2CS-101-

01C5

6542-0062 Sistema Operativo Windows 8 Enterprise IS#3 Microsoft Windows 8 00178-50477-37080-AA423

6542-0063 Licencia Windows Microsoft N/I 00178-70000-00011-AA572

6542-0064 1 Licencia Desing and Web Prem 6.0 Macintosh N/I 1543-0035-4072-5042-6409-5342

6542-00651 Licencia Adobe Design Std CS6.0 WLP AOO, IE (65163314)

Adobe N/I1408-1493-5074-6942-7793-5182

WIN/1408-048-2230-03

6542-0066 Software CD "Tell me more" Lab Inglés Auralog N/I N/I


Consideración importante

•Cuando se adquieren licencias cada una deellas posee un código o un número pormáquina; es decir cada estación tiene dígitosdiferentes y se debe inventariar uno a uno.

•Si las licencias son en línea se poseeun código de acceso y depende delenlace con el software.

•En caso de baja de bienes porque secumplió vigencia de la licencia sedebe proceder como correspondesegún Directriz DVM-PICR-235-2014.

4. Archivo Digital de Inventarios

Deberá elaborar un archivo digital de inventarios, en un sistema que permita el almacenaje.

o la persona que delegue para esa labor, con el apoyo de la:

Junta Administrativa

Paralelo al registro del inventario del centro educativo en el libro de inventarios.

El Director

Registrado en

Tomo/Folio/Asiento

1- Número de identificación

2- Descripción

3- Marca

4- Modelo

5- Serie

6- Estado

7- Ubicación

8- Modo de Adquisición

9- Observaciones

Archivo

Digital de

Inventarios

Columnas del Archivo

Digital de

Inventarios


Archivo Digital de Inventarios

Columna de observaciones

• Este espacio debe ser utilizado para hacer referencias de tomo,folio y asiento, en casos de anotaciones (por robo, cambio deubicación, baja de bienes…), del activo específico que estáregistrado en ese asiento.


Ejemplo de Observación Archivo Digital de Inventarios

Registrado en

T / F / A

Número de

identificación del

bien

Descripción del bien Marca Modelo SerieEstado

del BienUbicación

Modo de

Adquisición Observaciones

2, 9, 14 6542-3653 Pantalla de proyección N/I N/I N/I Bueno Aula Labora Ley N°7372

2, 9, 15 6542-3654Impresora

multifuncionalEpson L575 876CG45ST Bueno Aula Labora Ley N°7372 Ver 3, 15, 30

2, 9, 16 6542-3655 Televisor LG32LN520B

HDHG987UNZ Bueno Aula Labora Ley N°7372

2,9,17

“El activo con placa No. 6542-1400, el cual corresponde a una computadora portátil, y que

consta en el folio 20 y asiento 17, del tomo 1 del Libro de Inventarios, se excluye del

patrimonio de este centro educativo, a partir del 27 de mayo de 2013, por motivo de robo,

según consta en denuncia No. 001-18-000650, presentada ante el Organismo de

Investigación Judicial, la cual se encuentra en los archivos de esta institución”

2, 9, 18 6542-3656Proyector de

multimediosEPSON

POWERLITE

S18+

LOP9858

UXBueno Aula Labora Ley N°7372


Ejemplo de Observación Archivo Digital de Inventarios


Registrado

en

T / F / A

Número de

identificación

del bien

Descripción del

bienMarca Modelo Serie

Estado

del

Bien

UbicaciónModo de

Adquisición Observaciones

2, 9, 19 6542-3657

Sistema Operativo

Windows 8

Enterprise

Microsoft Windows 800178-50477-

37080-AA423Bueno

Informática

Lab. N°1Ley N°7372

2, 9, 20 6542-3658 Licencia Windows Microsoft N/I00178-70000-

00011-AA572Bueno

Laboratorio

Inglés N°1Ley N°7372

2, 9, 21 6542-36591 Licencia Desing

and Web Prem 6.0Macintosh N/I

1543-0035-

6409-5342Bueno

Contabilidad

Aula N°2Ley N°7372

2, 9, 22 6542-3660

1 Licencia Adobe

Design Std CS6.0

WLP AOO

Adobe N/I

7793-5182

WIN/1408-

048-2230-03

Bueno

Diseño

Publicitario

Aula N°5

Ley N°7372

2, 9, 23 6542-3661

Software CD "Tell

me more" Lab

Inglés

Auralog N/I N/I BuenoInglés Aula

N°10Ley N°7372

Ejemplo Registro en la Baja en el Inventario

Número de identificación

del bienDescripción del bien Marca Modelo Serie

24 6542-5135 Computadora portátil HP ProBook 5CG5038YWY

256542-5136 Sistema Operativo Windows 8

Enterprise IS#3Microsoft Windows 8

00178-50477-37080-AA423

26 6542-5137 Silla ergonómica Crometal N/I N/I

27 6542-5138 Escritorio Continental 622-MA N/I

28 6542-5139 Proyector de multimedios Optoma 9086 8HBW89683

29 6542-5140 Esmeriladora angular Metabo W8-115 QUICK 3060082345

30

“El activo con placa No. 6542-3654, el cual corresponde a una impresora multifuncional, y que consta en el folio 9 y asiento 15,

del tomo 2 del Libro de Inventarios, se excluye del patrimonio de este centro educativo, a partir del 19 de febrero de 2020, por

motivo de robo, según consta en denuncia No. 001-14-001234, presentada ante el Organismo de Investigación Judicial, la cual se

encuentra en los archivos de esta institución”

Tomo III15


5. Responsabilidad del inventario institucional

Decreto Ejecutivo N° 38249 – MEP

“Reglamento General de Juntas de Educación y JuntasAdministrativas”, en su artículo 93, inciso f), es función yatribución del Director del Centro Educativo “tener bajosu responsabilidad el inventario del centro educativo”.

En los artículos 31 y 165, incisos w) y c), cuando finalice cada cursolectivo y cuando inicie el período de vacaciones de medio período,cuando exista traslado, ascenso o descenso a otra institución, en caso depensión, o cualquier otro motivo que implique ausencia del director,temporal o definitiva, del centro educativo, deberá entregar elinventario.

Responsabilidad del Inventario Institucional

1. Cuando inicie cada curso lectivo.

2. Cuando finalice el período de vacaciones de medio período.

3. Cuando se dé el nombramiento en la institución de un nuevo director, o regrese el titular.

Deberá el presidente de la Junta respectiva enviar oficio, al director,mediante el cual le asigna el inventario total de los bienes, trasladandoen el acto la responsabilidad correspondiente.


Siempre que hay entrega de inventario por parte

del Director al Presidente de la Junta, o viceversa

Debe ir adjunto el archivo digital del

inventario impreso, y al final de éste el

lugar para la firma de ambos actores.

Recuerda:

Responsabilidad del Inventario Institucional


6. Actualización del Inventario

Con el ingreso de un nuevo activo, mediante compra o donación, se

debe actualizar de forma inmediata la

condición de los bienes en el libro de

inventarios y en el archivo digital de

inventarios.


7. Robo o Hurto de Bienes

Interponer la denuncia respectiva ante el

Organismo de Investigación Judicial

Archivar de manera segura el documento que

generen

Anotar en el libro de inventarios y en el

archivo digital lo actuado.

• Es responsabilidad del Director (a) o del Presidente (a) de la Junta Administrativa:


Robo o Hurto de Bienes

• Cuando son varios activos y la anotación se hace en el mismo tomo del Libro de Inventarios donde se encuentran registrados los bienes:

Los activos con placa N°6542-0083, N°6542-0283 y N°6542-1859, los cualescorresponden a monitor de pantalla plana, impresora y proyector, y queconsta en los folios 4, 10 y 55, y asientos 15, 11 y 22 respectivamente, delpresente tomo del libro de inventarios, se excluye del patrimonio de estecentro educativo, partir del 19 de febrero del 2020, por motivo de robo,según consta en la denuncia N° 001-14-001234, presentada ante elOrganismo de Investigación Judicial, la cual se encuentra en los archivos deesta institución.

Los activos con placas N°6542-1859, N°6542-1919, N°6542-1879, N°6542-1899 loscuales corresponden a computadora portátil N°4, Cargador portátil N°4, Sistemaoperativo portátil N°4, Batería portátil N°4 y que consta en los folios 14, 10, 16 y18, asientos 20, 23, 32 y 41 respectivamente, del tomo 2 (los dos primeros) y el 3(los últimos dos) del Libro de Inventarios, se excluyen del patrimonio de este centroeducativo a partir del 15 de noviembre de 2020, Acta N°195, Artículo Octavo,Acuerdo N°1 , por motivo de robo según consta en la denuncia presentada No. 002-16-001324 ante el Organismo de Investigación Judicial la cual se encuentra en losarchivos de esta institución.

• Cuando son varios activos y la anotación se hace en un tomodiferente del Libro de Inventarios donde se encuentran registradoslos bienes:

Robo o Hurto de Bienes

Cambio de Ubicación de Bienes

• Cuando la anotación se hace en un tomo diferente del Libro deInventarios donde se encuentra registrado el bien:

“El activo con placa N°6542-353, el cual corresponde a una impresoramultifuncional, y que consta en el folio 9 y asiento 15, tomo 2, fue trasladado delAula de Contabilidad N°10 al Aula N°2 Taller Exploratorio, a partir del 19 defebrero del 2020”.

Verificación Aleatoria de los Inventarios

Los directores o la persona:

• Que deleguen para esta función, con el apoyo de las Juntas, deberealizar verificaciones aleatorias de inventario.

• No menos de una vez cada tres meses, y proceder con el registro delos resultados de dicha verificación, en el libro de inventarios y en elarchivo digital de inventarios de la institución.

Los directores

• Seleccionarán la muestra a inspeccionar, de la manera que consideren conveniente.

• Puede ser una oficina o aula completa, o una muestra de activos distribuida en todo el centro educativo.

8. Baja de Bienes

Es la exclusión del activo del inventario del centro educativo, por razonesde:

OBSOLESCENCIA

INSERVIBILIDAD

Se debe redactar el acta que indique la razón y la fecha de baja, laempresa a la cual se va a entregar para su reciclaje o destrucción, o bienel método que se va a utilizar para desecharlo, apegado a la legislaciónambiental vigente.


• Es la caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada no por un mal funcionamiento del mismo.

• Sino que por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado.

Obsolescencia:

• Es cuando un bien del todo no sirve y ya no cumple con el desempeño de sus funciones.

• Por lo que se debe proceder a realizar la baja del bien.

Inservibilidad:

Acta baja

de bienes

1- Razón y fecha de baja.

2- Empresa a la cual se va a entregar para su reciclaje odestrucción. O bien, el método que se va a utilizar paradesecharlo.

3- Firmada por el director, el presidente de la Junta, y unrepresentante de la empresa encargada del reciclaje odestrucción del bien.

4- Resguardarse de manera segura en el archivo de lainstitución.

5- Enviar copia al Departamento de Administración de Bienesde la Proveeduría Institucional.

6- Todo debe estar apegado a la legislación ambiental.


Baja de Bienes

• Cuando la anotación se hace en el mismo tomo del Libro deInventarios donde se encuentra registrado el bien:

“El activo con placa N°6542-3653, el cual corresponde a una computadora portátil,y que consta en el folio 9 y asiento 15, del presente tomo del Libro de Inventarios,fue dado de baja del inventario institucional a partir del 19 de febrero de 2020, pormotivo de inservibilidad, según consta en el Acta N° 01-2020, la cual se encuentraen los archivos de la institución”.


Baja de Bienes

• Cuando la anotación se hace en un tomo diferente del Libro deInventarios donde se encuentra registrado el bien:

“El activo con placa N°6542-3653, el cual corresponde a una computadora portátil,y que consta en el folio 9 y asiento 15, del tomo 2 del Libro de Inventarios, fue dadode baja del inventario institucional a partir del 19 de febrero de 2020, por motivode obsolescencia, según consta en el Acta N° 01-2020, la cual se encuentra en losarchivos de la institución”.


Para consultas – Depto. Administración de Bienes

• Sr. José Lorenzo Hidalgo Ramírez• Jefe Departamento de Administración de Bienes• Teléfono: 2223-1566, ext. 2129• Correo electrónico: [email protected]

• Sr. Jeffrey Castro Rojas• Departamento de Administración de Bienes• Teléfono: 2223-1566, ext. 2131• Correo electrónico: [email protected]

• Sra. Estefany Espinoza Álvarez• Departamento de Administración de Bienes• Teléfono: 2223-1566, ext. 2132 / 8550-5120• Correo electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]



Referencias

Braxmeier, H. Steinberger, S. (2010). Pixabay. Consultado el 2 de julio de 2021. https://pixabay.com/es/

Legend From Heaven. (S.A). Lifes Happy Journey. Consultado el 2 de julio de 2021. https://www.legendfromheaven.com/

Sánchez, A. Blanes, P. Cuenca, J. (2013). Flaticon. Consultado el 2 de julio de 2021. https://www.flaticon.es/

Elaborado por: •Sección de Financiamiento y Coordinación Té[email protected]•Departamento de Especialidades Técnicas•Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras

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https://www.legendfromheaven.com/

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