1

CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA)

3 de Mayo de 2006

2

1º--- Introducción SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA)

2º--- CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA

3º--- CONSULTAS desde la aplicación B29

3

1º

SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA)

Introducción

4

Aplicaciones de gestión de expedientes Archivo (Antes)

Aplicacionesde

Gestión de expedientes

B.D.Archivo

B.D.Archivo

B.D.Archivo

B.D.Archivo

Archivos de oficina Archivo Generale Histórico

Gestión de exped.

5

Aplicacionesde

Gestión de expedientes

S.G.A.(corporativo)

Archivos de oficina Archivo Generale Histórico

Consultaal SGA

xml+

eDocs

Exportaciónal SGA

Proceso automático de Importación

Gestión de exped.

Fichas de los expedientes

(ISAD)

Procesos de Archivo• Registro,Consulta,Préstamo

• Transferencia, Expurgo• Cuadro de clasificación

• Unid.productoras, Valoración• Gestión de espacios,...

Signatura,...

Aplicaciones de gestión de expedientes SGA (Ahora)

Consultaal SGA

6

2º

CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA

7

Índice de contenidos

22 de Diciembre de 2005

1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA).

1.1.- Consulta Simple1.2 – Consulta Avanzada 1.3 – Presentación de Resultados 1.4.- Visualización del Registro Completo1.5.- Visualización de los documentos electrónicos1.6.- Ficha del Expediente

2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE

8

1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA).

Posicionándose en el apartado Descripción Archivo el Sistema de Gestión de Archivo posibilita las siguientes actuaciones:

Entrada para la descripción manual de la documentación

Consulta Simple de la documentación

Consulta Avanzada de la documentación

Gestión de Espacios para la ubicación de documentación

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

922 de Diciembre de 2005

1.1.- CONSULTA SIMPLE

La consulta simple del SGA facilita la búsqueda de la información en base a los criterios básicos (Nivel de Archivo en el que se localiza el expediente, Productor de la documentación, Cuadro de Clasificación, Fechas extremas del expediente y Nº del

Expediente) y/o la posibilidad de búsqueda por texto libre.

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

10

1.2 - CONSULTA AVANZADA.

La consulta avanzada presenta un mayor número de datos para la interrogación al Sistema:

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

11

1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (I)

AKS / SGA presenta la previsualización de los resultados que se ajustan a la consulta formulada, indicando:

Clasificación de la documentación

Nº del Expediente

Título del Expediente

Fecha de inicio del Expediente

Datos para la localización física del Expediente (Nº de la Caja que contiene el Expediente y Depósito de archivo donde se encuentra)

Documentos electrónicos del Expediente

Pinchando en cualquiera de ellos se accede al registro completo del expediente

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

12

1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (II)

Pantalla de previsualización de resultados del AKS / SGA

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

13

1.4.- VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO COMPLETO

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

14

1.5.- VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Desde el registro del expediente se puede acceder al documento electrónico del mismo:

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

15

1.6.- FICHA DEL EXPEDIENTE

Desde el registro del expediente se puede obtener una ficha imprimible con los datos completos del expediente

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

16

2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE

Desde el registro del expediente se puede solicitar la consulta, préstamo o reproducción del mismo. El AKS / SGA presenta la solicitud de préstamo que se envía al responsable del archivo:

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

17

3º

CONSULTAS desde la aplicación B29

18

Índice de contenidos

1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES.

22 de Diciembre de 2005

2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES

3.- CONSULTA EN EL SGA

4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES.

19

En el menú principal de Histórico de Expedientes se ha añadido un botón nuevo que llama a una pantalla que nos muestra las diferentes acciones que se pueden realizar entre B29 y S.G.A.

1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES.

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

20

El botón que se ha añadido en esta pantalla para conectar con estas nuevas funciones es el de “Archivo”.

La pantalla que se abre al pulsar este botón es:

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

21

2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES

La pantalla a la que se da paso en cualquiera de las tres opciones es la que se muestra a continuación:

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

22

3.- CONSULTA EN EL SGA

Los expedientes que se muestran en esta pantalla son todos aquellos que están en el histórico y en el archivo. Por tanto, se selecciona el expediente que se desea consultar y mediante el botón de “Archivo…” se realiza una llamada al SGA.

1º

2º

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

23

3.1.- Consulta en el archivo.

2º

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

24

4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES.

En la pantalla principal de histórico de expedientes se ha añadido un botón que nos permite conectar con la consulta del archivo. En este caso se consulta el expediente que tenemos en la pantalla.

Este botón solo se visualiza para aquellos expedientes que estén en el archivo.

Consulta del A.K.S. / S.G.A.

25

Eskerrik asko zure arretagatik

Gracias por su atención

Fin de la presentación