Consejo Nacional de Cooperativas Plan Contable...

Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 1

Consejo Nacional de Cooperativas

Plan Contable Institucional

Año 2013


Tabla de contenido 1. Presentación .......................................................................................................... 7

1. Aspectos Generales del Conacoop ............................................................................ 8

Marco legal ................................................................................................................... 8

Financiamiento .............................................................................................................. 8

Funciones del Conacoop: ................................................................................................ 8

Misión: ......................................................................................................................... 9

Visión: .......................................................................................................................... 9

2. Catálogo de cuentas ............................................................................................. 10

1. Activos: .............................................................................................................. 10

Codificaciones detalladas de los activos: ..................................................................... 12

Tabla con las codificaciones detalladas de los activos.................................................... 12

2. Pasivos ............................................................................................................... 16

Codificaciones detalladas de los Pasivos: ..................................................................... 17

Tabla con las codificaciones detalladas de los pasivos ................................................... 17

3. Patrimonio........................................................................................................... 21

Codificaciones detalladas del Patrimonio: .................................................................... 22

Tabla con las codificaciones detalladas del patrimonio ...................................................... 23

4. Ingresos ............................................................................................................. 24

Codificaciones detalladas de los Ingresos: ................................................................... 25

Tabla con las codificaciones detalladas de los Ingresos ..................................................... 25

5. Gastos (Egresos).................................................................................................. 26

Codificaciones detalladas de los Ingresos: ................................................................... 28

3. Manual descriptivo de las cuentas .......................................................................... 31

1. Objetivos ............................................................................................................ 31

2. Clasificación Contable ........................................................................................... 32

Cuenta Mayor .......................................................................................................... 32

3. Descripción De Cuentas ........................................................................................ 32

4. Normas y Políticas Contables ................................................................................. 44

4.1. Normas de Control Interno Procesamiento de Datos (P.E.D.)................................. 44


4.2. Principales políticas contables: ........................................................................... 44

Periodo Económico: .................................................................................................. 45

Efectivo y equivalentes a efectivo ............................................................................... 45

Instrumentos Financieros: ......................................................................................... 45

4.3. Normas de Control relacionadas con las Partidas de Efectivo ................................. 50

Requisitos de control interno para las partidas de caja y bancos .................................... 50

4.4. Normas de Control Interno Relacionadas con las Inversiones en Depósitos y Valores 55

4.5. Normas de Control Interno Relacionado con los Activos No Corrientes .................... 57

Requisitos de control interno para los Activos Fijos ....................................................... 57

4.6. Normas de Control Interno Relacionadas con el Patrimonio ................................... 58

4.7. Normas de Control Interno Relacionadas con los Ingresos..................................... 58

4.8. Normas de Control Interno Relacionadas con los Egresos ...................................... 59

5. Procedimientos Contables ..................................................................................... 62

5.1. Procedimiento para el Manejo de los Desembolsos de Efectivo .............................. 62

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 62

Paso Nº 2 ............................................................................................................... 63

Paso Nº 3 ............................................................................................................... 63

Paso Nº 4 ............................................................................................................... 64

6.2- Procedimiento para el Manejo de las Entradas de Efectivo ........................................ 65

Recibo de Valores ..................................................................................................... 65

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 65

6.3. Depósitos Bancarios ......................................................................................... 65

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 65

Paso Nº 2 ............................................................................................................... 66

Paso Nº 3 ............................................................................................................... 67

6.4. Caja Chica ....................................................................................................... 68

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 68

Paso Nº 2 ............................................................................................................... 69

Paso Nº 3 ............................................................................................................... 70

Paso Nº 4 ............................................................................................................... 71


Paso Nº 5 ............................................................................................................... 71

6.5. Conciliación Bancaria ........................................................................................ 72

Paso Nº 1 ................................................................................................................ 72

Paso Nº 2 ................................................................................................................ 73

6.6. Procedimiento para Arreglos de Pago Cargas Parafiscales ..................................... 74

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 74

Paso Nº 2 ............................................................................................................... 75

6.7. Procedimiento sobre las Inversiones a Efectuar.................................................... 76

Paso Nº 1 ............................................................................................................... 76

Paso Nº 2 ............................................................................................................... 76

Paso Nº 3 ............................................................................................................... 77

6.8. Procedimientos para efectuar Compras ............................................................... 78

Paso Nº 1 ................................................................................................................ 78

Paso Nº 2 ................................................................................................................ 79

Manual Contable para el uso del programa BOS HT ............................................................. 80

Formularios aplicables .................................................................................................. 80

Estructura de los estados financieros ............................................................................. 80

BOS HT .......................................................................................................................... 83

Sistema de Contabilidad ............................................................................................... 83

Parámetros Generales .................................................................................................. 84

Parámetros Contabilidad ............................................................................................... 85

Contabilidad ............................................................................................................. 85

Monedas Evaluativas ................................................................................................. 88

Documentos............................................................................................................. 88

Maestros ..................................................................................................................... 88

Cuentas ................................................................................................................... 89

Cuentas(Saldos) ....................................................................................................... 91

Segmentos .............................................................................................................. 93

N.I.T ....................................................................................................................... 94

Retención ................................................................................................................ 96


Manejo de Nits y Retenciones ........................................................................................ 98

Sistema de Contabilidad ............................................................................................ 98

Control de Nits ......................................................................................................... 98

Control de Retenciones ............................................................................................. 99

Control de retenciones en Cuentas a cobrar ................................................................ 101

Control de retenciones en Cuentas a pagar: .............................................................. 103

Transacciones ............................................................................................................. 106

Asientos ................................................................................................................. 106

Cierre Mensual/Acumulado ....................................................................................... 112

Ajuste por Tipo de Cambio........................................................................................ 113

Ajuste por Inflación ................................................................................................. 115

Aplicar asientos Guardados ....................................................................................... 117

Asientos Predefinidos ............................................................................................... 118

Reportes .................................................................................................................... 121

Catálogo de Cuentas ................................................................................................ 121

Transacciones Diarias .............................................................................................. 122

Analítico de Cuentas ................................................................................................ 123

Balance de Comprobación ........................................................................................ 126

Nit y Retenciones .................................................................................................... 128

Libro de Compras y Ventas ....................................................................................... 129

Generador Financiero ............................................................................................... 132

Utilitarios ................................................................................................................... 143

Recuperar ............................................................................................................... 143

Pasar de período Fiscal ............................................................................................. 145

Importar datos del BOS 1.60 .................................................................................... 146

Convertidor por Segmentos ...................................................................................... 148

Consolidar Compañías .............................................................................................. 149


1. Presentación

Dicho documento reúne el catálogo de cuentas de la institución junto con un

manual descriptivo de estas cuentas así como las políticas contables que ha

desarrollado el Conacoop para su funcionamiento. De igual forma hace una

descripción detallada de los procedimientos contables y adminsitrativos de la

organización.

Es sumamente importante que exista tanto el personal como los

procedimientos adecuados para el manejo de la Contabilidad, ya que esto le

permitirá a la administración, contar con información financiera oportuna y

confiable para su análisis y toma de decisiones.

El Plan Contable es una herramienta de vital importancia ya que de este se

deprenden cuentas y sub cuentas las cuales van hacer utilizadas dentro de las

operaciones realizadas por el CONACOOP teniendo como objetivos:

1. La acumulación de información sobre las actividades económicas que la

Institución realiza según sus actividades, de acuerdo con una estructura

de códigos que cumpla con el modelo contable a utilizar.

2. Proporcionar al CONACOOP las cuentas contables y sus clasificaciones

para el registro de sus transacciones, que les permitan, tener un grado

de análisis adecuado; y con base en ello, obtener estados financieros que

reflejen su situación financiera, Balances y flujos de efectivo.

3. Proporcionar a las personas una guía de cómo se realiza la contabilidad

de la Intuición bajo que normas y principios contables nos regimos y una

clasificación detallada de cómo se conforman las cuentas a utilizar para

generar la información contable.


1. Aspectos Generales del Conacoop

El Consejo Nacional de Cooperativas, Conacoop, es un ente de naturaleza

pública no estatal, órgano rector del movimiento cooperativo costarricense,

cuya finalidad responde a la representación y defensa del sector.

Consecuentemente es un órgano político, es decir, debe dictar los grandes

lineamientos por lo que se debe regir el cooperativismo.

El Conacoop, es un organismo de delegados del sector cooperativo a nivel

nacional, el cual está integrado por los siguientes sectores:

Sector Agrícola Industrial

Sector Autogestionario

Sector Demás Cooperativas

Marco legal

El marco legal bajo el cual se rige el Conacoop, es:

Ley de Asociaciones Cooperativas (ley N. 4179 del 22 de agosto de

1968) y creación del INFOCOOP y otras normas conexas.

Reglamento del CONACOOP

Acuerdos de Plenario

Financiamiento

El Conacoop se financia hasta con un 2% de los excedentes líquidos de las

cooperativas al cierre de cada ejercicio económico y con los recursos que se

puedan adquirir por diferentes vías.

Además con el 1.5% de los recursos del Infocoop que por ley éste traslada.

Funciones del Conacoop:

a) Aprobar los reglamentos internos para su funcionamiento.

b) Elegir y remover, en su caso los representantes del sector cooperativo en la

Junta Directiva del INFOCOOP.

c) Actuar como cuerpo representativo de las asambleas y nombrar su

Secretario Ejecutivo.

d) Sesionar ordinariamente una vez cada tres meses.


e) Cumplir las disposiciones y resoluciones del Congreso Anual Cooperativo.

f) Aprobar los reglamentos internos para su funcionamiento.

g) Elegir y remover, en su caso los representantes del sector cooperativo en la

Junta Directiva del INFOCOOP.

h) Actuar como cuerpo representativo de las asambleas y nombrar su

Secretario Ejecutivo.

i) Sesionar ordinariamente una vez cada tres meses.

j) Cumplir las disposiciones y resoluciones del Congreso Anual Cooperativo.

k) El Consejo Nacional de Cooperativas elige en su seno un Presidente, un

Vice-Presidente, un secretario y dos vocales. Estas personas que se eligen

representan:

Sector agrícola – industrial

Sector autogestión

Otros sectores

Misión:

Representar, defender, normar, direccionar e impulsar políticas al Movimiento

Cooperativo costarricense, para generar y distribuir riqueza de manera justa y

equitativa.

Visión:

Ser el organismo del Movimiento Cooperativo costarricense que impulse el

modelo de economía social, a través de lineamientos, políticas y valores

cooperativos, mejorando la calidad de vida de la población, con estándares de

alta competitividad empresarial y productividad sostenible, en armonía con el

medio ambiente.


2. Catálogo de cuentas

El consejo nacional de cooperativas tiene a desarrollado un catálogo de

cuentas para su funcionamiento diario, entre los cuales se establecen los

Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Otros intereses y Comisiones,

los cuales tienen una codificación establecido de la siguiente forma:

1. Cuenta superior

2. Subcuentas

3. Fondos: ya sea proveniente de Fondos Infocoop o Fondos Propios

4. Detalle

A continuación se presenta el catalo de cuentas para los activos de la

institución

1. Activos:

El activo líquido, circulante o activo corriente corresponde a un activo que se

puede vender rápidamente. Lo constituyen aquellos grupos de cuentas que

representan bienes y derechos, fácil de convertirse en dinero o de consumirse

en el próximo ciclo normal de operaciones de la organización. Como ejemplo:

Caja, banco, inversiones transitorias, cuentas por cobrar.

El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las

operaciones de la organización. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio

de más de un año.

La codificación de los activos de la institución se desarrolla de la siguiente

manera:

a) El código de la cuenta de activo es 1, establecido como la cuenta

superior.


b) La clasificación de activos según las sub cuentas, será:

01 Activos Corrientes.

02 Activos No Corrientes.

03 Otros Activos.

c) Los códigos de clasificación según las subcuentas de activos serán:

Activos Corrientes Activos No Corrientes Otros Activos

01. Efectivo, Bancos

02. Cuentas por Cobrar

03. Inversiones Transitorias

03. Mobiliario y Equipo de

Oficina

04. Equipo de Comunicación 05. Vehículos

06. Equipo y Programas de

Computo

07. Maquinaria y Equipo Diverso

08. Valores en Garantía

01. Derechos telefónicos

02. Depósitos de Garantía

03. Seguros Pagados por Adelantado

04. Prima en Compra de

Inversión

05. Contratos 06. Intereses Moratorios

d) El código para la proveniencia de recursos es:

0001. Fondos Propios

0002. Fondos Infocoop

e) El código por detalle de activo de penderá del grupo, detalle de cuenta

superior y la subcuenta.

Ejemplo de codificación para los activos de la institución

1 – 01 – 01 – 0001 -0-01 – 01

Código Caja Chica General

Código Caja

Código Fondos Propios

Código Efectivo, Bancos

Código Activos Corriente

Código Activos


Codificaciones detalladas de los activos:

En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los activos detallados

con su codificación respectiva, como son varios grupos se detalla de la

siguiente manera:

Estableciendo la cuenta para el control de la contabilidad

institucional.

El nombre de la cuenta detallando su acción

El nivel, mostrando si es una cuenta Superior, una subcuenta o

el detalle de esta.

La cuenta superior es el código de cuenta que se utiliza a la

hora de agregar los datos al programa financiero BOS-7 que

utiliza la institución.

Tabla con las codificaciones detalladas de los activos

CUENTA NOMBRE CUENTA NIVEL CUENTA

SUPERIOR 1 ACTIVOS Superior CATALOGO

1-01 ACTIVOS CORRIENTES Subcuenta 1

1-01-01 EFECTIVO, BANCOS Subcuenta 1-01

1-01-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-01-01

1-01-01-0001-0-01 CAJA Subcuenta 1-01-01-0001

1-01-01-0001-0-01-01 CAJA CHICA GENERAL Detalle 1-01-01-0001-0-01

1-01-01-0001-0-01-02 TRANSITORIA DE RECIBOS Detalle 1-01-01-0001-0-01

1-01-01-0001-0-01-03 TRANSITORIA - NÓMINA Detalle 1-01-01-0001-0-01

1-01-01-0001-0-02 CUENTAS DE AHORROS Subcuenta 1-01-01-0001

1-01-01-0001-0-02-02 B.P.D.C. CTA No. 5810096971-

5

Detalle 1-01-01-0001-0-02

1-01-01-0001-0-03 BANCOS Subcuenta 1-01-01-0001

1-01-01-0001-0-03-01 B.N.C.R. CTA CORR No. 43875-

4

Detalle 1-01-01-0001-0-03

1-01-01-0001-0-03-02 B.P.D.C. CTA CORR No. 4648-3 Detalle 1-01-01-0001-0-03

1-01-01-0001-0-03-03 B.N.C.R. CTA CORR $ No. Detalle 1-01-01-0001-0-03

1-01-01-0001-0-03-04 APORTES ESPECIALES Detalle 1-01-01-0001-0-03

1-01-01-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 1-01-01

1-01-01-0002-0-01 CAJA Subcuenta 1-01-01-0002

1-01-01-0002-0-01-02 TRANSITORIA DE RECIBOS Detalle 1-01-01-0002-0-01

1-01-01-0002-0-01-03 CAJA CHICA GENERAL Detalle 1-01-01-0002-0-01

1-01-01-0002-0-02 CUENTAS DE AHORROS Subcuenta 1-01-01-0002

1-01-01-0002-0-02-01 B.P.D.C. CTA No. 5810092156-

5

Detalle 1-01-01-0002-0-02

1-01-01-0002-0-03 BANCOS Subcuenta 1-01-01-0002


1-01-01-0002-0-03-03 B.N.C.R. CTA CORR No. 01519-

0

Detalle 1-01-01-0002-0-03

1-01-02 CUENTAS POR COBRAR Subcuenta 1-01


1-01-02-0001-0-01 ORGANISMOS Subcuenta 1-01-02-0001

1-01-02-0001-0-01-01 INFOCOOP 1.50% Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-02 COOPEPOAS R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-03 UNISEGUROS Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-04 COOPEMEX R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-05 CENECOOP Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-06 C.P.C.A Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-07 SIGRID CAMPOS GAMBOA Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-08 ARSECOOP Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-09 ANA TOMASA PALACIOS Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-10 UNACOOP R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-11 ZAPATA CASTRO JAIME Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-12 FEDEJOVEN R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-13 UNACOOP R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-14 JOSE LUIS CUBILLO Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-15 EDGAR VALVERDE HERRERA Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-16 JESÚS ORTEGA LÓPEZ Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-01-17 COOPEANDE # 5 Detalle 1-01-02-0001-0-01

1-01-02-0001-0-02 FUNCIONARIOS Y DIRECTORES Subcuenta 1-01-02-0001

1-01-02-0001-0-02-01 BRENES MURILLO MAGALY Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-02 CÉSPEDES PORTILLA KATTIA Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-03 EDWIN MORA DINARTE Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-04 MICOL SOSSA VARGAS Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-05 MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-06 ARIAS GIVANS MARIE CLAIRE Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-07 MARTÍNEZ BARRANTES RODOLFO Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-08 ARAYA JIMENEZ LISBETH Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-09 JONATHAN BRENES QUESADA Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-11 QUESADA JIMENEZ JOSE RAFAEL Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-15 UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-02-18 FUNCIONARIOS CONACOOP Detalle 1-01-02-0001-0-02

1-01-02-0001-0-03 COOPERATIVAS Subcuenta 1-01-02-0001

1-01-02-0001-0-03-01 COOPERATIVAS Detalle 1-01-02-0001-0-03


1-01-02-0002-0-01 ORGANISMOS Y COOPERATIVAS Subcuenta 1-01-02-0002

1-01-02-0002-0-01-01 CONACOOP, FONDOS PROPIOS Detalle 1-01-02-0002-0-01

1-01-02-0002-0-01-02 INFOCOOP Detalle 1-01-02-0002-0-01

1-01-02-0002-0-02 FUNCIONARIOS Y DIRECTORES Subcuenta 1-01-02-0002

1-01-02-0002-0-02-01 BRENES MURILLO MAGALY Detalle 1-01-02-0002-0-02

1-01-02-0002-0-02-02 MARTIN PIZARRO Detalle 1-01-02-0002-0-02

1-01-02-0002-0-02-03 KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 1-01-02-0002-0-02

1-01-03 INVERSIONES TRANSITORIAS Subcuenta 1-01


1-01-03-0001-0-01 FONDOS DE INVERSIÓN B.N.C.R Subcuenta 1-01-03-0001

1-01-03-0001-0-01-01 BN DINERFONDO COLONES Detalle 1-01-03-0001-0-01

1-01-03-0001-0-01-02 BN DINERFONDO COLONES (

CESANTÍA ) CONAC

Detalle 1-01-03-0001-0-01

1-01-03-0001-0-01-03 BN DINERFONDO COLONES,

APORTES ESPECIALE

Detalle 1-01-03-0001-0-01

1-01-03-0001-0-02 FONDOS DE INVERSIÓN B.P.D.C. Subcuenta 1-01-03-0001


1-01-03-0001-0-02-01 INVERSIÓN COLONES B.P.D.C. Detalle 1-01-03-0001-0-02

1-01-03-0001-0-02-02 CERTIFICADO DEPOSITO A PLAZO

B.P.D.C

Detalle 1-01-03-0001-0-02

1-01-03-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-01-03

1-01-03-0002-0-01 FONDOS DE INVERSIÓN B.N.C.R Subcuenta 1-01-03-0002

1-01-03-0002-0-01-01 BN DINERFONDO COLONES Detalle 1-01-03-0002-0-01

1-01-03-0002-0-01-02 BN DINERFONDO COLONES

(CESANTÍA) CONACOO

Detalle 1-01-03-0002-0-01

1-02 ACTIVOS NO CORRIENTES Subcuenta 1

1-02-03 MOBILIARIO Y EQUIPO DE

OFICINA

Subcuenta 1-02


1-02-03-0001-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03-0001

1-02-03-0001-0-02 DEPREC. ACUM. MOB. Y EQ.

OFICINA

Detalle 1-02-03-0001

1-02-03-0002-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03


OFICINA

Detalle 1-02-03

1-02-03-0004 FONDOS LEY 7649 Subcuenta 1-02-03

1-02-03-0004-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03-0004


OFICINA

Detalle 1-02-03-0004


1-02-04 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Subcuenta 1-02


1-02-04-0001-0-01 EQUIPO DE COMUNICACIÓN,

COSTO

Detalle 1-02-04-0001

1-02-04-0001-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. DE

COMUNICACIÓN

Detalle 1-02-04

1-02-04-0002-0-01 EQUIPO DE COMUNICACIÓN,

COSTO

Detalle 1-02-04

1-02-04-0002-0-02 DEPREC. ACUM. EQ DE

COMUNICACIÓN

Detalle 1-02-04

1-02-05 VEHÍCULOS Subcuenta 1-02


1-02-05-0001-0-01 VEHÍCULOS, COSTO Detalle 1-02-05-0001

1-02-05-0001-0-02 DEPREC. ACUM. VEHÍCULOS Detalle 1-02-05-0001

1-02-06 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO Subcuenta 1-02


1-02-06-0001-0-01 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO,

COSTO

Detalle 1-02-06-0001

1-02-06-0001-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. Y PROG. DE

COMPUTO

Detalle 1-02-06-0001


1-02-06-0002-0-01 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO,

COSTO

Detalle 1-02-06-0002

1-02-06-0002-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. Y PROG. DE

COMPUTO

Detalle 1-02-06-0002

1-02-07 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO Subcuenta 1-02


1-02-07-0001-0-01 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO,

COSTO

Detalle 1-02-07-0001

1-02-07-0001-0-02 DEPREC. ACUM. MAQ. Y EQ.

DIVERSO

Detalle 1-02-07-0001


1-02-07-0002-0-01 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO,

COSTO

Detalle 1-02-07-0002

1-02-07-0002-0-02 DEPREC. ACUM. MAQ Y EQ

DIVERSO

Detalle 1-02-07-0002

1-02-08 VALORES EN GARANTÍA Subcuenta 1-02



1-02-08-0001-0-01 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Detalle 1-02-08-0001


1-02-08-0002-0-01 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Detalle 1-02-08-0002

1-03 OTROS ACTIVOS Subcuenta 1

1-03-01 DERECHOS TELEFÓNICOS Subcuenta 1-03


1-03-01-0001-0-01 ICE CELULAR No. 8314-47-28 Detalle 1-03-01-0001

1-03-01-0001-0-02 ICE TELÉFONO No. 224-59-62 Detalle 1-03-01-0001




1-03-02 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Subcuenta 1-03


1-03-02-0001-0-01 DEPOSITO GARANTÍA BEEPER Detalle 1-03-02-0001

1-03-02-0001-0-02 DEPOSITO GARANTÍA CASILLERO Detalle 1-03-02-0001

1-03-02-0001-0-05 DEPOSITO GARANTÍA MEDIDOR #

6031314

Detalle 1-03-02-0001


1-03-02-0002-0-01 DEPOSITO GARANTÍA EDICOOP Detalle 1-03-02-0002

1-03-03 SEGUROS PAGADOS POR

ADELANTADO

Subcuenta 1-03


1-03-03-0001-0-01 SEGURO DE RIESGOS DEL

TRABAJO

Detalle 1-03-03-0001

1-03-03-0001-0-02 SEGURO DE FIDELIDAD Detalle 1-03-03-0001

1-03-03-0001-0-03 SEGURO VEHÍCULO VITARA PL

No.438870

Detalle 1-03-03-0001

1-03-03-0001-0-04 PRIMA EN COMPRA INVERSIONES Detalle 1-03-03-0001

1-03-04 PRIMA EN COMPRA DE INVERSIÓN Subcuenta 1-03


1-03-04-0001-0-01 PRIMA EN COMPRA DE INVERSIÓN Detalle 1-03-04-0001

1-03-05 CONTRATOS Subcuenta 1-03


1-03-05-0001-0-01 CONTRATACIONES EN SERVICIOS

PROFESIONALES

Detalle 1-03-05-0001

1-03-06 INTERESES MORATORIOS Subcuenta 1-03


1-03-06-0001-0-01 COOPEPOAS R.L. Detalle 1-03-06-0001


2. Pasivos

Estas son las deudas que deben cancelarse antes de un año.

La primera forma de pasivo exigible son las cuentas por pagar. Una

administración minuciosa de estas, precisa la aceptación de los descuentos

ofrecidos por el proveedor, pero exige que los pagos se distribuyan a lo largo

del tiempo de tal forma que se efectúe el mínimo número posible de pagos por

adelantado. Evidentemente, los pagos efectuados con posterioridad a las

fechas de vencimiento pueden quedar rápidamente reflejados en una pérdida

de posiciones en la clasificación crediticia mantenida por los proveedores.

La codificación de los pasivos de la institución se desarrolla de la siguiente

manera:

f) El código de la cuenta de pasivo es 2, establecido como la cuenta

superior.

g) La clasificación de pasivos según las sub cuentas, será:

01 Pasivos Corrientes.

02 Pasivos No Corrientes.

h) Los códigos de clasificación según las subcuentas de pasivos serán:

Pasivos Corrientes Pasivos No Corrientes

01. Cuentas por pagar.

02. Retenciones por pagar.

03. Gastos Acumulados. 04. Pasivos Diferidos.

01. Documentos por Pagar

i) El código para la proveniencia de recursos es:



j) El código por detalle de pasivo de penderá del grupo, detalle de cuenta

superior y la subcuenta.


Ejemplo de codificación para los pasivos de la institución

2 – 01 – 02 – 0001 -0-01 – 01

Código Reten. Obreras y Patron.

Código Retenciones de C.C.S.S

Código Fondos Propios

Retenciones por pagar

Código Pasivos Corriente

Código Pasivos

Codificaciones detalladas de los Pasivos:

En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los pasivos detallados

con su codificación respectiva, como son varios grupos se detalla de la

siguiente manera:


institucional.



el detalle de esta.




Tabla con las codificaciones detalladas de los pasivos

2 PASIVOS Superior CATALOGO

2-01 PASIVOS CORRIENTES Subcuenta 2

2-01-01 CUENTAS POR PAGAR Subcuenta 2-01



2-01-01-0001-0-01-01

INFOCOOP 1.50% Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01- FECOOPA Detalle 2-01-01-0001-0-01


02

2-01-01-0001-0-01-03

ARSECOOP Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-04

COOPEMEX- AFILIACIÓN FUNCIONARIOS

Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

05

APORTES ESPECIALES DE

ORGANISMOS

Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

06

COOPESTANFRUCO R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

07

INST. NAC. FOMENTO COOPETVO (

INFOCOOP)

Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-08

CONCEPCIÓN CÁRDENAS BOLAÑOS Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-09

COOPEMUPRO R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

10

FRANKLIN SALAZAR Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

11

COOPEPOAS R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-12

GERARDO JOHANNING Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-13

ALEJANDRO ABELLAS CISNEROS Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

14

RONALD FREDDY ZÚÑIGA Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

15

COODEPAS R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

16

PRODUCCIÓN CREATIVA Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-17

DIXIANA DIAZ NAVARRO Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

18

AYBI MORA VARGAS Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

19

UNIVERSIDAD NACIONAL Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

20

PORTER NOVELLI Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-21

BIOSPHERA Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-22

CANARA Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

23

AIDA TORRES VILLEGAS Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

24

COMERCIALIZADORA GORI Detalle 2-01-01-0001-0-01

2-01-01-0001-0-01-

25

RIGOBERTO SANCHEZ BOLAÑOS Detalle 2-01-01-0001-0-01



2-01-01-0002-0-01-

01

CONACOOP, FONDOS PROPIOS Detalle 2-01-01-0002-0-01

2-01-01-0002-0-01-

04

COOPEMEX- AFILIACIÓN

FUNCIONARIOS

Detalle 2-01-01-0002-0-01

2-01-02 RETENCIONES POR PAGAR Subcuenta 2-01


2-01-02-0001-0-01 RETENCIONES C.C.S.S. Subcuenta 2-01-02-0001

2-01-02-0001-0-01-

01

RETENCIONES OBRERAS Y

PATRONALES 35%

Detalle 2-01-02-0001-0-01

2-01-02-0001-0-02 RETENCIONES TRIBUTACIÓN DIRECTA

Subcuenta 2-01-02-0001

2-01-02-0001-0-02-01

RETENCIONES RENTA FUNCIONARIOS

Detalle 2-01-02-0001-0-02


2-01-02-0001-0-02-

02

RETENCIONES SERVICIOS

PROFESIONALES

Detalle 2-01-02-0001-0-02

2-01-02-0001-0-03 RETENCIONES B.P.D.C OPER FUNC. Subcuenta 2-01-02-0001

2-01-02-0001-0-03-01

MORA DINARTE EDWIN Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-

02

UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-

03

MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-

04

ARIAS GIVANS MARIE CLAIRE Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-05

TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-06

KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-

07

CAÑAS CASTRO JOSE Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-

08

LUIS RODRIGUEZ AGUILAR Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-15

ESPINOZA LARA YICENIA Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-03-16

GIOCONDA MONTERO SOLIS Detalle 2-01-02-0001-0-03

2-01-02-0001-0-04 JUZGADO DE MAYOR CUANTÍA S.J. Subcuenta 2-01-02-0001

2-01-02-0001-0-04-

01

SANCHEZ BOLAÑOS RIGOBERTO Detalle 2-01-02-0001-0-04

2-01-02-0001-0-04-

02


2-01-02-0001-0-04-14


2-01-02-0001-0-05 RETENC OPER FUNC

COOPEASAMBLEA


2-01-02-0001-0-05-

01


2-01-02-0001-0-06 RETENCIÓN PRÉSTAMO COOPEANDE

#5


2-01-02-0001-0-06-01


2-01-02-0001-0-06-02

JONATHAN UREÑA VARGAS Detalle 2-01-02-0001-0-06


2-01-02-0002-0-01 RETENCIONES C.C.S.S. Subcuenta 2-01-02-0002

2-01-02-0002-0-01-01

RETENCIONES OBRERAS Y PATRONALES 35%

Detalle 2-01-02-0002-0-01

2-01-02-0002-0-02 RETENCIONES TRIBUTACIÓN DIRECTA


2-01-02-0002-0-02-

01

RETENCIONES RENTA

FUNCIONARIOS

Detalle 2-01-02-0002-0-02

2-01-02-0002-0-02-

02

RETENCIONES SERVICIOS

PROFESIONALES

Detalle 2-01-02-0002-0-02

2-01-02-0002-0-03 RETENCIONES B.P.D.C OPER FUNC. Subcuenta 2-01-02-0002

2-01-02-0002-0-03-01

BRENES MURILLO MAGALY Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-

02

CÉSPEDES PORTILLA KATHIA Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-

03

UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-

04

RODRIGUEZ AGUILAR LUIS Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-05

ROY RODRIGUEZ ZARATE Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03- TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0002-0-03


06

2-01-02-0002-0-03-07

YISENIA ESPINOZA LARA Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-08

JOSE CAÑAS CASTRO Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-

09


2-01-02-0002-0-03-

14

MARIE CLAIRE ARIAS GIVANS Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-03-

15

EDWIN MORA DINARTE Detalle 2-01-02-0002-0-03

2-01-02-0002-0-04 JUZGADO DE MAYOR CUANTÍA S.J. Subcuenta 2-01-02-0002

2-01-02-0002-0-04-08


2-01-02-0002-0-04-

09


2-01-02-0002-0-04-

10


2-01-02-0002-0-05 RETENCIÓN PRÉSTAMO COOPEANDE #5


2-01-02-0002-0-05-01

JONATHAN UREÑA VARGAS Detalle 2-01-02-0002-0-05

2-01-02-0002-0-05-

02


2-01-02-0002-0-06 RETENCIONES OPER. FUNC

COOPEMEX R.L.


2-01-02-0002-0-06-

15

EDWIN MORA DINARTE Detalle 2-01-02-0002-0-06

2-01-02-0002-0-07 RETENCIONES OPER. FUNC COOPEASAMBLEA R.L.


2-01-02-0002-0-07-

09


2-01-03 GASTOS ACUMULADOS Subcuenta 2-01


2-01-03-0001-0-01 AGUINALDO 8.33% Detalle 2-01-03-0001

2-01-03-0001-0-02 CESANTÍA 8.33% Detalle 2-01-03-0001

2-01-03-0001-0-03 VACACIONES 4.16% Detalle 2-01-03-0001

2-01-03-0001-0-04 SALARIO ESCOLAR 8.33% Detalle 2-01-03-0001


2-01-03-0002-0-01 AGUINALDO 8.33% Detalle 2-01-03-0002

2-01-03-0002-0-02 CESANTÍA 8.33% Detalle 2-01-03-0002

2-01-03-0002-0-03 VACACIONES 4.16% Detalle 2-01-03-0002

2-01-03-0002-0-04 SALARIO ESCOLAR 8.33% Detalle 2-01-03-0002

2-01-04 PASIVO DIFERIDO Subcuenta 2-01


2-01-04-0001-0-01 INTERÉS DIFERIDO SOBRE

INVERSIONES

Detalle 2-01-04-0001

2-01-04-0001-0-02 INTERÉS POR PAGAR A COOPESERVIDORES

Detalle 2-01-04-0001


2-01-04-0002-0-01 INTERÉS DIFERIDO SOBRE

INVERSIONES

Detalle 2-01-04-0002

2-01-05 PLANILLA POR PAGAR Subcuenta 2-01


2-01-05-0001-0-01 PLANILLA FUNCIONARIOS CONACOOP

Detalle 2-01-05-0001


2-01-05-0002-0-01 PLANILLA FUNCIONARIOS

CONACOOP

Detalle 2-01-05-0002


2-01-09 OTRAS CUENTAS POR PAGAR Subcuenta 2-01


2-01-09-0001-0-08 FONDOS EN CUSTODIA (CESANTÍA) Detalle 2-01-09-0001

2-01-09-0001-0-09 DESCUENTO EN COMPRA

INVERSIONES

Detalle 2-01-09-0001


2-01-09-0002-0-01 FONDOS EN CUSTODIA ( CESANTÍA ) Detalle 2-01-09-0002

2-02 PASIVO NO CORRIENTE Subcuenta 2

2-02-01 DOCUMENTOS POR PAGAR Subcuenta 2-02



2-02-01-0001-0-01-01

COOPESERVIDORES R.L. Detalle 2-02-01-0001-0-01

3. Patrimonio

El Capital contable representa el patrimonio y consiste normalmente en

donaciones, transferencias de organismos públicos y privados y el superávit

acumulado.

La codificación del patrimonio de la institución se desarrolla de la siguiente

manera:

a) El código de la cuenta del patrimonio es 3, establecido como la cuenta

superior.

b) La clasificación del patrimonio según las sub cuentas, será:

01 Superávit de Operación

02 Variación Patrimonial

c) Los códigos de clasificación según las subcuentas del patrimonio serán:

Superávit de Operación Variación Patrimonial

01. Superávit de Periodos

Anteriores.

01. Variación Patrimonial/

Depreciación Acumulada. 02. Variación Patrimonial/

Provisiones Laborales.

03. Variación Patrimonial por conversión

04. Variación Patrimonial/

Cargas Parafiscales

05. Variación Patrimonial/ Valores en Garantía


d) El código para la proveniencia de recursos es:



e) El código por detalle del patrimonio de penderá del grupo, detalle de

cuenta superior y la subcuenta.

Ejemplo de codificación para el Patrimonio de la institución

3 – 02 – 05 – 0002 -0-01

Código de Valores de Garantía

Código Fondos Infocoop

Código de Var. Patr. / Valores en Gar.

Código Variación Patrimonial

Código Patrimonio

Codificaciones detalladas del Patrimonio:

En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas del patrimonio detallados

con su codificación respectiva, como son varios grupos se puntualiza de la

siguiente manera:


institucional.



el detalle de esta.





Tabla con las codificaciones detalladas del patrimonio

3 PATRIMONIO Superior CATALOGO

3-01 SUPERÁVIT DE OPERACIÓN Subcuenta 3

3-01-01 SUPERÁVIT DE PERIODOS ANTERIORES Subcuenta 3-01


3-01-01-0001-0-01 SUPERÁVIT Detalle 3-01-01-0001

3-01-01-0001-0-02 SUPERÁVIT DE CAPITAL Detalle 3-01-01-0001

3-01-01-0001-0-03 SUPERÁVIT POR ERRORES, ESTIMACIONES DE P Detalle 3-01-01-0001



3-01-01-0002-0-02 SUPERÁVIT POR ERRORES, ESTIMACIONES DE P Detalle 3-01-01-0002

3-01-01-0004 FONDOS LEY 7649 Subcuenta 3-01-01


3-02 VARIACIÓN PATRIMONIAL Subcuenta 3

3-02-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL / DEPREC. ACUMULAD Subcuenta 3-02


3-02-01-0001-0-01 DEPREC ACUM MOB Y EQUIPO DE OFICINA Detalle 3-02-01-0001

3-02-01-0001-0-02 DEPRE ACUM EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0001

3-02-01-0001-0-03 DEPRE ACUM VEHÍCULOS Detalle 3-02-01-0001

3-02-01-0001-0-04 DEPRE ACUM DE EQUIPO Y PROG DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0001

3-02-01-0001-0-05 DEPRE ACUM DE MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERS Detalle 3-02-01-0001


3-02-01-0002-0-01 DEPRE ACUM DE EQUIPO Y PROG DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0002

3-02-01-0002-0-02 DEPRE ACUM DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0002

3-02-01-0002-0-03 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Detalle 3-02-01-0002

3-02-01-0002-0-04 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0002

3-02-01-0002-0-05 EQUIPO Y PROGRAMAS DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0002

3-02-02 VARIACIÓN PATRIMONIAL/PROVISIONES LABORA Subcuenta 3-02


3-02-02-0001-0-01 AGUINALDO Detalle 3-02-02-0001

3-02-02-0001-0-02 VACACIONES Detalle 3-02-02-0002

3-02-02-0001-0-03 SALARIO ESCOLAR Detalle 3-02-02-0001


3-02-02-0002-0-01 AGUINALDO Detalle 3-02-02-0002

3-02-02-0002-0-02 VACACIONES Detalle 3-02-02-0002

3-02-02-0002-0-03 SALARIO ESCOLAR Detalle 3-02-02-0002

3-02-03 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Subcuenta 3-02


3-02-03-0001-0-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Detalle 3-02-03-0001


3-02-03-0002-0-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Detalle 3-02-03-0002

3-02-04 VARIACIÓN PATRIMONIAL / CARGAS PARAFISCA Subcuenta 3-02


3-02-04-0001-0-01 CARGAS PARAFISCALES Detalle 3-02-04-0001


3-02-04-0002-0-01 CARGAS PARAFISCALES Detalle 3-02-04-0002

3-02-05 VARIACIÓN PATRIMONIAL / VALORES EN GARAN Subcuenta 3-02


3-02-05-0001-0-01 VALORES EN GARANTÍA Detalle 3-02-05-0001


3-02-05-0002-0-01 VALORES EN GARANTÍA Detalle 3-02-05-0002


4. Ingresos

Se consideran en esta sección todos los ingresos que obtiene la entidad en el

desarrollo de sus actividades, tales como ingresos por los porcentajes de Ley,

intereses ganados por inversiones realizadas, donaciones recibidas, aportes del

Infocoop y otras entidades públicas y privados .

La codificación de los ingresos de la institución se desarrolla de la siguiente

manera:

f) El código de la cuenta de los ingresos es 6, establecido como la cuenta

superior.

g) La clasificación de los ingresos según las sub cuentas, será:

01 Aportes de Ley.

02 Ingresos por Intereses

03 Otros Ingresos

04 Superávit

h) Los códigos de clasificación según las subcuentas de los Ingresos serán:

Aportes de Ley Ingresos por

Intereses Otros Ingresos Superávit

01 Fondos Propios

02 Fondos Infocoop,

1.5%

01 Fondos Propios

02 Fondos Infocoop,

1.5%

01 Fondos Propios

02 Fondos Infocoop,

1.5%

01 Fondos Propios

02 Fondos Infocoop,

1.5%

i) El código por detalle de los Ingresos dependerá del grupo, detalle de

cuenta superior y la subcuenta.


Ejemplo de codificación para los pasivos de la institución

6 – 02 – 02 – 0003

Intereses sobre Inversión

Código Fondos Infocoop, 1.5%

Ingresos por Intereses

Código de los Ingresos

Codificaciones detalladas de los Ingresos:

En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los Ingresos detallados


siguiente manera:


institucional.



el detalle de esta.




Tabla con las codificaciones detalladas de los Ingresos

6 INGRESOS Superior CATALOGO

6-01 APORTES DE LEY Subcuenta 6

6-01-01 FONDOS PROPIOS Subcuenta 6-01

6-01-01-0001 EXCEDENTES DE COOPERATIVAS Detalle 6-01-01

6-01-02 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 6-01

6-01-02-0001 APORTES DEL INFOCOOP 1.50% Detalle 6-01-02


6-02 INGRESOS POR INTERESES Subcuenta 6


6-02-01-0001 INTERESES CUENTAS DE AHORROS Detalle 6-02-01

6-02-01-0002 INTERESES CUENTAS CORRIENTES Detalle 6-02-01

6-02-01-0003 INTERESES SOBRE INVERSIONES Detalle 6-02-01


6-02-02-0001 INTERESES CUENTAS DE AHORROS Detalle 6-02-02

6-02-02-0002 INTERESES CUENTAS CORRIENTES Detalle 6-02-02

6-02-02-0003 INTERESES SOBRE INVERSIONES Detalle 6-02-02

6-03 OTROS INGRESOS Subcuenta 6


6-03-01-0001 APORTES PARA VIAJES AL EXTERIOR Detalle 6-03-01

6-03-01-0002 VENTA DE ACTIVOS EN DESUSO Detalle 6-03-01

6-03-01-0003 INGRESOS POR CHEQUES NO CAMBIADOS Detalle 6-03-01

6-03-01-0004 INGRESOS NO FINANCIEROS Detalle 6-03-01

6-03-01-0005 INGRESO POR INDEMNIZACIÓN Detalle 6-03-01

6-03-01-0006 INGRESO POR DESCUENTO EN COMPRA INVERSIÓN Detalle 6-03-01


6-03-02-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESO) F.I Detalle 6-03-02

6-03-02-0002 VENTA DE ACTIVOS EN DESUSO Detalle 6-03-02

6-03-02-0003 INGRESO POR CHEQUES NO CAMBIADOS Detalle 6-03-02

6-03-02-0004 INGRESOS NO FINANCIEROS Detalle 6-03-02

6-04 SUPERÁVIT Subcuenta 6


6-04-01-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESOS) PROPIOS Detalle 6-04-01


6-04-02-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESOS) INFOCOOP Detalle 6-04-02

5. Gastos (Egresos)

El CONACOOP para realizar sus operaciones incurre en una serie de egresos

fijos o variables, indispensables o discrecionales, para lo cual realizan compras,

de bienes y servicios recurrentes para cumplir con los programas establecidos

por el Congreso Nacional Cooperativo.

Todos los egresos deben ser generados bajo ciertos procedimientos y

con ciertas técnicas de control interno, para que se ejecuten con la aprobación

y permanezcan bajo el control de la administración.

La importancia de realizar unos desembolsos hábiles en la adquisición de

activos fijos se debe al hecho de que tales desembolsos suelen ser de gran

envergadura y la vida económica de los bienes adquiridos es bastante larga.


Determinar si se adquiere o no un equipo o mobiliario debe hacerse

considerando la premisa costo/beneficio y los planes trazados en el corto,

mediano y largo plazo.

La codificación de los egresos de la institución se desarrolla de la siguiente

manera:

a) EL código de la cuenta de gasto siempre será 7

b) os códigos de los programas son los siguientes

01. Administrativo Financiero (AD FI)

02. Planificación Institucional (PLES)

03. Articulación Sectorial (AR SEC)

04. Auditoria Interna (AUDIN) 05. Comité de las Mujeres Cooperativistas (CONA)

c) El código para la Proveniencia de recursos es:

01. FONDOS PROPIOS

02. FONDOS INFOCOOP

d) El código para la meta está definido por el código del programa y la

cantidad de metas que tiene cada programa en cada fondo:

AD FI con dos metas en fondos propios y dos en fondos

Infocoop

PLES con tres metas en fondos propios y una meta en fondos

Infocoop

AR SEC con cinco metas en fondos propios y tres metas en

fondos Infocoop

AUDIN con cinco metas en fondos propios, pero para efectos

presupuestarios se presenta en una sola meta.

CONA con tres metas en fondos propios


e) El código por objeto del gasto dependerá del Grupo, partida y

subpartida, como son varios grupos, partidas y subpartidas se anexa el

documento.

Un ejemplo de codificación para una factura de alimentación sería:

7– 01– 01 – 0102 -2-02-03

Subpartida Alimentos y Bebidas

Partida Alimentos y Prod. Agro

Grupo de Materiales y Suministros

Meta 0102

Fondos Propios

Programa Administrativo Financiero

Código Gasto

Codificaciones detalladas de los Ingresos:

En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los Ingresos detallados


siguiente manera:

Código por OBG

CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO DEL SECTOR PÚBLICO

0 REMUNERACIONES

0.0 1 REMUNERACIONES BÁSICAS

0.01.01 Sueldos para cargos fijos

0.02 REMUNERACIONES EVENTUALES

0.02.04 Compensación de vacaciones

0.03 INCENTIVOS SALARIALES

0.03.01 Retribución por años servidos

0.03.03 Decimotercer mes


0.03.04 Salario escolar

0.04 CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL

0.04.01 Contribución Patronal al Seguro de Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social

0.04.02 Contribución Patronal al Instituto Mixto de Ayuda Social

0.04.03 Contribución Patronal al Instituto Nacional de Aprendizaje

0.04.04 Contribución Patronal al Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares

0.04.05 Contribución Patronal al Banco Popular y de Desarrollo Comunal

0.05 CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y OTROS FONDOS DE

CAPITALIZACIÓN

0.05.01 Contribución Patronal al Seguro de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social

0.05.02 Aporte Patronal al Régimen Obligatorio de Pensiones Complementarias

0.05.03 Aporte Patronal al Fondo de Capitalización Laboral

0.05.04 Contribución Patronal a otros fondos administrados por entes públicos

1 SERVICIOS

1.01 ALQUILERES

1.01.01 Alquiler de edificios, locales y terrenos

1.01.02 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario

1.01.99 Otros alquileres

1.02 SERVICIOS BÁSICOS

1.02.01 Servicio de agua y alcantarillado

1.02.02 Servicio de energía eléctrica

1.02.03 Servicio de correo

1.02.04 Servicio de telecomunicaciones

1.02.99 Otros servicios básicos

1.03 SERVICIOS COMERCIALES Y FINANCIEROS

1.03.01 Información

1.03.02 Publicidad y propaganda

1.03.03 Impresión, encuadernación y otros

1.03.04 Transporte de bienes

1.03.06 Comisiones y gastos por servicios financieros y comerciales

1.03.07 Servicios de transferencia electrónica de información

1.04 SERVICIOS DE GESTIÓN Y APOYO

1.04.02 Servicios jurídicos

1.04.04 Servicios en ciencias económicas y sociales

1.04.05 Servicios de desarrollo de sistemas informáticos

1.04.06 Servicios generales

1.04.99 Otros servicios de gestión y apoyo

1.05 GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE

1.05.01 Transporte dentro del país

1.05.02 Viáticos dentro del país

1.05.03 Transporte en el exterior

1.05.04 Viáticos en el exterior

1.06 SEGUROS, REASEGUROS Y OTRAS OBLIGACIONES

1.06.01 Seguros

1.07 CAPACITACIÓN Y PROTOCOLO

1.07.01 Actividades de capacitación

1.07.02 Actividades protocolarias y sociales


1.07.03 Gastos de representación institucional

1.08 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN

1.08.01 Mantenimiento de edificios y locales

1.08.05 Mantenimiento y reparación de equipo de transporte

1.08.06 Mantenimiento y reparación de equipo de comunicación

1.08.07 Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario de oficina

1.08.08 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información

1.08.99 Mantenimiento y reparación de otros equipos

1.99 SERVICIOS DIVERSOS

1.99.99 Otros servicios no especificados

2 MATERIALES Y SUMINISTROS

2.01 PRODUCTOS QUÍMICOS Y CONEXOS

2.01.01 Combustibles y lubricantes

2.01.02 Productos farmacéuticos y medicinales

2.01.04 Tintas, pinturas y diluyentes

2.02 ALIMENTOS Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS

2.02.03 Alimentos y bebidas

2.03 MATERIALES Y PRODUCTOS DE USO EN LA CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO

2.03.04 Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo

2.04 HERRAMIENTAS, REPUESTOS Y ACCESORIOS

2.04.02 Repuestos y accesorios

2.99 ÚTILES, MATERIALES Y SUMINISTROS DIVERSOS

2.99.01 Útiles y materiales de oficina y cómputo

2.99.03 Productos de papel, cartón e impresos

2.99.04 Textiles y vestuario

2.99.05 Útiles y materiales de limpieza

2.99.07 Útiles y materiales de cocina y comedor

2.99.99 Otros útiles, materiales y suministros

6 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

1.09 IMPUESTOS

1.09.99 Otros impuestos

6.02 TRANSFERENCIAS CORRIENTES A PERSONAS

6.02.01 Becas a funcionarios

6.02.99 Otras transferencias a personas

6.03 PRESTACIONES

6.03.01 Prestaciones legales

6.04 TRANSFERENCIAS CORRIENTES A ENTIDADES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO

6.04.01 Transferencias corrientes a asociaciones

6.04.03 Transferencias corrientes a cooperativas

6.04.04 Transferencias corrientes a otras entidades privadas sin fines de lucro

6.07 TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL SECTOR EXTERNO

6.07.01 Transferencias corrientes a organismos internacionales

5 BIENES DURADEROS


5.01 MAQUINARIA, EQUIPO Y MOBILIARIO

5.01.03 Equipo de comunicación

5.01.04 Equipo y mobiliario de oficina

5.01.05 Equipo y programas de cómputo

5.01.99 Maquinaria y equipo diverso

7.02 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A PERSONAS

7.02.01 Transferencias de capital a personas

7.03 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A ENTIDADES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO

7.03.01 Transferencias de capital a asociaciones

7.03.03 Transferencias de capital a cooperativas

7.03.99 Transferencias de capital a otras entidades privadas sin fines de lucro

7.04 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A EMPRESAS PRIVADAS

7.04.01 Transferencias de capital a empresas privadas

3. Manual descriptivo de las cuentas

Este apartado pretende establecer lineamientos generales para registrar y

monitorear las cuentas del Estado de Resultados y del Balance General de

Situación, de tal forma que el registro de las transacciones sea consistente y

de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera en lo

aplicable y a los procedimientos establecidos por el Conacoop.

De esta forma la administración podrá controlar con una base regular, la

integridad de las cuentas como parte importante del proceso de control interno

en la transparencia y salvaguardia de los recursos de la entidad.

El manual de cuentas facilita la clasificación contable para cada una de las

transacciones, cumpliendo además con la norma de consistencia al aplicar

criterios uniformes a las diferentes situaciones económicas-financieras, que se

derivan de las operaciones de la entidad.

1. Objetivos

1. Proveer guías e instrucciones relativas a las operaciones

diarias.


2. Asegurar que las cuentas sean mantenidas de una forma

consistente.

3. Asegurar que los reportes financieros estén apropiadamente

reflejados y de acuerdo con las normas contables y

procedimientos establecidos por el Conacoop.

2. Clasificación Contable

El catálogo de cuentas de Conacoop ha sido establecido y compuesto en tres

niveles:

Cuenta Mayor

Subcuenta: Cuenta Auxiliar

La clasificación es la siguiente de la cuenta mayor es como sigue:

a) Cuentas de Activo b) Reservas Incobrables y de Riesgo

c) Pasivos

d) Patrimonio

e) Ingresos

f) Gastos

g) Cuentas de Orden

Autorización para Modificaciones

Las variaciones que se pretendan realizar deberán ser conocidas y aprobadas

por la Secretaria Ejecutiva, previa opinión de la Auditoría Interna.

3. Descripción De Cuentas

3.1. Grupo: Activos

3.1.1. Grupo: Efectivo-Bancos

Cuenta: 1-01-01


Concepto Está constituido por los recursos disponibles en las diferentes

cuentas corrientes en moneda nacional y extranjera. Cada

cuenta debe de tener un auxiliar respectivo.

Al cierre del mes las cuentas de efectivo deben ser conciliado

contra los estados de cuenta bancarios.

Saldo Normal: Deudor

Operación Se debita:

1. Con los depósitos y transferencias por notas de crédito de los

Bancos.

2. Anulación de cheques o transferencias.

3. Asiento de diario del diferencial cambiario en moneda

extranjera

Se acredita:

1. Con los cheques, y transferencias

2. Con las notas de débito de los bancos.

3. Transferencias de fondos entre cuentas bancarias o de

inversión

Subcuentas

Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y

fondos Infocoop

Justificantes:

Notas de débitos y crédito de los bancos

Asientos de diario

Depósitos bancarios

Copias de cheques y de transferencias con los respaldos

Correspondientes.

Observaciones: El diferencial cambiario se calcula con el tipo de cambio de

compra de acuerdo a la referencia del Banco Central. Se carga la cuenta

bancaria y se acredita Resultados del periodo


3.1.2. Grupo: Caja Chica

Cuenta: 1-01-01-0002-0-01-03

Concepto Los fondos disponibles de caja chica se utilizarán de acuerdo con

el Reglamento respectivo. Se utiliza el sistema de fondo fijo efectuando

reintegros periódicos a través de la emisión de cheques, debitando las cuentas de gastos y acreditando la cuenta corriente bancaria

SALDO NORMAL: DEUDOR


1. Con el cheque que crea el fondo de caja chica.

2. Con los cheques que incrementan el fondo fijo.

Se acredita:

1. Con la cancelación o retiro del fondo fijo

2. Con las disminuciones del fondo fijo.

Subcuentas

No tiene

Justificantes:

Cheques de reintegro

Observaciones: no se tienen

3.1.3. Grupo: Inversiones Transitorias

Cuenta 1-01-03

Concepto Las inversiones en valores y depósitos mantenidas al

vencimiento, deben registrarse al costo de adquisición en el

mercado primario o secundario. Los descuentos o primas por compras o ventas, se amortizan por el plazo de la inversión.

Las inversiones deben de conciliarse con el estado del puesto de

bolsa.




1. Con los valores colocados en certificados o fondos de

inversión.

2. Por diferencial cambiario en inversiones en moneda

extranjera.

3. Por descuento en compras de inversiones en el mercado secundario

Se acredita:

1 Con el vencimiento de la inversión.

2 Con la venta de la inversión

3 Con la prima de la inversión

Subcuentas

Las establecidas en el catálogo de cuentas divididas en fondos propios y fondos Infocoop.

Justificantes:

Notas de débitos y crédito del puesto de bolsa

Asientos de diario

Boletas de operación y confirmación de transacciones del

puesto de bolsa Autorización de inversión, pago o ampliación del plazo de la

recompra por

Cheques o transferencias

Depósitos bancarios

Observaciones:

El diferencial cambiario se calcula con el tipo de cambio de compra de acuerdo a la referencia del Banco Central.

Debe de procederse a la conciliación contable con respecto al estado del puesto

de Bolsa.

3.1.4. Grupo: Productos por Cobrar

Cuenta:

Concepto Se registran los intereses devengados pero no cobrados de las

diferentes inversiones en depósitos y valores.

Los intereses de las inversiones comprometidas se registran en

una cuenta diferente a los intereses por inversiones disponibles




1. Con la realización de los intereses ganados y no cobrados

Se acredita:

1. Pago de cupones vencidos

2. Capitalización de intereses

Subcuentas


fondos Infocoop

Justificantes:

Notas de débitos y crédito del puesto de bolsa

Asientos de diario Boletas de operación y confirmación de transacciones del

puesto de bolsa

Autorización de inversión, pago o ampliación del plazo de la

recompra por

3.1.5. Grupo: Cuentas por Cobrar

Cuenta 1-01-02

Concepto Corresponde al importe al vencimiento de saldos por arreglos de

pago



1. Con la emisión del cheque o transferencia bancaria

Se acredita:

a. Con la amortización de pagos de cada periodo

b. Cancelación total del arreglo abonos parciales o pagos totales

extra planillas.

Subcuentas



fondos Infocoop

Justificantes:

Asientos de diario

Cheques y transferencias bancarias Depósitos y aplicaciones

Observaciones:

Los arreglos de pago deben sujetarse al reglamento respectivo.

3.1.6. Grupo: Desembolsos por Liquidar

Cuenta

Concepto Representan otras reclamaciones contra terceras personas por adelantos de viáticos u otros gastos por liquidar



1. Cheques o transferencias

2. Notas de débito

Se acredita:

a. Liquidaciones

b. Notas de crédito

Subcuentas


fondos Infocoop

Justificantes:

Notas de débitos y crédito

Asientos de diario

Liquidaciones

Depósitos o transferencias



3.1.7. Grupo: Activos No Corrientes

Cuenta 1-02

Concepto Corresponde a las erogaciones por mobiliario y equipo, primas

de seguros, gastos diferidos en suministros, descuento y

comisiones por compra de inversiones, etc.



1. Cheques emitidos para pagos los pagos indicados.

2. Transferencias a cuentas cliente

Se acredita:

1. Por aplicaciones mensuales diferidas y de amortización

Subcuentas

Las establecidas en el catalogo de cuentas separados en fondos propios y

fondos Infocoop

Justificantes:

Asientos de diario

Cheques y transferencias con los respaldos respectivos.


3.2. Grupo: pasivos

3.2.1. Grupo Planillas por Aplicar

Cuenta: Código 300

Concepto Corresponde a los pagos bisemanales que realiza el CONACOOP en salarios y retenciones

Al final de periodo se liquida contra el reporte por cada partida

que

Saldo Normal: Acreedor



1. Liquidación de periodo

Acreditarse:

1. Adelantos por transferencia bancaria os cheques

Subcuentas

Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y fondos Infocoop

Justificantes:

Notas de crédito

Asientos de diario

Aplicación de planillas


3.2.2. Grupo: Cuentas por Pagar

Cuenta 2-01

Concepto Corresponde a pasivos de corto plazo, retenciones a

funcionarios, cargas sociales (25%), y otras cuentas de corto

plazo



1. Por el cheque o transferencia

2. Aplicación de excesos.

Se acredita:

1. Asiento de retenciones por pagar.

2. Compromisos de pago.

3. Otros pasivos

Subcuentas


fondos Infocoop


Justificantes:


Asientos de diario

Facturas o comprobantes

Aplicación de planillas


3.2.3. Grupo: Retenciones por Pagar

Cuenta 2-01-02

Concepto Montos estimados de pasivo por décimo tercer mes, vacaciones,

cesantía, y salario escolar



1. Cheques o transferencias por la realización del gasto.

2. Asientos de gastos y ajustes sobre estimaciones

Se acredita:

1. Asiento de diario por concepto de estimaciones

2. Asientos de diario por ajustes sobre las estimaciones

Subcuentas Las establecidas en el catálogo de cuentas separado en fondos

propios y fondos Infocoop

Justificantes:

Notas de débitos y crédito del banco.

Asientos de diario

Observaciones: Las provisiones se regulan con base en los reglamentos respectivos.

3.2.4. Grupo: Obligaciones por Pagar

Cuenta

Concepto Corresponde al financiamiento obtenido mediante entidades

financieras




1. Por los pagos mensuales.

Se acredita:

1. Por lo compromisos constituidos

Subcuentas: Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos


Justificantes:


Asientos de diario

Transferencias y Depósitos bancarios

Observaciones: No se tienen

3.3. Grupo: Patrimonio

Cuenta 3

Concepto Es el registro de los aportes por donaciones o el superávit anual

del periodo



1. Por cargos de ajustes de periodos anteriores o por déficit

anual

Se acredita:

1. Superávit anual 2. Donaciones

3. Ajustes de periodos anteriores.



Justificantes:



Asientos de diario

Observaciones: Los ajustes por concepto de errores de periodos anteriores

deben ser aprobados por la Secretaria Ejecutiva.

3.4. Grupo: Ingresos

Cuenta 6

Concepto Es el acumulado por concepto de cargas parafiscales, inversiones

en depósitos y valores, diferencial cambiario, ganancias en

negocios bursátiles, recursos en súper fondos, cuentas de

ahorro, primas por compra de inversiones con descuentos y

otros ingresos. Se incluye los aportes ordinarios y extraordinarios del Infocoop y aportes de cooperativas para

actividades diversas, transferencias 1.5% INFOCOOP



1. Por el saldo acumulado al efectuarse el cierre de las cuentas

de resultado al final del ejercicio.

Se acredita:

1. Con los asientos de diario producto del rendimiento de las

inversiones en valores y depósitos. Aplicación de planillas

por el cobro de intereses de la cartera de crédito.



Justificantes:

Recibos de dinero, transferencias


Asientos de diario

Observaciones: no se tienen observaciones

3.5. Grupo: Gastos Por Programa Y Subprogramas

Cuenta 7

Concepto Es el acumulado por concepto de gastos de atención de los

programas de identidad cooperativa, Desarrollo empresarial,


política pública, economía social y aporte del 1.5 % del Infocoop

ordinarios y extraordinarios.



1. Por los gastos por programa cuando se devengan.

Se acredita:

1. Por el saldo acumulado al efectuarse el cierre de las cuentas

de resultado al final del ejercicio.



Justificantes:

Facturas Copias de cheques, notas de transferencias con los débitos

del Banco Popular, Banco Nacional


Asientos de diario


4. Normas y Políticas Contables

4.1. Normas de Control Interno Procesamiento de Datos (P.E.D.)

1. La instalación de los equipos, redes, cableado deben reunir los

requisitos mínimos establecidos por las normas generalmente

aceptadas en materia de procesamiento electrónico de datos.

2. Debe existir un plan de contingencia para siniestros y respaldo de

información.

3. El mantenimiento preventivo a los equipos, redes, programas

debe ser continuo, por lo cual la administración llevará para los

efectos una bitácora de trabajo.

4. El CONACOOP deberá contratar las actualizaciones de los

programas, adquiridos con empresas reconocidas y conforme al

contrato anual, previa autorización de la Secretaría Ejecutiva e

informados a la Auditoría Interna.

4.2. Principales políticas contables:

A partir del 1 de octubre del 2001, el Colegio de Contadores Públicos de Costa

Rica, adopta oficialmente para Costa Rica las Normas Internacionales de

Contabilidad sustituyendo los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados a esa fecha. Dentro de los cambios más significativos en relación

con los principios de contabilidad aplicados anteriormente, se encuentran:

a) Estructura de presentación de los estados financieros: Activos

Corrientes, Activos no Corrientes, Patrimonio, Pasivo Circulante, Pasivo

no Circulante. Cambios en la presentación del estado de cambios con

base a efectivo y variaciones en el capital.

b) Valuación: Los activos son registrados a costo histórico y/o costo actual,

sus pasivos son registrados al importe de producto recibido

intercambiados por la obligación o en algunas circunstancias, a los

importes de efectivo o equivalente que se espera serán pagados para

liquidar el pasivo en el curso normal de los negocios. Asimismo, los


activos deberán valuarse a su valor de realización y/o liquidación, o bien

a su valor presente.

Algunas de las políticas de contabilidad más importantes se detallan a

continuación:

Unidad monetaria y regulación cambiaria

Los registros de contabilidad operan en colones costarricenses que es la

moneda de curso legal en Costa Rica. Los activos y pasivos en moneda

extranjera se expresan al tipo de cambio de referencia del último día

hábil de cada mes.

Periodo Económico:

El periodo económico del Consejo Nacional de Cooperativas para el año 2012 y

2011, está comprendido del 1 de enero de cada año al 31 de diciembre del

mismo año, dicho periodo cubre un total de 12 meses.

Efectivo y equivalentes a efectivo

Las actividades de operación del estado de flujos de efectivo se preparan

conforme con el método indirecto y para este propósito se considera como

efectivo y equivalente a efectivo el saldo del rubro de disponibilidades, los

depósitos a la vista y a plazo y los valores invertidos con la intención de

convertirlos en efectivo en un plazo no mayor a dos meses, negociables en la

Bolsa Nacional de Valores, S.A.

Instrumentos Financieros:

Activo Método

Negociables

Son aquellas inversiones que tienen un patrón de comportamiento consistente,

en cuanto a negociar con ellas y generar ganancias, aprovechándose de las

fluctuaciones en el precio o el margen de intermediación. Se registran al costo


y se valúan al valor de realización o mercado. El ajuste por valuación en el

precio de mercado se carga o acredita al estado de resultados del periodo.

Disponibles para la Venta Son aquellas inversiones en valores cotizados

en una bolsa de valores y que son mantenidos intencionalmente por la entidad

financiera para obtener una adecuada rentabilidad por sus excedentes

temporales de liquidez, y que no se mantengan para negociación o se vayan a

conservar hasta el vencimiento. Se registran al costo de negociación, y se

valúan al valor de realización. El ajuste entre el valor contable y el valor de

realización se carga o acredita contra una cuenta patrimonial, salvo los fondos

de inversión denominados como “abiertos”, pues el producto de su valoración

deberá registrarse en el estado de resultados.

Mantenidas al Vencimiento La categoría de valores mantenidos hasta el

vencimiento se limita exclusivamente a valores de deuda. Se registran al costo

y se valúan a su costo amortizado, solo si la entidad tiene la intención de

mantenerlos hasta su vencimiento y se cuenta además, con la capacidad

financiera para hacerlo.

Cuentas por Cobrar:

Las cuentas por cobrar representan los aportes de los organismos y

cooperativas, correspondientes al 2% y/o 1% de los excedentes del período

según corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 136 de la Ley

4179.

Inmuebles, mobiliario y equipo:

Se registran al costo. Las reparaciones que no extienden la vida útil se cargan

a resultados. La depreciación se registra a las tasas necesarias para amortizar

el costo, según su vida útil estimada (10 años para mobiliario y equipo, de 5

años para equipo de cómputo, 5 años para vehículo), y es computada por el

método de línea recta.


Las erogaciones por mantenimiento y reparaciones menores se debitan a

operaciones según se incurren, mientras que las mejoras de importancia se

capitalizan.

Deterioro en el valor de los activos:

La empresa estima que no existen activos de importancia sobre los cuales se

deban registrar ajustes por deterioro. El deterioro en el valor se producirá

cuando el importe recuperable de un activo sea menor a su valor en libros.

Las NIIF requieren que se estime el importe recuperable de los activos cuando

exista indicación de que puede haberse deteriorado su valor. Se requiere

reconocer pérdida por deterioro siempre que el importe en libros del activo sea

mayor que su importe recuperable. Esta pérdida debe registrarse como carga a

resultados si esos activos se contabilizan por su precio de adquisición o costo

de producción, y como disminución de las cuentas de superávit por

reevaluación si el activo se contabiliza por su valor revaluado.

El importe recuperable se define como el mayor entre el precio de venta neto y

su valor de uso, que es el apropiado; se calcularía trayendo a valor presente

los flujos de efectivo que se espera que surjan de la operación continua del

activo a lo largo de su vida útil. El importe recuperable se puede estimar

tomando en cuenta lo que se denomina una unidad generadora de efectivo,

que es el más pequeño grupo inidentificable que incluya el que se está

considerando y cuya utilización continuada genera entradas de efectivo que

sean en buena medida independientes de la entrada producidas por otros

activos o grupo de activos

Provisión para aguinaldo y vacaciones:

Conacoop tiene la política de acumular provisión para aguinaldo y vacaciones

para reconocer mensualmente el gasto respectivo sobre la base de devengado.


Prestaciones legales:

El CONACOOP reconoce la cesantía como un derecho real. La institución

traslada un 3% de los salarios a al sistema central de recaudación (SICERE),

para dar cumplimiento a lo establecido por la Ley de Protección al Trabajador y

un 5.33% al Banco Nacional de Costa Rica. Los recursos correspondientes al

derecho de cesantía acumulado por cada uno de los funcionarios de la

institución, son revelados en cuentas de orden fuera del cuerpo de los Estados

Financieros del CONACOOP, como medida de control al no ser recursos de los

cuales la institución pueda disponer en el desarrollo de sus operaciones.

Reconocimiento de los Ingresos:

Los ingresos del contrato se miden por el valor razonable de la

contraprestación recibida o por recibir.

Reconocimientos de Costos:

Los gastos relacionados con los programas se reconocen en el periodo en el

que se incurren.

Otros gastos tales como amortizaciones, se registran mensualmente con base

en el plazo de amortización del activo; el gasto por depreciación se reconoce

mensualmente con base a las tasas de depreciación aplicadas.

Transacciones en moneda extranjera:

La utilidad o pérdida derivadas de la valuación de saldos en moneda extranjera

(Dólar americano $) con respecto al colón de la República de Costa Rica (¢)

correspondientes a cuentas de activos y pasivos monetarios denominados en

US dólares y en otras monedas extranjeras de libre uso, se aplican a los

resultados del periodo.


Normativa Aplicable

1. Ley No. 4179 de Asociaciones Cooperativas y reformas. Del artículo

No. 136 al 153.

2. Ley 7428, articulo 4.-ambito de competencia de la Contraloría

General de la República en materia de supervisión a entes no

estatales. Articulo No 8. De la Hacienda Pública.

3. Ley No. 8292 Ley General de Control Interno.

4. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos

Públicos.

5. Ley de contratación Administrativa.

6. Ley General de Administración Pública No. 6227

7. Reglamento General del Consejo Nacional de Cooperativas.

8. Ley 8422, contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la

función pública.

9. Ley de Acoso laboral

10. Ley antitabaco.

11. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público

de la Contraloría General de la República.

12. Manual de normas de control interno para el sector público de la

Contraloría General de la República.

13. Criterios y pronunciamientos de la Contraloría General de la

República.


4.3. Normas de Control relacionadas con las Partidas de Efectivo

Se agrupan dentro de la partida de caja y bancos, las cuentas corrientes

bancarias en colones o en moneda extranjera, el fondo de caja chica, los

cheques emitidos por el CONACOOP, pero retenidos en su entrega a los

beneficiarios, así como el dinero en tránsito.

Requisitos de control interno para las partidas de caja y bancos

Los requisitos de control interno, que debe cumplir las empresas del grupo en

lo referente al rubro de caja y bancos, se dividen en controles generales y

controles específicos, son los siguientes.

a. Generales

Entre los controles generales se pueden mencionar los siguientes:

1. Debe darse una segregación adecuada entre las funciones de

custodia y manejo del efectivo, de las autorizaciones dadas y de las

de registro contable.

Función Desligada de:

Custodia de fondos en efectivo.

Manejo de registro de Cuentas por cobrar o Por pagar,

De cuentas de gastos, de firma de cheques o vales de caja.

Recepción de efectivo Desembolso en efectivo Aprobación de

desembolsos.

Preparación de desembolsos.

Preparación de conciliaciones.

Todas las demás funciones desembolsos.

Bancarias y aprobación de estas.


2. Deben tenerse pólizas de fidelidad de posiciones, sobre aquellos

funcionarias (os) que administren fondos y además se deben revisar

periódicamente sus coberturas.

3. debe llevarse un sistema contable de cuentas mayores y auxiliares,

en los que se pueda observar el movimiento realizado en cada una

de ellas, debidamente identificados.

b. Controles específicos.

- Ingresos:

1. Para controlar las entradas de efectivo, se deben utilizar recibos

numerados, donde se especifique: fecha, concepto, nombre del cliente,

especies recibidas y su monto.

Debe detallarse los números de cheques y el banco contra el cual fueron

girados. La secuencia numérica debe ser respetada al emitir los recibos o

facturas. En todo recibo de dinero de la cooperativa o empleados para el

pago de préstamos, debe constar el número de operación a la que abona

o cancela intereses. Es conveniente el uso de código por cliente o

empleado en esta documentación.

2. A los cheques recibidos, se les debe colocar inmediatamente en su

reverso, un endoso restrictivo, que mencione que únicamente deberá

depositarse en cuentas del CONACOOP.

3. Los ingresos en efectivo deben depositarse el día en que se reciben o a

más tardar el día hábil siguiente, en las mismas especies en que fueron

recibidos.

4. Deben detallarse las cantidades (efectivo y numero de cheques)

depositadas al dorso de las boletas de depósito y de estas debe quedar

una copia en poder contabilidad. Alternativamente, los depósitos se

pueden respaldar con listados de las especies a depositar.

5. Los cheques que no se puedan depositar inmediatamente por alguna

circunstancia especial, deben ser registrados y guardados en un lugar

seguro.


6. Un funcionario (a), que no sea la Ejecutiva de Cobros, verificará que

todas las entradas de efectivo, se han depositado intactas y

oportunamente.

7. Los juegos de recibo de dinero que se anulen deben ser mutilados y

archivados adecuadamente.

8. En el auxiliar de bancos debe anotarse el número de depósito y su fecha,

además de su monto.

9. Deben custodiarse bajo llave los talonarios de recibos en blanco y

llevarse un control sobre su entrega a los usuarios. Periódicamente debe

inventariarse los talonarios en uso y custodia.

10. Cada talonario de recibo debe ser utilizado por una sola persona.

11. Los ingresos diarios en efectivo no se deben utilizar para cambiar

cheques personales de empleados, clientes u otras personas externas a las

empresas del grupo, salvo autorización de un funcionario responsable.

- Egresos:

1. Debe existir aprobación por parte de la Secretaria Ejecutiva bien por el

personal designado por la entidad para la apertura de cuentas bancarias,

así como de los funcionarios que pueden firmar los cheques.

2. Los cheques y/ o transferencias se deben girar con firmas

mancomunadas, lo cual debe hacerse del conocimiento del banco.

3. No se deben emitir cheques en blanco, a caja o al portador.

4. EL giro de cheques y/o transferencias debe realizarse mediante un

proceso de revisión y aprobación (autorización) previa y debe

acompañarse de documentación apropiada.

5. Los formularios de cheques deben ser pre numerados y se debe llevar

un control diario de los cheques que se emiten. Los cheques en blanco

deben ser custodiados adecuadamente y se deben realizar arqueos

periódicos de estos, con base en el registro que se lleve de inventario, a

partir del momento en que son entregados por el banco.


6. Los cheques que son anulados deben ser mutilados, de manera que se

evite su uso posterior y ser archivados con el propósito de que la

secuencia numérica no se pierda.

7. Cualquier cambio en los funcionarios autorizados por la Administración

para firmar cheques, debe comunicarse a los bancos tan pronto como

suceda y comunicar a la auditoría interna.

8. Todas las cuentas bancarias deben registrarse en libros y cualquier

transferencia de fondos que se realice entre ellas debe quedar asentada

individualmente.

9. En el libro de caja debe indicarse la fecha de emisión de los cheques, su

número y beneficiario.

10.Los cheques y/o transferencias a proveedores se deben girar con base

en facturas originales.

11.Los cheques y/o transferencias deben ser emitidos a nombre del cliente

o acreedor directo de las empresas, salvo autorización por escrito de

éste o sus representantes.

12.La persona que retire el cheque debe firmar como recibido, dar su

nombre completo y su número de cédula. Debe estar autorizada por el

beneficiario para hacerlo, en caso de que éste no lo pueda retirar

personalmente. Si el cliente o proveedor es una empresa, debe

solicitarse el recibo de dinero.

13.Debe indicarse la codificación contable en las copias- comprobantes de

los cheques.

14.Los saldos en las cuentas corrientes se deben controlar apropiadamente

por lo que la emisión de cualquier cheque se debe hacer con base en el

saldo disponible en las cuentas corrientes según los registros contables

de la entidad.

c. Efectivo en caja, caja chica y otros fondos:

1. Una persona ajena al manejo de efectivo o de los registros contables de

caja y bancos, debe realizar arqueos sobre los diferentes fondos de

efectivo.


2. Los encargados de los fondos de caja, no deben realizar la función de

recepción de efectivo de los clientes.

3. La responsabilidad de cada fondo de caja debe recaer sobre una sola

persona.

4. El monto máximo a pagar por compras de caja chica es de ¢ 20.000.00.

La encargada (o) del fondo de caja chica realizará el reintegro con el 15

% del monto no consumido.

5. Todos los desembolsos deben ser amparados por comprobantes y

autorizados previamente por las personas que designe la administración

para el efecto.

6. Deben utilizarse formularios adecuados para el manejo del fondo, y que

se preparen de tal manera que sea difícil su alteración, además deben

ser aprobados por las personas autorizadas, firmados por la persona que

recibió el efectivo y cancelados con un sello fechador.

7. El cheque de reembolso del fondo debe ir acompañado por los

comprobantes que respaldan los egresos, a los cuales se les debe poner

un sello de "pagado con cheque No.".

8. Los fondos se deben utilizar únicamente para cancelar el tipo de

erogaciones para el que fueron creados y en ellos no debe ingresar

efectivo que no provenga del cheque de reintegro.

9. El cheque de reintegro debe emitirse a favor del encargado de custodia.

10.El fondo de caja chica no debe ser utilizado para cambiar en efectivo

cheques de funcionarios.

11.En los vales provisionales de caja chica, se debe anotar la fecha de

emisión del mismo. El período máximo para su liquidación es de 7 días

hábiles.

d. Conciliaciones bancarias:

1. En el sistema contable del CONACOOP deben estar identificadas

independientemente todas y cada una de las cuentas corrientes.


2. Es conveniente que mensualmente, o en períodos menores si es factible, se

realicen conciliaciones de todas las cuentas bancarias e investigar y ajustar

las partidas de conciliación que así lo ameriten. Estas deben ser hechas por

personas ajenas a las que realicen funciones de cobro y manejo de efectivo,

así como de las de preparación, aprobación o firma de cheques.

3. El funcionario (a) que prepara las conciliaciones bancarias debe recibir los

estados de cuenta del banco en un sobre cerrado o en los medios

magnéticos disponibles o por Internet.

4. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas en tinta, utilizando

formatos adecuados.

5. Periódicamente se deben solicitar los cheques cancelados al banco, para

que una persona capacitada no relacionada con el manejo del efectivo y de

las cuentas bancarias, revise los endosos y otras características.

6. En la conciliación bancaria debe indicarse el número, fecha de emisión y

beneficiario de los cheques pendientes.

7. En el formulario de conciliación debe indicarse el corte de los formularios

(cheques, depósitos, etc.).

8. Las conciliaciones bancarias deben llevar las firmas de: hecho por, revisado

por y aprobado por.

4.4. Normas de Control Interno Relacionadas con las

Inversiones en Depósitos y Valores

Las inversiones transitorias están representadas por valores negociables o

cualquier otro instrumento de inversión que se puede convertir en efectivo en

el corto plazo. Su objetivo es lograr un rendimiento durante el período en que

estos recursos no son requeridos para cubrir las necesidades normales de la

entidad. Las inversiones en Depósitos y valores solo pueden ser realizadas en

títulos del estado y en los Bancos del sector público, incluido el Banco Popular.

Requisitos de control interno para Inversiones en Depósitos y Valores:

El Directorio o comisión nombrada al respecto debe aprobar la adquisición y

venta de los valores o bien, delegar esta función en el puesto de bolsa


seleccionado, no obstante las autorizaciones de inversiones deben estar

autorizadas por el CONACOOP.

Deben segregarse las funciones de adquisición y venta de valores, custodia,

registro, cobro de rendimientos, así como de la comprobación periódica de su

existencia.

El registro auxiliar de inversiones, debe contener todos los datos que permitan

la plena identificación y control de los títulos y de sus rendimientos, así como

el cobro oportuno de los títulos y cupones.

Los títulos valores deben conservarse en lugar seguro, por ejemplo en caja

fuerte o bien bajo el control y administración de alguna institución

especializada.

El responsable del manejo de las inversiones debe estar debidamente cubierto

por una póliza de seguros y periódicamente se deben revisar las coberturas en

relación con el monto de las inversiones.

Periódicamente se deben realizar arqueos de los títulos valores y ser

practicados por persona que no están relacionadas con su custodia o registro.

El acceso a la caja de seguridad para verificar la existencia física de los títulos

valores, se realizará en forma conjunta con la auditoría interna.

El registro de los rendimientos debe realizarse en base a lo devengado.

Los títulos nominativos que posee el puesto deben estar girados o endosados a

su favor y preferiblemente deben ser de alta liquidez.


4.5. Normas de Control Interno Relacionado con los Activos No

Corrientes

El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las

operaciones de la organización. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio

de más de un año.

Requisitos de control interno para los Activos Fijos

1. La Secretaría Ejecutiva debe aprobar previamente la adquisición, venta,

retiro o destrucción de activos fijos o cualquier gravamen que se le

imponga, si el monto de la operación es considerable.

2. Se deben segregar las funciones de adquisición, venta, custodia y

registro de los activos.

3. Deben existir procedimientos para comprobar que se hayan recibido y

registrado los bienes adquiridos, según las especificaciones aprobadas.

4. Se debe llevar un auxiliar, donde se indiquen las características de los

activos fijos que posea la entidad como son: fecha de adquisición,

descripción, número de placa, localización, costo, mejoras,

revaluaciones, depreciación mensual y acumulada, valor en libros.

5. A cada activo fijo se le debe colocar una placa metálica numerada, que

lo identifique como activo de las empresas del grupo y lo relacione con

el auxiliar mencionado en el punto anterior.

6. Se debe efectuar un inventario de activos fijos, por lo menos una vez al

año y se deben ajustar los registros de acuerdo con los resultados de

ese trabajo.

7. Es conveniente asegurar los activos fijos contra incendio, robo u otras

coberturas según el tipo de activo y su valor. Periódicamente se deben

revisar las coberturas en relación con los montos de los activos

asegurados.


8. Deben existir reglas definidas para distinguir las adiciones al activo de

aquella que representen gastos por mantenimiento y reparaciones.

9. Se deben utilizar porcentajes adecuados de depreciación para los activos

durante sus vidas estimadas, y que estén de acuerdo a las aprobadas

por las autoridades tributarias. Tanto el método como los porcentajes

de depreciación deben utilizarse consistentemente y cualquier cambio

que se presente en ese sentido, debe divulgarse claramente en los

estados financieros.

10.La administración deberá implementar un control de uso de activos fijos

por parte de los funcionarios del CONACOOP.

4.6. Normas de Control Interno Relacionadas con el

Patrimonio

El Capital contable representa el patrimonio y consiste normalmente en

donaciones, transferencias de organismos públicos y privados y el superávit

acumulado.

Requisitos de control interno para el Patrimonio

1. Las transacciones de capital y otras transacciones que afecten

cuentas patrimoniales deben ser refrendados por Secretaría

Ejecutiva y aprobadas por la Auditoría Interna.

4.7. Normas de Control Interno Relacionadas con los

Ingresos

Se consideran en esta sección todos los ingresos que obtiene la entidad en el

desarrollo de sus actividades, tales como ingresos por los porcentajes de Ley,

intereses ganados por inversiones realizadas, donaciones recibidas, aportes del

Infocoop y otras entidades públicas y privados .


Requisitos de control interno para los Ingresos

a) Los ingresos deben registrarse de manera separada de acuerdo al tipo

de que se trate.

b) Todos los ingresos en efectivo o valores equivalentes deben ser

depositados a más tardar el día siguiente hábil. Mientras permanezcan

dentro de la empresa deben estar en caja de seguridad bajo la

responsabilidad de la tesorería.

c) Todos los ingresos en efectivo o valores equivalentes deben ser

revisados por la tesorería.

4.8. Normas de Control Interno Relacionadas con los

Egresos

El Conacoop para realizar sus operaciones incurre en una serie de egresos fijos

o variables, indispensables o discrecionales, para lo cual realizan compras, de

bienes y servicios recurrentes para cumplir con los programas establecidos por

el Congreso Nacional Cooperativo.

Todos los egresos deben ser generados bajo ciertos procedimientos y con

ciertas técnicas de control interno, para que se ejecuten con la aprobación y

permanezcan bajo el control de la administración.

Requisitos de control interno para los egresos por programa

1. En el proceso de aprobación, compra y pago de suministros y otros

bienes que requiera la entidad debe utilizarse la orden de compra.

2. Para adquirir bienes y servicios con un costo superior a un valor que

determine el proceso licitario, deben de presentarse por lo menos tres

cotizaciones.

3. Ningún funcionario o funcionaria por si solo o sola podrá ordenar la

compra, recibir los bienes y aprobar su pago según se dispone en la

normativa de políticas y procedimientos del CONACOOP.


4. Es conveniente que se centralice la función de compra y en cualquier

deuda que se asuma sea comunicada al Dpto. de contabilidad. Esto

puede hacerse con una copia de la orden de compra.

5. Los bienes recibidos deben ser cotejados contra las órdenes de compra y

facturas, cerciorándose de que se están recibiendo los bienes en las

cantidades, precios y con las características acordadas.

6. Todos los gastos deben estar amparados por documentación adecuada.

7. Los diferentes servicios profesionales o similares que se paguen deben

estar amparados por contratos y presentar recibo o facturas autorizadas

por la Administración Tributaria, con la deducción del 2% del impuesto

sobre la Renta.

8. Debe llevarse un auxiliar de gastos que contenga las subcuentas

razonables para conocer lo incurrido en los diferentes tipos de gastos.

9. Se deben considerar como gastos solamente aquellos en que incurra

directamente la entidad, por lo que no se deben incluir los gastos de

carácter personal realizados por ejecutivos u funcionarios.

10.Se deben mantener archivos con la documentación necesaria sobre el

personal que labora o que ha laborado en las empresas, donde se puede

encontrar las solicitudes de empleo, acciones de personal, control de

vacaciones, liquidaciones, etc.

11.Se deben tener adecuados controles en el proceso de preparación,

revisión, aprobación y pago de planilla de salarios.

12.Sobre el salario de los empleados del Conacoop deben efectuar las

retenciones o cargas sociales que establece la ley. Los importes

retenidos, así como el correspondiente a la obligación patronal, se deben

cancelar en el período establecido por la C.C.S.S...

13.Los salarios que pague las empresas del grupo no deben ser inferiores a

los que establece la Ley de salarios mínimos.

14.Se debe cumplir con los beneficios legales de aguinaldo, vacaciones,

bono escolar y el reconocimiento de la cesantía como un derecho real,

de acuerdo con el Reglamento del Fondo de Cesantía.


15.Los gastos para viáticos en el interior o exterior del país serán regulados

de acuerdo a la normativa que para tal efecto rige para las instituciones

del estado emitida por la Contraloría General de la República.

16.Todos los egresos deben de contener presupuesto, para lo cual previo a

la autorización del desembolso, la Coordinación Administrativa

Financiera debe de revisar y aprobar el egreso.


5. Procedimientos Contables

5.1. Procedimiento para el Manejo de los Desembolsos

de Efectivo

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Salidas de efectivo

Nombre de la operación: Preparación pare el desembolso

Quién ejecuta: Oficial de servicios y operaciones

administrativas-financieras

Información que recibe:

Factura de proveedor con acuse de recibo. Orden de Compra (cuando corresponda) Planilla bisemanal Adelanto de viáticos, pago de kilometraje, servicios públicos,

reposición de caja chica. Recibo o factura por servicios profesionales. Otras erogaciones autorizadas.

Proceso desarrollado:

Se elabora el cheque o transferencias para el cual se incluye los

códigos de cuentas contables, fecha, detalle y monto. Toda la

documentación es sellada con la leyenda “Cancelado con el cheque y

No. transferencia. Los cheques anulados se mantienen sellados en

original.

Información que produce:

Emisión del cheque, original y tres copias.

Emisión de la nota para la transferencia bancaria

A quién entregar:

Se entregan a la Coordinadora Administrativa-Financiera

Información documentada:

No se documenta información en este proceso.

Observaciones:

No hay comentario.


Paso Nº 2


Nombre de la operación: Revisión de desembolsos

Quién ejecuta: Coordinadora Administrativa-Financiera


El cheque original y tres copias

Nota para la transferencia bancaria

Documentos de respaldo del pago efectuado


Verifica la nota de la transferencia bancaria y/o el número de cheque, monto y el beneficiario, corresponda a los datos correctos. Luego de

su revisión se encarga de firmar el cheque y se lo entrega a la

Secretaria Ejecutivo como última firma de autorización.


Desembolso revisado.

A quién entregar:

Se entrega a la Oficial de servicios y operaciones administrativas-

financieras


No se documenta información.

Observaciones:

No hay comentario.

Paso Nº 3


Nombre de la operación: Entrega de cheque y7o aplicación de transferencia bancaria.

Quién ejecuta: Oficial de servicios y operaciones

administrativas-financieras.


Cheque original y tres copias), debidamente firmadas. Nota para la transferencia bancarias


Documentos de respaldo.


Se procede a realizar la entrega. Se obtiene el recibo o la firma de

recibido conforme en la copia del cheque. En el caso de la nota de transferencia bancaria, se procede a remitir vía fax al Banco la nota

respectiva para que realice la transferencia.


Entrega del cheque.

Envió de nota de transferencia bancaria.

A quién entregar:

Una copia con los respaldos y la otra para el consecutivo de cheques y/o transferencias.

El cheque original y una copia se entrega a la persona física

o jurídica.


Una copia se archiva solamente por consecutivo.

Observaciones:

No hay comentario.

Paso Nº 4


Nombre de la operación: Registro de la Salida de Efectivo

Quién ejecuta: El Contador del CONACOOP


La copia de los cheques, los recibos por los pagos efectuados

y las facturas del mes. Las notas de transferencias, boletas rosadas de aplicación

bancaria y los pagos efectuados y las facturas del mes.


Al final de cada mes se revisa la aplicación de cheques y de

transferencias bancarias, en las cuentas corrientes, programas y

presupuesto. Información que produce:

El asiento mensual sobre los cheques y transferencias bancarias

emitidas.

A quién entregar:

No aplica.

Información documentada: Las copias de cheques, notas de transferencias bancarias y

boletas rosadas de por meses en un ampo, separando los

giros emitidos por fondos propios y fondos Infocoop.

Observaciones:

Al final de cada mes se realizan las conciliaciones Bancarias.


6.2- Procedimiento para el Manejo de las Entradas de

Efectivo

Recibo de Valores

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Recibo de valores

Nombre de la operación: Preparación de recibo Quién ejecuta: Gestión de cobro


Cheque original de la entidad cooperativa u otros organismos.

Reintegro de dineros por adelantos de gastos u otros conceptos.

Proceso desarrollado: Se confecciona un recibo oficial de valores recibidos (cheques, dinero,

transferencia bancaria), en estricto orden consecutivo. Se anota la fecha

y el concepto del valor recibido, esto es, liquidación total o parcial de

cargas parafiscales, aporte del 1.5% del Infocoop, reintegro de dineros

por liquidaciones de gastos diversos, aportes especiales de los

organismos cooperativos u otros conceptos.


Recibo oficial del CONACOOP por entrada de valores.

A quién entregar:

Al Oficial de servicios y operaciones administrativas-financieras para la

confección del depósito y afectación de los controles auxiliares de Bancos y control mensual de pagos por cargas parafiscales.


Las copias de los recibos en efectivo o cheques posteriormente

se anexan copia del depósito.

Observaciones:

6.3. Depósitos Bancarios

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Depósitos Bancarios

Nombre de la operación: Preparación del depósito

Quién ejecuta: Tesorería



Copia verde de los recibos de dinero.

Cheque original de la entidad cooperativa u otros organismos.

Dinero en efectivo por reintegro de gastos diversos.


Se confecciona la boleta bancaria original y una copia respectiva, para el

depósito de dinero, donde se especifica el número y nombre de la cuenta

bancaria de CONACOOP y anotando el monto a depositar.

También revisa que concilie el monto de la boleta de depósito bancario

con los recibos extendidos, luego se le entrega la copia y el original de la

boleta de depósito junto con el dinero al Mensajero de CONACOOP para que lleve a cabo el depósito de dinero en el banco.


Boleta bancaria llena con los depósitos a realizar, junto con una copia.

A quién entregar:

Al contador para el registro y preparación de asientos contables.


Las copias verdes de los recibos en efectivo o cheques

posteriormente se anexan copia del depósito.

Observaciones:

Después de realizar el depósito en el banco el mensajero se

encargará de entregar la copia de la boleta bancaria la Contador del

CONACOOP

Paso Nº 2


Nombre de la operación: Registro de los depósitos realizados



La copia de la boleta bancaria debidamente sellada por el banco.

Copia verde de los recibos de dinero.



Se ingresa al sistema contable “Codeas”para procesar la

información en el computador dentro del sistema de Bancos de

registro de depósitos, donde registra los depósitos hechos durante

la semana. A la vez debe verificar que todos los recibos extendidos durante la semana por la venta de artículos fueran debidamente

enviados al banco, verificando también el consecutivo de los recibos

de dinero. Posteriormente se imprime el reporte del respectivo

depósito.


Documentación preparada para que al final del mes se lleve a

cabo el registro contable de los depósitos.

A quien entregar:

El reporte del depósito se entrega al Contador


Se archiva separado por número de depósito, los recibos junto

con la copia del depósito en un ampo.

Observaciones:

Este proceso se elabora al final de la semana.

Paso Nº 3


Nombre de la operación: Aprobación de asientos.

Quién ejecuta: El Contador de la Asociación


No recibe información.


Se le solicita verbalmente al encargado de caja chica el monto de

dinero necesario para llevar a cabo la compra, posteriormente éste

prepara un comprobante (vale de caja chica) con el nombre de la

persona que se le entrega el dinero y la cantidad de dinero solicitado.



Asiento de registro de depósito.

A quien entregar:

No aplica.


Se archiva en un ampo separado por mes y por tipo de

documento.

Observaciones:

Al final de cada mes se realizan las conciliaciones bancarias, para

comparar los datos registrados según libros con los de bancos.

6.4. Caja Chica

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Compra de dinero con caja chica.

Nombre de la operación: Solicitud de compra.



Solicitud verbal de compra de algún artículo, especificando

características y cantidad deseada.


Se le solicita verbalmente el encargado de caja chica el monto de

dinero necesario para llevar a cabo la compra, posteriormente éste

prepara un comprobante (vale de caja chica) con el nombre de la

persona que se le entrega el dinero y la cantidad de dinero solicitado.

Dicho vale de caja chica deberá estar autorizado por el superior inmediato.

Inmediatamente se le entregará el dinero y se le pide una firma de

recibido sobre el comprobante.

Una vez realizada la compra el solicitante le entrega la factura de compra al encargado de la caja chica.


Inmediatamente revisa los comprobantes del gasto, verificando el

concepto del comprobante de dinero entregado contra la factura de

compra.


Comprobante de dinero entregado.

A quien entregar:

No aplica


Archiva las facturas respectivas.

Observaciones:

Las compras son por un monto no mayor a los 5.000.00 colones.

Paso Nº 2

Nombre del procedimiento: Reintegro de la caja chica

Nombre de la operación: Reintegro de Fondos



Con los comprobantes de gastos (facturas de compra).


En el momento en que realizará el reintegro del fondo, se confecciona

el informe de reintegro de caja chica. Se indica la descripción y monto de los gastos, total en caja chica, monto del fondo y diferencias

(sobrantes o faltantes de efectivo). Seguidamente, se le adjunta los

comprobantes originales y firma el informe con “Hecho por”.


El informe de reintegro de caja chica.

A quien entregar:

Se le entrega el informe al Contador para su revisión y

autorización.



Archiva temporalmente una copia del informe de reintegro como

comprobante para mantener el monto fijo de caja chica.

Observaciones:

No hay observaciones.

Paso Nº 3


Nombre de la operación: Revisión y autorización del reintegro

Quién ejecuta: Soporte administrativo financiero



Informe de reintegro de caja chica.


Procede a revisar los documentos soportes del informe y sus

respectivas autorizaciones. Además debe corroborar que los montos

sean los correctos y que no haya tachaduras o alteraciones en los

documentos. Una vez verificado el informe, deberá firmarlo como

constancia de su revisión y aprobación.


Autorización del informe de reintegro de caja chica.

A quien entregar:

Se entrega a la auxiliar de contabilidad para la emisión del

respectivo cheque.


Ninguna.

Observaciones:



Paso Nº 4


Nombre de la operación: Emisión de cheque y registro contable




Informe de reintegro de caja chica autorizado por el contador.


Una vez que el informe esté aprobado, se procede a elaborar el cheque

respectivo y firma como “hecho por”. Seguidamente, introduce en la

computadora el asiento del cheque por el reintegro de caja chica.


El cheque original y copia respectiva.

A quien entregar:

Se le entrega el cheque al Tesorero para su revisión final y la

firma de autorización de cheque junto con la firma del

presidente.


Se archiva la copia del cheque junto con el informe de caja

chica.

Observaciones:

Una vez que el custodio recibe el dinero deberá desechar la copia del informe de caja chica, para mantener siempre en documento y

en dinero el monto fijo asignado.

Paso Nº 5


Nombre de la operación: Aprobación del Asiento

Quién ejecuta: El Contador


No recibe información.



Ingresa en el sistema, en el módulo de Contabilización, donde él

mayoriza automáticamente los asientos realizados durante el mes para obtener el registro Contable de fin de mes.


Registro Contable.

A quien entregar:

No aplica.


No hay información para documentar.

Observaciones:


6.5. Conciliación Bancaria

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Conciliación bancaria

Nombre de la operación: Preparación de la Conciliación Bancaria



Lista de los movimientos bancarios mensual impreso del sistema

Contable de la Asociación.

Estado de la cuenta de banco mensual.


Se eliminan partidas registradas por ambas entidades, determinando

aquellas que se encuentran pendientes de registro, también aquellas


que están pendientes de cobro o en tránsito por la entidad financiera.

Además concilia las notas de débito o crédito, verificando cobros

bancarios o a terceros, de igual manera, verifica errores bancarios por

depósitos o cheques en cuentas corrientes o por montos diferentes.

También verifica errores contables o de registro por cheques y depósitos registrados por montos diferentes a los reflejados por el

banco.

Se realizan los asientos de diario para incluir partidas no registradas en

contabilidad y los ajustes respectivos. Inmediatamente se firma por la

persona encargada de elaborarla, en la indicación “hecho por·”


Conciliación bancaria mensual preliminar (sin ajustes)

Detalle de ajustes producto de la conciliación preliminar.

Conciliación bancaria después de ajustes.

A quien entregar:

Se entregan al Tesorero.

Información Documentada:

No se documenta información.

Observaciones:

Se firma como elaborada.

Paso Nº 2

Nombre del procedimiento: Conciliación Bancaria

Nombre de la operación: Revisión y aprobación

Quién ejecuta: Tesorero


Conciliación Bancaria mensual preliminar (sin ajustes)

Estados de Cuentas del banco.

Detalle de ajustes producto de la conciliación preliminar.

Conciliación bancaria después de ajustes.



Se revisa que concilien los saldos en libros y bancos, se analizan

partidas antiguas, insólitas y los ajustes realizados. SE obtiene su firma de revisión y aprobación, después de la firma del Contador.


Conciliación bancaria mensual revisada y aprobada.

A quien entregar:

Se entrega al Contador para que archive la Conciliación Bancaria, donde se le adjuntará el estado de cuentas de banco.


Se archiva en el ampo de los Estados Financieros.

Observaciones:

Nada que comentar.

6.6. Procedimiento para Arreglos de Pago Cargas Parafiscales

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Concesión de arreglo de pago cargas

parafiscales

Nombre de la operación: Propuesta de arreglo

Quién ejecuta: Gestión de cobro


Solicitud de arreglo de pago

La copia de los estados financieros.


Una vez recibida la solicitud de arreglo de pago, en el cual se detalla el

monto a cancelar, el plazo y cuota a pagar, junto con los estados

financieros, se determinará si cumple con todos los requisitos

establecidos en el reglamento y se analizará la capacidad y disponibilidad de pago del solicitante.


Con base en este estudio, el Soporte Administrativo-Financiero

aprueba la solicitud de arreglo de pago y firma como aceptación.


Resultados del análisis para conceder el arreglo de pago

A quien entregar:

Soporte administrativo financiero


Nada que documentar.

Observaciones:

Paso Nº 2

Nombre del procedimiento: Concesión de arreglo de

pago

Nombre de la operación: Actualización del Registro

Contable



La documentación del arreglo de pago


Al final de cada mes se realizará la mayorización del asiento de arreglos

de pagos


Asiento de diario

A quien entregar:

No aplica


Resguardar copias del cheque y la solicitud de crédito

Observaciones:

Nada que comentar.


6.7. Procedimiento sobre las Inversiones a Efectuar

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Inversión

Nombre de la operación: Determinación del lugar a invertir

Quién ejecuta: Comité de inversiones


Estudio de ofertas de valores del mercado primario y secundario del

puesto de bolsa. Proceso desarrollado:

Soporte administrativo financiero dará asesoría constante a los Miembros

de la Comisión de Inversiones, sobre información actualizada de los

lugares donde se puede invertir, los problemas que existen, conocimiento

de las nuevas fluctuaciones y de que se puede esperar sobre la devaluación. Permitiendo que ellos puedan tener un conocimiento más

amplio en este campo, para tomar buenas decisiones de donde es más

conveniente invertir.

Con base en esta asesoría el Comité encargará de determinar si se lleva a

cabo la inversión y dónde se puede realizar conforme los lineamientos establecidos en el manual de control interno.


Resultados de la decisión de invertir.

A quien entregar:

Dan a conocer los resultados al Contador del CONACOOP


Los resultados de la última convocación se documentan en las Actas

del Comité.

Paso Nº 2


Nombre de la operación: Inversión

Quién ejecuta: Soporte administrativo-Financiero



Solicitud de realizar dicha inversión


Se confecciona el cheque respectivo girado a nombre de la entidad

donde se va a realizar la inversión


Confección del Cheque.

A quien entregar:

Se entrega el cheque al Tesorero para su revisión final y la firma

de autorización de cheque junto con las firmas correspondientes.



Observaciones:

Paso Nº 3


Nombre de la operación: Revisión y reconciliación de Inversiones



Reporte del Banco o Puesto de Bolsa.


Se verifica que el dinero transferido de una cuenta corriente a otra se realizó, así como la llegada del dinero en el Fondo de Inversión elegido.

También se revisan los movimientos mensuales tales como: las salidas

e ingresos de fondos, se comprueban que los intereses pagados sean

los que realmente se reportan, chequeando que los saldos y los

intereses sean realmente los correctos. De la misma forma, se debe

verificar la fecha de vencimiento de los fondos invertidos.


Revisión de los fondos invertidos.

A quien entregar:

Tesorero para su revisión final




Observaciones:

Este proceso debe hacerse al menos una vez al mes.

En la medida de los posible mantener los títulos valores en custodia del

emisor. En su defecto se deberán guardar en cajas de seguridad.

6.8. Procedimientos para efectuar Compras

Paso Nº 1

Nombre del procedimiento: Compras

Nombre de la operación: Emisión de Orden de Compra



Requerimiento de compra por escrito.


Con base en la política de compras procede a conseguir las respectivas

cotizaciones. Se adjuntará a la orden de compra una cotización como

mínimo siempre y cuando no exceda del monto establecido por Soporte

Administrativo-Financiero, en cuyo caso deberá adjuntar tres.

Una vez reunidas las cotizaciones procederá a su análisis escogiendo el

suplidor que provea el bien o servicio de la calidad y especificaciones

requeridas y al menor costo posible.

Después procederá a elaborar la respectiva orden de compra,

especificando el nombre del suplidor, los artículos, cantidad, condiciones de pago y fecha de entrega.


La Orden de Compra y dos copias

A quien entregar:

Al Contador para compras recurrentes no mayores a


¢50.000.00.


Copia para consecutivo.

Observaciones:


Paso Nº 2

Nombre del

procedimiento:

Compra

Nombre de la

operación:

Autorización de Orden de Compra

Quién ejecuta: Soporte administrativo Financiero


Orden de Compra

Cotizaciones (Si aplican)


Revisa y autoriza la orden de compra.


Autorización la orden de compra.

A quien entregar:

Copia verde a la Oficinista, encargada de recibir la mercadería.


No se documenta información en este proceso.

Observaciones:

Cuando llega la mercadería es cotejada inspeccionando cantidad, precio y características de los artículos comprados con la copia de la

Orden de Compra.


Manual Contable para el uso

del programa BOS HT

Formularios aplicables

Estructura de los estados financieros


Contenido

BOS HT ..................................................................................................... 83

Parámetros Generales .............................................................................. 84

Parámetros Contabilidad ......................................................................... 85

Contabilidad ........................................................................................ 85

Monedas Evaluativas ........................................................................... 88

Documentos ......................................................................................... 88

Maestros ................................................................................................. 89

Cuentas ................................................................................................ 89

Cuentas(Saldos) ................................................................................... 91

Segmentos ........................................................................................... 93

N.I.T .................................................................................................... 94

Retención ............................................................................................ 96

Manejo de Nits y Retenciones ................................................................. 98

Sistema de Contabilidad ...................................................................... 98

Control de Nits .................................................................................... 98

Control de Retenciones ........................................................................ 99

Control de retenciones en Cuentas a cobrar ....................................... 101

Control de retenciones en Cuentas a pagar: ....................................... 103

Transacciones ....................................................................................... 106

Asientos ............................................................................................. 106

Cierre Mensual/Acumulado ............................................................... 112

Ajuste por Tipo de Cambio ................................................................ 113

Ajuste por Inflación ........................................................................... 115

Aplicar asientos Guardados ............................................................... 117

Asientos Predefinidos ........................................................................ 118

Reportes ................................................................................................ 121

Catálogo de Cuentas .......................................................................... 121

Transacciones Diarias ........................................................................ 122

Analítico de Cuentas .......................................................................... 123

Balance de Comprobación ................................................................. 126

Nit y Retenciones .............................................................................. 128

Libro de Compras y Ventas ............................................................... 129

Generador Financiero ........................................................................ 132


Utilitarios .............................................................................................. 143

Recuperar .......................................................................................... 143

Pasar de período Fiscal ...................................................................... 145

Importar datos del BOS 1.60 ............................................................. 146

Convertidor por Segmentos ............................................................... 148

Consolidar Compañías ....................................................................... 149


BOS HT Sistema de Contabilidad

A menudo se le ha dado a la contabilidad el nombre de "Lenguaje de los negocios". La

gente que participa en el mundo de los negocios utiliza los términos y los conceptos

contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o

pequeña.

Vivimos en una era en que se explica todo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso

más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital para todas las

unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una

declaración de renta.

Con mucha frecuencia, una persona debe proporcionar información contable personal para

poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o

conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante

sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los

estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para

controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la

operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o

una ciudad.

El sistema BOS HT presenta un sistema ágil, y sencillo para el manejo de las transacciones

y/o movimientos permitiendo generar información en el momento deseado, con la

seguridad de que la información es veraz.


Parámetros Generales

Los parámetros generales consisten en una serie de opciones que utilizan en forma común

todos los módulos con sistema multimoneda, para los cuales se debe definir la moneda

local del país y las dos monedas alternas con sus respectivos redondeos.

Para el correcto funcionamiento del mismo se debe dar mantenimiento a los tipos de

cambio de compra y/o ventas ya sea en forma diaria, semanal, mensual, anual, etc. en

conformidad con las políticas de la empresa.

En vista de que el mantenimiento del tipo de cambio es flexible(se puede modificar cuantas

veces sea necesario) es importante recordar el modificar antes de contabilizar los asientos,

ya que en los mismos quedan asignados como histórico el tipo de cambio encontrado en el

momento de grabar.

En listados de tipos de cambios podemos obtener mediante un rango de fechas los

movimientos en orden cronológico de las variaciones de los tipos de cambio con la

respectiva variación absoluta y porcentual ya sea diariamente como acumulada.

En esta sección se define también el efecto cambiario que se desea obtener en módulos

alternos(Inv-Compras, Facturación, CxC, CxP, Bancos) y que están integrados con

contabilidad, esto repercute en el momento de generar las transacciones y en los reportes

propios de cada módulo así como en la contabilización de los movimientos o documentos

de estos módulos a contabilidad.


Parámetros Contabilidad Contabilidad

En esta sección se define los patrones básicos de operación del sistema y otras opciones que

son necesarias para ajustar este módulo a los requerimientos de la empresa.

Patrones:

Cuentas: En patrón de cuentas se define el formato o la estructura que se va a utilizar en la

elaboración del catálogo de cuentas. La forma y cantidad es personalizada y se hace en

conformidad con la actividad, políticas de control y el planteamiento previo de la forma en

que se desea revelar o interpretar los movimientos de la empresa. Para ello se dispone de un

total de veinticinco caracteres reservados que pueden ser números, letras o ambos.

Asientos: Similarmente para el caso de los asientos en este campo se define la máscara o

formato que se va a utilizar, para ello se cuenta con un máximo de once caracteres

alfanuméricos los cuales se ajustan a la necesidad de la empresa.


Nit: En aquellos casos en donde se desea controlar o relacionar un movimiento a un

Nit(Número de Identificación Tributaria / número de Cédula física o Jurídica), se puede

enmascarar o formatear con un ancho máximo de veinte caracteres.

Retenciones: Para los que desean reflejar lo retenido por concepto de un impuesto u otro

concepto se dispone de un máximo de seis caracteres para definir el formato a usar.

Opciones:

Contabilización inmediata de asientos: Activando esta opción se logra que un asiento sea

contabilizado al momento de grabar, omitiendo la opción de que sea guardado para una

posterior revisión y contabilización.

Permitir asientos de cierre mensual: Al seleccionar este parámetro el usuario podrá

generar asientos de cierre por cada mes, en caso contrario solo podrá generar los cierres de

manera acumulada.

Integrado con presupuesto: Permite el flujo de información entre ambos módulos,

Contabilidad y Presupuesto.

Segmentación Interna del código contable: Este parámetro se debe activar si una empresa

desea contabilizar en conformidad con la NIC 14 (Norma Internacional de Contabilidad),

en donde se establece básicamente que la contabilidad debe de estar segmentada por

actividades o zonas geográficas o aquellas empresas que por su naturaleza están divididas

en departamentos, centros operativos o de costo, unidades estratégicas de negocios,

proyectos, etc.

Por lo tanto se debe de definir cual es el inicio de la segmentación dentro del código

contable y el ancho que va a tener el código interno del segmento que va a formar parte del

código contable.

Una vez activado el parámetro, el sistema realiza los siguientes cambios:

Agrega el maestro de segmentos, en donde se define los segmentos a utilizar y se informa

la relación de segmentos por cuenta y cuentas por segmentos.

Trasforma la pantalla del maestro de cuentas en donde se agrega en la barra de navegación el icono de agregar segmentos y la pantalla en donde se indica los segmentos y la relación

con otros segmentos. En la pestaña de saldos, se permite ver el movimiento acumulado por

los segmentos relacionados en el mismo nivel de la cuenta.

En transacciones Asientos en el encabezado de la pantalla aparece el rótulo de segmentación, de tal forma que si la cuenta está relacionada con un segmento el campo se

activa y permite distribuir un movimiento entre los segmentos relacionados.


En utilitarios se añade la herramienta Convertidor por Segmentos, la cuál se utiliza en

caso de una empresa en marcha que desea cambiar su contabilidad acumulada a

contabilidad por segmentos o modificar la localización del segmento en la cuenta.

Período Contable: En la pestaña de período contable se establece el año de trabajo a

utilizar(natural o fiscal) dividido en un máximo de trece períodos.

Por lo tanto se debe de indicar el período en el cual se desea trabajar, iniciando con el año y

el mes de inicio con lo cuál el sistema define de forma automática los demás períodos de

acuerdo a lo establecido.

En los casos en donde el período de trabajo no es de meses completos(del 01 al 30), si no

con cortes entre mes se podrá indicar con fechas intermedias el inicio y fin de cada mes.

Su finalidad se basa en la definición de los patrones de operación del sistema y otras

opciones.


Monedas Evaluativas

La finalidad de éstos parámetros es definir las diferentes monedas(quetzal, pesos

mexicanos, libras, etc.) o reflejar en montos de mayor o menor cuantía(miles de colones,

millones de colones, etc.) los resultados en los estados financieros. Por lo que es necesario

indicar en cada campo la información requerida.

Documentos

En esta ventana se permite ingresar los nombres y abreviaturas o descripción de diferentes

tipos de documentos que intervienen en la elaboración de los asientos o también como

filtros para emitir los reportes. Para ello se cuenta con un código de tres caracteres y en la

descripción con diez.


Maestros Cuentas

La pantalla principal de Cuentas tiene como finalidad permitir la edición y consulta de las

cuentas contables, sus características y el tratamiento que tendrán para la contabilización de

las transacciones.

Ventana de cuentas cuando se utiliza segmentos, en caso contrario el cuadro y el icono de segmentos se

omiten.

Para la inclusión y definición de cuentas debe considerarse lo siguiente:

Cuenta: El número de la cuenta podrá ser incluido de acuerdo al formato definido en la

sección parámetros.

Nivel: Se pueden utilizar tres niveles diferentes de cuenta Mayor, Subcuenta y Detalle.

Dado que se dispone de 8 niveles de subcuentas, el número de los mismos depende de la

forma en como se haya estructurado el catálogo, por ejemplo:

10 Activos Mayor


10-01 Activos Circulantes Subcuenta

10-01-01 Bancos Subcuenta

10-01-01-01 Cuentas Dólares Subcuenta

10-01-01-01-01 Banco del Mundo Detalle

Como se puede observar en el ejemplo anterior se presentan tres niveles de subcuentas

antes de llegar a la cuenta detalle a la cual se le hace el movimiento contable.

Tipo: El tipo deudor o acreedor se define de acuerdo al tratamiento establecido por las

normas de contabilidad en este campo, por lo que todas las cuentas derivadas de una

superior heredan el tipo establecido en ésta.

Moneda base: En sistemas multimoneda se debe de indicar la moneda que utiliza la cuenta

de tal manera que si es la moneda local se define la primera y si es alterna cualquiera de las

dos siguientes definidas en los parámetros generales.

Puede ocurrir que una cuenta superior sea de un tipo de moneda y las subcuentas de estas

sean de una moneda diferente(eje: Bancos en cuenta colones y dólares.)

Cuenta superior: En todas aquellos niveles de subcuenta y de detalle se deben indicar la

cuenta superior a la cual pertenecen, esto con la finalidad de que se realicen los enlaces y la

acumulación de los movimientos.

Con respecto a la sección de tratamiento se debe de considerar lo siguiente:

De Resultados: se debe activar en caso de que una cuenta no sea de balance sino de resultados, lo anterior para efecto de que el sistema le dé el tratamiento debido en los

cierres y pase de períodos.

De Orden: se activa en todas aquellas cuentas que se deseen que lleven controles externos no incorporados en los movimientos normales de la compañía.

Bloqueada: Cuando se activa no permite incluir movimientos en esa cuenta.

Utiliza Nit: Permite activarse sólo en cuentas de detalle con el objetivo de relacionar un número de identificación a un movimiento en el momento de hacer el asiento.

Está orientado principalmente para Costa Rica en donde se debe informar anualmente todas

las personas a las que se les pago Servicios Profesionales, Alquileres, Intereses mayores de

¢ 100.000.00 y las compras, ventas de bienes o servicios superiores a ¢ 5,000,000.00, por lo

tanto aquellas cuentas que cumplen con este requisito se les debe activar este check así

como haber definido el formato o máscara a utilizar en parámetros de contabilidad de tal

manera que en los asientos cuando el sistema determina que la cuenta está relacionada a un

Nit invoca automáticamente la pantalla de Nits para relacionar el movimiento al Nit y poder

controlar los movimientos y generar los reportes respectivos.

Segmentos: En lo que respecta a la pantalla de segmentos la misma se hace visible cuando


se desea segmentar o dividir la contabilidad, para ello se debe haber activado el parámetro

de segmentación interna del código contable y haber definido los segmentos en el maestro

respectivo.

El objetivo es que si existe una cuenta que se repite en todos o algunos de los segmentos el

usuario no tenga que digitarla una a una si no que el sistema lo haga automáticamente ya

sea para uno, cien o más segmentos. Para ello cuando se determina esta situación el usuario

incluye la cuenta mediante el icono por lo que el sistema indicará en el código de la

cuenta la sección segmentada con @@ y activa la pantalla de segmentos en donde se debe

marcar uno o todos los segmentos relacionados con el click izquierdo, por lo que al

completar el resto de la información se da aceptar y el sistema crea todas las cuentas con

segmentos.

En caso de que se desee que en la descripción de la cuenta en el momento de generar el

grupo de cuentas quede el número del segmento, se debe de indicar en este campo en

cualquier lugar el signo @, para la descripción del segmento el signo & y para el número de

cuenta el signo #.

Inflación: Las opciones del panel Inflación se utilizan en aquellos países que se permite

ajustar los estados financieros que fueron distorsionados por el aumento constante en los

precios.

Por lo tanto cuando se activa se debe de indicar cual es la cuenta de inflación que lleva la

contrapartida para balancear el asiento, esto hace que el asiento afecte la cuenta que se

ajusta contra esta otra cuenta.

Además existe la opción cuenta acumular en donde los cálculos de los movimientos de las

cuentas en lugar de ser enviados a la cuenta que acepta el ajuste es enviados a la indicada

en este combo, por lo que el asiento quedaría un primer movimiento a esta cuenta

acumulativa contra la cuenta de la cuenta de inflación mencionada en punto anterior.

Ajuste por tipo de cambio: Cuando una empresa tiene una o varias cuentas en diferentes

monedas debe considerar estas opciones para ajustar los saldos de estas al tipo de cambio

vigente, para ello debe haber definido los tipos de cambio en los parámetros generales e

indicar cual cuenta lleva la contrapartida del ajuste, en algunos casos si la cuenta de ajustar

es deudora se ajusta contra una cuenta de resultados acreedora y si es acreedora contra una

cuenta de resultados deudora, además se debe definir el tipo de cambio a utilizar mediante

un combo de selecciones que puede ser Compra, Venta o que herede el tipo de cambio

definido en la cuenta superior.

Cuentas(Saldos)

En la pestaña denominada "Saldos" se presentan los movimientos acumulados y los saldos


de la cuenta en los diferentes meses o períodos establecidos en parámetros en la sección

período contable.

Los montos se presentan en la moneda base de la cuenta pero en vista de que el sistema

maneja las tres monedas simultáneamente permite ver los saldos en las otras monedas

relacionadas con sólo encender el check o casilla de la moneda a consultar.

En caso de que la contabilidad esté dividida por segmentos y exista una cuenta que esté

relacionada con otro segmento se puede obtener la información acumulada, por ejemplo si

existieran salarios en cuatro departamentos y quisiéramos ver el total de salarios pagados

encendiendo la casilla de consolidar segmentos se agrupan los movimientos de los cuatro

departamentos y obtenemos la información acumulada.


Segmentos

Una vez activado el parámetro de segmentación interna el sistema activa el maestro de

segmentos, esta pantalla consta de tres secciones, en la primera pestaña(segmentos) se debe

definir el código del segmento en conformidad con el ancho definido en parámetros y la

descripción del mismo en conformidad con la actividad de la empresa o lo que se desea

segmentar.

Las secciones o pestañas Cuentas por Segmentos y Segmentos por Cuentas informan

todas las relaciones existentes entre las cuentas que forman un segmento o una cuenta con

cuáles segmentos están relacionados.


La impresión de esta información se obtiene en el reporte de catálogo de cuentas filtrando

la información por segmentos, y los movimientos en los otros reportes.

N.I.T

El marco teórico para este control en Costa Rica descansa en el cumplimiento de las

disposiciones de tributación directa en donde se establece que en todas las transacciones

comerciales de compra o venta (proveedor o cliente) superiores a ¢ 5.000.000.00, así como

gastos específicos por servicios profesionales, alquileres e intereses que sean iguales o

mayores a ¢ 100.000.00 se debe reportar en el formulario d-151 indicando el nombre de las

personas físicas o jurídicas, el número de identificación tributaria y el monto de la

operación por cada uno de ellos y en forma acumulado, ocurridos durante el período fiscal,

castigando con fuertes multas y sanciones el incumplimiento de esta información.


Para cumplir con lo anterior se procedió a incluir en contabilidad el maestro de Nits el cual

está compuesto por los siguientes campos:

NIT(Numero de Identificación Tributaria): se indica el número de cédula jurídica o física

de los proveedores, clientes o a quienes se les paga servicios profesionales, alquileres e

intereses.

Nombre: el nombre de a quien le corresponde el Nit ingresado.

Tipo: Se puede seleccionar 4 tipos de personas fiscales los cuales son los jurídicos

domiciliados, no domiciliados, naturales o físicas, residentes o domiciliados y los

naturales no residentes.

Grupo: Sirve para agrupar de acorde a la nomenclatura establecida por tributación(cl =

cliente, pv = proveedor, sp = servicios profesionales, al = alquileres y i = intereses) o a una

agrupación interna con código alfanumérico.

RIF(Registro Información Fiscal): Se indica el número de identificación del

corresponsable o representante legal ante la tributación directa.

Retención: si esta afecto a alguna retención predefinida en el maestro de retenciones.

El procedimiento para la utilización de los campos anteriores y lograr el objetivo de

asignación y control de Nits tanto en el módulo de Contabilidad como en Facturación,

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar se indicará posteriormente.


Retención

Según las leyes actuales en Costa Rica las transacciones comerciales que se realizan a

instituciones autónomas, semiautónomas y públicas las cuales son exentas de los impuesto

de ventas y consumo deben retener un 2% sobre el total del monto pagado.

Para el proveedor de estas instituciones este 2% retenido se convierte en un anticipo del

impuesto de la renta, el cual podrá aplicar al final del período después de haber

determinado el impuesto correspondiente y reportarlo en el formulario d-101.

Para que el monto de lo retenido sea efectivamente aplicado a la cuenta por parte de la

tributación directa se debe de estar acreditado previamente en los sistemas de tributación, y

en caso contrario el afectado debe presentar la solicitud de aplicación presentando los

detalles de las instituciones que retuvieron el monto reportado.

Por lo tanto la persona que hizo la retención debe reportar en el formulario d-106 lo

retenido por concepto de retenciones.

Para controlar lo anterior se incluyó en contabilidad el maestro de retenciones el cual esta

compuesto por los siguientes campos:

Retención: Se indica el código alfanumérico o interno que se le asigna a la retención.

Descripción: Se indica el nombre relacionado con el código establecido anteriormente.


Cuenta: Se selecciona la cuenta contable correspondiente de la retención que se desea

controlar.

Tipo: En este campo se permite seleccionar 4 tipos de personas fiscales, los cuales son los

jurídicos domiciliados y no domiciliados, los naturales o físicas residentes o domiciliados y

los naturales no residentes.

Porcentaje: Se indica el porcentaje de retención que se desea aplicar sobre los

movimientos.

Base(%): En este campo se asigna el porcentaje de la transacción que se debe cobrar.

Exento bajo: en este campo se debe de indicar si existe un monto que es exento o que no

es afecto al porcentaje de la retención.


Manejo de Nits y Retenciones Sistema de Contabilidad

Objetivo

Procedimiento orientado para poder controlar los movimientos con Nits y Retenciones en

sistemas independientes(no integrados) partiendo del hecho de que los documentos llegan a

contabilidad posteriormente para su registro, o sea que la transacción ya ocurrió.

Control de Nits

De conformidad con la legislación vigente en Costa Rica se debe reportar al final del

período fiscal en el formulario d-151 la lista de los proveedores y/o clientes con una

operación mayor a los ¢ 5.000.000.00 y gastos por servicios profesionales, alquileres e

intereses pagados por un monto superior a ¢ 100.000.00.

Para poder controlar lo anterior es necesario:

1-Ingresar en el maestro de Nits e incluir las cédulas jurídicas o número de identificación

tributaria.

2-Ingresar en el maestro Cuentas e indicar en el panel de tratamiento si la cuenta de detalle

utiliza Nits.

Por lo tanto:

Cuando estamos haciendo un asiento y utilizamos la cuenta que definimos en el maestro de

cuentas que utiliza Nits en el momento en que digitamos el monto del débito o del crédito

automáticamente el sistema activa la pantalla de control de Nits para que el usuario defina a

cual Nit corresponde el movimiento, y en caso de no existir se pueda agregar un nuevo Nit

en ese momento y asignarlo.

Resultado:

Para obtener el resultado acumulado de los movimientos por Nits y cumplir con la

obligación fiscal de la presentación de la información en el formulario d-151 existe el

reporte de Nits y Retenciones en donde en los parámetros se selecciona el tipo de Nits y se

indica el monto mayor que se desea acumular y obtener la información correspondiente.

Ejemplo:

Tenemos el comprobante de pago de un cheque emitido a la compañía AAA

S.A. por alquiler de oficinas por ¢ 300.000.00.

Se contabiliza de la siguiente manera:


Débito a la cuenta # 500-01-001-0038-gasto por alquileres.

Crédito a la cuenta # 100-02-001-0012-BNCR Cta. 112345-8

Asignación del Nit:

1- Ingresar en la opción contabilidad: transacciones : asientos.

2- Digitar el encabezado del asiento(número asiento, comentario,

moneda.)

3- Digitar la cuenta 500-01-001-0038(el sistema determina que esta

cuenta fue previamente definida que utiliza Nits en el maestro.)

4- Digitar el monto del débito(¢ 300.000.00.) El sistema invoca

automáticamente la pantalla de control de Nits.

5- Oprimir la tecla f2(el sistema presenta la tabla con los Nits

agregados.)

6- Seleccionar el Nit correspondiente a la cía AAA S.A. y dar aceptar.

7- Si no existe, digitar el nuevo número de cédula(el sistema

determina que no existe y llama la tabla de Nits para incluir la

información.)

8- Digitar el resto de información y la cuenta de crédito.

9- Contabilizar el asiento.

Generación de la información:

1- Ingresar en la opción contabilidad: reportes : Nits y Retenciones.

2- Crear un reporte.

3- En parámetros definir la información general(descripción, líneas

por páginas, fecha del reporte, rango de fechas y moneda del

reporte.)

4- En el panel tipo escoger Nit.

5- En el campo Total Nit mayor a indicar 99.999.99 (según la ley es a

partir de ¢ 100.000.00 inclusive.)

6- Seleccionar los filtros de Nit y el de tipos.

7- Seleccionar las columnas correspondientes(asiento, cuenta, Nit,

monto, nombre Nit, tipo Nit, etc.) y generar el reporte.

Control de Retenciones De conformidad con la legislación vigente en Costa Rica todas aquellas instituciones

autónomas, semiautónomas y públicas tienen que retener del pago a sus proveedores un 2%

del total de la venta o servicio recibido.

Para controlar lo anterior es necesario:

1-Ingresar en el maestro de retenciones y definir el tipo de retención con el porcentaje del

2% y la cuenta contable correspondiente a la retención.

2-Relacionar en el maestro de Nits el Nit del cliente o proveedor con la retención del punto

anterior.

Por lo tanto:


Cuando se confecciona un asiento y se utiliza la cuenta definida en el maestro de

retenciones que controla la retención al momento de digitar el monto del débito o crédito

automáticamente el sistema activa la pantalla de control de Nits para que el usuario defina a

cual Nit corresponde el movimiento e informa el monto base de la retención y lo retenido.

Resultado:

Para obtener el resultado acumulado de las retenciones por Nits existe el reporte de Nits y

Retenciones en donde mediante los parámetros se selecciona el tipo de retención y el

sistema genera el reporte con toda la información correspondiente.

Ejemplo:

Tenemos el recibo de dinero por un monto de ¢ 980.000.00 que le hicimos a

una institución autónoma cancelando una factura por ¢ 1.000.000.00, la

cual nos hizo una retención automática del 2% o sea

¢ 20.000.00 y nos pago el neto.

Se contabiliza de la siguiente manera:

Débito por ¢ 980.000.00 a la cuenta # 100-01-001-0005 valores por

depositar.

Débito por ¢ 20.000.00 a la cuenta # 200-10-001-0002 retención 2% imp.

Renta.

Crédito por ¢ 1.000.000.00 a la cuenta # 100-12-001-0300 Cuentas a

cobrar-public.

Asignación del nit-retención:

1- Ingresar en la opción contabilidad : transacciones : asientos.

2- Digitar el encabezado del asiento(número asiento, comentario,

moneda).

3- Digitar la primera línea de débito con todas las características.

4- Digitar la segunda línea de débito o sea la cuenta 200-10-001-

0002(el sistema determina que esta cuenta fue previamente definida

que utiliza retención en el maestro de retenciones).

5- Digitar el monto del débito o sea ¢ 20.000.00(el sistema invoca

automáticamente la pantalla de control de Nits).

6- Oprimir la tecla f(el sistema presenta la tabla con los Nits

agregados).

7- Seleccionar el Nit correspondiente de la cuenta a cobrar y dar

aceptar(el sistema presenta información del monto base o sea ¢

1.000.000.00 y la retención de ¢ 20.000.00).

8- Si no existe digitar el nuevo número de cédula(el sistema determina

que no existe y llama la tabla de Nits para incluir la

información).

9- Digitar el resto de información y la cuenta de crédito.

10- Contabilizar el asiento.

Generación de la información:

1- Ingresar en la opción contabilidad : reportes : Nits y retenciones.


2- Crear un reporte.

3- En parámetros definir la información general(descripción, líneas

por páginas, fecha del reporte, rango de fechas y moneda del

reporte).

4- En el panel tipo escoger retención.

5- Seleccionar los filtros de Nit y el de tipos.

6- Seleccionar las columnas correspondientes(asiento, cuenta, Nit,

monto, nombre Nit, tipo Nit, etc.) y generar el reporte.

Control de retenciones en Cuentas a cobrar

Procedimiento:

Para poder controlar las retenciones hechas en los pagos de facturas en cuentas por cobrar

es necesario el considerar lo siguiente.

1- Se debe de activar las opciones de integrado con contabilidad y usar retenciones en el

módulo de Cuentas por Cobrar en la carpeta de integración de la sección de parámetros.

2- Asignar en el maestro de Rif en contabilidad el número de RIF, que corresponde al

cliente y relacionarlo con la retención usual.

3- En el maestro de retenciones del módulo de contabilidad, debe de existir el tipo de

retención que se va ha considerar como usual en el maestro de Rif, y que pertenece al

cliente.

4- Incluir en el maestro de clientes de cuentas por cobrar, en el campo Rif, lo

correspondiente del maestro de Rif.

Con lo anterior, se hace una relación del módulo de cuentas por cobrar con contabilidad,

además en lo sucesivo con sólo indicar en el maestro de clientes el número de Rif, este se

relaciona con la retención usual y con la cuenta contable.

Por lo tanto:

Cuando incluimos un recibo de dinero en la opción de recibos y notas en movimientos de

cuentas a cobrar a un cliente que tiene retención, debemos digitar el monto total de

cancelación ( pago neto más la retención aplicada).

Por lo tanto, cuando se hace la aplicación a las facturas que corresponden, después de

digitar el monto, nos posicionamos nuevamente sobre la columna aplicado y oprimimos las

teclas rápidas Alt-T(o el icono), presentando la pantalla de distribución de retenciones, la

cual trae por defecto la retención usual del cliente, y nos da la posibilidad de aplicar hasta

diez tipos de retenciones diferentes sobre la factura.


Cuando se da aceptar el sistema inserta la línea con el monto total retenido,

disminuyendolo del monto aplicado.

Cuando le damos grabar al recibo, el sistema considera el subtotal como lo recibido y lo

presenta con las siglas RE y la retención como una nota de crédito presentándolo en el

estado de cuenta con las siglas Rt.

En el encabezado del recibo se presenta el monto neto recibido como un subtotal, seguido

del campo retención, que forma el total pagado por el cliente.

Ejemplo:

Tenemos el recibo de dinero por un monto de 980.000.00 que le hicimos a

una empresa que nos cancela una factura por 1.000.000.00, la cual nos

hizo una retención automática del 2% o sea 20.000.00 y nos pago el neto.

Asignación del rit-retención:

Ingresar en la opción Cuentas a cobrar : movimientos : recibos y notas

Digitar el código del cliente (el sistema determina que este cliente

tiene rifs y que relacionado con este hay una retención del 2%, definida

en el maestro clientes)


Digitamos el resto de información

Digitar el monto del recibo o sea 1,000.000.00 y lo aplicamos a la

factura por el 1.000.000.00.

Oprimimos sobre el monto aplicado la tecla rápidas Alt-T, para que nos

presente la pantalla de distribución de retenciones, esta nos sugiere la

retención usual, por lo que si no existe otra retención le damos aceptar

y el sistema presenta como una nota de crédito los 20.000.00 retenidos en

esa factura.

En el encabezado del recibo, se presenta los 980.000.00 como subtotal,

los 20.000.00 como retenciones, y el total por el 1.000.000.00.

Al aceptar el recibo, el sistema asigna los 980.000.00 como el monto del

recibo asignando las siglas RE y la retención por 20.000.00 como Rt.

Control de retenciones en Cuentas a pagar:

Objetivo

Poder controlar las retenciones que se deben de hacer en los pagos de facturas a

proveedores y la asignación del Rif correspondiente.

Para poder controlar lo anterior es necesario:

1- Se debe de activar las opciones de integrado con contabilidad y usar retenciones en el

módulo de Cuentas por Pagar en la carpeta de integración de la sección de parámetros.

2- Asignar en el maestro de Rif en contabilidad el número de RIF, que corresponde al

proveedor y relacionarlo con la retención usual

3- En el maestro de retenciones del módulo de contabilidad, debe de existir el tipo de

retención que se va ha considerar como usual en el maestro de Rif, y que pertenece al

proveedor.

4- Incluir en el maestro de proveedores de cuentas por pagar, en el campo Rif, lo

correspondiente del maestro de Rif.

Con lo anterior, se hace una relación del módulo de cuentas por pagar con contabilidad,

además en lo sucesivo con solo indicar en el maestro de proveedores el número de Rif, este

se relaciona con la retención usual y con la cuenta contable.

Por lo tanto:

Cuando incluimos un pago en la opción de pagos y notas en movimientos de cuentas por

pagar a un proveedor que tiene retención, debemos digitar el monto total de cancelación (


pago neto más la retención aplicada).

Tenemos que indicar cual es el total la factura que vamos a pagar para que el sistema haga

la retención y nos indique el monto neto que se tiene que girar el pago, la diferencia entre el

monto original y el monto pagado o sea el monto producto de la retención genera una nota

de debito por retención.

Por lo tanto, cuando se hace la aplicación a las facturas que corresponden, después de

digitar el monto, nos posicionamos nuevamente sobre la columna aplicado y oprimimos las

teclas rápidas Alt-T(o el icono), presentando la pantalla de distribución de retenciones, la

cual trae por defecto la retención usual del proveedor, y nos da la posibilidad de aplicar

hasta diez tipos de retenciones diferentes sobre la factura. Cuando se da aceptar el sistema

inserta la línea con el monto total retenido, disminuyendolo del monto aplicado.

Ejemplo:

Somos una empresa que hace retención y tenemos la solicitud de pago de

una factura que tiene un monto de 1,000.000.00, a la cual le tenemos

que hacer una retención automática del 2% o sea 20.000.00 y emitir el

pago neto.


Asignación del nit-retención:

Ingresar en la opción Cuentas a pagar:movimientos:pagos

Digitar el código del cliente (el sistema determina que este cliente

tiene nits y que utiliza la retención del 2%, definida en el maestro

clientes)

Digitamos el resto de información

Digitar el monto del pago o sea 1,000.000.00 y lo aplicamos a la

factura por el 1.000.000.00.

Oprimimos sobre el monto aplicado la tecla rápidas Alt-T, para que nos

presente la pantalla de distribución de retenciones, esta nos sugiere la

retención usual, por lo que si no existe otra retención le damos aceptar

y el sistema presenta como una nota de débito los 20.000.00 retenidos en

esa factura.

En el encabezado del recibo, se presenta los 980.000.00 como subtotal,

los 20.000.00 como retenciones, y el total por el 1.000.000.00.

Al aceptar el pago, el sistema asigna los 980.000.00 como el monto del

pago asignando las siglas PA y la retención por 20.000.00 como Rt.


Transacciones Asientos

Desde esta ventana se realiza la confección o registro de las diferentes transacciones que

intervienen en el proceso de la actividad de la empresa, esto con la finalidad de formar el

cuadro completo de la información contable, que refleje la realidad contable y financiera de

la empresa a una fecha determinada.

En vista de lo anterior y aunque el proceso es de fácil manejo se debe seguir con sumo

cuidado lo siguiente:

Antes de ingresar a la ventana principal se presenta la siguiente pantalla en donde se da la

información del período actual y subraya el mes de trabajo aunque queda a criterio del

usuario a cual mes ingresa, por lo que debe verificar si tanto el período como el mes es el

correcto.


Mediante la opción de seguridad Cambiar período actual en asientos se puede prohibir esta

ventana obligando al usuario a cambiar el mes de trabajo en parámetros de contabilidad,

esto con la finalidad de evitar una selección incorrecta.

Una vez seleccionado el período en la ventana de asientos contamos con los siguientes

campos:

Asiento: Debe indicarse el número de asiento correspondiente de acuerdo al formato

establecido en los parámetros.

Fecha: La fecha indicada debe estar dentro del período de trabajo, la fecha es por asientos

y no por transacciones por lo que todos los movimientos que se contabilicen en el sistema

se les asignan la fecha del asiento.

Comentario: En este campo se puede utilizar para darle un nombre al asiento o cualquier

otro tipo de indicación que se considere necesaria.

Cuenta: Este campo es informativo e indica la descripción de la cuenta, esto ocurre cada

vez que nos posicionemos sobre la columna Cuenta en el detalle del asiento.

Segmento: Este rótulo se activa cuando la cuenta digitada está asignada o relacionada a un

segmento, de esta forma indica la descripción del mismo.

Después de haber digitado la cuenta, con la combinación de teclas Alt + S o dando click

sobre este rótulo se permite distribuir un monto entre todos o algunos de los segmentos

relacionados. Esto lo hace invocando la pantalla siguiente, en donde se digita la

información general del asiento y en la parte de detalle de segmentos se presentan los

segmentos relacionados con la cuenta digitada.


El sistema presenta todos los segmentos marcados con un asterisco(*) por lo que mediante

la combinación de teclas CTRL + 1, CTRL + 2, ...9 se puede desmarcar o marcar

nuevamente los segmentos que deseamos que se les distribuya el monto digitado, una vez

marcados los mismos con las teclas ALT + D o posicionándose sobre el botón distribuir se

da enter o un click y el monto será distribuido entre los segmentos marcados.

Como se ha indicado el sistema toma el monto total, lo divide entre los segmentos

marcados, asigna el monto proporcional que le corresponde a cada uno de ellos y ajusta

cualquier diferencia al último segmento, pero también el usuario puede digitar el monto que

considere correcto manualmente a cada uno de ellos, por lo que el sistema lleva el control

de faltantes o sobrantes no permitiendo aceptar hasta que el monto esté totalmente

distribuido.

Para lograr la aplicación de este proceso en los asientos se debe dar Aceptar y el sistema

vuelve a la pantalla anterior y asigna automáticamente esta información.

Nit: Este rótulo se activa cuando el sistema determina que la cuenta de detalle digitada


utiliza Nit en el maestro de cuentas.

Después de que se digita el monto el sistema activa automáticamente la pantalla de Nits

permitiendo al usuario digitar el número de Nits o con F2 buscar el Nit que corresponde, en

caso de no existir se puede incluir desde aquí un nuevo Nit, para ello el sistema invoca este

maestro. Después de haber asignado el Nit al movimiento el sistema presenta el nombre del

Nit seguido de este rótulo.

En caso de querer cambiar o reasignar un Nit a un movimiento el usuario puede utilizar las

teclas rápidas Alt -N o posicionarse sobre el rótulo Nit y dar enter o click y el sistema

presenta nuevamente la pantalla para que se le asigne el nuevo Nit.

El sistema no permite contabilizar cuentas con Nits, si no tiene el Nit asignado.

Moneda: En vista de que la contabilidad lleva los saldos en las tres monedas mediante esta

pantalla se define en primer lugar en que moneda y en que tipo de cambio se contabiliza el

asiento, además los tipos de cambios correspondientes en las otras dos monedas que

servirán de tipo de cambio histórico cuando se contabilice el asiento.

Moneda asiento: El sistema considera originalmente como moneda del asiento la moneda

local pero con el click izquierdo se puede cambiar a cualquiera de las otras dos monedas

por lo que cada vez que cambiemos la moneda en el título de la columna Monto se presenta

el carácter de la moneda definida en el parámetro general, el cual sirve de guía al usuario

indicando la moneda en que se está digitando los montos y quedará contabilizado el

asiento.

Cambiar tipo de Cambio: Mediante el botón "Leer T.C" se puede realizar la selección de

cual tipo usar, sea de compra o venta. Por lo que el sistema presenta los tipos de cambios

del día del asiento o el último que encuentre en la tabla de parámetros generales, el cual en

el momento de contabilizar el asiento se convertirá en el tipo de cambio histórico del

asiento.

Área de Detalle


Cuenta: Para ésta columna se permite digitar el número de cuenta correspondiente con el

que se desea hacer el movimiento, o mediante la tecla F2 o CTRL + F2 se puede accesar al

catálogo de cuentas a fin de poder escoger la cuenta que deseamos utilizar.

También facilita el tener presente la parte inicial del código de la cuenta ya que si digitamos

parcialmente una cuenta y se da F2 el sistema nos presenta el catálogo en esta sección,

siendo más fácil la localización de la cuenta.

En caso de una cuenta nueva cuando se digita un código y el sistema determine que no

cumple con ninguna cuenta del catálogo se permite crearla desde esta sección.

Descripción: En esta columna se digita la descripción de la cuenta o del movimiento, para

ello se cuenta con 40 caracteres de tal manera que hace un corrimiento horizontal para

disponer de esta cantidad pudiendo el usuario visualizar el total de lo descrito en la parte

inferior de la pantalla.

Tipo: En esta sección se digita Db si es un débito y Cr si es un crédito, además se puede

presionar F2 y seleccionar o cambiar la opción o mediante las teclas más(+) para débitos y

menos(-) para los créditos.

Monto: Se digita la cantidad que afecta la transacción, para ello se debe considerar la

moneda establecida según el carácter de la moneda.

No Doc.: Se digita el número de documento que está afectando el movimiento.

T. Doc.: Se asigna el tipo de documento el cual puede ser digitado o llamado con F2 desde

la tabla de documentos. Si el tipo es correspondiente a la tabla de documentos, el sistema

presenta en la parte final de la pantalla la descripción del mismo.

Balance del asiento: En la parte inferior de la pantalla se indica mediante Débitos y

Créditos el balance de los movimientos y la falta en caso de existir un desbalance entre

ambos.

El asiento no puede ser contabilizado si no está balanceado.


Cuando se tiene activado el parámetro de actualización inmediata de asientos al momento

de registrar alguno el sistema lo contabiliza de una sola vez, en caso contrario al dar click

en el botón guardar se despliega un mensaje del sistema en el cual se pregunta si se quiere

guardar o contabilizar el asiento.

La diferencia entre éstos dos tipos de asientos es que un asiento guardado puede ser

modificado en sus líneas de detalle, en cambio uno contabilizado no puede recibir cambios.


Cierre Mensual/Acumulado Mediante esta ventana se permite realizar el proceso de liquidación o cierre de todas

aquellas cuentas definidas en el maestro de cuentas como cuentas de resultados(Ingresos o

Gastos).

Para efectuar el proceso de cierre se indica lo siguiente:

Cuenta contra la cual cerrar: Se indica la cuenta que se utilizará como contrapartida, o sea

la que hace el balance del asiento; usualmente es una cuenta transitoria llamada Ganancias

y Pérdidas.

Tipo de Cierre: Existen dos tipos de cierre, el mensual y el acumulado. El cierre mensual se

utiliza en aquellos casos que se desea hacer liquidaciones parciales y en el acumulado el

sistema hace un asiento de cierre en cada uno de los meses por la cantidad de meses que

forman el período contable. Siempre esta inactivo.

El valor de este campo depende del parámetro Permitir asientos de cierre mensual, si se

marca el campo muestra Mensual, si se desmarca el campo dice Acumulado.

Período: Cuando el tipo de cierre es mensual este campo corresponde al mes que se desea

cerrar, en caso de que sea acumulado servirá de rango para indicar hasta donde se desea

hacer la aplicación.

Cuando el parámetro Permitir asientos de cierre mensual esta marcado, este campo se

habilita, caso contrario se inhabilita.


Patrón de moneda: En este campo de selección se escoge la(s) cuenta(s) que se desean

cerrar.

En sistemas multiusuario en vista de que el sistema lleva simultáneamente las tres monedas

es imprescindible hacer el cierre en todas las monedas que existan, para efecto de evitar

inconsistencias en los saldos.

Cerrar, No Cerrar: En esta área se indica por medio de patrones o rangos las cuentas o

grupo de cuentas que se desean cerrar o cuales no, además se puede usar para establecer un

orden de asientos de cierre(primero ingresos, después gastos, etc.).

Ajuste por Tipo de Cambio

Mediante esta opción se permite ajustar los saldos de aquellas cuentas monetarias que

fueron definidas en el maestro de cuentas que aceptaban ajuste por tipo de cambio. Esto lo

hace llevando el saldo de las mismas al tipo de cambio según la fecha indicada o al último

encontrado en parámetros generales.

Para ello se dispone de la siguiente pantalla:

Cuenta general contra la cual ajustar: Esta opción permite asignar una cuenta del

catálogo contable en donde se registrará el movimiento de la contrapartida de la cuenta a

ajustar con la finalidad de balancear el asiento.


Lo anterior lo asigna siempre y cuando en el panel inferior derecho del maestro de cuentas

no se haya definido la cuenta de ajuste.

Moneda a ajustar: Mediante un combo de selección se encuentran disponibles las tres

monedas definidas en parámetros generales, las cuales filtran el proceso de ajuste por tipos

de cambio por cada una de ellas.

Período: Se indica en este campo el período contable en el que se desea hacer el ajuste.

Ajustar Cuentas: Permite seleccionar activando el check correspondiente el tipo de cuenta

que se desea ajustar, ya sea normal o de orden.

Número de documento: Lo indicado en este campo será considerado en la columna

No.Doc. en todas las líneas del asiento al momento de realizar el proceso.

Tipo de documento: Tiene el mismo efecto del punto anterior y repercute en la columna

T.doc de las líneas de asiento.

Usar tipos de cambio del: Se indica la fecha en donde se encuentra el tipo de cambio, con

el cual se desea hacer el o los ajustes.

Para lo anterior se dispone de la fecha de inicio y final del período definido.

Una vez indicada esta fecha el sistema presenta las diferentes monedas que se encuentran

definidas así como los tipos de cambio de Compra y Venta existentes que se van a utilizar

para hacer el asiento de ajuste.

El proceso genera para todas aquellas cuentas que cumplan con todo lo anterior el asiento

correspondiente, el cual queda a criterio del usuario capacitado su aprobación.

A continuación un pequeño ejemplo de la elaboración de un asiento de ajuste:

Hay dos cuentas con movimiento

1-100-004 tuvo movimiento por $ 5,000.00 con tc 310.52

1-200-006 tuvo movimiento por $ 5,000.00 con tc 310.52

Al presentar el asiento se puede elegir el tipo de cambio según sea

compra o venta, si las cuentas tuvieron el movimiento con el mismo tipo

de cambio solo se hace un asiento, si no es así se presentará un asiento

por cada cuenta.

El cálculo que realizó el sistema fue el siguiente: cuenta 1-100-004

5,000 * 310.52 = 1,552,600.00 (al momento de darse el movimiento)

5,000 * 320.52 = 1,602,600.00 (al momento de hacer el ajuste y según

el Tc indicado)

50,000.00 (el monto por el cual se hará el

ajuste)


Lo mismo se hará por la cuenta 1-200-006 por lo tanto el total del ajuste

será de ¢ 100,000.00

El asiento que resultante es el siguiente:

Ajuste por Inflación

Mediante esta opción se permite ajustar los saldos de aquellas cuentas que fueron definidas

en el maestro de cuentas que aceptan ajustes por inflación.

Esto se hace ajustando el saldo de las mismas al porcentaje de inflación que corresponde a

una fecha de tal manera que se pueda evaluar y registrar en los países en los cuales sea

permitido el efecto inflacionario.

Para lo anterior se dispone de la siguiente pantalla:


Cuenta general de inflación: Se indica la cuenta contable a usar como contrapartida de la

cuenta ajustada.

De tal manera que si no se definió la cuenta de inflación en el maestro de cuentas el sistema

considerará esta cuenta general, y si ya existe deja la cuenta del maestro.

Moneda a Afectar: Mediante esta opción se permite seleccionar la moneda en la que se

desea generar el asiento.

Tipo de documento: Tipo de documento para el asiento.

Numero documento: Numero para el documento, es un campo informativo.

Tipo de Cambio a Usar: En caso de que la moneda seleccionada sea alterna se debe indicar

si el tipo es de compra o venta para que se genere el asiento a este tipo de cambio.


Las opciones existentes en este panel permiten determinar cuales cuentas se desea ajustar,

si solo las normales o de orden.

Además existe la opción de Trasladar Inflación a Cta. General, la cual cuando esta

activada cambia la cuenta de ajuste definida en el maestro de cuentas por la cuenta general

definida en la parte superior de esta pantalla.

Ajustar cuentas normales: Al marcar este parámetro se ajustan las cuentas definidas como

normales en el maestro de cuentas.

Ajustar cuentas de orden: Al marcar este parámetro se ajustan las cuentas definidas como

de orden en el maestro de cuentas.

Cuentas: Por medio de patrones o rangos se establecen las cuentas que serán incluidas en el

proceso de ajuste.

Periodo

Este grupo de parámetros cuenta un check para indicar el mes que se desea ajustar,

también se tiene un campo para indicar el porcentaje de inflación, este porcentaje en caso

de ser negativo se debe oprimir la tecla menos(-) y para quitarlo se digita nuevamente esta

tecla.

Aplicar asientos Guardados

Un asiento guardado es un asiento que es confeccionado desde contabilidad o desde algún

otro módulo integrado pero que aún no afecta los saldos en las cuentas, si no que es

guardado para una posterior aprobación o para una modificación o inclusión de

movimientos.

El proceso para aplicar asientos guardados permite contabilizar en firme un grupo de

asientos guardados, para ello se cuenta con la siguiente pantalla.


Aplicar asientos guardados al período: Debe indicarse la fecha de trabajo o el mes en que

se desea que se contabilicen los asientos.

Fecha Menor y Fecha Mayor: Mediante este rango de fechas se establece el período en el

cual se encuentran los asientos que se desean contabilizar.

Revisar asientos antes de aplicar: Activando este check se permite visualizar uno a uno los

asientos guardados con la información y las transacciones respectivas antes de proceder a

su contabilización, permitiendo de ésta forma modificar, guardar, borrar, etc.

Asientos Predefinidos

Tiene como finalidad crear y definir formatos de asientos cuyas líneas no varían de un

período a otro, teniendo una utilización frecuente, al igual que asientos que aunque son de

carácter esporádico contienen cálculos invariables en su confección de un momento

determinado a otro, con lo cual se pueden guardar las plantillas y sólo será necesario

ingresar la información para que el asiento se elabore automáticamente.

La elaboración de un asiento predefinido se efectúa de la siguiente forma:

Variables: En esta columna se realiza la definición de las variables que serán utilizadas en

el asiento, las mismas serán solicitadas a la hora de generar una plantilla en el área de

asientos. Las variables pueden ser rótulos para el caso de la descripción del asiento o

cantidades, en cuyo caso son las columnas de montos. Se pueden utilizar en forma

compuesta o realizar operaciones con ellos, permitiendo así presentar el resultado.

Columna [Cuenta]: Se definen las cuentas que serán utilizadas para el asiento, si no se

conoce el código de la cuenta a utilizar, por medio de la tecla F2 se desplegará en pantalla

el catálogo de cuentas existentes.

Columna [Descripción]: Para definir la descripción de un asiento se puede proceder a

digitar textualmente lo que deseamos aparezca registrado, o por otra parte al igual que en la

definición de las cuentas contables utilizar la tecla F2 lo que nos desglosará la lista de

variables creadas a fin de agregarlas si deseamos formar parte o inclusive toda la

descripción de una línea con ellas.

Columna [Tipo]: Dado que lo que estamos haciendo es confeccionando un asiento, esta

columna solo puede asumir dos valores posibles DB (Débito) o (Crédito).

Columna [Monto]: En la columna monto se definen sea el monto en el caso de aquellos

como el generado para depreciación por el método de línea recta, el cual período a período

siempre será igual. O por el contrario se pueden utilizar las variables antes definidas, en esta columna pueden utilizarse individualmente o combinadas sea con valores ingresados

directamente o realizando operaciones con ellas.(suma, resta, multiplicación, división).


Una vez que la plantilla del asiento esta completa, se procede a presionar el botón [Aceptar]

con lo cual la plantilla quedará guardada y lista para utilizarse en cualquier momento. En

caso de considerarse necesario por medio del botón modificar se pueden efectuar cambio a

una plantilla determinada.

Nótese que el manejo de las variables para el sistema de contabilidad difiere a la

forma en que son utilizadas en los otros módulos, ya que aquí no existen variables

predefinidas estas deben crearse.

A continuación un ejemplo de cómo se llama un asiento predefinido desde la ventana de

asientos:

1-Se abre la ventana de asientos en modo Inclusión.

2- Seguido se da click en el icono de asientos predefinidos señalado en

el gráfico mediante una flecha.

Aparecerá una lista con todos los asientos predefinidos que existen, se

selecciona el requerido y luego se digita los datos sobre variables,

descripción u otros solicitados por el sistema antes de elaborar el

asiento.


3-Por último el sistema llena el asiento con los datos digitados en la

lista de valores.

Para llamar otro asiento predefinido se deben repetir los pasos del 1 al

2.


Reportes Catálogo de Cuentas

Este reporte permite obtener toda la información del maestro de cuentas y de segmentos ya

sea total o parcial mediante el activar o desactivar una serie de opciones según sean las

necesidades.

Para generar el catálogo contable se cuenta con las siguientes opciones:

Descripción: Se indica el nombre de la plantilla.

A: Cambiar el tipo de letra del reporte.

Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va a

ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.

Líneas por página: Se establece la cantidad máxima de líneas por página.

Año Fiscal: Se indica el período contable al que será generado el reporte.


Tipo de Cuenta: Se selecciona el tipo de cuentas(Todas, Solo Balance, Solo Resultados)

que serán incluidas en el reporte.

Nivel de Resumen: Se indica el tipo de nivel, el mismo varia según la estructura del

catálogo contable. Se podría generar el reporte sólo a un nivel de mayores, subcuentas o de

detalles.

En el panel Tratamiento de Cuentas se tienen las opciones para indicar si se quiere en el

reporte las cuentas de orden, de resultados, bloqueadas, que usan nit o si se desea reordenar

el catálogo.

Lo mismo ocurre con las opciones Ajusta por Inflación o Ajuste por tipo de cambio, se

incluye en el reporte las cuentas que cumplan con los criterios seleccionados.

Toda esta información se puede filtrar o generar sólo por un grupo de cuentas, para ello se

tienen los filtros de cuentas y monedas.

Transacciones Diarias

En este reporte se permite generar todos los asientos que fueron contabilizados a una fecha

o rango de fechas determinadas, así como información relacionada mediante la

combinación de los filtros de cuentas, asientos y tipo de documentos.


Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte.


Fecha del reporte: Fecha de emisión del reporte.

Líneas por pagina: Cantidad de líneas por pagina.

Rango de fechas: Debe definirse el período para el cual se desea generar los movimientos

de las cuentas seleccionadas.

Moneda del Reporte: Permite seleccionar la moneda en la cual será generada la

información.

Filtros del reporte: Estas columnas permiten definir rangos o patrones para los

movimientos que el usuario necesita incluir en el reporte, así como las diferentes monedas

que se deben considerar.

Para la elaboración de las plantillas o reportes de transacciones se tienen disponibles

en el área de columnas los archivos "Cuentas y Detalle Asientos".

Analítico de Cuentas

Su finalidad es la generación de información al más bajo nivel de detalle en donde

ocurrieron todos los movimientos o asientos aplicados a las diferentes cuentas lo que

permite hacer un análisis detallado de todos los movimientos realizados que formaron los

saldos acumulados en los niveles superiores.


Descripción: Se indica el nombre de la plantilla.


Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va

ha ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.

Rango de Fechas: Se debe indicar el rango de fechas para las cuales se desglosará el

listado de los movimientos efectuados.

Moneda del Reporte: Moneda en la cual se desea que sean expresados los movimientos.

Sólo cuentas con movimientos: Cuando esta opción está activa presenta en el reporte sólo

las cuentas que tienen movimiento, excluye todas las demás.

Incluir los asientos de cierre: Con está opción se permite generar los reportes con los datos

antes del cierre cuando está apagado y después del cierre cuando está activa.

Sólo cuentas de detalle: Permite generar la información a nivel de detalle excluyendo todos

los otros niveles de subcuentas y de mayor.

Cuentas: En filtros del reporte mediante esta columna se indica el rango o patrón de

cuentas que serán objeto del reporte.


Tipo Documento: Dado que es un dato existente en todos los asientos y que es de uso muy

específico por medio de él también se permite filtrar la información.

Para la elaboración de este reporte, se tiene disponible en el área de columnas el

archivo de "Detalle del Asiento".


Balance de Comprobación

Mediante este reporte se obtienen de forma acumulada los saldos de los movimientos

ocurridos en un período de tiempo determinado.


A: Cambiar el tipo de letra.

Líneas por pagina: Cantidad de líneas por pagina del reporte.

Rango de meses: Debe definirse el período para el cual se desea ver los movimientos de las

cuentas seleccionadas.

Año Fiscal: Se indica el período en el cual se encuentra el rango de meses solicitado. El

sistema por omisión presentará el periodo contable actual.


información.


Nivel de Resumen: Permite emitir el reporte con los movimientos a un nivel determinado.

Esto depende de la forma como haya sido confeccionado el catálogo de cuentas.

Sólo cuentas con movimientos: Cuando esta opción está activa presenta en el reporte sólo

las cuentas que tienen movimiento excluyendo todas las demás.

Incluir los asientos de cierre: Con está opción se permite generar los reportes con los datos

antes del cierre cuando está apagado y después del cierre cuando está activa.

Cuentas con saldo final mayor a cero: Al marcar esta opción se genera en el reporte la

información de las cuentas cuyo saldo final sea mayor a cero.

Movimiento neto: Con está opción encendida se afecta sólo las columnas inicial débitos,

inicial créditos, final débitos y final créditos en el sentido de que indica el movimiento neto

en la columna que tenga el monto mayor.

Sólo cuentas de detalle: Permite generar la información a nivel de detalle excluyendo todos

los otros niveles de subcuentas y de mayor.

Reordenar catalogo: Al seleccionar este parámetro el sistema reordena el catalogo de

cuentas.

Cuentas: En filtros del reporte mediante ésta columna se indica el rango o patrón de

cuentas que serán objeto del reporte.

Para la elaboración del balance de comprobación, se tiene disponible en el área de

columnas el archivo de "Cuentas ".


Nit y Retenciones

En este reporte se genera la información relacionada de los movimientos contables con los

Nits y retenciones.

Para generar el reporte de Nits o de Retenciones se cuenta con los siguientes parámetros:



Líneas por página: Se establece la cantidad de líneas que se desea en el reporte.

Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va

ha ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.

Rango de fechas: Debe definirse el período para el cual se desea ver los movimientos de

las cuentas seleccionadas.


información.


En el panel Tipo se encuentran las opciones Nits y Retenciones de tal manera que si se

activa la opción de Nits se puede filtrar la información por monto activando la caja de

monto del Nit e indicando la cantidad igual o mayor.

Para filtrar la información se puede hacer por medios de los campos de Nits y grupos,

además se cuenta con el campo de selección por actividad fiscal en donde se puede

seleccionar uno o todos.

Libro de Compras y Ventas

Este reporte tiene como objetivo brindar la información detallada de los movimientos

mensuales realizados en los módulos de Compras y Facturación que son afectados por el

impuesto sobre las ventas. De tal manera que se convierte en una herramienta útil para

confeccionar la declaración correspondiente y servir de justificantes fiscales.

El sistema genera simultáneamente los dos movimientos detallados, tanto de compras como

de ventas por lo que se debe de considerar lo siguiente:

Libro de Compras: Genera los movimientos ocurridos en el módulo de Compras,

agrupados por compras exentas, compras gravadas nacionales y compras gravadas

importadas.

Para ello se debe definir en el maestro de proveedores si el proveedor es nacional o no.

Después de lo anterior cada vez que se agrega una transacción desde el módulo de

Compras, en conformidad al proveedor y si pagó impuesto o no el sistema agrupa por los

anteriores conceptos.

Libro de Ventas: Presenta los movimientos ocurridos en los módulos de Facturación y

Punto de Ventas, agrupando por ventas exentas, ventas gravadas nacionales a

contribuyentes (con RIF o NIT asignado), ventas gravadas a no contribuyentes(clientes

generales no inscritos o ventas al detalle) y ventas por exportación.

Para lograr el efecto anterior primeramente se debe definir en el maestro de cliente si el

cliente es nacional o no, posteriormente se debe clasificar dentro de un rango o patrón a

aquellos clientes generales o de contado que van a ser considerados como no

contribuyentes; por lo cual cada vez que se agrega una transacción desde el módulo de

Facturación o Punto de Ventas en conformidad a que si el cliente se definió como nacional

o no, si pagó impuesto de ventas o si el movimiento fue a un contribuyente o no, el sistema

agrupa por los anteriores conceptos.

Para efecto de obtener el reporte con los movimientos realizados, se debe proceder a parametrizar según la siguiente ventana:


Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte. Campo informativo.


Mes y Año: Se definen el mes y el año de donde se obtendrá los movimientos.

Moneda: Se selecciona la moneda y el respectivo tipo de cambio en la cual será generada la

información.

Porcentaje: Sirve para indicar en la columna el porcentaje del impuesto de ventas que se

facturó en las ventas y compras, es un rótulo que sirve únicamente para efectos

informativos en la columna del reporte % IMP, no tiene ningún efecto de cálculo ya que el

monto del impuesto es el real obtenido de las facturas.

No contribuyentes: Los no contribuyentes son aquellos que no tienen un NIT o un RIF

asignado, o sea aquellos clientes de ventas al detalle, de tal manera que se deben de agrupar

dentro de un rango o patrón de clientes (Ejemplo, Estimado cliente, Cliente de contado,

etc.)

Además es importante considerar las columnas disponibles para generar el reporte de

compras y de ventas ya que en la mayoría son columnas comunes o sea que con sólo que se

seleccione una vez se utilizan en ambos reportes.


Fecha: En este campo se indica la fecha de la transacción, por lo que cuando el sistema

genera primeramente el libro de compras esta fecha es la que encuentra en el archivo del

módulo de compras y lo mismo sucede cuando se genera el reporte de ventas.

# Documento: Presenta el número del movimiento(factura/ devolución) correspondiente al

módulo de donde se obtiene la información.

Nombre: Este campo presenta el nombre del proveedor o del cliente que efectuó la

transacción, es un campo común tanto para el libro de compras como para el libro de

ventas.

Rif/Nit: Este campo presenta el número de cédula de identidad o cédula jurídica del

proveedor o el cliente que efectuó la transacción, al igual que las columnas anteriores es un

campo común y presenta la información correspondiente al módulo.

Total: Muestra el total de la transacción(factura / devolución.)

% Impuesto: Presenta el monto indicado en el campo porcentaje en la pantalla de

parámetros de este reporte. Es un campo informativo por lo que dependiendo de lo que se

digite puede que coincida con el porcentaje real retenido o no.

Exento: Esta columna presenta los movimientos que no pagaron impuestos de ventas, es un


campo común por lo que al seleccionarlo se presenta en el reporte de compras en la

columna de compras exentas y en el reporte de ventas en ventas exentas.

Ventas Exportación: Se muestran los movimientos de aquellos clientes que no son

nacionales (ventas al exterior), se presenta únicamente en el reporte de ventas en la

columna Vtas. Exportación.

Base 1: Indica la primera base para el cálculo del impuesto sobre las ventas, es una

columna común por lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la

columna Nacional todas las compras a proveedores nacionales que fueron gravados con el

impuesto de ventas y en el reporte de ventas en la columna Contribuyente todas las ventas

gravadas realizadas a todos aquellos clientes que no son No Contribuyentes o sea que

agrupa a todos aquellos que sean diferentes a los que están definidos en parámetros de este

reporte como no contribuyentes.

Impuesto 1: Esta columna presenta lo correspondiente del impuesto calculado a aquellos

proveedores o clientes que cumplen lo establecido en la base 1, es una columna común por

lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la columna IVA Nacional el

impuesto pagado sobre las compras a proveedores nacionales y en el reporte de ventas en la

columna IVA Contribuyente el impuesto retenido sobre las ventas realizadas a todos

aquellos clientes que no son No Contribuyentes o sea aquellos que no están definidos en

parámetros de este reporte como no contribuyentes.

Base 2: Muestra la segunda base para el cálculo del impuesto sobre las ventas, es una

columna común por lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras, en la

columna Importadas l todas las compras a proveedores extranjeros que son gravadas con el

impuesto de ventas. Y en el reporte de ventas en la columna No Contribuyente todas las

ventas gravadas realizadas a todos aquellos clientes que fueron definidos en parámetros de

este reporte como no contribuyentes.

Impuesto 2: Esta columna presenta lo correspondiente al impuesto calculado a aquellos

proveedores o clientes que cumplen lo establecido en la base 2, es una columna común por

lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la columna IVA Importadas

el impuesto pagado sobre las compras a proveedores extranjeros y en el reporte de ventas

en la columna IVA No Contribuyente el impuesto retenido sobre las ventas realizadas a

todos aquellos clientes que son no contribuyentes.

Generador Financiero


El generador financiero es una herramienta que permite crear reportes a la medida de

acuerdo a las necesidades de cada compañía. La utilización del mismo se basa en la

colocación de fórmulas y campos sobre una plantilla cuadriculada (similar a una hoja de

Excel.)

De forma similar en la parte superior de la ventana contamos con herramientas comunes:

tipo letra, tamaño, color, etc.

Como información general, nótese que los rótulos aparecen en negro y las fórmulas en rojo

dentro de la plantilla.

Operación

La ventana del Generador Financiero se encuentra ligada a las tres primeras opciones en el

menú general las cuales son Archivos, Editar y Celdas.

Para Archivos se cuenta con las opciones Salvar, Imprimir, Impresora, Parámetros, Generar,

Seguridad y Terminar.

En el caso de los parámetros, nos desplegará una ventana en la cual se incluyen las


variables y el tipo de las mismas, que serán utilizadas para las fórmulas en los diferentes

campos que sean incluidos en el reporte.

Mediante la opción Seguridad se puede establecer la seguridad para cada plantilla de la

misma manera que se hace con los reportes corrientes.

La opción del menú Editar presenta algunas funciones similares a las que se utilizan en

Excel, éstas sirven para limpiar(borrar), copiar, cortar, pegar, marcar todo; cada función

tiene su propia tecla rápida.

Copiar a Excel: permite cuando se está sobre la plantilla del reporte copiar la información

de la misma sobre una hoja electrónica de Excel; para éste caso se copian los rótulos y los

valores que se indiquen en las fórmulas para el campo Resultado.

Sobre la cuadrícula de la plantilla, al presionar click derecho se muestra un sub-menú con

las mismas opciones presentes en el menú Editar.

Además se agrega la función Sumar la cuál al marcar un bloque de celdas y escoger ésta

función se agrega una fórmula en la plantilla que muestra el resultado de la suma de las

otras celdas existentes; claro está ésta opción sirve solo para celdas con valores numéricos y

según los criterios presentes en la ventana de fórmulas.

Para el menú Celdas se cuenta con la inclusión o eliminación de celdas, columnas y


fórmulas; también se tiene el salto de página que sirve para indicar en cuál línea se desea el

salto de página al momento de generar el reporte.

A la hora de generar el reporte nos encontraremos con una ventana muy similar a la de

parámetros, con la diferencia de que se deben incluir los valores para cada una de las

variables anteriormente declaradas. El valor de estas variables puede ser un entero, una

fecha o una cuenta contable, todo depende de como hayan sido definidas.

Una vez generado el reporte se agrega a la barra de herramientas un botón que hace

referencia a Excel, el mismo permite al presionarlo copiar el reporte generado a una hoja de

Excel, lo cuál permite su manejo y posterior modificación.

El sistema da la posibilidad de grabar los reportes generados como un archivo tipo texto, de

ésta forma se puede abrir en cualquier procesador.

Fórmulas


Una parte importante de éste generador de reportes es la posibilidad de manejar mediante

fórmulas cualquier tipo de información que esté ligada con el maestro de cuentas(catálogo

de cuentas.)

La ventana de fórmulas se compone de la siguiente forma:

Nombre: Nombre con el que la fórmula se verá en la plantilla. Al realizar alguna fórmula

que haga referencia a otra fórmula existente se debe utilizar el valor indicado en éste

campo.

Descripción: No es de carácter estrictamente necesario, puede indicarse el nombre de la

fórmula o alguna indicación que se considere necesaria.

Formato: Se indica el formato que tomará la celda como tal, en caso de no ser definido el

sistema por omisión tomará el establecido en la ventana de Parámetros desplegada a la hora

de generar el reporte.

Ejemplos:

@@,@@ % porcentajes

¢@@@,@@@,@@@.@@ monedas

Imprimir: Se indica si una fórmula es visible e imprimible o no a la hora de generar el

reporte, por omisión la casilla aparecerá marcada.

Moneda: Moneda de ejecución a utilizar.


Nivel: Se indica el nivel al cual se esta realizando la operación, existen los niveles

Acumulado, Analítico de Cuentas(Mayor), Detalle y cinco Niveles(X) como tales, los

cuales pueden interpretarse como niveles de sub-cuentas.

Cuando se escoge el nivel Acumulado se realiza el cálculo sobre el valor total de las cuentas

y únicamente se mostrará el valor total.

Si se indica otro nivel el sistema realiza el cálculo para cada una de las cuentas que

cumplan con el patrón indicado y se despliega un valor para cada cuenta.

Periodo: Puede ser Específico en cuyo caso se indica en los campos inferiores o de acuerdo

a variables establecidas. Si las variables ya han sido definidas aparecerán en el combo para

su selección.

Resultado: El campo de resultado se indica con base en las variables definidas la operación

que se desea realizar.

Para ello se cuenta con los siguientes elementos:

Texto. Entre comillas.

Números.

Fechas. Entre llaves.

Operaciones aritméticas - + * / ( ).

Variables de los parámetros del reporte.

Valores de otras celdas.

Funciones Predefinidas.

Las funciones predefinidas que se pueden utilizar en el generador son las siguientes:

NPAG Número de la página actual.

COD (****) Código de la cuenta.

DSC (****) Descripción de la cuenta.

SI (****) Saldo inicial del período.

SF (****) Saldo final del período.

CR (****) Créditos del período.

DB (****) Débitos del período.

MV (****) Movimientos del período.

(NombreParámetro_Año) Despliega el año del período definido. **

(NombreParámetro_Inicial) Despliega el mes inicial del período. **

(NombreParámetro_Final) Despliega el mes final del período. **

(NombreParámetro) El nombre del parámetro entre () despliega el período del reporte. **

**Estas fórmulas se utilizan cuando se define un parámetro tipo período.


Las fórmulas de períodos también se pueden combinar con un texto, como el siguiente

ejemplo:

‘Reporte al año ’ + (NombreParámetro_Año)

Si el período es del año 2002 entonces el resultado de la fórmula será el siguiente:

Reporte al año 2002

En el caso de que se necesite desplegar el período completo, sin necesidad de escribirlo

como un rótulo se puede hacer de la siguiente manera:

(NombreParámetro)

Suponiendo que el período abarca desde el 1 de febrero hasta el 31 de marzo del año 2002

el resultado de la fórmula será: Del 01/02/2002 al 31/03/2002

El check "Eliminar líneas de detalle en cero" permite al marcarla que al momento de

generar el reporte si existen cuentas de detalle que tienen un saldo igual a 0.00 las mismas

no sean incluidas en el reporte.

Operaciones entre columnas

El Generador Financiero permite hacer cálculos entre las distintas columnas utilizadas en la

plantilla del reporte siempre y cuando éstas sean de detalle.

Para ello se debe seguir una pequeña y fácil sintaxis:

La fórmula debe comenzar con ésta declaración: DET(nombre_columna) =

nombre_columna: se indica el nombre de la columna que hace referencia a la(s)

variables declaradas en los parámetros.

Posteriormente se indica la operación deseada, para ello se utiliza la letra de la

columna(título de la columna) seguida de éste signo ?.

Ej.: débitos : columna d

créditos : columna e

La fórmula para el cálculo del movimiento neto sería la

siguiente:

DET(nombre_columna) = d? - e? La operación d?-e? se evalúa para línea

de detalle.

Para éstas operaciones se puede sumar(+), restar(-), multiplicar(*) y dividir(/)**


**Para las divisiones, éstas pueden realizarse de dos formas distintas:

1- Se utiliza la palabra "dividir" seguido por paréntesis, dentro de ellos se indica la

división de ésta forma: DET(nombre_columna)=DIVIDIR(c?, 100). En éste caso se divide el contenido de la columna c entre 100.

De ésta forma el mismo sistema verifica antes de realizar la operación que el denominador

no sea 0.00, si esto ocurre el resultado de ésta operación sería 0.00.

2- Se utiliza simplemente "c? / d?", para esto el usuario debe verificar que el

denominador no sea 0.00, si esto ocurre se puede producir un problema de

generación del reporte. DET(nombre_columna)=DIVIDIR(c?/d?).

Ejemplo de un reporte Se necesita realizar un reporte que muestre la siguiente información:

Código de la cuenta

Descripción de la cuenta

Saldo Inicial

Débitos

Créditos

Saldo Final

Lo primero y más fácil es digitar algunos rótulos con los títulos del

reporte.

Como en nuestro catálogo existen muchas cuentas contables llevaría mucho

trabajo el digitar una por una todas las cuentas, para evitar ésta labor

se puede declarar una variable que reúna todas las cuentas del catálogo(o

las que necesitemos) de forma que con una orden en el generador se pueden

incluir cientos de líneas.

Para empezar en los parámetros se define una variable que puede ser de

tipo patrón, la cuál permite llamar las cuentas requeridas usando alguna

máscara en especial.


La variable declarada se llamará cta_conta

El paso siguiente es ligar ésta variable con alguna fórmula. Para ello se

usan las funciones predefinidas indicadas en la sección anterior.

En la columna dedicada a los códigos se incluye una fórmula como la

siguiente:

Ahora se debe proceder a indicar la descripción, los saldos y los

movimientos de las cuentas, para ello se hacen las siguientes fórmulas:


Descripción: DSC(CUENTAS) ** El llamado a la descripción de las

cuentas se hace por medio del nombre de la columna que contiene los

códigos contables.

Saldo Inicial: SI(CUENTAS).

Débitos: DB(CUENTAS).

Créditos: CR(CUENTAS).

Saldo Final: SF(CUENTAS).

Como se dijo anteriormente para llamar los saldos y movimientos de las

cuentas en las fórmulas se debe ligar la fórmula recién creada con la

fórmula principal que en éste caso sería la fórmula que maneja el código

contable. También se debe indicar para cada fórmula la fecha y el tipo de

cuentas que debe mostrar(superior, mayor, detalle, etc.).

Para finalizar al generar el reporte el sistema pide el valor de la

variable, la cuál puede ser un código o un patrón(para éste caso se

escoge ********).

De ésta forma se toman todas las cuentas del catálogo, también se podría

pedir las que cumplan con alguna condición(01-010-***) o se podría dar la

cuenta como tal(01-010-001-005).

Como resultado de éstos pasos se genera un reporte como el siguiente:


Utilitarios Recuperar

Fallas de fluido eléctrico, o inclusive en el mismo hardware pueden poner en riesgo la

integridad de la información, por dicho motivo se crea esta opción que permite correr

procesos con el fin de restablecer o verificar que los archivos no se dañen. Esto es

dependiendo del motor de manejo de archivos que se esté usando.

Periodo: Se debe indicar el período en el cual se realizará el proceso.

Indexar: Indexar podemos definirlo como "reordenar" los catálogos o registros de

Cuentas, Retenciones, Asientos y Nits. Este proceso se puede realizar tanto para los

archivos actuales como para los históricos.

Guardar o Eliminar Asientos: Muchas veces ocurre que al momento de contabilizar un

asiento el usuario descubre que le faltó incluir algún dato en el mismo, al estar el asiento

contabilizado no se podría modificar por lo tanto en ésta opción se le permite al usuario

grabar el asiento de nuevo con el mismo número de asiento y con la modificación hecha.


Cuando se marca la opción Guardar asiento el usuario puede modificar un asiento ya

contabilizado siempre que se marque también la opción de Eliminar asiento.

Una vez marcados los dos parámetros e indicado el o los asientos a modificar se da aceptar,

luego se entra a Asientos y se presiona el icono de asientos guardados, aparece la lista de

asientos guardados en la que se escoge el asiento que se quiere modificar.

El sistema lo que hace es eliminar el asiento contabilizado y hace una copia la cuál es

guardada para su modificación.

Si solo se marca el parámetro de Guardar asiento el sistema hace una copia del asiento

indicado en el cuadro Procesar asientos.

Limpiar Saldos de todo el período: Este parámetro toma el catálogo de cuentas y lo deja en

cero.

Elimina los movimientos y saldos de las cuentas para todo el período indicado en los

campos del panel Período.

Reconstruir Saldos: Esta opción sirve para los casos en los cuáles se necesita reaplicar

algún asiento, para ello se indica el período y se marca la opción de Reconstruir Saldos.

Al reconstruir saldos es preferible que antes se limpien los saldos de las cuentas para el


período que se va a reaplicar, esto porque de no hacerse así se podría duplicar algún

movimiento.

Reestructurar Cuentas: En procesos de importación de datos de versiones anteriores, esta

opción se utiliza para asignar el nivel de profundidad que tienen las cuentas en relación con

su cuenta superior, así como verificar que las características de las cuentas de tipo superior

sean heredadas a las cuentas asociadas.

Nota: Antes de proceder a realizar un proceso de recuperación es necesario indicar el

período en el cual se va a procesar. En caso de realizarse para un período anterior al

actual, será necesario ejecutar el mismo proceso para todos los meses posteriores con

el fin de corregir la inconsistencia.

Pasar de período Fiscal

El proceso de cambio de periodo contable se encarga de trasladar los saldos finales del

catálogo de cuentas del período que finaliza como saldos iniciales del período siguiente.

Este proceso se debe hacer al final del período cuando la contabilidad este cerrada ya que

las cuentas de resultados pasan al siguiente período con el saldo en cero.

El sistema le permite trabajar en el período siguiente sin haber cerrado el período actual de

trabajo por lo que se debe de tener presente que una vez finiquitado el cierre del período

anterior se debe de hacer nuevamente el proceso de pasar de período contable y enseguida

el proceso de reconstruir saldos del primer mes.


Importar datos del BOS 1.60

La finalidad de esta herramienta es la conversión de datos de la versión anterior del sistema

Business Operating System Premium 1.6 (SAI PREMIUM 1.6) a la actual.

El "convertidor" como lo llamaremos en adelante, realiza la conversión de los archivos de

datos o tablas de registro referentes a maestros permitiendo así utilizar, migrar la

información en una forma rápida y automática.

La utilización es un sencillo proceso en el cual una vez ingresado a la opción en el área de

Utilitarios lo único que se debe hacer es seleccionar el directorio donde se encuentran la

información que se desea importar, una vez seleccionado el proceso se realiza en forma

automática previa aprobación del usuario.

Cuando se realiza una importación es conveniente verificar que el formato de los códigos

existentes sea igual al de los datos que se desean importar, ya que de lo contrario se puede

tener problemas a la hora de querer accesar la información.

El botón Seleccionar directorio despliega un cuadro en el que se ubica una extensión de

archivos, en ésta se indica el archivo que se quiera convertir y se da Aceptar.


Impresora para formatos de impresión: En este campo se despliegan las diferentes

impresoras que se tienen instaladas en la estación de trabajo, con esto al momento de

importar la información el convertidor adaptara los formatos de impresión existentes al

nuevo sistema de acuerdo a las características de la impresora seleccionada, es muy

importante revisar cada formato una vez importado.

Nota: Cuando un formato es importado y posteriormente se cambia la impresora que

se le asignó al momento de la conversión el formato se debe CREAR de nuevo.


Convertidor por Segmentos

Este proceso permite a una empresa en marcha cambiar su catálogo simple a un catálogo

por segmentos o reasignar la sección definida para la segmentación dentro del código

contable.

Para ello se tiene primeramente que escoger el archivo del catálogo disponible y pasarlo a

la derecha a la columna catálogo a convertir.

Posteriormente se tiene la opción de convertir a contabilidad por segmentos, la cual se

debe de activar una vez definido en parámetros de contabilidad el inicio y el ancho de la

segmentación así como en el maestro de segmentos los segmentos correspondientes.

También se puede utilizar en el caso de que se desee cambiar la ubicación del segmento en

el código contable.

Para ello se tiene que activar primeramente la opción convertir a contabilidad sin

segmentos mediante el cual rompe la relación de cuenta versus segmento y permite


asignarlo a otra sección o tratar la contabilidad sin segmentos.

Cuando las cuentas tienen movimientos existe la opción de forzar cuentas con

movimientos, esto por cuanto al hacerlo, la contabilidad pierde su estructura actual, para

adquirir la otra. Por lo que el concepto dado original.

Consolidar Compañías

Mediante este proceso se puede consolidar compañías asociadas que tienen una misma

estructura contable, además se puede utilizar para copiar el catálogo de cuentas en otra

compañía que esta iniciando, para ello se cuenta con las siguientes opciones:

Primero se tiene que crear una compañía nueva con los parámetros configurados

similarmente a las compañías que se van a consolidar.

Selección de compañías: en la columna izquierda se encuentran las compañías disponibles

las cuales al pasarla a la derecha se hacen disponibles para este proceso.

Limpiar saldos de cuentas: se debe activar cuando lo único que se desea es copiar el

catálogo de cuentas de una compañía a otra.

Recalcular saldos: cuando la opción anterior está desactivada y se consolidan los saldos de

varias compañías es conveniente recalcular los saldos para garantizar la integridad de los


mismos.

Traducir cuentas: El traducir cuentas se utiliza en el caso de que se desee que los saldos

de una cuenta al momento de consolidar sea reescrito con otro código.

También se utiliza para consolidar movimientos de cuentas relacionadas entre compañías a

fin de que refleje el movimiento deudor y acreedor en uno sólo código.

Esta opción está relacionada con la pantalla patrón a traducir en donde se tiene cuatro

líneas para determinar de que cuenta a que cuenta se desea traducir.

Por ejemplo si tenemos cuentas a pagar entre compañías en la cuenta 211 y tenemos

cuentas a cobrar en la 110 y queremos que los movimientos de las cuentas a pagar se

reflejen en las cuentas a cobrar indicamos en la columna patrón a traducir de la cuenta 211

y en la columna a traducir a la cuenta 110.

Los filtros de cuentas a incluir se utilizan en caso de que deseamos parcializar la

consolidación, es decir sólo un grupo de cuentas. El de cuentas a excluir se utiliza cuando

queremos que las cuentas consolidadas entre compañías cuyo saldo sea cero desaparezca.

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