Configuración de SmartBusiness Premium

Más de 15.000 clientes ya han

confiado en nosotros

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En el presente manual encontrará la opción de

poder configurar la aplicación SmartBusiness

y GpBusiness.

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1. Requisitos

Para poder realizar la configuración necesitaremos que el usuario disponga de una

cuenta de Dropbox. También necesitaremos la aplicación GpBusiness; en la versión

Estándar o Distribución, con el módulo de Mobile.

El usuario que no disponga de cuenta en Dropbox puede crearla desde

www.dropbox.com

SmartBusiness es una aplicación de movilidad para dispositivos móviles (IOS y Android)

que puede ser vinculada con nuestra aplicación GpBusiness. Su función principal es

dotar de movilidad a una empresa; para gestionar cobros y de realizar documentos de

venta.

Esta aplicación puede funcionar de forma autónoma (versión Community) o a través

de nuestra aplicación de escritorio SmartBusiness Connect. Con esta última aplicación

nos proporcionará los datos actualizados de nuestra aplicación GpBusiness a través de

sincronizaciones. Para ello, necesitaremos el módulo Mobile de la GpBusiness, la

aplicación de escritorio “SmartBusiness Connect” y una APK para los dispositivos

móviles “SmartBusiness” que podrá ser descargada desde las tiendas virtuales nativas

de los sistemas Android e IOS.

Desde nuestra SmartBusiness podremos generar documentos de venta (pedidos,

albaranes, facturas), gestionar los cobros pendientes de los clientes y sincronizar estos

datos con nuestra GpBusiness (Versión Premium).

2. Instalación y Configuración.

2.1. Instalación

En este proceso tendremos que diferenciar las instrucciones a realizar por dispositivos.

- Windows (equipo servidor).

o Descargar el complemento SmartBusiness Connect, desde la ruta

(http://smbconnect.fersoft.es/).

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o Continuamos entrando a la aplicación y registrar el producto mediante

una cuenta de correo electrónico operativa. Si todo está correcto

recibirá la clave de activación (está clave será proporcionada por Fersoft

y deberá ser solicitada previamente).

- Android o IOS (Versión Community).

o Descargar desde las tiendas virtuales Play Store (Android) y App Store

(IOS), localizándolo por el nombre SmartBusiness.

o Una vez instalada; nos pedirá un registro para facilitarnos un código de

activación, que será recibido al correo indicado en el formulario.

- Android o IOS (Versión Premium).

o Una vez realizado los pasos referentes a la versión Community, ahora

vincularemos la aplicación SmartBusiness Connect con el dispositivo.

Nos dirigimos a Ayuda y Soporte técnicoEmparejar con

SmartBusiness. En este punto nos solicitará una clave que previamente

la habremos generado en la Smartbusiness Connect desde la opción

Emparejar App.

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2.2. Configuración Para su configuración necesitaremos realizar varios pasos en los distintos dispositivos.

- Windows (equipo servidor) GpBusiness

o Tenemos que crear un Agente (Fichas Agentes) o utilizar uno ya

registrado en GpBusiness.

o Lo siguiente será vincular el Agente a un Almacén determinado y una

serie especifica. Para ello, nos dirigimos al módulo de configuración

TablasGestiónAlmacenes. Aquí tendremos que asignar para cada

agente con Smartbusiness un almacén y asociar el agente y las series

principal y serie secundaria (utilizada cuando hay algún problema de

duplicidad con la serie principal).

o Por último punto, configuramos en el módulo de configuración

Parámetros de configuración Generales al programa. En la pestaña

de Mobile, tendremos la opción de Mandar todos los clientes (Sí) o

mandar solo los del agente (Nó).

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- Windows (equipo servidor) SmartBusiness Connect

o Abrimos la SmartBusiness Connect y creamos un dispositivo desde la

opción Nuevo dispositivo, con el mismo código que tenga el agente en la

Business, para diferenciar de mejor forma. En esta ventana tendremos

que rellenar varios datos recorriendo las distintas pestañas.

General: Se registrarán datos para identificar el

conector e indicar si se vinculará con un GpBusiness o

GpBusiness Distribución.

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Parámetros: Configuración de importes y cantidades

estas opciones deben estar igual parametrizadas que

en su versión GpBusiness.

Series: Configuración que tendrán los dispositivos,

estos datos tienen que ser idénticos a las series

indicadas en los almacenes en el módulo de

configuración.

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Conector: Configuración de la conexión de datos de

SQL, las empresas a utilizar (separadas por ;) y el

almacén vinculado.

En la ventana anterior se muestran varias configuraciones que pasamos

a detallar.

Enviar todos los clientes: Esta opción permite

enviar todos los clientes o solo los del agente.

Enviar artículos sin stock: Opción para enviar

artículos con stock 0.

Lotes por almacén: Permite enviar lotes de

trazabilidad del almacén en cuestión, esta

opción estará disponible si el cliente tiene la

variable de entorno LotesPorAlmacen a Sí en

GpBusiness.

Enviar cobros: Envío de cobros de facturas

pendientes de cobro con la forma de pago al

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contado, según las fechas indicadas en fechas

para cobros.

Tarifas para ofertas: La SmartBusiness tiene

dos formas de incluir los precios de los

artículos.

o Genéricas: Recoge las tarifas

especiales Genéricas; estas tarifas

deben estar registradas y asignadas a

los clientes en su ficha (Pestaña

Comercial 2) sino recoge las tarifas de

la ficha del artículo.

o Especial: Recoge las tarifas especiales

por artículo, familia, subfamilia y

marca; registradas en el

mantenimiento de artículo, familia,

subfamilia y marca

Carpeta de salida: Ruta donde se generarán los

archivos que descargamos de los dispositivos móviles.

Ruta de Datos de la GpBusiness: Ruta donde tenemos

instalada la Business para la recogida de fotos.

o Continuamos instalando Dropbox en el equipo, necesitaremos crear

cuenta si el cliente no la tuviera; y vincularla con la aplicación a través

de Conectar con Drobox. Al vincularse correctamente generará una

carpeta con el nombre SmartBusiness dentro de la ruta de Dropbox.

- Configuración de dispositivo Android o IOS.

o Vincular la aplicación SmartBusiness con Dropbox, nos

dirigimos a ConfiguraciónDropbox. En esta pantalla nos

solicitará correo y contraseña de una cuenta Dropbox; que

previamente hemos registrado.

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Nos iremos a ConfiguraciónParámetros y ésta opción modificaremos el campo

Identificador de dispositivo; que tendrá que ser igual que el identificador de dispositivo

registrado en la aplicación Smartbusiness Connect

3. Proceso de sincronización.

3.1. Importación de GPBusiness a SmartBusiness. - En GPBusiness.

o Lo primero, desde el módulo de Mobile; marcaremos los

clientes y artículos que deseamos volcar (este proceso solo

es necesario la primera vez que se realice la sincronización).

Los artículos se volcarán todos los marcados sin distinción,

salvo que estén obsoletos o sin stock.

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- En Connect.

o Seleccionamos la conexión o conexiones que deseamos

generar los datos y marcamos Generar datos.

o Esto generará una carpeta dentro de

\Dropbox\Smartbusiness\ llama Device XXXX (siendo XXXX el

código del dispositivo) y dentro de ésta una carpeta config

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(se incluyen los datos de empresas y configuración) y otra

sync (datos de la importación clientes, artículos,

cobros...etc.).

Nota: los datos que se vuelquen (artículos, lotes, familias, clientes) deben tener los

campos código y nombre rellenos. Comprobar también que los artículos, si tienen

asignada imagen que esté en las rutas correctas.

- SmartBusiness (Premium).

o Nos dirigimos a Sincronizar y en esta ventana tendremos dos

opciones importantes y que se detallan por orden de uso:

1. Configuración: Este proceso sirve para volcar las

empresas y la configuración al dispositivo. Este

proceso es necesario realizarlo solamente la primera

vez que se sincroniza.

2. Recibir: Este proceso recibe los datos que han sido

generados por el servidor.

3.2. Importación de SmartBusiness a GpBusiness. - SmartBusiness

o Para volcar los datos de los dispositivos a la GpBusiness,

deberemos abrir la aplicación SmartBusiness y nos dirigimos

a Configuración->Sincronizar->Enviar->.

- Connect.

o Seleccionamos el conector o conectores que deseamos

descargar datos y pinchamos sobre “Descargar datos”

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o Con el proceso anterior nos generará unos ficheros en la

carpeta indicada en el conector (Carpeta de salida)

- GpBusiness.

o Abrimos el módulo de Mobile y utilizaremos la opción

“Recibir datos de GpBusiness Mobile”. Seleccionamos los

siguientes campos.

La ruta de recogida de datos (ruta que tendrá como

destino lo generado por la Connect).

Almacenes

Ficheros a recibir.

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Estructura de ficheros de SmartBusiness dentro de Dropbox.

El cliente tendrá que utilizar la aplicación de almacenamiento en la nube Dropbox para

gestionar la transferencia de información entre SmartBusiness y GPBusiness. En el

momento que se vincula la aplicación SmartBusiness con Dropbox, se crea un

directorio con el nombre smartbusiness. Este directorio será la raíz de nuestra

aplicación y contendrán todos los datos de los distintos dispositivos registrados en

nuestra aplicación.

Cada dispositivo tendrá su carpeta propia denominada Device XXXXXX, siendo XXXXXX

el código del conector registrado en SmartBusiness Connect. Dentro de cualquier

carpeta del dispositivo nos encontraremos varias subcarpetas:

- Sync: archivos para la subida de datos a los dispositivos móviles.

- Send: archivos recibidos de los dispositivos móviles.

- Config: archivos de configuración del dispositivo móvil.

Estas tres carpetas mencionadas se renombran de forma automática una vez que se

vuelca la información desde un dispositivo a otro. Dentro de las carpetas sync y send ,

nos encontramos tantas carpetas como empresas se configuren en el conector y los

archivos csv que se van a volcar a las tablet.

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