Conducción y ManagementEscribe: Lic. Estela Pereyra Baker

Hoy, el management internacional reconoce a su personal como "el más valioso recurso" del que puede disponer, y si está adecuadamente seleccionado y capacitado debería colaborar con el crecimiento y los resultados de la compañía y a la vez, crecer con ella. Sin embargo, en las empresas, se suelen cometer muchos errores que contribuyen a alejarse de este concepto. Para hacer una síntesis podemos recorrer las áreas más afectadas y ellas son:

ComunicaciónDelegaciónPertenenciaReconocimientoMotivación

ComunicaciónCuando se han instalado en la organización fallas en la comunicación, algunos de los síntomas son los siguientes:

1.- Problemas de coordinación entre los departamentos o áreas: Distintos departamentos comienzan a transformarse en compartimientos estancos, agrupados por jerarquías o áreas, exaltando su identidad propia, desconociendo la de los sectores restantes y al mismo tiempo los objetivos de la empresa.

2.- Utilización de canales de comunicación inadecuados: Desarrollar un buen sistema informativo es vital para cualquier empresa que quiera alcanzar el éxito. Esta debe ser clara, concisa y en efecto cascada que alcance a todos los integrantes de la compañía. Si no ocurriera de este modo, la información, los valores y hasta la filosofía de una empresa puede verse demorada, distorsionada y también solapada por comentarios infundados de autoría personal y generalmente anónima, que suelen conducir a inevitables confusiones, pudiendo llegar hasta la parálisis total de un grupo de tareas. Estos conflictos se reducen considerablemente con un diálogo permanente entre los distintos niveles organizacionales y con reuniones periódicas donde participen diferentes sectores. Estas últimas deben estar perfectamente programadas para evitar efectos contraproducentes.

Los Directivos, a través de una buena comunicación, deben potencializar el trabajo en equipo y reducir las individualidades.

DelegaciónRecordando siempre que lo que se delega es la autoridad para realizar una tarea, y no la responsabilidad de su logro. Estos son cuatro pasos básicos para delegar.

1.- Elegir una persona competente.2.- Explicarle los objetivos.3.- Darle la autoridad y los medios necesarios.4.- Mantenerse en contacto.

De la confianza que depositamos en los supervisados depende el éxito de nuestra gestión.

Los problemas en el proceso de delegación pueden manifestarse, por ejemplo, de la siguiente manera:

1.- Directores, gerentes y jefes sobre ocupados: Es frecuente encontrar personal jerárquico dedicando un porcentaje de su tiempo a tareas operativas incompatibles con algunas de sus funciones por excelencia, como la planificación de actividades y la generación de nuevos negocios.Esto produce "cuellos de botella" que reducen la productividad y debilitan la estructura al no permitir que se desarrolle el resto del personal. Si usted piensa "si uno quiere el trabajo bien hecho, debe hacerlo uno mismo", seguramente tiene problemas de delegación.

Todas las personas son útiles y tienen necesidad de reconocerlo y de que se lo reconozcan. Lo importante es detectar con precisión en qué función alcanzarán un desempeño superior.

PertenenciaEl sentimiento de pertenencia al grupo mantiene alta la moral. Es necesario que, el empleado, realice aportes personales en la tarea específica que realiza, más allá "de lo que indica el manual"; esto eleva su responsabilidad y su sentimiento de integrante en la organización.

Cuando los empleados participan en optimizar los resultados de su trabajo, se eleva la motivación grupal.

Los siguientes indicadores son algunos de los que evidencian que un sentimiento de falta de pertenencia se ha hecho presente en la organización:

1.- Desinterés en el trabajo: Típico caso de aquel que se limita a cumplir el horario y trata de distraerse en el baño o sirviéndose café, es decir, apartándose de su tarea o responsabilidad.

2.- Bajo seguimiento de las directivas: Les cuesta adaptarse al pensamiento ajeno porque tampoco sienten que su aporte será escuchado. Una correcta implementación de círculos de calidad mejora el problema.

ReconocimientoPara que un empleado esté motivado, debe haber un adecuado reconocimiento; es decir, en la situación que corresponda o en momentos aleatorios en lugar de distinciones "calendarizadas". Es muy común que, cuando hay un error, sin importar la magnitud del mismo, el objetivo inmediato es la búsqueda del culpable para reprenderlo (convirtiéndose éste en un error mayor) en lugar de identificar el motivo de la falla, concentrarse en la forma de solucionarlo y tomar las medidas necesarias para que no se repita, con el consecuente aprendizaje. En términos generales, en las organizaciones, lejos de reconocer un buen desempeño, se enfatizan los errores.

Constantemente se le dice a la gente sólo lo que hace mal, y no se le señala lo que hace correctamente.

¿Cuánto tiempo hace que usted no llama a su colaborador inmediato sólo para destacarle sus virtudes?

La falta de reconocimiento se ha instalado en la empresa cuando los síntomas siguientes se hacen notar:

1-- Empleados asustados: Si se destacan solamente los errores y se señala a "los culpables sistemáticamente", se presenta el temor generalizado y en esas condiciones surgirá con más frecuencia lo que se quería combatir, el error.

Buscar culpables ayuda a no reconocer que la falla también puede estar en nosotros.

2.- Empleados faltos de iniciativa: A consecuencia del punto anterior, la gente prefiere refugiarse en sus "trincheras" evitando tomar toda clase de riesgo. Este problema se mejora simplemente implementando la comunicación en positivo, llamando al colaborador y haciéndole saber que estamos conformes con él y su desempeño o comentándole en qué debe mejorar (pero siempre en actitud positiva). Pero hay que agregar: cualquier tipo de reconocimiento (positivo, o negativo si corresponde) es preferible antes que la indiferencia que se manifiesta por no prestarle atención al trabajo que han realizado nuestros colaboradores.

MotivaciónLa palabra motivación tiene su raíz en latín "motus" que significa mover, poner en acción. Si bien es cierto que es propia de cada persona, también lo es que el entorno brinda estímulos que promueven la acción. Si la empresa posee un buen sistema de comunicación, delegación, si tiene sensación de pertenencia y el grupo está debidamente reconocido, todos estarán motivados a alcanzar los objetivos fijados y la tarea será por demás eficiente.

La motivación del personal depende también del entorno laboral que los directivos y gerentes hayan logrado en la empresa.

Como conclusión podemos agregar que estos puntos propuestos no se deben descuidar para evitar mayores problemas, que realmente la solución no implica grandes dificultades, lo importante es encontrar los métodos adecuados, adaptarlos a la propia organización y ponerlos ya mismo en marcha.

Estela Pereyra Bakerwww.epyaconsultora.com.ar