Compras Sistemas de Materiales

MAESTRÍA EN GERENCIA LOGÍSTICA

Profesor: Máximo Romero

TEMA III: Compras

- MSc. Ing. Máximo Romero – 2

Función COMPRAS• Administración del proceso de adquisiciones• Satisfacción de necesidades y respaldo a las capacidades• Su eficiencia determina el rendimiento de la cadena de suministro• Proceso de adquisición

1. Planeamiento de las necesidades2. Selección de fuentes de abastecimiento3. Emisión del pedido al proveedor4. Seguimiento del pedido5. Recepción del pedido


Compras electrónicas• EDI (electronic data interchange)• Intercambio de documentos via telefónica• Software para comunicaciones• Documentos

– pedidos – facturas - órdenes de pago• Proceso

– Cliente: “clik” en catálogo electrónico– Proveedor: verificación de crédito y disponibilidad del artículo– Proveedor: notificación electrónica a almacén y embarque– Proveedor: envío electrónico de factura– Cliente: recepción y transferencia electrónica bancaria

• Facilitar EDI a través de Internet


función de compras • REALIZAR PREVISIONES

• NEGOCIACION DE PRECIOS

• BUSQUEDA DE OTRAS FUENTES DE APROVISIONAMIENTO

• NORMALIZACION DE MATERIALES

• FABRICAR O COMPRAR : SUBCONTRATACION

• RELACIONES FLUIDAS CON TODAS LAS DIRECCIONES

- MSc. Ing. Máximo Romero –

Análisis ABC de las Compras

inventario

venta

Costesimpacto valor global

Clase A

Clase BClase C


• El 20% en Numero de Artículos, Representan el 80% de las Ventas

• El 30% en Numero de Artículos, Representan el 15% de las Ventas

• El 50% en Numero de Artículos, Representan el 5% de las Venta

Análisis ABC de las Compras

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Análisis de Pareto

El objetivo consiste en desarrollar una mentalidad adecuada para comprender cuáles son las pocas cosas más importantes y centrarse

exclusivamente en ellas.

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Análisis de Pareto

• Se basa en el principio de que en cualquier distribución, el 80 % de los efectos están producidos por el 20 % de las causas.– Ejemplos:

• el 20 % de las piezas de un almacén tienen el 80 % del coste.• el 20 % de los libros que se editan cada año

suponen el 80 % del total de las ventas.– En la práctica sirve para:

• Establecer las prioridades a la hora de actuar o por donde empezar.

• Separar los pocos vitales de los muchos triviales.

20%

80%

80%

20%

Libros Ventas

9 - MSc. Ing. Máximo Romero –

Análisis de Pareto

• Decidir como clasificar los datos.– Ej: por tipo de defecto.


Análisis de Pareto

• Decidir como clasificar los datos.– Ejemplo: Defectos observados en un

automovilPROBLEMAS • Fusibles fundidos• Alternador no carga• Bateria sin carga• Lamparas (Otros)• Bujias (Otros)• Cables sueltos (Otros)


Elegir el periodo de observación del fenómeno. – Según sea el fenómeno a observar, así será

el periodo idóneo• diario• semanal• mensual • otros

Análisis de Pareto


Elegir el periodo de observación del fenómeno.

Análisis de Pareto

Ejemplo: Defectos observados en un automovil durante el período de garantía

PROBLEMAS EN LA GARANTÍA

Fusible fundido 26 Alternador no carga 40 Bateria sin carga 120 Otros 14


COMPRAS: CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Conjunto de operaciones que tienen por fin suministrar en las mejores condiciones posibles los productos que son necesarios para alcanzar los objetivos que la dirección de la empresa ha establecido.



Objetivos generales:• Conseguir los mínimos costes de adquisición • Mantener el nivel de calidad definido• Mantener la continuidad del abastecimiento • Desarrollar la competencia• Reciclar



Importancia:– Las compras mantienen la actividad de la empresa– Influyen directamente en la estructura financiera

de la empresa– Supone la adquisición de mercancías– Contribuyen a la obtención de los objetivos

planificados


LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA• Emisión del requisito de compra• Análisis de la petición de compra• Investigación y elección del proveedor• Emisión del pedido• Seguimiento del pedido• Recepción e inspección de la mercancía• Eventual devolución de los productos no hallados

conformes• Verificación y pago de la factura• Elaboración del informe


LA NEGOCIACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN

Se desarrolla en tres fases:

1. Preparación de la negociación, que se divide en tres etapas:• Recogida de información• Inventario de las bazas• Fijación de los objetivos

2. Desarrollo de la negociación, que se divide en tres fases:• La organización material de la negociación• Búsqueda de información complementaria• Concreción del resultado

3. Seguimiento de la negociación


EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA

Existen dos formas básicas de organizar el departamento de compras:

Centralizada para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios

Descentralizada para que cada departamento realice las compras según sus necesidades


CAPACIDAD DE COMPRA

NEGOCIACION INTELIGENTE

A) La negociación se hace con personas con quienes se tiene una relación de interdependencia.

B) La negociación es un proceso en el que se trata de influir en el oponente.

C) Queremos que el oponente tome una decisión especifica que nos conviene.

D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la decisión favorable a nuestros intereses, así como las que la obstaculizan.

E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo.

Concentración de las ventas

Importancia respecto a sus costes

Diferenciación de los productos

Costes de cambio

Rentabilidad

Integración hacia atrás

Calidad

Información

Poder negociador de los compradores.

¿Cuando es elevado el poder negociador de los proveedores?

Proveedores más concentrados que el sector

Inexistencia de productos sustitutos

No ser un cliente importante

Venden insumos importantes

Productos diferenciados o con costes de cambio

Amenaza de integración

Poder negociador de los proveedores.

La acción de los poderes públicos.

PLANEACIÓN

www.auladeeconomia.com - MSc. Ing. Máximo Romero –

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa básica que implica:– el establecimiento de objetivos y– el planteamiento de las acciones necesarias para

cumplirlos,– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el

manejo adecuado de los recursos organizacionales.


LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene razón de ser:– Sin objetivos específicos que lograr y estrategias

para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.


PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.

• Incluye determinar:– las misiones globales,– identificar los resultados claves y– fijar objetivos específicos,– así como políticas para el desarrollo, programas y

procedimientos para alcanzarlos.


PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

• Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.


PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:el proceso de establecer lo que la organización

quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales,

definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.


PLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:¿COMO DEBE HACERSE?


PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA

EMPRESA.


Importancia de la planeación

Planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios


SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN

• La planeación y el control son inseparables.• Los planes establecen los estándares de

control.• Cualquier control sin planes carece de sentido.


ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

Planeación Instrumentaciónde los planes Control

Accióncorrectiva

Desviación


Principales objetivos de la planeación

• Facilitar el control:• Al planear se desarrollan objetivos y por su

parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.



• Reducir la incertidumbre:• Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.



• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:

• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.



• Establecer el esfuerzo coordinado:• Cuando todos lo que están involucrados sepan

hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.


Tipos de planes

• Planes por su ámbito de influencia• Planes por su horizonte temporal


Planes por su ámbito de influencia

• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.


Planes por su horizonte temporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.

• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.

• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.


Planes por especificidad

• Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.

• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.


HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos


PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.



• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.



• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


VISION

• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.


VISION

• Debe cubrir ciertas características:– ser formuladas por la alta dirección,– conocida y compartida por todos los

colaboradores,– sustentarse en los valores de la organización, – ser positiva y alentadora y, lo más importante, – orientar a todos los miembros de la organización

durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.


Premisas

• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.

• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.


Premisas

• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:– fortalezas,– oportunidades,– debilidades y– amenazas.

• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.


OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.– Son fines a los que se quiere llegar.– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de

largo plazo.– Surgen de los objetivos.– Las metas se fijan basados en el desempeño

pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.


OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.– Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).– Los objetivos son el fin determinado.– Son los que permiten alcanzar metas. – Constituyen el plan básico de la empresa.


ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.– Es una guía de acción para la organización y todos

sus miembros.


REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.– Son normas que dictan la acción o la abstracción y

no permiten la excepción o la elección personal.– Ejemplo: No fumar.


REGLAS Y POLÍTICAS

• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.– La esencia de las políticas es la existencia de cierto

grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

– Pueden ser escritas o verbales.– Ejemplo: política salarial.


PROCEDIMIENTOS

• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.– A diferencia de las políticas que son guías de

acción y no de pensamiento.– Son los planes que establecen un método o forma

para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

– Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.


PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.


PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.


PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. – Son una expresiones en términos numéricos.– Obligan a la empresa a prepararse por adelantado

a los recursos que se necesitarán. – Constituyen medios de control.


PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos:– Presupuesto de operación: Es el más importante

se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.


PRESUPUESTOS

– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas.

– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

– Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

www.auladeeconomia.comPresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

Propósitoy misión

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)


OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.

• Existen objetivos:– a largo y corto plazo,– generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:– se debe determinar si se alcanzan o no en un

período determinado.


JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicosÁreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de laorganización (largo plazo-estrat.)

Misión

Prop. socio-económico

Métododescendente

Métodoascendente


ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”.



• En la administración por objetivos:– los gerentes y sus subordinados definen en

conjunto sus metas comunes,– especifican las áreas principales de

responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y

– utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros.



• La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo.

• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional.



• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo.

• La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.



• Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.



• La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización.


BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación orientada a resultados).

• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización.

• Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales.


DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos.

• Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo.

FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS


Planeación

• Planeación:• es el proceso sistemático y consciente de

tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.


PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo. • Todos los planes tiene que ser elaborados en

función de los objetivos organizacionales.



• Principio de primacía de la planeación. • Indica que la planeación precede a todas la

demás funciones administrativas



• Principio de eficacia de los planes. • Indica que todos los planes deberán generar

más beneficios en su relación con los costos.



• Principio de adhesión al objetivo. • Los objetivos deben tener significado y ser

atractivos por los miembros de la organización.



• Principio de flexibilidad.• Con este principio se establecen los márgenes

de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).



• Principio de cambio de ruta. • Bajo este principio se establece la revisión de

los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.


El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

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