Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental

TELIMCO-LTDA

Ing. Alexander Becerra

En primera Instancia una organizacin antes de iniciar la implementacin de su SGA,

debe definir el ALCANCE del mismo, el cual consiste en identificar los lmites del

Sistema de Gestin (tomando en cuenta que actividades (procesos) puede controlar

y/o sobre cuales puede tener influencia la organizacin), identificando de igual

manera el lugar geogrfico donde la organizacin opera (Definiendo entonces sedes

delegaciones sobre las cuales se va a desarrollar el SGA) y su relacin con el entorno y

las partes interesadas. El alcance debe quedar documentado a travs de un

documento controlado por el SGA y aprobado por la Alta Direccin, el cual

normalmente se documenta en el Manual del SGA que aunque es de aclarar que no es

un requisito de la norma, pero si dicho manual ayuda a la organizacin a documentar el

alcance y tambin permite describir el tipo de organizacin, su estructura

organizacional y permite relacionar los documentos desarrollados dentro del SGA con

los requisitos establecidos por la norma ISO 14001.

En el momento de que una organizacin decida implementar un SGA (Sistema de

Gestin Ambiental) de acuerdo a la norma ISO 14001 aplicable al alcance definido, se

debe seguir el Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el cual se explica a

continuacin:

En el proceso de PLANEACIN (P) se debe tener en cuenta que el 80% del xito

de la implementacin de un SGA parte de una adecuada identificacin y

Valoracin de Aspectos e Impactos Ambientales (Requisito 4.3.1) de sus actividades

productos y servicios que pueda controlar y sobre aquellos que pueda influir dentro del

alcance definido por la organizacin para la implementacin del SGA (Teniendo en

cuenta para esto el uso de herramientas como el ACV Anlisis de Ciclo de Vida del producto o servicio ) permite identificar los reales impactos y aspectos ambientales

asociados a los procesos y productos analizados, as como tambin sobre los potenciales

proyectos (Desarrollos nuevos o planificados) sobre las actividades (Procesos)

nuevos; en dicha identificacin se debe tomar en cuenta todas las entradas y salidas de

los procesos tanto en situacin Rutinaria y No Rutinaria como en situacin de

Emergencia. Esto documentado a travs de un procedimiento de identificacin y

valoracin de AIA (Aspectos e Impactos Ambientales).

Una vez identificados los Impactos Ambientales asociados a las actividades, productos

y servicios se procede a realizar la identificacin de Requisitos Legales aplicables

(Requisito 4.3.2), los cuales de igual manera estn asociados a los Aspectos e Impactos

Ambientales identificados en el paso anterior, mediante un Procedimiento

Documentado de Identificacin de Requisitos Legales y Otros requisitos que la

organizacin suscriba; con los Impactos ambientales y los requisitos legales aplicables

identificados se procede a realizar la Valorizacin de Aspectos e Impactos Ambientales,

identificando entonces cuales son LOS IMPACTOS AMBIENTALES

SIGNIFICATIVOS que la organizacin debe controlar garantizando el cumplimiento

Legal Ambiental.

Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental

TELIMCO-LTDA

Ing. Alexander Becerra

Una vez identificados LOS IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS que

la organizacin pueda controlar y/o pueda tener influencia se procede a definir la

POLITICA AMBIENTAL (Requisito 4.2) de la organizacin, la cual ser aprobada

por parte de la alta direccin, apropiada a la naturaleza de la organizacin y sus

impactos ambientales generados, debe incluir el compromiso de mejora continua y

prevencin de la contaminacin, cumplimiento de los requisitos legales aplicables y

otros que la organizacin suscriba, debe ser marco de los objetivos del SGA y quede ser

documentada, se debe comunicar a todos los miembros de la organizacin y los que

obren en nombre de ella y debe estar disponible al pblico.

Con los IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS identificados y definida

la Poltica Ambiental la organizacin procede a generar y DOCUMENTAR

OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS (Requisito 4.3.3), los cuales debern ser

medibles y coherentes con la poltica ambiental.

H-HACER / IMPLEMENTAR

Para la implementacin de los Objetivos, metas y programas del SGA se debe

garantizar los recursos disponibles (opciones tcnicas, recursos financieros, de

infraestructura y humanos) (Requisito 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y

autoridad) para poder establecer, mantener y mejorar el SGA. Se debe entonces

definir, documentar y comunicar quien sern los responsables de implementarlos, as

como su autoridad para con el SGA. La organizacin deber definir un representante

ante la direccin quien mantendr informado a la alta direccin sobre el avance del

SGA, promover la conciencia sobre la importancia para la organizacin de

implementar el SGA, garantice la implementacin y mejora SGA.

Para lograr que el personal que desarrolle actividades para la empresa o nombre de ella

que puedan generar impactos ambientales significativos desarrolle su actividad de

manera correcta se debe garantizar que dicho personal sea competente en trminos de

Educacin, formacin y experiencia necesaria (Req. 4.4.2 Competencia, formacin y

toma de conciencia) , se debe identificar y proporcionar la formacin necesaria

relacionada con los impactos ambientales a controlar y con el SGA y deber

documentar dicho proceso y mantener los registros asociados, as como tambin

asegurarse que dicho personal sea consciente de la importancia de un buen desempeo

ambiental en su lugar de trabajo y las consecuencias de desviarse de los procedimientos

establecidos para garantizar el adecuado desempeo del SGA de la organizacin.

Para lograr el xito sostenido del SGA se debe definir un procedimiento

documentado para comunicar los impactos ambientales significativos y su control

ambiental al interior de los diferentes niveles de la organizacin as como tambin un

procedimiento de comunicacin externa (para recibir, documentar y responder

comunicaciones con las partes interesadas) relacionado con el SGA y los impactos

ambientales significativos (Si as lo decide la organizacin). (Req. 4.4.3

Comunicacin).

Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental

TELIMCO-LTDA

Ing. Alexander Becerra

De acuerdo al (Req. 4.4.4. Documentacin), la organizacin debe asegurar que se

documente la informacin requerida por la empresa para una adecuada y eficaz

planificacin, operacin y control de de los procesos relacionados con aspectos

ambientales significativos as como los procedimientos solicitados por la norma para la

implementacin del SGA (Esto se puede realizar a travs del Manual del SGA).

La organizacin deber desarrollar un procedimiento documentado de Control de

Documentos (Req. 4.4.5 Control de Documentos) que permitir a la organizacin

asegurar que la informacin pertinente para el cumplimiento de de la poltica,

objetivos, metas y programas ambientales, controlar impactos ambientales, cumplir con

los requisitos legales y cumplir con los requisitos de de la norma ISO 14001 sea

controlada, de modo tal que dicha informacin este actualizada, sean fcilmente

comprendidos y est disponible para el personal relacionado con su contenido, evitando

que se use informacin obsoleta y controlando la informacin de origen externa (Como

la documentacin legal) para garantizar el adecuado funcionamiento del SGA.

Con los aspectos ambientales significativos identificados y las necesidades de

cumplimiento legal ambiental definidas, se definen los procedimientos documentados

para realizar el Control Operacional (4.4.6 Control Operacional) definiendo acciones

para prevenir, minimizar y controlar los impactos ambientales significativos bajo

situacin real y evitar as desviaciones de la poltica, objetivos, metas y programas del

SGA.

Dado que es posible que se materialicen los impactos ambientales potenciales

identificados (Condiciones de Emergencia Ambiental), es necesario desarrollar un

procedimiento Documentado de preparacin y respuesta de emergencias (Req.

4.4.7 Preparacin y Respuesta a Emergencias) donde se estable las condiciones para

dar respuesta a esta situaciones, entrenar el personal para su aplicacin, revisar

peridicamente su efectividad (Simulacros) cuando sea factible.

V-VERIFICAR.

Respecto a las actividades que puedan generar impacto ambiental significativo se debe

definir la informacin necesaria para realizar su seguimiento y medicin, la cual se debe

documentar para evidenciar el desempeo ambiental de la organizacin (Req. 4.5.1.

Seguimiento y Medicin) de modo tal que se pueda analizar y comparar dicha

informacin versus los objetivos y metas ambientales definidas para la organizacin.

Dicha medicin debe ser confiable garantizando que los equipos de seguimiento y

medicin estn calibrado y verificados (Se debe conservar dichos registros).

Para garantizar el cumplimiento legal de la organizacin es necesario generar un

procedimiento documentado de Evaluacin del cumplimiento legal (Req. 4.5.2) el

Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental

TELIMCO-LTDA

Ing. Alexander Becerra

cual permitir llevar el registro de la evaluacin de cumplimiento legal de los requisitos

que le son aplicables y otros suscritos por la organizacin.

Para garantizar el mejoramiento continuo del SGA de la organizacin es necesario

generar un procedimiento documentado de ACPM (Accin Correctiva, Preventiva y

de Mejora) (Req 4.5.3) a travs de este procedimiento se analizar la informacin de

seguimiento y medicin del SGA y del cumplimiento de los requisitos legales, para

identificar No Conformidades Reales o Potenciales y tomar medidas adecuadas para

evitar que los problemas ambientales reales se repitan y los problemas ambientales

potenciales se presenten, registrando el resultado de las acciones implementadas y

evaluando su eficacia.

Un punto importante a nivel de control ambiental es la garantizar la trazabilidad de la

informacin y registros del SGA (Historia y resultados del sistema) lo cual se logra a

travs de un procedimiento documentado de control de registros (Req. 4.5.4).

Parte del Ciclo del Mejoramiento continuo consiste en realizar auditoras internas al

SGA para lo cual se desarrolla un procedimiento documentado de auditoras

internas (Req 4.5.5) donde se define como planear y desarrollar la auditoria, as como

los responsables de ejecutar la auditoria. La auditoria se programa de acuerdo a la

importancia ambiental de los procesos auditados, los resultados de auditoras pasadas y

permite definir la conformidad del SGA respectos a los requisitos de la Norma ISO

14001.

A- ACTUAR.

Para cerrar el ciclo del mejoramiento continuo de un SGA se debe desarrollar un

procedimiento documentado de Revisin por la Direccin (Req. 4.6) de modo tal

que se evalu si el SGA ha sido capaz de cumplir con la poltica, objetivos, metas y

programas ambientales planteados, as como garantizar el cumplimiento legal ambiental

de la organizacin, siendo la revisin por la direccin la que permite el mejoramiento

continuo del SGA.

BIBLIOGRAFIA.

1. UNIR. Manual marco legal de carcter ambiental, implementacin del sistema de

gestin ISO 14001 y herramientas y normas para una gestin ambiental avanzada.

Javier Blanco Valdillo, Maria Dolores Cima. David Mazuelas Benito. ISBN: 978-84-

15626-73-2. Impreso en Espaa.

2. ICONTEC- Instituto Colombiano de Normas Tcnicas. Norma Tcnica

Colombiana. NTC-ISO 14001 versin 2004- SISTEMA DE GESTION

Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental

TELIMCO-LTDA

Ing. Alexander Becerra

AMBIENTAL-REQUISITOS CON ORIENTACION PARA SU USO. Primera

Actualizacin. Editada 2004-12-13.