Como Gestionar Nuestro Tiempo

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Cómo gestionar nuestro tiempo: competencia

necesaria para la felicidad

Maruja Moragas

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Contexto actual Contexto actual

• Vivimos tiempos fraccionados: dispersión • Velocidad y tiempo: pérdida de la visión

global• Percepción de que el tiempo corre en contra• El “ya” y la eternidad• Hay retos: hace falta valor• Saber conectar y desconectar • Falta de unidad de tiempos: valor de los

compromisos

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Características del Características del TiempoTiempo

Atípico

Equitativo

Inelástico

Indispensable

Insustituible

Inexorable

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La Gestión del Tiempo DirectivoLa Gestión del Tiempo Directivo

• Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea

coherente con nuestros objetivos vitales y

empresariales.

• Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo

y entonces darse cuenta de que no sirve para nada...

“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,

que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger)

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Quién soy A dónde voy

Precisión +

Dispersión

Dispersión

tiempo

Trayectoria vitalTrayectoria vital

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¿Para qué me necesita el mundo?¿Para qué me necesita el mundo?

• Misión personal• Misión familiar• Misión profesional• Misión social

Somos una única persona

Liderazgo personal

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Misión personalMisión personal

• Descubrir la misión personal• ¿Para qué sirvo? Puntos fuertes• ¿Para qué puedo servir?• ¿Qué tengo que desarrollar para

conseguirlo?• ¿Dónde soy insustituible?

DICO – Profs. N. Chinchilla y M. Moragas

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Misión familiar internaMisión familiar interna

N. Chinchilla y M. Moragas: “Dueños de nuestro destino”. (Ariel 2007).

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Misión familiar externaMisión familiar externa

CLUB DEPORTIVO

ESCUELA

IGLESIA

COMUNIDAD

EMPRESA


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Misión socialMisión social

ONG

Colmado

IGLESIA

PARLAMENTO

CLUB DEPORTIVO

ESCUELA

COMUNIDAD


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Misión profesionalMisión profesional

Subordinados

Colaboradores

Jefes

Clientes

PEDIDO

Proveedores

Accionistas


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“Si no se tomara la vida como misión, dejaría de ser vida para

transformarse en un infierno”.

León Tolstoi

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yo

sociedad

empresa

familia

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Cómo ser dueños de nuestro Cómo ser dueños de nuestro destinodestino

• Priorizar muestra qué es importante para nosotros

• Coherencia con los objetivos vitales• Desorganización personal: producto de la

confusión de prioridades• “Tiempo para mí”: el motor• El peligro del activismo• Pro-actividad vs. reactividad• Carpe diem vs. vivir en presente• Pasado, presente y futuro

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Tiempo de calidad: ¿para qué vivimos?

• El tiempo y los motivos que nos mueven:– Extrínsecos: búsqueda de experiencias,

consumidor, …– Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir

bien, o reto– Trascendentes: satisfacer necesidades de otros,

dejar un legado y ayudar a que otros se desarrollen• La calidad de nuestro tiempo depende de

nuestra vitalidad interna• El tiempo: oportunidad para crecer en el amor

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El principio de El principio de ParetoPareto

“ Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”

La regla del 80/20

20%

20%

80%

80%

Tiempo ResultadosUna expresión

común de la regla

80/20 es que “el

80% de nuestro

negocio proviene

del 20% de

nuestros clientes”.

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La ley de ParkinsonLa ley de Parkinson

• “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo disponible para su completa

realización”

4

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Las Las 3 leyes3 leyes sobre el Tiempo sobre el Tiempo

1. «El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado»

2. «Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta»

3. «El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S»

V

T

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Flapsi Hapsi*Flapsi Hapsi*

• Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto.

• Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí.

• Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.

* Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado.

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• Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no hacer nada frente al desorden.

• Visión global: influye en el control de la situación nivel de energía y actividad

• Evita las cabezas llenas de “cabos sueltos”.

• Algunas ideas:

– Escriba sus ideas en el momento que se le ocurran..

– Tener un plan preparado para el próximo período de planificación antes de que termine el anterior: “dormir sobre él” produce nuevas ideas.

La organización del tiempoLa organización del tiempo

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Car

ga

de

trab

ajo

Tiempo

Nivel de resistencia

RIP

CurvaCurva de estrés personalde estrés personal


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ObjetivosObjetivos

• Medibles

• Alcanzables

• Relevantes

• Específicos

• Seguibles

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Ladrones del TiempoLadrones del Tiempo

Falta de información

Comunicaciones lentas y absurdas

Interrupciones constantes

Desorganización de los colaboradores más

próximos

Exceso de urgencias

Llamadas telefónicas

Causas de su pérdida

T

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Ladrones del Tiempo (2)Ladrones del Tiempo (2)Causas de su pérdida

Exceso de burocracia

Errores de terceros

Visitas al exterior y salidas para resolver problemas

Exceso de reuniones

Incompetencia de los jefes

T

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Otras causas, Otras causas, YoYo

Falta de organización personal

Confusión de las prioridades

Escasa delegación en los colaboradores

Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo

Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio

Poca puntualidad y control del horario

Dilación de las decisiones importantes

Precipitación en las decisiones

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Matriz de ActividadesMatriz de ActividadesUrgente No urgente

Impor-tante

• Crisis• Problemas apremiantes• Proyectos cuyas fechas vencen

• Prevención, actividades de CP• Construir relaciones• Reconocer nuevas oportunidades• Planificación, re-creación

NoImpor-tante

• Interrupciones, llamadas• Correo, algunos informes• Reuniones• Cuestiones inmediatas y acuciantes• Actividades populares

• Trivialidades, ajetreo inútil• Algunas cartas• Algunas llamadas telefónicas• Pérdidas de tiempo• Actividades agradablesFuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994

27

I. Resultados (BOMBERO)

Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios

II.

IV.

III.

Los 7 hábitos Los 7 hábitos

Fuente: Stephen R. Covey: “Los 7 hábitos de la gente eficaz” -, Ed. Paidós Empresa 16, 1994

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III. Resultados (AUTOENGAÑO)

Concentración en los plazos cortos Administración de crisis Carácter de camaleón, atento a la

reputación Considera que las metas y planes no

valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas

II.

IV.

I.



29

IV.III.

I.


II.

Total irresponsabilidad Despido de los empleos Dependiendo de otros o

gobernado por apremios básicos

Resultados (FRIVOLO)


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II. Resultados (REALISTA) Visión, perspectiva Equilibrio Pocas crisis Mayor calidad de vida --------------------------------Condición sine qua non Disciplina Autocontrol

I.


III.


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Cómo operativizar nuestra trayectoria

Enunciado de la misión

Roles Objetivos Tareas

A hacer (con fecha y hora)

A delegar

Fuente: S. Covey

3232

GerenteInvestigación

Gerente Desarrollo colaboradores

GerenteAdministración

PresidenteOrganización benéfica

Estudiar resultado útimo test Trabajar en el problema de Conexión de red con Ken y Peter

Revisión del rendimiento con Janie

Visita a Samuels

Informe de fin de mes

Informe salarial

Preparar agenda Visita relaciones Públicas con Conklin Iniciar el Plan del año próximo

Individuo Desarrollo personal

Esposo y Padre

Gerente Nuevos Prod.

Borrador enunciado de la misión Inscribirse en el Seminario Visitar a Frank en el Hospital

Cuidado hogar/clase de Karla Proyecto científico de Tim Bicicleta de Sarah

Comprobar parámetros mercado Entrevistar candidatos asistentes Estudiar encuesta consumidores

33338

7

6

5

4

3

2

1

12

11

10

9

8

CLASE KARLA

TEATROPLAN PROXIMO AÑO

BICICLETA SARAH

AGENDA ONGPROYECTO TIM

FRANK-HOSPITAL

INFORME FIN DE MES

ESTUDIAR ENCUESTA

CONSUMIDORES

CONKLIN

ENTREVISTAS CANDIDATOSASISTENTES

CUIDADO HOGAR

RESULTADO TEST

INFORME SALARIALENUNCIADO

DEMISION

VISITA SAMUELS

PRESENTAR INSCRIPCIONSEMINARIO

SABADOVIERNESJUEVESMIERCOLESMARTESLUNESDOMINGO

PROBLEMA CONEXION

RESEÑA

RENDIMIENTO

JANIE

COMPROBARPARAMETROS

MERCADO

NOCHE

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La agendaLa agenda

• Priorizar tareas: orden de prioridades• Delegar lo delegable• Distinguir entre lo necesario y superfluo• Tener más tiempo (“de calidad” porque se

multiplica) para los demás y darlo: generosidad y solidaridad

• Tiempos de silencio para priorizar

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El pesimista se queja del viento; el optimista espera que cambie; el realista ajusta las velas.

W. G. Ward

Como Gestionar Nuestro Tiempo

Spiritual

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