CLASE 8

Profesor: Cristian López Email: cristianlopez.profesor@gmail.com

Comunicación Corporativa Y Organizacional

Desarrollo Organizacional Parte II El Público Interno

Desarrollo Organizacional, Supuestos

Los modelos de Desarrollo Organizacional parten de algunos supuestos básicos, tanto acerca de los individuos como de las organizaciones y las relaciones que estos individuos establecen con ellas, con otros individuos con el medio ambiente que los rodea.

En términos generales, esos supuestos han sido clasificados por Ferrer de la siguiente manera.

1. Acerca de los individuos

La mayoría de los individuos aspiran a un crecimiento y desarrollo personal, elementos más susceptibles de ser canalizados en un ambiente de apoyo y de reto. La mayoría de la gente desea contribuir, y tiene la capacidad de hacerlo.

Desarrollo Organizacional, Supuestos

2. Acerca de los grupos

La mayoría de la gente desea ser aceptada e interactuar cooperativamente con un/os grupos de referencia, usualmente el grupo de trabajo, o el grupo familiar.

Psicológicamente, uno de los más importantes grupos de referencia es el trabajo. Así la mayoría es capaz de incrementar su eficiencia, ayudados por sus grupos de referencia para resolver problemas y trabajar eficientemente en grupo.

Para que un grupo pueda optimizar su efectividad, es necesario que todos sus miembros se ayuden entre sí con una dirección efectiva y compañerismo.

Desarrollo Organizacional, Supuestos

3. Acerca de las personas en las organizaciones

Lo que sucede en la vasta organización afecta al grupo pequeño, y viceversa; lo que sucede a un subsistema (social, técnico y administrativo), afectará y será afectado por otras de las partes del sistema.

La cultura, en la mayoría de las organizaciones, tiende a suprimir los sentimientos entre las personas y entre los que las mandan. La supresión de sentimientos afecta adversamente la solución de problemas, el desarrollo personal y la satisfacción en el trabajo.

Desarrollo Organizacional, Las Metas

Las metas pueden resumirse en los siguentes puntos:

Crear en toda la organización una "cultura abierta", orientada a la solución de problemas.

Complementar la propia autoridad del cargo, con la autoridad que proporciona el conocimiento y la competencia.

Situar las responsabilidades de toma de decisiones y solución de problemas lo más cerca posible de las fuentes de información.

Crear confianza entre personas y grupos de toda la organización.

Desarrollo Organizacional, Las Metas

Propiciar la elaboración de un sistema de recompensas en el que se reconozca, tanto el logro de las metas de la organización, como el desarrollo de las personas.

Intensificar en las personas el sentimiento de que ellas son los dueños de los objetivos de la organización.

Aumentar el auto-control y la auto dirección de las personas que forman parte de la organización.

Desarrollo Organizacional, Criterios e intervención

En términos generales, los criterios se dividen en las siguientes opciones:

1. Empezar en la gerencia (nivel organizacional más alto).

2. Empezar con las personas.

3. Empezar donde haya problemas (el más habiual)

Beckhard, recomienda que se debe iniciar en la alta gerencia (enfoque de producción) mientras que Schein, recomienda el nivel personal (enfoque humano).

En la práctica, sin embargo, ha sido el último criterio mencionado (empezar por donde haya problemas), el que ha prevalecido, si bien contando siempre con el apoyo o la simpatía de la alta gerencia.

Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación

En este punto, podría decirse que existen tantos modelos como intervenciones posibles, sin embargo, la mayoría de ellos obedecen a una estructura general similar a la mostrada a continuación:

1.  Disonancia.

Necesidad sentida de cambio

2. Posibles alternativas:

a) No hacer nada.

b) Resolver el problema internamente.

c) Solicitar ayuda.

Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación

3. En el caso de solicitar ayuda externa se inicia propiamente el programa de Desarrollo Organizacional con una fase de identificación preliminar del problema.

4. Recopilación de información.

5. Discusión de los hallazgos con las personas involucradas, con objeto de establecer un compromiso de trabajo denominado, por la mayoría de los autores, "contrato psicológico".

Desarrollo Organizacional, Modelo de aplicación

6. Diagnóstico conjunto.

7. Diseño de planes de acción.

8. Implementación de los planes.

9. Seguimiento y evaluación.

10. Documentación.

Público Interno ¿Por qué es importante implementar un plan de comunicación?

porque una buena opinión del público interno ayudará a alcanzar los objetivos y optimizar las posibilidades de la empresa ú organización.

porque una buena opinión del público interno ayudará a un mejor clima laboral, menos conflictos, menos ausentismo del personal; en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la organización trabajen más a gusto y pongan lo mejor de sí en todas las tareas que realicen.

Público Interno ¿Por qué es importante implementar un plan de comunicación?

Lo que se busca por medio de la comunicación interna es que todos los niveles de la empresa se sientan protagonistas y no sólo espectadores, ya que al conocer lo que hace y lo que piensa hacer la organización, se sentirán que forman parte de ella.

Público Interno Justificación de la comunicación

La comunicación interna generará un clima de pertenencia y así se trabajará mucho mejor y más a gusto.

Acercar a la gente la información que desea y no sabe donde buscarla.

Concentrar la atención en los puntos que la organización considere más importantes.

La información es un instrumento muy importante en el proceso de toma de decisiones, y la comunicación es la encargada de difundirla.

La comunicación proporciona señales de alerta ante conflicto potenciales de manera que se podrán solucionar más fácil y rápidamente.

Público Interno Canales de la comunicación

1.  El más básico; el cara a cara.

Una de las mejores maneras de transmitir información, por eso es que resulta necesario contar con una red de “facilitadores”, que se encarguen de producir el Feedback

2. Formales, divididos en Personales e Inpersonales.

Personales: Reuniones de trabajo, desayunos, etc.

Además de saber el “que se dice” podemos observar las actidudes, expreciones y por su puesto el “como se dice”.

Inpersonales: boletines, revista institucional, correo, email, diario mural, encuesta, etc.

3. Informales, la comunicación de pasillo. El rumor.

Público Interno Direcciones de la comunicación

Como ya sabemos se da en 3 planos: Descendente, Ascendente y Horizontal.

Descendente

Desde la jerarquía hacia los subordinados.

Las jefaturas selan lo que esperan de ellos (los subordinados).

Ascendente

Desde los subordinados a la Gerencia o jerarquía.

Más compleja porque puede involucrar ciertas tenciones.

Los subordinados señalan como ven el desarrollo de las tareas por aprte de sus superiores.

Público Interno Direcciones de la comunicación

Como ya sabemos se da en 3 planos: Descendente, Ascendente y Horizontal.

Horizontal

Entre pares.

Permite compara puntos de vista, experiencias, información, etc.

Público Interno Acciones In-door

Son las tácticas de comunicación institucional para los grupos de interés internos y semi-internos. Se realizan en coordinación con el Área de Recursos Humanos o el departamento de Personal.

Público Interno Acciones In-door

Inducción

Proceso de ambientación de un nuevo miembro de la organización.

Se realiza en base a reuniones, charlsa, vistas guiadas, entrega de material institucional, etc.

Entrega del manual de empleado

Manual que contiene un resumen de normativas, Filosofia organizacional, Objetivos básicos de la organización, Historia de la organización, Organigrama, Derechos y deberes, Horarios, Remuneraciones, Seguridad, Comunicaciones, Beneficios, Capacitación, Acción social.

Público Interno Acciones In-door

Carteleras / Diarios Murales

Herramienta de rápido acceso, requiere un mantenimiento semanal.

Revista Interna

Es la revista de la empresa hecha por y para su personal, que comunica conceptos de la entidad y notifica o reafirma conductas positivas.

Público Interno Acciones In-door

Otras acciones

Cartas Se utilizan para comunicar temas especiales y muy importantes, y deben estar firmadas por el máximo responsable de la organización. Tienen la ventaja de ser personalizadas (lo cual brindará un sentimiento de pertenencia y protagonismo). Es un medio comunicacional económico, directo, rápido e íntimo.

Circulares, Memos

Son notas internas y no tienen por qué estar coordinadas por el departamento de Comunicaciones Internas.

Correo Electrónico

Es un medio de comunicación muy rápido y expedito. Se utilizan para enviar información detallada y específica. Es una comunicación muy económica y beneficiosa por el Feed Back que produce.

Público Interno Acciones In-door

Buzón De Comunicaciones

Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan dirigirse hacia los niveles superiores. Se pueden dejar mensajes, pero no esperar ningún premio por eso. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.

Reuniones Con Dirigentes

Son reuniones donde se da la posibilidad de que los empleados hablen “cara a cara”con sus dirigentes y puedan expresarse. Esto también les dará un sentimiento de protagonismo.

Público Interno Acciones In-door

Los Eventos internos

Aniversarios e inaguraciones Convenciones Eventos culturales Conmemoraciones Fiestas de Fin de año, etc.

Son buenos ocasiones para que el personal tome conocimiento de las políticas y filosofías de la organización y para conocer las respuestas que se tienen por parte de los empleados.

También, pueden entregarse regalos, beneficios especiales, ofertas comerciales, premios etc.

Todo evento que la organización haga debe hacerlo convencido de que su capital más importante es su gente.

Público Interno Evaluaciones de las comunicaciones

Auditoría de Imagen Interna

Se hace por medio de encuestas y sondeos de opinión del público interno. Los datos se analizarán y darán lugar a acciones futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o, simplemente, no se averigüan será muy díficil mantener una estructura de comunicación institucional.

Encuestas y Sondeos de Opinión

Se utilizan para actualizar permanentemente los datos que se obtuvieron a partir de la auditoría de imagen. Se utilizan los medios de comunicación controlados y son de muy bajo costo.

Público Interno Comunicación Informal

El Rumor

El rumor son noticias no controladas, que se suelen propagar oralmente, de algo realmente sucedido o no.

El rumor es más atractivo que las comunicaciones formales u oficiales; es de difícil control y sus efectos pueden ser contraproducentes, tanto que muchas veces son más creíbles las informaciones de “pasillo" que las comunicaciones de la estructura formal.

Sólo sí se cuenta con una fuerte e importante estrategia comunicacional, se podrá luchar contra los rumores aunque nunca no se los podrá hacer desaparecer por completo.

Público Interno ¿Qué pasa con las PYMES?

Existe la tendencia a pensar que sólo las empresas de cierto tamaño pueden llevar a cabo acciones de comunicación interna.

Los mayores recursos de aquéllas hacen posible la dotación de puestos específicos para responsables de la comunicación interna, así como la confección y puesta en práctica de planes y actividades concretos.

Lo cierto es que comunicación interna ha existido siempre. Todas las organizaciones humanas la llevan a cabo consciente o inconscientemente.

Desde un consejo de administración hasta una entrevista de evaluación, pasando por circulares, órdenes, informes, memorandos... en los que un emisor trata de informar, motivar o influir en un receptor utilizando un código determinado.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

No importa el tamaño de la empresa, todos necesitan solucionar o adoptar estrategias para que cada uno de los elementos involucrados en la comunicación interna fluyan con rapidez entre ellos.

Las redes sociales le cambiaron completamente la cara a Internet y están cambiando los hábitos de quienes habitamos este espacio digital.

Las posibilidades de compartir, de construir conjuntamente, de enterarse en tiempo real, de conversar, hacen de la denominada web 2.0 una explosión de posibilidades, la pregunta es cómo estas herramientas pueden estar al servicio de la estrategia de comunicación al interior de las organizaciones.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Compartir archivos y bases de datos desde cualquier parte

conocer las novedades de la empresa y nuevos miembros

poner al alcance de todos los cambios en el sistema de calidad

trabajar en equipo sin necesidad de estar en el mismo espacio

fluidez en los procesos entre departamentos

reírse con los chistes del momento

conocer nuevas oportunidades de carrera en la organización

gestionar eficaz e interactivamente el plan de formación interno

anunciar la venta un vehículo por parte de cualquier trabajador

felicitar a quienes están de cumpleaños

realización de cursos on line (e-learning)

Etc.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

La incorporación de nuevas tecnologías es de vital importancia desde el área de recursos humanos y la relación costo-beneficio es ampliamente favorable para la empresa.

No se trata de implementar la intranet u otra herramienta costosa.

Un estudio sobre cual debe ser la mejor plataforma de comunicación para la organización entregará las pautas a seguir.

Las soluciones van desde las gratuitas disponibles en Internet, pasar por desarrollos a medida, como una intranet, o decidirse por soluciones probadas con éxito como la de First Class o el Windows NT.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Estas herramientas son eso, herramientas y nunca suplantarán una buena estrategia de comunicación.

Pueden ser una evolución o adaptación de otro medios internos como el boletín, el diario mural, etc. Pero también pueden ser una nueva forma de interacción entre quienes conforman una organización.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Consideraciones, sobre la estrategia.

Hay que tener en cuenta que las Nuevas Tecnologias deben ser parte del despliegue operativo del Plan de Comunicación de la Empresa.

El pensamiento estratégico debe ser aplicado igualmente en el diseño de un buen plan de medios virtuales.

Sobre esta plataforma deben comenzar a agregarse diferentes servicios o posibilidades los cuales deberán siempre obedecer a una necesidad de comunicación planteada en la Plan de Comunicación.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Por ejemplo, si la necesidad es crear un espacio donde diferentes personas geográficamente dispersas puedan compartir ideas sobre un proyecto, se debería pensar en un foro o en un grupo de Facebook.

Si se busca fomentar la participación de los colaboradores de una organización, la respuesta son los blogs.

Si se tiene que compartir conceptos muy importantes o enviar un mensaje del líder de la organización a todo su grupo de colaboradores, es más recomendable el uso del video.

En resumen; primero, la estrategia, luego encontrar una herramienta dentro de las Nuevas tecnologias que ayude en su ejecución.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Consideraciones, de lo lineal a lo multidireccional

Una de las principales ventajas de la comunicación digital es que rompe definitivamente el modelo unidireccional de la comunicación interna.

Las nuevas tecnologías deben permitir la apertura hacia nuevos esquemas de participación los cuales se conviertan en elemento fundamental de la cultura corporativa; "Escuchar y ser escuchado”.

La comunicación debe fluir por todos los niveles de la organización y en todas direcciones.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Se debe buscar convertir los contenidos en conversaciones.

Los usuarios no son más sujetos pasivos en el proceso de comunicación, deben convertirse en generadores de contenidos a través de su participación.

Esa es una de las reglas de la Web 2.0: contenidos construidos por los usuarios.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Consideraciones, social o páginas sociales…

Una de las inquietudes de los directivos es que el uso de las nuevas tecnologias termine en la exposición de las fotos del último encuentro del departamento.

La idea implicta es la de compartir; conocimientos, experiencias, ideas.

Es a través de la interacción social que se comparte la cultura organizacional y se construye el conocimiento.

Público Interno y la sociedad del conocimiento

Consideraciones, educar no restringuir servicios

Existe aún la equivocada idea que estas Herramientas son “para perder el tiempo” y no son vistas como muy útiles para la gestión en las organizaciones.

Todo es cuestión de educación y cultura.

Enseñar a los usuarios a utilizar estas herramientas para hacer más fácil su trabajo. Crear un código de conducta, unos procedimientos, un marco de uso para estos medios.

Público Interno

La mejor Comunicación Interna consiste en:

"Decir la mejor verdad, de la mejor manera posible y en el mejor momento“…

Comunicación Corporativa y Organizacional