Calle 10 No.3-16PBX: 282 94 912823300 - 282 33 58Cód, Postal 111711www.fgaa.gov.coBogotá - Colombia

BOGOTÁHUV',7ANA

ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CLJLTIJRA. RECREACIÓN Y DEPORTEFundac GÍtt,eilo Ainte Avanda&j

MEMORANDOReferencia: OCI - 0 4 5 0

PARA: Orlando MéndezAuxiliar Administrativo

DE: Yolanda Herrera Veloza

ASUNTO: Informe Final del Proceso de Administración de Bienes y Servicios- Entradas-Salidas y Traslados

Fecha: 26 de Diciembre de 2014

Anexo remito informe final de la Auditoria del "Proceso de Administración de Bienes yServicios-Entradas-Salidas y Traslados de elementos", con el fin de comprobar el cumplimientode las disposiciones legales vigentes, en el manejo y control de bienes de la Fundación deacuerdo al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Distrital Vigencia 2011-2012,correspondiente al segundo semestre del año en curso.

Se ratifica que las recomendaciones derivadas de esta auditoría se deben llevar a Plan deMejoramiento dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación. La oficinade Control Interno realizará el respectivo seguimiento.

Co di 1 Saludo,

Lk LiYJk-YOLANDA HERRERA VELOZAJefe Oficina Control Interno

Proyecto: Mónica Campos - Profesional ContratistaAnexo: 18 folios

CC Clarisa Ruiz Comal.Directora (E).Nidia Manosalva CelySubdirectora Administrativa

CÓDIGO: ECO-FT-104

ozOTÁ DC- - INFORME DE AUDITORIA

•- VERSIÓN: 1

Fecha: Diciembre 29 del 2014

PARA : Orlando MéndezAuxiliar AdministrativoAlmacén

DE : Yolanda Herrera Veloza

ASUNTO : Auditoria al Proceso Administración de Bienesy Servicios-Entradas-Salidas y Traslados.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Comprobar el cumplimiento de lasdisposiciones legales vigentes, en el manejo y control de bienes de la Fundaciónde acuerdo al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Distrital.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: La evaluación se realizó sobre las entradas,

salidas y traslados de bienes a almacén realizadas durante el segundo semestre

del 2014.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA: se realizó revisión de comprobantes de entrada,salidas y de traslados de los bienes ingresados a la Entidad, inspección documental.

CRITERIO DE AUDITORIA. El análisis y evaluación de la información serealizó teniendo en cuenta la Resolución No 001 del 2001 "Por la cual se expideel Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo yControl de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y elprocedimiento Administración de Bienes y Equipos, GAD-PD-04, adoptado por laFundación.

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CÓDIGO: ECO-FT-104

- INFORME DE AUDITORIA

VERSIÓN:

Resolución 001 de¡ 2001, Numeral 3:

"INGRESO O ALTAS DE ALMACEN".

El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse poradquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago,leasing con opción de compra, remesa o traslado entre bodegas,recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción sentencias y por traspasosentre otros.

"PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO"

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable delmanejo del Almacén y Bodega, por un delegado debidamente autorizado, o porpersona responsable y técnicamente capacitada, en el sitio en donde se hayapactado la entrega según el contrato o la orden de compra.

1. De manera general al momento de recibir los elementos, el responsable delAlmacén y Bodega atendiendo lo especificado en los documentos que ha debidoenviar con anticipación el área responsable de la adquisición y queespecifican el origen y aspectos tales como: Tipo de contrato, convenio,actas, remesas, decisiones judiciales, etc. comprobará que la calidad, cantidad,estado y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, seajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, orden de compra, suministro,factura o pedido respectivo.

2. En el caso de necesitarse el concepto de peritos, técnicos o científicos, elresponsable de Almacén y Bodega lo solicitará por escrito a un funcionariocompetente. La certificación por ellos expedida quedará anexa al comprobantede entrada y copia de esta se anexará a la certificación que debe emitir elencargado del control de la ejecución o el interventor del contrato si latransacción así lo requiere.

3. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos deentrega, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza latransacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y seinformará del evento al área que generó el contrato o documento en procura dela correspondiente solución, de no darse, el responsable del Almacén y Bodegao la persona que tiene a cargo el control de ejecución, no recibirá los bieneshasta que se solucione la situación observada.

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CÓDIGO: 1 ECO-FT-104

ALC.4J.OiA avoq- DE socotA D.C. INFORME DE AUDITORIA

VERSIÓN: 1 1

4. Una vez se reciban los elementos a satisfacción, el responsable del Almacény Bodega expedirá el documento oficial de ingreso diseñado por la entidad,mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a distribuirlas copias de conformidad con lo establecido al interior de la entidad.

En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén oBodega con base en lo estipulado en la orden de compra, contrato o actoadministrativo que respalda la operación, aun cuando el pago no se hayarealizado.

S. Una vez recibidos los bienes en el Almacén o Bodega, se les deberá asignarun código que puede ser numérico, alfa numérico o de barras, código deidentificación secuencia¡ que facilite el control dentro y fuera de la entidad, elcual será adherido mediante rotulo o placa si las condiciones o características lopermiten. Si no es posible adherir el rotulo o placa, el número de identificacióndel bien será virtual - código que aparece únicamente en el registro del sistemade kárdex.

6. La identificación física o virtual quedará registrada en el sistema de control otarjeta de kárdex permitiendo un estricto control y seguimiento del bien tantoen bodega, como en servicio, a cargo de usuarios, dependencias, contratistas,beneficiarios de contratos de comodato o interadministrativos de uso.

7. Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de lasinstalaciones del Almacén, deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza ycaracterística de los bienes, la necesidad de garantizar seguridad, preservar deldeterioro o contaminación y por la necesidad de permitir rapidez y agilidad enlas entregas y manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugaresaccesibles y correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas,niveles, estibas, arrumes, etc.) que permitan un correcto control y manejo.

NOTA: Cuando se trate de la recepción de bienes a título gratuito o permuta elrecibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio,contrato o acuerdo entre las partes, se dejará constancia expresa del estado enque son recibidos.

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTA at-.

osTut."e*cO,v-

IINFORME DE AUDITORIA

CÓDIGO: - - ECO-FT-104 -

VERSIÓN: - 1

Comprobante de Entrada al Almacén o Bodega -

El comprobante de Ingreso o entrada al Almacén o Bodega, es el documentooficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacéno Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar losregistros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, conbase en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en lanegociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con loestablecido en los procedimientos internos diseñados por la entidad, y debecontener como información básica, la siguiente: Nombre de la entidad,Lugar y fecha, Número consecutivo, Identificación de la bodega a lacual ingresan los bienes, concepto del ingreso que origina la novedado transacción, Nit o Documento de Identidad, nombre del Proveedor y lugar deprocedencia, Número y fecha de emisión de la Factura, o documentoequivalente, o el correspondiente documento que soporta la transacción,número del contrato, orden de compra o prestación de servicios y fecha, Tipode bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripcióndel bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar), unidad demedida, cantidad, valor o costo de adquisición unitario y total, nombre y firmadel responsable del Almacén y Bodega, observaciones si a ello hubiere lugar.

3.2. "CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESO DE INGRESO ALALMACÉN"

3.2.1. "COMPRAS GENERALES"

Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquierebienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes,programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de laentidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de contratación con o sinformalidades plenas de conformidad con las disposiciones vigentes por ley.

Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte delproveedor en el Almacén o en el lugar que estipule la orden de adquisición;en el evento de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales enrazón de las características del producto, especificaciones técnicas, procesos deimportación, fechas de vencimiento caso los medicamentos y alimentos, entreotras, deberá quedar estipulado en el contrato.

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CÓDIGO: 1 ECO-FT-104

INFORME DE AUDITORIAc.n ..

4dó oa.. -VERSIÓN:

El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sinque exista contrato autorizado por la entidad y del cual debe recibiroportunamente la copia respectiva, documento con el cual el almacenistacontrolará las fechas de entrega pactadas y acondicionará los espacios físicos ylos elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.

Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladasen el contrato de adquisición, el almacenista o personal encargado firmará lafactura o documento legalmente admitido que sea presentado por el vendedoro su representante como constancia de haber recibido a satisfacción yelaborará el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipuladoen este manual.

De igual manera se Verificó el cumplimiento del PROCESO: Administración deBienes y Equipos, GAD-PD-04, PROCEDIMIENTO: Manejo y Control de Bienes,documentado por la Fundación

Descripción: Ingreso de Bienes Nuevos

Memorando diligenciado por la dependencia que realizó la compra y/o elsupervisor del contrato de compra, comunicando la compra y pronto ingreso alalmacén general anexando: copia del contrato, copia de la factura, copia deadiciones o modificaciones, en 1 caso de ser necesario.

Alistar el espacio en el cual se van a almacenar los elementos.

Verificar si se ha realizado la entrega de los Bienes por parte de losproveedores con anterioridad.

Verificar los plazos que se encuentran en los términos del contrato, para asíelaborar y firmar el requerimiento solicitando al proveedor la entrega de losbienes

Recibir, registrar y tramitar en el término legal establecido y en forma eficientela correspondencia de entrada y de salida que ingresa a la Fundación o que segenere en cualquiera de sus áreas, como parte integral de la administracióndocumental de la entidad.

Recibir los documentos por parte del proveedor y revisar que se entreguela factura, teniendo en cuenta que en la factura debe estar bien liquidadoel impuesto del IVA y que el valor total de la factura no supere el valor

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- 1• - - -CÓDIGO: 1 ECO-FT-104

- INFORME DE AUDITORIA -- - - VERSIÓN: 1

total del contrato. Si los documentos no están completos o biendiligenciados se solicita al proveedor los ajustes necesarios. De igual manera serevisa que las cantidades y características de la factura y del contrato seaniguales a las recibidas en bodega. Si esto no es así se debe informar alsupervisor del contrato para solucionar la inconsistencia.

Se ingresan y organizan los equipos en la bodega ingresando en el sistema lafecha de recepción de la factura

Se expide del sistema el formato de entrada de bienes y se anexan lossiguientes documentos: Comprobante de ingresos de bienes, contrato u ordende compra, factura, esta actividad se realiza mensualmente y se presenta lacarpeta completa a contabilidad

Se debe realizar semestralmente la lista de los bienes nuevos que la Fundaciónadquirió con el fin de que se incluyan en los seguros de la entidad.

Se realiza oficio solicitando a la entidad aseguradora la inclusión de loselementos y/o bienes devolutivos que aparecen en el comprobante de ingresoal almacén

4.1. "SALIDAS DEL ALMACEN"

Procedimiento Administrativo.

Toda salida o traslado de los bienes del almacén o bodega, con destino a lasdependencias, funcionarios o terceros, se hará previo pedido por parte defuncionarios autorizados. Simultáneamente con la entrega de los bienes, elresponsable de bodega expedirá el comprobante de salida y exigirá la firmapor parte de la persona que recibe los bienes.

A su recibo, el destinatario del bien, verificará las características y cantidadescontra lo contemplado en el comprobante de salida, si lo encuentra conformedeberá firmar dicho comprobante y registrar el número de documento deidentidad, como prueba de recibo a satisfacción

La requisición se anexará al comprobante de salida o traslado, para cotejar yverificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.

El comprobante de salida debe ser registrado en el sistema de control de bienesen Almacén o Bodega y en el de control de bienes en servicio, en la misma

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- ALC.LM IMOR -DE BOGOTA D.C. INFORME DE -AUDITORIA

- CÓDIGO:

- - VER EÓN:

ECO-FT-104 -

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fecha de la entrega, con el fin de mantener actualizados los movimientos ysaldos.

En ningún caso se permite la salida de bienes basados en órdenesverbales, vales o recibos provisionales, si esto ocurriese, laresponsabilidad por desacato de la norma, recaerá exclusivamentesobre el responsable del Almacén y Bodega.

EL comprobante de salida no puede presentar tachaduras, enmendaduras,intercalaciones o adiciones.

5.2. "SALIDA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES"

Los consumos de combustible y lubricantes deben ajustarse a la programaciónmensual que realice cada entidad, la cual tendrá en cuenta la estadística de losconsumos teniendo como base el kilometraje y el servicio efectivo prestado porcada vehículo. Establecido el plan de consumo, se remitirá a la estación deservicio o puntos de suministro y a la dependencia que tiene a cargo el controly la prestación del servicio, para su seguimiento.

2. Los vales para suministro de combustibles y lubricantes deben ser elaboradospor la entidad a la que esté adscrito o pertenezca el vehículo y detallar enforma clara y precisa la cantidad y el tipo de combustible o lubricante solicitadoy a entregar. Los vales deben ser pre impresos y pre numerados en formaascendente y continua, solo tendrán validez sí lleva la firma del Jefe delárea administrativa o su delegado, el documento tendrá espaciosuficiente para que el conductor, o responsable del vehículo, en elmomento en que se le suministra el combustible, firme el recibido,con anotación del número de cédula, fecha y número de placa delvehículo.

1 Cuando el suministro de combustibles y lubricantes se realice a través decontratos con estaciones de servicio, en ellos debe estipularse la obligación delproveedor para acatar, cumplir y aplicar los mecanismos de control ycomprobación del suministro, que establezca la Jefatura de Servicios Generaleso su equivalente en la entidad, así como los períodos de corte y los documentosa presentar para el trámite de las cuentas.

4. La factura o cuenta de cobro remitida por el proveedor debe tener relaciónadjunta de los vales por los suministros efectuados en el periodo convenido, laque deberá coincidir con la planilla de control que lleva la entidad.

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HINFORME DE AUDITORIA

CÓDIGO: ECO.Ft-104

- CttsfiCVERSIÓN 1

5:51 se detectan -diferencias sustanciales en el nivel de consumo respecto alcomportamiento histórico del kilometraje y servicios prestados por el vehículoen meses recientes, la administración efectuará las indagaciones pertinentes yadoptará los correctivos correspondientes.

6. Los registros contables por el suministro realizado por particulares o por laentidad, después de revisada la relación y autorizada por el responsable delAlmacén o Servicios Generales, se harán directamente al gasto. Y el control delAlmacén o del Área de Servicios Generales se efectuará de acuerdo con losprocedimientos diseñados al interior de la entidad para efectuar el seguimientodel contrato de suministro de combustible.

RESULTADO DE LA EVALUACION-ENTRADAS, SALIDAS Y TRASLADOSDEL ALMACEN. (Julio-Diciembre)

Entradas al Almacén-Julio

Entrada numero 033 Combustible mes de junio, entrada No 034 Se recibenplanchas Fujifilm LP —NV2 745x60x0,3 M,M Regeneradores LPD3WR, entradaNo 035 se reciben elementos de aseo y cafetería, estas entradas se encuentransoportadas con factura, memorando de solicitud de ingreso, aceptación públicade la oferta, no se adjunta contrato en ninguna de ellas.

Entradas al Almacén-Agosto

Entrada al almacén 036 Reciben memorias USB 32 GB VERBATIM, Entrada 037reciben chaquetas impermeables tipo rompevientos color blanco BogotáHumana, Entrada 038 Se recibe (4) llantas Ref 235-75 R 15 para la camionetaLUV - D MAX placa No OBH 198, (3) llantas Ref 22885-60R 17 para lacamioneta Kia cabinada clase campero Placa No OCK 736, se evidencia carta desolicitud de ingreso y aceptación pública, no se evidencia en ninguna deellas el contrato ni la factura correspondiente.

Entrada Número 039 Combustible mes de julio de 2014, Entrada número 040dotaciones para los funcionarios, se evidencia carta de solicitud de ingresoy Aceptación pública y factura, no se evidencia en ninguna de ellas elcontrato respectivo.

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CÓDIGO: -: - ECO-FT-104

INFORME DE AUDITORIA-= = -- -- -- -- - -- -

VERSIÓN: -

En cuanto a las entradas No 041 se recibe (1) modem marca Huawei E3131para internet móvil, 942 se recibe papel propalcotec C2S 150 GRS 70X100,043Se reciben (3) deshumificadores extractores de humedad marca bonaire, plácamv 2308.2309.2310, cumplen con los requerimientos del procedimiento,facturas, contratos y cartas de solicitud.

Entradas al Almacén-Septiembre

Las entradas No 045 combustible mes de agosto, 049 reciben elementos depapelería, Entrada 050 se recibe dotación para funcionarias 24 blusas paradama, 12 pantalones para dama, pares de calzado par adama, Entrada 051reciben escaleras de tijera y tipo extensión en aluminio, taladro percutor de ½",calentador de ambiente y herramientas se adjunta factura, carta desolicitud de ingreso y Aceptación pública, no se adjunta copia de cadauno de estos contrato para verificar estas entradas.

En cuanto a las entradas 044 se reciben en calidad de donación (4) libros de laFundación universidad externado de Colombia (para la biblioteca), Entrada 046se reciben (1.000) ejemplares de la revista errata No 8 de la imprenta distrital,047 se reciben (875) ejemplares del libro "INMIGRANTES EN EL ARTE" de laimprenta distrital, Entrada 048 se recibe computador táctil marca SFIUTTLE x 50color negro memoria 2GB RAM, procesador ATOM, 1,8 GHZ, tamaño 15,6" discoduro 320 GB, serie No x5OV2P3101DO15F00018, placa mv 0398, Entrada 0052se recibe obra de arte titulo" SOPORTE", autor MARIO OPAZO, obra ganadoradel III premio Bienal de artes plásticas y visuales Bogota, 2014, resolución N034 del 6 de febrero de 2014. Entrada 0053 se recibe obra de arte titulo" CONEL DIABLO ADENTRO MONOLOGO DEL CULO 2013/14", autor Nadia Granadosdelgado, obra ganadora del III premio Bienal de artes plásticas y visualesBogotá 2014, Resolución No 034 del 6 de febrero de 2014, cumplen con losrequerimientos del procedimiento, facturas, contratos y cartas desolicitud.

Entradas al Almacén-Octubre

En cuanto a las entradas 054, se reciben en calidad de donación 9 lámparasen aluminio 22", 057 se reciben cinco (5) equipos de computo marca ACER deescritorio y 7 forros semiduros para guitarra (en calidad de donación),cumplen con los requerimientos del procedimiento, facturas,contratos y cartas de solicitud.

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- T - INFORME DE AUDITORIA

CÓDIGO: - EC0-FT404 --

= -- -- -VERSIÓN:

Entrada 055 combustible mes de septiembre, entrada 056 ingreso elementos - -de aseo y cafeteria, 058 ingreso tonner para diferentes impresoras yfotocopiadoras, ingreso 059 le reciben agendas año diaria, cables de seguridadcon llave, cartulinas blancas tamaño carta, se adjunta Aceptación pública,factura, no se adjunta el contrato

Entradas al Almacén-Noviembre

Las entradas No 0061 se reciben (1090) ejemplares de la revista ERRATA No10, de la imprenta distrital, entrada 062 se reciben (400) libros Alberto arboleday (500) catálogos II premio Bienal de artes plásticas y visuales, entrada 064 seentregan (10) paquetes de rótulos laser carpeta x 30 21,59 CM, entrada 0065Combustible mes de octubre de 2014, se adjuntan memorando solicitud deingreso y factura, no se adjunta el contrato

Entrada 063 se reciben (38000) pliegos de papel OFFSET alta blancura 90GRS70x 100, entrada 066 se reciben pilas recargables, memorias SD 8GB cableHDMI, convertidor, se presenta una diferencia de $7 por aproximación del ¡vaentrada 067 se recibe (1) Blu Ray marca sony modelo DBP- 51200, cablesHDMI mini DISPLAY PORT TO HDMI, memoria 4GB USB, entrada 068Instalaciones de luces navideñas, paquetes de barras silicona gruesatranparente, se evidencian soportes de facturas, memorando solicitudde ingreso, contrato

SALIDAS Y TRASLADOS DEL ALMACEN

Para las salidas del almacén, la Fundación adopto un formato que relaciona elcódigo del formato, la descripción, la cantidad, el valor unitario, el valor total, elnombre del funcionario que aprueba la solicitud de los elementos, el nombredel funcionario que recibe los elementos y el nombre del funcionario que losentrega en este caso el almacenista, una vez realizado el seguimiento seevidencia lo siguiente:

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INFORME DE AUDITORIA

- CÓDIGO: - ECO-FT-104 -

VERSIÓN:

ALCALDÍA VORDE BOGOTA D.C.

Salidas Julio -

Consumo gasolina 000135 entrega vales para combustible, del formato desalida no se diligencia la casilla "aprobó", se encuentra vale de gasolina No112067 por valor de $ 50.000 sin diligenciar

Salida consumo 00136 Entrega elementos papelería, formato salida deconsumo no se diligencia la casilla "aprobó", y formato requisición sindiligenciar casilla "Aprobó".

Consumo 00137 entrega sockets para frene¡, salida 00138 elementospapelería, 00139, 00140, 00141, 00142,00145,00146,00147,00155, bombillospara ubicar en las salas de la Fundacion, salida 00143 combustible mes dejunio, salida 00149 elementos para salas de exposición, salida 00150instrumentos musicales para los talleres artísticos, salida 00154 tapabocasdesechables, del formato salida de consumo no se diligencia la casilla"aprobó".

Salida de consumo 00144 entrega (930) planchas NV2 FujufIlm 745x605x0,3m,(114) litros regeneradores LPD3WR, del formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó" y formato de requisición sin diligenciarcasillas "aprobó y recibió".

Salida 00148 elementos papelería, del formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó ni recibio"

Salida 00151 tintas color negro, extra, amarillo, cyan, magenta, verde claropara la imprenta distrital, formato salida de consumo no se diligencia lacasilla "aprobó, el formato requisición no se diligencio casilla "aprobóy recibió"

Salida 00152 Entrega elementos papelería formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó, el formato requisición no se diligenciocasilla "aprobó"

Salida 00153 Entrega elementos papelería, salida 00157 elementos para elauditorio formato salida de consumo no se diligencia la casilla "aprobó, elformato requisición no se diligencio casilla "recibí"

Salida 00156 Entregan (5) vales cambio de aceite a la camioneta chevrolet IuvD-MAX, placa No OBH 189 de propiedad de la entidad, formato salida de

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- ALCALDC MAYD -o acocrA D-C-

r0

- INFORME DE AUDITORIA

- CÓDIGO:

VERSIÓN:

ECO-FT-104

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consumo no se diligencia la casilla "aprobó, los vales de gasolina No112068,112069412070,112071,112072 por valor de $ 50.000 no seencuentran diligenciados.

Salida 00158 vale para combustible, formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó, los vales de gasolina No 112073 por valorde $ 50.000 no se encuentra diligenciado.

Salidas- Agosto

00159 rótulos adhesivos press aplique tamaño carta ref 3129x30un 21.59x27cms, 00160 se entrega 4 llantas ref 235-75 para la camioneta chevrolet LDVMAX placa OBH 198 propiedad de la entidad, salida 00161 valera para cajamenor, memorias USB 32 GB verbatim, salida 00163 elementos papeleria,salida 00162 combustible mes de julio 2014, salida 00164 elementos papelería,Salida 00167 entrega (33) chaquetas impermeables tipo rompevientos colorblanco Bogotá humana , para los funcionarios de la Entidad, salida 00168 seentregan planchas NV2 FUJI FILM, 745x65x0.30 M.M a la imprenta distrital,salida 00170 entrega 1 y 2 dotación año 2014 a funcionarios de la entidadsalida 00171 entrega 1 y 2 dotación año 2014 a funcionarios de la entidad,salida 00172 elementos de papelería, salida 00173 elementos de papelería, delformato salida de consumo no se diligencia la casilla "aprobó nirecibió"

Salida 00165 entrega papel OFFSET alta blancura 90GRS 70x100 y papelpropalcote C2S 150 GRS 70x100 (para la imprenta distrital), salida 00169elementos papelería, salida 00174 elementos para las salas de exposición, delformato salida de consumo no se diligencia la casilla "aprobó nirecibió", el formato requisición no se diligencio casilla "aprobó yreci bio".

Salida 00166 entrega vales para combustible, formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó, el vale No 112074 de gasolina por valor de $50.000 pesos no se encuentra diligenciado.

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- ALCALDÍA MAYORDE BOGOTA D.C. -:

INFORME DE AUDITORIA *

CÓDIGO: -. ECO-FT-104 - - -

VERSIÓN: 1 -

Salidas Septiembre

Salida 00175 de tres (3) chaquetas impermeables tipo rompevientos colorblanco Bogotá Humana a funcionarios de la Entidad, salida 00176 elementospara el auditorio, salida 00178 toner fotocopiadora KYOCERA TK411, 00179regla plástica de 30 cms, salida 00180 elementos de papelería, salida 00181combustible mes de agosto, salida 00183 de cinco (5) libros el porvenir delpasado, salida 001885 elementos papelería , de las salidas 00186,001877.00188,00189,00190,00191,00192,00193,00194,00195,00196,00202 correspondientes a papelería no se diligenció la casilla "aprobóni recibió"

Salida 00177 correspondiente a bombilleria para salas de exposición, salida00205 elementos varios para oficinas y salas de exposición, salida 00206elementos papelería, del formato salida de consumo no se diligencia lacasilla "aprobó, el formato requisición elementos consumo no sediligencio casilla "aprobó"

Salida 00182 entregan 400 revistas errata No 8 al centro de documentación dela galería SANTA FE - IDARTES, cumplen con lo estipulado en elprocedimiento.

Salida 00207 entrega elementos de aseo y cafetería, formato salida de consumono se diligencia la casilla "aprobó, el formato requisición elementosconsumo no se diligencio casilla "recibio"

Salida 00184 entrega elementos para el teatro, salida 00193 entrega papelfotocopia tamaño carta,00197 entregan 10 camisetas polo color blanco conlogos estampados para los funcionarios de la entidad, salida 00198,00203elementos papelería, salida 00199 entrega elementos para el auditorio, salida00200 cinta para señalización de 500 t vlTSx4" CAL 25, salida 00201 entregaherramientas y elementos para ser utilizados en salas de exposición, salida00204 entrega elementos para el auditorio, del formato salida de consumono se diligencia la casilla "aprobó ni recibió, el formato requisiciónelementos consumo no se diligencio casilla "aprobó"

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- CÓDIGO ECOFTI04

INFORME bEAUDITORIA- - VERSIÓÑ:

Salidas Octubre

Salidas 00208, 00214,00216 elementos de papelería, 00209 combustibles mesde septiembre, 00211 entregan elementos para el auditorio, entrega tonerimpresora Kyocera FS-720 TK 112, del formato salida de consumo no sediligencia la casilla "aprobó".

Salida 00210 entrega papel de fotocopia tamaño ofocio, 00212 Entregan librosde Cecilia Porras, libros tapa dura 2 0 salón de arte Bidimensional / 2005 paraevento de reconocimiento a ganadores del programa distrital de estímulos2014, 00215 entrega toner fotocopiadora KYOCERA TK -411 KM 2050 , delformato salida de consumo no se diligencia la casilla "aprobó", delformato requisición de elementos de consumo no se diligencio lacasilla "aprobó"

Salida 00217 Entrega elementos de papelería, formato salida de consumo nose diligencia la casilla "aprobó", el formato requisición de elementosde consumo no se diligencio la casilla "recibió"

Salidas Noviembre

Salida 00218 se entrega toner Samsung impresora MLTD —D1195 (SO(5421D3),salida 0220 se entrega toner impresora Samsung MLT —D108F, forros paraguitarra, salida 0222 se entregan elementos de papelería , salida 0225consumo combustible mes de octubre 2014, salida0226,0227.0228,0233,0234,0236, salida 0232 toner impresora samsungnegro CLP - 31X, CLT K4095, salida 0235 se entregan (4) memorias USB de4GB, (1) minidisplay HDMI, salida 0230, 0236 se entregan elementos papeleríapapeleria, no se diligencia el formato salida de consumo ni la casilla"aprobó".

Salida 00219, toner impresora HP. JASERJET CF 280 (M401/MFP425), Salida0221 Se entregan elementos para las salas de exposición, salida 0229 Seentregan SOCKETS RS -7 y tubos halógeno, salida 0231 se entrega tonerimpresora E-IP LASERJET CF280A, no se diligencia: formato salida deconsumo no se diligencia la casilla "aprobó y recibió" y formatorequisición elementos de consumo sin diligenciar casilla "aprobó"

Salida 00223 se entregan (400) revistas ERRATA No 10 a la gerencia de artesplásticas de IDARTES, Salida 0224 Se entregan (38000) pliegos de papelOFFSET alta blancura 90 GRS 70X100 para la imprenta distrital, del formato

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- CÓDIGO: ECO-FT-104

INFORME DE AUDITORIA_ - - - - -- VERSIÓN:

Salida de consumo no se diligencia la casilla "recibió y aprobó" yfoimato requisición elementos de consumo sin diligenciar casilla"aprobó -ni recibió". -

TRASLADOS DE BIENES

Traslados Julio.

Traslado de bodega 0026 Entregan (1) batería estándar placa mv N o 0300,piano marca casio PX850 MBX PRIVIA placa No 0052,0027 Se entreganinstrumentos musicales para ser utilizados en la casa de los grifos,minicomponente marca Panasonic, formato trasladado de bodega no sediligencio aprobó ni recibió

Traslados Agosto

Traslado de bodega 0028 entrega modem marca HUAWEI E3131 para internetmóvil, IMEI 862720010886992, No g4hbya93c3000074 placa mv 0397,0029Entregan 3 deshumificadores marca Bonaire placas de inventario No 2308,2309y 2310, formatos requisición bienes devolutivos no se diligencio lacasilla "aprobó".

Traslados Septiembre

Traslado de bodega 0030 se entrega computador táctil marca SHUTLE X 50,color negro , memoria 2GB RAM, PROCESADOR INTEL ATOM, 034 entrega 1paquete de 41 libros para la colección de la biblioteca, formatos requisiciónbienes devolutivos no se diligencio la casilla "aprobó ni recibió".

Traslado de bodega 0031 entrega impresora H.P 425 DN LASERJET ON 35 PPMPRO 1.200X1.200 DPI, serie No CND8F8Q8BV, pantalla 3.52 touchscreen,PLACA mv No 002735, •formatos requisición bienes devolutivos no sediligencio la casilla "aprobó" y formato requisición de bienesdevolutivos no se firmo la casilla "aprobó"

Traslado de bodega 032 entrega escalera de tijera de 3 mts, 1 escalera tipoextensión de 2 mts a 4 mts 12 pasos en aluminio, 1 taladro percutor ½ de 2033 se entrega mesa múltiple tres alturas para monitor, placa Niv No 0403,formatos requisición bienes devolutivos no se diligencio la casilla "aprobóni recibio" y formato requisición de bienes devolutivos no se firmo lacasilla "aprobó"

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- 7k INFORME DE AUDITORIA -I ECO.ñ-104 -

- ,-- VERSIÓN:

Traslados Octubre

Traslado de bodega 0035 Se entrega obra de arte titulo "Con el diablo adentromonologo del culo 2013/2014" autora Nadia Granados ,036 se entrega obra dearte titulo "soporte" autor Mario Opazo, técnica: Intervención escultórica enmadera rolliza dimensiones 037 se entregan 9 lámparas en aluminio de 22", delformato trasladado de bodega no se diligencio aprobó y formatosrequisición bienes devolutivos no se diligencio la casilla "recibió".

Traslado de bodega 0038 se entregan calentadores de ambiente a base deaceite marca "clark" placa de mv No 0402, no se diligencio la casilla deaprobó y del formato requisición bienes devolutivos no se diligencio lacasilla "aprobó"

Traslado de bodega 039 se entregan elementos musicales según contrato decomodato No 063 de 2014 a la academia de artes guerrero, no se evidencioel formato de requisición de bienes devolutivos

Traslados Noviembre

Traslado bodega 0040 Se entrega BLU DBP 51200, Serie No 1032622 placa demv. 2210 no se diligencio casilla "aprobó"

OBSERVACIONES

Las observaciones y recomendaciones realizadas por la Oficina de ControlInterno en la Auditoría realizada a la entrada, salida y traslado de bienes,correspondientes al primer semestre, no se tuvieron en cuenta, por parte de losresponsables de este proceso, situación que se evidencia en el seguimientocorrespondiente al segundo semestre de¡ 2014.

Se ratifica que se viene ejerciendo un control parcial de los registrosestablecidos para tal fin, por parte de los responsables de este proceso, puesse evidencia que estos no se aplican en su totalidad.

Se ratifica que los funcionarios del almacén tienen la obligación señalada en elnumeral 3, 4.1,42, 5.2 de la resolución 001 del 2001, "Por la cual se expide elManual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Controlde los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital y el procedimientoAdministración de Bienes y Equipos, GAD-PD-04", de verificar la eficacia de loscontroles adoptados para la entrada, salida y traslado de elementos, a fin de

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INFORME DE AUDITORIA

CÓDIGO 1 ECO FTIO4

VERSIÓN: -

1

a

asegurar - el buen manejo de los mismos, conforme a la normatividadestablecida.

Se ratifica la recomendación de la necesidad de capacitación para losresponsables del almacén y para los Supervisores por falta de conocimientoacerca de su responsabilidad respecto a la información que estos deben remitiral almacén para cumplir con lo estipulado tanto en la resolución No 001 del2001, como en el procedimiento que adopto la Fundación para tal fin, con laentradas, salidas y traslados de los bienes al Almacén

El efecto de esta situación durante la vigencia 2014, es la realización deingresos, salidas y traslados de los bienes de almacén, cumpliendo parcialmentelo estipulado, tanto en la resolución 001 de¡ 2001 como en el procedimientoque adopto la Fundación para el manejo de sus bienes, lo que conlleva a queno se pueda verificar integralmente la calidad ni estado de los elementos queingresan al almacén e igualmente a que no se ejerzan los respectivos controlessobre los elementos de salida y elementos que se trasladan al interior de laentidad.

RECOMENDACIONES.

Se mantienen y ratifican las recomendaciones del primer informe que se realizóa las entradas, salidas y traslados de los elementos de Bienes del Almacén,como son:

1 Actualización del procedimiento de Manejo y Control de Bienes,puntualmente se recomienda revisar lo referido a "realizarsemestralmente la lista de bienes nuevos que la Fundación adquirió conel fin de que se incluyan en los seguros de la entidad" y "elaborar oficiosolicitando a la entidad aseguradora la inclusión de los elementos y/obienes devolutivos que aparecen en el comprobante de ingreso alalmacén"

2. Capacitación al área que adquiere los bienes y a los funcionarios queejercen Supervisión sobre-la responsabilidad que les asiste de enviar conanticipación el contrato, convenio, actas, a fin de que el Almacenista almomento de recibir los elementos pueda comprobar que la calidad,cantidad, estado y demás especificaciones técnicas, pólizas, garantías,entre otras se ajustan a lo descrito en el contrato, orden de compra,suministro, factura o pedido respectivo.

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CÓDIGO: - ECO.FT.104 --

INFORME DE AUDITORIA-VERSIÓN:

3. Capacitación á los funcionarios del Almacén sobre las responsabilidad- que les asiste respecto a los controles que deben ejercer para el ingreso,

salida y traslado de los bienes al Almacén.4. Mejorar y fortalecer el control sobre el consumo de combustible y

lubricantes de acuerdo a lo estipulado en la resolución 001 del 2005,numeral 5.2.

S. Seguir los lineamientos establecidos por la Fundación, en materia detablas de retención documental, pues se evidencia que los expedientescontentivos de la información no cumplen dichos requerimientos.

Los responsables del proceso deberán elaborar durante los diez días siguientesal recibo de esta comunicación el Plan de Mejoramiento para subsanar lasdebilidades puntualizadas por la Oficina de Control Interno.

Corcf ¡Saludo,

4,b,wij(eír L.

Yolanda Herrera VelozaJefe Oficina Control InternoApoyo Monica Campos-Contratista Apoyo Profesional

c/c. Clarisa Ruiz CorrealDirectora General (e)

Nidia Manosalva CeIySubdirectora Administrativa

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