COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS. DE COMPRAS Y

1.1 Introduccin a las compras.La administracin de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operacin y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despus de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.Objetivos de las compras:y

Reduccin de costos y obtencin de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran tambin las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organizacin se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relacin costo beneficio utilidad. En adelante para ser prcticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los dems departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigacin de precios eleccin de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitacin de su personal, emitir rdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilizacin, investigacin de mercado, almacn inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compaas de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

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Control de convenios para obtener financia mientos. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. Seguir con un procedimiento estricto con las rdenes de compra. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efecten de acuerdo a lo establecido.

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Control de tratos comerciales con los proveedores.

Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen, precio, plazo para el pago y descuentos. Mantener en confidencia la informacin obtenida de los proveedores. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para as evitar que otras personas se enteren de informacin que solo le interesan al proveedor y al comprador.

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Obtencin de informacin y asesoramiento.

El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa, por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los dems departamentos y otras personas que lo necesiten.Importancia de las compras

Es vital para el xito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa estn determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones, calidad, financiamiento y tiempo de entrega.

1.4 Concepto de abastecimientos.Este abarca las funciones de compra, trafico almacenamiento y recepcin de todo lo que se consume dentro de la compaa. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios.

1.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos.Se puede decir que cada persona que pertenece a una compaa, reconozca una necesidad justificada o varias, de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente.

1.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento.Secuencia o proceso de compras:y y y y y y

Conocimiento de la necesidad Ubicacin del lugar donde ellas estn o aparezca ella. Seleccin del proveedor que mejor calidad, servici, financiamiento y condiciones de otorgue. Negociacin del precio. Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor. Determinar el medio de transportacin conveniente. Secuencia o proceso de abastecimiento:

y y y y y y

Conocimiento de la necesidad. Expedir la requisicin. Hacer y esperar el pedido. Recibir los artculos o servicios. Controlar el inventario. Rotacin de inventarios a los departamentos.

1.7 Tipos y clasificacin abastecimientos.

de

las

compras

y

Para abastecer a la empresa de materiales, bienes o servicios, es necesario realizar las compras que mas convengan, reconocindose los siguientes tipos de ellas:y y

Compra de bienes, mercancas y materiales. Compra de servicios.

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Compras anticipadas. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo, de antemano mediante un programa , surgiendo de una necesidad normal. Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Tener reservas. Cuando se determina que se expandir la empresa. Llevar a cabo contratos a largo plazo. Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Adquirir inventarios a precios econmicos. Mantener estables los costos. Procurar se eviten existencias de inventarios. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Gastos en el cuidado de los inventarios. Exceso de inventarios. Gastos de mantenimiento y conservacin.

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Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. Revisar con calma el pedido. Autorizacin.

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Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios, ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presin sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en poca de crisis. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad, por medio del departamento de compras, para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas, descuentos, mejor atencin, tiempo de entrega y forma de pago. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difcil hasta qu grado resulta conveniente. Debilita la distribucin por parte del proveedor. Los proveedores no aceptan tal prctica. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios.

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y

Compras de salvamento: sucede cuando un artculo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situacin se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales, para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Lo anterior para cubrir casos de emergencia, prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen, cuando el mercado es cambiante, a los artculos se pueden conseguir con facilidad. Compras de artculos relacionados: se realizan en pequeas porciones de artculos generalmente para los departamentos de administracin y contabilidad. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artculos, bienes o servicios, que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artculos o materiales, de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen, escogiendo entre un alto numero de proveedores.

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Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras, los artculos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir, con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. Compras consolidadas: se efectan en empresariales, para sus sucursales o filiales. los grandes grupos

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1.8 Principios bsicos de compras y abastecimientos.Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas. Existen 4 aspectos bsicos, correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos, los cuales son: calidad, cantidad, precio financiamiento y servicio.y

Calidad.

Aqu se deben tomar en cuenta todas las caractersticas existentes en un material, articulo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. Determinar cul es la calidad adecuada mnima aceptable, por lo que el departamento de compras tiene la obligacin de obtener y buscar la calidad necesaria de los artculos. Disponibilidad. Significa, adems de conseguir el material, adquirirlos con facilidad, dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. Costo. El departamento de compras o su encargado, debe ser responsable de conseguir los precios mnimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio. Sistematizacin. Este punto incluye las condiciones de calidad, las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos ms bajos, uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. Control de calidad. Ser refiere a revisar que los artculos, los materiales o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados, especificaciones y considerar ciertos parmetros determinados.

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Cantidad.

La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen econmicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido est regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artculos. Tiempo de entrega. Necesidad del pedido. Precio unitario del material o servicio. Promedio de compras del inventario. Emisin de pedidos. Costo de la transaccin. Periodo de compra. Mantenimiento del inventario (mximos y mnimos) Tradicin comercial. Est relacionada con la transformacin del material, del empaque y del envi de mercancas, por lo cual la cantidad varia, de acuerdo con la clasificacin de artculos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado, condiciones y tendencias. Al tender los precios a la alza, se debe agrandar el lapso de incremento de las compras, pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas.

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Precio exacto.

El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organizacin, con otros de su mismo giro, en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Proveedor adecuado. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial, pero tambin se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Las fases de seleccin de fuentes de adquisicin son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. + Adquirir informacin para aprobar a los posibles proveedores.

+ Tratar y elegir a quien surtir un p edido. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. + Duracin del proceso. + Tiempo de entrega.

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Financiamiento.

Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene liquidez, o se presupuesta otra actividad ms importante o urgente.y

Servicio.

Un proveedor cumplido, serio, atento, responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador, ayuda en la decisin de compra.

2. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

1.1 Concepto de organizacin.y

Conceptualizacin abastecimientos.

del

departamento

de

compras

y

Es un equipo de la gerencia de la compaa que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades, es decir es un mediador.y

Organizacin.

El departamento de compras est obligado a organizarse, para conocer los planes y procedimientos, no solo de su funcin, sino de todas las de la institucin en el presente periodo y los posteriores. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible, es necesario tener un rea especia l para organizarlas, se puede afirmar que la organizacin del departamento de compras depende del tamao, el giro, la importancia y las necesidades de cada empresa. La actuacin del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras.

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Tipos de artculos. Limitacin de proveedores. Cantidad de personal y jerarqua que ocupe. Calidad y capacidad del encargado de departamento.

Para ayudar en su eficiencia, es necesario que el departamento de compras tenga una categora de buen nivel, responsabilidad y cooperacin del personal de los dems departamentos, considerando las lneas de autoridad y el flujo de informacin.

1.2 Estructura compras.

Organizacional

del

departamento

de

Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal, denominado comnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. Dentro del departamento, como segundo nivel, se pueden encontrar a los compradores, los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores, conocidos como cotizadores. Por ltimo est el personal que ayuda en las labores de oficina, como pueden ser: secretarias, archivistas y recepcionistas.

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1.3 Funcin del departamento de compras.El encargado del departamento de compras tiene, las siguientes responsabilidades o funciones:y y

Elegir, tratar, platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios, tambin realizar un anlisis y verificacin.

y

En su caso, solicitar permisos gubernamentales de importacin, procurando conseguir beneficios fiscales. Poner en circulacin las rdenes de compra y su seguimiento. Recibir y revisar los artculos o servicios. Buscar la forma de transportar los artculos. Salvaguardar los productos adquiridos. Investigacin de nuevos mercados. Otras dependiendo de la empresa y su tamao.

y y y y y y

1.4 Objetivo del departamento abastecimientos.y

de

compras

y

Terminar con las desviaciones de materiales adems de invertir el mnimo en su compra. Que los artculos tengan la calidad que requiere. Evaluacin de los servicios que otorguen los proveedores. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Lograr que la compaa tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. Mantener ante los proveedores, prestigi y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones , as como de obtener crditos cuando sea necesario . Lograr coordinar departamentos. las relaciones de compras con otros

y y y y

y

y

y y y y

Implantar procesos, controles y polticas de compras. Evaluar el anlisis de calidad, costo y valores. Seleccionar personal de calidad. Economizar las actividades en el departamento.

y

Comunicar a los niveles jerrquicos superiores, de la rotacin de inventarios.

1.5 Relaciones del departamento de compras, internas y externas.El departamento de compras debe mantener buen contacto con los dems departamentos, entre los que estn produccin, ingeniera o mantenimiento, finanzas, contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad.

1.6 Centralizacin y descentralizacin del departamento de compras y abastecimientos.Hay compaas en las cuales, existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos, en cambio en otras, cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita.y

Ventajas de la centralizacin. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. Al estar toda la informacin centrada en un solo departamento, esta se controla y supervisa ms fcilmente. Obtener el mayor provecho de los subordinados, al haber eficiencia, economa y especializacin en un departamento para realizar todas las compras. Mantener buenas relaciones con los proveedores. Unificacin de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. Cuidado de inventarios en forma eficiente. Mayor control de calidad de los productos. Economa en el pago de fletes y al trasladar la mercanca.

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Descentralizacin.

Son pocas las compaas, en las que cada departamento se encarga de sus propias compras, pero en la mayora de los casos, un departamento por separado hace dicha funcin.

Existe un tipo especial de descentralizacin, cuyas caractersticas son las siguientes: Manual de procedimientos. Inspeccin adecuada de las operaciones que se efecten en cada planta. Fijar cierto lmite de compras para cada departamento. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efecten continuamente. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar, unificar y conjuntar opiniones.

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Adems existe otro tipo de autoridad central en organizacin centralizada, en la cual, la autoridad tiene las siguientes c aractersticas: Grado de centralizacin y descentralizacin segn las polticas. Delimitacin de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. Entrar en completa comunicacin entre los departamentos de compras. El encargado de dirigir, coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad.

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Las excepciones de la centralizacin que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. En las entidades que tienen sucursales. Cuando los tipos de artculos que se requieran en los departamentos son muy diferentes.

Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades, dejando campos de accin a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento.

Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organizacin centralizada o descentralizada, o bien alguna de sus combinaciones, depende de las necesidades de cada una de las empresas, de acuerdo al tamao, volumen de actividades, giro y tipo de producto.

1.7 PolticasSe puede decir que polticas para compras, es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administracin de la compaa, en forma general, que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse, al adquirir materiales, artculos o servicios, que e s conveniente realizarlas en forma escrita, explicadas correctamente, para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva.y

Ventajas de la determinacin y conocimiento de las polticas. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. Al tener las polticas en un manual, se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. Si se aprueba una poltica, se delega autoridad durante la realizacin de una actividad sealada.

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Ejemplos de polticas:

Polticas de relaciones internas: Autorizacin de los mximos y mnimos que de cada material se deben de comprar. Establecer relaciones con los proveedores. Procedimientos para hacer las compras. Tcnicas para estudiar las cotizaciones. Mtodos para efectuar una requisicin o un pedido.

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Polticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. Entrevistas con los proveedores. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones.

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Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones, y elegir cul es la ms competitiva para beneficio de la empresa.

Otras polticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. Economizar en las adquisiciones. Establecer procedimientos y actividades. Evitar compras injustificadas. Conseguir crdito con los proveedores y tener convenios por escrito. Estudio y evaluacin de las cotizaciones. Establecer un lmite mnimo de proveedores.

1.8 Seguimiento de las rdenes de las rdenes de compra.La labor del departamento de compras no termina con la expedicin de la orden de compra, sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio, tiempo y calidad pactados. La razn por la cual, el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra, es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compaa.y

Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las rdenes, que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. Si la fecha de cumplimiento llegara prximamente, se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercanca ya ha sido enviada o el servicio se prestara. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercanca o prestar el servicio, el departamento de compras debe tomar la decisin de esperar o elegir a otro proveedor. El encargado de almacn comunicara al departamento de compras, que el pedido se ha recibido.

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La seccin de compras pedir la colaboracin de los dems departamentos cuando sea necesario, como es el caso de que surja algn problema sobre mayor precio, cantidad o calidad de la mercanca o servicio.

1.9 Terminacin de la compra.Sucede cuando:y

Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. Los bienes ya han entrado de conformidad, y quiz sean utilizados, o bien que el servicio se est prestando, por parte de los proveedore s. Se cumplieron las obligaciones contradas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor.

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3. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS.

1.1 Planeacin y programacin de las compras.La planeacin de las compras, constituye un problema complicado, cuando los tiempos de espera son prolongados, especialmente cuando los proveedores sealan fecha de entrega de los materiales, posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. El funcionario de compras, deber mantenerse enterado de los acontecimientos, ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas, difcilmente conocern sus problemas, por lo que los materiales considerados como difciles tendrn que requerirse con anticipacin, si es posible antes de que se visualice su necesidad. El comprador segn la situacin del mercado, aplicar sus tcticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales, que los contratistas hayan de surtir. Se considera una ventaja competitiva, el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las rdenes, por eso se muestra un gran inters en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeacin y control de la produccin.

1.2 El proceso electrnico de datos en la planeacin de compras, programacin y control de consumos.Introduccin. El proceso electrnico de datos consiste en adaptar computadoras electrnicas de elevada actividad en el registro, el trmite, y la impresin de informacin estadstica. Este proporcione informacin oportuna, para la toma la decisin, adems persigue reducir costos, este sistema crea informacin dirigida a las necesidades de una empresa. Normalmente estos sistemas son caros, por cual motiv deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. Un sistema de proceso electrnico de datos para ser completo, deber incluir las siguientes funciones: proceso de ventas, de produccin y de compras. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo, es necesario que exista una buena comunicacin y la atencin a opiniones e ideas, para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. Los pasos fundamentales para un programa de planeacin y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son:y

Identificar objetivos clave.

Saber aplicar el sistema en donde sea fructfero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas, de produccin y de compras.y

Enumerar detalles para aplicaciones potenciales, a largo y corto plazos.

Despus de convenio los objetivos clave, el sistema de ber referir las principales reas de aplicacin, el objetivo, el tipo de funcin, exigencias tanto de horas hombre como de la mquina y ahorros monetarios en un ao.y

Analizar el potencial de beneficios y utilidades.

La direccin debe tomar una decisin referente a permitir que prosiga las aplicaciones, con el objeto de elegir entre la realizables, o sea las que originan una mayor utilidad.

y

Considerar la instalacin y el proyecto.

Antes de la instalacin final habr que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas, debiendo realizarse un calendario que seale el tiempo requerido para capacitar al personal, para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba.y

Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto.

Es importante que durante el proyecto e instalacin del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnolgicos.y

Reconocer inflexibilidad es.

Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema, debido a ello la planeacin de un trabajo rutinario necesitar de un anlisis por lo que modificar el programa requerir tiempo y dinero.y

Seleccin de personal

El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz, conocer la empresa y tener ciertos conocimientos tcnicos.y

Categoras de automatizacin en compras

El proceso electrnico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos, del cual stos se guardan en forma magntica o electrnica. El proceso integrado de datos comprende sistemas automticos en los cuales se guardan mecnicamente en tarjetas perforadas y cintas.