CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

SUBGERENCIA DE GENERACIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA ADQUISICIÓN DE UNA RETROEXCAVADORA CARGADORA SOBRE LLANTAS 4 X 4

MANIZALES, OCTUBRE DE 2009

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TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES....................................................................... 4

1.1 CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS....................... 4 1.1.1 OBJETO .......................................................................................................................... 4 1.1.2 ALCANCE.................................................................................................................... 4 1.1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR ....................................................................................... 4 1.1.4 NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ........................................................ 5 1.1.5 CORRESPONDENCIA ....................................................................................................... 5 1.1.6 RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ............. 5 1.2 PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN.................... 5 1.2.1 APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................... 5 1.2.2 MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ...................................................................................................... 6 1.2.3 CONSULTA PREVIA................................................................................................... 6 1.2.4 CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS................................................................ 6 1.2.5 VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA........................................................ 7 1.2.6 IDIOMA DE LA OFERTA............................................................................................ 7 1.2.7 VIGENCIA DE LA OFERTA............................................................................................. 7 1.3 CONDICIONES DE LA OFERTA ....................................................................................... 7 1.3.1 DOCUMENTOS DE LA OFERTA ...................................................................................... 7 1.3.2. PRESENTACIÓN, FOLIADO Y FIRMA DE LA OFERTA .....................................10 1.3.3. ASPECTOS JURÍDICOS ............................................................................................10 1.3.4. PRECIO...................................................................................................................12 1.3.5. GARANTÍA DE LOS EQUIPOS..............................................................................13 1.3.6. SOPORTE TÉCNICO ..............................................................................................13 1.3.7. OTRAS CONDICIONES ................................................................................................14 1.4 APERTURA DE LAS OFERTAS ..............................................................................14 1.4.1 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ACLARACIÓN DE LAS MISMAS 14 1.4.2 ANÁLISIS DE LAS OFERTAS Y VERIFICACIÓN DE QUE SE AJUSTAN A LAS CONDICIONES DE LOS TÉRMINOS.....................................................................................15 1.4.3 ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ...........................................................15 1.4.4 DECLARATORIA DE DESIERTA..............................................................................16 1.4.5 CLÁUSULA DE RESERVA ........................................................................................16 1.5 EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA......................................................16 1.5.1 PRESELECCIÓN.........................................................................................................16 1.5.2 SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD.............................................................17 1.5.3 ACEPTACIÓN DE OFERTA.......................................................................................18 1.6 CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ............................................19 1.7 FORMA DE PAGO ..........................................................................................................20

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1.7.1 RETENCIÓN DE PAGOS ...............................................................................................20 1.7.2 IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS ...........................................................................20 1.7.3 COSTOS DE MATRÍCULA.........................................................................................23 1.8 LUGAR Y PLAZO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES ...................................................23 1.8.1 LUGAR DE ENTREGA .....................................................................................................23 1.8.2 PLAZO DE ENTREGA................................................................................................23 1.9 PROCEDENCIA DE LOS BIENES .....................................................................................23 1.10 ORGANIZACIÓN Y CAPACIDAD OPERATIVA ..................................................23 1.11 PROVISIÓN DE REPUESTOS .................................................................................24 1.12 DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA ...........................................................................24 1.13 GARANTÍAS DEL CONTRATO....................................................................................25 1.14 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO...........................................................26 1.15 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ...............................................................................27 1.16 CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN...........................................28 1.17 FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO.................................................................28 1.18 COMUNICACIONES.......................................................................................................28 1.19 INTERVENTORÍA....................................................................................................28 1.20 REQUISITOS DE LAS FACTURAS.........................................................................29 1.21 COMPENSACIÓN.....................................................................................................29 1.22 RESERVA DE LA INFORMACIÓN.........................................................................29

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS..........................................................................30

2.1. DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERISTICAS MINIMAS DEL EQUIPO SOLICITADO......30 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN .....................................................................31

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1. CONDICIONES CONTRACTUALES

1.1 CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

1.1.1 OBJETO

Adquisición de una retroexcavadora-cargadora 4x4 sobre llantas doble tracción, modelo 2009 o superior.

1.1.2 ALCANCE

Además del suministro del automotor, el proveedor deberá garantizar el servicio de revisión y/o mantenimiento preventivo (periódico) del equipo, de acuerdo con las frecuencias recomendadas para su debida conservación en los talleres especializados para este efecto. Además, entregará el vehículo matriculado, cumpliendo para ello todos los requisitos necesarios para su operación, incluyendo el pago de toda clase de impuestos, tasas o contribuciones fijadas para el caso.

1.1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán presentar ofertas las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras que tengan sucursal en Colombia o que tengan vinculación con el país mediante el establecimiento en el territorio colombiano de una filial o subsidiaria, con experiencia en Colombia en la fabricación, distribución o comercialización de maquinaria pesada similar a la que se pretende adquirir. En caso de ser distribuidor o comercializador, deberá ser distribuidor o agente autorizado por el fabricante. Para participar, el oferente certificará haber suscrito al menos cinco contratos de compraventa relacionados con equipos similares a los solicitados, suscritos en los últimos tres (3) años, contados a partir de la apertura de las ofertas. No se acepta la participación de consorcios ni uniones temporales, ni ofertas alternativas. No podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC S.A. E.S.P., ni los miembros de su Junta Directiva.

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1.1.4 NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CHEC S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del Sector Eléctrico.

1.1.5 CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que se dirija a la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC S.A. E.S.P., con motivo de la presente solicitud de ofertas deberá ser enviada a:

CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Proceso Contratación Compras

Estación Uribe, Manizales - Colombia Teléfono: 8899000 Fax: 8899044

1.1.6 RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud pública de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Reglamento Contratación de CHEC S.A. E.S.P. y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.

En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de la empresa.

1.2 PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.2.1 APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC S.A. E.S.P. http://www.chec.com.co/programasPHP/contratacionActuales.php desde el día martes 13 de octubre de 2009 hasta el día lunes 26 de octubre de 2009, así podrán

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presentar ofertas, eventuales oferentes que surjan como resultado de visitas a la página web de la CHEC S.A. E.S.P.

1.2.2 MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las mismas. La CHEC S.A. E.S.P. podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta un día calendario anterior al cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de la solicitud de ofertas. Las adendas se publicarán en la página Web de la CHEC S.A. E.S.P. http://www.chec.com.co/programasPHP/contratacionActuales.php.

1.2.3 CONSULTA PREVIA

Los términos de referencia podrán consultarse en la página Web de La Empresa, y aclarar todas las inquietudes con el Ingeniero RICARDO FRANCO ALARCÓN en horario de oficina de 8:00 a 11:30 a.m. y de 2:00 a 5:30 p.m. teléfono 8899000 extensión 1226 correo electrónico rfranco@chec.com.co

1.2.4 CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Proceso Corporativo Contratación Compras de la CHEC S.A. E.S.P., Estación Uribe, Manizales, el día lunes 26 de octubre de 2009, a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso Corporativo Contratación Compras de la CHEC S.A. E.S.P., en original y una (1) copia. La CHEC S.A. E.S.P. no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. En la CHEC S.A. E.S.P. existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa

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no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

1.2.5 VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de Referencia tienen un valor no reembolsable de CUATROCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS PESOS M/CTE ($496.900), los cuales deberán consignarse a nombre de la CHEC S.A. E.S.P. en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Proceso Corporativo Contratación Compras ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse posteriormente con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Leon Carlos Moreno Duque, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. El pago permite al oferente la presentación de la oferta.

1.2.6 IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. Se aceptan sólo en idioma ingles los documentos técnicos como catálogos y folletos de los equipos a ofertar.

1.2.7 VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por SESENTA (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre será esta última fecha. En caso de requerirse, la CHEC S.A. E.S.P. podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.3 CONDICIONES DE LA OFERTA

1.3.1 DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación, para facilitar su estudio.

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Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC S.A. E.S.P lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el Anexo No. 1 y

suscrita por el Representante Legal. (Subsanable). b) Certificado de existencia y representación legal. (Subsanable). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la

oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

d) Original de la garantía de seriedad de la oferta, conforme al numeral 1.3.3.2.,

acompañada del recibo de pago de la prima correspondiente expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

e) El oferente debe manifestar si tiene inscripción vigente en la base de datos de

contratistas o proveedores de la CHEC S.A. E.S.P., o en caso contrario debe aportar la constancia de inscripción en el registro o directorio de proponentes de las Cámaras de Comercio o el registro de contratistas de EEPPM, o constancia de haber iniciado el trámite de inscripción en alguno de estos registros. La inscripción debe ser acorde con el objeto de esta solicitud de ofertas (Subsanable).

f) Recibo de pago de los términos de referencia, conforme a lo establecido en el

numeral 1.2.5. (Subsanable) g) Oferta económica, la cual debe indicar el costo total de la retroexcavadora

incluyendo los accesorios esenciales del equipo. (No Subsanable) h) Oferta técnica, indicando cada uno de los sistemas de operación, características

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técnicas, accesorios y herramientas incluidas y tabla adicional con los aditamentos y herramientas que pueda requerir el equipo, si es del caso. (No Subsanable)

i) Experiencia específica certificada del oferente en la comercialización en Colombia

de equipos mencionados en el objeto de estos términos de referencia, para lo cual cada oferente deberá anexar al menos cinco certificados de contratos de compraventa relacionados, suscritos en los últimos tres (3) años. La certificación debe ser expedida por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmada por el Representante Legal o el funcionario competente, con la descripción del desempeño del contratista para tiempos de entrega y calidad de los bienes suministrados, teniendo en cuenta que la empresa podrá verificar dicha certificación. (Subsanable, siempre y cuando la experiencia haya sido obtenida antes de la presentación de la oferta)

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en la CHEC S.A E.S.P será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos u órdenes de compra que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. (Subsanable).

j) Certificados de capacidad operativa, garantía mínima y provisión de repuestos

según lo indicado en los numerales 1.3.5., 1.10 y 1.11 de los términos de referencia. (Subsanable)

k) En caso de no ser fabricante de los bienes objeto del presente proceso de

contratación, debe presentar el documento que lo acredite como filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el FABRICANTE. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz, está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. (Subsanable)

l) Copia del Registro Único Tributario. (Subsanable). m) Catálogos completos de la retroexcavadora ofrecida, incluyendo los aditamentos y

herramientas adicionales que tenga el equipo. (Subsanable) En cuanto a requisitos subsanables, deberán ser presentados en el término que la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

La CHEC S.A. E.S.P. podrá verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta será eliminada.

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En todo caso, la CHEC S.A. E.S.P. se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.

1.3.2. PRESENTACIÓN, FOLIADO Y FIRMA DE LA OFERTA Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado: “ADQUISICIÓN RETROEXCAVADORA”

Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la solicitud de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.3.1 DOCUMENTOS DE LA OFERTA. (Subsanable).

b) Foliar todos los documentos, certificados y formatos requeridos y presentados.

(Subsanable).

1.3.3. ASPECTOS JURÍDICOS

1.3.3.1. EXIGENCIAS A LOS OFERENTES

La persona jurídica deberá anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente. Las compañías extranjeras acreditarán su existencia, representación legal y objeto social mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las leyes y reglamentos de su respectivo país. El anterior documento deberá venir debidamente apostillado, conforme a la normativa nacional.

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Cuando se trate de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, que pretendan presentar ofertas o celebrar contratos, deberán acreditar en el país un representante o apoderado domiciliado en Colombia, persona jurídica nacional, debidamente facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato, así como para representarlos judicial y extrajudicialmente. Cuando una compañía extranjera dé poder a una persona jurídica para que contrate en su nombre, se deberán presentar los siguientes documentos: 1. El certificado de existencia y representación de la compañía que da el poder, con los

requisitos establecidos arriba. (Subsanable) 2. El certificado de existencia y representación de la firma que recibe el poder.

(Subsanable) 3. Documento autenticado mediante el cual la compañía mandante, confiere poder o

autorización a la que recibe el poder o mandato, discriminando con claridad las facultades otorgadas. Si el documento es suscrito en el extranjero y en idioma diferente al español, deberá presentarse el documento debidamente apostillado y con traducción oficial. (Subsanable)

Todos los documentos descritos anteriormente deben tener una antigüedad no superior a treinta (30) días, en la fecha de cierre del presente proceso de contratación. (Subsanable) Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. En el evento de que en los certificados de existencia y representación legal no conste la duración de la persona jurídica por no ser una exigencia de la legislación respectiva, el Oferente en una carta deberá comprometerse a que la duración de la persona jurídica que representa no será inferior a la aquí establecida. (Subsanable) Cuando el Representante Legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que esta facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. Cualquier otro documento con alcance legal que venga en idioma extranjero debe suministrarse con una traducción simple al idioma español (Subsanable).

1.3.3.2. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Cada oferente deberá presentar, junto con su oferta, el original de la póliza de garantía de seriedad de la misma, entre particulares, expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país y el correspondiente recibo de pago de la prima, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A.

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E.S.P., o una garantía bancaria expedida por una entidad bancaria legalmente autorizada para funcionar en Colombia, por un valor asegurado de VEINTISIETE MILLONES DE PESOS ($27.000.000,00). La vigencia de la garantía será mínimo de SESENTA (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, y deberá ser otorgada a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y materializado, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.- - El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC S.A E.S.P.- - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.- - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, la CHEC S.A E.S.P, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.- La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

1.3.4. PRECIO Los oferentes podrán ofertar los precios en cualquier moneda (preferiblemente PESOS O DÓLARES AMERICANOS), pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas, éstas se evaluarán en pesos colombianos utilizando la TRM del día de cierre de la solicitud de ofertas; si se presentan ofertas en monedas diferentes al dólar se utilizará el equivalente en dólares de los Estados Unidos de América de la moneda cotizada del día de cierre de las ofertas, para posteriormente ser convertidas a pesos.

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Los precios unitarios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas. Los precios no serán reajustables, ni ajustables, deberán ser firmes durante la ejecución del contrato. Si se cotizan precios reajustables o ajustables la oferta será eliminada. El precio debe incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud de oferta. Serán por cuenta del Oferente todos los costos directos e indirectos en que incurra para la ejecución del contrato, tales como seguros, empaques, transporte, fletes, cargue y descargue, además de los impuestos y gastos legales, y en general, cualquier gasto que se ocasione.

1.3.5. GARANTÍA DE LOS EQUIPOS El proponente debe ofrecer y presentar por escrito una garantía mínima de un (1) año sin límite de horas sobre el equipo y que a su vez abarque la mayoría de elementos y componentes de la máquina (motor, sistema de inyección de combustible, sistema hidráulico, tren de potencia, etc.). Esta garantía debe ser avalada por la casa matriz fabricante del equipo o su DISTRIBUIDOR AUTORIZADO en Colombia, de acuerdo con el Certificado expedido por el Fabricante, anexo a la oferta. La Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. Chec, con el objeto de garantizar su inversión a futuro en el periodo de vida útil de la retroexcavadora cargadora y así mismo asegurar la disponibilidad y fácil consecución de repuestos y mano de obra especializada una vez finalizada la garantía original del equipo, solicita al proponente que garantice mediante certificación escrita el servicio venta de repuestos y mantenimiento en Colombia, por el mayor tiempo posible y que en todo caso no debe ser inferior a (10) años. El proponente deberá anexar además una certificación de la calidad de los implementos y la maquina que se va a adquirir en el presente proceso de contratación, dichos certificados serán los que facilita el fabricante el cual deberá estar vigente a la fecha de apertura de las ofertas. (Subsanble)

1.3.6. SOPORTE TÉCNICO El contratista deberá estar en la capacidad de prestar el servicio de soporte técnico y mantenimiento del automotor especialmente en todo el eje cafetero y norte del valle.

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Por la presentación de la oferta La Empresa entiende que la anterior circunstancia es garantizada por el oferente.

1.3.7. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC S.A. E.S.P todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos, y complementarlos de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

1.4 APERTURA DE LAS OFERTAS

El día de apertura se leerán los siguientes datos: póliza de seriedad, su vigencia, monto y finalmente el valor de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.

1.4.1 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ACLARACIÓN DE LAS MISMAS

CHEC S.A. E.S.P. realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos de las ofertas. En caso de que CHEC S.A E.S.P. lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC S.A E.S.P. y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC S.A. E.S.P.

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1.4.2 ANÁLISIS DE LAS OFERTAS Y VERIFICACIÓN DE QUE SE AJUSTAN A LAS CONDICIONES DE LOS TÉRMINOS

La CHEC S.A. E.S.P. antes de proceder a la evaluación de ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia.

1.4.3 ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los Términos de Referencia. Se considera ajustada a los Términos de Referencia, la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos y no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de estos Términos de Referencia.

b) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta

misma solicitud de ofertas.

c) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los Términos de referencia, o cuando contengan defectos insubsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

d) Cuando no se suscriba la Carta de Presentación de la Oferta por el

Representante Legal, en las condiciones establecidas en los presentes Términos de Referencia o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

e) Cuando la oferta no cumpla con el objeto y los alcances de la presente solicitud

de ofertas.

f) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

g) Cuando la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., al verificar

la información presentada encuentre que no corresponde a la realidad.

h) CHEC S.A. E.S.P. considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en los términos de referencia, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según sea el caso y procederá a su rechazo.

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1.4.4 DECLARATORIA DE DESIERTA

La CHEC podrá declarar desierto el proceso de contratación cuando:

a) Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de la oferta más favorable para la entidad.

b) Cuando ninguna de las ofertas presentadas se ciña a los intereses de la

Empresa. c) En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura de las ofertas no

se presente ninguna oferta. d) Cuando ninguna de las firmas cumpla con las características técnicas

requeridas de los bienes.

1.4.5 CLÁUSULA DE RESERVA

La CHEC S.A. E.S.P se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo, en cualquier momento podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes, caso en el cual hará devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia. Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia, si el proceso termina por razones imputables a CHEC S.A. E.S.P., mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de La Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o solo resulta una elegible, la CHEC S.A. E.S.P. podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de la Empresa.

1.5 EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA

1.5.1 PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final. • Análisis jurídico:

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En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos jurídicos contemplados en los términos de referencia, incluyendo los relacionados con la presentación de los documentos discriminados en el numeral 1.3.1. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán descartadas. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos jurídicos exigidos. • Experiencia del oferente: El cabal cumplimiento dado a los contratos que acreditan la experiencia del oferente y cuyos certificados facilita el oferente con su propuesta, habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta. • Calidad técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. • Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de entrega es igual o menor al exigido en los términos de referencia. Las ofertas con plazos de entrega superiores podrán ser subsanadas para que se ajusten a lo requerido por la CHEC S.A. E.S.P.

1.5.2 SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor total, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, antes de IVA. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico por cada uno de los grupos e inversamente proporcional a las demás ofertas de acuerdo con la siguiente expresión:

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100*1

=

XP

PP

Donde: P: Puntaje de ponderación P1: Valor de la oferta evaluable más baja. Px: Valor de la oferta que se está ponderando. En caso de empate, la oferta que ocupará el primer puesto en el orden de elegibilidad será aquella que ofrezca el menor tiempo de entrega, si persiste el empate, la empresa optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

1.5.3 ACEPTACIÓN DE OFERTA

La CHEC S.A. E.S.P. aceptará la oferta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas.

Si es del caso la CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.

1.5.3.1 AJUSTE ECONOMICO

Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos estudios y análisis pertinentes, el jefe de la dependencia encargada del trámite contractual decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en este estatuto.

En este caso, se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable.

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1.5.3.2 NEGOCIACIÓN DIRECTA

Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratación considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.

1.5.3.3 INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES

El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas, una vez la CHEC. S.A. E.S.P. disponga de los resultados del orden de elegibilidad de la solicitud de ofertas.

El informe estará disponible para tales efectos en el Proceso de Contratación - Compras, en ningún caso se entregará a los oferentes fotocopias de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, mejorar o modificar las ofertas.

Por el hecho de presentación de las ofertas, los oferentes autorizan a la CHEC S.A. E.S.P para que durante el lapso de los tres (3) días sus ofertas puedan ser consultadas por los demás oferentes que lo soliciten.

1.6 CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que la CHEC envía la carta de aceptación al oferente seleccionado. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 smmlv. o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.

El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta.

La siguiente información la debe dirigir al Proceso Contratación Compras:

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• Certificado de existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado es superior a 60 días.

• Las garantías requeridas por CHEC, las cuales deben estar debidamente firmadas

por el CONTRATISTA con el recibo de pago de la prima correspondiente, o sello de cancelado.

• Pago del impuesto de timbre, si es del caso.

1.7 FORMA DE PAGO

La CHEC hará los pagos al CONTRATISTA o a quien éste designe como beneficiario, mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago total se efectuará a los treinta (30) días siguientes, contados a partir de la fecha de entregados los bienes en el Almacén General de la CHEC y recibidos a satisfacción, previo visto bueno por parte del interventor y el empleado competente. Si el pago se hiciere en dólares, este se efectuará a la TRM de la fecha de la factura, la cual debe ser igual a la fecha de recibo de la mercancía en el almacén general; si difiere esta fecha con respecto a la de la factura, prevalecerá la TRM de la fecha de recibo de la mercancía en el almacén. CHEC S.A. E.S.P. deducirá del pago las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley y las estipulaciones contenidas en este documento.

1.7.1 RETENCIÓN DE PAGOS

La CHEC podrá retener todo o parte del pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el CONTRATISTA a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas, ó para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al CONTRATISTA. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

1.7.2 IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS

IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS

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El oferente debe manifestar en su oferta si es o no responsable del IVA, y el régimen al cual pertenece. Así mismo discriminará el IVA si se genera. En caso que no se discrimine se entenderá que el precio ofrecido incluye IVA. EL CONTRATISTA deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países. Por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. La CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (Renta, impuesto sobre las ventas IVA, Timbre, retención industria y comercio), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por la CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle a EL CONTRATISTA los mayores costos. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por la CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, y correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. RETENCIÓN DEL IVA

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Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE TIMBRE El impuesto de timbre nacional se causa en todos los contratos que celebre LA CHEC, siempre que su cuantía sea superior a la mínima fijada por el Gobierno Nacional en cada año. En el evento de contratos de cuantía determinada el impuesto se causará en el momento de la firma del contrato por ambas partes, o en la fecha de notificación de la aceptación de oferta al contratista, sobre la totalidad del mismo y a la tarifa vigente en esa fecha. Y en el caso de contratos de cuantía indeterminada se causará en el momento de cada pago o abono en cuenta que se realice en ejecución del contrato a la tarifa vigente al momento de suscripción del contrato. El impuesto será asumido en su totalidad por el CONTRATISTA. Si de acuerdo con el parágrafo 2° del artículo 27 del Decreto 2076 de 1992, la CHEC es responsable por la retención del impuesto de timbre correspondiente a los contratos que celebre y si se trata de contratos de cuantía determinada, el documento de cobro del impuesto de timbre deberá ser cancelado por el CONTRATISTA o proveedor y presentado al momento de formalización del contrato. De no recibirse el pago del impuesto de timbre del CONTRATISTA dentro del plazo previsto en el documento, el contrato no podrá iniciar su ejecución y se entenderá que no está formalizado. Si en razón de los artículos 532 y 533 del Estatuto Tributario, EL CONTRATISTA se encuentra exento del pago del impuesto de timbre, deberá manifestarlo por escrito a la dependencia contratante. Los actos expedidos por la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A E.S.P, gozan de la exención del impuesto de timbre, en consecuencia, la entidad no exenta deberá pagar el 50% en concordancia con el artículo 532 del Estatuto Tributario, sin perjuicio de las obligaciones atribuibles al agente retenedor, atendiendo el orden de prelación previsto en el artículo 27 del decreto 2076 de 1992. De conformidad con lo establecido por el numeral 52 del artículo 530 del Estatuto Tributario, la oferta mercantil no causa impuesto de timbre siempre y cuando sea aceptada mediante una orden de compra. En el caso de causarse, su valor será asumido por la entidad no exenta IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO La CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, a cargo del contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención.

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1.7.3 COSTOS DE MATRÍCULA

El contratista deberá entregar el equipo matriculado en Manizales, y serán de su cargo todos los impuestos y demás erogaciones o pagos que se deriven de su matrícula, incluyendo pago por seguros, garantías exigidas por las entidades administradoras del transporte y en general cualquier otro pago que el oferente deberá conocer y que se entiende incluido en el valor de su oferta.

1.8 LUGAR Y PLAZO PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES

1.8.1 LUGAR DE ENTREGA

El Contratista se compromete a entregar los bienes en la bodega del Almacén General de la CHEC Manizales, Colombia, situado en la Estación Uribe Km1 Vía Chinchiná o la que CHEC destine en Manizales. Todos los costos de desplazamiento, incluido el descargue es por cuenta del CONTRATANTE.

1.8.2 PLAZO DE ENTREGA

El plazo será propuesto por el oferente, no obstante lo cual, el plazo máximo para la entrega es de 60 días calendario, contados a partir del envío de la carta de aceptación. El contrato podrá prorrogarse o adicionarse previo acuerdo entre las partes.

1.9 PROCEDENCIA DE LOS BIENES

Cuando la mercancía sea importada por el CONTRATISTA, se deberá acreditar su procedencia remitiendo a CHEC copia de la declaración de importación, al momento de presentar la factura de venta, si es el caso.

1.10 ORGANIZACIÓN Y CAPACIDAD OPERATIVA

Se considerará como organización y capacidad operativa las instalaciones, equipos, talleres adecuados, personal especializado de mantenimiento y reparación, personal de servicio de venta y postventa, stock de repuestos originales y en general todos los elementos humanos y materiales con que cuenta el proponente y que se encuentran representados en Colombia, con los cuales se garanticen el óptimo funcionamiento de la máquina desde su alistamiento inicial para la entrega a la Central Hidroeléctrica de caldas S.A. E.S.P. y hasta la vida útil del mismo dentro de condiciones normales de

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funcionamiento y empleando los protocolos de mantenimiento inherentes al equipo suministrado. Para efectos del postulado anterior el proponente debe ofrecer y garantizar mediante un escrito originado por la casa matriz o fabricante del equipo, que cuenta con la representación de la marca del equipo ofrecido, así como garantizar por escrito el suministro de repuestos y el servicio de reparaciones y mantenimiento del equipo en instalaciones ubicadas en Colombia, por los plazos preestablecidos en esta solicitud y con un mínimo de dos (2) instalaciones en el territorio nacional, una (1) de ellas obligatoriamente en el centro- occidente de Colombia. El proponente deberá anexar: • Certificado expedido por el fabricante de los equipos que garantice el suministro de repuestos para el mantenimiento y reparación de los equipos en la post-venta, mínimo por 5 años posterior a la venta. • Relación de centros de venta, repuestos y talleres. El oferente debe certificar que cuenta con talleres para efectuar las reparaciones a los equipos ofrecidos a que haya lugar. • Relación y perfil del personal especializado. El oferente debe certificar que cuenta con personal especializado para efectuar las reparaciones requeridas a todos y cada uno de los sistemas con que cuenta el equipo ofrecido. • Tiempo de garantía del equipo. Se analizará teniendo en cuenta el tiempo durante el cual el proponente ofrezca garantía sobre la calidad y buen funcionamiento del equipo ofrecido, de todos sus sistemas y componentes, la cual en ningún caso podrá ser inferior a doce (12) meses, sin límite de horas. La garantía del equipo debe venir acompañada por la certificación expedida por el fabricante del equipo.

1.11 PROVISIÓN DE REPUESTOS

El Contratista, garantizará la oportuna y efectiva provisión de repuestos de la retroexcavadora adquirida por lo menos durante los cinco años siguientes a la adquisición del Bien.

1.12 DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA

Si aparecen daños o defectos en los bienes suministrados, la CHEC lo comunicarán por escrito al CONTRATISTA, con el fin de darle oportunidad de inspeccionarlos y/o corregirlos, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al comunicado. Pasado este tiempo si aún los elementos continúan dañados o defectuosos, el Contratista los deberá reponer, sin costo para la CHEC, en un término que no podrá

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exceder los sesenta (60) días calendario desde la fecha de la comunicación por parte de la CHEC, la reposición se hará en el Almacén General de la CHEC.

1.13 GARANTÍAS DEL CONTRATO

El CONTRATISTA presentará garantías entre particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia preferiblemente con sucursal o agencia en Manizales. El contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un puesto de Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Bloque 6 de la CHEC S.A E.S.P, Estación Uribe, teniendo las siguientes opciones: - Que las pólizas sean pagadas por la CHEC y autorizar a ésta, para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa. - Solicitar las pólizas pagándolas directamente el contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y, autorizará el descuento, en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes: • De cumplimiento: por un equivalente al 20% del valor del contrato y su vigencia

será por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales. • De calidad: por un equivalente al 20% del valor del contrato y su vigencia será de

tres (3) años contados a partir de la entrega de la retroexcavadora a satisfacción de la CHEC S.A .E.S.P

• De provisión de repuestos y accesorios: por un equivalente al 20% del valor del

contrato y su vigencia será a partir del recibo a satisfacción del objeto de la presente solicitud y cinco (5) años más.

En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC S.A. E.S.P pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato.

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Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC S.A. E.S.P dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC S.A. E.S.P, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares con sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.

1.14 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta o en el contrato, o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC S.A. E.S.P. aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de este u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. La CHEC S.A. E.S.P. entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. En el evento en que el Contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC S.A. E.S.P. le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por la CHEC S.A. E.S.P. no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al Contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor estimado del contrato. Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes:

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• Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato.

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC S.A. E.S.P., y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma; CHEC S.A. E.S.P. aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, la CHEC S.A E.S.P hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. • Por no iniciar la prestación de servicios o por suspensión de los mismos sin

causa justificada o por causa imputable al Contratista. Si cumplido el plazo fijado para iniciar los servicios, el Contratista no ha dado inicio a los mismos, la CHEC S.A. E.S.P. aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. • Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del Contratista de las obligaciones establecidas en este contrato, éste autoriza a la CHEC S.A. E.S.P. para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el Contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC S.A. E.S.P.

1.15 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse cualquier incumplimiento contractual, CHEC S.A. E.S.P. hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC S.A. E.S.P., suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

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1.16 CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC S.A. E.S.P. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

1.17 FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la ley, el Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por la CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la CHEC al Contratista.

1.18 COMUNICACIONES

La totalidad de comunicaciones entre CHEC y Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del contratista. De toda comunicación se enviará copia al Proceso Corporativo Contratación Compras, además de las dependencias a las cuales pueda afectar el contenido del oficio respectivo.

1.19 INTERVENTORÍA

La CHEC S.A. E.S.P. ejercerá la vigilancia de este contrato por medio de un interventor o grupo interventor, funcionario(s) de CHEC S.A. E.S.P., el (los) cual(es) deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC S.A. E.S.P. tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas ordenes o instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del

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control, dirección y Supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados.

1.20 REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Las facturas deben cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. Las facturas deben ser presentadas en original y 2 copias. Se marca en señal de recibo de la factura, más no en señal de aceptación de la mercancía, ya que el pago está supeditado a la aceptación de la mercancía y al recibo de la factura correctamente elaborada.

1.21 COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista (persona jurídica, consorcio o unión temporal), autoriza a la CHEC S.A. E.S.P para que compense cualquier valor que EL CONTRATISTA adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con la CHEC S.A. E.S.P., con las sumas de dinero que existan a favor del CONTRATISTA por cualquier concepto , así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal , todo lo cual no obsta para que la CHEC S.A. E.S.P. pueda reclamar los valores que el contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.22 RESERVA DE LA INFORMACIÓN

La información que suministra la CHEC S.A. E.S.P o que conozca el contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato.

Cualquier filtración de información reservada de CHEC S.A E.S.P. imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea.

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PARTE II

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

2.1. DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERISTICAS MINIMAS DEL EQUIPO SOLICITADO.

La Retroexcavadora cargadora debe cumplir como mínimo con las especificaciones siguientes: PESO DE OPERACIÓN: Mínimo 6700 Kg. MOTOR: Diesel turboalimentado, cuatro (04) cilindros en línea, de inyección directa. COMBUSTIBLE UTILIZADO: A.C.P.M. POTENCIA BRUTA: Potencia Mínima Bruta de 89 HP. Norma SAE ENFRIAMIENTO: Por medio de refrigerante con radiador y ventilador TRANSMISIÓN: Servo mecánica de cuatro velocidades adelante y cuatro velocidades de retroceso TRACCIÓN: 4X4 VELOCIDAD: Mínima de 40 k/h tanto en avance como en retroceso CUCHARON CARGADOR: De uso general de mayor o igual a 0.9 m3 Altura máxima del pasador de bisagra: 3.296 mm. CUCHARÓN EXCAVADOR: Rotación mínima de este 205 grados. Profundidad mínima de excavación 5.45 m. Brazo Extensible Alcance mínimo desde el pivote de rotación de 6.6 m. Fuerza de excavación del cucharón 51,8 kN/11655 lb. Fuerza de excavación del brazo 31,8 kN/7151 lb. Con respecto al sistema hidráulico: TIPO DE CIRCUITO: Detección de carga, centro cerrado PRESIÓN DEL SISTEMA: 22.700 kPa./ 3292 lb./pulg2 TIPO DE BOMBA: Caudal variable y pistón axial CABINA: Cerrada con aire acondicionado, dotada de radio y MP4 TABLERO DE CONTROL: Con switch de encendido y parada de motor, bloque de fusibles, interruptor, bocina, controles hidráulicos de implementos, asiento para operador, cinturón de seguridad, volante de dirección, Interruptores con iluminación, Luces indicadoras, horómetro de servicio, luces direccionales, luces stop, luces delanteras y traseras. MANUALES: De operación y mantenimiento además de partes.

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ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha Doctor BRUNO SEIDEL ARANGO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC Gerente Oficina

ASUNTO: Oferta Técnico - Económica para el suministro de retroexcavadora

El (Los) suscrito (s), obrando en su propio nombre y/ó en representación legal de: _________________________________________________________________, presenta su oferta Técnico - Económica en la cual ofrece (n) el suministro de los siguientes bienes: ___________________________________________________________. Lo propuesto tiene un valor de: __________________________________________________________ ( $ ______________).

de acuerdo con el contenido de los términos de referencia respectivos.

EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE:

1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta.

2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.

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3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud de oferta, incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las especificaciones técnicas de los bienes y de las condiciones que puedan afectar su ejecución.

5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conoce las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta, del contrato, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepta todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Es el único interesado en la oferta que presenta, que ninguna otra persona tiene interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tiene conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/ó globales, tuvo en cuenta todos los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro de los bienes.

9. Que se encuentra al día en sus obligaciones legales tributarias. 10. Sobre él no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor

de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

11. Bajo la gravedad de juramento, declara que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

12. Autoriza a CHEC S.A. E.S.P. para que durante el período en el cual se ponga a consideración de los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

13. De acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.13 de la invitación, manifiesto que las pólizas serán pagadas por1[1]

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos:

.

.

.

.

(Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida.)

1[1] Manifestar si en caso de aceptación de la oferta las pólizas serán pagadas por el contratista o por la CHEC, caso, éste último por el cual, el oferente dentro del escrito de la carta de presentación, debe autorizar a la CHEC para que el valor pagado por ésta por concepto de primas sea descontado del valor que cancelará la CHEC al contratista de la primera cuenta de cobro o factura que sea presentada por éste

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Atentamente,

_______________________________________

NOMBRE DEL OFERENTE

CC

El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Nombre del oferente:

Cédula de Ciudadanía:

Nombre del representante legal si es persona jurídica:

NIT:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

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1 El oferente deberá indicar cual de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.