Cenpro Proyecto de Gestion

2014

Berto Castro, Felix10200177Caceres Yujra, Rosy10200212Duran Carrillo, Luis Antonio10200010Osorio Tabraj, Diana10200002

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS 1

CONTENIDO

1. Nombre y Descripción de la Organización............................................................................3

1.1 CENPRO........................................................................................................................3

1.2 MISIÓN Y VISIÓN..........................................................................................................3

MISIÓN:................................................................................................................................3

VISIÓN:.................................................................................................................................4

1.3 OBJETIVOS:...................................................................................................................4

1.4 ORGANIGRAMA............................................................................................................5

2.2 AREAS DE ESTUDIO:......................................................................................................7

3. METODOLOGÍA.....................................................................................................................9

4. MODELO DEL PROYECTO....................................................................................................10

MODELO.................................................................................................................................10

Descripción del Modelo......................................................................................................10

Aplicación del Modelo a la Organización............................................................................11

5. REPRESENTACIÓN DEL CONOCIMIENTO.............................................................................12

5.1 MAPAS DE CONOCIMIENTO:............................................................................................12

6. ONTOLOGIAS......................................................................................................................14

6.1. Diagrama Ontológico del Problema falta de herramientas y metodologías para la innovación y mejoramiento de la productividad....................................................................14

7. Diccionario de Conceptos del Área de RRHH derivado de las Ontologías........................15

8. Herramientas TI.................................................................................................................16

9. PROTOTIPOS DE HERRAMIENTA ALFRESCO......................................................................18

10. CONCLUSIONES..................................................................................................................25

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

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Proyecto de Gestión de Conocimiento en el CENPRO

1. Nombre y Descripción de la Organización

1.1 CENPRO

El Centro de Producción de Software es el centro de producción universitario de la UNMSM. Se encuentra ubicado en la Ciudad Universitaria, en la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.

1.2 MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN:

Ser un CENPRO al servicio de la comunidad, capaz de insertarnos en el rubro de instituciones competitivas que brindan servicios y soluciones de TI con excelencia académica a nivel nacional poniendo a disposición de la comunidad empresarial, educativa y pública en general, productos y soluciones de calidad desarrolladas con los mejores recursos humanos formados en la FISI.

Insertarse en el rubro de instituciones competitivas que brindan servicios y soluciones de TI con excelencia académica a nivel nacional poniendo a disposición de la comunidad empresarial, educativa y pública en general, productos y soluciones de calidad desarrolladas con los mejores recursos humanos formados en la FISI. Ser el principal canal por el cual se consolide el reconocimiento y capacidad de los profesionales egresados de la FISI demostrando que poseen el nivel y la calidad que hoy las instituciones clientes exigen, y que por esta razón el CENPRO estará siempre listo para colaborar y ayudar a las instituciones que requieran de nuestra asesoría y desarrollo de soluciones tecnológicas.


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VISIÓN:Ser reconocidos como una opción líder y de excelencia para brindar servicios y soluciones de tecnologías de información a empresas e instituciones de toda índole creando valor en la mismas, asegurando un nivel de crecimiento continuo de servicios y aceptación en el mercado, dándole a la FISI una imagen de institución educativa de ‘alta calidad’ formativa.

1.3 OBJETIVOS:

El Centro de Producción, se enmarca dentro de las funciones establecidas de la FISI y se constituye como un servicio esencial de apoyo a la comunidad empresarial como a la formación del estudiante. Propicia y motiva al estudiantado en brindarle a este de oportunidades poner en práctica los conocimientos adquiridos en la FISI a servicio de las necesidades presentadas en cada empresa y/o institución. Se persigue los siguientes objetivos:

1. Brindar al mayor número de alumnos y profesionales posibles, la oportunidad de poner en práctica los conocimientos ganados en la FISI

2. Desarrollar proyectos que fomenten modernización y actualización en las Tecnologías de la Información (TI).

3. Favorecer a la Universidad Nacional Mayor de San Marcos con su constitución, brindando a esta y de manera particular a la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática el prestigio e imagen a nivel nacional e internacional que siempre ha sabido llevar. Esto tanto en los aspectos académico y profesional y estando siempre a la orden y al día en lo que respecta a la tecnología de punta.

4. La creación de Software a medida. Desarrollaremos para las empresas y/o instituciones proyectos que involucren todos los aspectos que comprendan el mismo, permitiendo de esta manera hacer entrega de información debidamente documentada que brinde sobre todo la tranquilidad y seguridad de la empresa representada. Lo que garantizara hacer la entrega de un trabajo de ‘Calidad’.

5. Asesoría. Mediante la cual se pueda brindar el apoyo necesario a las empresas e instituciones que así lo requiriesen para que estas puedan desarrollarse de una manera actualizada y a la par con la tecnología de punta.

6. Consultoría. Es referido a la labores de asesoría externa que podamos realizar en favor de una empresa, para la implementación o integración de un sistema informático, la actualización del existente, el desarrollo de un proyecto determinado, etc.


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7. Auditoria. Esta tarea en informática es la de revisar, evaluar la eficiencia y eficacia con que se está utilizando la tecnología de información para que con medios específicos y alternativos de acción se tomen las decisiones correctas de como corregir y ajustar aquellos errores que puedan haberse cometido en caso de que existan o en el mejor de los casos hacer las recomendaciones pertinentes que ayuden a mejorar algún determinado proceso.

1.4 ORGANIGRAMA

2. NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL ÁREA SELECCIONADA

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Actualmente, en el Centro de Produccion, cada Area, persona o actor en su afán de realizar el mejor esfuerzo en el cumplimiento de su labor, utiliza por lo general criterios propios de conocimiento o punto de vista; cada uno de estos actores posee un lenguaje propio dando lugar a diferencias de conceptos, estructuras y procedimientos. Ademas de ello no se tiene los conocimientos aprendidos


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debidamente documentados, a disposición inmediata y esto ocasiona pérdida de tiempo en el proceso de calidad de software.

La ausencia de un entendimiento compartido conlleva a: 1. Una pobre comunicación entre las personas de la organización, lo que trae

como consecuencia una dificultad en la identificación de requerimientos y del entendimiento de la esencia de los objetivos.

2. Que existan procedimientos erróneamente aplicados la cual conllevaran que se produzca re-trabajos o desviaciones, entre otros, mostrando como resultado limitaciones tanto en la construcción de sistemas informáticos, como en la reutilización y compartición de la información.

ESQUEMA DEL PROBLEMA :

Objetivo GeneralProponer un modelo de Gestión de Conocimiento en el área de centro de Producción. Se espera mejorar los procesos del área de aseguramiento de calidad y así brindar mejores productos y servicios a los clientes.


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Objetivos Especificas Promover el aprendizaje organizativo entre los miembros del área de centro

de producción, adquiridos a través de la experiencia. Analizar la situación actual del área de estudio en el centro de producción,

para identificar y optimizar el proceso de gestión de conocimiento durante el desarrollo de un proyecto de software.

Facilitar la comunicación entre las personas que participan en los diferentes procesos del negocio.

Permitir la navegación rápida, sencilla y ordenada de los conceptos relevantes del negocio .

2.2 AREAS DE ESTUDIO:

El proyecto abarcará el área del Centro de Producción de la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática para la identificación e implementación de mejoras que permitan la optimización de sus procesos.

2.2.1 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (QA):

El Área de Aseguramiento de Calidad del Centro de Producción de la Facultad de ingeniería de sistemas e Informática es aquella encargada de coordinar el tema de la calidad (como producto y servicio) para toda la organización.

2.2.1.1 Objetivos del Área:

Incrementar la calidad de nuestras soluciones. Optimizar los procesos existentes. Garantizar la aplicación continua de control de calidad. Garantizar que el resultado sea un producto de calidad Implantar una cultura de calidad constante en la organización. Ser los mejores a través de la innovación constante para mejorar la

competitividad. Ejercer un control de todas las actividades que afectan a la calidad.

2.2.1.2 Problemas identificados en los Objetivos:

1. No se cumple con el timeline por lo que se tiene que hacer reajustes en el plan por lo que se da prioridad solo en algunos casos de pruebas de los principales procesos, ello conlleva que no entrega un producto al 100% ya sea por parte de desarrollo y de QA.

2. No se cuenta con una comunicación y control adecuado de los procesos existentes por lo que ello generara un bloqueo por parte de una de las áreas, es decir una demora y un reajuste del plan (timeline).

3. Cuando el producto software tiene una prioridad alta, y es urgente que se termine su desarrollo, se puede apresurar mucho la evaluación del software


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que realiza el área de QA, lo cual puede afectar la calidad del producto software, ya que por tratar de hacerlo lo antes posible se puede pasar por alto alguna incidencia del software, lo cual tendría repercusiones en la calidad.

4. Cuando se contrata personal nuevo, su falta de experiencia puede afectar la calidad del producto software, ya que podrían llegar a cometer errores que ya no cometería un personal que tenga más experiencia en el área de QA.

5. No se cuenta con un adecuado método de adquisición y apropiación de conocimientos necesarios para la aplicación del aseguramiento de calidad: El personal del área de QA no tiene una metodología adecuada para recolectar conocimientos que ayuden a la aplicación de ellos a la constante innovación de la organización.

6. No se tiene diferenciada de forma clara las diferencias entre innovación y creatividad: El personal del área de QA no tiene los conocimientos necesarios para tener claro los conceptos de innovación, y sobretodo, diferenciarlo de creatividad, lo que impide aplicar correctamente los métodos de innovación.

7. No se aplican soluciones novedosas y creativas a los diversos problemas de la organización: El personal del área de QA no cuenta con conocimientos necesarios para proveer de soluciones innovadoras que aporten a la organización.

8. No se usan herramientas tecnológicas para mejorar la productividad y competitividad del área: El personal del área de QA actualmente solo hace pruebas funcionales y de documentación, aunque se cuenta con nociones básicas para las pruebas no funcionales, y ninguna en el caso de automatización de pruebas (Selenium) las cuales aumentan la productividad del área de QA.

9. No se realizan auditorias constantes a los procesos de la organización: El personal de calidad no cuenta con los conocimientos necesarios para la auditoria de los procesos de la organización, encontrar los problemas que restan valor y recomendar posibles soluciones.

10. El control de procesos solo se aplica a documentación y funcionalidad de los productos software, no a todos los procesos de la organización: Debido a la falta de conocimientos en otros controles del proceso, no se auditan los demás procesos como análisis, diseño de arquitectura, programación, etc.

11. Insuficiencia de personal: El personal actualmente es mínima, debido al tamaño de la organización que es mediana. Actualmente están revisando y controlando lo referente a dos grandes proyectos: SIGACAD Y BN, lo que ocasiona la saturación del personal y por consiguiente, la presión al que están sometidos.

2.2.1.3 Posibles Soluciones con estos objetivos:

Mantener una comunicación frecuente mediantes reuniones diarios de media hora, para tener al dia los avances y ver asi el progreso de la planificación.

Transferencia de conocimiento del personal del área mediante capacitaciones dictadas por un experto en el área, que sea de forma personal y calificada en pruebas automatizadas y no funcionales.


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Creación de un repositorio de conocimiento donde se comparta la información relacionada al área de QA, además de investigaciones por parte del personal e ideas de mejora.

Aplicación de métodos adecuados de priorización de tareas. Capacitaciones de un experto en lo referente a las metodologías de control de

procesos de la organización. Cumplir en lo posible con el cronograma de actividades, para que ninguna de

las áreas tenga que apresurar su trabajo, y se pueda obtener un producto software de calidad.

Que los empleados con mayor tiempo y mejor desempeño en el área de QA puedan compartir sus experiencias a los nuevos empleados mediante charlas y asesorías.

3. METODOLOGÍA

Se ha realizado la investigación de los actuales problemas que enfrenta el Centro de Producción, mediante experiencias y entrevistas, para recoger información sobre la situación actual de la organización.

Se identificó problemas en el área de aseguramiento de calidad, que es uno de los puntos principales dentro del Centro de Producción. El problema radica, en que no se tiene los conocimientos aprendidos debidamente documentados, a disposición inmediata y esto ocasiona pérdida de tiempo en el proceso de calidad de software. Además de que cada persona o actor en su afán de realizar el mejor esfuerzo en el cumplimiento de su labor, utiliza por lo general criterios propios de conocimiento o punto de vista.

Finalmente se ha planteado propuestas iniciales de solución para el problema detectado, los cuales incluyen: reuniones con los miembros de los diferentes equipos y creación de grupos para el intercambio de información.

4. MODELO DEL PROYECTO


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MODELOModelo de Creación del Conocimiento: Nonaka y Takeuchi

Descripción del Modelo

o La Socialización, es aquel proceso que se encarga de adquirir conocimiento tácito a través de compartir experiencias por medio de exposiciones orales, documentos, manuales, entre otros.

o La Exteriorización, es aquel proceso que se encarga de convertir conocimiento tácito en conceptos explícitos que supone hacer tangible mediante el uso de metáforas conocimiento de por sí difícil de comunicar, integrándolo en la cultura de la organización; es la actividad principal en la creación del conocimiento.

o La Combinación, es aquel proceso que se encarga de crear conocimiento explícito al reunir conocimiento explícito proveniente de cierto número de fuentes, mediante el intercambio de conversaciones telefónicas, reuniones, correos, etc., y se puede categorizar, confrontar y clasificar para formas bases de datos para producir conocimiento explícito.

o La Interiorización, es aquel proceso que se encarga de la incorporación de conocimiento explícito en conocimiento tácito, que analiza las experiencias adquiridas en la puesta en práctica de los nuevos conocimientos y que se incorpora en las bases de conocimiento tácito de los miembros de la organización en la forma de modelos mentales compartidos o prácticas de trabajo.


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Fig. 1.1 Modelo SECI

Aplicación del Modelo a la Organización

Socialización Externalización

Reuniones diarias (Meetings) donde se

comparta y busquen soluciones a los

problemas del día anterior.

Desarrollar conferencias donde se

comparte el conocimiento tácito a

través de las experiencias dentro del

espacio laboral.

Entre los mismos colaboradores

fomentar las experiencias en cada

proyecto que realizan.

Despues de haber realizado la

socialilización y haber llegado a las

conclusiones importantes que

ameriten documentarse, estos

documentos serán depositados en el

portal de la organización.

Elaboración de manuales de las

capacitaciones.

Creación de repositorios de los

nuevos conocimientos.

Interiorización Combinación

Para la reparticion del nuevo

conocimiento se plantea

capacitaciones del uso, esto se

evaluara durante todo la capacitacion.

Se realizara cuestionarios para evaluar

el nuevo conocimiento adquirido por

los miembros del área a través de la

intranet.

Los objetivos trazados son puestos

en marcha y se evalua los resultados

que fueron planteados. Se formalizan

en ontologías con la herramienta

Alfresco.

Se tendrá una intranet en donde un

encargado del área de Fabrica de

software publicara la información

que generara los miembros de dicha

área.

Se podrá debatir en la intranet los

temas subidos, permitiendo así

mejorar y actualizar el conocimiento

publicado.


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5. REPRESENTACIÓN DEL CONOCIMIENTO

5.1 MAPAS DE CONOCIMIENTO:



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6. ONTOLOGIAS

6.1. Diagrama Ontológico del Problema falta de herramientas y metodologías para la innovación y mejoramiento de la productividad.


CEN

PRO Dirección

TeléfonoDirector

Fact

or d

e rie

sgo Clase

Interno Externo

Capa

cita

cion

TipoExpertoDeteccion del conocimientoOrientado a la productividad.Evaluaciones.

Prue

bas Fecha

EspecificacionesPuntaje requeridoResultados

Inci

denc

ias Especificaciones

CriticidadBajoMedioAltoIteraciones

Cono

cim

ient

o Tipo de conocmientoInternoExternoPerfil laboral

Leva

ntam

ient

o EspecificacionesCriticidadBajoMedioAltoCorreccionesCompletoIncompletosin corregirIteraciones

7. Diccionario de Conceptos del Área de RRHH derivado de las

Ontologías

CONCEPTO DEFINICIÓN

PROCESO Conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización. La transformación desde un estado hacia otro, por medio de agentes coordinados, con el propósito certero de lograr estos objetivos, son derivados de la responsabilidad del encargado del proceso.

CONOCIMIENTO

ORGANIZACIONAL

Hechos o información adquirida por los involucrados dentro de una organización a través de la experiencia o la educación, la comprensión teórica o práctica de los asuntos referentes a la realidad de la organización.

PERSONAL Se conoce como personal al conjunto de las personas que trabajan en un mismo organismo, empresa o entidad. El personal es el total de los trabajadores que se desempeñan en la organización en cuestión.

RELACIONES

INTERPERSONALES

Una relación interpersonal es una interacción recíproca entre dos o más personas. Se trata de relaciones sociales que, como tales, se encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social.

COMUNICACIÓN Es la capacidad de las personas para obtener información respecto a su entorno y compartirla con el resto de la gente.

CAPACITACIÓN Capacitación, o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

ROL El concepto está vinculado a la función o papel que cumple alguien o algo dentro de la organización.

PERSONAL DEL ÁREA

DE CAPACITACIÓN

Grupo de personas encargada de brindarles los conocimientos que necesitan para realizar una determinada tarea.

CARGO El concepto de cargo se utiliza para nombrar a un empleo, oficio o responsabilidad.

AUDITORIAS El examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado, que puede ser una persona, organización, sistema, proceso, proyecto o producto.

REPOSITORIO DE

CONOCIMIENTO

Es un sistema computarizado que captura de forma sistemática, organiza y clasifica el conocimiento de una organización. En el repositorio se pueden buscar datos y recuperar rápidamente.

AREA DE QA Área encargada del aseguramiento de la calidad del software.

FACTOR DE RIESGO Un factor de riesgo es cualquier rasgo, característica o exposición que aumente la probabilidad de disminución de la calidad del


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producto software.HERRAMIENTAS

TECNOLOGICAS

Están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de las organizaciones.

PRODUCTIVIDAD Describe la capacidad o el nivel de producción del personal de la empresa.

8. Herramientas TI

Implementación de la herramienta a Utilizar:

a) Herramientas y tecnologías usadas actualmente en el Centro de Producción

El Centro de Producción es un centro de producción universitario novel que se dedica a desarrollar soluciones de TI, y que trata de promover la colaboración y complementariedad entre las áreas que la componen. Lamentablemente no cuentan con software propiamente para el almacenamiento y gestión adecuada de toda la información y conocimiento que se genera en la organización.

Actualmente solo se cuenta con un repositorio que les permiten compartir la información producida y obtenida por el centro de producción, al cual está orientada sobre todo al almacenamiento de documentos y de diferentes artefactos que se generan en la realización de los proyectos de software.

b) Propuesta de una herramienta enfocada en la gestión del conocimiento

Actualmente en el mercado hay diversas herramientas, pero para nuestro caso decidimos utilizar Alfresco, el cual es una plataforma de contenido empresarial que puede ser utilizado tanto en la nube como a través de un firewall. Además esta herramienta ayuda a almacenar y compartir los documentos de los que toda empresa depende.

Y como sabemos toda organización cuenta con diversos procesos empresariales de las cuales se utiliza muchos documentos críticos para la organización (Centro de Producción). Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de servicios a los clientes (en nuestro caso los integrantes del CENPRO) y además adaptarse con mayor rapidez a los cambios del mercado. Es una completa solución ECM que permite mejorar la forma en la que se gestiona y comparte documentación en comparación al método tradicional usando carpetas compartidas y emails, obteniendo así un mayor control y mayor eficiencia

Alfresco nos brinda las siguientes soluciones:

1. Colaboración en equipo


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2. Gestión de documentos3. Automatización de procesos empresariales4. Compartición de archivos en la nube

Servicios de Alfresco

Alfresco ofrece varias formas para extender y personalizar el sistema, además de permitir la integración con aplicaciones implementadas en cualquier lenguaje de programación. Sin embargo, dado que Alfresco está desarrollado en Java, proporciona un excelente soporte tanto para Java como JavaScript.


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9. PROTOTIPOS DE HERRAMIENTA ALFRESCO

Login

Menú Principal


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GESTIÓN DE ARCHIVOS:

Mis archivos

Subir un archivo


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Gestión de Sitios:


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REPOSITORIO:

HERRAMIENTAS DEL ADMINISTRADOR:

Administrar Consola:


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Gestión de Tags:

Buscador de personas:


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10.CONCLUSIONES

Mientras más tiempo las organizaciones demoren en valorar la importancia del conocimiento que se genera, más tiempo demorarán en crecer y desarrollarse en el mercado.

No puede descuidarse el conocimiento, por más pequeña que sea una empresa, puede aprender de sus propias experiencias y de las personas que trabajan diariamente, resolviendo problemas que se presentan a cada momento. Y ese aprendizaje de la experiencia mientras mejor se gestione más solidez da a una organización, es decir el equipo humano que permite el desarrollo de una institución.

La herramienta de software mencionada solo es una de varias que actualmente hay en el mercado, por ello debe investigar sobre los beneficios y el correcto uso del mismo.


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