CÓDIGO PROCESO COMUN FI-COMU-610224 Copia Controlada · La Secretaria de Salud y Protección...

PROCESO COMUN CÓDIGO

FI-COMU-610224 Copia Controlada

INFORME DE VISITA VERSIÓN 02

Página 134

3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION 3.6.1 ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Sistemas de Información y Reportes SNS 9 0

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE

DOCUMENTAL

Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Grupo Funcional denominado Sistemas de Información en la cual la Ingeniera Patricia Pamplona Amaya es la encargada de la coordinación de esta área. La Secretaria de Salud del Departamento de Antioquia no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia es la responsable de los datos consignados en sus bases de datos y el área de sistemas es transversal en cuanto a apoyo a las demás dependencias de la Secretaria.

X Manual de funciones

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su funcionamiento)

La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Sistema Integral de Información que tiene definidos los procesos y procedimientos por cada grupo funcional. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria están ajustados y estandarizados a los grupos funcionales y tienen todos y cada uno de sus procesos definidos, así mismo se están integrando los procesos con la Gobernación de Antioquia. Los manuales de funciones se encuentran actualizados. El Software para el manejo de los procesos es Isolucion que es un Software para Sistemas de Gestión de Calidad. La Secretaria de Salud se encuentra acreditada en NTCGP 1000 y Norma ISO 9001 por parte del ICONTEC.

X Print Screen del aplicativo.

Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

La consolidación, evaluación, análisis y toma de decisiones a partir de la bases de datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud y Protección Social de Antioquia se realiza de manera independiente dependiendo cada grupo funcional. La Secretaria Departamental de Salud realiza los Comités Técnicos, conformado por los coordinadores de los grupos funcionales, en la cual se evalúa la información que es suministrada por las bases de de datos y se toman las decisiones institucionales necesarias.

X Comités Técnicos de Evaluación




Página 135


DOCUMENTAL

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La Secretaria de Salud y Protección cuenta con un programa de Gestión Documental llamado Mercurio. Es un software desarrollad por la empresa ServiSoft S.A. en ambiente Web. Sus principales características son: 1. Automatizar los procesos del Centro de Información Documental (CID) e integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos. 2. Llevar a cabo la auditoria de los documentos y las imágenes asociadas, por medio de reportes que muestran los movimientos y cambios realizados con las respectivas fechas. 3. Estandarizar los procesos de administración documental. 4. Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización. 5. Agilizar los trámites de los procesos documentales. 6. Controlar el cumplimiento de los términos de vencimiento. 7. Agilizar los canales de circulación y control de los documentos de las diferentes áreas. 8. Permitir la trazabilidad de los documentos. 9. Minimizar los riesgos de pérdida de documentos. 10. Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación. 11. Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas. 12. Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios. 13. Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de información. 14. Asegura la integridad de los documentos y la información en general. 15. Sirve de apoyo en la unificación, estandarización y mantenimiento de procesos de gestión documental. 16. La aplicación MERCURIO ayuda a cumplir con la misión del centro de información documental, en cuanto a servicios de consulta de información, organización, control y protección de los documentos. 17. Control de las rutas de los documentos debido a que se agilizan todos los procesos de la organización. 18. La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de decisiones. 19. Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la organización disminuyen. 20. Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del momento, tomando

X Print Screen del Aplicativo.




Página 136


DOCUMENTAL

ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen. 21. Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retención. 22. Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos.

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups), como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

La Secretaria Departamental de Salud y Protección Social de Antioquia cuenta con un procedimiento para la Administración de respaldos y recuperación (Backups) de las bases de datos de la Secretaria, se evidencia que las copias se realizan según la programación que fue suministrada por la oficina de sistemas de información a la Dirección de Informática de la Gobernación de Antioquia.

X

Logs de los backups, procedimiento de respaldos y recuperación.

Los backup están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad

Las copias de seguridad de la información de la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia, se están custodiando en otra área diferente al de la Secretaria. Actualmente la Gobernación cuenta con una política de copias de seguridad para salvaguardar los datos de la entidad.

X Servidores de la Gobernación del Departamento

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

Se evidencia que la Secretaria de salud de Antioquia está utilizando todos y cada uno de los sistemas de información adquiridos. Así mismo se encuentran actualizados de manera permanente según los cambios normativos y se encuentran en funcionamiento.

X Prueba de funcionamiento del Software

La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

La Secretaria de salud de Antioquia cuenta con inventario de equipos informáticos y de software que manejan en la entidad. Así mismo se evidencia que el software que poseen sus equipos cuenta con sus respectivas licencias.

X

Inventario en medio digital del hardware y software que posee la entidad.

Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 de 2007 a la SNS (Recepción Datos Vigilados). La ET cuenta con una base de datos de la información reportada a la superintendencia Nacional de Salud en Cuanto a la información Trimestral del capítulo V. Entidades Territoriales y se está reportando de manera oportuna y en los plazos establecidos. (1 y 2 semestre del año 2008, 1 y 2 semestre del año 2009, 1 semestre del año 2010, 3 trimestre año 2010, 4 trimestre año 2010, 1 trimestre año 2011 y 2 trimestre año 2011)

La Secretaria Seccional de salud del Departamento de Antioquia se encuentra al día en cuanto a los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única). Los periodos de presentación de la información fue de la siguiente manera:

Año Trimestre Fecha de Reporte

2008 41. II Trimestre 2008-08-02

2008 43. IV Trimestre 2009-03-17

2009 41. II Trimestre 2010-08-28

2009 43. IV Trimestre 2010-03-04

2010 41. II Trimestre 2010-07-26

2010 42. III Trimestre 2010-10-19

2010 43. IV Trimestre 2010-10-21

2011 40. I Trimestre 2011-04-19

2011 41. II Trimestre 2011-07-19

2011 42. III Trimestre 2011-10-14

X

Reportes Circular Única (Recepción de datos Vigilados) Superintendencia Nacional de Salud.




Página 137

Conclusiones: La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Grupo Funcional denominado Sistemas de Información en la cual la Ingeniera Patricia Pamplona Amaya es la encargada de la coordinación de esta área. La Secretaria de Salud del Departamento de Antioquia no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia es la responsable de los datos consignados en sus bases de datos y el área de sistemas es transversal en cuanto a apoyo a las demás dependencias de la Secretaria. La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Sistema Integral de Información que tiene definidos los procesos y procedimientos por cada grupo funcional. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria están ajustados y estandarizados a los grupos funcionales y tienen todos y cada uno de sus procesos definidos, así mismo se están integrando los procesos con la Gobernación de Antioquia. Los manuales de funciones se encuentran actualizados. El Software para el manejo de los procesos es Isolucion que es un Software para Sistemas de Gestión de Calidad. La Secretaria de Salud se encuentra acreditada en NTCGP 1000 y Norma ISO 9001 por parte del ICONTEC. La Secretaria de Salud y Protección cuenta con un programa de Gestión Documental llamado Mercurio. Es un software desarrollad por la empresa ServiSoft S.A. en ambiente Web. La Secretaria de salud de Antioquia cuenta con inventario de equipos informáticos y de software que manejan en la entidad. Así mismo se evidencia que el software que poseen sus equipos cuenta con sus respectivas licencias. La Secretaria Seccional de salud del Departamento de Antioquia se encuentra al día en cuanto a los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única). Personas entrevistadas PATRICIA HELENA PAMPLONA AMAYA.




Página 138

2. RIPS

Hallazgos

RIPS


SI NO

Resolución 3374 de 2000 5 0

Análisis MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE DOCUMENTAL

Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia para la validación de los RIPS es SisMaster RIPS es un software que le permite consolidar la información de los Registros Individuales de Prestación de Servicios, según la normatividad vigente. Captura RIPS proveniente tanto de IPS como de Administradoras de Planes de Beneficios. Controla todo el ciclo de recepción de archivos y genera los consolidados hacia el Ministerio de la Protección Social. Cuenta con una serie de reportes de indicadores, distribuciones, frecuencias y estadísticas en general, permite la generación de perfiles de morbilidad y epidemiológicos. la Secretaria de Salud a través de la oficina de Sistemas de Información está realizando un seguimiento permanente a los 125 municipios del Departamento

X Manual del usuario SisMaster RIPS

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

La Administración de la base de datos de los RIPS está a cargo de la ingeniera de Sistemas Martha Cecilia Lopera

X Manual de Funciones

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

La base de datos genera indicadores de calidad, estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo genera los indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes, y las causas de consulta por grupos etáreos.

X Indicadores de calidad y estadísticas

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIP al Ministerio de Protección social

La Secretaria de Salud del Antioquia está realizando el envío al MPS de los RIPS de los Prestadores de su jurisdicción, se elaboro un consolidado para ser remitido al MPS según oficios 255153 del 25 de Agosto y el 321202 del 19 de Octubre de 2011 emitidos por el MPS.

X Archivos en medio digital

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia está realizando seguimiento permanente a las IPS de su jurisdicción para que realicen el reporte de los RIPs de manera oportuna, se evidencian acciones de seguimiento permanente en cuanto al reporte y la calidad de los mismos.

X Archivo en Excel de Seguimiento




Página 139

Conclusiones: La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia para la validación de los RIPS es SisMaster RIPS es un software que le permite consolidar la información de los Registros Individuales de Prestación de Servicios, según la normatividad vigente. Captura RIPS proveniente tanto de IPS como de Administradoras de Planes de Beneficios. Controla todo el ciclo de recepción de archivos y genera los consolidados hacia el Ministerio de la Protección Social. Cuenta con una serie de reportes de indicadores, distribuciones, frecuencias y estadísticas en general, permite la generación de perfiles de morbilidad y epidemiológicos. La Secretaria de Salud a través de la oficina de Sistemas de Información está realizando un seguimiento permanente a los 125 municipios del Departamento. La base de datos genera indicadores de calidad, estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo genera los indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes, y las causas de consulta por grupos etáreos. La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia está realizando seguimiento permanente a las IPS de su jurisdicción para que realicen el reporte de los RIPs de manera oportuna, se evidencian acciones de seguimiento permanente en cuanto al reporte y la calidad de los mismos. Persona entrevistada MARTHA CECILIA LOPERA




Página 140

3. FOCALIZACION DE LA POBLACION

Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION


SI NO

Ley 100 de 1993 5 0


Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con un Archivo en Excel que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada

municipio de su jurisdicción. A Junio 30 de 2011 los vinculados ascienden a 593.474 (Vinculados niveles 1 y

2)

X Print Screen de las pantallas

del aplicativo.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada

La Persona encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es Diana Milena López

Valencia X Manual de Funciones

Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

La Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan

cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de su jurisdicción para los ajustes necesarios.

X

Se evidencian en la base de datos los cruces de información para la

depuración de la Base de Datos – Print Screen de las

Depuraciones.

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada

La Secretaria Seccional de Salud del Antioquia informa que los municipios de su jurisdicción que deben reportar

la información de la población focalizada de su jurisdicción.

X Oficios en medio físico

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la

Secretaria Departamental de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de

datos para evitar inconsistencias.

X Control de cruces entre las

Bases de Datos.

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con un Archivo en Excel que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción. A Junio 30 de 2011 los vinculados ascienden a 593.474 (Vinculados niveles 1 y 2)




Página 141

La Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de su jurisdicción para los ajustes necesarios. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Departamental de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. Persona entrevistada DIANA MILENA LOPEZ VALENCIA.

4. ASEGURAMIENTO Hallazgos

ASEGURAMIENTO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011 7 0


Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 6.427.046 registros validados, de los cuales 3.806.523 son del régimen contributivo, equivalente al 59,23%; 2.620.523 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 40,77%. Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 89,29%. Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron: 1. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN. 2. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados

X Print Screen de las pantallas del aplicativo.




Página 142

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE DOCUMENTAL

fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos. 3. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos. 4. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda. 5. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos. 6. Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría. Exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso. 7. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento. 8. Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos. 9. Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas. 10. Se realizaron cruces de la base de datos única de afiliados del Departamento con la base de datos de afiliados de los municipios de su jurisdicción para verificar posibles multiafiliaciones.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

El Profesional encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es Diana Marcela López Valencia


Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

La Secretaria Salud de Antioquia, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo, se cuenta con un archivo en Excel detallado de los traslados entre las EPSs.

X Archivo en Excel, oficios seguimiento traslados a las EPS, Estadísticas generadas

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etáreos y traslados geográficos

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo Sismaster Aseguramiento se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias.

X Print Screen del aplicativo




Página 143


Verificar que se esté reportando la información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

La secretaria Departamental de Salud de Antioquia realiza seguimientos permanentes a los municipios y EPSS de su jurisdicción para que mantengan actualizada la base de datos de afiliados y novedades al Fosyga, así mismo que estén realizando los reportes de dicha información a la SNS y el MPS

X Print Screen del acceso FTP del Fosyga.

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

La Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con un seguimiento permanente a los municipios de su jurisdicción para que realicen el proceso de actualización y novedades de la BDUA.

X Matriz de seguimiento para la actualización de novedades en la BDUA

Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se esté realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes

El ente territorial realiza los giros de los recursos que cofinancian el régimen subsidiado de los municipios del Departamento. Se evidencia una base de datos de los recursos anteriormente expuestos.

X Listado de giros por municipio

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 6.427.046 registros validados, de los cuales 3.806.523 son del régimen contributivo, equivalente al 59,23%; 2.620.523 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 40,77%. Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 89,29%. Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.




Página 144

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo Sismaster Aseguramiento se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias. La Secretaria Salud de Antioquia, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo, se cuenta con un archivo en Excel detallado de los traslados entre las EPSs. Persona entrevistada DIANA MILENA LOPEZ VALENCIA. JULIO CESAR FABRA ARRIETA. BLANCA NELLY BOHORQUEZ MONTOYA.




Página 145

5. RED DE PRESTADORES

Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos

SI NO

Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001

Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006

Circular Única SNS

17 2


El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

La base de datos que maneja la Secretaria de salud y Protección social de Antioquia para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. Así mismo cuentan con un Software denominado SIRPSS en el cual también se registran las inscripciones, novedades y cierres de los prestadores de servicios de salud. Este software permite realizar también consultas selectivas por diferentes criterios de los prestadores de servicios de salud, además registra históricos de los prestadores habilitados en el Departamento

X Archivo REPS y SIRPSS

Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

La Secretaria de salud de Antioquia cuenta con un archivo digital que permite identificar cuáles son EPS que funcionan en su jurisdicción, junto con el conjunto de IPS con la oferta de servicios discriminada según el nivel de complejidad y servicios ofertados. Esta base de datos se actualiza de manera permanente. Actualmente la base de datos del registro especial de prestadores cuenta con 4.950 Prestadores de los cuales 983 son IPS (132 ESES), 3.833 Profesionales Independientes, 28 Transporte Especial de Pacientes, 107 OSD. Cuenta con 6.531 Sedes, de los cuales 1.816 son IPS (266 sedes de las ESES), 4.511 Profesionales independientes, 28 Transporte Especial y 176 de OSD.

X Archivo REPS

Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS

La Secretaria de salud de Antioquia cuenta con un permanente seguimiento a las IPS públicas a través del Sistema de Información de Hospitales SIHO, validando la calidad y oportunidad de los servicios ofertados, según lo contenido en el Decreto 2193 de 2004 emanado por el Ministerio de la Protección Social.

X Reporte de información de los Hospitales según el aplicativo del MPS SIHO

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le

La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades

X Archivos Históricos




Página 146


corresponde y servicios ofertados

presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios Registro Especial De Prestadores De Servicios de Salud Habilitados.

La base de datos que contiene el Registro Especial de Prestadores es la del Ministerio de la Protección Social. Así mismo, la Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con el software que desarrollo denominado SIRPSS y que es actualizado de manera permanente junto con la base del MPS

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores

El responsable del manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores es Beatriz Lopera Montoya


Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

La Secretaria de Salud de Antioquia realiza cruces entre la Base de datos del REPS y la base de datos del Ministerio de la Protección Social. Estos cruces e inconsistencias generadas son enviada a través de email al MPS para que sean subsanadas del Registro Especial de Prestadores.

X

Cruces de información entre la base de datos del Departamento y la del Ministerio de la Protección Social.

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

La asignación del código de un prestador nuevo en el REPS lo está realizando directamente en el aplicativo del MPS, el cual no permite la duplicidad de códigos.

X Base de datos del REPS

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

La Secretaria de salud realiza los reportes de novedad dentro de los cinco días siguientes al trimestre al Ministerio de la Protección Social para garantizar la actualización del REPS.

X Reportes de envío

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contrarrefencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

La Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con un inventario de transporte, procesos formatos y bitácoras para el Sistema de Referencia y Contrarreferencia


Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

La Secretaria de Salud de Antioquia contiene el histórico de los prestadores de servicios de salud que operan en el departamento.

X Archivos en Excel.

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de

La Secretaria de Salud de Antioquia no cuenta con un aplicativo que permita verificar la norma frente a las condiciones de habilitación, sólo se ha empezado a desarrollar este módulo en el Software SIRPSS.

X No se evidencia




Página 147


las IPS

Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

La Secretaria de salud de Antioquia cuenta un archivo digital que permite el registro de las actuaciones de VIC de los prestadores no habilitados en el departamento

X Archivo en Excel

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

La Secretaria de Salud del Departamento de Antioquia no está reportando de manera oportuna las actuaciones de VIC al MPS en cuanto a las verificaciones de condiciones de habilitación, se evidencia que hace falta de personal para realizar esta labor.

X No se evidencia

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción

El responsable del manejo de la base de datos de verificación de condiciones de habilitación del Registro Especial de Prestadores es Beatriz Lopera Montoya


Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El archivo tipo 526 de la Circular Única emitida por la SNS se ha cargado dentro de los plazos establecidos y a la fecha la Secretaria de Salud y Protección Social de Antioquia se encuentra al día en los reportes de información.

X Website SNS

Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.

Se cuenta con el inventario de la Instituciones obligadas a tener Plan de Mantenimiento hospitalario (IPS Públicas) y se le está realizando seguimiento a cada una de ellas.

X Archivo de Excel

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS

La Administración de la base de datos del plan de Mantenimiento Hospitalario está a cargo de Luis Fernando Taborda


Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

Los archivos tipo 524 y 525 de la Circular Única emitida por la SNS se ha cargado dentro de los plazos establecidos y a la fecha la Secretaria de Salud y Protección Social de Antioquia se encuentra al día en los reportes de información.

X Website SNS




Página 148

Conclusiones La base de datos que maneja la Secretaria de salud y Protección social de Antioquia para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. Así mismo cuentan con un Software denominado SIRPSS en el cual también se registran las inscripciones, novedades y cierres de los prestadores de servicios de salud. Este software permite realizar también consultas selectivas por diferentes criterios de los prestadores de servicios de salud, además registra históricos de los prestadores habilitados en el Departamento. La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento La Secretaria de Salud de Antioquia no cuenta con un aplicativo que permita verificar la norma frente a las condiciones de habilitación, sólo se ha empezado a desarrollar este módulo en el Software SIRPSS. La Secretaria de Salud del Departamento de Antioquia no está reportando de manera oportuna las actuaciones de VIC al MPS en cuanto a las verificaciones de condiciones de habilitación, se evidencia que hace falta de personal para realizar esta labor. Persona entrevistada BEATRIZ LOPERA MONTOYA LUIS FERNANDO TABORDA




Página 149

6. TECNOLOGIA BIOMEDICA

Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA


SI NO

Resolución 434 de 2009 5 2

Análisis


DOCUMENTAL

Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento.

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

La entidad territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de la tecnología biomédica de su jurisdicción, la persona encargada es Adriana Mesa Álvarez y Juan David Berrio Vargas


Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

El archivo tipo 043 de la Circular Única emitida por la SNS se ha cargado en los tiempos y plazos establecidos

X Website SNS

Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma.

X No se evidencia

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

El archivo en Excel con que cuenta el ente territorial permite llevar el control del registro de ruta de cada equipo biomédico.

X Archivo en Excel

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.

La información recopilada no contiene este tipo de información en donde se muestre las pólizas de calidad que poseen los equipos biomédicos.

X No se evidencia

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de

Se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento.

X Reportes de Envío




Página 150


DOCUMENTAL

Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

Conclusiones La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento. La información recopilada no contiene este tipo de información en donde se muestre las pólizas de calidad que poseen los equipos biomédicos. Se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. Persona entrevistada ADRIANA MESA ALVAREZ. JUAN DAVID BERRIO VARGAS.

7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS


SI NO

Ley 715 de 2001 6 0


El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación del servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia se llama SisMaster CRUE para urgencias vitales y SisMaster CRAE para electivas , el software fue implementado en el año 2008, actualmente se encuentra localmente y se atienden las solicitudes mediante correo electrónico o fax; se está implementando SisMaster CRUE plataforma Web, para mantener en línea todas las instituciones del Departamento





Página 151


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

El administrador de la base de datos es Juan Carlos Gallego Cardona y tiene acceso a todos los módulos de información.

X Manual de Funciones.

El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

El sistema cuenta con un módulo que controle los servicios cobrados por la IPS de la población atendida, así mismo valida si es o no un procedimiento incluido en los CUPS.


Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

El software cuenta con los indicadores de morbilidad e indicadores que permitan medir la oportunidad en las autorizaciones. Se llevan indicadores en el software dentro de los cuales están 10 Servicios más demandados por mes, 10 diagnósticos más presentados por mes, número de remisiones por nivel de complejidad, servicios autorizados por urgencias y por usuario y se encuentran implementados dentro del software.

X Archivo de Excel indicadores

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos

El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. Se encuentra diseñada por grupos etáreos y se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que se ha realizado la incorporación del manual tarifario.


El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos

El sistema cuenta con el control y evaluación del costo de los medicamentos.


Conclusiones El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia se llama SisMaster CRUE para urgencias vitales y SisMaster CRAE para electivas, el software fue implementado en el año 2008, actualmente se encuentra localmente y se atienden las solicitudes mediante correo electrónico o fax; se está implementando SisMaster CRUE plataforma Web, para mantener en línea todas las instituciones del Departamento. El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. Se encuentra diseñada por grupos etáreos y se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que se ha realizado la incorporación del manual tarifario. El sistema cuenta con el control y evaluación del costo de los medicamentos. Persona entrevistada LUIS FERNANDO GALLEGO ARANGO. JUAN CARLOS GALLEGO CARDONA.




Página 152

8. CUENTAS MEDICAS

Hallazgos

CUENTAS MEDICAS


SI NO

Ley 715 de 2001

6 0


Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

El administrador de la base de datos es Deyanira López Ballesteros, José Ricardo Martínez y Olga Lucia Sanín


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

El Software para el manejo de cuentas médicas es el SisMaster Cuentas Medicas. Es un completo módulo de auditoría, que permite realizarla en dos tipos: por evento y por capitación. Dotada de una serie de funcionalidades y herramientas que facilitan la labor del médico auditor, permitiéndole concentrar en los aspectos netamente médicos, dejando a SisMaster la parte administrativa (Validación de Derechos, Autorizaciones, portafolios, disponibilidades presupuestales, etc.). Adicionalmente, su interfaz complementaria, le permite realizar auditoría concurrente. SisMaster Cuentas Médicas controla todo el proceso desde la radicación de facturas, el pago periódico de ellas y la liquidación final de los contratos. Parametrizable y ajustable fácilmente a las prácticas de auditoría actuales, e incluye la configuración de las respectivas interfaces contables.

X Prueba realizada en el aplicativo

Cuenta con un sistema de auditoría para el manejo de las cuentas médicas

El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento


El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas

EL Software permite determinar la trazabilidad de la factura en el cual indica cuantos días después de radicada se realizó el pago de la obligación respectivas


El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma

El sistema permite llevar el control de la respuestas a glosas realizadas por el auditor medico, permite generar el valor de la glosa definitiva.

X Pruebas realizadas en el aplicativo

El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

El administrador de la base de datos es Deyanira López Ballesteros, José Ricardo Martínez y Olga Lucia Sanín





Página 153

Conclusiones El Software para el manejo de cuentas médicas es el SisMaster Cuentas Medicas. Es un completo módulo de auditoría, que permite realizarla en dos tipos: por evento y por capitación. Dotada de una serie de funcionalidades y herramientas que facilitan la labor del médico auditor, permitiéndole concentrar en los aspectos netamente médicos, dejando a SisMaster la parte administrativa (Validación de Derechos, Autorizaciones, portafolios, disponibilidades presupuestales, etc.). Adicionalmente, su interfaz complementaria, le permite realizar auditoría concurrente. SisMaster Cuentas Médicas controla todo el proceso desde la radicación de facturas, el pago periódico de ellas y la liquidación final de los contratos. Parametrizable y ajustable fácilmente a las prácticas de auditoría actuales, e incluye la configuración de las respectivas interfaces contables. El sistema permite llevar el control de la respuestas a glosas realizadas por el auditor medico, permite generar el valor de la glosa definitiva. Persona entrevistada DEYANIRA LOPEZ BALLESTEROS. JOSE RICARDO MARTINEZ HUERTAS. OLGA LUCIA SANIN CORREA.




Página 154

9. CONTRATACION

Hallazgos

CONTRATACION


SI NO

Ley 715 de 2001 3 0


Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

Se encuentra en pruebas finales la implementación de modulo en el Software de Cuentas Médicas para la administración de contratos de prestación de servicios de salud; el cual integra la radicación de los Contratos con las formas de pagos, topes máximo de pago mensual y tiempos de ejecución y liquidación, de igual forma el saldo de ejecución.

X Print Screen del Aplicativo

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

La administración de la base de datos la está realizando los funcionarios del área jurídica


El aplicativo existente cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

El Software cuenta con las alarmas que indican el vencimiento de los contratos.


Conclusiones Se encuentra en pruebas finales la implementación de modulo en el Software de Cuentas Médicas para la administración de contratos de prestación de servicios de salud; el cual integra la radicación de los Contratos con las formas de pagos, topes máximo de pago mensual y tiempos de ejecución y liquidación, de igual forma el saldo de ejecución.




Página 155

10. SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD

Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD


SI NO

Decreto 1011 de 2006 1 0

Análisis


DOCUMENTAL

Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

El Software que tiene implementado la Secretaria de Salud de Antioquia para el Sistema de Información para la Calidad es el SIRPSS, que es el utilizado para el REPS.

X Aplicativo en Visual Basic

Conclusiones El Software que tiene implementado la Secretaria de Salud de Antioquia para el Sistema de Información para la Calidad es el SIRPSS, que es el utilizado para el REPS.




Página 156

11. ATENCION A USUARIOS

Hallazgos

ATENCION A USUARIOS


SI NO

Decreto 1757 de 1994 1 0


Existe un software que permita la administración y control del la recepción de llamadas para la atención del usuario

A través del Sistema de Información Mercurio se recepcionan las llamadas en oficina específica para el manejo de QRS dependiente de la Dirección de Comunicaciones de la Gobernación, también en la oficina 813 octavo piso se atienden las llamadas


Conclusiones A través del Sistema de Información Mercurio se recepcionan las llamadas en oficina específica para el manejo de QRS dependiente de la Dirección de Comunicaciones de la Gobernación, también en la oficina 813 octavo piso se atienden las llamadas

12. TUTELAS Hallazgos

TUTELAS


SI NO

Circular Única SNS

2 0


Existe un software que permita el control de las tutelas

Cuenta con el Software Sistema integral de Atención de tutelas SIAT, en el cual se registra toda la información correspondiente a cada una de las acciones de tutela y su tramite posterior, así mismo se está implementando el Software Mercurio que permitirá la ejecución en línea de todo el trámite de las acciones de tutela desde la contestación de las mismas hasta la expresión de ordenes de autorización de servicios de salud, este software a su vez contendrá de manera digital el archivo de la oficina de tutelas en salud de la SSSA


Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de

Con la ejecución de Software Mercurio en flujo de tutelas , el cual se encuentra el proceso de puesta en producción, se podrá controlar el vencimiento de los





Página 157


alarmas para el vencimiento de términos

términos de respuesta

Conclusiones Cuenta con el Software Sistema integral de Atención de tutelas SIAT, en el cual se registra toda la información correspondiente a cada una de las acciones de tutela y su tramite posterior, así mismo se está implementando el Software Mercurio que permitirá la ejecución en línea de todo el trámite de las acciones de tutela desde la contestación de las mismas hasta la expresión de ordenes de autorización de servicios de salud, este software a su vez contendrá de manera digital el archivo de la oficina de tutelas en salud de la SSSA.

13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS


SI NO

Articulo 6 Decreto 1757

Circular Única SNS 2 0


Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

Cuenta con un sistema de gestión documental llamado Mercurio, a través del cual se implemento un flujo de trabajo (QRS), el cual permite radicar, tramitar y dar respuesta a estas.


Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

Cuenta con un sistema de gestión documental llamado Mercurio, a través del cual se implemento un flujo de trabajo (QRS), el cual permite generar reportes estadísticos


Conclusiones Cuenta con un sistema de gestión documental llamado Mercurio, a través del cual se implemento un flujo de trabajo (QRS), el cual permite radicar, tramitar y dar respuesta a estas.




Página 158

14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

10 0


El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.

El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Antioquia. La Herramienta informática con que cuentan se llama SAP es un software para la administración empresarial el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación de Antioquia, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.


Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

Cada prestador maneja su sistema contables y de presupuesto por separado. La información financiera de los prestadores de servicios de salud pueden ser consultados a través del aplicativo SIHO del Ministerio de la Protección Social.


El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

El Software es integral emite informes y se gestiona en tiempo real.


Permite la integración y optimización de todos los procesos

El Software es integral emite informes a todos los procesos


El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.

El sistema esta ajustado a las normas y tarifas legales vigentes.


Permite el seguimiento completo a un proceso.

El sistema lleva la trazabilidad desde la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, control de pagos y liquidaciones


Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.

El software emite informes de ejecuciones de ingresos, gastos, consolidado de compromisos.


Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.

El sistema posee el módulo reportes con las cifras y se encuentra en elaboración los indicadores de gestión.


El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.

El sistema permite realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Operativo Anual, permite realizar seguimiento





Página 159


al comportamiento de los ingresos y gastos.

El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

El software genera los soportes documentales para los informes requeridos con la periodicidad establecida por el MPS Y SNS.


Conclusiones El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Antioquia. La Herramienta informática con que cuentan se llama SAP es un software para la administración empresarial el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación de Antioquia, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.

3.6.2 CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Grupo Funcional denominado Sistemas de Información en la cual la Ingeniera Patricia Pamplona Amaya es la encargada de la coordinación de esta área. La Secretaria de Salud del Departamento de Antioquia no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia es la responsable de los datos consignados en sus bases de datos y el área de sistemas es transversal en cuanto a apoyo a las demás dependencias de la Secretaria. La Secretaria de Salud y Protección Social del Departamento de Antioquia cuenta con un Sistema Integral de Información que tiene definidos los procesos y procedimientos por cada grupo funcional. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria están ajustados y estandarizados a los grupos funcionales y tienen todos y cada uno de sus procesos definidos, así mismo se están integrando los procesos con la Gobernación de Antioquia. Los manuales de funciones se encuentran actualizados. El Software para el manejo de los procesos es Isolucion que es un Software para Sistemas de Gestión de Calidad. La Secretaria de Salud se encuentra acreditada en NTCGP 1000 y Norma ISO 9001 por parte del ICONTEC. La Secretaria de Salud y Protección cuenta con un programa de Gestión Documental llamado Mercurio. Es un software desarrollad por la empresa ServiSoft S.A. en ambiente Web. La Secretaria de salud de Antioquia cuenta con inventario de equipos informáticos y de software que manejan en la entidad. Así mismo se evidencia que el software que poseen sus equipos cuenta con sus respectivas licencias.




Página 160

La Secretaria Seccional de salud del Departamento de Antioquia se encuentra al día en cuanto a los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única). La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia para la validación de los RIPS es SisMaster RIPS es un software que le permite consolidar la información de los Registros Individuales de Prestación de Servicios, según la normatividad vigente. Captura RIPS proveniente tanto de IPS como de Administradoras de Planes de Beneficios. Controla todo el ciclo de recepción de archivos y genera los consolidados hacia el Ministerio de la Protección Social. Cuenta con una serie de reportes de indicadores, distribuciones, frecuencias y estadísticas en general, permite la generación de perfiles de morbilidad y epidemiológicos. La Secretaria de Salud a través de la oficina de Sistemas de Información está realizando un seguimiento permanente a los 125 municipios del Departamento. La base de datos genera indicadores de calidad, estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo genera los indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes, y las causas de consulta por grupos etáreos. La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia está realizando seguimiento permanente a las IPS de su jurisdicción para que realicen el reporte de los RIPs de manera oportuna, se evidencian acciones de seguimiento permanente en cuanto al reporte y la calidad de los mismos. La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con un Archivo en Excel que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción. A Junio 30 de 2011 los vinculados ascienden a 593.474 (Vinculados niveles 1 y 2) La Secretaria de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de su jurisdicción para los ajustes necesarios. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Departamental de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. La Secretaria Seccional de Salud de Antioquia cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 6.427.046 registros validados, de los cuales 3.806.523 son del régimen contributivo, equivalente al 59,23%; 2.620.523 afiliados al Régimen Subsidiado,




Página 161

equivalente al 40,77%. Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 89,29%. Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo Sismaster Aseguramiento se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias. La Secretaria Salud de Antioquia, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo, se cuenta con un archivo en Excel detallado de los traslados entre las EPSs. La base de datos que maneja la Secretaria de salud y Protección social de Antioquia para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es




Página 162

un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. Así mismo cuentan con un Software denominado SIRPSS en el cual también se registran las inscripciones, novedades y cierres de los prestadores de servicios de salud. Este software permite realizar también consultas selectivas por diferentes criterios de los prestadores de servicios de salud, además registra históricos de los prestadores habilitados en el Departamento. La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento La Secretaria de Salud de Antioquia no cuenta con un aplicativo que permita verificar la norma frente a las condiciones de habilitación, sólo se ha empezado a desarrollar este módulo en el Software SIRPSS. La Secretaria Departamental de Salud de Antioquia cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento. La información recopilada no contiene este tipo de información en donde se muestre las pólizas de calidad que poseen los equipos biomédicos. Se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud de Antioquia se llama SisMaster CRUE para urgencias vitales y SisMaster CRAE para electivas, el software fue implemento en el año 2008, actualmente se encuentra localmente y se atienden las solicitudes mediante correo electrónico o fax; se está implementando SisMaster CRUE plataforma Web, para mantener en línea todas las instituciones del Departamento. El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. Se encuentra diseñada por grupos etáreos y se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que se ha realizado la incorporación del manual tarifario. El sistema cuenta con el control y evaluación del costo de los medicamentos. El Software para el manejo de cuentas médicas es el SisMaster Cuentas Medicas. Es un completo módulo de auditoría, que permite realizarla en dos tipos: por evento y por capitación. Dotada de una serie de funcionalidades y herramientas que facilitan la labor del médico auditor, permitiéndole concentrar en los aspectos netamente médicos, dejando a




Página 163

SisMaster la parte administrativa (Validación de Derechos, Autorizaciones, portafolios, disponibilidades presupuestales, etc.). Adicionalmente, su interfaz complementaria, le permite realizar auditoría concurrente. SisMaster Cuentas Médicas controla todo el proceso desde la radicación de facturas, el pago periódico de ellas y la liquidación final de los contratos. Parametrizable y ajustable fácilmente a las prácticas de auditoría actuales, e incluye la configuración de las respectivas interfaces contables. Se encuentra en pruebas finales la implementación de modulo en el Software de Cuentas Médicas para la administración de contratos de prestación de servicios de salud; el cual integra la radicación de los Contratos con las formas de pagos, topes máximo de pago mensual y tiempos de ejecución y liquidación, de igual forma el saldo de ejecución. El Software que tiene implementado la Secretaria de Salud de Antioquia para el Sistema de Información para la Calidad es el SIRPSS, que es el utilizado para el REPS. A través del Sistema de Información Mercurio se recepcionan las llamadas en oficina específica para el manejo de QRS dependiente de la Dirección de Comunicaciones de la Gobernación, también en la oficina 813 octavo piso se atienden las llamadas Cuenta con el Software Sistema integral de Atención de tutelas SIAT, en el cual se registra toda la información correspondiente a cada una de las acciones de tutela y su tramite posterior, así mismo se está implementando el Software Mercurio que permitirá la ejecución en línea de todo el trámite de las acciones de tutela desde la contestación de las mismas hasta la expresión de ordenes de autorización de servicios de salud, este software a su vez contendrá de manera digital el archivo de la oficina de tutelas en salud de la SSSA. El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación de Antioquia. La Herramienta informática con que cuentan se llama SAP es un software para la administración empresarial el cual abarca diferentes módulos (contabilidad, presupuesto y tesorería) los cuales integran las diferentes áreas de la Gobernación de Antioquia, en una escala global y en un solo sistema. Estos módulos sustituyen la gran variedad de sistemas independientes con los cuales la organización suele trabajar, creando un solo patrón y compatibilidad a lo largo de las diferentes funciones, obteniendo un control total sobre la entidad territorial.




Página 164

FIRMA DE AUDITORES

Por la universidad

____________________________ __________________________ Luz Dari Cruz Jorge Matulevich Auditor Auditor

_____________________________ __________________________ Sandra Garibello Miguel Rodríguez Ballén Auditor Auditor

_____________________________ Leonardo Lopez Coordinador técnico de Visita

Por la superintendencia Nacional de Salud _____________________________ Adriana Marcela Forero Zuñiga

CÓDIGO PROCESO COMUN FI-COMU-610224 Copia Controlada · La Secretaria de Salud y Protección...

Documents

Transcript of CÓDIGO PROCESO COMUN FI-COMU-610224 Copia Controlada · La Secretaria de Salud y Protección...