CÓDIGO PROCESO COMUN FI-COMU-610224 Copia Controlada · Enero 2010 - Junio 2011 SI NO Sistemas de...

PROCESO COMUN

CÓDIGO

FI-COMU-610224 Copia Controlada

INFORME DE VISITA VERSIÓN 02

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3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN 3.6.1 ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Sistemas de Información y Reportes SNS 6 3

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE

DOCUMENTAL

Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Guaviare no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente. Existe una oficina de Sistemas encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de cómputo. Es de anotar que los recursos tecnológicos con que cuenta la secretaria son escasos y en su mayoría obsoletos.

X Manual de funciones

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su funcionamiento)

No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria no están ajustados ni estandarizados y muchos de los grupos funcionales no tienen sus procesos definidos.

X No se evidencia

Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

La consolidación, evaluación, análisis y toma de decisiones a partir de la bases de datos con que cuenta la Secretaria Departamental del Guaviare se realiza de manera independiente dependiendo cada grupo funcional. La Secretaria Departamental de Salud realiza los Comités Técnicos, conformado por los coordinadores de los grupos funcionales, en la cual se evalúa la información que es suministrada por las bases de de datos y se toman las decisiones institucionales necesarias

X Comités Técnicos de Evaluación

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad.

X No se evidencia

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DOCUMENTAL

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups), como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con un servidor Hp Prolaint Pentium IV a 3,2 Ghz y 1 Gb de RAM, Disco duros de 1 TB y 1 de 40 Gb, este equipo se utiliza como respaldo de copias de seguridad (Backups) de las bases de datos de la Secretaria, los backups se realizan en este servidor, a través del programa Cobian Backup (CPL) se realizan tres veces a la semana todos los equipos, la copia se realiza de manera incremental para evitar saturaciones en el servidor.

X Logs de los backups

Los backup están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad

Las copias de seguridad de la información de la Secretaria Departamental de Salid del Guaviare, no se están custodiando en otra área diferente al de la Secretaria.

X No se evidencia

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

La Secretaria de salud del Guaviare como no cuenta con un sistema de información integral la verificación de este ítem se realizó de manera independientemente en cada una de las dependencias de la Secretaria. Es de anotar que la Secretaria de Salud del Guaviare está realizando los cambios necesarios dependiendo la normatividad vigente al software que posee.

X Prueba de funcionamiento del Software

La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

La Secretaria de salud del Guaviare cuenta con inventario de equipos informáticos y de software que manejan en la entidad. Así mismo se evidencia que mucho del software que poseen sus equipos no cuenta con sus respectivas licencias. Los equipos de computo que posee la entidad ya están en su mayoría obsoletos o no se cuenta con los suficientes equipos para desarrollar las actividades cotidianas, actualmente se está revisando la posibilidad de adquirir nuevos equipos y actualizar el hardware de los equipos actuales.

X

Inventario en medio digital del hardware y software que posee la entidad.

Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 de 2007 a la SNS (Recepción Datos Vigilados). La ET cuenta con una base de datos de la información reportada a la superintendencia Nacional de Salud en Cuanto a la información Trimestral del capítulo V. Entidades Territoriales y se está reportando de manera oportuna y en los plazos establecidos. (1 y 2 semestre del año 2008, 1 y 2 semestre del año 2009, 1 semestre del año 2010, 3 trimestre año 2010, 4 trimestre año 2010, 1 trimestre año 2011 y 2 trimestre año 2011)

La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Guaviare está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. Los periodos de presentación de la información fue de la siguiente manera:

Año Trimestre Fecha de Reporte

2008 41. II Trimestre 2008-09-17

2008 43. IV Trimestre 2010-08-18

2009 41. II Trimestre 2010-08-18

2009 43. IV Trimestre 2010-08-13

2010 41. II Trimestre 2010-08-02

2010 42. III Trimestre 2010-10-19

2010 43. IV Trimestre 2011-03-08

2011 40. I Trimestre 2011-05-09

2011 41. II Trimestre 2011-07-23

2011 42. III Trimestre 2011-10-21

X

Reportes Circular Única (Recepción de datos Vigilados) Superintendencia Nacional de Salud.

Conclusiones: La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Guaviare no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente.

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Existe una oficina de Sistemas encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de cómputo. Es de anotar que los recursos tecnológicos con que cuenta la secretaria son escasos y en su mayoría obsoletos. No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria no están ajustados ni estandarizados y muchos de los grupos funcionales no tienen sus procesos definidos. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad. Las copias de seguridad de la información de la Secretaria Departamental de Salid del Guaviare, no se están custodiando en otra área diferente al de la Secretaria. La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Guaviare está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. Personas entrevistadas MARIO RODRIGO LOZADA HERNAN DARIO MINA

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2. RIPS

Hallazgos

RIPS


SI NO

Resolución 3374 de 2000 3 2

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO SI NO SOPORTE DOCUMENTAL

Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare para la validación de los RIPS es ValidaRips versión 1.0, desarrollado bajo Visual FoxPro. Así mismo cuenta con el software AUGLO - que es para los módulos de Autorizaciones y cuentas médicas, y al igual realiza validación de RIPS. Estos software se encuentran en funcionamiento desde Agosto de este año y se les está realizando de manera diaria las actualizaciones necesarias.

X Manual del usuario reporte RIPS MPS. Manual del Usuario Valida RIPS

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

La Administración de la base de datos de los RIPS está a cargo del ingeniero en Sistemas Hernán Darío Mina Ortiz.

X Manual de Funciones

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes.

X No se evidencia

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIP al Ministerio de Protección social

La Secretaria de Salud del Guaviare sólo hasta el mes de julio de 2011 envío la información de los RIPS para los años 2009 y 2010, no está reportando los RIPS de los prestadores de su jurisdicción de manera oportuna. Aunque se entregaron los RIPS de los años 2009 y 2010 Se evidencia incumplimiento en los reportes que debe realizar el ente territorial al Ministerio de la Protección Social.

X No se evidencia

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

La Secretaria Departamental de Salud del Guaviare realiza seguimiento permanente a las IPS de su jurisdicción para que realicen el reporte de los RIPs de manera oportuna, se evidencia circulares emitidas por la Secretaria para el reporte de los mismos.

X Bitácora de solicitud de información.

Conclusiones:

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La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare para la validación de los RIPS es ValidaRips versión 1.0, desarrollado bajo Visual FoxPro. Así mismo cuenta con el software AUGLO - que es para los módulos de Autorizaciones y cuentas médicas, y al igual realiza validación de RIPS. Estos software se encuentran en funcionamiento desde Agosto de este año y se les está realizando de manera diaria las actualizaciones necesarias. A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes. La Secretaria de Salud del Guaviare sólo hasta el mes de julio de 2011 envío la información de los RIPS para los años 2009 y 2010, no está reportando los RIPS de los prestadores de su jurisdicción de manera oportuna. Aunque se entregaron los RIPS de los años 2009 y 2010 Se evidencia incumplimiento en los reportes que debe realizar el ente territorial al Ministerio de la Protección Social. Persona entrevistada HERNAN DARIO MINA

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3. FOCALIZACION DE LA POBLACION

Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION


SI NO

Ley 100 de 1993 4 1

Análisis


Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción.

X Print Screen de las pantallas del aplicativo.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada

La Persona encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es Juan Carlos Estupiñan


Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios.

X

Se evidencian en la base de datos los cruces de información para la depuración de la Base de Datos – Print Screen de las Depuraciones.

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare informa que los municipios de su jurisdicción no envían la información de la población focalizada, debido a que no cuentan con la capacidad tecnológica ni el personal que realice esta labor, además la población de los municipios es flotante y dispersa.

X No se evidencia

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias.

X Control de cruces entre las Bases de Datos.

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción.

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La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare informa que los municipios de su jurisdicción no envían la información de la población focalizada, debido a que no cuentan con la capacidad tecnológica ni el personal que realice esta labor, además la población de los municipios es flotante y dispersa. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. Persona entrevistada FARID DE CORTES GONZALEZ. JUAN CARLOS MONTAÑO ESTUPIÑAN.

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4. ASEGURAMIENTO

Hallazgos

ASEGURAMIENTO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011 7 0

Análisis


Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 101.046 registros validados, de los cuales 13.145 son del régimen contributivo, equivalente al 13,21%; 87.701 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 86,79% . Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70% . Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron: 1. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN. 2. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos. 3. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos. 4. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda. 5. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos. 6. Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.


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Exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso. 7. Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento. 8. Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos. 9. Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

El Profesional encargado del manejo de la base de datos de afiliados del Departamento es Juan Carlos Estupiñan.


Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo en Access que maneja el Aseguramiento.

X Archivo en PDF de la información de traslados.

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etáreos y traslados geográficos

La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo en Access se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias.

X Print Screen del aplicativo

Verificar que se esté reportando la información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

La secretaria Departamental de Salud del Guaviare realiza seguimientos permanentes a los municipios y EPSS de su jurisdicción para que mantengan actualizada la base de datos de afiliados y novedades al Fosyga, así mismo que estén realizando los reportes de dicha información a la SNS y el MPS

X Print Screen del acceso FTP del Fosyga.

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con un seguimiento permanente a los municipios de su jurisdicción para que realicen el proceso de actualización y novedades de la BDUA.

X Matriz de seguimiento para la actualización de novedades en la BDUA

Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los

El ente territorial realiza los giros de los recursos que cofinancian el régimen subsidiado de los municipios del Departamento. Se evidencia una base de datos de los recursos anteriormente expuestos.

X Listado de giros.

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municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se esté realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes

Conclusiones La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 101.046 registros validados, de los cuales 13.145 son del régimen contributivo, equivalente al 13,21%; 87.701 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 86,79% . Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70% . Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones

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y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo en Access que maneja el Aseguramiento. La base de datos tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo en Access se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias. Persona entrevistada FARID DE CORTES GONZALEZ. JUAN CARLOS MONTAÑO ESTUPIÑAN.

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5. RED DE PRESTADORES

Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos

SI NO

Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001

Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006

Circular Única SNS

17 2

Análisis


El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Guaviare para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando.

X Archivo REPS

Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

La Secretaria de salud del Guaviare cuenta con un archivo en Excel que permite identificar cuáles son EPS que funcionan en su jurisdicción, junto con el conjunto de IPS con la oferta de servicios discriminada según el nivel de complejidad y servicios ofertados. Esta base de datos no se actualiza de manera permanente.

X Archivo REPS

Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS

La Secretaria de salud cuenta con un permanente seguimiento a las IPS públicas a través del Sistema de Información de Hospitales SIHO, validando la calidad y oportunidad de los servicios ofertados, según lo contenido en el Decreto 2193 de 2004 emanado por el Ministerio de la Protección Social.

X Reporte de información de los Hospitales según el aplicativo del MPS SIHO

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados

La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento

X Archivos Históricos

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios Registro Especial De Prestadores De Servicios de Salud Habilitados.

La base de datos que contiene el Registro Especial de Prestadores es la del Ministerio de la Protección Social

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta El responsable del manejo de la base de datos del X Manual de Funciones

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con un responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores

Registro Especial de Prestadores es Fernando Cano

Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

La Secretaria de Salud del Guaviare realiza cruces entre la Base de datos del REPS y la base de datos del Ministerio de la Protección Social. Estos cruces e inconsistencias generadas son enviada a través de email al MPS para que sean subsanadas del Registro Especial de Prestadores.

X

Cruces de información entre la base de datos del Departamento y la del Ministerio de la Protección Social.

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

La asignación del código de un prestador nuevo en el REPS lo está realizando directamente en el aplicativo del MPS, el cual no permite la duplicidad de códigos.

X Base de datos del REPS

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

La Secretaria de salud realiza los reportes de novedad dentro de los cinco días siguientes al trimestre al Ministerio de la Protección Social para garantizar la actualización del REPS.

X Reportes de envío

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contrarrefencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con un inventario de transporte, procesos formatos y bitácoras para el Sistema de Referencia y Contrarreferencia


Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

La Secretaria de Salud del Guaviare contiene el histórico de los prestadores de servicios de salud que operan en el departamento.

X Archivos en Excel.

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un sistema de información que permita consolidar las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud de su jurisdicción. Además no permite identificar los incumplimientos de los servicios por los nueve estándares del SUH.

X Archivo en Excel desactualizado

Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

La Secretaria de salud del Guaviare cuenta un archivo en Excel que permite el registro de las actuaciones de VIC de los prestadores no habilitados en el departamento

X Archivo en Excel

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección

Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año

X Consulta del reporte de visitas del aplicativo del MPS

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Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción

La Administración de la base de datos del reporte de visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestados inscritos en el REPS está a cargo de Fernando Cano


Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El archivo tipo 526 de la Circular Única emitida por la SNS no se ha cargado dentro de los plazos establecidos (extemporáneo). Pero a la fecha la Secretaria se encuentra al día en los reportes de información.

X Website SNS

Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.

Se cuenta con el inventario de la Instituciones obligadas a tener Plan de Mantenimiento hospitalario (IPS Públicas) y se le está realizando seguimiento a cada una de ellas.

X Archivo de Excel

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS

La Administración de la base de datos del plan de Mantenimiento Hospitalario está a cargo de Ruth Nira Sarmiento


Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

Los archivos tipo 524 y 525 de la Circular Única emitida por la SNS no se ha cargado dentro de los plazos establecidos (extemporáneo). Pero a la fecha la Secretaria se encuentra al día en los reportes de información.

X Website SNS

Conclusiones La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Guaviare para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento

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La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un sistema de información que permita consolidar las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud de su jurisdicción. Además no permite identificar los incumplimientos de los servicios por los nueve estándares del SUH. Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año Persona entrevistada MARTHA CECILIA ROMERO PAEZ. RUTH NIRA SARMIENTO CASTRO FERNANDO CANO GARCIA.

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6. TECNOLOGIA BIOMEDICA Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA


SI NO

Resolución 434 de 2009 4 3

Análisis


DOCUMENTAL

Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

La Secretaria Departamental de Salud del Guaviare cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento.

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

La entidad territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de la tecnología biomédica de su jurisdicción, la persona encargada es Martha Cecilia Romero.


Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

El archivo tipo 043 de la Circular Única emitida por la SNS se ha cargado de manera extemporánea.

X Website SNS

Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma.

X No se evidencia

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

El archivo en Excel con que cuenta el ente territorial permite llevar el control del registro de ruta de cada equipo biomédico.

X Archivo en Excel

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.

La información recopilada no contiene este tipo de información en donde se muestre las pólizas de calidad que poseen los equipos biomédicos.

X No se evidencia

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de

No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento.

X No se evidencia

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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DOCUMENTAL

Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

Conclusiones La Secretaria Departamental de Salud del Guaviare cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento. No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma. No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. Persona entrevistada MARIBEL DE LA HOZ SIERRA. YULIANA PATRICIA ARANGO.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS


SI NO

Ley 715 de 2001 3 3

Análisis


El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación del servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local.


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

El administrador de la base de datos es el ingeniero Hernán Darío Mina y tiene acceso a todos los módulos de información.

X Manual de Funciones.

El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

El sistema cuenta con un módulo denominado autorizaciones de Servicios de Salud y Complementarios para el manejo de solicitud de servicios, autorización de servicios, autorización medicamentos, autorización por traslados, autorización de estancias (albergues) y atención inicial de Urgencias. Este aplicativo controla los servicios cobrados por la IPS de la población atendida, así mismo valida si es o no un procedimiento incluido en los CUPS. Ninguna IPS puede cobrarle al Ente Territorial servicios electivos sino se ha realizado la autorización previa, salvo los casos de urgencia. Se tiene definido el procedimiento mediante el cual las IPS obligadas a notificar la información deben reportar la información según lo establecido en el Anexo número 1 de la Resolución 3047 de 2008. Se realiza la verificación de la afiliación de los usuarios por parte de las IPS para verificar a que régimen pertenece dentro de la base de datos del departamento, DNP y Fosyga,


Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las

El software solo cuenta con los indicadores de morbilidad, actualmente se está implementando los demás indicadores como la oportunidad en las autorizaciones de servicios

X

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos

El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. No se encuentra diseñada por grupos etáreos y no se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que no se ha realizado la incorporación del manual tarifario


El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos

El sistema no cuenta con el control y evaluación del costo de los medicamentos, actualmente se está desarrollando este modulo por parte del ingeniero.

X No se evidencia

Conclusiones El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local. El software solo cuenta con los indicadores de morbilidad, actualmente se está implementando los demás indicadores como la oportunidad en las autorizaciones de servicios El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. No se encuentra diseñada por grupos etáreos y no se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que no se ha realizado la incorporación del manual tarifario El sistema no cuenta con el control y evaluación del costo de los medicamentos, actualmente se está desarrollando este modulo por parte del ingeniero. Persona entrevistada HERNAN DARIO MINA.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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8. CUENTAS MEDICAS

Hallazgos

CUENTAS MEDICAS


SI NO

Ley 715 de 2001

6 0

Análisis


Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local


La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

El administrador de la base de datos es Hernán Darío Mina.

X Manual de Funciones.

Cuenta con un sistema de auditoría para el manejo de las cuentas médicas

El Sistema que permite realizar la auditoría de cuentas médica es el AUGLO.

X Prueba realizada en el aplicativo

El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas

El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento


El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma

EL Software permite determinar la trazabilidad de la factura en el cual indica cuantos días después de radicada se realizó el pago de la obligación respectivas


El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

El sistema permite llevar el control de la respuestas a glosas realizadas por el auditor medico, permite generar el valor de la glosa definitiva.

X Pruebas realizadas en el aplicativo

Conclusiones El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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EL Software permite determinar la trazabilidad de la factura en el cual indica cuantos días después de radicada se realizó el pago de la obligación respectivas. El sistema permite llevar el control de la respuestas a glosas realizadas por el auditor medico, permite generar el valor de la glosa definitiva. Persona entrevistada HERNAN DARIO MINA.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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9. CONTRATACION

Hallazgos

CONTRATACION


SI NO

Ley 715 de 2001 2 1

Análisis


Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Guaviare , se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

La administración de la base de datos la está realizando los funcionarios del área jurídica

X Archivo en Excel

El aplicativo existente cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

El archivo en Excel no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

X No se evidencia

Conclusiones La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Guaviare, se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación La Base de datos no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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10. SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD

Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD


SI NO

Decreto 1011 de 2006 2 0

Análisis


DOCUMENTAL

Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006.

X No se Evidencia

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Sistema de información para la calidad

La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con Martha Cecilia Romero Páez para el análisis de los indicadores de calidad del SIC


Conclusiones La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006. Persona entrevistada MARTHA CECILIA ROMERO

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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11. ATENCION A USUARIOS

Hallazgos

ATENCION A USUARIOS


SI NO

Decreto 1757 de 1994 2 0

Análisis


Existe un software que permita la administración y control del la recepción de llamadas para la atención del usuario

La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con un archivo en Excel en el cual se registran las llamadas y las solicitudes de atención al usuario.

X Archivo en Excel

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Sistema atención a los usuarios

El responsable para la SAC es Faride Cortés González X Manual de Funciones

Conclusiones La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con un archivo en Excel en el cual se registran las llamadas y las solicitudes de atención al usuario. Persona entrevistada FARIDE CORTES GONZALEZ.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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12. TUTELAS

Hallazgos

TUTELAS


SI NO

Circular Única SNS

1 1

Análisis


Existe un software que permita el control de las tutelas

Las tutelas de la Secretaria de Salud del Guaviare se llevan en un archivo en Excel el cual contiene los datos básicos de la tutela.

X Archivo Excel.

Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos

No se lleva el control de vencimiento de términos, se requiere realizar ajustes de los tiempos de respuesta.

X No se evidencia

Conclusiones Las tutelas de la Secretaria de Salud del Guaviare se llevan en un archivo en Excel el cual contiene los datos básicos de la tutela. No se lleva el control de vencimiento de términos, se requiere realizar ajustes de los tiempos de respuesta.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS


SI NO

Articulo 6 Decreto 1757

Circular Única SNS 2 0

Análisis


Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con una ficha diseñada en Word para la radicación de PQR, estas se tienen consolidadas en Excel y se cuenta con una serie de indicadores que permiten medir la resolución de la PQR. En el primer semestre del año 2011 se han radicado 83 PQR de las cuales se les ha dado trámite a 73,5% de las mismas

X Archivo en Excel

Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con un archivo en Excel mes por mes de las PQR en cuanto a mala prestación de los servicios de salud, oportunidad de los mismos y entrega de medicamentos.

X Archivo en Excel

Conclusiones No cuentan con un software para la administración de PQR, se tiene un archivo en Excel en el cual se guarda la información. Atención personalizada en medio físico. Solo a partir del 2011 se está llevando el proceso de PQR. Persona entrevistada FARIDE CORTES GONZALEZ.

PROCESO COMUN

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14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

10 0

Análisis


El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.

El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Guaviare. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina PIMISYS, está implementado desde el año 2009 y tiene como objetivo realizar ingresos, egresos y movimientos bancarios en forma sencilla, de manera que se afecte la contabilidad y el presupuesto en el momento en que se realiza la operación. Identificar el estado real de la tesorería en los procesos de registro de movimientos diarios, libro de caja, impresión de cheques y conciliación bancaria. Permite configurar los asientos contables y presupuestales que se deben realizar en el momento que se lleven a cabo las operaciones de tesorería logrando de esta un manera un sistema de

tesorería abierto y adaptable a cualquier necesidad.


Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

Cada prestador maneja su sistema contables y de presupuesto por separado. La información financiera de los prestadores de servicios de salud pueden ser consultados a través del aplicativo SIHO del Ministerio de la Protección Social.


El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

El Software es integral emite informes y se gestiona en tiempo real.


Permite la integración y optimización de todos los procesos

El Software es integral emite informes a todos los procesos


El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.

El sistema esta ajustado a las normas y tarifas legales vigentes.


Permite el seguimiento completo a un proceso.

El sistema lleva la trazabilidad desde la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, control de pagos y liquidaciones


Permite el manejo financiero El software emite informes de ejecuciones de ingresos, X Print Screen de las pantallas

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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de la organización con reportes específicos y oportunos.

gastos, consolidado de compromisos. del aplicativo.

Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.

El sistema posee el módulo reportes con las cifras y se encuentra en elaboración los indicadores de gestión.


El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.

El sistema permite realizar el seguimiento a la ejecución del Plan Operativo Anual, permite realizar seguimiento al comportamiento de los ingresos y gastos.


El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

El software genera los soportes documentales para los informes requeridos con la periodicidad establecida por el MPS Y SNS.


Conclusiones

El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Guaviare. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina PIMISYS tiene como objetivo realizar ingresos, egresos y movimientos bancarios en forma sencilla, de manera que se afecte la contabilidad y el presupuesto en el momento en que se realiza la operación. Identificar el estado real de la tesorería en los procesos de registro de movimientos diarios, libro de caja, impresión de cheques y conciliación bancaria. Permite configurar los asientos contables y presupuestales que se deben realizar en el momento que se lleven a cabo las operaciones de tesorería logrando de esta un manera un sistema de tesorería abierto y adaptable a cualquier necesidad.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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3.6.2 CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

La Secretaria Seccional de Salud del Departamento de Guaviare no cuenta con un sistema de información integrado, cada dependencia maneja sus bases de datos por independiente. Existe una oficina de Sistemas encargada de la administración de los servidores y mantenimiento del hardware y software de los equipos de cómputo. Es de anotar que los recursos tecnológicos con que cuenta la secretaria son escasos y en su mayoría obsoletos. No cuenta con un sistema integral de información en salud, debido a que los procesos y procedimientos se mantienen de manera autónoma dependiendo del Grupo Funcional de la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare. Es de anotar que los procesos y procedimientos de la Secretaria no están ajustados ni estandarizados y muchos de los grupos funcionales no tienen sus procesos definidos. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare no cuenta con un programa de Gestión Documental ni se ha realizado un plan de adquisición de nuevas tecnologías para el manejo documental de la entidad. Las copias de seguridad de la información de la Secretaria Departamental de Salid del Guaviare, no se están custodiando en otra área diferente al de la Secretaria. La Secretaria Seccional de salud del Departamento del Guaviare está realizando los cargues de la Circular 047 de 2007 (Circular Única) de manera extemporánea. La Base de Datos con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare para la validación de los RIPS es ValidaRips versión 1.0, desarrollado bajo Visual FoxPro. Así mismo cuenta con el software AUGLO - que es para los módulos de Autorizaciones y cuentas médicas, y al igual realiza validación de RIPS. Estos software se encuentran en funcionamiento desde Agosto de este año y se les está realizando de manera diaria las actualizaciones necesarias. A la fecha la Secretaría de Salud aunque cuenta con un aplicativo para el manejo de los RIPS este no genera indicadores de calidad, no genera estadísticas y los informes necesarios para toma de decisiones, así mismo que genere indicadores de morbimortalidad de la Red pública de acuerdo a los contratos existentes. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access que contiene la población focalizada del Departamento, se encuentra consolidada por cada municipio de su jurisdicción.

PROCESO COMUN

CÓDIGO



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La Secretaria de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos depurada, ajustada y actualizada. Se realizan cruces con la DNP y se envía mensualmente a los municipios de sus jurisdicción para los ajustes necesarios. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare informa que los municipios de su jurisdicción no envían la información de la población focalizada, debido a que no cuentan con la capacidad tecnológica ni el personal que realice esta labor, además la población de los municipios es flotante y dispersa. Se realizan cruces de datos entre la base de datos de la población focalizada y las EPSS, se evidencia que la Secretaria Seccional de Salud realiza requerimientos a las EPS para que depuren sus bases de datos para evitar inconsistencias. La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare cuenta con una base de datos diseñada en Microsoft Access el cual contiene todos y cada uno de los afiliados al Régimen Subsidiado. El Departamento descarga la BDUA del FTP del Ministerio de la Protección social, se carga en el aplicativo de Access y se evalúa la información. Para el mes de Octubre de 2011 la base de datos cuenta con 101.046 registros validados, de los cuales 13.145 son del régimen contributivo, equivalente al 13,21%; 87.701 afiliados al Régimen Subsidiado, equivalente al 86,79% . Para el mismo mes el porcentaje de cobertura del Régimen Subsidiado asciende al 95,70% . Se verificó y se realizaron cruces en la base de datos de régimen subsidiado para verificar la consistencia de la base de datos, dentro de los cuales se efectuaron:

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. que no se encuentren actualizados en el SISBEN.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Estadísticas vitales, identificando los afiliados fallecidos para luego proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y fallecidos reportado por la SDS, identificando los afiliados fallecidos y proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y SISBEN, identificando los afiliados a R.S. con diferentes niveles en el SISBEN y proceder a la actualización y aplicación de procedimiento según corresponda.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado y Registraduría, identificando los afiliados fallecidos para proceder a excluirlos de la base de datos.

Cruce de los registros de afiliados a Régimen Subsidiado, con la base de datos de la Registraduría.

Cruce de la base de datos para la exclusión de los afiliados duplicados por nombre, apellido y fecha de nacimiento, respetando el debido proceso.

Cruce de listados de afiliados de Régimen Subsidiado, para identificar duplicidades por nombres, apellidos y fecha de nacimiento.

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Cruce de la base de datos en cuanto al documento de identificación, fecha de nacimiento, nombres y apellidos.

Como resultado del cruce entre las bases de datos de Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado y Pobre No Asegurado verificando las posibles multiafiliaciones y duplicados por municipio, los cuales se entregarán al ente territorial municipal para que aclare la situación real de afiliación de estas personas.

La Secretaria Seccional de Salud del Guaviare, mantiene un control sobre los traslados de los afiliados entre las EPS, se le realiza seguimiento en cada municipio a través del aplicativo en Access que maneja el Aseguramiento. La base de datos de aseguramiento tiene identificados los procedimientos para validar e identificar las novedades de afiliación, ingreso y salida de los afiliados por mortalidad, natalidad, cambios etáreos y traslados geográficos. Además el aplicativo en Access se suministró a los municipios del Departamento para que realicen la búsqueda de los afiliados de su área de influencia, así mismo para el proceso de autorizaciones electivas y urgencias. La base de datos que maneja la Secretaria de salud del Guaviare para la captura, actualización disponibilidad de datos sobre los prestadores de servicios de salud es un archivo en Excel que es descargado desde la página del Ministerio de la Protección Social y es el que actualmente están trabajando. La Secretaria de Salud cuenta con la Base de datos que es suministrada por el MPS. La entidad territorial cuenta con un registro histórico de las novedades presentada por los prestadores de servicios de salud. Cuenta con una base de datos que permite revisar históricos de los prestadores de servicios de Salud, para constatar la antigüedad e históricos de novedades de los Prestadores de Servicios de Salud del Departamento La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un sistema de información que permita consolidar las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores de servicios de salud de su jurisdicción. Además no permite identificar los incumplimientos de los servicios por los nueve estándares del SUH. Los reportes de visitas de verificación de condiciones de habilitación no se están reportando dentro de los plazos establecidos al MPS, esto genera incongruencias entre el número real de verificaciones y el porcentaje de visitas por año La Secretaria Departamental de Salud del Guaviare cuenta con un archivo en Excel en el cual registra los equipos biomédicos con que cuenta el Departamento. No se evidencian mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada al a la SNS, INVIMA y MPS sea la misma. No se cuenta con un mecanismo para el envío anual de la información al Ministerio de la Protección Social sobre el resultado de las acciones

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adelantadas desde el área de vigilancia, inspección y control sobre la evaluación de la tecnología biomédica del Departamento. El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local. El software solo cuenta con los indicadores de morbilidad, actualmente se está implementando los demás indicadores como la oportunidad en las autorizaciones de servicios. El sistema cuenta con estadísticas que permiten medir la cantidad, frecuencia, historial de patologías de un paciente. No se encuentra diseñada por grupos etáreos y no se puede visualizar el costo de las autorizaciones puesto que no se ha realizado la incorporación del manual tarifario El software con que cuenta la Secretaria Departamental de Salud del Guaviare para el manejo de Cuentas Médicas se llama AUGLO el cual fue desarrollado bajo Visual FoxPro y SQL Server 2000, se encuentra diseñada de manera local. El Sistema de Información permite controlar y administrar el pago de autorizaciones médicas realizando cruces de información con las diferentes bases de datos del Departamento. El Software permite determinar la trazabilidad de la factura en el cual indica cuantos días después de radicada se realizó el pago de la obligación respectiva. La Contratación está en cabeza de la oficina Jurídica del Departamento del Guaviare, se cuenta con un archivo en Excel que registra por Direcciones la trazabilidad de los contratos desde su etapa precontractual hasta su liquidación. La Base de datos no cuenta con sistema de monitoreo y alarma sobre los tiempos en cada una de las fases del proceso contractual. La Secretaria de Salud del Guaviare no cuenta con un Software para el Sistema de Información Para la Calidad según lo establecido en el Decreto 1011 de 2006. La Secretaria Departamental del Guaviare cuenta con una ficha diseñada en Word para la radicación de PQR, estas se tienen consolidadas en Excel y se cuenta con una serie de indicadores que permiten medir la resolución de la PQR. En el primer semestre del año 2011 se han radicado 83 PQR de las cuales se les ha dado trámite a 73,5% de las mismas El sistema esta centralizado en el nivel central a cargo de la Secretaria de Hacienda de la Gobernación del Guaviare. La Herramienta informática con que cuentan para la administración empresarial se denomina PIMISYS tiene como objetivo realizar ingresos, egresos y movimientos bancarios en forma sencilla, de manera que se afecte la contabilidad y el presupuesto en el momento en que se realiza la operación. Identificar el estado real de la tesorería en los procesos de registro de movimientos diarios, libro de caja, impresión de cheques y conciliación bancaria. Permite configurar los asientos contables y presupuestales que se deben realizar en el momento que se lleven a cabo las operaciones de tesorería logrando de esta manera un sistema de tesorería abierto y adaptable a cualquier necesidad.

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FIRMA DE AUDITORES

Por la universidad

____________________________ _______________________

Carlos Armando Barrero Páez Nati del Pilar Vesga Morales

Coordinadora técnico de Visita Auditor

_____________________________ ___________________________

Sandra Esperanza Garibello Manuel Hernando Ríos

Auditor Auditor

_____________________________ Jorge Alberto Matulevich Auditor Por la superintendencia Nacional de Salud _____________________________ José María Campo

CÓDIGO PROCESO COMUN FI-COMU-610224 Copia Controlada · Enero 2010 - Junio 2011 SI NO Sistemas de...

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