Código: ANSV-GTH-PR-03 Versión: 01 Fecha: 2020-08-27

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Código: ANSV-GTH-PR-03 Versión: 01 Fecha: 2020-08-27

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1. OBJETIVO Registrar, revisar y liquidar la nómina de los servidores públicos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

2. ALCANCE

Aplica para todos los servidores públicos vinculados a la Entidad, bajo la modalidad de Carrera Administrativa, Nombramiento Provisional y Ordinario (Libre Nombramiento y Remoción).

3. DEFINICIONES

Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de la administración, tendiente a producir efectos jurídicos ya sea creando, modificando o extinguiendo derechos para los administrados o en contra de éstos, tiene como presupuestos esenciales la sujeción al orden jurídico y el respeto por las garantías y derechos de los administrados. Aportes Parafiscales: Aporte en dinero equivalente al 9% de la nómina, realizado por el empleador a diferentes entidades, tales como el SENA, las Cajas de Compensación Familiar y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Asignación Básica: Es la remuneración fijada por la ley, para los diferentes cargos de la Administración Pública. Auxilio de Cesantías: Se constituye como una prestación social a cargo del empleador, concebida para que sea retirada total (por desvinculación definitiva) o parcial (durante su vinculación laboral), por pago que realiza el Fondo Nacional del Ahorro. Bonificación de Recreación: Reconocimiento en dinero que tiene carácter de prestación social, se paga a los servidores públicos, de conformidad con el Decreto 35 de 1999, equivalente a dos (2) días de asignación básica mensual, en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Igualmente habrá lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero. Bonificación por Servicios Prestados: Reconocimiento en dinero que tiene carácter de prestación social, se paga al servidor público cada vez que se cumpla un año continúo de labor en una misma entidad oficial. El valor o porcentaje de dicha bonificación será el determinado por el decreto1 mediante el cual el Gobierno Nacional fije las remuneraciones de los empleos

que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, siempre que el empleado no devengue una remuneración mensual por concepto de asignación básica y gastos de representación superior al valor establecido en la normativa, en cada vigencia, este

1 Para la vigencia 2020, es el Decreto 304 del 27 de febrero de 2020.




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concepto se reajustará anualmente, en el mismo porcentaje que se incremente la asignación básica salarial del nivel nacional. Bonificación por Dirección: Reconocimiento en dinero que no tiene carácter de prestación social y será equivalente a cuatro (4) veces la remuneración mensual compuesta por la asignación básica, los gastos de representación y la prima técnica (en los casos a los que haya lugar); se pagará en dos contados iguales en fechas treinta (30) de junio y treinta (30) de diciembre del respectivo año y no constituye factor para liquidar elementos salariales o prestacionales. Certificación de Ingresos y Retenciones: Es la manifestación de los ingresos brutos, el valor de la retención en la fuente por pagos al empleado, total de retenciones gravable de la vigencia anterior, identificación de los bienes poseídos y patrimonio de la persona y las deudas vigentes a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Esto de acuerdo con las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Factores Salariales: Son los establecidos en el Decreto 1042 de 1978, artículo 42: Son factores de salario: a) Los incrementos por antigüedad a que se refieren los artículos 49 y 97 de este Decreto. b) Los gastos de representación; c) La prima técnica en los casos a los que haya lugar. d) El auxilio de transporte. e) El auxilio de alimentación. f) La prima de servicio. g) La bonificación por servicios prestados y h) Los viáticos percibidos por los servidores en comisión. Horas Extras: Servicio que presta el servidor público (aplica solo para el nivel técnico hasta el Grado 09 o el nivel asistencial hasta el Grado 19) a la Entidad en horas distintas a la jornada laboral ordinaria por razones especiales del servicio, las cuales deben estar previamente autorizadas por el jefe inmediato. Novedad de Personal: Cualquier hecho o concepto que pueda modificar la información de nómina, para la liquidación y pago. Nómina: Documento de producción mensual, que contiene información de todos los servidores de la entidad, así como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la normativa vigente. Licencia: Situación administrativa que permite que el empleado se separe de sus funciones transitoriamente sin romper el vínculo con la entidad, conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos. Las licencias pueden ser: por maternidad o paternidad, por luto (Remuneradas) y licencia ordinaria (No remunerada). Prima Técnica: Reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio del Estado a servidores públicos altamente calificados, que requiera la Entidad para el desempeño de cargos cuyas funciones demanden la aplicación de conocimientos técnicos o científicos




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especializados o la realización de labores de dirección o de especial responsabilidad, de acuerdo con las necesidades especificadas de cada organismo. Prima de Servicios: Reconocimiento económico que tiene carácter de prestación social y que se otorga a los servidores públicos que han estado vinculados en la entidad, es equivalente a quince días de remuneración, se paga de forma proporcional al tiempo laborado y dentro de los primeros quince del mes de julio de cada año. Prima de Navidad: Reconocimiento económico que tiene carácter de prestación social, que consiste en el pago que realiza la entidad al servidor público en la primera quincena de diciembre equivalente a un mes de salario y correspondiente al devengado a treinta de noviembre, por haber servido durante todo el año civil. No obstante, si no se ha laborado todo el año, tendrá derecho a la prima en proporción al tiempo laborado. Retención en la Fuente: Recaudación anticipada del impuesto de renta, que se descuenta mensualmente de acuerdo con lo dispuesto el Estatuto Tributario y normas expedidas anualmente por el Gobierno Nacional. Vacaciones: Descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles a que tiene derecho el servidor público, después de haber laborado durante un año en la Entidad. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.

4. MARCO NORMATIVO

Decreto 1042 de 1978 Decreto 1045 de 1978 Ley 04 de 1992 Ley 100 de 1993 Ley 755 de 2002 Ley 909 de 2004 Ley 995 de 2005 Ley 1822 de 2017 Decreto 404 de 2006 Decreto 1931 de 2006 Decreto 2353 de 2015 Decreto 2943 de 2013 Decreto 1083 de 2015 Decreto 648 de 2017 Decreto que establecen las remuneraciones salariales para cada vigencia.




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5. DESARROLLO

PROVISIÓN RECURSOS NÓMINA

No. INDICACIÓN ACTIVIDAD/TAREA PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

1 Proyectar gastos de personal

Realizar la proyección de recursos anuales para el pago de la nómina.

Archivo en Excel

Profesional Especializado Grado 20 Grupo de Gestión de Talento Humano

Coordinador Grupo de Gestión de Talento

Humano

2 Proyectar Gastos de nómina mensual

Realizar la programación mensual de recursos para el pago de la nómina.

Archivo en Excel



Humano

3

Remitir la información por cada concepto de pago al Grupo de Gestión Financiera.

Con base en la información del presupuesto asignado se distribuyen los valores en cada uno de los conceptos de la nómina y se remiten al Grupo de Gestión Financiera.

Archivo en Excel



Humano

4

Solicitar al Grupo de Gestión Financiera la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal para gastos de personal, por la vigencia.

Se solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal para los gastos de personal (discriminados por rubros), por la vigencia.

Memorando



Humano

LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

1 Recibir Novedades

Se reciben y clasifican las novedades de nómina que se remiten en formato físico y/o a través de correo electrónico por parte de los servidores

Soportes de la Novedad

Técnico Administrativo Grado 16 Grupo de Gestión de Talento

Humano




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públicos, las entidades externas y juzgados, dentro de los primeros siete (7) días hábiles de cada mes.


2 Revisar y organizar novedades de nómina

Se revisan y organizan las novedades por concepto (situaciones administrativas, juzgados y luego las demás novedades) y de acuerdo con los parámetros establecidos para cada una (aprobación, límites, montos, soportes, entre otros)

Soportes de las novedades


Humano Profesional

Especializado Grado 20 Grupo de Gestión de Talento Humano

3 Ingresar novedades.

Se ingresan las novedades reportadas por los servidores públicos para la liquidación de la nómina.

Archivo Pre - nómina


Humano

4 Liquidar la nómina

Se realiza la liquidación de la nómina preliminar teniendo en cuenta las novedades ingresadas.



Humano

5 Revisar Pre – Nómina

Se revisa la liquidación preliminar de la nómina junto con los soportes correspondientes, verificando la inclusión de las novedades y su respectiva consistencia con los documentos soporte de estas. En caso de detectar inconsistencias, se deberá devolver al Técnico asignado para que realice las correcciones pertinentes.



6

Proyectar memorandos y generar reportes de nómina, aportes a la seguridad social y parafiscales y FNA.

Proyectar los memorandos y generar los reportes de la nómina mensual con sus respectivos soportes: 1. Memorando Solicitud de

trámite de nómina. 2. Memorando solicitud

expedición de CRP.

Memorandos y Soportes.


Humano




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3. Resumen general de nómina.

4. Aportes del servidor público

5. Resumen FNA. 6. Resumen aportes del

empleador. 7. Desprendibles de nómina. 8. Prefactura de aportes y

parafiscales.

7 Proyectar actos administrativos

Proyectar los actos administrativos por cada tipo de novedad registrada en la nómina.

Acto administrativo


8 Revisar nómina final y actos administrativos

Revisar la nómina final, al igual que los actos administrativos que soportan la misma. Entregar en físico o remitir por correo electrónico al Secretario General, los actos administrativos, los memorandos y los reportes de nómina para su aprobación y firma.

Archivo de Nómina y Actos Administrativos


Humano

9 Aprobar y firmar nómina.

Aprobar y firmar los actos administrativos, los memorandos y los reportes de nómina.

Memorandos Actos

Administrativos Reportes de

Nómina

Secretaria General

10

Generar orden de pago y remitir documentos al Grupo de Gestión Financiera

Generación del archivo de orden de pago de la nómina y remitirlo junto con los documentos soporte de nómina al Grupo de Gestión Financiera.

Matriz en Excel Memorando o

Correo electrónico


Humano

11 Archivar nómina

Se archivan los soportes físicos de la nómina con la evidencia de envío al Grupo de Gestión Financiera.

Carpeta de Nómina


Humano

12 Enviar Desprendibles de nómina

Enviar los desprendibles de nómina y listado de servidores públicos al Grupo de Gestión

Correo electrónico





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TIC para la remisión por correo electrónico a cada uno.

SEGURIDAD SOCIAL


RESPONSABLE

1

Realización de afiliaciones a EPS, AFP, ARL y Caja de Compensación.

Gestionar las afiliaciones, traslados y retiros al Sistema Integral de Seguridad Social (Fondos de pensiones, EPS, FNA y Caja de Compensación Familiar)

Solicitudes Radicadas

Auxiliar Administrativa Grupo de Gestión de

Talento Humano Profesional

Especializado Grado 16

Grupo de Gestión de Talento Humano

2

Ingresar novedades y liquidar aportes a la seguridad social

Registrar de las novedades de seguridad social, aportes parafiscales y cesantías, en la planilla de autoliquidación de aportes a la seguridad social y planilla del FNA.

Formularios, memorandos o correos electrónicos.


Humano

3

Revisar autoliquidación de aportes a la seguridad social, parafiscales y FNA.

Revisar la planilla de autoliquidación de aportes a la seguridad social y la planilla del FNA.

Planillas Correo electrónico


4 Remitir Planillas.

Remitir la planilla de autoliquidación de aportes a la seguridad social y la planilla del FNA al Grupo de Gestión Financiera.

Correo electrónico


Humano

5 Generar reportes y orden de giro.

Generar reporte por entidad (EPS, AFP, ARL, FNA y Caja de Compensación Familiar) y la orden de giro.

Reportes Orden de giro


Humano

6

Revisar los reportes de aportes a Seguridad Social y FNA.

Se realiza la revisión de los reportes de los aportes a Seguridad Social y FNA. Entregar en físico o remitir por correo electrónico al Secretario General, los reportes de los aportes a

Reportes Coordinador Grupo de

Gestión de Talento Humano




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Seguridad Social y FNA para su aprobación y firma.

7

Aprobar y firmar los reportes de aportes a Seguridad Social y FNA.

Aprobar y firmar los reportes de aportes a Seguridad Social y FNA.

Reportes Firmados

Secretaria General

8 Remitir soportes al Grupo de Gestión Financiera

Remitir la orden de giro y los reportes de aportes a Seguridad Social y FNA al Grupo de Gestión Financiera.

Memorando o Correo electrónico


Humano

9

Archivar soportes de aportes a seguridad social y FNA.

Se archivan los soportes físicos de los aportes a seguridad social y FNA, con la evidencia de envío al Grupo de Gestión Financiera.

Carpeta de Nómina


Humano

INFORMES DE NÓMINA

1

Elaborar y remitir Informe de retención en la fuente

Elaborar informe con la base de retención en la fuente y el valor de deducción por este concepto y se remite al Grupo de Gestión Financiera.

Informe en Excel Correo electrónico


Humano

2 Elaborar y remitir Informe de provisiones

Elaborar informe de las provisiones para las prestaciones de los servidores públicos y se remite al Grupo de Gestión Financiera



3 Elaborar y remitir Informe de incapacidades

Elaborar y revisar informe de incapacidades en el formato establecido y se remite al Grupo de Gestión Financiera



4

Elaborar, revisar y remitir certificados de Ingresos y retenciones

Elaborar y revisar anualmente, los certificados de los pagos y retenciones efectuadas en la nómina de los servidores públicos durante la vigencia inmediatamente anterior y se remite al Grupo de Gestión Financiera

Certificados de Ingresos y retenciones


Humano Profesional

Especializado Grado 20 Grupo de Gestión de Talento Humano




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INCAPACIDADES


RESPONSABLE

1

Recibir y validar novedad de incapacidad y licencia.

Recibir a través de Orfeo o correo electrónico la novedad de incapacidad y/o licencia de maternidad o paternidad. Validar que contenga los requisitos mínimos establecidos en la Circular No.

Incapacidad o Licencia y soportes recibidos


Humano


2 Radicar incapacidad y licencia

Radicar la incapacidad y/o licencia de maternidad o paternidad, en los portales web o en las oficinas de las EPS o ARL, según corresponda, para el respectivo cobro de las prestaciones económicas.

Incapacidad o Licencia y soportes radicados en la EPS o ARL.


3 Generar Informe de incapacidades y/o licencias.

Generar informe de incapacidades y/o licencias registrando en el formato Excel establecido, la información correspondiente a la incapacidad o licencia, con base en la verificación del extracto bancario que remite el Grupo de Gestión Financiera y la información allegada por la EPS y ARL. Remitir el Informe de incapacidades y/o licencias y los respectivos soportes al Grupo de Gestión Financiera.

Informe de incapacidades en

el formato ANSV-GTH-FO-27


4

Gestionar recaudo de cartera por incapacidades y licencias.

realizar requerimientos haciendo el recobro de incapacidades y licencias a las EPS y ARL según corresponda.

Oficios para las diferentes EPS y ARL





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NÓMINA PARA PAGO DE LIQUIDACIÓN POR RETIRO


RESPONSABLE

1 Proyectar liquidación

Proyectar la liquidación correspondiente a prima de servicios, prima de navidad, bonificación por servicios prestados, indemnización de vacaciones, prima de vacaciones y bonificación por recreación a que haya lugar por retiro del servidor público.

Archivo en Excel


Humano

2 Revisar liquidación

Revisar la liquidación correspondiente a la prima de servicios, prima de navidad, bonificación por servicios prestados, indemnización de vacaciones, prima de vacaciones y bonificación por recreación que se haya proyectado por retiro del servidor público.

Archivo en Excel


3 Aprobación de la liquidación.

Revisar y aprobar la liquidación.

Archivo en Excel Coordinadora Grupo de Gestión de Talento

Humano

4

Proyectar resolución de reconocimiento y pago de la Liquidación.

Proyectar la resolución por la cual se reconoce y ordena el pago de la liquidación.

Proyecto Resolución


5

Revisar proyecto de resolución de reconocimiento y pago de la Liquidación

Revisar proyecto de resolución de reconocimiento y pago de la Liquidación. Entregar en físico o remitir por correo electrónico a la Secretaria General, la resolución de reconocimiento y pago de la liquidación para su aprobación y firma.

Proyecto Resolución Resumen Liquidación


Humano




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NÓMINA PARA PAGO DE LIQUIDACIÓN POR RETIRO


RESPONSABLE

6

Aprobar y firmar la resolución de reconocimiento y pago de la Liquidación.

Aprobar y firmar la resolución de reconocimiento y pago de la Liquidación.

Resolución Firmada

Secretaria General

7

Emitir memorandos y generar reportes de liquidación de nómina.

Aprobar y firmar los memorandos y reportes de la nómina mensual con sus respectivos soportes, proyectados por el Grupo de Talento Humano.

Memorandos Soportes y correo electrónico.

Secretaria General

8

Generar orden de pago de pago y remitir al Grupo de Gestión Financiera

Generación del archivo de orden de pago de la nómina de liquidación y remitirlo por correo electrónico al Grupo de Gestión Financiera con los respectivos soportes.

Matriz en Excel


Humano

9 Archivar nómina de liquidación

Se archivan los soportes físicos de la nómina de liquidación con la evidencia de envío al Grupo de Gestión Financiera.

Carpeta de Nómina Historia Laboral del exservidor público.


Humano Auxiliar Administrativa Grupo de Gestión de

Talento Humano

6. PRODUCTO O SERVICIOS QUE SE GENERA.

PRODUCTO O

SERVICIO

CLIENTE

LEGALES ORGANIZACIÓ

N NORMAS TECNICA

RESPONSABLE DE

APROBACIÓN FINAL

Nómina Oportuna Sin errores

Ver Normograma

Guía para la elaboración de documentación del Sistema integrado de

Gestión ANSV-SIG-GU-01

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 OSHAS 18001:2007

Ordenador del gasto

https://www.delot.com.co/mod77admin/moddocumento.php?id_documento=6

https://www.delot.com.co/mod77admin/moddocumento.php?id_documento=6




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RECURSOS HUMANOS MATERIALES RECURSOS TÉCNICOS

Servidores públicos de las diferentes dependencias que participan en el procedimiento

Papel Tóner

Equipos de cómputo Internet Impresoras Correo electrónico

7. INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Resumen General Nómina (ANSV-GTH-FO-14 V.00)

8. INFORMACIÓN A PUBLICAR

INFORMACIÓN QUE PUBLICAR

RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

N/A

9. ANEXOS

Formato de solicitud de vacaciones (ANSV-GTH-FO-12 V.00)

Formato de resumen del FNA (ANSV-GTH-FO-13 V.00) Formato Informe de Incapacidades (ANSV-GTH-FO-27 V.00)

10. CONTROL DE CAMBIOS

11. CONTROL DE FIRMAS Elaboró Revisó Aprobó _____________________ ______________________ _________________________ Deyanira Buitrago R. Luz Ángela Ramírez S. Carine Gaviria Pening Profesional Especializado Coordinadora Grupo de Secretaria General Grupo de Gestión de Gestión de Talento Talento Humano Humano

FECHA CAMBIO VERSIÓN

2018-02-2 Se crea la primera versión del procedimiento 00

2020-08-18 Se incluyen actividades en el procedimiento y se ajustan los responsables de estas.

01

Código: ANSV-GTH-PR-03 Versión: 01 Fecha: 2020-08-27

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