Caso Práctico(1) (1)

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Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a EOBS quedaterminantemente prohibida la

reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La

utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de

EOBSdarán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho

ejercicio se deriven.

CASO PRÁCTICO


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Caso Práctico

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Índice

1. Introducciónal Caso Práctico ............................................................................ 3

2.

Inicio del Proyecto .......................................................................................... 5

3. Planificación del Proyecto .............................................................................. 10

4. Gestión de Riesgos ....................................................................................... 19

5. Ejecución y Control del Proyecto .................................................................... 22

6. Cierre del Proyecto ........................................... ¡Error! Marcador no definido.


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Caso Práctico

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SOBRE LA BASE DE LA INFORMACIÓN DETALLADA ACONTINUACIÓN,REDACTE UN INFORME DE SEGUIMIENTO

1. INTRODUCCIÓN AL CASOPRÁCTICO

En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir unproyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket Companion toPMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial:

Van Haren Publishing.

La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguienteequipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier

Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis yJosé Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo deMadrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menosimportante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart

Verbrugge, Director Editorial.

Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos eneste tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un determinadodesempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pidevoluntariamente . Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo,

si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc.,entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos tienenotras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que elequipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara laformación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeronen las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un especialprotagonismo1) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteracionessemanales.

La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo con el equipo extendido delPMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación tenía que ser en

1 Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas para un

proyecto de voluntariado: http://goo.gl/z24odI

http://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://goo.gl/z24odIhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk


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inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay entregables, loúnico que hay es comunicación : Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir apartir de la entrega de los primeros borradores.

También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si losrevisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la Editorial sequejaban de falta de rigor y calidad de la traducción?

Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de lasmejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en laslibrerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por latraducción y lo más importante para mí: he conocido (en nuestra profesión, como encualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente ) a un grupo de excelentescolegas y he aprendido mucho de ellos.

Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igualque un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al proyectoen TALAIA OpenPPM (con el rol interesado):

Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/ Usuario: pmpeople Contraseña: pmpeople

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople:

Dirección: www.asana.com Usuario: [email protected]

Contraseña: pmpeople

http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/http://www.asana.com/http://www.asana.com/http://www.asana.com/http://www.asana.com/http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/


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2. INICIO DELPROYECTO

Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMIimplicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director delProyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio, podránver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados. En elenlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte enGoogle Drive.

Acta de Constitución del Proyecto

PMI Madrid Ficha de Proyecto

Proyecto: Ejercicio: Epígrafe de inversión:

Traducción del Libro Edición de Bolsillo del PMBOK 2013 PMIMAD023

Director del Proyecto: Departamento:

Jose Barato Nuevos Servicios y Proyectos Singulares

Patrocinador: Cliente:

Francisco Javier Rodríguez Blanco Van Haren Publishing

Descripción:

En 2011, PMI Holanda dio soporte a la publicación de un libro resumen en inglés de la Guía del PMBOK 4ª edición, titulada A

Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren

Publishing. En 2013 se actualizó la guía a la 5ª edición y se lanzó un programa para traducir el libro con voluntarios del PMI al

alemán, holandés, francés y español. Este proyecto consiste en la traducción al español con 8 voluntarios del PMI: Madrid,

Barcelona, Valencia y Buenos Aires.

Necesidad de Negocio:

La Guía del PMBOK está diseñada principalmente como material de referencia, pero no es el mejor material de estudio odifusión.

Creciente demanda de la comunidad de habla hispana sobre buenas traducciones del material relacionado con la Guía delPMBOK, debido al importante crecimiento en socios del PMI (crecimiento del 54% anual en España) y número de certificados

PMP (crecimiento del 62% anual en España).

Los cursos para preparar el examen son caros (el precio medio por alumno supera los 1.000€) y el índice de aprobados es bajo(2-3 de cada 5 candidatos suspenden).

http://goo.gl/cF9f9Vhttp://goo.gl/cF9f9Vhttp://goo.gl/cF9f9V


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Principales Objetivos:

Proporcionar a los miembros de los capítulos del PMI de habla hispana una introducción de la Guía del PMBOK en español,fácil y accesible.

Los capítulos participantes en el proyecto recibirán un porcentaje de las ventas de la edición en español así como descuentospara miembros y descuentos especiales por volumen para eventos.

Contribución directa de los capítulos participantes a la difusión del PMI.

Principales Restricciones:

Traducción con el esfuerzo de voluntarios en equipo virtual. Hito externo para lanzar la publicación en febrero de 2014. Consistencia con la traducción española de la Guía del PMBOK 5ª edición.

Principales Riesgos:

¿Los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o de la Editorial se quejarán de falta de rigor y calidad de la traducción?

Principales Supuestos:

El equipo de voluntarios tiene buen nivel de inglés, es efectivo y se mantiene estable. Habrá 5 semanas para traducir y después otras 5 semanas para revisar. Se respetan los derechos de propiedad. Soporte efectivo de un autor y de la Editorial.

Principales Entregables:

Traducción y revisión del texto y las imágenes.

Principales Exclusiones:

Negociación de los acuerdos con la Editorial.

Fecha de inicio prevista: Fecha de fin prevista: Duración en días:

30/09/2013 31/01/2014 90

Coste Externo (1+2): Coste Interno (3+4):

0 € 35.350 €

Servicios Externos: Servicios (1): 0 €

1. PMI Madrid no subcontratará servicios de otros proveedores en este proyecto. 0 €

Otros Gastos Externos: Otros (2): 0 €

1. PMI Madrid no contempla otro tipo de gastos externos en este proyecto. 0 €

Gastos de Viajes: Viajes (3): 0 €

1. PMI Madrid no financiará gastos por desplazamientos en este proyecto. 0 €


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Personal interno asignado: Departamento: Dedicación (horas): 1.010 Tarifa: Interno (4): 35.350 €

1. Voluntarios PMI Madrid 365 35,00 € 12.775 €

2. Voluntarios PMI Barcelona 115 35,00 € 4.025 €

3. Voluntarios PMI Valencia 415 35,00 € 14.525 €

4. Voluntarios PMI Buenos Aires 115 35,00 € 4.025 €

Documentos adjuntos:

1. Referencia del libro original en Amazon http://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-

Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk

2. Correo de lanzamiento (autor, patrocinador y

responsables del PMI)

http://goo.gl/CuV8nf

AUTORIZACIONES:

Francisco Javier Rodríguez Blanco Bart Verbrugge

PMI Madrid, Presidente Van Haren Publishing, Publishing

Director

http://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://goo.gl/CuV8nfhttp://goo.gl/CuV8nfhttp://goo.gl/CuV8nfhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bkhttp://www.amazon.com/Pocket-Companion-PMBOK-Guide-Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk


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Registro de Interesados

PMI Madrid Registro de Interesados

Interesados Externos:

Nombre Rol Requisitos Expectativas Posible influencia

Clasifi-

cación

Fase de

+interés

Poder/

Interés*

Anton Zandhuis Autor Consistencia con

PMBOK 5.

Traducción de

alta calidad

Cambios en el

original. Gestión.

a favor Traduc-

ción

5/5

Bart Verbrugge Editor Lector público en

general.

Libro publicado

en febrero 2014

Peticiones de

maquetación y

marketing.

a favor Edición 5/5

Diana Hochraich Revisor

Editorial

Lector público en

general.

Alta calidad

inicial de la

traducción

Cambios de

redacción español.

neutral Edición 2/3

Revisores PMI

Buenos Aires

Revisores

externos PMI

Buenos Aires

Consistencia con

PMBOK 5.

Lectores Latam.

Difusión PMI Cambios de


a favor Traduc-

ción

2/3

Revisores PMI

Barcelona

Revisores

externos PMI

Barcelona

Consistencia con

PMBOK 5.

Lector general.



a favor Traduc-

ción

2/3

Revisores PMI

Valencia

Revisores

externos PMI

Valencia

Consistencia con

PMBOK 5.

Lector general.



a favor Traduc-

ción

2/3

Revisores PMI

Madrid

Revisores

externos PMIMadrid

Consistencia con

PMBOK 5.Lector general.



a favor Traduc-

ción

2/3

Elisabeth

Duocastella

Presidenta PMI

Barcelona

Consistencia con

PMBOK 5.



a favor Publica-

ción

3/4

Xavier Mulet Presidente PMI

Valencia

Consistencia con

PMBOK 5.



a favor Publica-

ción

3/4


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Interesados Internos:

Nombre Rol Requisitos Expectativas Posible influencia

Clasifi-

cación

Fase de

+interés

Poder/

Interés*

Javier Fdez.

BlancoPatrocinador

Consistencia con

PMBOK 5.Difusión PMI

Cambios de

redacción español.a favor

Publica-

ción5/5

José D. EsterkinVoluntario PMI

Buenos Aires

Consistencia con

PMBOK 5.

Lectores Latam.

Proyecto de

voluntariado.

Alta calidad de

la traducción.

Difusión PMI.

Cambios en la

traducción y la

redacción.

a favorTraduc-

ción5/5

Ariana Cisilino

Voluntarios PMI

Valencia

Jose Ramón

Arlandis

Consistencia con

PMBOK 5.

Lector general.

Fernando Lucas

José Lopezosa

Javier MartínVoluntario PMI

Barcelona

Mercedes

Martinez

Voluntaria PMI

Madrid

(*) De 1 (más bajo) a 5 (más alto)


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3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán enhoras de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo yaestaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, laplanificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientossemanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles del proyecto enTALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el enunciado delalcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, elcronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes. En el enlace dedocumentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte en

Google Drive.

http://goo.gl/3Le85ehttp://goo.gl/3Le85ehttp://goo.gl/3Le85e


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4. GESTIÓN DE RIESGOS

SiaccedenalosdetallesdelproyectoenTALAIA,pestañadeplanificación,podránver,entreotra

información,elregistroderiesgos(2riesgos),elregistrodesupuestos(5supuestos)yelregistrodeincidentes(3incidentes).Enelenlacededocumentaciónderiesgospuedenaccederaladocument

acióndesoporteenGoogleDrive.

http://goo.gl/RoGIMyhttp://goo.gl/RoGIMyhttp://goo.gl/RoGIMyhttp://goo.gl/RoGIMy


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5. EJECUCIÓNYCONTROL DELPROYECTO

La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión.En el dossier del proyecto se detalla cómo se organizó toda la documentación propia deltrabajo técnico (traducciones y revisiones) y también la documentación relativa a lagestión del trabajo (comunicaciones y entregas). La mayor parte de la información decontrol quedó registrada en Asana y TALAIA. Si acceden a los detalles del proyecto enTALAIA, pestaña de control, podrán ver, entre otra información, el registro de cambios(4) y el seguimiento de los entregables, el alcance, los costes, los tiempos y los informesresumidos de situación hasta el 31/12/13. En el enlace de documentación de controlpueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

Registro de Cambios

PMI Madrid Registro de Cambios

Id: Estado: Prio.: Entrada: Cierre: Originado por: Descripción del Cambio: Tipo:

1. rechazado alta 23/10 23/10 autor El autor solicita comenzar la revisión

externa inmediatamente después de la

traducción, antes de la revisión interna.

acción

correctora

Solución Recomendada: Análisis de Impacto: Impacto en EDT: Coste Estimado: Retraso:

Mantener la revisión interna

según lo planificado.

Los revisores externos

encontrarían demasiados errores

y sería más lento procesarlos, lo

que provocaría un retraso de al

menos 3 semanas.

122 7.500 € 15 d

http://goo.gl/1sXYWahttp://goo.gl/1sXYWahttp://goo.gl/1sXYWahttp://goo.gl/1sXYWa


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2. validado media 16/10 01/11 autor El autor entrega cambios sobre el texto

original procedentes de la revisión de otroequipo de traducción.

reparación

de defectos


Cada traductor es responsable

de procesar los cambios en sus

trozos.

205 cambios propuestos

afectando a todos los capítulos.

115


4. rechazado alta 04/12 04/12 editor El editor solicita comenzar la revisión

editorial en paralelo con la revisión

externa.

acción

correctora


Respetar la dependencia de

lógica dura entre revisores

externos y después revisores dela editorial.

Los revisores de la editorial

encontrarían errores antes que

los revisores externos. No sepodrían procesar las revisiones

externas.

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Registro de Entregas

PMI Madrid Registro de Entregas al 31/12/13

Id.: Entregable: % Avance: Comentarios:

1. Borrador Capítulo 1 100% Entregado y aceptado en fecha.

2. Borrador para Autores 100% Entregado y aceptado en fecha.

3. Borrador para Revisores Externos 100% Entregado y aceptado en fecha.

4. Manuscrito traducido e imágenes 100% Entregado y aceptado en fecha.


3. validado alta 25/11 25/11 equipo Se estima bajo el incremento de mejora

por una segunda revisión por capítulos.

acción

correctora


Ahorrar segunda semana de

revisión por capítulos. Aumentarplazo de revisión externa de 1 a

2 semanas.

Hito de comienzo de revisión

externa se adelanta unasemana. No hay impacto en la

fecha de fin del proyecto.

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Control del Alcance

PMI Madrid Control del Alcance al 31/12/13

Cuenta de Control:

Avance

97%

Completado

34.300 €:

Presupuesto

35.350 € Comentarios:

000. Gestión 80% 4.200 € 5.250 € Pendiente soporte en fase de edición.

110. Traducción 100% 14.000 € 14.000 € Completado en fecha.

121. Revisión Interna 100% 14.000 € 14.000 € Completado en fecha.

122. Revisión Externa 100% 1.400 € 1.400 € Completado en fecha.

130. Integración Final 100% 700 € 700 € Completado en fecha.

200. Edición 20% 0 € 0 € Editorial ha comenzado fase de edición.


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Control de Costes

PMI Madrid Desempeño de Costes al 31/12/13

Fecha: AT BCWS (PV) ACWP (AC) BCWP (EV) ES SV(t) CPI CV BAC EAC

30/09 1 618 € 350 € 0 € 1 0 1 0 € 35.350 € 35.350 €

07/10 6 3.710 € 4.200 € 2.800 € 5 -1 0,7 -1.400 € 35.350 € 35.350 €

14/10 11 6.802 € 6.790 € 2.800 € 5 -6 0,4 -3.990 € 35.350 € 35.350 €

21/10 16 9.893 € 9.380 € 8.050 € 13 -3 0,9 -1.330 € 35.350 € 35.350 €

28/10 21 12.985 € 11.970 € 12.250 € 20 -1 1,0 280 € 35.350 € 35.350 €

04/11 26 16.217 € 15.120 € 15.050 € 24 -2 1,0 -70 € 35.350 € 35.514 €

11/11 31 20.008 € 21.070 € 19.425 € 30 -1 0,9 -1.645 € 35.350 € 38.344 €

18/11 36 23.800 € 24.220 € 23.625 € 36 0 1,0 -595 € 35.350 € 36.240 €

25/11 41 27.592 € 27.370 € 27.825 € 41 0 1,0 455 € 35.350 € 34.772 €

02/12 46 30.963 € 29.120 € 32.900 € 53 7 1,1 3.780 € 35.350 € 31.289 €

09/12 51 32.515 € 34.895 € 33.600 € 60 9 1,0 -1.295 € 35.350 € 36.712 €

16/12 56 33.367 € 35.770 € 34.300 € 72 16 1,0 -1.470 € 35.350 € 36.865 €

23/12 61 33.658 € 35.945 € 34.300 € 72 11 1,0 -1.645 € 35.350 € 37.045 €

30/12 66 33.950 € 36.120 € 34.300 € 72 6 0,9 -1.820 € 35.350 € 37.226 €

06/01 71 34.242 €

13/01 76 34.533 €

20/01 81 34.825 €

27/01 86 35.117 €

31/01 90 35.350 €


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Control del Cronograma

PMI Madrid

Control del Cronograma al31/12/13

Cuenta de Control:

Inicio

Planif.:

Fin

Planif.: Inicio: Fin: Comentarios:

000. Gestión 30/09 31/01 30/09 31/01

110. Traducción 30/09 01/11 30/09 01/11 Fin en fecha.

121. Revisión Interna 04/11 29/11 04/11 22/11 Fin 1 semana antes.

122. Revisión Externa 02/12 06/12 25/15 06/12 Fin en fecha. Duró 1 semana más.

130. Integración Final 09/12 13/12 09/12 13/12 Fin en fecha.

200. Edición 16/12 31/01 16/12 31/01

Cuenta de Control: Hito:

Fecha

Planif.:

Fecha

Real: Comentario:

000. Gestión Manuscrito Original disponible 30/09 30/09 En fecha.

000. Gestión Configuración Herramientas 01/10 01/10 En fecha.

110. Traducción Borrador Capítulo 1 04/10 04/10 En fecha.

110. Traducción Borrador para Autores 01/11 01/11 En fecha.

121. Revisión Interna Revisores Externos Seleccionados 29/11 22/11 Adelanto 1 semana.

130. Integración Final Manuscrito traducido e imágenes 13/12 13/12 En fecha.

200. Edición Manuscrito Revisado por la Editorial 27/12 27/12 En fecha.

200. Edición Prueba DTP 1 revisada 17/01

200. Edición Libro Publicable 31/01

Cronograma de Seguimiento:


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Informes de Situación Resumidos

PMI Madrid Estado del Proyecto al 31/12/13

Fecha: Estado General: Cronograma Presupuesto: Riesgos:

30/09 Kick-off realizado Plazo ajustado

tratándose de un

proyecto de

voluntariado.

Proyecto interno sin

flujo de caja.

Analogía con proyecto de

voluntariado de la verificación

de la traducción PMBOK v5

07/10 Traducido glosario y

capítulo 1 (26%)

Buena velocidad inicial

de traducción.

Equipo virtual, uso de

herramientas.

14/10 capítulos 2-4 (46%) Velocidad de traducción:

véase burndown chart

+Calidad de la traducción,

consistencia PMBOK, plazos.

21/10 capítulos 5-7 (65%) Véase burndown chart + seguridad

28/10 capítulos 8-11 (85%) Véase burndown chart

04/11 caps. 12-13 y anexos

(100%)

Véase burndown chart

11/11 Revisión interna Calidad de cambios: véase

burndown chart

18/11 Revisión interna Véase burndown chart

25/11 Revisión externa Comentarios favorables de

revisores externos.

02/12 Finalizada revisión

interna

09/12

16/12 Entregado manuscrito

23/12 Soporte puntual

30/12 Fin revisión editorial.

Comienza DTP.

Resultado positivo revisión

editorial.

06/01

13/01

20/01

27/01

03/02


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Caso Práctico

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6.CIERRE DEL PROYECTO

Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de cierre, podrán ver, entreotra información, el registro de lecciones aprendidas y el dossier con la documentacióndel proyecto. En el enlace de documentación de cierre pueden acceder a los principalesdocumentos del proyecto en Google Drive.

Lecciones Aprendidas

PMI Madrid Lecciones Aprendidas

¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

Gestión de la

Comunicación

Invitar al autor a reuniones de seguimiento. Responder rápidamente a autor y editor. Uso de una herramienta externa al correo orientada a tareas (como

Asana) para saber tareas asignadas, pendientes o cerradas, así

como para publicar notas, reglas básicas, acuerdos y decisiones.

Debatir con equipo en tareas de Asana.

Mantener al equipo en línea con reuniones virtuales semanales,aunque no hubiera incidentes, retrasos o necesidad de debatir,

grabando sesión GoToMeeting para los ausentes.

Debería haberse dedicado más tiempo acomunicar con autor y editor. La

comunicación ha sido demasiado reactiva,

casi exclusivamente para responder a sus

peticiones.

Debería haber existido más comunicacióncon los responsables del PMI.

Gestión de

Recursos

Decisiones democráticas: título, criterios de traducción, estrategiasde revisión, integración, etc.

Atención al escaso tiempo de los voluntarios. Todo el soportenecesario para que sepan qué hacer, cómo y cuándo.

Autogestión de los propios voluntarios con los revisores externos. Cubrir el trabajo de un voluntario por otros cuando aquél tiene un

problema.

Asignación de tareas equitativa, rápida y compartida (en un ficheroExcel todos pueden comparar el tamaño de sus asignaciones).

Exigir presupuesto para una reuniónpresencial temprana, aunque no

hubiéramos podido incluir al voluntario deBuenos Aires.

Dedicar una sesión a formación en lasutilidades de gestión de cambios de

Microsoft Word.

Gestión del

Alcance

Descomponer el trabajo de traducción en unidades de no más de500 palabras, como una pila de producto de 76 elementos,

asignables a los voluntarios como tareas de Asana.

Por un error de asignación, dos trozosquedaron sin traducir y en otros dos hubo

retrabajo. Debe buscarse una mejor forma

de verificar las asignaciones.

Gestión del

Tiempo

Iteraciones semanales con resultados significativos para losvoluntarios. Cada semana era un “proyecto de Asana”, que

notificaba las asignaciones y los recordatorios sobre fechas límite.

Secuenciación clara de traducción primero, revisión después,evitando retrabajos por solapamientos (DIRTFT).

Se ha trabajado demasiado durante finesde semana y a horarios intempestivos.

Se han solapado revisiones que deberíanser en secuencia.

Convendría 1 semana más para revisoresexternos (3 semanas mejor que 2).

http://goo.gl/3V6zTqhttp://goo.gl/3V6zTqhttp://goo.gl/3V6zTqhttp://goo.gl/3V6zTq


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Caso Práctico

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Gestión de la

Configuración

Esquema de carpetas en GoogleDrive en fase de traducción paraacceder intuitivamente a los elementos originales y a traducir (texto

e imágenes).

No usar GoogleDocs para que todos los documentos puedan

abrirse en local. Estrategia de backups: un voluntario responsable cada semana. Estrategia de versionado: Mantener solo la última versión. Estrategia de merge para la integración de la versión final a partir

de las 4 versiones de cada capítulo: Un voluntario integra varios

capítulos. Para cada capítulo se comparan las 4 versiones en esta

secuencia dos a dos: MAD-BCN = V1. V1-VAL=V2. V2-BA =

versión definitiva.

Explicitar mejor la definición de terminado yconvenciones de nomenclatura.

Distinguir mejor los documentos enprogreso y terminados.

Explicitar mejor la definición de terminado. Asegurar que los voluntarios instalan

GoogleDrive desktop para sincronizar

automáticamente. Buscar una solución

temporal cuando usan ordenador de su

empresa y lo tienen deshabilitado (en un

proyecto de este tipo estas herramientas

ahorran mucho de tiempo de voluntariado).

¿Qué dio resultado? ¿Qué debería mejorarse?

Monitorización

y Control

Asana ha dado mucha agilidad para asignar y debatir los trabajos,

y también para monitorizar rápidamente las tareas pendientes yterminadas de cada voluntario.

Radiadores de información de seguimiento tipo burndown charts para el número de palabras pendientes por traducir y el número de

cambios aceptados.

Convocar reuniones de seguimiento con

agenda y asegurar la asistencia conantelación.

Distribuir informes de seguimiento al restode interesados.

Ejecución Comenzar por traducir el glosario. Utilidades de Microsoft Word para controlar los cambios. Además

Revisiones por parejas no han generadobuena colaboración (los voluntarios no han


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Caso Práctico

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de gestionar cambios y comentarios, resultó muy útil la

funcionalidad para ver documentos en paralelo, comparar

documentos y documentos maestros (para automatizar la

integración).

tenido tiempo de interaccionar más).

Necesaria herramienta de registro ytrazabilidad de cambios mejor que Asana o

Excel.

Dossier del Proyecto

PMI Madrid Dossier del Proyecto

Carpeta Documento Descripción01.initiating PMPocket_BUDGET.xlsx Justificación del presupuesto de alto nivel.

PMPocket_Stakeholders.xlsx

Stakeholder Register.pdf

Identificación de interesados internos y

externos.

Project Charter.pdf Acta de Constitución del Proyecto.

01.initiating/00.background emails Varios correos electrónicos Justificación del proyecto y asignación del

Director del Proyecto.

02.planning/05.scope backlog.xlsx Pila de producto segmentando el trabajo de

traducción. Matrices de asignación de

revisiones.

PMPocket.mmap EDT generada con MindManager

(importando de Project).

Varios ficheros Propuesta de herramientas. Análisis deestrategia de revisiones entre pares.

Scope Statement.pdf Enunciado del Alcance.

WBS.pdf Estructura de Desglose del Trabajo.

WBS Dictionary.pdf Diccionario de la EDT.

Deliverables.pdf Identificación de entregables.

02.planning/06.time Varios ficheros Microsoft Project Gantt inicial, recursos y línea base.

PMPocket_v2_BL.xml Fichero para importar planificación en

TALAIA.

Schedule Baseline.pdf Línea base del cronograma.

02.planning/07.cost PMPocket_PV.xlsx Línea base de costes.

Cost Estimates.pdf Estimaciones de costes de las actividades.Cost Baseline.pdf Línea base de costes.

02.planning/09.HR Team member contact information.gsheet Datos de contacto de los voluntarios.

02.planning/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Plan de comunicación.


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Caso Práctico

32

02.planning/11.risk PMPocket_Risk Register.xlsx Registro de riesgos y supuestos.

Risk Register.pdf Registro de riesgos.

Assumption Log.pdf Registro de supuestos.

02.planning/13. stakeholder PMPocket_Stakeholders.xlsx Estrategia de gestión de interesados.

Carpeta Documento Descripción

03.executing/04.Integration/01.inputs Varios documentos Textos originales a traducir.

03.executing/04.Integration/02.working

products/01.translation phase/translation

week 1/EN

Varios documentos Trozos originales a traducir en semana 1.



week 1/SP

Varios documentos Trozos traducidos en semana 1.


products/01.translation phase/translationweek 2/EN




week 2/SP




week 3/EN




week 3/SP




week 4/EN




week 4/SP




week 5/EN




week 5/SP



products/02.review phase/01.preparing

review phase by translator

Varias carpetas Una carpeta por voluntario con la última

versión de la traducción de sus trozos

(ficheros de textos e imágenes).03.executing/04.Integration/02.working

products/02.review phase/02.preparing

review phase by chapters

Varios documentos. Un fichero Word y PPT por capítulo con

última versión de la revisión interna.

Un fichero Word y PPT con el manuscrito

completo.


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Caso Práctico

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Un fichero PDF con el manuscrito completo.


products/02.review phase/03.external

review PMI-Buenos Aires

Varios documentos. Un fichero Word por capítulo con última

versión de la revisión del equipo externo del

PMI Buenos Aires.

03.executing/04.Integration/02.workingproducts/02.review phase/04.external

review PMI-BCN

Varios documentos. Un fichero Word por capítulo con últimaversión de la revisión del equipo externo del

PMI Barcelona.




review PMI-VAL



PMI Valencia.



review PMI-MAD



PMI Madrid.


products/02.review phase/07.consolidado


versión de la revisión integrada.


products/03.Printing/00. manuscript

Varios documentos. Un fichero Word y PPT con el manuscrito

completo.

Un fichero PDF con el manuscrito completo.


products/03.Printing/01.review

Varios documentos. Procesado de las revisiones propuestas por

la Editorial.


products/03.Printing/02.DTP

Documentos de soporte a la fase de

integración final de la Editorial, o DTP

(desktop publishing).

Prólogo a la edición española.

03.executing/04.Integration/03.deliverables 01. Borrador Capítulo 1.pdf Entregable Nº1.

02. Borrador para Autores.pdf Entregable Nº2.

03. Borrador para Revisores Externos.pdf Entregable Nº3.

04. Manuscrito traducido.doc

04. Manuscrito traducido.ppt

Entregable Nº4.

03.executing/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Registro de comunicaciones.

03.executing/10.comm/01.sponsor &

customer

Varios correos Correos intercambiados con el autor y el

editor.

03.executing/10.comm/02.initiating Varios correos Correos intercambiados en fase de inicio.

03.executing/10.comm/03.change requests Varios correos Correos intercambiados con solicitudes de

cambios.

03.executing/10.comm/04.risks Varios correos Correos tratando riesgos.

03.executing/10.comm/05.toolling Varios correos Correos sobre herramientas.

03.executing/10.comm/06.team Varios correos Correos intercambiados con el equipo.03.executing/10.comm/07.extended team Varios correos Correos intercambiados con el equipo de

revisores externos.

03.executing/10.comm/08.DTP Varios correos Correos sobre integración final.

03.executing/10.comm/09.lessons learned Varios correos Correos sobre lecciones aprendidas.


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Caso Práctico

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03.executing/10.comm/10.chapter contracts Varios correos Correos sobre los contratos con los

capítulos del PMI.


04.controlling/04.integration PMPocket_Change Management.xlsxChange Register.pdf

Registro de cambios.

Healthcheck Reports.pdf Informes de situación resumen.

04.controlling/05.scope Scope Validation.pdf Registro de entregas.

Scope Control.pdf Control del alcance.

04.controlling/06.time PMPocket_v3_SGTO.mpp Microsoft Project actualizado.

PMPocket_v3_SGTO.xml Fichero para importar datos actualizados

del cronograma en TALAIA.

Schedule Control.pdf Control del cronograma.

04.controlling/07.cost PMPocket_EVM.xlsx

Cost Performance.pdf

Desempeño de costes.

04.controlling/10.comm PMPocket_Communications.xlsx Registro de comunicación.04.controlling /11.risk PMPocket_Risk Register.xlsx Registro de riesgos, supuestos e

incidentes.

Risk Register.pdf Registro de riesgos.

Assumption Log.pdf Registro de supuestos.

Issue log.pdf Registro de incidentes.

05 closing Lessons Learned.pdf Lecciones aprendidas.

Documentation Directory.pdf Dossier del proyecto.

Project final report.pdf Memoria del proyecto.

05 closing/acceptations Varios correos. Correos de aceptación.

Caso Práctico(1) (1)

Documents

Transcript of Caso Práctico(1) (1)