ADMINISTRACIÓN DE TIEMPOS RECTORES ESTRATÉGICOS

Martin Christopher y Alan Braithwaite

El tiempo y la oportunidad de atención y servicio es una clara fuente de ventaja competitiva, que permite a una compañía diferenciarse de sus competidores y tener una participación activa y duradera en un entorno cada vez más competitivo. Sin embargo, las compañías difícilmente entienden el concepto de administración estratégica de los tiempos rectores, ya que tradicionalmente no existe una visión global de la organización, sino una visión segmentada de una sucesión de procesos en los cuales cada tiempo rector se da como preestablecido e inamovible.

En los negocios actuales cada vez cobra mayor importancia la administración estratégica del tiempo creando de esta forma una ventaja competitiva al poder medir y evaluar la eficiencia en tiempo del negocio.

El cliente hoy en día exige contar con la mercancía en el momento justo, menores tiempos de entrega, mayor calidad y menor costo. El tiempo Rector es básicamente una medida generalizada en la mayoría de las empresas que permitirá medir el tiempo de cada actividad para lograr hacer un uso más eficiente del tiempo, obteniendo beneficios al mejorar el uso de los activos y ampliar la ventaja competitiva mejorando el servicio al cliente y reduciendo los costos.

La administración del tiempo es un aspecto estratégico que necesitan reevaluar las empresas para medir su eficiencia en el uso del mismo, debido a que tiene un potencial económico muy importante, además si se valora técnicamente de una manera integral en todas las funciones y procesos de la empresa.

El tiempo rector es el tiempo que tarda un pedido en convertirse en dinero y la administración logística de tiempos rectores tiene como función principal administrar todas las actividades complejas que se desarrollan desde el momento que se toman decisiones sobre la fuente de suministro de materias primas y componentes, el proceso de fabricación, ensamble y distribución final al cliente incluyendo el servicio post venta.

En la grafica anterior podemos ver la forma como van aumentando los tiempos rectores acumulativos desde que se inicia el proceso de aprovisionamiento hasta el momento en el que el cliente paga el pedido.

Uno de los objetivos básicos del área de la mercadotecnia es brindar utilidad en el tiempo y lugar, comúnmente expresada como el producto correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto, sin embargo es muy frecuentemente en las empresas la falta de comunicación entre las diferentes áreas ocasionando problemas de orden competitivo.

Para solucionar y evitar esos problemas y poder tener ventajas competitivas que marquen la diferencia en los mercados actuales que se hallan en continuo cambio necesitando que se les den respuestas oportunas a cada uno de sus requerimientos se hace necesario un enfoque diferente para administrar los tiempos rectores.

En la actualidad las empresas cuentan con muchas herramientas tecnológicas que permiten acortar los tiempos de entrega y dar una respuesta oportuna al cliente debido a que estos son cada vez más sensibles al tiempo.

El “Valor” en el Tiempo Rector

Lo ideal es que la empresas tengan un tiempo rector cero, que sus inventarios sean lo más bajos posibles y que puedan alcanzar un nivel muy alto de servicio al cliente, pero en la realidad esto es algo muy difícil debido a lo costoso en términos de capacidad y servicio. Lo que se ha de pretender es que se replanteen todas aquellas actividades que me generan costo al producto y no me agregan valor al mismo y de esta forma comenzar a reducir los tiempos rectores.

El autor nos pone varios ejemplos en los que se muestra que se tienen que romper los esquemas con los que se ha venido trabajando y comenzar hacer las cosas de una forma diferente que se diferencie de la competencia, reduciendo los costos y los tiempos de entrega que el cliente necesita. En el primer caso nos muestra como una empresa que está en el sector de la moda viene trabajando de la misma forma como siempre lo ha hecho, dejando de recibir las utilidades que lograría al ser realmente eficiente en sus procesos, reduciendo los tiempos rectores de Diseño y manufactura. El caso de Benetton en el que se logra reducir su ciclo total a 4 semanas desde el punto de demanda hasta la fábrica.

Actualmente los mercados son muy volátiles por lo cual las técnicas de estimación de la demandas a través de pronósticos son muy deficientes y por lo general conllevan al error. Se estima que la exactitud del pronóstico puede ser inferior al 50%, presentando numerosas fallas en el suministro por los frecuentes cambios en los requerimientos.

Despachos desde Almacenes y Distribución.

El autor nos ilustra a través de un ejemplo de una empresa que distribuye Partes o piezas para los ingenieros de servicio y se crea un canal para atender los pedidos urgentes para reparación. Se parte del hecho que son urgentes y se suponen tiempos rectores son de 24 horas para terminar la reparación. El canal de pedidos urgentes aumento la proporción de piezas despachadas hasta el 60%, entregando las partes en 24 horas.

Pero lo que realmente ocurría era que el 70% de las partes despachadas permanecían sin montaren promedio 7 días después de haberse recibido. Esto ocasionaba que realmente se afectaran a los clientes que requerían un servicio inmediato y necesitaban las partes que quedaban agotadas en el inventario.

Vemos como en todos los casos hay oportunidades para reducir los costos y mejorar el servicio a los clientes mediante una estrategia de administración de los tiempos rectores.

Las nuevas tecnologías de información han permitido el aumento de la velocidad de respuesta al cliente, sin embargo no es suficiente tener las herramientas si no se utilizan de la mejor forma.

Para una adecuada estrategia de administración de tiempos rectores es fundamental ver la administración del tiempo como un aspecto estratégico para la empresa y medir y evaluar la eficiencia de las operaciones y actividades en el tiempo total del negocio.

Habitualmente, en las empresas encontramos conflictos entre áreas de funcionamiento como lo son mercadotecnia, ventas, manufactura y distribución, ya que cada quien ejerce sus propias funciones desconociendo que hacen parte de una cadena que al final llevara a satisfacer o no las necesidades del cliente.

Una estrategia logística cuenta con tres objetivos: reducción de costos, reducción de tiempo y capital y mejora del servicio al cliente.

El Efecto del Tiempo Rector

Es importante tener en cuenta que el resultado de combinar un método de control de inventario y un tiempo rector, puede reducir el inventario promedio en un 50%, luego es importante analizar detalladamente y tener en cuenta la trascendencia de los tiempos rectores para el desempeño y su efecto total en el negocio pues de estos depende que la compañía maximice el valor de sus activos y pueda ofrecer un servicio óptimo a sus clientes.

En la siguiente gráfica se puede evidenciar como una compañía puede agregar costo y tiempo a sus procesos sin agregar valor significativo. Pueden seguirse dos caminos:

1. Eficiencia en el tiempo total de producción.

2. Eficiencia en el proceso

La realidad es que la mayor parte del tiempo se agrega más costo que valor, sin embargo existen herramientas de análisis que permiten identificar oportunidades que permitan reducir costos, aumentar eficiencia, elevar calidad y aumentar los estándares de servicio al cliente.

Es necesario visualizar el tiempo rector en conjunto y en una visión ampliada de la empresa como un sistema total y trabajar con el objetivo de reducir los tiempos de producción total como de proceso. Sin embargo en la realidad, las organizaciones no hacen esto con rapidez. Las razones para ello parecen ser cuatro:

* Falta de control dentro del proceso. Falta de comprensión de las consecuencias hacia arriba y hacia abajo.

* Las iniciativas de mejora son funcionales y rara vez reflejan el costo total del sistema.

* Institucionalización de los “márgenes de protección” adicionales a los tiempos rectores.

* Se establecen tiempos rectores con parámetros incuestionados.

La cadena del proceso

La cadena de suministro

La cadena del proceso

La cadena de suministro

Los anteriores factores y su combinación generan un obstáculo para la correcta administración estratégica de los tiempos rectores, adicional a ello que los sistemas de información empresarial utilizan los tiempos rectores como parámetros pero ninguno está diseñado para medir, reducir o administrarlos.

El objetivo de un sistema que permita la administración de los tiempos rectores se evidencia, cuando es posible:

1. Medir la eficiencia de los tiempos rectores en toda la empresa.

2. Analizar los cambios que deben realizarse para obtener mejora en los tiempos rectores.

Eficiencia en el Tiempo Total de Producción

Al realizar un análisis a un proceso productivo cualquiera, se pueden evidenciar, procedimientos y actividades que realmente no son agregadoras de valor, sino por el contrario son fuente de costo, así como intervalos de tiempo innecesarios, sin embargo al determinar la eficiencia del proceso productivo es necesario tener en cuenta las restricciones reales externas e internas, así como también medir el grado de valor que agrega a la cadena de suministro. Existen segmentos completos de la cadena de abastecimiento que no son agregadoras de valor y que por el contrario solo suman costos y cargas administrativas que en definitiva son contrarias a los requerimientos y exigencias de los clientes.

El indicador de la eficiencia de producción total se calcula de la siguiente manera:

Eficiencia=Cobertura real-Cobertura en el modelo Cobertura real de la cadena (días)

Eficiencia en el Proceso

El indicador de eficiencia del proceso debe verse como una medida absoluta y es dependiente del grado de visibilidad desde el punto de vista de los clientes hasta el inicio de la cadena de suministro. Teniendo en cuenta la oportunidad del uso de sistemas de información de intercambio electrónico de datos, que permiten una visualización prácticamente inmediata de lo que ocurre dentro de la cadena de suministro, puede suponerse que cualquier ciclo del proceso representa una ineficiencia. Un indicador de la eficiencia absoluta en el proceso puede interpretarse como el tiempo de ciclo del proceso por ejemplo en días.

Conclusiones

El análisis de estas dos medidas permite a la administración de la compañía identificar puntos críticos y tomar decisiones como la modificación de actividades puntuales o el rediseño total de la cadena de suministro.

La tecnología de información y el acceso a sistemas de intercambio electrónico de datos permiten monitorear y visualizar en tiempo real y en conjunto la cadena de abastecimiento.

El tiempo en los negocios cada día cobra una mayor importancia y siempre existen oportunidades de reducir costos y mejorar el servicio al cliente mediante una mejor administración de los tiempos rectores con base en mejorías graduales o rediseño total de la cadena de suministro.

La visión estratégica y la administración de los tiempos rectores desde el punto de vista financiero y de mercado es una importante herramienta para obtener ventajas competitivas.

Referencias

Donald J. Bowersox, David J. Closs, M. Bixby Cooper: Administración y Logística en la Cadena de Suministro: Segunda edición: McGraw-Hill Interamericana.

Ronald H. Ballou: Logística: Administración de la Cadena de Suministro: Quinta edición: Pearson.

Christopher Martin: Logística de Aspectos estratégicos: Capitulo 9: Administración de Tiempos Rectores Estratégicos.