CARÁTULA - UG

I

CARÁTULA

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENERÍA COMERCIAL

TEMA: “ESTUDIO Y PROPUESTA PARA

IMPLEMENTAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA DEL

HOSPITAL UNIVERSITARIO EN LA CIUDAD DE

GUAYAQUIL, BAJO RÉGIMEN DE LA LOSEP Y CÓDIGO

DE TRABAJO, AÑO 2015”

AUTOR: JAVIER MAURICIO CORZO ROBLES

TUTOR DE TESIS: ING. IND. DIANA MERCHÁN GALARZA MSC.

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2015

II

REPOSITORIO

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO “ESTUDIO Y PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN

DE NÓMINA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, BAJO RÉGIMEN DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO. AÑO 2015”

REVISORES:

INSTITUCIÓN:

UNVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD:

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA: INGENIERÍA COMERCIAL

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.:

156

ÁREA TEMÁTICA:

ADMINISTRACIÓN - PROCESOS ADMINISTRATIVOS – MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL SUBSISTEMA DE

NÓMINA.

PALABRAS CLAVES:

RESUMEN:

EL PRESENTE TEMA DE TESIS, SE BASA EN LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE LE PERMITA

MEJORAR LA GESTIÓN DE NÓMINA DENTRO DE SUS PROCESOS ADMINISTRAVOS EN EL HOSPITAL UNVERSITARIO DE

GUAYAQUIL, PARA ELLO SE MUESTRA EL RESPECTIVO ANTECEDENTE HISTÓRICO SOBRE LAS REMUNERACIONES,

REMUNERACIONES COMPLEMENTARAS, Y MANUALES ADMINISTRATIVOS A LO LARGO DE SU HISTORIA, PARA

COMPRENDER MEJOR SU CONCEPTUALIZACIIÓN GENERAL, LUEGO SE REALIZA LA INVESTIGACIÓN RESPECTIVA

APLICANDO LOS MÉTODOS Y TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO, DESCRIPTIVA Y ANALÍTICA. UNA VEZ

OBTENIDA LA INFORMACIÓN O DATOS NECESARIOS SE PROCEDE A DISEÑAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, DEL

CUAL SE ESPERA OBTENER EL 90% DE EFECTIVIDAD Y MINIMICE LOS ERRORES QUE SE HAN DETECTADO MEDANTE

LA ENCUESTA REALIZADA A SUS COLABORADORES (LOSEP Y CÓD. DE TRABAJO) Y MEDIANTE LOS DIAGRAMAS DE

PARETO E ISHIKAWA; ANÁLISIS DE COSTO Y BENEFICIO DEL MANUAL ADMINISTRATIVO, ANÁLISIS FODA DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS, PARA ESTABLECER LAS DEBILIDADES Y MEJORARLAS PARA SEAN FAVORABLES PARA EL

HOSPITAL EN EL PROCESO DE LA NÓMINA O COMPENSACIÓN SALARIAL.

N° DE REGISTRO(con base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

Nº

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF

SI

NO

CONTACTO CON AUTORES: Teléfono:

0999343434; 042491455.

E-mail:

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:

Teléfono:

III

CERTIFICACIÓN DE TUTOR

HABIENDO SIDO NOMBRADO, ING. IND. DIANA MERCHÁN GALARZA

MSC, COMO TUTORA DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR TITULO DE INGENIERÍA PRESENTADO POR EL EGRESADO:

CORZO ROBLES JAVIER MAURICIO CON C.I # 0917797557

TEMA: “ESTUDIO Y PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA DEL

HOSPITAL UNIVERSITARIO EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, BAJO

RÉGIMEN DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO, AÑO 2015.”

CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS

PARTES, ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN.

ING. IND. DIANA MERCHÁN MSC.

TUTOR DE TESIS

IV

CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA

QUIEN SUSCRIBE EL PRESENTE CERTIFICADO, SE PERMITE

INFORMAR QUE DESPUÉS DE HABER LEÍDO Y REVISADO

GRAMATICALMENTE EL CONTENIDO DE LA TESIS DE GRADO DE –

JAVIER MAURICIO CORZO ROBLES -CUYO TEMA ES:

“ESTUDIO Y PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA DEL


RÉGIMEN DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO, AÑO 2015.”

CERTIFICO QUE ES UN TRABAJO DE ACUERDO A LAS NORMAS

MORFOLÓGICAS, SINTÁCTICAS Y SIMÉTRICAS VIGENTES

ATENTAMENTE

AB. ANAFA ROMINA PINTO ZHINDON # DE C.C. 0924159080

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE DEL 2015

V

DERECHO DE AUTORÍA

POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS

DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y

RESPONSABILIDAD DE JAVIER MAURICIO CORZO ROBLES, CON C. C.

0917797557, CUYO TEMA ES:

“ESTUDIO Y PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA DEL


RÉGIMEN DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO, AÑO 2015”

DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE

GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.

JAVIER MAURICIO CORZO ROBLES, CI NO. 0917797557

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE DEL 2015

VI

AGRADECIMIENTO

Mi principal agradecimiento es a mi señor Dios Jehová y nuestro hermano Jesucristo,

quienes sé que me ayudaron con su fuerza y energía para poder continuar con una

voluntad férrea y tenaz para alcanzar mi meta de ser profesional, a su vez a mi familia y

amigos.

Mi agradecimiento en especial a esta Institución Académica Superior como lo es La

Universidad Estatal de Guayaquil, a la Facultad de Administración, al conjunto de

docentes que la conforman, quienes han promovido y coadyuvado a mi realización

como profesional, por sus conocimientos impartidos que aunque su labor es enseñar, lo

hacen sin mezquindad alguna con el mayor de los beneplácitos, quienes me orientaron,

aconsejaron, ayudaron y alentaron a seguir en esta senda de aprendizaje y a culminar

mis estudios de la mejor manera posible con positivismo, compromiso y, sobre todo,

con realismo y objetividad.

Mis compañeros de aulas, de quienes aprendí lo mejor de cada uno, de sus

experiencias y anécdotas, del trabajo en equipo que me han servido mucho a lo largo de

este camino de conocimientos. Muy agradecido.

VII

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mi Dios Jehová y Jesucristo, por haberme brindado la salud,

sabiduría e inteligencia necesaria para poder haber avanzado en mis estudios de una

manera muy positiva.

Dedico también esta tesis al ser más amado para mí, mi hija Ámbar y motor principal

de mi vida, por el hecho de existir y motivo fundamental para superarme como padre,

profesional y persona.

A mi familia, en ellos, mi novia Romina, mis padres y parientes muy cercanos,

quienes me dieron el impulso emocional para avanzar en el ámbito académico,

demostrándome su gran apoyo incondicional en todo aspecto.

Para la sociedad en sí, que éste proyecto se constituya como una guía base, para

poder mejorar la calidad de atención que se imparten en las instituciones públicas del

estado hacia sus clientes internos y externos, y pueda ser fuente referencial para muchas

mejoras.

1

VIII

ÍNDICE

CARÁTULA ................................................................................................................. I

REPOSITORIO ........................................................................................................... II

CERTIFICACIÓN DE TUTOR ................................................................................ III

CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGA .............................................................. IV

DERECHO DE AUTORÍA ......................................................................................... V

AGRADECIMIENTO ............................................................................................... VI

DEDICATORIA ....................................................................................................... VII

ÍNDICE .................................................................................................................... VIII

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................ XIV

ÍNDICE DE GRÁFICOS .......................................................................................... XV

ÍNDICE DE FIGURAS .......................................................................................... XVI

RESUMEN ............................................................................................................ XVII

ABSTRACT ............................................................................................................ XIX

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. XXI

FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ......................... XXIII

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.............................................................. XXIII

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA. ...................................................... XXIII

JUSTIFICACIÓN .................................................................................................. XXV

JUSTIFICACIÓN TEÓRICA. ........................................................................... XXV

JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA. ........................................................................ XXV

JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA. .......................................................... XXVI

OBJETIVOS ...................................................................................................... XXVIII

OBJETIVO GENERAL. ................................................................................ XXVIII

OBJETIVO ESPECÍFICO. ............................................................................ XXVIII

HIPÓTESIS Y VARIABLES .............................................................................. XXIX

HIPÓTESIS GENERAL .................................................................................. XXIX

IX

VARIABLE INDEPENDIENTE ..................................................................... XXIX

VARIABLE DEPENDIENTE ......................................................................... XXIX

NOVEDAD CIENTÍFICA. ................................................................................... XXX

CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO Y CONTEXTUAL ............................................ 1

1.1 MARCO TEÓRICO. ......................................................................................... 1

1.1.1 ORÍGEN Y RESEÑA HISTÓRICA DE LAS REMUNERACIONES. . 1

1.1.2 DEFINICIÓN DE LA REMUNERACIÓN. ............................................... 2

1.1.2.1 Etimología y definición de sueldo y salario. ........................................ 3

1.1.2.2 Diferencia desde el enfoque social entre sueldo y salario. .................. 3

1.1.3 IMPACTO DE LAS REMUNERACIONES EN LA SOCIEDAD E

IMPORTANCIA. ..................................................................................................... 4

1.1.3.1 Teoría de las remuneraciones en la sociedad ....................................... 5

1.1.4 REMUNERACIONES Y SU CLASIFICACIÓN SEGÚN SU RÉGIMEN

EN EL SECTOR PÚBLICO ECUATORIANO. ...................................................... 7

1.1.4.1 La Remuneración en Régimen de la LOSEP y Código de Trabajo. .... 8

1.1.4.2 Tipos de Remuneración en el Sector Público, según sus escalas. ....... 8

1.1.5 ESTRUCTURA SALARIAL EN EL SECTOR PÚBLICO

ECUATORIANO. .................................................................................................... 9

1.1.6 CONTRATOS QUE SE CELEBRAN EN EL SECTOR PÚBLICO BAJO

RÉGIMEN DE TRABAJO DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO. ............ 22

1.1.6.1 Tipos de contrato laboral en el Sector Público bajo Régimen LOSEP y

Código de Trabajo. ............................................................................................. 22

1.1.7 NÓMINA O DISTRIBUCIÓN DE PAGOS EN EL SECTOR PÚBLICO

BAJO RÉGIMEN DE LOSEP. .............................................................................. 25

1.1.7.1 Objeto y objetivo del proceso de nómina en las instituciones públicas.

............................................................................................................................ 26

1.1.7.2 Formas y tiempos de pago a los servidores y trabajadores públicos. 27

1.1.7.3 Rubros generales que se cancelan a los servidores y trabajadores

públicos. .............................................................................................................. 28

X

1.1.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN FUNCIÓN A LA GESTIÓN DE

NÓMINA. ............................................................................................................... 28

1.1.8.1 Diferencias entre procedimientos y procesos. ................................... 29

1.1.8.2 Importancia de un manual de procedimientos en la nómina de pagos.

............................................................................................................................ 30

1.1.8.3 Objetivo de un manual de procedimientos en la nómina de pagos. ... 31

1.2 MARCO LEGAL. ............................................................................................ 32

1.2.1 PROCESO DE LA NÓMINA DE PAGO EN EL SECTOR PÚBLICO. 32

1.2.2 REMUNERACIONES BAJO MODALIDAD DE CONTRATOS

OCASIONALES Y NOMBRAMIENTOS EN EL SECTOR PÚBLICO.............. 33

1.2.2.1 Remuneración Mensual Unificada. .................................................... 33

1.2.2.2 Ingresos complementarios. ................................................................ 34

1.2.2.2.1 Viáticos, Art.260.- ...................................................................... 34

1.2.2.2.2 Subsistencias, Art. 261.- ............................................................. 34

1.2.2.2.3 Movilización, Art. 262.- ............................................................. 34

1.2.2.6 Partida de Gastos de Personal, Art. 108 L.- ....................................... 35

1.2.2.7 Fondos de Reserva, Art. 99 L y 269 R.- ............................................ 35

1.2.2.8 Remuneración Variable por Eficiencia, Arts. 112 L – 272 R.- ......... 35

1.2.2.9 Bonificación Geográfica, Art. 113 L.- ............................................... 35

1.2.2.10 Viático por Gastos de Residencia, Art. 124 L 274- 275 R.- ............ 36

1.2.2.11 Horas Suplementarias, Art. 114 L y 267 R. ..................................... 36

1.2.2.12 Horas extraordinarias, Art. 114 L y 268 R. ..................................... 36

1.2.2.13 Deducciones. .................................................................................... 37

1.2.2.13.1 Aporte Personal. ........................................................................ 37

1.2.2.13.2 Préstamos Quirografarios. ........................................................ 38

1.2.2.13.3 Préstamos Hipotecarios. ............................................................ 38

1.2.2.13.4 Anticipos de Remuneración. ..................................................... 38

1.2.2.13.5 Retención Judicial. .................................................................... 39

XI

1.2.2.13.6 Otros. ......................................................................................... 39

1.2.3 REMUNERACIONES BAJO MODALIDAD DE CÓDIGO DE

TRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO. .............................................................. 39

1.2.3.1 Remuneración Mensual Unificada. .................................................... 39

1.2.3.2 Beneficios Sociales. ........................................................................... 40

1.2.3.2.1 Fondos de Reserva, Art. 196.- .................................................... 40

1.2.3.2.2 Horas Suplementarias. ................................................................ 40

1.2.3.2.3 Horas extraordinarias. ................................................................. 41

1.2.3.2.4 Beneficios de los Contratos Colectivos por convenio con

empleadores. ................................................................................................... 42

1.2.3.3 Deducciones. ...................................................................................... 43

1.2.3.3.1 Aporte Personal. .......................................................................... 43

1.2.3.3.2 Préstamos Quirografarios. .......................................................... 43

1.2.3.3.3 Préstamos Hipotecarios. .............................................................. 44

1.2.3.3.4 Anticipos de Remuneración. ....................................................... 44

1.2.3.3.5 Retención Judicial. ...................................................................... 44

1.2.3.3.6 Otros. ........................................................................................... 44

1.3 MARCO CONTEXTUAL. .......................................................................... 45

1.3.1 HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL. ............................... 45

1.3.1.1 Misión ................................................................................................ 45

1.3.1.2 Visión. ................................................................................................ 46

CAPÍTULO 2: DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ............................................... 47

2.1 TIPOS DE METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. ............................ 47

2.1.1 INVESTIGACIÓN DE CAMPO. ............................................................. 47

2.1.2 INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA. .................................................. 47

2.1.3 INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA. ................................................... 48

2.1.4 INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA. ....................................................... 49

2.2 GENERALIDADES. ....................................................................................... 49

XII

2.3 RECOPILACIÓN DE DATOS. ...................................................................... 50

2.3.1 POBLACIÓN DE TRABAJADORES PÚBLICOS DEL HOSPITAL

UNIVERSITARIO. ................................................................................................ 51

2.3.2 ENCUESTA. ............................................................................................. 52

2.3.2.1 Muestreo de la encuesta. .................................................................... 52

2.3.2.2 Cálculo de la muestra. ........................................................................ 53

CAPÍTULO 3: ANÁLISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS DE LA

INVESTIGACIÓN ......................................................................................................... 54

3.1 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LA ENCUESTA. ..................................... 54

3.1.1 ANÁLISIS CUALI – CUANTITATIVO DE LA ENCUESTA AL

PERSONAL DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL. .............. 58

3.1.1.1 Marque el género al cual pertenece. .................................................. 59

3.1.1.2 Edad del encuestado. .......................................................................... 60

3.1.1.3 ¿Qué tipo de modalidad de contrato pertenece? ................................ 61

3.1.1.4 ¿Cuáles son los períodos del pago de la nómina? .............................. 62

3.1.1.5 ¿Considera que la Institución realiza sus acreditaciones o pagos de

sueldo a tiempo? ................................................................................................. 63

3.1.1.6 ¿Considera que se le acredita los valores correctos, sobre los rubros

que le corresponden? Ej. Horas extras, subsidios, sueldos antigüedad etc. ....... 64

3.1.1.7 ¿Considera que se le descuentan los valores correctos, sobre los

rubros que le corresponden? Ej. Aporte al IESS, IMPUESTO A LA RENTA,

anticipos, otros. ................................................................................................... 65

3.1.1.8 ¿Cual considera Usted son los inconvenientes que se le presentan con

frecuencia, con respecto a la nómina? ................................................................ 66

3.1.1.9 ¿Le comunican e informan sobre la forma de cómo llenar la

deducción de gastos anual proyectados? ............................................................ 67

3.1.1.10 ¿Ha recibido usted los formularios 107 de relación de dependencia

para su declaración del año fiscal correspondiente (2014)? ............................... 68

3.1.1.11 ¿Ha tenido inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS

bajo su rol de dependencia en la institución donde labora? ............................... 69

XIII

3.1.1.12 ¿Ha presentado por escrito los inconvenientes en cuanto a su pago o

planillas del IESS, al área de manejo de sueldos o de Talento Humano? .......... 70

3.1.1.13 ¿Considera usted que el departamento de nómina debería rediseñar o

implementar un procedimiento para optimizar y mejorar los pagos de sueldos? 71

3.1.1.14 ¿Cómo calificaría en forma general el proceso de nómina de la

Institución donde labora?.................................................................................... 72

3.2 DIAGRAMA DE ISHIKAWA. ....................................................................... 73

3.3 DIAGRAMA DE PARETO. ............................................................................ 74

3.3.1 GRÁFICO DE DIAGRAMA DE PARETO. ............................................ 75

3.3.1.1 Interpretación de Gráfico de Diagrama de Pareto.............................. 75

CAPITULO 4: PROPUESTA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

GESTIÓN DE NÓMINA EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL 76

4.1 TEMA DE LA PROPUESTA.......................................................................... 76

4.2 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS....................... 76

4.3 OBJETIVOS DEL MANUAL. ........................................................................ 77

4.4 FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA. .............................................. 78

4.5 ANÁLISIS FODA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE NÓMINA. 79

4.5.1 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD. .................................................. 80

4.5.2 MATRIZ DE VULNERABILIDAD. ....................................................... 81

4.5.3 ESTRATEGIAS DE FODA. .................................................................... 82

4.6 ANÁLISIS COSTO BENEFICIO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DE NÓMINA. ............................................................................................................ 83

4.6.1 ANÁLISIS CUANTITATIVO SOBRE EL BENEFICIO DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA. .............................................................. 84

4.6.2 PROYECCIÓN DE ERRORES REPRESENTADA EN COSTOS

ESTIMADOS AL PRIMER AÑO DE LA ADQUISICIÓN DEL MANUAL de

procedimientos de nómina. ..................................................................................... 85

XIV

4.6.3 PROYECCIÓN DE ERRORES REPRESENTADA EN COSTOS,

ESTIMADOS AL SEGUNDO AÑO DESPUÉS DE LA ADQUISICIÓN DEL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA. ............................................ 86

4.7 CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS. ................................................................................................ 87

CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................... 88

5.1 CONCLUSIONES. .......................................................................................... 88

5.2 RECOMENDACIONES. ................................................................................. 89

BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 92

ANEXOS ................................................................................................................... 93

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA DEL HOSPITAL

UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL. ..................................................................... 93

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1.1 Escala de Remuneraciones de los Funcionarios Públicos – Nivel Jerárquico

Superior. ......................................................................................................................... 10

Tabla 1.2 Escala de remuneraciones de los Servidores Públicos. ............................. 11








Tabla 1.10 Escala de remuneraciones de los Servidores Públicos. ........................... 18

Tabla 1.11 Escala de remuneraciones de los Servidores Públicos. .......................... 19



Tabla 3.14 Matriz de la encuesta. .............................................................................. 54

Tabla 3.15 Género del Encuestado. ........................................................................... 59

Tabla 3.16 Edad del encuestado. ............................................................................... 60

Tabla 3.17 Modalidad de contrato del encuestado. ................................................... 61

XV

Tabla 3.18 Períodos de pago de nómina .................................................................... 62

Tabla 3.19 Acreditaciones o pagos de sueldo a tiempo. ............................................ 63

Tabla 3.20 Acreditación de rubros etc. ...................................................................... 64

Tabla 3.21 Descuento de rubros. ............................................................................... 65

Tabla 3.22 Inconvenientes que se le presentan con frecuencia, con respecto a la

nómina. ........................................................................................................................... 66

Tabla 3.23 Forma de cómo llenar la deducción de proyección de gastos. ................ 67

Tabla 3.24 Recepción de formulario 107 al servidor para declaración fiscal. ........... 68

Tabla 3.25 Inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS. ........................... 69

Tabla 3.26 Comunicado por escrito sobre los inconvenientes en cuanto a su pago a la

UATH. ............................................................................................................................ 70

Tabla 3.27 Implementación de un procedimiento en base de un manual de

procedimientos. .............................................................................................................. 71

Tabla 3.28 Calificación sobre el proceso de nómina del Hospital Universitario. ..... 72

Tabla 3.29 Causas de retrasos en la Nómina de Pagos. ............................................. 74

Tabla 4.30 Matriz de Vulnerabilidad. ........................................................................ 81

Tabla 431.4 Estrategias FODA. ................................................................................. 82

Tabla 32.5 Análisis cuantitativo entre costo y beneficio. .......................................... 84

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 3.1 Género del Encuestado. .......................................................................... 59

Gráfico 3.2 Edad del encuestado. .............................................................................. 60

Gráfico 3.3 Modalidad de Contrato del encuestado. ................................................. 61

Gráfico 3.4 Períodos de pago de la Nómina .............................................................. 62

Gráfico 3.5 Acreditaciones o pagos de sueldo a tiempo. ........................................... 63

Gráfico 3.6 Acreditación de rubros. ........................................................................... 64

Gráfico 3.7 Descuento de rubros. .............................................................................. 65

Gráfico 3.8 Inconvenientes que se le presentan con frecuencia, con respecto a la

nómina. ........................................................................................................................... 66

Gráfico 3.9 Forma de cómo llenar la deducción de proyección de gastos. ............... 67

Gráfico 3.10 Recepción de formulario 107 al servidor para declaración fiscal......... 68

Gráfico 3.11 Inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS. ........................ 69

Gráfico 3.12 Comunicado por escrito sobre los inconvenientes en cuanto a su pago a

la UATH. ........................................................................................................................ 70

XVI

Gráfico 3.13 Implementación de un procedimiento en base de un manual. .............. 71

Gráfico 3.14 Calificación sobre el proceso de nómina del Hospital Universitario. .. 72

Gráfico 3.1515 Diagrama de Ishikawa. ..................................................................... 73

Gráfico 3.16 Causas principales de retrasos en la Nómina. ....................................... 75

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Estatuto Orgánico por Procesos del Hospital Universitario de Guayaquil.46

XVII

RESUMEN

El presente trabajo de tesis se refiere a la elaboración un manual de procedimientos

específicamente para el área de nómina del personal del Hospital Universitario de

Guayaquil, localizada en el cantón Guayaquil, con procesos establecidos pero sin

manuales de procedimientos.

El capítulo uno, indica los antecedentes, es decir los orígenes, la importancia de las

remuneraciones, sueldos y salarios, a lo largo de su historia, su evolución, y como se la

conoce en la actualidad dentro de una organización en general, en ella se cita la teoría

de varios autores, con su concepción acerca de las remuneraciones y nómina de pagos.

El capítulo dos, indica la esquematización de este trabajo mediante la investigación

de campo, Hospital Universitario de Guayaquil, con el método de la encuesta para

obtener una muestra poblacional relativa al área de nómina que mediante la aplicación

de las investigaciones exploratoria y descriptiva alcanzar una comprensión objetiva

sobre del tema.

En el capítulo tres, se explica las debilidades de la gestión, mediante diagramas de

causa – efecto y un análisis cuantitativo y cuali – cuantitativo con base a la encuesta

realizada en el Hospital Universitario de Guayaquil, tomando como referencia su

tamaño respecto a la población de colaboradores de la institución consecuente con su

análisis respectivo.

El capítulo cuatro, se refiere a la descripción de las fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas, que presenta la gestión de nómina de pagos y por consiguiente

se propondrá la solución general ante los inconvenientes que se presentan en esta

gestión.

XVIII

El quinto capítulo, describe las conclusiones y recomendaciones sobre el tema, con

base a la investigación de campo y exploratoria realizada, con argumentaciones propia

del investigador sustentada en su experiencia como analista de este subsistema.

Finalmente los anexos y la bibliografía, donde detallan las fuentes de referencia

utilizadas para realizar esta investigación.

Este manual es una propuesta, cuyo objetivo es mejorar la gestión de nómina de

pagos y reducir costos en la parte de capacitación hacia los gestores de este subsistema.

XIX

ABSTRACT

This thesis concerns the preparation of a procedure manual specifically for the

payroll area staff of the Hospital Universitario de Guayaquil, located in Guayaquil, with

established processes without manual procedures.

Chapter one indicates the background, the origins, the importance of salaries and

wages, throughout history, evolution, and as it is know it today in an organization in

general, in it the theory of several authors is cited, with their own conceptions of wages

and payroll.

Chapter two indicates the outlining of this work by field research at the Hospital

Universitario de Guayaquil, the survey method to obtain a sample population on the

payroll area by applying the exploratory and descriptive research to understand the

subject.

In chapter three, the weaknesses of the management are explained through diagrams

cause - effect and a quantitative and qualitative analysis - based on quantitative survey

conducted at the Hospital Universitario de Guayaquil, taking by reference the amount of

employees according to the Institution.

Chapter four describes the strengths, weaknesses, opportunities and threats that the

management of payroll presents and therefore the general solution to this problem is

given.

The fifth chapter describes the conclusions and recommendations about the subject,

based on the field research and exploration performed, with arguments supported by the

experience of the author as an analyst of this subsystem.

XX

Finally, the annexes and the literature, details the reference sources used for this

research.

This manual is a proposal to improve the management of payroll and reduce the

training costs of the managers of this subsystem.

XXI

INTRODUCCIÓN

La presente investigación, se llevó a cabo a través de un plan de análisis,

recopilación de datos en el lugar de la Investigación y un estudio de campo para

demostrar un diagnóstico, sobre la situación del proceso de nómina de esa entidad.

Para el efecto se realizó un muestreo en el Hospital Universitario en la localidad

de la ciudad de Guayaquil, para realizar dicha investigación, en la parte administrativa

de Talento Humano y financiero.

Analizar la importancia de la nómina como antecedente en forma general, lo que

contribuye, y representa a lo largo de su historia y repercusión e importancia para cada

núcleo de la sociedad.

Debido a que el proceso de nómina es fundamental en toda organización, es

necesario estructurar o reestructurar lineamientos, y elaborar un manual de

procedimientos con la finalidad de mejorar esta gestión, replanteando los planes de

acción a ejecutar y que estén en concordancia con la Ley a la cual está sujeta.

Aplicar, mediante los conocimientos de Organización y métodos, herramientas

informáticas, y las técnicas de investigación necesarias que ayudarán a entender la

situación de dicha entidad, y proceder a realizar el manual de procedimientos, que

permitirá agilitar la ejecución de una distribución de remuneraciones, la cual facilitará

de manera eficaz y eficiente este proceso, optimizando los recursos presupuestarios para

el efecto.

Identificar cuáles serían los posibles problemas que se presentan, al no tener

procedimientos en el proceso de gestión de nómina en una entidad o Institución Pública

por lo que es importante la elaboración de los mismos.

XXII

Esto se realizará con base a las políticas y normativas que decreta el gobierno dentro

de la estructura organizacional por procesos perteneciente a esta entidad pública de la

salud, con el fin de mejorar la parte operativa de las funciones bajo la responsabilidad

de quien está a cargo de esta gestión, con experiencias propias del autor sobre este tema,

de esta forma realizar un trabajo de manera más eficiente y reducir el margen de errores

que a corto o hasta largo plazo se puedan presentar.

Aunque las instituciones públicas, cuentan con programas informáticos establecidos

en la parte financiera como el sistema eSigef (El sistema de gestión financiera del

estado Ecuatoriano) implementado por el Ministerio de Finanzas del Ecuador, y SPRYN

sistema de nómina propiamente, se verán afectados si se desconoce su operatividad, y si

no existen procedimientos adecuados y bien definidos para llevar a cabo este proceso.

Ante lo expuesto en el párrafo anterior, el gestor de esta función o quien ocupe su

cargo deberá realizar una capacitación sobre el sistema establecido o instructivo y

consecuente aplicar estos conocimientos, conjunto al manual de procedimientos.

XXIII

FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL

PROBLEMA

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El siguiente proyecto de tesis focaliza la problemática, que la mayoría de las

Instituciones públicas del Estado Ecuatoriano poseen, específicamente en el subsistema

de nómina, dentro de los regímenes de código de trabajo y LOSEP del Hospital

Universitario de Guayaquil referente a sus pagos.

Se busca optimizar este recurso para evitar los márgenes de errores y diseñar

herramientas útiles para reducir estos márgenes de error implementado manuales

administrativos, de ahí formulamos:

* ¿Cómo realizar un estudio y propuesta para implementar un manual de

procedimientos para una eficiente gestión de nómina, bajo el régimen de la LOSEP y

código de trabajo, en el Hospital Universitario de la Ciudad de Guayaquil en el año

2015?

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA.

* ¿Cómo identificar las actividades que el gestor de la nómina ejecuta en sus

funciones y bajo qué tipo de modalidad dentro del servicio público se realizan los

pagos?

* ¿Cómo documentar las actividades de quien ocupa este cargo ejecuta?

* ¿Cómo elaborar los costos – beneficios desglosados en valores para saber si el

manual es viable?

XXIV

* ¿Cómo reducir el costo de errores de la gestión de nómina en un porcentaje

favorable mediante el manual de procedimientos?

* ¿Cómo desarrollar un manual de procedimientos, para mejor ejecución de la

gestión de proceso de nómina en el Hospital Universitario de Guayaquil, en la

operatividad de la gestión?

XXV

JUSTIFICACIÓN

JUSTIFICACIÓN TEÓRICA.

El desarrollo de esta investigación se enfoca en el estudio y propuesta para

implementar un manual de procedimientos, que sirva como guía para mejorar los

procesos de compensación salarial en la Unidad de Talento Humano y Financiero,

definidos en el área de Nómina de Pagos, uno de los subsistemas fundamentales que se

encarga de la distribución de sueldos de los trabajadores y servidores a nivel público.

La preparación de una nómina constituye una función elemental en toda

organización, ya que si se lo realiza de manera inadecuada, existirán inconsistencias en

los pagos de sueldos, indemnizaciones y demás rubros, por este motivo, elaborar un

manual técnico de lineamientos a seguir, concederá una mejora en esta gestión

Motivo del cual, la finalidad de este proyecto es implementar un procedimiento en

cuanto a este subsistema se refiere que beneficiará una parte del proceso orgánico

funcional del Hospital Universitario de Guayaquil mediante un estudio y posterior a su

propuesta, la cual favorecerá principalmente a sus colaboradores, con la ayuda de las

herramientas metodológicas de la investigación de campo, con ayuda de encuestas y

entrevistas, para optimizar el tiempo en los pagos por realizar, que éstos sean precisos y

veraces para los empleados, ya que si no existen estos parámetros el proceso sería

deficiente.

Esta investigación es muy beneficiosa, hasta cierto punto versátil, motivo de que

puede ser tomada como referencia genérica aplicable para otras instituciones que

requieran mejorar sus procesos institucionales si así les convienen.

JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA.

XXVI

Las instituciones públicas por lo general y en su mayoría presentan estos

inconvenientes en varios aspectos de su estructura organizacional, recalcando así la

importancia de una debida planeación, planificación y elaboración de normas, políticas

y manuales de procedimientos para efectuar un proceso determinado, obteniendo los

resultados deseados.

De esta manera podremos resolver los inconvenientes que se presentan al realizar un

proceso y que este no sea deficiente, ya que existe una cierta improvisación que

conlleva al desorden y posterior un proceso mal efectuado.

Mediante buenos procedimientos en la parte de nómina, los márgenes de errores

serán muy pocos, ya que con lineamientos existentes y bien estructurados, se ayudará a

este departamento o sub área a ser más eficaz y eficiente en su gestión.

JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA.

En el presente trabajo de tesis se aplicará el método histórico, el cual dará a conocer la

evolución de la remuneraciones en la transición del tiempo, su importancia, qué efectos ha

repercutido en la sociedad, y con qué definición actualmente se conoce este proceso en

todas las Instituciones públicas o privadas.

Mediante el método de investigación mixta: de campo y documental, con la cual se

logrará recopilar información en la Institución, sobre las nóminas de pago,

complementándola con la investigación explicativa, mediante análisis del objeto del

tema de estudio.

Con base al método de investigación cuali - cuantitativo mediante un cuestionario y

en función al tamaño de la muestra poblacional de la institución, se podrá realizar una

encuesta para obtener un resultado más asertivo, el cual coadyuvará mediante la

XXVII

actuación directa sobre la investigación, a obtener el estado situacional con respecto a

la nómina de pagos.

Estos métodos de investigación y entrevistas a los actores que intervienen en

este proceso a quienes referenciarán sus conocimientos técnicos sobre este tema y

actuando directamente sobre la nómina de pagos.

Mediante el método empírico, se argumentará por vivencias propias del autor de

esta investigación, con base a su experiencia como técnico en la parte de elaboración

de nóminas la acotación de conclusiones y sugerencias.

XXVIII

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL.

El objetivo general de esta investigación es elaborar e implementar un manual de

procedimientos para una eficiente gestión de nómina en el Hospital Universitario de

Guayaquil, año 2015.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Estudiar y recopilar datos sobre el proceso de nómina, tomando en consideración su

estatuto orgánico funcional de procesos para conocer mejor su estructura departamental

en cuanto al área de nómina de sueldos.

Conocer las actividades que realiza el gestor de nómina e identificar las deficiencias

más frecuentes en el proceso de nómina, y corregirlas ya que podrían estar afectando

esta gestión, además, si ingresa un nuevo colaborador, para que pueda orientarse de la

mejor manera mediante este manual administrativo, optimizando costos de capacitación

y tiempo en adaptación al puesto, con la finalidad de que este proceso no se atrase o

pierda continuidad.

Realizar una encuesta de satisfacción al cliente interno, y si consideran si es útil o no

un manual administrativo de procedimientos que mejore el proceso de nómina.

Analizar y elaborar un manual de procedimientos, los mismos que al aplicarlos se

espera obtener mejores resultados en la gestión institucional de distribución de

remuneraciones a los servidores del Hospital Universitario de Guayaquil.

XXIX

HIPÓTESIS Y VARIABLES

HIPÓTESIS GENERAL

Si se establece o se aplica una estructura definida de procedimientos, mediante un

manual para su ejecución, la gestión de distribución de sueldos y sus subprocesos

inherentes, mejorarían en el desarrollo de este proceso, optimizando este subsistema,

reduciendo márgenes de errores, y ahorrando costos en capacitación de personal.

VARIABLE INDEPENDIENTE

La variable independiente es la, “Propuesta para la implementación de un manual de

procedimientos”, el cual está basado en las acciones que se toman para realizar los

pagos de diferentes rubros al personal de acorde a lo que estipulan las leyes a nivel

Público y de esta manera obtener un proceso optimo y de calidad.

VARIABLE DEPENDIENTE

La variable dependiente es la distribución “Una eficiente gestión de nómina, en el

Hospital universitario de Guayaquil, año 2015”, motivo de que el manual de

procedimientos influenciará de manera positiva y mejorará la ejecución de este proceso.

XXX

NOVEDAD CIENTÍFICA.

En las mayorías de las instituciones Públicas, la automatización juega un papel muy

importante en los procesos que se realizan entre departamentos, pues la ofimática es

muy importante porque son herramientas que permiten que la información

interdepartamental fluya de una manera ágil y precisa, cuyos beneficios hacen que

cualquier organización, cualquiera que sea su naturaleza, alcance sus objetivos

deseados.

Referente al tema de la nómina de distribución de sueldos en el ámbito Público, El

Ministerio de Finanzas con el fin de agilitar y controlar los procesos de la gestión de

remuneraciones en el sector público ha creado un programa gubernamental denominado

Spryn, cuyo funcionamiento automatizado, se establece en plataformas web vía

conexión de Internet a la central del Ministerio de Finanzas localizada en la ciudad de

Quito.

Las operaciones realizadas dentro de este sistema se registran en el mismo mediante

un historial de pagos por fechas, con un número ordenado llamado Comprobante Único

de Registro, movimiento que detalla que tipo de nómina fue ejecutada mediante con sus

debidos sustentos documentados y autorizados por la Autoridad Nominadora.

El registro de los diferentes tipos de nómina son monitoreados y aprobados por los

analistas de Ministerio de Finanzas al verificar los movimientos creados y ejecutados

en el sistema para su aprobación una forma de supervisar el presupuesto asignado para

el gasto corriente correspondiente al personal.

Dentro del sistema de remuneraciones de Nómina Spryn existe una opción para los

roles de pago que se generan de acuerdo al tipo de pagos que se ejecutan; sin embargo,

no es muy ágil pues no se puede imprimir en forma masiva sino uno por uno, por lo que

XXXI

se está mejorando en su programación al respecto, podría decirse que esta es una

desventaja que posee este sistema.

Otra desventaja de esta herramienta, principalmente, es que depende de una

plataforma web la cual funciona con internet al quedarse sin conexión al mismo deja de

funcionar restando tiempos de agilidad en el proceso, otro factor es cuando existen

muchos usuarios conectados e la red ocasionando que éste colapse, volviéndose lento el

proceso del envío de información que se genera al cargar los archivos.

Referente al tema por ejemplo, el Hospital Universitario de Guayaquil, ha diseñado

en su página web un link de enlace, dentro de su página web oficial, para que el usuario

o servidor descargue su rol de pagos, documento contable y recibo para el trabajador

como constancia de su trabajo.

Es de importancia entregar este comprobante al trabajador, para que tenga

conocimiento de sus ingresos como sus deducciones o egresos, que además, como

habíamos mencionado, certifica su nexo laboral con la institución y esta a su vez

justificando el pago efectuado a sus empleados.

Sin duda se ha automatizado esta parte, pero volvamos a recordar que los sistemas

informáticos y en este caso las redes web, pueden desconectarse y no son confiables al

100% en conectividad, por lo que crearía un inconveniente al rato de descargar el

empleado, su comprobante de pago. Ante este suceso inesperado pero predecible, el

gestor de nómina debe ingeniar un plan de contingencia para que este proceso fluya

normalmente y no ocasionar inconvenientes, así este subsistema estará más fortalecido.

ESTUDIO Y PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA, EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL, AÑO 2015.

CAPÍTULO 1 – MARCO TEÓRICO, CONTEXTUAL Y LEGAL 1

CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO Y CONTEXTUAL

1.1 MARCO TEÓRICO.

Este marco teórico se basa en las remuneraciones que a lo largo de su historia,

refleja cuán importante y esencial ha sido en la vida de cada ser humano en el

transcurso del tiempo. Analizar las diferentes teorías o enfoques de la

remuneración de los investigadores de este tema en la sociedad y su evolución

como tal.

Análisis de la remuneración en el sector público Ecuatoriano en el proceso de

pagos de nómina de sueldos y la mejora que se pueda aportar mediante la

elaboración de un manual genérico en cuanto a los procesos establecidos en estas

entidades para obtener mejores resultados.

La adopción de procedimientos en un sistema de nómina en una institución

del sector público ecuatoriano, es de suma importancia pues si bien es cierto con

base a esto podemos decir que este departamento o sub área es un pilar

fundamental en una administración organizacional, ya que las remuneraciones

ejecutan un papel muy importante sobre el trabajador o en este caso servidor

público a nivel social, económico, profesional y personal.

1.1.1 ORÍGEN Y RESEÑA HISTÓRICA DE LAS REMUNERACIONES.




La remuneración o retribución sea cual sea su naturaleza, es el resultado que

surge a partir del hecho de realizar una cosa o actividad, con el fin de obtener una

calidad positiva de vida, a ello se lo que se conoce como trabajo.

“La humanidad conoce el trabajo desde su origen sobre la Tierra, pues

nuestros ancestros cazaban animales y recolectaban frutos, es decir trabajaban

para garantizar sus subsistencia desde los principios de la historia.” (VARELA

SUÁREZ, 2006)

En la edad antigua, los pagos por trabajos efectuados eran con intercambio de

bienes como el ganado, producción agrícola dentro de estos principalmente trigo y

cebada, y metal en la era mesopotámica y egipcia a principios de segundo siglo A.

C.; a los esclavos, por considerarlos propiedad de su amo, solo les remuneraban

con las raciones de comida y vivienda que estos les proporcionaban por sus

servicios como tal.

En las épocas de la antigua Grecia y Roma, las labores realizadas por los

trabajadores encierran un factor común y a la vez diferencial de acuerdo a su

sociedad, pues los trabajadores griegos realizaban trabajos de jornadas y su forma

de pago era más irregular, ellos recibían productos del mar, vestidos, agua,

madera, a cambio de su esfuerzo físico, o faenas, un trato de paga parecido al de

un esclavo o hasta peor.

En Roma, el trabajo dependía de su situación social, es decir si eran fugitivos o

entes condenados por la ley, estaban dedicados a laborar como esclavos quienes

eran considerados como cosas, y su trabajo justificación de su existencia por su

estatus.




“Su relación con el dueño no era propiamente laboral, sino de tipo personal,

pues este podía enajenarlos o adquirirlos e, incluso, imponerles trabajos indignos

y exigirles jornadas exhaustivas de trabajo.”(VARELA SUÁREZ, 2006)

Las condiciones no eran muy alentadoras para quienes faltaban a la ley, e

inclusive para quienes que no la faltaron, por otra parte, los trabajadores quienes

gozaban de libertad restringida según esa época, podían ejercer cualquier tipo de

actividad considerada lícita, aunque lo normal comúnmente para la época, se

trabajaba en comercio, y talleres propios de quienes podían hacerlo.

“con la abundancia de manumisiones, muchos trabajadores libres se vieron

obligados a prestar sus servicios a empresarios ajenos, a entrar en régimen de

colonos o enrolarse en las mismas empresas públicas” (VARELA SUÁREZ,

2006)

Paulatinamente con el paso del tiempo, la excesiva manumisión de esclavos, la

cual era un proceso de liberación de la esclavitud según las leyes romanas,

quienes liberados, ofrecían sus servicios a los propietarios de talleres y tierras,

para laborar a cambio de una retribución y estos eran reclutados para efectuar

trabajos pesados, de ahí hasta nuestros tiempos.

1.1.2 DEFINICIÓN DE LA REMUNERACIÓN.

La Remuneración es la retribución, pago, gratificación y salario o sueldo

recibido por un servicio o actividad realizada de forma física, intelectual o mixta.




La remuneración dentro del ámbito socio-económico se caracteriza porque se

lo identifica mas como sueldo o salario de las cuales enmarcaremos

originalmente; sin embargo, cabe recalcar que no solo está constituida por los

sueldos y salarios, sino además de otros componentes salariales, que los veremos

en el marco conceptual de este tema, pero que se fueron añadiendo con el paso de

tiempo y legalizándolos.

1.1.2.1 Etimología y definición de sueldo y salario.

El salario se deriva del latín salarium o sal, desde la época romana, el cual se

pagaba con ella y era canjeada su peso en oro, mientras que el Sueldo, proviene

del latín solidus, este en cambio, era canjeado por monedas de oro.

“El término salario, deriva de “sal”, aludiendo al hecho histórico de que

alguna vez se pagó con ella. Sueldo proviene de “sólidus”: moneda de oro de

peso cabal” (PONCE, 1983)

El salario, es la remuneración cancelada por día o jornadas por hora, cuyo

período de pago de cancelación es semanal o diario; y, el sueldo es la retribución

que se cancela por el período de cada mes o quincena según el caso o de acuerdo

al compromiso pactado entre empleado y empleador.

“El salario se paga por hora o por día, aunque se liquide semanalmente de

ordinario. El sueldo se paga por mes o quincena.” (PONCE, 1983)

1.1.2.2 Diferencia desde el enfoque social entre sueldo y salario.

Dentro de la sociedad, los salarios son remuneraciones que se pagan a los

obreros, artesanos, es decir relativo a labores cuya actividad es referente a talleres,




estibadores, choferes etc. Según la modalidad o el objetivo de dicha actividad a

desempeñar, o necesidad del empleador.

Mientras los sueldos, son retribuciones por trabajos intelectuales, de análisis,

administrativos de supervisión u oficina propiamente, aunque en algunos casos,

puede ser mixta, como lo es un técnico en construcción, un diseñador de

interiores, mecánico.

1.1.3 IMPACTO DE LAS REMUNERACIONES EN LA SOCIEDAD E

IMPORTANCIA.

La evolución de las sociedades con respecto a las remuneraciones ha sido

evolutiva y de mucha importancia en la sociedad por el acrecentamiento de su

economía, pues desde el punto de vista económico - social, las remuneraciones

ayudan a las familias a mejorar su calidad de vida mediante el trabajo digno, así

pueden mantenerse y adquirir bienes básicos y secundarios que les permitan vivir

cómodamente.

Por ello una de las causas que afectan a la sociedad o comunidad, es el

desempleo, factor negativo, ocasionado por diversas variables como lo es la falta

de inversión, disminuyendo el flujo económico y el poder adquisitivo de las

familias, por cuanto el impacto que tienen las sociedades sin empleo, puede ser

caótico.

En definitiva, las remuneraciones, son importantes ya que estas obtenidas

mediante el trabajo, constituye una de las mayores fuentes de subsistencia de una

sociedad o un país.




1.1.3.1 Teoría de las remuneraciones en la sociedad

“TEORÍA DE LOS INGRESOS: La planteó Adam Smith en su obra la riqueza

de las naciones en 1776, en ella considera los salarios dependientes de la

riqueza. Considera que la demanda de mano de obra, esto es, la mayor ocupación

de trabajadores, aumenta en la medida en que los patronos o empleadores

obtienen aumentos en sus ingresos. Para Smith sin embargo, el factor más

importante de la elevación de los salarios no lo constituye la cuantía de la

riqueza nacional, sino el continuo aumento de esa riqueza.”(GESTIOPOLIS,

2001)

“TEORÍA DE LA SUBSISTENCIA: Conocida también como del salario

natural, fue expuesta por David Ricardo en sus Principios de Economía Política y

Tributación (1817). En relación con la mano de obra, dice que su precio natural

es el que permite a los trabajadores "subsistir y perpetuar su raza", sin

incrementos ni disminuciones. A su vez, el precio de mercado de la mano de obra

es igual al precio que resulta del juego natural de las fuerzas de la oferta y la

demanda.”(GESTIOPOLIS, 2001)

“TEORÍA DEL FONDO DE SALARIOS: John Stuart Mill en su obra

Principios de Economía Política (1848), sostuvo que los salarios dependían

fundamentalmente de la oferta y la demanda de trabajo. Para él, el trabajo era

una mercancía como cualquier otra, sujeta a la ley de la oferta y la demanda, que

se ofrecía y se adquiría en el mercado, en el cual la oferta hacía el número de

obreros en condiciones de trabajar, en tanto que la demanda la formulaban los

dueños del capital.”(GESTIOPOLIS, 2001)

“TEORÍA DE MARX: En relación con los salarios Marx encontró cosas

interesantes, que plasmó en El Capital; por ejemplo, lo que el patrono le paga al

obrero por su actividad o servicio, no es realmente el valor del trabajo, sino el




valor de su fuerza de trabajo. Además halló que la jornada laboral se divide en

dos partes; la primera la llamó tiempo necesario de trabajo, donde únicamente se

cubren los costos de producción y el obrero obtiene apenas los bienes y servicios

necesarios para subsistir. A la segunda la llamó valor adicional, en ésta el

capitalista hace sus utilidades, porque esta parte del trabajo no le es retribuida al

obrero. El valor de ese trabajo no remunerado es lo que constituye la

plusvalía.”(GESTIOPOLIS, 2001)

“TEORÍA DE LA PRODUCTIVIDAD MARGINAL: La tesis de John Bates

Clark, pretende establecer la relación existente entre los salarios y la

productividad del trabajo. Esta relación se encuentra regida por la ley de los

rendimientos decrecientes, que dice que, si uno o varios de los factores de la

producción (tierra, capital, trabajo) se incrementa, mientras los otros

permanecen constantes, la productividad unitaria de los factores variables tiende

a incrementarse hasta cierto punto, a partir del cual comienza a

decrecer.”(GESTIOPOLIS, 2001)

“TEORÍA DE LA OFERTA Y LA DEMANDA: Los cabecillas de la ley de la

oferta y la demanda, sostienen que el nivel de los salarios depende

fundamentalmente de la oferta y la demanda de la mano de obra. Es decir, que en

la medida en que abunde la mano de obra, los salarios serán relativamente bajos,

en tanto que si escasea, los salarios serían relativamente más

altos.”(GESTIOPOLIS, 2001).

“TEORÍA DE LOS SALARIOS ALTOS: Expuesta por Henry Ford en 1915, su

filosofía radica en la creencia de que los salarios altos inducen a un mayor

consumo, esto es, generan una mayor capacidad de compra por parte de los

asalariados y de la población en general. Evidentemente es una tesis

inflacionaria”. (GESTIOPOLIS, 2001)




1.1.4 REMUNERACIONES Y SU CLASIFICACIÓN SEGÚN SU

RÉGIMEN EN EL SECTOR PÚBLICO ECUATORIANO.

“Nuestro Régimen Laboral se encuentra regido principalmente por el Código

de Trabajo, la Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento, que son las

normas que rigen la relación laboral en el Ecuador, consideradas como las dos

grandes fuentes que derechos y obligaciones para los empleadores y

trabajadores.”(NAULA QUINDE, 2012)

Las remuneraciones en el sector público varían de acuerdo a las clases de

código legal al cual están sujetos, dentro de su régimen laboral estas son: La ley

Orgánica del servidor Público (LOSEP) y su reglamento; El código de trabajo; y,

los Regímenes especiales dentro de los cuales constan: las F.F.A.A., la Policía,

Los Docentes Universitarios; La Comisión de Transito etc.

Con base a lo mencionado, esta investigación se ha enfocado específicamente

en las remuneraciones del régimen de la LOSEP, su reglamento y Código de

Trabajo, ya que en el lugar donde se realizó la investigación están alineadas bajo

estas dos leyes.

Antes las Instituciones Públicas solo tenían en su nómina la modalidad bajo

contratos de servicios ocasionales, es decir acogidos en la antigua LOSSCA

después mediante decreto en Registro Oficial No. MRL-2010-123 del 4 de

Febrero de 2010, Resolución No. MRL-FI-2010-000118, donde estipula que los

trabajadores cuyas actividades son obreros, guardianes, choferes, auxiliares de

oficina, mantenimiento etc., estarán amparados bajo el código de trabajo, y por

ello se les establecerá un techo de negoción de sueldos establecidos por la entidad

reguladora de los mismos.




1.1.4.1 La Remuneración en Régimen de la LOSEP y Código de Trabajo.

“Las escalas de remuneraciones mensuales unificadas son referentes de

aplicación obligatoria para todas las instituciones, entidades, organismos y

personas jurídicas determinadas en los artículos 3 y 94 de la

LOSEP.”(MINISTERIO DE TRABAJO, EX MRL, 2012)

Las remuneraciones bajo la LOSEP Y CÓDIGO DE TRABAJO, son

establecidas por el Ministerio de Trabajo, antes Ministerio de Relaciones

Laborales, entidad reguladora atribuida por el legislativo, que se encarga de

establecer los RMU o remuneraciones mensuales unificadas, de acuerdo al grado

ocupacional referente al cargo que desempeñará el servidor público en sus

actividades asignadas para las cuales fue contratado o contratada.

1.1.4.2 Tipos de Remuneración en el Sector Público, según sus escalas.

En la LOSEP:

“En la actualidad, existen dos tipos de escalas:

1. Escala Nacional de Remuneraciones del Nivel Jerárquico Superior, para el

año 2012. Acuerdo Ministerial No. MRL-2012-25 del 28 de febrero de

2012. Contempla todos los valores que deben percibir los puestos de

representación y directivos del Sector Público de nivel jerárquico superior. Esta

escala se compone de 10 grados, de los cuales el grado 10 es de exclusividad del

Presidente de la República. La inclusión de nuevos puestos en este listado, para

autoridades estatales, se realiza a través de Resolución del Ministerio de

Relaciones Laborales. (MINISTERIO DE TRABAJO, EX MRL, 2012)




2. Escala Nacional de Remuneraciones de 20 grados, para el año 2012.

Acuerdo Ministerial N°22, Registro Oficial Nº 133, 27 de enero del 2012. Ubica

20 grupos ocupacionales, cada uno de los cuales contiene a los diferentes puestos

profesionales y no profesionales, que forman parte del sector público. Para su

implementación se requiere del Manual de Puestos Institucional, elaborado

conforme a la Norma Técnica del Subsistema de Clasificación de Puestos del

Servicio Civil, por parte de la institución, entidad, organismo o empresa del

Estado, contando con la aprobación del Ministerio de Relaciones Laborales."

(MINISTERIO DE TRABAJO, EX MRL, 2012)

1.1.5 ESTRUCTURA SALARIAL EN EL SECTOR PÚBLICO

ECUATORIANO.

Las remuneraciones del sector público bajo la LOSEP, se determinan en

escalas salariales de acuerdo a su tipo, es una tabla referencial que el Ministerio de

Trabajo actualiza y establece de acuerdo al presupuesto asignado para cada

entidad estatal, y según la disposición o mandato del Ejecutivo, como lo indica en

el artículo 102 de la LOSEP:

“Art. 102.- Determinación de la remuneración.- Los rangos de valoración

entre los distintos niveles funcionales y grupos ocupacionales que integran las

escalas de remuneraciones mensuales unificadas, se establecerán previo estudio

técnico por parte del Ministerio de Relaciones Laborales y el dictamen favorable

del Ministerio de Finanzas, acorde a lo establecido en el literal c) del Artículo

132 de esta Ley.

En las instituciones en la cuales existan distintos niveles funcionales, grupos

ocupacionales, rangos o jerarquías; el Ministerio de Relaciones Laborales,

previo el estudio técnico respectivo, expedirá la escala de remuneraciones

mensuales unificadas que correspondan, considerando las particularidades




institucionales. Dicha escala estará enmarcada dentro de los rangos de la escala

de remuneraciones mensuales unificadas del servicio público.

El Ministerio de Relaciones Laborales fijará las escalas remunerativas de las

Fuerzas Armadas y la Policía Nacional, respetando sus particularidades

institucionales; dichas escalas no excederán los techos y no serán inferiores al

piso establecido para la escala de remuneraciones mensuales unificadas de las y

los servidores públicos.” (LOSEP, 2010)

Escala Nacional de Remuneraciones del Nivel Jerárquico Superior, según

Acuerdo Ministerial No. MRL-2012-25 del 28 de febrero de 2012.

Tabla 1.1 Escala de Remuneraciones de los Funcionarios Públicos – Nivel

Jerárquico Superior.

Fuente:(MINISTERIO DE TRABAJO, EX MRL, 2012)

En la LOSEP:

http://www.trabajo.gob.ec/wp-content/uploads/2012/10/A-0025-2012-RMU-NIVEL-JER%C3%81RQUICO-SUPERIOR.pdf

http://www.trabajo.gob.ec/wp-content/uploads/2012/10/A-0025-2012-RMU-NIVEL-JER%C3%81RQUICO-SUPERIOR.pdf




Escala Nacional de Remuneraciones de 20 grados, según Acuerdo Ministerial

N°22, Registro Oficial Nº 133, 27 de enero del 2012.

Tabla 1.2 Escala de remuneraciones de los Servidores Públicos.


Las escalas remunerativas del régimen de Código de Trabajo dentro del

servicio público fundamentados en sus artículos numerales 1 y 2 son las

siguientes, según Acuerdo Ministerial de Registro Oficial No. MRL-2014-0161:

En el código de trabajo, las escalas son diferentes, como características



http://www.trabajo.gob.ec/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=2107

http://www.trabajo.gob.ec/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=2107




1.1.6 CONTRATOS QUE SE CELEBRAN EN EL SECTOR PÚBLICO

BAJO RÉGIMEN DE TRABAJO DE LA LOSEP Y CÓDIGO DE

TRABAJO.

Los contratos que se celebran en las instituciones públicas, son un acuerdo

legal suscrito, entre una persona natural y la Autoridad Nominadora de la

Institución Pública, previo a los fondos disponibles para esta acción, donde

detallan principalmente sus actividades a desempeñar y su remuneración de

acuerdo a la escala gradual en que se encuentra y dependiendo del tipo de contrato

que se convenga.

Para lo anterior mencionado se requiere haber pasado por un proceso de

selección en el cual el postulante a servidor público debió haber cumplido con los

requisitos que se necesitan para el ingreso a ejercer la función pública,

contemplados en el capítulo 1 del Ingreso al servicio público de la LOSEP.

1.1.6.1 Tipos de contrato laboral en el Sector Público bajo Régimen LOSEP y

Código de Trabajo.

En el sector público existen 4 tipos de contrataciones estas son: contratos

ocasionales, contratos civiles, contratos por convenio de Pasantías o Pre

profesionales y contratos bajo código de trabajo, éste último con tres meses a

prueba luego de este tiempo indefinidos según acuerdo, ya que anteriormente

cumplían un tiempo fijo de uno a dos años, que después de haber pasado este

período su permanencia era indefinida.




Los contratos, para que sean válidos, deben tener disponibilidad presupuestaria

para esa partida o cargo a ocupar, una vez se haya verificado esta parte, la

Autoridad Nominadora de la Institución lo autoriza si lo cree conveniente para su

contratación como lo menciona el artículo 58 de la LOSEP, párrafo 1:

Art. 58 (Losep): De los contratos de Servicios Ocasionales.- La suscripción de

contratos de servicios ocasionales será autorizada por la autoridad nominadora,

para satisfacer necesidades institucionales, previo el informe de la unidad de

administración del talento humano, siempre que exista la partida presupuestaria

y disponibilidad de los recursos económicos para este fin. (LOSEP, 2010)

La naturaleza de estos contratos por ser ocasionales no otorga estabilidad

laboral, pues estos contratos como su nombre mismo lo indica son ocasionales, es

decir tienen un tiempo límite de ejecución, el cual es un máximo de 12 meses

referente al año fiscal y si por necesidad institucional son requeridos nuevamente

se los puede contratar 12 meses más como lo menciona en su artículo 58 de la

LOSEP párrafo 2 y 3:

Este tipo de contratos, por su naturaleza, de ninguna manera representará

estabilidad laboral en el mismo, ni derecho adquirido para la emisión de un

nombramiento permanente, pudiendo darse por terminado en cualquier momento,

lo cual podrá constar del texto de los respectivos contratos. (LOSEP, 2010)

En caso de necesidad institucional se podrá renovar por única vez el contrato

de servicios ocasionales hasta por doce meses adicionales salvo el caso de




puestos comprendidos en proyectos de inversión o en la escala del nivel

jerárquico superior. (LOSEP, 2010)

Los contratos también pueden ser civiles, cuando se requiere personal para

realizar un proyecto en un tiempo determinado, y se necesita de personal técnico

calificado y especializado para su cumplimiento, entonces se contrata

profesionales para el efecto, pero se caracterizan por que no están enrolados o

dependientes de la Institución, sino solo hasta que terminen su proyecto o trabajo

establecido.

Art. 148.- De los contratos civiles de servicios.- La autoridad nominadora

podrá suscribir contratos civiles de servicios profesionales o contratos técnicos

especializados sin relación de dependencia, siempre y cuando la UATH justifique

que la labor a ser desarrollada no puede ser ejecutada por personal de su propia

entidad u organización, fuere insuficiente el mismo o se requiera especialización

en trabajos específicos a ser desarrollados, que existan recursos económicos

disponibles en una partida para tales efectos, que no implique aumento en la

masa salarial aprobada, y que cumpla con los perfiles establecidos para los

puestos institucionales y genéricos correspondientes. Estos contratos se

suscribirán para puestos comprendidos en todos los grupos ocupacionales y se

pagarán mediante honorarios mensualizados. (REGLAMENTOS DE LA LOSEP,

2010)

Los contratos que son realizados por medio de convenios para la realización de

las pasantías, son efectuados por el estudiante y la Institución donde realizara las

pasantías o prácticas, sin ninguna atribución o derecho laboral o administrativo y

su duración es mínimo 3 meses y máximo 1 año, así mismo el pasante está sujeto

a cumplir con todas las tareas asignadas. La UATH verificará si existe el

presupuesto para el efecto, ya que las pasantías o prácticas pre profesionales son

pagadas como lo menciona en el artículo 59 de la LOSEP.




Art. 8.- Contrato individual.- Contrato individual de trabajo es el convenio en

virtud del cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus

servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada

por el convenio, la ley, el contrato colectivo o la costumbre. (CODIGO DE

TRABAJO, 2015)

Los contratos bajo código de trabajo, son celebrados mediante la Autorización

de la Autoridad Nominadora y sigue un proceso diferente al de contratos

ocasionales, este por ser de otro régimen legal, poseen parámetros establecidos

por el Ministerio de Trabajo, siendo ingresados vía internet en la página web del

Ministerio de Trabajo y está fijado por tiempos en los cuales el analista que lleva

este proceso debe de realizar el seguimiento respectivo del caso para legalizar

dichos contratos.

1.1.7 NÓMINA O DISTRIBUCIÓN DE PAGOS EN EL SECTOR PÚBLICO

BAJO RÉGIMEN DE LOSEP.

“Art. 103.- Del sistema de remuneraciones.- Es el conjunto de políticas, normas,

métodos y procedimientos orientados a racionalizar, armonizar y determinar la

remuneración de las y los servidores de las entidades y organismos contemplados en

el Artículo 3 de esta Ley.” (LOSEP, 2010)

La nómina es considerada un subsistema muy importante en cuanto a la

distribución de remuneraciones se refiere en cualquier organización independiente

de su naturaleza, pues en ella están los nombres de los trabajadores que laboran en

relación de dependencia, y esta permite que los sueldos, otros rubros y

deducciones sean cancelados de manera ordenada, y adecuada, además de generar

información estadística y financiera para los registros contables.




Para este proceso en la gestión pública existe un software implementado por el

Ministerio de Finanzas para un mejor control y registro de pagos por año fiscal

llamado SPRYN, programa que funciona en línea web, el cual actualiza y reporta

automáticamente todo tipo de rubro cancelado a un servidor sea de LOSEP o

Código de Trabajo.

1.1.7.1 Objeto y objetivo del proceso de nómina en las instituciones públicas.

Con el fin de ampliar este tópico citaremos el siguiente texto.

“Art. 95.- Objeto.- El presente Título tiene por objeto unificar y homologar los

ingresos que perciben las y los dignatarios, autoridades, funcionarios, servidores

de los organismos y entidades mencionadas en el artículo anterior, con el

propósito de racionalizarlos y transparentar su sistema de pago, así como lograr

mejores niveles de eficiencia, eficacia, productividad, competitividad,

solidaridad, participación, oportunidad y responsabilidad en la prestación de los

servicios públicos”.(LOSEP, 2010)

El objeto en todo proceso de nómina en las Instituciones Públicas, es

transparentar los pagos o sueldos a sus funcionarios, para que no existan

controversias o interpretaciones de enriquecimiento ilícito que pueden desatar en

glosas o en problemas judiciales como sumarios administrativos, por este motivo

este subsistema se justifica en los estatutos Orgánicos funcionales por procesos y

deben ser lo más transparente posible.

Por lo mencionado se debe llevar un registro ordenado y clasificado por parte

de quién ejecuta este proceso.




El objetivo principal de esta área como tal, es la de cancelar de una manera

eficiente y sin perjuicio alguno el sueldo a los servidores y trabajadores públicos,

a cambio de sus facultades y capacidades de acuerdo a su perfil, y en función a las

necesidades institucionales donde contraerá el compromiso laboral; y, esto con el

fin general de contribuir con el desarrollo de los mismos a nivel socioeconómico

en el aspecto personal y familiar.

1.1.7.2 Formas y tiempos de pago a los servidores y trabajadores públicos.

En las instituciones públicas la forma de pago se las realiza en dos formas y

según su tipo de contrato, a los de contrato Ocasional y pasantes se les cancela

acreditándole en sus cuentas bancarias los valores respectivos a sus haberes; en

cambio a los de contrato civil se les cancela por factura al momento de presentar

el informe respectivo o trabajo a la institución por la cual fue requerido.

“Art. 106.- Pago por remuneraciones - El pago de remuneraciones se hará por

mensualidades o quincenas vencidas.”(LOSEP, 2010)

Los tiempos de pagos en el Sector Público se las realiza mensualmente o

quincenalmente según indique el reglamento o como lleven este proceso

internamente, para el caso del Hospital Universitario este proceso o realizan

mensualmente, la institución procede a realizar los cálculos y descuentos a cada

servidor en caso los tenga para proceder a liquidar la nómina y posterior la

realización de los roles de pago a cada empleado, para que verifique sus valores

respectivos y si está conforme con los descuentos efectuados.




1.1.7.3 Rubros generales que se cancelan a los servidores y trabajadores

públicos.

Dentro de los rubros o remuneraciones que se cancelan a los servidores y

trabajadores públicos durante su período laboral se encuentran los siguientes

conceptos de pago:

a) Décimo tercer sueldo;

b) Décimo cuarto sueldo;

c) Viáticos, subsistencias, dietas, horas suplementarias y extraordinarias;

d) El fondo de reserva;

e) Subrogaciones o encargos;

f) Honorarios por capacitación;

g) Remuneración variable por eficiencia;

h) Gastos de residencia; e,

i) Bonificación geográfica.

(LOSEP, 2010) (CODIGO DE TRABAJO, 2015)

Estos conceptos no están incluidos dentro de la remuneración mensual

unificada, monto presupuestado en un período de 12 meses, que tiene derecho

todo servidor y trabajador público los cuales deben estar debidamente

presupuestados por el departamento financiero y respaldada con su debida

certificación de fondos.

1.1.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN FUNCIÓN A LA GESTIÓN

DE NÓMINA.

Dentro de los estatutos orgánicos funcionales por procesos, que son inherentes

de las Instituciones Públicas, existen las actividades departamentales de las




Instituciones que deben de cumplir para alcanzar los resultados deseados,

propuestas por el estado.

Estos Estatutos hacen conocer el proceso a seguir, mas no cuentan con un

manual de procedimientos para cumplir con estos procesos, los cuales por lo

general, se vuelven caóticos por no seguir un ordenamiento adecuado y más bien

resulta deficiente, pues no se llega a cumplir las metas propuestas por la Unidad o

área dentro de sus objetivos departamentales, de ahí surge esta herramienta muy

importante de establecer parámetros claros y precisos para que un proceso pueda

cumplirse de manera satisfactoria y sea eficiente.

Un manual de procedimientos es un documento escrito, controlado y

secuenciado, que incluye el ordenamiento de las actividades de un cargo paso a

paso para reducir los márgenes de errores dentro de un proceso que se lleva a

cabo, y finalmente registrado y autorizado, convirtiéndose en un instructivo

práctico dentro del proceso que se está ejecutando.

1.1.8.1 Diferencias entre procedimientos y procesos.

“Un proceso es el conjunto de elementos que interactúan para transformar

insumos, en bienes o productos terminados.” (TORRES, 1996)

Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y

ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo. (TORRES, 1996)

Podemos establecer una diferencia marcada entre proceso y procedimiento

pero desde el punto de vista administrativo y acogiéndose a lo anterior




referenciado, el proceso es un conjunto de departamentos que intervienen para

obtener un producto, tomando en cuenta, factores como insumos, materiales,

recursos tecnológicos y humanos para ese fin; mientras que el procedimiento es

una orientación en forma de guía con pasos ordenados utilizando métodos o

técnicas casi repetitivas para cumplir una parte del proceso, pero de una manera

eficiente.

Es el caso de la gestión de nómina, la documentación la origina el servidor por

medio de una solicitud o el área de Talento Humano directamente, esta va a

recepción, luego pasa a talento humano, y esta con sus debidas observaciones lo

remite a nómina para realizar el respectivo pago siempre y cuando se ajuste al

procedimiento si no se devolverá.

1.1.8.2 Importancia de un manual de procedimientos en la nómina de pagos.

Dentro del ámbito de los negocios cada vez se descubre más la necesidad e

importancia de tener y usar manuales, sobre todo, manuales de Políticas y

Procedimientos que le permitan a una organización formalizar sus sistemas de

trabajo, y multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su

posición competitiva. (TORRES, 1996)

Los manuales de procedimientos son muy importantes porque permiten el

mejor flujo de la información a procesar, como es el caso en el subsistema de

nómina, donde se reciben documentos importantes habilitantes para la gestión de

pago por cada rubro solicitado por los servidores públicos, motivo de que la

documentación que se maneja es distinta según los rubros a cancelar, así se

optimizan los recursos y se reducen los márgenes de errores.




Porque es una de las mejores herramientas para administrar una organización.

Sirven para transmitir completa y efectivamente la cultura organizacional a todo el

personal de nuevo ingreso y documenta la experiencia acumulada por la

organización a través de los años en beneficio de sí mismo. (TORRES, 1996)

Los manuales de procedimientos ayudan principalmente cuando un servidor

cesa sus funciones o deja momentáneamente su puesto por cualquier motivo,

quien llega a reemplazarlo tendrá una guía elemental, de las funciones a realizar

en esa área operativa, teniendo un apoyo sobre qué acciones debe de seguir para

ejecutar bien sus actividades.

1.1.8.3 Objetivo de un manual de procedimientos en la nómina de pagos.

“Los manuales son unas de las mejores herramientas administrativas por que

le permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización

es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una

organización dándole estabilidad y solidez.” (TORRES, 1996)

Optimiza el tiempo y regulariza el avance en cuanto a la gestión se refiere,

pues con lineamientos bien estructurados cualquier miembro del equipo podrá

reemplazar en caso de que exista una vacante momentánea o total al cargo, es

decir con un manual el nuevo gestor de nómina o quien lo reemplazare podrá

asimilar y familiarizarse con la operatividad del puesto, con lo que da continuidad

al proceso, y evitar faltas o errores, lo cual obstaculizaría esta gestión.




“La elaboración de manuales de políticas y procedimientos implica en primer

lugar definir las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que

conforman la organización, incluso, en algunos casos lo primero que hay que

hacer es definir las áreas, agrupando o separando funciones según sea lo más

conveniente , para hacer frente al mercado y cumplir con su misión.” (TORRES,

1996)

El resultado de obtener un manual de procedimientos será la obtención de un

proceso en el cual se pueda identificar las funciones o actividades de cada área o

departamento involucrados en el proceso de pagos de sueldos, y cada una de estas

posea su propio manual obteniendo una gestión operativa limpia y de calidad, sin

retrasos en su ejecución, para no originar inconformidades, específicamente con

los pagos a los servidores, y demás beneficios que por ley les corresponde, de esta

manera cumplir con la misión de este departamento y de la institución.

1.2 MARCO LEGAL.

1.2.1 PROCESO DE LA NÓMINA DE PAGO EN EL SECTOR PÚBLICO.

La nómina o rol de pagos, está conformada por el conjunto de servidores y

trabajadores públicos, que permite de una manera ordenada y posterior registrada

a nivel informático gubernamental bajo el sistema de Remuneraciones de

presupuesto y nómina Spryn, realizar el pago de sus sueldos o salarios, al mismo

tiempo proporciona la información contable, presupuestaria y estadística, para la

institución como para las entidades encargadas de regularizar las relaciones

laborales de estas instituciones gubernamentales, como los son la Contraloría

General del Estado y el Ministerio de Trabajo.




La nómina, se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato

de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración; y, de los

lineamentos legales de los regímenes a los cuales están sujetos los servidores y

trabajadores públicos, para ello debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el

cual se debe tomar en cuenta básicamente, los sueldos o remuneraciones

unificadas, beneficios sociales, deducciones, y todo pago o registro relacionado a

la acreditación o débito del empleado.

Los períodos para proceder a la liquidar la nómina pueden ser mensual o

quincenalmente según lo dispuesto por quien ejerza el cargo de Autoridad

Nominadora en la Institución, en el caso del Hospital Universitario, este realiza

sus pagos a sus trabajadores en forma mensual, en las cuentas bancarias de los

servidores y trabajadores.

1.2.2 REMUNERACIONES BAJO MODALIDAD DE CONTRATOS

OCASIONALES Y NOMBRAMIENTOS EN EL SECTOR PÚBLICO.

1.2.2.1 Remuneración Mensual Unificada.

La Remuneración mensual unificada es el sueldo que se cancela al trabajador o

servidor público equivalente al grado o escala al cual éste pertenece, como está en

la tabla de la tabla 1.2 página 11, donde indica las escalas y grados del servidor.

Las RMU, son el resultado de dividir para doce meses que tiene el año, es decir

el total de la suma de los ingresos, no se consideran los beneficios sociales u otros

ingresos complementarios como lo indica el Art. 96 como parte de RMU.

(LOSEP, 2010).




Estas remuneraciones son establecidas y determinadas por el Ministerio de

Trabajo en conjunto con el Ministerio de Finanzas, y serán canceladas desde el

primer día hábil del próximo mes como honorarios, exceptuando el caso de que el

ingreso haya sido el primer día hábil del mismo mes, como lo plantea la ley en su

Art. 107; y el Art. 104, el cual indica que estas remuneraciones serán justas en

función a las responsabilidades por las actividades a realizar dentro de la

institución, es decir “trabajo de igual valor corresponde a igual remuneración”.

(LOSEP, 2010)

Todo esto siempre y cuando exista la disponibilidad presupuestaria para el

efecto de contratación o de nombramiento, como lo indica el Art. 105 (LOSEP,

2010).

1.2.2.2 Ingresos complementarios.

De los ingresos complementarios que están dentro del Régimen de la LOSEP

los cuales son cancelados en contabilidad y su reglamento se encuentran:

1.2.2.2.1 Viáticos, Art.260.-

Estipendio para gastos de alojamiento y alimentación fuera de domicilio habitual.

(LOSEP, 2010)

1.2.2.2.2 Subsistencias, Art. 261.-

Cubrir gastos de alimentación, superior a 6 horas. (LOSEP, 2010)

1.2.2.2.3 Movilización, Art. 262.-




Pago por movilización. (LOSEP, 2010)

1.2.2.6 Partida de Gastos de Personal, Art. 108 L.-

Cuando no hay fondos en la partida específica, durante una fracción del mes,

se paga en forma de honorarios. (LOSEP, 2010)

1.2.2.7 Fondos de Reserva, Art. 99 L y 269 R.-

A partir del segundo año de contrato recibirán anualmente una remuneración

mensual unificada conforme a las normas de la seguridad social. Si cesa funciones

e ingresa 1er día laborable a otra institución (Art.3 L) no pierde derecho de

antigüedad para cálculo, provisión y pago de fondos de reserva. (LOSEP, 2010)

1.2.2.8 Remuneración Variable por Eficiencia, Arts. 112 L – 272 R.-

Ingreso complementario a la remuneración mensual unificada, derivado de la

productividad y del rendimiento en el desempeño del puesto. (LOSEP, 2010)

1.2.2.9 Bonificación Geográfica, Art. 113 L.-

Por circunstancias geográficas de difícil acceso a sus lugares de trabajo, en

aplicación norma técnica del MRL previo dictamen favorable del Ministerio de

Finanzas. (LOSEP, 2010)




1.2.2.10 Viático por Gastos de Residencia, Art. 124 L 274- 275 R.-

Trasladarse de su lugar habitual a otra ciudad fuera de la provincia, para cubrir

gastos de vivienda. 3 SBU por mes. Norma T. MRL. Servidor acreditar mediante

declaración juramentada, UATH hará seguimiento. Falsedad acciones

administrativas, procesos civiles o penales, sin perjuicio de destitución. (LOSEP,

2010)

1.2.2.11 Horas Suplementarias, Art. 114 L y 267 R.

Se considerarán las horas suplementarias en las cuales el servidor labore en

forma justificada, fuera de su jornada legal de trabajo, hasta por cuatro horas

después de la misma, y por un total máximo de sesenta horas al mes. Si dentro

de su contrato está laborar sábados y Domingos se las considerarán como jornada

legal pero será pagado con recargo de 25% (LOSEP, 2010)

1.2.2.12 Horas extraordinarias, Art. 114 L y 268 R.

Se considera horas extraordinarias, las cuales en que el servidor labore

justificadamente fuera de su jornada legal de trabajo, siempre y cuando sea a

partir de las 24h00 hasta las 06h00 en los días hábiles laborables; y, durante los

días feriados y de descanso obligatorio; hasta por un total máximo de sesenta

horas al mes.




No podrán excederse las horas suplementarias y extraordinarias más de 60

horas en el mes y serán canceladas con un recargo equivalente al 25 y 60 por

ciento de la remuneración mensual unificada del servidor o trabajador público.

Para el cálculo de dichas horas se tomará como base la remuneración que

perciba el servidor o trabajador público que corresponda a la hora de trabajo

diurno y estas se cancelarán con plena autorización de la Autoridad Nominadora

siempre y cuando exista el debido presupuesto para ejecutarlo.

El trabajo que se desarrollare en sábados, domingos o días de descanso

obligatorio, será pagado con el 100% de recargo y el trabajo en estos días forman

parte de la jornada ordinaria de trabajo de cinco días semanales será pagado con

un recargo del 25%. (LOSEP, 2010)

1.2.2.13 Deducciones.

Las deducciones son los rubros que se descuentan a los servidores y

trabajadores públicos por conceptos de:

1.2.2.13.1 Aporte Personal.

Las aportaciones personales, son deducciones de la remuneración básica

unificada, esta tiene un porcentaje del 11.35%, tasa de aportación fijada para el

sector público cuyo beneficio social le permitirá satisfacer sus necesidades futuras

como jubilado y afiliado, así mismo como otros beneficios adicionales tales como

préstamos quirografarios e hipotecarios.




1.2.2.13.2 Préstamos Quirografarios.

Los préstamos quirografarios son efectuados por el servidor por medio de la

página web del IESS, mediante la clave que le otorga la misma institución al

servidor o trabajador. Esta información es enviada digitalmente a la página del

empleador, donde detalla los valores que se deben de descontar al servidor o

trabajador, según el préstamo que realizó.

1.2.2.13.3 Préstamos Hipotecarios.

Estos beneficios son deducidos de la remuneración del servidor o trabajador,

del préstamo al IESS, para efectuar y realizar la compra de un bien Inmueble,

terreno, o adecuaciones, específicamente relativo a vivienda; el procedimiento de

envío de la información por parte del IESS es igual a la de los préstamos

quirografarios, se envía la información digital los veinte de cada mes y se procede

con el descuento de los valores correspondientes.

1.2.2.13.4 Anticipos de Remuneración.

Son valores que se descuentan por conceptos de adelantos de sueldos, en la

parte de la LOSEP, el servidor puede solicitar anticipo hasta tres remuneraciones

unificadas con base a su sueldo y serán descontadas hasta finalizar el año fiscal,

así como lo menciona el Acuerdo No. 00054 en su Art. 1.1. De la Expedición de

reglamento para la concesión de Anticipos.




1.2.2.13.5 Retención Judicial.

Las retenciones judiciales son documentos emitidos por los juzgados por casos

especiales en que los servidores y trabajadores públicos, están en un proceso legal,

y por el cual se traduce en pagos sus multas para cumplir con la sentencia

acaecida mediante débito a su sueldo y el cual figura en su rol de pagos,

usualmente son procesos por manutención infantil.

1.2.2.13.6 Otros.

Existen otros rubros que también se descuentan estos pueden ser por sanciones,

beneficiarios a terceros u otros rubros, conceptos que han sido analizados por el

área de Talento Humano y autorizados por la Autoridad Nominadora.

1.2.3 REMUNERACIONES BAJO MODALIDAD DE CÓDIGO DE

TRABAJO EN EL SECTOR PÚBLICO.

1.2.3.1 Remuneración Mensual Unificada.

Los sueldos de los trabajadores en el sector público está conformado por el

salario básico, el cual es de $364,00; sin embargo, existe una tabla donde señala

los techos máximos de remuneración salarial para los trabajadores u obreros del

sector público, ver en la tabla 1.12 página 20, los cuales son negociables de

acuerdo a la naturaleza de sus funciones.




El trabajador u obrero habiendo pasado los 90 días de prueba remunerados

seguirá en goce de su sueldo por un período máximo de 2 años como fijo y

posterior pasará a ser indefinido, aunque actualmente, la asamblea está analizando

aprobar una reforma a la lay de Código de Trabajo en el cual, los trabajadores

pasen después del período de 90 días de prueba a ser indefinidos, sin pasar dos

años bajo contratación fija.

Para cumplir con lo mencionado en el párrafo anterior, se debe tener la

certificación presupuestaria para la contratación posterior el ingreso del

colaborador a la nómina.

1.2.3.2 Beneficios Sociales.

Los beneficios sociales son todos los ingresos adicionales del cual el trabajador

bajo este régimen tiene derecho, estos son:

1.2.3.2.1 Fondos de Reserva, Art. 196.-

Todo trabajador que preste servicios por más de un año tiene derecho a que el

empleador le abone una suma equivalente a un mes de sueldo o salario por cada

año completo posterior al primero de sus servicios. Estas sumas constituirán su

fondo de reserva o trabajo capitalizado. (CODIGO DE TRABAJO, 2015)

1.2.3.2.2 Horas Suplementarias.




Remuneración por horas suplementarias y extraordinarias.- Por convenio

escrito entre las partes, la jornada de trabajo podrá exceder del límite fijado en los

artículos 47 y 49 de este Código, siempre que se proceda con autorización del

inspector de trabajo y se observen las siguientes prescripciones:

1. Las horas suplementarias no podrán exceder de cuatro en un día, ni de doce

en la semana;

2. Si tuvieren lugar durante el día o hasta las 24H00, el empleador pagará la

remuneración correspondiente a cada una de las horas suplementarias con más un

cincuenta por ciento de recargo. Si dichas horas estuvieren comprendidas entre las

24H00 y las 06H00, el trabajador tendrá derecho a un ciento por ciento de

recargo. Para calcularlo se tomará como base la remuneración que corresponda a

la hora de trabajo diurno;

3. En el trabajo a destajo se tomarán en cuenta para el recargo de la

remuneración las unidades de obra ejecutadas durante las horas excedentes de las

ocho obligatorias; en tal caso, se aumentará la remuneración correspondiente a

cada unidad en un cincuenta por ciento o en un ciento por ciento, respectivamente,

de acuerdo con la regla anterior. Para calcular este recargo, se tomará como base

el valor de la unidad de la obra realizada durante el trabajo diurno; y,

4. El trabajo que se ejecutare el sábado o el domingo deberá ser pagado con el

ciento por ciento de recargo

1.2.3.2.3 Horas extraordinarias.

Se considera horas extraordinarias, las cuales en que el servidor labore

justificadamente fuera de su jornada legal de trabajo, siempre y cuando sea a

partir de las 24h00 hasta las 06h00 en los días hábiles laborables; y,




Durante los días feriados y de descanso obligatorio sábados y Domingos; hasta

por un total máximo de sesenta horas al mes, los cuales serán cancelados el cien

por ciento de recargo.

Para el cálculo de dichas horas se tomará como base la remuneración que

perciba el servidor o trabajador público que corresponda a la hora de trabajo

diurno y estas se cancelarán con plena autorización de la Autoridad Nominadora

siempre y cuando exista es debido presupuesto para ejecutarlo.

1.2.3.2.4 Beneficios de los Contratos Colectivos por convenio con empleadores.

En algunas Instituciones Públicas como es el caso del Hospital Universitario,

existen convenios firmados con los líderes y grupos de empleados que conforman

sindicato de trabajadores a los cuales se los denomina contratos colectivos.

Para poder acceder a los beneficios pactados en estos convenios totalmente

legalizados la institución está obligada a cumplir con el pago de los beneficios

sociales que han convenido ante las entidades reguladoras de trabajo.

Dentro de los rubros que se cancelan a quienes laboran bajo esta modalidad, se

encuentran respaldadas en el código de trabajo inclusive y son las siguientes:

a) Subsidio Familiar.

b) Alimentación.

c) Vestimenta de trabajo o uniforme.

d) Subsidio por Antigüedad.




e) Bonificación por años de servicio.

f) Viáticos y subsistencias

1.2.3.3 Deducciones.

Las deducciones son los rubros que se descuentan a los servidores y

trabajadores públicos por conceptos de:

1.2.3.3.1 Aporte Personal.

Las aportaciones personales, son deducciones de la remuneración básica

unificada, esta tiene un porcentaje del 9.45%, tasa de aportación fijada para el

sector público cuyo beneficio social le permitirá satisfacer sus necesidades futuras

como jubilado y afiliado, así mismo como otros beneficios adicionales tales como

préstamos quirografarios e hipotecarios.

1.2.3.3.2 Préstamos Quirografarios.

Los préstamos quirografarios son efectuados por el servidor por medio de la

página web del IESS, mediante la clave que le otorga la misma institución al

servidor o trabajador. Esta información es enviada digitalmente a la página del

empleador, donde detalla los valores que se deben de descontar al servidor o

trabajador, según el préstamo que realizó.




1.2.3.3.3 Préstamos Hipotecarios.

Estos beneficios son deducidos de la remuneración del servidor o trabajador, a

favor del IESS, relativo a vivienda; el procedimiento de envío de la información

es por parte del IESS, igual al de los préstamos quirografarios, envían la

información digital los veinte de cada mes y se procede con el descuento

respectivo.

1.2.3.3.4 Anticipos de Remuneración.

Son valores que se descuentan por conceptos de adelantos de sueldos, en la

parte de la LOSEP, el servidor puede solicitar anticipo hasta tres remuneraciones

con base a su sueldo y serán descontadas hasta finalizar el año fiscal, así como lo

menciona el Acuerdo No. 00054 en su Art. 1.1. De la Expedición de reglamento

para la concesión de Anticipos.

1.2.3.3.5 Retención Judicial.

Las retenciones judiciales son documentos emitidos por los juzgados por casos

especiales en que los servidores y trabajadores públicos están en un proceso legal,

y por el cual deben cumplir con la ley, usualmente son procesos por manutención

infantil.

1.2.3.3.6 Otros.




Existen otros rubros que también se descuentan estos pueden ser por

sanciones, beneficiarios a terceros, retenciones judiciales u otros rubros,

conceptos que han sido analizados por el área de Talento Humano y autorizados

por el servidor o trabajador.

1.3 MARCO CONTEXTUAL.

Dentro del marco contextual, se expondrá brevemente el lugar de estudio

donde se realizó la investigación.

1.3.1 HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL.

El Hospital Universitario de Guayaquil, ubicado en la misma ciudad del mismo

nombre es considerado un hospital de 2do Nivel con 70 camas, cuenta con la

infraestructura necesaria para la atención de los ciudadanos, antes pertenecía a la

Coordinación de la salud Zona 8, y ahora posee Autonomía Administrativa

financiera, capaz de manejar sus propios recursos financieros.

1.3.1.1 Misión

Prestar servicios de salud con calidad y calidez en el ámbito de la asistencia

especializada, a través de su cartera de servicios, cumpliendo con la

responsabilidad de promoción, prevención, recuperación, rehabilitación de la

salud integral, docencia e investigación, conforme a las políticas del Ministerio de

Salud Pública y el trabajo en Red, en el marco de la justicia y equidad

social.(HOSPITAL)




1.3.1.2 Visión.

Ser reconocidos por la ciudadanía como hospitales accesibles, que prestan una

atención de calidad que satisface las necesidades y expectativas de la población

bajo principios fundamentales de salud pública y bioética, utilizando la tecnología

y los recursos públicos de forma eficiente y transparente. (HOSPITAL)

Figura 1. Estatuto Orgánico por Procesos del Hospital Universitario de

Guayaquil.

Fuente: Estatuto Orgánico por Procesos del Hospital Universitario de

Guayaquil



CAPÍTULO 2 – ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN. 47

CAPÍTULO 2: DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 TIPOS DE METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.

La Investigación fue realizada en el Hospital Universitario de Guayaquil,

dentro del área de la Gestión Administrativa Financiera, en los niveles de cadena

de valor que posee dentro de sus procesos, en el cual se encuentra la Gestión de

Talento Humano y Gestión Financiera.

Para el efecto se aplicaron cuatro tipos de investigación dentro de su amplia

clasificación de los cuales mencionamos:

2.1.1 INVESTIGACIÓN DE CAMPO.

La investigación fue efectuada en el área de la Unidad de Talento Humano y

Financiera del Hospital Universitario de Guayaquil, utilizando las técnicas de la

observación y entrevista con el fin de obtener los datos necesarios básicos para

conocer a fondo sobre la gestión de nómina y las actividades que el servidor

público o quien ocupa este cargo ejecuta.

2.1.2 INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA.




Para la elaboración de este manual se consideró las teorías del libro de manual

para elaboración de políticas y procedimientos de Martín Torres G (México), en el

cual detalla los diferentes pasos a seguir para la elaboración de manuales

administrativos, dentro de su clasificación como manuales administrativos.

“No documentar la tecnología en una organización equivaldría a que cada

nueva generación de la humanidad empezara de cero…” (TORRES, 1996)

El autor de este libro indica, que no plasmar la información que manejamos

diariamente en un proceso dentro de una organización, cualquiera que esta sea su

naturaleza, sería relativa a que las personas que nacerán en un futuro y que no

sepan de la historia y evolución de la misma a la que pertenecen y más

desconociendo sus avances.

En el libro mencionado recalca la importancia de los manuales de políticas y

procedimientos pues conjuga una serie de pasos prácticos para su realización y

explica cuan beneficioso y útil es manejar esta herramienta.

También se exponen las argumentaciones legales de los artículos en los cuales

los servidores y trabajadores están regidos para efectos de su rol de dependencia

con el Hospital Universitario, es decir quienes pertenecen a la modalidad de

código de trabajo y LOSEP.

2.1.3 INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA.




Esta metodología aplicada a esta investigación identificó la problemática que

existe en el área de nómina, es decir existe un estatuto de procesos y actividades

de los ejecutores de este rol, mas no un documento controlado del mismo, lo cual

puede originar en algún momento desorden y obstrucción dentro de este proceso

afectando los resultados que se desean obtener del mismo.

Para el efecto de lo anteriormente mencionado se busca implementar este

manual administrativo dentro de la gestión de nómina del Hospital Universitario,

con el fin de un mejor control además de manejar un proceso limpio bien

ejecutado y direccionado.

2.1.4 INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA.

Con esta metodología aplicada, busca analizar los factores que componen la

gestión de Nómina en el Hospital Universitario de Guayaquil, con el fin de

mejorar una de sus procesos, el mismo que ejecuta un rol muy importante y

complejo dentro de este ámbito y el cual es tema de esta investigación.

2.2 GENERALIDADES.

La Gestión de Talento Humano es la encargada de administrar el personal y

por ello tiene a su cargo velar por el pago de sueldos de los trabajadores y

servidores del Hospital Universitario de Guayaquil, además de otras funciones

inherentes a su misión como Unidad.




El período o tiempo en que se realizó esta información fue de tres días, antes de

ello se elaboró una solicitud mediante oficio dirigido al gerente del Hospital, para

realizar esta investigación obteniendo un la autorización recopilar la información

necesaria para ordenarla y posterior plasmarla en el manual.

Se realizó una encuesta que duró aproximadamente mes y medio, mediante un

cuestionario de once preguntas, enfocadas en conocer la situación del proceso de

la nómina del Hospital Universitario, y posterior realizar el análisis respectivo

para la elaboración del manual de procedimientos.

2.3 RECOPILACIÓN DE DATOS.

En la gestión se interactuó con los actores que intervienen en este proceso,

inicialmente se esperaba sea un analista; sin embargo, son dos analistas quienes

actúan en este proceso o gestión: Analista de nómina 1, Analista de nómina 2 y

el analista en la parte del departamento Financiero.

El gestor de la Unidad de Talento Humano o analista 1 de nómina realiza la

parte de los movimientos del personal, que una vez supervisado por el responsable

de talento humano éste pasará a ser entregado al analista 2 de nómina encargado

de pagos y liquidaciones en la Gestión Financiera a su vez enviará la información

al analista financiero.

De estos dos procesos se enfocará más las actividades de cancelación de rubros

o pagos de haberes mediante la información obtenida de la investigación, que se

detalla a continuación:




COMPENSACIONES A CANCELAR DE NÓMINA

LOSEP: CODIGO DE TRABAJO:

Pagos de RMU Pagos sueldos

Horas extras si se encuentran aprobadas

Décimos tercero y cuarto (cambio por

registro oficial 483)

Décimos 13 ero, 14 tú (cambio por

registro oficial 483) Liquidaciones

Liquidaciones Beneficios decimo primer contrato

colectivo:

Bono de residencia/ geográfico Alimentación,- decima cuarta

Subrogación / encargos : Transporte,- decima tercera

Acción de personal, informe UATH Subsidio Familiar, clausula sexta

Licencia con/ sin remuneración

Bonificación por años de servicio -

clausula decima

Honorarios. Honorarios

Pagos de jubilados. Pagos de jubilados.

DESCUENTOS

LOSEP: CODIGO DE TRABAJO:

Adelantos de sueldos Descuento sindicato- cláusula trigésima

Préstamos quirografarios

Sanciones pecuniarias administrativas

Atrasos art 43 LOSEP.

2.3.1 POBLACIÓN DE TRABAJADORES PÚBLICOS DEL HOSPITAL

UNIVERSITARIO.

Una cifra de 667 colaboradores enrolados en el Hospital Universitario de

Guayaquil, incluidos doctores, especialistas, y personal administrativo que

constan en el distributivo de la nómina de esta entidad (información actualizada

hasta el 5 de mayo de 2015).




Cada uno consta en el distributivo de personal con sus diversas modalidades de

contratación y las remuneraciones mensuales de cada uno relativo a su nivel

técnico, y las actividades más relevantes que ellos realizan

2.3.2 ENCUESTA.

De acuerdo con la investigación exploratoria programada, se realizará una

encuesta para hacer una estimación con base al porcentaje de los servidores que

trabajan en el Hospital, para conocer la opinión de los colaboradores respecto a la

eficiencia y eficacia de la gestión de pagos de sueldos, consideran sería bueno

implementar un manual de procedimientos para mejorar dicho proceso.

2.3.2.1 Muestreo de la encuesta.

Asumiendo un nivel de confianza del 95%, y una proporción esperada del 5% y

el valor proporcional de 667 personas, se considera el tamaño de la muestra

aplicada en la siguiente fórmula.




2.3.2.2 Cálculo de la muestra.

n = 667(0,5*0,5)(1,96*1,96)

(667-1)(0,05*0,05) q (0,5*0,5)(1,96*1,96)

n =

640,59

2,63

n =

244

Aplicando la fórmula de cálculo, el tamaño de la muestra indica como

resultado 244 servidores a encuestar, para poder realizar el análisis de los datos

correspondientes y obtener un diagnóstico situacional sobre el subproceso de la

gestión de nómina.

n

Tamaño de la muestra.

N

Tamaño de la población.

2

Desviación estándar de la población que, generalmente cuando

no se tiene su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.

2

Z

1,96 al cuadrado - nivel de confianza es 96%.

e

Límite aceptable de error muestra 5%.



CAPÍTULO 3 – ANÁLISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS DE LA INVESTIGACIÓN. 54

CAPÍTULO 3: ANÁLISIS DE LOS DATOS

OBTENIDOS DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LA ENCUESTA.

La encuesta se realizó a 244 colaboradores una vez que se obtuvo este cálculo

con base a la fórmula de cálculo de la muestra, de las modalidades comprendidas

dentro de su ámbito contractual, la muestra fue tomada en forma aleatoria de la

población laboral que compone al Hospital Universitario.

Tabla 3.14 Matriz de la encuesta.

Género: Fr. PORCENTAJ

E MASCULINO 91 37% FEMENINO 116 48% VACÍAS 37 15%

TOTAL 244 100%

Edad: ENTRE 18 – 25 48 20% ENTRE 26 – 35 51 21% ENTRE 36 – 45 36 15% ENTRE 46 – 55 47 19% EMTRE 56-65 42 17% VACÍAS 20 8%

TOTAL 244 100%

Modalidad de contrato CONTRATO OCASIONAL 64 26% CÓDIGO DE TRABAJO 56 23% NOMBRAMIENTO 115 47% VACÍAS 9 4%




TOTAL 244 100% 1) ¿Cuáles son los períodos de pago de la nómina? Quincenal 0 0 Mensual 199 82% VACÍAS 45 18%

TOTAL 244 100%

2) ¿Considera que la Institución realiza sus

acreditaciones o pagos de sueldo a tiempo?

SI 181 74% NO

días 1 - 4 39 16% semanas: 1 - 3 18 7%

meses 1 - 2 más de 2 meses

VACÍAS 6 3% TOTAL 244 100

3) ¿Considera que se le acredita los valores

correctos, sobre los rubros que le

corresponden? Ej. Horas extras, subsidios,

sueldos, antigüedad etc.

SI 175 72% NO 65 27% VACÍAS 4 1%

TOTAL 244 100

4) ¿Considera que se le descuentan los valores

correctos, sobre los rubros que le corresponden?

Ej. Aporte al IESS, IMPUESTO A LA RENTA,

anticipos, otros. SI 175 72% NO 65 27% VACÍAS 4 2%

TOTAL 244 100%




5) ¿Cual considera Usted son los inconvenientes

que se le presentan con frecuencia, con respecto a

la nómina? Demora en acreditar sus haberes 33 14% Valores mal calculados 40 16% Ninguna de las anteriores 159 65% VACÍAS 12 5%

TOTAL 244 100

6) ¿Le comunican e informan sobre la forma de

cómo llenar la deducción de gastos anual

proyectados? SI 119 49% NO 98 40% VACÍAS 27 11%

TOTAL 244 100

7) ¿Ha recibido usted los formularios 107 de

relación de dependencia para su declaración del

año fiscal correspondiente (2014)? SI 91 37% NO 118 49% VACÍAS 35 14%

TOTAL 244 100%

8) ¿Ha tenido inconvenientes con los beneficios

que brinda el IESS bajo su rol de dependencia en

la institución donde labora? SI

Mora patronal falta de aviso de entrada 3 1%

Otros VACÍAS 53 22%

NO 188 77% TOTAL 244 100%




9) ¿A presentado por escrito los inconvenientes

en cuanto a su pago o planillas del IESS, al área

de manejo de sueldos o de Talento Humano? SI 3 1% NO 171 70% VACÍAS 170 29%

TOTAL 244 100%

10) ¿Considera usted que el departamento de

nómina debería rediseñar o implementar un

procedimiento para optimizar y mejorar los pagos

de sueldos? SI 115 47% NO 113 46% VACÍAS 16 7%

TOTAL 244 100%

11) ¿Cómo calificaría en forma general el proceso

de nómina de la Institución donde labora? Deficiente 57 23% Regular 59 24% Bueno 54 22% Eficiente 55 23% VACÍAS 19 8%

TOTAL 244 100%

Fuente: Elaborado por Corzo Robles Javier Mauricio.




3.1.1 ANÁLISIS CUALI – CUANTITATIVO DE LA ENCUESTA AL

PERSONAL DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL.

A continuación se elabora y se procede a efectuar el análisis cuali-cuantitativo

de las preguntas de la encuesta que se realizó a los trabajadores y servidores del

Hospital Universitario y resaltar los puntos más importantes de la encuesta.

Cabe mencionar y recalcar sobre la finalidad de esta encuesta, la cual es de

conocer mediante el sondeo y estudio de la misma, la percepción y opinión sobre

la implementación de un manual de procedimientos, además de conocer la gestión

realizada en esta parte de este proceso de nómina del Hospital Universitario de

Guayaquil y de conocer sobre todo el grado de satisfacción ante este proceso.

Mediante esta técnica aplicada, busca medir la satisfacción del elemento

humano del Hospital Universitario con respecto a la gestión que realiza el

departamento de nómina, analizando mediante gráficos los niveles que alcanza

cada subproceso de esta gestión, para poder identificar las posibles falencias y

determinar mejoras, detallando mediante su conclusión analítica los índices con

mayor porcentaje según lo que indican los gráficos.

Para su efecto se deben estructurar las interrogantes y plasmarlas en el

documento de la encuesta, relacionadas a la nómina de pagos, para conocer si es

aconsejable o no diseñar o implementar un manual de procedimientos o rediseñar

sus procedimientos. En el caso del Hospital universitario si se requiere este

manual, motivo de que es una Institución nueva.




3.1.1.1 Marque el género al cual pertenece.

Tabla 3.15 Género del Encuestado.

Opciones Frecuencia Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

MASCULINO 91 37% 37%

FEMENINO 116 48% 85%

VACÍAS 37 15% 100%

TOTAL 244 100%


Gráfico 3.1 Género del Encuestado.


Observamos en el gráfico que la mayor población laboral dentro del Hospital

Universitario es del 48% perteneciente al género Femenino, como mayor índice

de fuerza de producción dentro del hospital; el 37% está representado por el

género masculino, el cual representa a esta fuerza de producción en el Hospital

Universitario.

37%

48%

15%

MASCULINO FEMENINO VACÍAS




3.1.1.2 Edad del encuestado.

Tabla 3.16 Edad del encuestado.

Opciones frecuencia Porcentaje Porcentaje

Acumulado

ENTRE 18 – 25 48 20% 20%

ENTRE 26 – 35 51 21% 41%

ENTRE 36 – 45 36 15% 56%

ENTRE 46 – 55 47 19% 75%

EMTRE 56-65 42 17% 92%

VACÍAS 20 8% 100%

TOTAL 244 100%


Gráfico 3.2 Edad del encuestado.


El rango de edad superior está entre los 18 a 25 años, el cual ocupa el 20%,

dentro de la fuerza de producción; el 21% de la fuerza de producción está dentro

del rango de edades entre 26 a 35 años; concluimos que la población laboral

dentro del Hospital es relativamente joven y adulta.

20%

21%

15%

19%

17%

8%

ENTRE 18 - 25 ENTRE 26 - 35 ENTRE 36 - 45 ENTRE 46 - 55 EMTRE 56-65 VACÍAS




3.1.1.3 ¿Qué tipo de modalidad de contrato pertenece?

Tabla 3.17 Modalidad de contrato del encuestado.

Opciones Frecuencia. Porcentaje Porcentaje

Acumulado

CONTRATO OCASIONAL 64 26% 26%

CÓDIGO DE TRABAJO 56 23% 49%

NOMBRAMIENTO 115 47% 96%

VACÍAS 9 4% 100%

TOTAL 244 100%


Gráfico 3.3 Modalidad de Contrato del encuestado.


El 47% de la población laboral en el Hospital Universitario se refiere al

personal que labora bajo nombramientos permanentes o provisionales; el 26% de

los mismos pertenecen a los colaboradores que están sujetos bajo la modalidad de

contratos ocasionales.

26%

23%

47%

4%

CONTRATO OCASIONAL CÓDIGO DE TRABAJO NOMBRAMIENTO VACÍAS




3.1.1.4 ¿Cuáles son los períodos del pago de la nómina?

Tabla 3.18 Períodos de pago de nómina

Opciones

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje Acumulado

Quincenal

0

0

0

Mensual

199

82%

82%

VACÍAS

45

18%

100%

TOTAL

244

100%


Gráfico 3.4 Períodos de pago de la Nómina


El Hospital Universitario, obviamente realiza sus pagos mensualmente, el

gráfico muestra el 82% que es mensual y el 18% no contestaron; en conclusión

según la limitante de las opciones se atribuye y asevera que los pagos son

mensuales, según indica el gráfico.

0%

82%

18%

Quincenal Mensual VACÍAS




3.1.1.5 ¿Considera que la Institución realiza sus acreditaciones o pagos de

sueldo a tiempo?

Tabla 3.19 Acreditaciones o pagos de sueldo a tiempo.

Opciones

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI

181

74%

74%

NO: 1 - 4 días

39

16%

90%

1 - 3 semanas

18

7%

97%

VACÍAS

6

3%

100%

TOTAL

244

100


Gráfico 3.5 Acreditaciones o pagos de sueldo a tiempo.


El gráfico indica que el 74% considera que si se realizan los pagos de los

diferentes rubros a tiempo; el 23% del personal considera que no se realizan los

pagos a tiempo, por ello se requiere mejorar y minimizar esta cantidad porcentual

que se encuentra inconforme con la acreditación de sus haberes y es donde se

espera que el uso del manual de procedimientos aminore este porcentaje.

74%

16%

7%3%

SI NO: 1 - 4 días 1 - 3 semanas VACÍAS




3.1.1.6 ¿Considera que se le acredita los valores correctos, sobre los rubros

que le corresponden? Ej. Horas extras, subsidios, sueldos antigüedad etc.

Tabla 3.20 Acreditación de rubros etc.

Opciones Frecuencia Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI 192 79% 79%

NO 43 18% 96%

VACÍAS 9 4% 100%

TOTAL 244 100


Gráfico 3.6 Acreditación de rubros.

Fuente: Elaborado por Corzo Robles Javier Mauricio

El 79% indica que las acreditaciones a los servidores de la nómina son

correctas en cuanto a horas extras, subsidios, sueldos, antigüedad etc.; el 17% de

los servidores y trabajadores públicos, indican que existen errores en el pago de

sus haberes, por lo que se debe de corregir esta parte muy pequeña pero

significativa.

79%

17%

4%

SI NO VACÍAS




3.1.1.7 ¿Considera que se le descuentan los valores correctos, sobre los

rubros que le corresponden? Ej. Aporte al IESS, IMPUESTO A LA RENTA,

anticipos, otros.

Tabla 3.21 Descuento de rubros.

Opciones Frecuencia Porcentaje Porcentaje

Acumulado

SI 175 72% 79%

NO 65 27% 96%

VACÍAS 4 1% 100%

TOTAL 244 100


Gráfico 3.7 Descuento de rubros.


El gráfico indica que el 72% considera que si se realizan las deducciones

correctas de los diferentes rubros a descontar; el 27% del personal considera que

no se realizan los descuentos correctamente, por ello se requiere mejorar y

minimizar esta cantidad porcentual que se encuentra inconforme con la

acreditación de sus haberes y es donde se espera que el uso del manual de

procedimientos aminore este porcentaje.

72%

27%

1%SI NO VACÍAS




3.1.1.8 ¿Cual considera Usted son los inconvenientes que se le presentan con

frecuencia, con respecto a la nómina?

Tabla 3.22 Inconvenientes que se le presentan con frecuencia, con respecto

a la nómina.

Opciones Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

Demora en acreditar sus

haberes 33

14%

14%

Valores mal calculados 40

16%

30%

Ninguna de las anteriores 159

65%

95%

VACÍAS 12

5%

100%

TOTAL 244

100


Gráfico 3.8 Inconvenientes que se le presentan con frecuencia, con

respecto a la nómina.


El gráfico indica que el 65% considera que no han tenido inconvenientes con

respecto a sus pagos; el 16% y 14% suman 30% cerca del 27% que presentan

inconvenientes recalcando que de todas formas existe un margen de error que

debe ser considerado a mejorar.

14%

16%

65%

5%Demora en acreditar sus haberes Valores mal calculados




3.1.1.9 ¿Le comunican e informan sobre la forma de cómo llenar la

deducción de gastos anual proyectados?

Tabla 3.23 Forma de cómo llenar la deducción de proyección de gastos.

Opciones Fr.

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI 119

49%

49%

NO 98

40%

89%

VACÍAS 27

11%

100%

TOTAL 244

100


Gráfico 3.9 Forma de cómo llenar la deducción de proyección de gastos.


El gráfico indica que el 49% de la población posee sí está informada sobre

cómo llenar el formulario; el 40% del personal considera que existe

desconocimiento de cómo llenar su formulario de deducciones anuales, porcentaje

del cual se puede disminuir presentándolo en el manual y luego difundirlo al

personal.

49%

40%

11%

SI NO VACÍAS




3.1.1.10 ¿Ha recibido usted los formularios 107 de relación de dependencia

para su declaración del año fiscal correspondiente (2014)?

Tabla 3.24 Recepción de formulario 107 al servidor para declaración

fiscal.


Gráfico 3.10 Recepción de formulario 107 al servidor para declaración

fiscal.


El gráfico indica que el 49% de la población no ha recibido su formulario 107

para declaración de impuestos, en todo caso esto muestra que hay que fortalecer

esta parte del proceso para los servidores y trabajadores públicos; el 37% del

personal indica que si reciben su formulario para efectos de su declaración de

gastos.

37%

49%

14%

SI NO VACÍAS

Opciones Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI 91

37%

37%

NO 118

48%

86%

VACÍAS 35

14%

100%

TOTAL 244

100%




3.1.1.11 ¿Ha tenido inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS bajo

su rol de dependencia en la institución donde labora?

Tabla 3.25 Inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS.

Opciones

Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado SI

Mora patronal

falta de aviso de

entrada

3

1%

1%

Otros

VACÍAS

53

22%

23%

NO

188

77%

100%

TOTAL

244

100%


Gráfico 3.11 Inconvenientes con los beneficios que brinda el IESS.


El gráfico indica que el 77% de la población no ha habido inconvenientes con

los beneficios sociales que brinda el IESS, con respecto a los afiliados en relación

de dependencia con el Hospital Universitario; el 1% de la encuesta indica que si

ha tenido algún inconveniente específicamente en la falta de aviso de entrada,

tema que dentro del proceso de ingreso de personal hay que considerar, pues

afecta a la Institución y al presupuesto por posibles sanciones por parte de esta

Institución.

1%

22%

77%

SI Mora patronal falta de aviso de entrada Otros VACÍAS NO




3.1.1.12 ¿Ha presentado por escrito los inconvenientes en cuanto a su pago o

planillas del IESS, al área de manejo de sueldos o de Talento Humano?

Tabla 3.26 Comunicado por escrito sobre los inconvenientes en cuanto a su

pago a la UATH.

Opciones Frecuencia

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI 3

1%

1%

NO 171

70%

71%

VACÍAS 70

29%

100%

TOTAL 244

100%


Gráfico 3.12 Comunicado por escrito sobre los inconvenientes en cuanto a

su pago a la UATH.


El gráfico indica que el 70% de la población considera que no ha sido

necesario comunicar al departamento de Talento Humano puesto que no ha tenido

inconvenientes; el 1% de la encuesta indica que si ha comunicado al departamento

su inconvenientes respecto al tema.

1%

70%

29%

SI NO VACÍAS




3.1.1.13 ¿Considera usted que el departamento de nómina debería rediseñar

o implementar un procedimiento para optimizar y mejorar los pagos de

sueldos?

Tabla 3.27 Implementación de un procedimiento en base de un manual de

procedimientos.

Opciones Fr.

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

SI 115

47%

47%

NO 113

46%

93%

VACÍAS 16

7%

100%

TOTAL 244

100%


Gráfico 3.13 Implementación de un procedimiento en base de un manual.


El gráfico indica que el 47% de la población considera que si sería necesario

realizar una implementación de procedimientos para mejorar este proceso; el 46%

de la población laboral del Hospital revela que no es necesaria la implementación

de procedimientos en este proceso, asumiendo que están conformes con el mismo.

47%

46%

7%

SI NO VACÍAS




3.1.1.14 ¿Cómo calificaría en forma general el proceso de nómina de la

Institución donde labora?

Tabla 3.28 Calificación sobre el proceso de nómina del Hospital

Universitario.

Opciones Fr.

Porcentaje

Porcentaje

Acumulado

Deficiente 57

23%

23%

Regular 59

24%

47%

Bueno 54

22%

69%

Eficiente 55

23%

92%

VACÍAS 19

8%

100%

TOTAL 244

100%


Gráfico 3.14 Calificación sobre el proceso de nómina del Hospital

Universitario.


El gráfico indica que el 24% de la población considera que el proceso es

regular ni bueno ni malo, pero el 23% indica que es eficiente y otro grupo del 23%

es deficiente mientras el 22% lo califica de bueno; como conclusión podemos

indicar que el proceso es regular con una buena tendencia; sin embargo, se

necesita mejorar esta parte si bien es cierto es eficaz pero se busca obtener un

proceso eficiente que se puede mejorar con un manual administrativo.

23%

24%22%

23%

8%

Deficiente Regular Bueno Eficiente VACÍAS

ESTUDIO Y PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UNA EFICIENTE GESTIÓN DE NÓMINA, EN EL HOSPITAL

UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL, AÑO 2015.


3.2 DIAGRAMA DE ISHIKAWA.

Mediante el Diagrama de Ishikawa presentaremos en su forma, las causas y efectos de no poseer un manual administrativo dentro

de este proceso que es la nómina, identificar sus debilidades y poder realizar los correctivos para mejorar.

Gráfico 3.1515 Diagrama de Ishikawa.





3.3 DIAGRAMA DE PARETO.

En la siguiente tabla según la recopilación de datos se ha identificado los factores que generalmente se presentan y que son los

causales de que la nómina tenga un retraso en su ejecución, utilizando la técnica de diagrama de Pareto, se demuestra lo siguiente:

Tabla 3.29 Causas de retrasos en la Nómina de Pagos.


No. CAUSAS DE RETRASOS EN LA NÓMINA DE PAGOS EVENTOS FRECUENCIA ACUMULADA PORCENTAJE 80-20

1 Desconocimiento de los procedimientos a realizar para el pago de sueldos y otros rubros30 30 16% 80%

2 Desconocimiento de la documentación requerida para ejecutar el proceso de pagos. 29 59 32% 80%

3 Desconocimiento en el direccionamiento de la documentación ejecutada 25 84 45% 80%

4 Falta de sumilla de autoridad nominadora y responsables de áreas 20 104 56% 80%

5 Entrega de documentación a destiempo 17 121 65% 80%

6 Documentación retenida. 16 137 74% 80%

7 Cálculos mal realizados para efectos de pago 16 153 83% 80%

8 Desconocimiento de las herramientas y sistemas informáticos 10 163 88% 80%

9 Falla de equipo tecnológico 9 172 93% 80%

10 Falla de la conexión de red 5 177 96% 80%11 Retraso en la entrega de los roles 5 182 98% 80%

12 Falta de presupuesto no asignado en las partidas de gastos corrientes 3 185 100% 80%

TOTAL 185

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO SOBRE DEFICIENCIAS DE NÓMINA, REPRESENTADO EN DIAGRAMA DE PARETO




3.3.1 GRÁFICO DE DIAGRAMA DE PARETO.

Gráfico 3.16 Causas principales de retrasos en la Nómina.


3.3.1.1 Interpretación de Gráfico de Diagrama de Pareto.

Mediante el presente gráfico, observamos que los principales inconvenientes que suelen presentarse en un mayor porcentaje,

específicamente dentro del 29% se encuentran el desconocimiento de los procedimientos al realizar los pagos y diferentes rubros; y,

el desconocimiento sobre la documentación requerida para el proceso o documentación retenida, por cuanto con un manual se

facilitaría el flujo de la documentación ahorrando tiempo en la ejecución de pagos.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

020406080

100120140160180200

EVENTOS

PORCENTAJE

80-20



CAPÍTULO 4–PROPUESTA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE NÓMINA EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE

GUAYAQUIL 76

CAPITULO 4: PROPUESTA DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE

NÓMINA EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE

GUAYAQUIL

4.1 TEMA DE LA PROPUESTA.

Lo que se desea realizar es una propuesta para implementar en el Hospital

Universitario de Guayaquil un manual de procedimientos que sirva de guía para el

nuevo personal o su reemplazo, quienes cumplan el rol de ejecución de procesos

dentro de las actividades de compensación salarial en esta Institución Pública de

la salud, en la parte de la compensación de pagos.

4.2 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Es importante señalar que mediante los manuales de procedimientos se maneja

un buen sistema de calidad y mejoramiento constante de la eficiencia y la eficacia

de las actividades, poniendo de manifiesto que no bastan únicamente las normas,

sino, que además, es necesario el cambio de actitud en el conjunto de los

trabajadores, en materia no solo de hacer las cosas bien, sino dentro de las

prácticas definidas en la organización.




GUAYAQUIL 77

El manual de procedimientos, es una herramienta que permitirá al Hospital,

integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la

administración de pagos, y mejorar como se mencionó en el párrafo anterior la

calidad del servicio, de esta manera buscar alternativas que mejoren la

satisfacción del cliente interno y a la vez externo.

4.3 OBJETIVOS DEL MANUAL.

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna

gestión de pagos de sueldos y rubros mas deducciones a favor de los trabajadores

públicos, de ambos regímenes de esta manera cumplir con las metas que establece

el gobierno dentro del Orgánico Funcional por Procesos dentro del nivel de apoyo

del cual pertenece y cumplir en forma general con las metas del área de la salud.

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al

personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el área de

nómina ahorrando costos de capacitación haciendo que el personal nuevo se

adapte rápidamente al cargo y a las actividades a realizar, para dar continuidad al

proceso evitando que este se retrase.

Facilitar la supervisión del trabajo por medio de la normalización de las

actividades inclusive evitando la duplicidad de funciones y pasos innecesarios

dentro de los procesos.

Facilitar la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control

interno y la vigilancia de la misma.




GUAYAQUIL 78

Reducir los márgenes de errores en cuanto al proceso de nómina de pagos,

optimizando el proceso obteniendo mejores resultados y más eficientes.

Obtener un manual administrativo versátil, que sirva de instrumento útil para

facilitar la gestión de ésta área tan compleja como lo es la nómina de pagos, y por

ello actualizarla de acorde a las nuevas leyes, normativas y reformas que el

Gobierno realiza para mejorar la calidad del servicio al cliente interno y el usuario

interno.

4.4 FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA.

El manual de procedimientos de nómina dentro del Hospital Universitario es

considerado un producto, resultado de la recopilación de la información, estudio y

análisis existente dentro de las actividades de los analistas que se desempeñan en

esta área y tienen relación de dependencia en esta entidad; y, del cual se espera

mejorar dichos procesos, realizándolos de una forma más ordenada y organizada.

El desarrollo de un manual administrativo, en este caso el de nómina, se

fundamenta de la necesidad en que el Hospital Universitario es una entidad

Gubernamental nueva, con Autonomía Financiera Descentralizada, por tal motivo

requerirá de instructivos y documentación de procedimientos ordenados que

permitan sus objetivos.

Ante esta situación es fundamental diseñar, estructurar y aplicar un

procedimiento representado en un manual, el cual reduce errores, y ahorra costos

en capacitación del nuevo personal que ingresa a ocupar este cargo.



CAPÍTULO 4–PROPUESTA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE NÓMINA EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL 79

4.5 ANÁLISIS FODA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE NÓMINA.

Mediante el presente cuadro realizamos la técnica del FODA, con la descripción dentro de los factores que la representan para

proceder a relacionarlos e identificar sus prioridades.

Tabla 4.1 Análisis FODA del manual de procedimientos de nómina.


FORTALEZAS OPORTUNIDADES

* Compromiso del responsable del área. * Capacitaciones de actualización del sistema Spryn o sistema informático de

* Existe un orgánico funcional por procesos. remuneraciones, dictados por el ministerio de Finanzas.

* El perfil de la gestión de nómina es calificado para el puesto. * Cambio de manera positiva en la realización de la nómina.

* Software Gubernamental Spryn establecido.

* Realización de nuevas estrategias para mejorar el proceso.

* Implementar manuales sobre la gestión para mejor control de los procesos.

* Reducción en márgenes de errores y de capacitación específicamente.

* Mejoramiento y versatilidad en la continuidad del proceso.

DEBILIDADES AMENAZAS

* Existen fallas en el proceso. * Restricciones o nuevos mandatos del Gobierno.

* No contar con un manual de procedimientos para el proceso * No tener contingencias ante la caída del sistema, lo cual retrasa el proceso

* El sistema de pagos es variable y cambia y requiere de capacitación * Cambio o actualización de las leyes respecto a los salarios y remuneraciones en

* Capacitación y adaptación del nuevo gestor de nómina al puesto. el sector púbico y el privado.

* Existen fallas en el proceso que se pueden mejorar.

* Dentro de tecnologías de información, ordenador defectuoso.

* Lugar o espacio de trabajo, inadecuado para gestión de nómina.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO EN FUNCIÓN A SU PROCESO.




4.5.1 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD.

La matriz de aprovechabilidad, dentro de esta tabla se indica la relación que existe entre fortalezas vs oportunidades del manual

administrativo referente a nómina, para ello se ha ponderado de acuerdo a la siguiente calificación: Alta (5) – Media (3-4) – Baja (1-

2).

Tabla 4.2 Matriz de Aprovechabilidad.


OPORTUNIDADES

ANÁLISIS INTERNO

ANÁLISIS EXTERNOCapacitaciones de actualización del sistema Spryn o

sistema informático de remuneraciones, dictados por

el ministerio de Finanzas.

Cambio de manera positiva en

la realización de la nómina.TOTAL

Compromiso del responsable del área. 4 5 9

Existe un orgánico funcional por procesos. 4 4 8

El perfil de la gestión de nómina es calificado para el puesto. 4 4 8

Software Gubernamental Spryn establecido. 4 4 8

Realización de nuevas estrategias para mejorar el proceso. 4 3 7

Implementar manuales administrativos para mejor control de los procesos. 5 5 10

Reducción en márgenes de errores y de capacitación específicamente. 3 5 8

Mejoramiento y versatilidad en la continuidad del proceso. 4 5 9

TOTALES 32 35 67

F

O

R

T

A

L

E

Z

A

S




4.5.2 MATRIZ DE VULNERABILIDAD.

La matriz de vulnerabilidad en este tema, indica las debilidades vs amenazas, las que enfrenta este proceso para efectos del mismo

se ha ponderado de acuerdo a la siguiente calificación: Alta (5) – Media (3-4) – Baja (1-2).

Tabla 4.30 Matriz de Vulnerabilidad.


ANÁLISIS INTERNO

ANÁLISIS EXTERNORestricciones o nuevos

mandatos del Gobierno.

No tener contingencias ante la

caída del sistema, lo cual retrasa

el proceso

Cambio o actualización de las leyes

respecto a los salarios y remuneraciones en

el sector púbico y el privado.

TOTAL

3 3 5 11

No contar con un manual de procedimientos para el proceso 4 5 5 14

El sistema de pagos es variable y cambia por lo que requiere de capacitación 5 5 3 13

Capacitación y adaptación del nuevo gestor de nómina al puesto. 3 3 3 9

Existen fallas en el proceso que se pueden mejorar. 4 3 2 9

Dentro de tecnologías de información, ordenador defectuoso. 1 1 1 3

Lugar o espacio de trabajo, inadecuado para gestión de nómina. 1 1 1 3

TOTALES 21 21 20 62

AMENAZAS

Existen fallas en el proceso.D

E

B

I

L

I

D

A

D

E

S




4.5.3 ESTRATEGIAS DE FODA.

La estrategia FODA, técnica que relaciona sus componentes en este proceso para plantear estrategias propiamente a los factores de

más reincidencia o impacto que afectan este proceso.

Tabla 431.4 Estrategias FODA.


F O R T A L EZ A S D E B I L I D A D E S

Implementar manuales administrativos para mejor control

de los procesos.

No contar con un manual de procedimientos para el

proceso

Mejoramiento y versatilidad en la continuidad del proceso.

El sistema de pagos de nómina es variable por lo que se

necesita actualización y/o capacitación del personal de

esta gestión.

Restricciones o nuevos

mandatos del Gobierno.

Cambio o actualización

de las leyes respecto a los

salarios y

remuneraciones en el

sector púbico y el

privado.

Capacitaciones de

actualización del sistema

Spryn o sistema

informático de

remuneraciones,

dictados por el

ministerio de Finanzas.

Cambio de manera

positiva en la realización

de la nómina.

A

M

E

N

A

Z

A

S

O

P

O

R

T

U

N

I

D

A

D

E

S

ESTRATEGIA FA:

Diagnosticar las repercusiones de las medidas que el estado

establece y que afecte directa o indirectamente sobre los

sueldos y salarios en el sector público adapatándolos a

manuales administrativos si es que existen sino, elaborarlos y

ejecutarlos para que coadyuven al mejor desarrollo de esta

gestión, con las nuevas políticas que el gobierno ordena

ejecutar.

ESTRATEGIA DA:

Elaborar anticipadamente un cronograma de capacitación

al personal de esta gestión, para que se actualicen en

conocimientos y reconocer las limitaciones sobre las

restricciones o nuevos mandatos que el Gobierno

establezca, y afecten directamente a la compensación

salarial; y; elaborando manual de procedimientos de

nómina complementándola con las nuevas leyes.

ESTRATEGIA FO:

Mediante las capacitaciones que se realizan o se actualizan en

el subsistema de pagos que realiza el Ministerio de Finanzas,

se mejorará en forma positiva la elaboración de la nómina.

ESTRATEGIA DO:

Elaborar un manual de procedimientos genérico de este

procedimiento, adoptando las actualizaciones del sistema

gubernamental de pagos y capacitándose cuando el

Ministerio de Finanzas disponga sobre las nuevas formas de

pago en el sistema, y anexar el nuevo material al manual

de procedimientos de esta área




GUAYAQUIL 83

4.6 ANÁLISIS COSTO BENEFICIO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTO DE NÓMINA.

El siguiente cuadro de análisis costo beneficio se estableció con base a la

remuneración unificada de un servidor público 7, considerado como un experto en

el área de talento humano, quien es el encargado de desarrollar la parte de

desarrollo institucional y su fortalecimiento dentro de las instituciones si es que

existe o se debería contratar un asesor externo con base a este sueldo; y, de una

analista de nómina 1, mínimo.

El costo del manual es de 2240 dólares incluido el IVA, el cual para su mejor

comprensión el desglose se presenta de la siguiente manera:

RMU equivalente de un especialista de Talento Humano. $ 1.676,00

Honorarios y gastos que realiza el Consultor Externo. $ 324,00

IVA POR SERVICIOS DE CONSULTORIA $ 240,00

TOTAL $ 2.240,00

El costo de errores, el cual para su mejor comprensión el desglose se presenta

de la siguiente manera:

RMU equivalente a un analista de nómina SP2. $986,00

10% de sanción máxima al sueldo por errores cometidos, según Art. 84

Reg. LOSEP, y con base al RMU SP4 del analista de nómina. $ 98,60

Cantidad de errores y procesos cometidos X errores por 98.60

Para el efecto de verificar si la propuesta es viable, se mide su impacto

financiero acumulado o índice mediante la siguiente Fórmula:

BENEFICIOS

COSTOIF =




4.6.1 ANÁLISIS CUANTITATIVO SOBRE EL BENEFICIO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA.

Tabla 32.5 Análisis cuantitativo entre costo y beneficio.


El índice es de 1.93 es decir que el manual de procedimientos es aceptable, ahorrando en errores anualmente 11675.20 dólares, es

decir 100% de funcionalidad; sin embargo, existen otros elementos exógenos que no están dentro de la jurisdicción funcional del

gestor de nómina, como el enlace al internet y fallos tecnológicos etcétera, los cuales están dentro del 10%, por tal motivo se espera

mejorar en un 90%, es decir 10283.68 dólares aproximadamente con la utilización del manual de procedimientos habiendo

considerado las otras variables del proceso.

No. DETALLES DE COSTOS DE PRODUCCIÓN O EJECUCIÓN DE PROCESOS VALOR BENEFICIOS DE OBTENCIÓN DE MANUAL VALOR

1 Capacitación $ 75,00 Manual de procedimientos 2.240,00

2 Desconocimiento de los procedimientos a realizar para el pago de sueldos y otros rubros $ 98,60

3 Desconocimiento de la documentación requerida para ejecutar el proceso de pagos. $ 98,60

4 Desconocimiento en el direccionamiento de la documentación ejecutada $ 98,60

5 Falta de sumilla de autoridad nominadora y responsables de áreas $ 98,60

6 Entrega de documentación a destiempo $ 98,60

7 Documentación retenida. $ 98,60

8 Cálculos mal realizados para efectos de pago $ 98,60

9 Desconocimiento de las herramientas y sistemas informáticos $ 98,60

10 Falla de equipo tecnológico $ 98,60

11 Falla de la conexión de red $ 98,60

12 Retraso en la entrega de los roles $ 98,60

TOTAL MENSUAL DE ERRORES $ 1.159,60 COSTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.240,00

TOTAL ANUAL DE ERRORES POR 12 MESES (considerando al 100%) $ 13.915,20 AHORRO ANUAL DE ERRORES(considerado al 100%) 11.675,20

TOTAL ANUAL DE ERRORES POR 12 MESES (considerando el 90% de optimización) $ 12.523,68 AHORRO ANUAL (considerado al 90% de optimización) 10.283,68

COSTO TOTAL DE ERRORES ANUAL(COSIDERANDO EL 10%) $ 1.391,52 IMPACTO FINANCIERO ACUMULADO MENSUAL 1,93

ANALISIS DE COSTO - BENEFICIO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO.




4.6.2 PROYECCIÓN DE ERRORES REPRESENTADA EN COSTOS ESTIMADOS AL PRIMER AÑO DE LA

ADQUISICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA.

Gráfico 4.1 Proyección de errores representados en costos, en el primer año con la adquisición de manual de

procedimientos.


Sobre el 100% de los costos por errores anuales de gestión se estima el 74% de eficiencia para la gestión de nómina es decir,

10283.68 dólares en ahorros con el manual en el año 2015, ya que se considera la adquisición del manual 2240 dólares como costo

de inversión y el 10% que es 1391.52 como gastos, por factores exógenos a la operatividad del funcionario y que el manual de

procedimientos no puede influir, por lo que el año consiguiente se proyectará el 90% de eficacia de este manual.

1391,52 2240

10283,68

13915,2

10% 16%

74%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

02000400060008000

10000120001400016000

MARGEN DE ERROR RESTANTE, POR FACTORES

EXTERNOS.

VALOR DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AHORRO ANUAL CON EL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

COSTO POR ERRORES ANUALES DE GESTIÓN

COSTOS

PORCENTAJE




4.6.3 PROYECCIÓN DE ERRORES REPRESENTADA EN COSTOS, ESTIMADOS AL SEGUNDO AÑO DESPUÉS DE

LA ADQUISICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA.

Gráfico 4.2 Proyección de errores representada en costos, estimados al segundo año después de la adquisición del manual

de procedimientos de nómina.


El presente grafico muestra que del 100% de errores anuales se estima ahorrar anualmente 12523.58 dólares en errores, o el 90%

deseado para optimizar este proceso, considerando el 10%, cuyo valor 1391.52 dólares como el margen de error por las variables que

no están en función directa con el gestor de nómina, tal es el caso de errores humanos por no leer bien el manual, conexiones fallidas

de la página web del sistema, no asignación de recursos financieros disponibles o fallas del computador donde se ejecuta esta gestión.

13915,212523,68

1391,52

100%90%

10%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

COSTO POR ERRORES ANUALES DE GESTIÓN AHORRO ANUAL CON EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MARGEN DE ERROR RESTANTE, POR FACTORES EXTERNOS.




4.7 CRONOGRAMA DE ELABORACIÓN DEL PROYECTO Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

En la presente figura se aprecia el programa de la investigación realizada en función al tiempo estimado a la elaboración de la tesis

y del manual anexo, mostrando la estructura realizada en base a la información obtenida en el tiempo que se estuvo en el Hospital

universitario desde la semana 1 a la semana 4, y posterior la realización de la tesis con los datos obtenidos.

Figura 4.1 Cronograma de elaboración de tesis.




CAPÍTULO 5 – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 88

CAPITULO 5: CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

Del trabajo realizado en el Departamento de gestión de Talento Humano en el

Hospital Universitario de Guayaquil, dentro del área de Nómina, se pudo concluir

lo siguiente:

5.1 CONCLUSIONES.

El área de nómina perteneciente a la Unidad de Talento Humano del Hospital

Universitario de Guayaquil, no cuenta con un manual que facilite la realización de

las actividades administrativas inherentes a este subsistema, existe su orgánico

funcional, pero no existen procedimientos que faciliten el desarrollo más eficiente

en esta gestión.

La elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos del área de

nómina, ayuda significativamente en la optimización de las actividades de ésta en

cuanto al conocimiento de la documentación y direccionamiento de la misma,

permitiendo que el nuevo personal que ocupe este cargo, no necesite de una

capacitación que podría tomar un largo tempo, sobre las funciones a ejecutar,

mejorando la adaptabilidad del puesto y actividades a ejecutar en el menor tiempo

posible por quien ocupe este cargo.




El sistema Spryn, posee su propio instructivo elaborado por el Ministerio de

Finanzas, el cual está concatenado a este manual de procedimientos que orientará

de una manera ordenada, indicando el proceso a realizar en este sistema para el

pago de algún rubro que se deba ejecutar según lo que indique la ley el cual se

actualiza periódicamente.

Cabe recalcar como en sus instructivos lo menciona el sistema Spryn por ser

del estado y poseer derechos de autoría, se prohíbe su reproducción parcial o total,

por lo que solo se mencionará en la parte de su utilización en el proceso, según el

tipo de nómina que de ejecute.

Con este manual se espera reducir el margen de errores que según la encuesta

en la pregunta número 11, acerca de cómo perciben los servidores y trabajadores

la gestión de nómina, indica un porcentaje de satisfacción del 25% mientras otros

catalogan la gestión con 27% por mejorar.

Por tanto se espera alcanzar en su segundo año de utilización un 90% de

eficiencia en ahorros y productividad, ya que con el manual se espera disminuir

los errores inherentes del área de nómina mas no los otros factores que, si bien es

cierto forman parte del proceso pero que están fuera de la operatividad de la

gestión de nómina, con la finalidad de mejorar y obtener un proceso más claro,

eficiente y eficaz.

5.2 RECOMENDACIONES.

Como recomendaciones finales, uno de los factores determinantes dentro de la

ejecución de este proceso, es contar con el personal idóneo para el puesto, por ello




la parte de selección de personal, debe analizar perfiles que se ajusten a la

necesidad requerida por el puesto que la institución requiera, con la experiencia y

formación adecuada además de las capacidades y competencias que se requiere.

Es preferible que este manual sea ejecutado por profesionales con capacidad

administrativa y numérica más previa experiencia en pagos de salarios, con

objetivo de que el perfil se adapte de inmediato a las actividades que debe de

realizar dentro de sus funciones obviando en todo lo posible capacitaciones que

pueden tomar demasiado tiempo en adaptarse con el fin de que no existan

retrasos que puedan afectar la productividad de esta área, la cual es considerada

uno de los pilares fundamentales por su delicada y compleja naturaleza del pago

de sueldos a los trabajadores.

Establecer que quien o quienes desempeñen estas funciones, se comprometan a

leer el manual, de esta manera el proceso se verá mejor orientado y encaminado a

cumplir las metas o los resultados deseados por la Unidad y tratadas en esta

investigación.

Se debe de implementar y actualizar el manual de procedimientos, y el

instructivo del Spryn conforme los procesos vayan trascendiendo al pasar de los

años, se aconseja máximo cambiar cada dos años, la información plasmada lo

puede ejecutar el mismo analista de talento humano dentro de esta categoría o con

los servicios de un especialista externo.

Las tecnologías juegan un papel muy importante para el desarrollo eficaz de

esta gestión, aunque es una herramienta externa forma parte de este proceso por

ello es recomendable también verificar y establecer contingencias en caso de que

esta herramienta falle.




El estudio del tema, muestra que la implementación del manual es viable,

versátil y muy necesaria, por cuanto el Hospital Universitario por ser un ente

nuevo descentralizado público, amerita la adquisición de este manual

administrativo para controlar mejor sus procesos.

El costo de este manual varía, dado que es solo un proceso y considerando la

remuneración de un especialista de Talento Humano dedicado al Fortalecimiento

Institucional como lo antes especificado, es de 2240 dólares americanos

dependiendo del convenio que la institución realice con el asesor externo o quien

realizare las funciones en el ámbito de desarrollo institucional.

Con esta investigación se busca mejorar y aportar cada día con el desarrollo de

las Instituciones públicas en la sociedad, razón de existir de estas entidades,

brindando satisfacción al cliente interno o colaboradores, y al cliente externo o

ciudadanos.

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EDITORIAL.

VARELA SUÁREZ, R. A. (2006). ADMINSITRACIÓN DE LA

COMPENSACIÓN: SUELDOS, SALARIOS, PRESTACIONES. MEXICO:

PEARSON EDUCACIÓN.

ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA DEL

HOSPITAL UNIVERSITARIO DE GUAYAQUIL.

El presente manual indica las operaciones de pago que se realizan en la parte

de la nómina del Hospital Universitario de Guayaquil, para ello se efectuó la

respectiva información sobre: la población de personal, las actividades del analista

de la nómina, y de los pagos correspondientes que se realizan en esta gestión.

Cabe mencionar que el sistema Spryn, es un sistema gubernamental de pagos

salariales que es utilizado por los analistas que tienen como funciones y

actividades realizar esta función, éste prohíbe su reproducción parcial o completa

por lo que se lo mencionará en el manual solo para ubicar las páginas de su

instructivo, según el tipo de nómina a ejecutar.

Figura Anexo 1

Fuente: https://spryn.finanzas.gob.ec/

Figura Anexo 2


Figura Anexo 3


.

Figura Anexo 4

SECCIÓN I – ASPECTOS GENERALES.

1.1 INTRODUCCIÓN

En cumplimiento con el Estatuto Orgánico funcional por Procesos, según acuerdo

No. 001537 en el que se refiere a los procesos de los Hospitales del Ministerio de

Salud Pública y en el cual el Hospital Universitario de la ciudad de Guayaquil está

incluido, se ha elaborado el presente manual administrativo con el fin de mantener un

registro ordenado y secuenciado para que sea útil en las actividades que se ejecuta en

el subsistema de nómina dentro de la Unidad de Talento Humano del Hospital, para

los servidores públicos y sus trabajadores bajo código de contrato según convenio

décimo primer contrato de trabajo colectivo.

El propósito del presente instructivo, es permitir alcanzar los objetivos

encomendados y contribuya a orientar al personal adscrito al área de nómina de

pagos, sobre la ejecución de las actividades y funciones encomendadas,

constituyéndose así en una guía para conocer la forma de cómo se opera y se ejecuta

el procedimiento para cumplir con un proceso más eficiente limitando aún más el

margen de errores.

En este manual se indicará los pasos para realizar el pago de remuneraciones o

rubros más comunes que se cancelan a los trabajadores públicos en esta entidad,

mediante el sistema SPRYN. Cabe señalar que el presente manual deberá revisarse y

actualizarse anualmente, proceso del cual está a cargo del analista o gestor de este

proceso o de quien ejecuta estas actividades.


Figura Anexo 5

Fuente: http://www.hug.gob.ec/index.php/hospital/procesos/organigrama

Figura Anexo 6

1.3 MISIÓN.

Dentro del marco por procesos, obtener los resultados deseados con un

producto de calidad en la gestión de distribución de sueldos a los trabajadores y

servidores públicos sujetos bajo los diferentes regímenes correspondientes.

Fortalecer principalmente la parte de la gestión administrativa de Talento

Humano – Financiero, unidades importantes encargadas de administrar tanto

económica como el desarrollo del capital humano de quienes son colaboradores de

la Institución, y en esta el área de nómina de pagos la cual es pilar fundamental en

la entidad y que aporta con el bienestar socioeconómico del personal que labora

en esta Institución.

1.4 VISIÓN.

Considerar que los manuales administrativos son una herramienta muy útil que

facilitan las operaciones administrativas, formar mejoras no solo con un

departamento, como es el caso de nóminas de pagos, sino con los demás

departamentos o unidades que intervienen en el proceso, y forjar un departamento

compacto, sólido con lineamientos claros y precisos sujetos a las normas y

reglamentos estatales, para un mejor desarrollo de la actividad administrativa de

esta Institución.

En conclusión la visión que se pretende con el manual de procedimientos es

que el departamento de nómina maneje un proceso limpio y sin mucho márgenes

de errores, con una mayor facilidad y comprensión de las actividades que realiza

esta área para cualquier analista que se integre y realice las funciones inherentes a

esta gestión, convirtiendo a este subsistema en un producto que demuestra los

resultados esperados.

Figura Anexo 7


Figura Anexo 8

1.6 OBJETIVOS DEL MANUAL.

Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna

gestión de pagos de sueldos y rubros, más las deducciones correspondientes de los

trabajadores públicos, de ambos regímenes de esta manera cumplir con las metas

que establece el gobierno dentro del Orgánico Funcional por Procesos dentro del

nivel de apoyo del cual pertenece y cumplir en forma general con las metas del

área de la salud.

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al

personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el área de

nómina ahorrando costos de capacitación haciendo que el personal nuevo se

adapte rápidamente al cargo y a las actividades a realizar, para dar continuidad al

proceso evitando que este se retrase.

Facilitar la supervisión del trabajo por medio de la normalización de las

actividades inclusive evitando la duplicidad de funciones y pasos innecesarios

dentro de los procesos.

Facilitar la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control

interno y la vigilancia de la misma.

Reducir los márgenes de errores en cuanto al proceso de nómina de pagos,

optimizando el proceso obteniendo mejores resultados y más eficientes

1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL.


Este manual específicamente es realizado para el proceso de nómina en el cual

se focaliza los diferentes pagos relativos al servidor y trabajador público buscando

el mejoramiento constante de la eficiencia y la eficacia de las actividades por

aparte de quien realiza esta gestión, por cuanto esta entidad no cuenta con

manuales administrativos por ser una Institución Pública Autónoma.

Figura Anexo 9

El manual de procedimientos, es una herramienta que permitirá al analista de

compensación salarial, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el

trabajo de la administración de pagos en lo que la documentación se refiere, pues

es en esta parte donde mayormente se presentan inconvenientes, y mejorar, como

se mencionó en el párrafo anterior la calidad de gestión de este proceso, de esta

manera buscar alternativas que mejoren la satisfacción del cliente interno y a la

vez externo.

1.8 METODOLOGÍA.

Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes

apartados. La Implementación del Manual de procedimientos, se realizó de

acuerdo con las siguientes fases de trabajo.

1.8.1 PRIMERA FASE: RECONOCIMIENTO DE ACTIVIDADES Y

TIEMPO DE RECOPILACIÓN DE DATOS.

El objeto de la primera estancia fue el diálogo con el analista de nómina dentro

de la parte de la UATH, para conocer las actividades que el desempeña como

responsable de las mismas.


Figura Anexo 10

Una vez explicadas las funciones del responsable, se procedió a plasmar en

documentación de borrador las sesiones las acciones que ejecutan con respecto a

la nómina de pagos, para la realización y ejecución como parte estructural del

manual.

Como resultados de estas sesiones, se recopiló la información necesaria para la

realización del manual y verificando la posibilidad de efectuar modificaciones

importantes, las cuales fueron incluidas en este instructivo. Por tal motivo se ha

recopilado dicha información para traducirla en un manual administrativo

oficializado.

1.8.2 SEGUNDA FASE: AJUSTES Y VALIDACIÓN

En esta fase, se examinaron las actividades correspondientes al tema y no se

modificó ninguna actividad sólo se añadió algunos procesos que no estaban

ejecutándose y que están dentro de los pagos relativos a la nómina o que en

cualquier momento se puedan presentar las mismas procesos en los cuales no se

ejecutan con frecuencia sino mas bien para complementar otros procedimientos en

los cuales se puedan presentar tal es el caso como ejecutar un procesos de pago

para servidores con licencias con remuneración.

Se validaron las actividades las cuales se plasmaran en un documento

controlado de acuerdo al estatuto orgánico de procesos según Acuerdo No.

001537 y de la investigación de campo realizada en esta Institución.

Como parte del mejoramiento continuo del Proceso y del manual de

procedimiento, se estudiaron y analizaron los datos recopilados, los actores que

intervienen en cada uno de ellos, como son las unidades de Talento Humano y del

financiero en cada actividad o fase de trabajo desarrollada, lo cual permitirá, tanto

a los responsables como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecución,

facilitando de esta forma, evaluar las responsabilidades, en su seguimiento, como

tarea de la Oficina de Control Interno.

Figura Anexo 11

SECCION II – MAPA DE PROCESOS GENERAL


Figura Anexo 12

SECCION III – PROCESOS DE NIVEL DE APOYO

Los procesos de apoyo son aquellos generalmente administrativos cuya misión es,

como su nombre mismo lo indica, apoyar o coadyuvar tanto a los procesos

gobernantes, habilitantes de asesoría, y los procesos agregadores de valor para

facilitar su trabajo y apoyar en su gestión para un mejor desarrollo a nivel

institucional.

Dentro de los procesos habilitantes de la gestión de apoyo se encuentra la Unidad

de Gestión Administrativa Financiera, y ésta a su vez la conforma la Unidad

Administrativa de Talento Humano, Unidad de Gestión Financiera, La unidad de

Gestión Administrativa, la Unidad de gestión de Tecnologías de la Información.

En base al estatuto orgánico por procesos se realiza el análisis dentro de la parte

estructural específica de la Gestión de la Unidad Administrativa de Talento Humano,

y su producto que es la Distribución o pagos de remuneraciones de sueldo, conjunto

con el área financiera, dentro del hospital como punto de partida para efectuar el

procedimiento correspondiente a este proceso habilitante de apoyo según el Acuerdo

No. 001537 del estatuto en su TÍTULO IV. Numerales: 4.3.1 literal e), f) de la

gestión de Talento humano; y, numerales 4.3.2 de la gestión financiera literales e),f).

El manual de procedimientos es tan solo una parte de los objetivos que el estatuto

Orgánico por Procesos dl Hospital Universitario de Guayaquil, muestra para alcanzar

las metas propuestas por el Gobierno por cuanto el manual sólo describe la parte

operativa de las actividades fundamentales de la nómina de pagos, en la fecha en que

se llevó a cabo la recopilación de datos por ello este manual está sujeto a

modificaciones por las actualizaciones que se den en el sistema de pagos Spryn.


Por tanto este manual se vuelve versátil dado que se lo pude actualizar de manera

sencilla, acorde con las leyes mencionadas y adaptarla a otros regímenes del mismo

ámbito público.

Figura Anexo 13

SECCION IV – PROCEDIMIENTO DE NÓMINA DE PAGOS.

A continuación se elabora el manual de procedimiento de nómina, en función a

las actividades ejecutadas por los analistas del Hospital Universitario.

En ella intervienen dos unidades de apoyo que son: Gestión de Talento Humano y

Gestión Financiera, se ejecutará el proceso, de acuerdo a la modalidad en la cual los

trabajadores y servidores de acuerdo a la ley la cual estén sujetos como los convenios

establecidos tales como LOSEP, Código de Trabajo, y Décimo primer contrato

colectivo de trabajadores de ministerio de Salud.

Dentro del procedimiento se encontrará la referencia hacia el instructivo del

sistema Spryn o subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina, cuya

misión es de controlar, autorizar movimientos presupuestarios y pagos de nóminas a

los empleados del sector público, para que todo movimiento realizado se acentúe y

quede registrado de forma permanente para efectos de transparencia de la

información, toma de decisiones y rendición de cuentas a los ciudadanos.


Este sistema fue desarrollado por el ministerio de Finanzas y Economía, enlazada

mediante dirección de página web electrónica que direcciona directamente a la base

de datos de Ministerio de finanzas.

El Spryn es una herramienta básica en la cual se puede obtener resultados

presupuestarios de gastos corrientes, de inversión, etc. y ayuda a estructurar el

presupuesto anual o cuatrimestral de sueldos y salarios de las instituciones a nivel

centralizado y desconcentrado, utilizada por los usuarios que manejan eSigef y Spryn

dentro de sus funciones.



Figura Anexo 14


Figura Anexo 15


Figura Anexo 16


Figura Anexo 17


Figura Anexo 18


Figura Anexo 19


Figura Anexo 20


Figura Anexo 21


Figura Anexo 22


Figura Anexo 23


Figura Anexo 24


Figura Anexo 25


Figura Anexo 26


Figura Anexo 27


Figura Anexo 28


Figura Anexo 29


Figura Anexo 30


Figura Anexo 31


Figura Anexo 32


Figura Anexo 33


Figura Anexo 34


Figura Anexo 35


Figura Anexo 36


Figura Anexo 37


Figura Anexo 38


Figura Anexo 39


Figura Anexo 40


Figura Anexo 41


Figura Anexo 42


Figura Anexo 43


Figura Anexo 44


Figura Anexo 45


Figura Anexo 46


Figura Anexo 47


Figura Anexo 48


Figura Anexo 49


Figura Anexo 50


Figura Anexo 51


Figura Anexo 52


Figura Anexo 53


Figura Anexo 54


Figura Anexo 55


Figura Anexo 56


Figura Anexo 57


Figura Anexo 58


Figura Anexo 59


Figura Anexo 60


Figura Anexo 61


Figura Anexo 62


Figura Anexo 63


Figura Anexo 64


Figura Anexo 65


Figura Anexo 66


Figura Anexo 67


Figura Anexo 68


Figura Anexo 69


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