ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A

Sistema integrado de Gestión de

Calidad

ISO 9001 – NTCGP 1000 – MECI 1000DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO

GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

Código: PRODES01 Versión: 10

Vigente desde: 30/09/2011

Responsable: Subgerente de Desarrollo y Profesionales de la Subgerencia de Desarrollo

Objetivo: Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal

Alcance: Servicios en los componentes de: investigación y desarrollo, innovación y diseño, materias primas, producción y fomento y comercialización

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Artesanos, DYP, Comercialización Entidades Públicas y Privadas

Políticas, Planes, Programas, proyectos, solicitud información

P

Planeación Políticas, Planes, Programas, proyectos Dirección y Planeación Entidades Públicas y Privadas, Artesanos

Formulación Planes, programas y proyectos

Entidades Públicas y Privadas

Información

H

Contratación (cuando aplica) Contrato o convenio

Entidades Públicas y privadas Artesanos Comercialización

Artesanos Entidades públicas y privadas Profesionales y Asesores

Información, solicitudes

Ejecución de programas, proyectos y actividades

Información sobre productores, productos y mercados. Inducción Generación de producto artesanal. Material técnico pedagógico Registro y documentación

Elaboración y entrega de informes (institucionales) de avance y finales

Información sobre productores, productos y mercados Material técnico pedagógico Solicitud liquidación contrato o convenio

Mejoramiento, Artesanos, Entidades Públicas y Privadas

Información V Seguimiento y evaluación de indicadores

Concepto técnico Acciones correctivas y preventivas

Mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos

Mejoramiento Información

ARevisión de informes y plan de mejoramiento

Informes Plan de mejoramiento

Cendar, Gerencia, mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos

SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al proceso mediante los informes de consultas, informe de plan de acción e informe para la revisión gerencial.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001 – NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000

4.2.2. Manual de calidad. 4.2.3. Control de Documentos. 4.2.4. Control de Registros. 7.1. Planificación de la realización del producto. 7.2. Procesos relacionados con el cliente. 7.4. Compras / Adquisición de bienes y servicios. 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3. Identificación y trazabilidad 7.5.5. Preservación del producto. 8.1 Generalidades. 8.2.1. Satisfacción del cliente. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos. 8.2.4. Seguimiento y medición del producto. 8.3. Control de producto no conforme. 8.4. Análisis de datos. 8.5. Mejora.

Ley 524 de 2000 Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación Normas de Presupuesto Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 152 de 1994

1.3.2. Identificación de riesgos. 1.3.3. Análisis de riesgos. 1.3.4. Valoración de riesgos. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 3.3.2. Plan de Mejoramiento Funcional. 3.3.3. Plan de mejoramiento Individual.

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS

• Subgerente de Desarrollo • Profesionales Subgerencia de

Desarrollo • Contratistas • Personal de apoyo técnico

administrativo para proyectos • Servicio de proveeduría de materiales

y equipos • Servicio de mensajería • Coordinadores de los Laboratorios

• Oficinas dotadas adecuadamente para director y coordinadores de proyectos y contratistas

• Banda ancha • Hardware actualizado • Software actualizado • Sistema de información - Línea de base • Portafolio de servicios • Medios audiovisuales, cámara fotográfica • Salones de conferencia y espacios para exhibición y

promoción de resultados (módulos, vitrinas, etc) • Equipos y sistemas de comunicación • Bodega para recepción y almacenamiento temporal

de productos • Espacios para evaluar resultados de proyectos • Espacios para asesoría puntuales, seminarios, talleres

y conferencias

• Recursos PGN y provenientes de otras fuentes (público, privado, nacional e internacional)

INDICADORES TIPO NOMBRE FORMULA FRECUENCIA DE

MEDICION TENDENCIA META

Eficiencia Ejecución financiera del proyecto

Recursos ejecutados/recursos proyectados Trimestral Creciente 90%

Eficacia

Cumplimiento de las actividades del proyecto

Nº de actividades ejecutadas / Nº de actividades programadas por proyecto finalizado

Trimestral Creciente 90%

Satisfacción del Cliente Numero de encuestas evaluadas bueno y muy bueno / total de encuestas aplicadas por proyecto finalizado

Trimestral Creciente 90%

Efectividad Cobertura poblacional por proyecto

Número de beneficiarios atendidos / Numero de beneficiarios proyectados Trimestral Creciente 6-500 beneficiarios

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos

Aplazamiento o cancelación de las actividades pertinentes a los proyectos

Clasificación: Riesgo Operativo

Aná

lisis

Calificación

Probabilidad Nivel B – Probable

Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios)

Evaluación

A. Zona de riesgo alta. Reducir, evitar, compartir, transferir,

el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo alto. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo

Debido a diversos aspectos tanto internos como externos que influyen en la ejecución integral de los proyectos se presenta la posibilidad de no llevar a cabo las actividades en su totalidad ó en el tiempo programado.

1. Planes operativos, cronogramas de actividades, flujos de cajas y comités técnicos de los proyectos.

Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Gestión adecuada y oportuna para la ejecución de las actividades en terreno. Revisión y ajustes al cronograma del proyecto

Coordinadores de Proyectos

Permanente Cumplimiento del cronograma salvo casos de fuerza

mayor

Informes entregados a los cofinanciadores. Actas de

comités técnicos. 25/Octubre / 2011

Proponer alternativas viables en caso de cancelación de actividades

Subgerente de Desarrollo y

Coordinadores de Proyectos

Según eventualidad

Alternativas propuestas

Informes entregados a los cofinanciadores; Actas de comités técnicos; Oficio. 25/Octubre / 2011

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos

Proyectos formulados con Información desactualizada del sector

Clasificación: Riesgo Operativo

Aná

lisis

Calificación

Probabilidad Nivel D – Improbable

Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios)

Evaluación

M. Zona de riesgo moderado. Asumir,

reducir el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo.

Debido a la alta restricción economica para actualizar las investigaciones realizadas por la entidad y los altos costos que genera la actualización de la información general del sector, pueden presentarse errores en la formulación de los proyectos, al utilizar los documentos ubicados en el CENDAR por parte de los ejecutores de los proyectos de la entidad.

1. Intercomunicación entre el Proceso de Gestión y Desarrollo de proyectos y el CENDAR. 2. Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento. 3. Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.

Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento.

Profesional CENDAR

Primer semestre

2.012

Proyecto inscrito en el SUIFP

Oficina de Planeación. 25/Octubre / 2011

Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.

Profesional CENDAR

2.012 Numero de documentos catalogados

Informes de Planeación estratégica de la entidad. 25/Octubre / 2011

Elaborado por Revisado por Aprobado

Equipo Subgerencia de Desarrollo Leonardo Martin Profesional de Planeación

Mariana Gomez Subgerente de Desarrollo