Presentación del curso El control de los inventarios es una de las actividades más complejas, ya que es necesario conciliar intereses en conflicto. Por ejemplo; desde el punto de vista de ventas, lo mejor sería disponer de la mayor cantidad posible de artículos, para responder a la demanda de los clientes. Sin embargo al deseo de ventas se contraponen los aspectos financieros y el de manejo de almacenes. En este curso conocerás los elementos del control de inventarios, el desarrollo de planes y normas, el glosario de términos y símbolos del control de inventarios, además de otros conceptos que te serán de utilidad. Capítulo 1: Introducción

El control de los inventarios es una de las actividades más complejas, ya que es necesario conciliar intereses en conflicto.

Por ejemplo; desde el punto de vista de ventas, lo mejor sería disponer de la mayor cantidad posible de artículos, para responder a la demanda de los clientes. Sin embargo al deseo de ventas se contraponen los aspectos financieros y el de manejo de almacenes.

Con el advenimiento de las computadoras personales, es ahora mucho menos complicado y desde luego más ágil, la obtención del punto de equilibrio entre los dos renglones más importantes de cualquier negocio que obtenga sus ingresos a través de la venta de bienes.

Estas dos modalidades, son el nivel de servicio al cliente y el valor de los inventarios en existencia.

Es tan importante el valor de los inventarios, que llega a representar entre un 25% y un 30% del activo circulante de las empresas, por lo que, una atención minuciosa a tal rubro, es indispensable, si se desea una marcha exitosa.

Capítulo 2: Los elementos del control de inventarios

Para lograr una eficaz administración de los inventarios, la tecnología moderna señala por lo menos, los siguientes elementos como bases principales que deben establecerse desde un principio.

Definir Objetivos.

Los objetivos más comunes son:

a).- Tener el mínimo de inversión en existencia de cualquier tipo. (Producto terminado, producción en proceso, materias primas). b).- Mantener el nivel de existencia de productos terminados, de acuerdo con la demanda de los clientes, para ofrecer un servicio óptimo. c).- Descubrir y tomar decisiones con materiales o productos que no tengan movimiento, o que estén deteriorados. d).- Establecer una adecuada custodia en los almacenes, para evitar fugas, despilfarros o maltrato por descuido. e).- Estar alerta a los cambios en la demanda del mercado.

Definir Políticas.

Las empresas que se manejan con éxito y tienen utilidades, son las que planean bien y con anticipación todas sus decisiones y operaciones. Una de las bases principales es el establecimiento de políticas que regirán las operaciones futuras.

La mayoría de las empresas, tienen políticas tales como:

a).- Determinar si sus ventas serán sobre pedido o se mantendrán existencias en almacenes, a disposición de los clientes. b).- Definir niveles de existencia por estacionalidad del mercado. c).- Es necesario determinar si habrá un solo almacén, o si habrá varios en diversos puntos de la localidad. d).- Deben definirse políticas de compras anticipadas por riesgos de escasez o por conocimiento de futuras alzas de precios.

Capítulo 3: Desarrollo de planes y normas

De acuerdo con los objetivos y las políticas que se hayan establecido, se deben formalizar los planes de acción:

a).- Desarrollo de planes a corto, mediano y largo plazo. b).- Planes de ocupación de personal en lapsos de bajas o altas ventas. c).- Adopción de normas para la periodicidad de compra de cada producto. d).- Determinación de normas para los puntos económicos de compra. e).- Establecimiento de normas de costos de abastecimiento, de mantenimiento de existencias en los almacenes y por pérdidas en ventas por no surtir los pedidos en cantidad y tiempo.

ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.

Una vez que los planes de acción hayan sido establecidos, deberán implementarse mediante los siguientes procedimientos:

a).- Sistema de máximos y mínimos. b).- Sistema para nivelar las cantidades de los inventarios de seguridad. c).- Sistema para el control de los materiales de acuerdo a su valor. d).- Sistema de control de entradas y salidas de cualquier tipo de material. e).- Registros estadísticos. f).- Procedimiento para determinar lotes económicos de compra. g).- Procedimiento para calcular ventajas o desventajas de descuentos por volumen de compra.

Debe disponerse asimismo, de un sistema continuo y constante de retroinformación de resultados, de análisis y evaluación de la retroalimentación de medidas correctivas.

Capítulo 4: Selectividad a, b, c

Propósito.

Este sistema tiene como finalidad reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo del control de los inventarios.

La filosofía del Sistema.

La filosofía fundamental del sistema sencillamente dice: "muchas veces cuesta más el control que el valor de lo controlado". De ahí parte el principio de separar las partidas en inventario, según su valor e importancia, en tres clases:

A. Incluye los artículos que por su alto costo de adquisición, por su alto valor en inventario, por su utilización como material crítico o debido a su aportación directa a las utilidades, merecen un 100% de estricto control.

B. Comprende aquellos artículos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menor esfuerzo y más bajo costo administrativo.

C. Integrada por los artículos de poco costo, poca inversión, poca importancia para ventas y producción, y que sólo requieren una simple supervisión sobre el nivel de sus existencias, para satisfacer las necesidades de ventas y producción.

Los sistemas de clasificación más comunes son:

- Por precio unitario; - Por valor total; - Por utilización y valor; y - Por su aportación a las utilidades netas.

Por aspectos prácticos, en este curso hablaremos exclusivamente del sistema de clasificación por utilización y valor.

Sistema.

Esta clasificación se basa en el valor que tiene cada artículo según el resultado de multiplicar el precio unitario por su consumo promedio o esperado, o sea por su utilización.

Este sistema contiene datos más reales y confiables para el establecimiento de políticas y la toma de decisiones. Debido a que es ajeno al inventario de que se dispone al momento del análisis, la información no se ve distorsionada por el hecho de tener inventarios desbalanceados dentro de la gama de artículos en existencia.

El procedimiento para clasificación por utilización y valor, es bastante sencillo y a continuación se explica:

1. Es conveniente que cada artículo tenga; un número de clave, descripción y la unidad de medida con que se maneja ejem. ,Pieza, Kg, etc (columnas 1,2 y 3). 2. Debe conocerse el costo unitario de cada artículo (columna 4).

3. Se necesita también el consumo mensual en unidades de cada artículo, real o esperado (columna 5).

4. Se multiplican las unidades por el costo y se tiene por lo tanto, el consumo mensual en valores (columna 6), el cual se suma para conocer el TOTAL en valores 5. Se crea una columna ( No. 7), con la acumulación de los valores. De ésta manera, el valor acumulado del primer renglón será el mismo, para el renglón 1,pero el del renglón 2, será la suma del renglón 1 + el renglón 2, y así sucesivamente. 6. Se obtiene también el porcentaje de participación de cada artículo respecto del total que se ha calculado con el procedimiento descrito del punto 5 (columna 8). 7. Se crea una columna acumulando los valores porcentuales de cada renglón de tal suerte que el último renglón será el 100% (columna 9). 8. En la columna 10, se hace la separación de la clase de artículos. Una manera práctica de identificar los artículos clase A, es separar aquellos renglones que hayan quedado comprendidos hasta el 80% en la columna de valores porcentuales acumulados.

Los clase B, serán los que queden entre el 80% y el 90% de tal columna. Y los clase C, los que sobren entre 90% y el 100%.

Capítulo 5: Glosario de términos y símbolos del control de inventarios

En el control inventarios existen términos, expresiones y símbolos que son característicos del trabajo de análisis y de establecimiento de políticas de abastecimiento. Presentamos a continuación aquellos que se usarán en este volumen.

Una breve explicación de cada uno de los conceptos nos familiarizará con tal terminología.

DEMANDA (D).

También denominada consumo o uso, es el factor más importante en el control de los inventarios. La principal finalidad de un análisis de los inventarios consiste en prever lo que se ha de consumir en un tiempo futuro, con objeto de mantener existencias suficientes para las necesidades de ventas y producción y no excederse en la inversión y en los costos de almacenamiento.

La demanda se considera como lo que ha consumirse, por salidas de materiales para producción o de productos terminados, para ventas, en cierto periodo que

puede ser anual, semestral, mensual, semanal o diario. Se expresa en términos de cantidad de unidades que aumentan o disminuyen las existencias. También se expresa en valores, los cuales, a su vez, se presentan en términos de precios de adquisición.

LOTE (L).

Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o medidas, que integran la cantidad ordenada en un pedido de compra o en una orden de producción, se denomina lote.

TIEMPO DE ADQUISICIÓN. ( Ta).

El tiempo de entrega es el número de días, semanas o meses que tarda un pedido de compra en llegar al almacén, después de haber sido solicitado al proveedor.

RESERVA (R).

Es la cantidad de materiales o de productos que se mantienen en existencia tal como una provisión de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumo más rápido, por salidas a producción o por ventas a clientes.

El cálculo de las reservas es muy importante ya que las cantidades de seguridad pueden resultar excesivas y aumentar la inversión en los inventarios; asimismo, pueden ser insuficientes y aumentar el costo de faltantes a producción o a ventas.

PUNTO DE REORDEN ( Pr).

El punto de reorden está determinado por: la cantidad que represente el uso normal durante el tiempo que lleva el reabastecimiento, más la cantidad de reserva que se mantiene para los imprevistos de variación en las entregas o en el consumo.

La incidencia de faltantes puede reducirse a un mínimo si se efectúa un buen cálculo del punto de reserva y se lleva un constante control de el, para ajustarlo a las necesidades cambiantes de los mercados de abastecimientos y de ventas.

COSTO UNITARIO (Cu).

Generalmente el costo unitario es:

a).- En lo que respecta materiales, el precio de compra más el costo de adquisición. Estos costos pueden ser por concepto de fletes, gastos aduanales, etc. y

b).- En relación con los productos terminados, la suma de sus costos directos e indirectos de fabricación.

El costo unitario es un factor básico para determinar el valor de cada unidad en un inventario. Como vimos al hablar del sistema de clasificación A, B,C, el costo unitario es un elemento fundamental para el cálculo de los distintos porcentajes de valor de cada clase; también será básico para la fórmula del lote económico de compra.

COSTO DE PEDIDO (Cp).

Este uno de los factores empleados en las fórmulas del lote económico de compra o de producción. El costo de preparación o de pedido de compra es la suma de todos los gastos anuales inherentes al abastecimiento de materias primas y materiales, dividida entre el número de pedidos de compra al año.

COSTO DE ALMACENAMIENTO (Ca).

Los costos anuales de almacenamiento de existencias se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor de inventario; incluyen gastos de caja, así como costos intangibles pero reales como los siguientes:

- Intereses sobre el capital invertido en las existencias. - El valor del espacio ocupado por los almacenes en relación con el valor del espacio total de la planta. - Sueldos y prestaciones del personal que interviene en las zonas de recibo, de almacenamiento y embarque. - El costo de primas de seguros por el local y el valor de las existencias. - El costo de depreciación de las instalaciones de los equipos de almacenamiento y de movimiento de materiales. - Costos por mermas y obsolescencia. - Mantenimiento de las instalaciones, impuestos y otros gastos.

COSTO DE MANTENIMIENTO EN INVENTARIO ( Cm).

Este es un costo que varía según el volumen almacenado y el costo unitario del material o producto que se emplea como uno de los factores de las fórmulas del lote económico de compra y del lote económico de producción.

El porcentaje obtenido en el costo de almacenamiento, multiplicado por costo unitario del material o producto, nos da el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes:

Cm = Cu x Câ

COSTO TOTAL INCREMENTAL ( CTI)

Es la suma de los costos de preparación y de almacenamiento. En la fórmula del lote económico varía de acuerdo con los distintos tamaños de lote y con las veces de adquisición anuales.

Máximo-Mínimo ( Max-Min)

Estos son los niveles de cantidades de existencias que deben llevarse en los almacenes de acuerdo con los cálculos de lotes económicos y con los puntos de reorden.

El mínimo es la cantidad de existencias que sirve de señal para reabastecer.

El máximo esa cantidad total de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisición normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como "máxima".

FRECUENCIA(F) La frecuencia es el número de veces que ocurre un determinado evento o valor. Encontraremos la frecuencia en los cálculos de desviación estándar y en las tabulaciones de faltantes contra excesos de existencias.

PROBABILIDAD(P)

En las fórmulas empleadas utilizaremos la probabilidad como un factor de posibilidades de que ocurre un evento en 100 frecuencias; por tanto, se expresa porciento de probabilidades de que ocurra un hecho o un evento.

COSTO DE FALTANTE(Cf)

Es lo que cuestan el no surtir un producto a un cliente. En este volumen únicamente el costo de faltante, se toma como el margen de utilidad entre el costo del producto y su precio de venta. Los costos intangibles, como la pérdida de los clientes o de imagen en el mercado, no se consideran en los cálculos.

COSTO DE EXCEDENTE (Ce)

Es el valor Cm, o sea, el costo de almacenamiento aplicado a un producto que permanece en exceso en el almacén, por no venderse.

SISTEMAS DETERMINISTICOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.

Puesto que los costos pueden incrementarse, bajarse o nivelarse, según los sistemas que se empleen, deben considerarse decisiones con planes alternativos para fijar objetivos y políticas de ventas, producción y abastecimiento.

El objetivo primordial de la dirección con respecto a los abastecimientos y al control de inventarios, consiste en definir políticas y reglas de decisión con miras a establecer los sistemas que tienden a reducir al mínimo los costos siguientes:

1.- Los que dependen, en volumen y valor, del tamaño de la compra, o sea, lo que llamamos lote económico de compra.

2.- Aquellos que dependen de la secuencia, la programación de cargas de máquinas, del tiempo de preparación de órdenes de producción y del tiempo de preparación de máquinas, cuando el volumen de producción afecta estos factores; es decir, el lote económico de fabricación. En la administración de los inventarios de materiales o de las partes componentes que sean adquiridas mediante compras o por manufactura propia, se requiere tomar decisiones de cuanto y de cuando hay que pedir para reabastecer las existencias.

El lote económico de compra constituye un método determinístico que sirve de base para la toma de decisiones por lo que respecta a cuánto comprar o reabastecer.

LOTE ECONOMICO DE COMPRA.

La agilidad en la decisión de las adquisiciones contribuye en forma importante, aunque sólo en parte, a las utilidades del negocio. Las decisiones acerca de las cantidades de adquisición, o sea sobre el tamaño del pedido de compra, deben cubrir tres objetivos:

a) Reducir al mínimo el nivel del valor total del inventario. b) Reducir al mínimo la incidencia de faltantes. c) Reducir los gastos de adquisición y de almacenamiento,

La realización de estos objetivos ha constituido siempre un problema para decidir cuánto comprar. Las determinantes de este problema son ambivalentes, ya que almacenar grandes cantidades requiere más almacenamiento y aumenta el costo del mismo, pero al mismo tiempo requiere menos órdenes y reduce el costo de las órdenes. Cuando se ordenan pequeñas cantidades se produce justamente los efectos contrarios.

La administración habrá de procurar un equilibrio entre estos dos costos. Si se compran pequeños lotes, la frecuencia de pedidos aumenta el trabajo y, consecuentemente, los gastos en los departamentos de compras, recibo, control de calidad, contabilidad y pagos. En cambio la frecuencia de los pedidos de lotes más grandes es menor y en tal caso los costos se reducen.

Pero, por otro lado, entre mayor es el tamaño de los lotes mas alto es el costo de almacenarlos, por la inversión en su valor, por ocupar espacio adicional, o emplear mas personal, etc. De la misma manera, lotes pequeños disminuyen estos costos.

Los cálculos del lote económico de compra resuelven este problema y determinan cuánto comprar y la cantidad más ventajosa para la empresa; establecen el equilibrio entre los dos costos: pedido y almacenamiento. Tal equilibrio se determinará mediante análisis y cálculos, y se alcanzará cuando los dos costos sean iguales.

COSTO DE ALMACENAMIENTO(Ca).

Manejar y mantener existencias en los almacenes cuesta; por tanto, a mayor cantidad almacenada, de cualquier artículo o material, mayor es el incremento de su costo por unidad anual.

Es importante considerar que cada peso invertido en inventarios representa réditos sobre el capital, ya que si el dinero se encontrara en alguna institución bancaria o en algún tipo de títulos, estaría produciendo un interés. Asimismo, estará ocupando un espacio que significa también el pago de una renta.

Se requerirá personal para el mantenimiento de este inventario. La mercancía además, estará protegida por un seguro que representa el pago de una prima. Igualmente se pagan impuestos sobre la inversión.

Otros riesgos que es necesario considerar son los de obsolescencia y desperdicio y que serán mayores a medida que las cantidades almacenadas sean más altas.

COSTO DE FALTANTES (Cf)

No se sabe porque este costo, que llega a ser en algunos casos considerable, no se lleva en la contabilidad ni se carga al costo del producto.

Los costos debidos a faltantes pueden traducirse en pérdidas, pues no permiten surtir a tiempo los pedidos de los clientes.

COSTO DEL PEDIDO (Cp)

Cada vez que se formula un pedido de compra se gasta tiempo y, por consecuencia, dinero en todos los departamentos que intervienen en él.

Para obtener el costo de pedir, se acostumbra sumar los gastos anuales de los departamentos que intervienen en elaboración de un pedido y se divide el importe entre el número de pedidos por año. De ésta manera, se obtiene el costo unitario por pedido de compra.

TECNICAS PARA DETERMINAR EL LOTE ECONÓMICO DE COMPRA.

Para los cálculos que determinan el lote económico de compra pueden emplearse los siguientes métodos:

1. Técnica de tabulación a un solo precio unitario; 2. Técnica de tabulación con descuentos por volumen de compra; 3. Técnica gráfica, y 4. Técnicas de derivación.

Tabulación a un solo precio unitario es el método recomendado, por su sencillez. Los otros 3 se muestran solamente como una referencia.

Este método facilita la determinación del tamaño del lote más económico que se debe comprar y de la frecuencia o número de veces al año que hay que efectuar pedidos. En el modelo I, que aparece en páginas siguientes, se presentan siete alternativas de cantidades, de unidades y de frecuencias.

El problema que debe resolverse es: determinar un lote económico de compra, con los siguientes datos:

Una demanda anual (D) de 120,000 unidades, al precio de $5.00 por unidad (Cu); el costo de cada pedido es de $480.00; contabilidad valúa en un 4% el costo de mantenimiento en inventario (Cm), que multiplicado por el precio unitario da un costo de almacenamiento (Ca) de $0.20. Se tabulan varios tamaños de lotes y diversas frecuencias, para encontrar el lote (L) más económico, obteniendo su costo total (CT) de pedido, mas el de almacenamiento.

El primer renglón contiene siete columnas para las alternativas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 12 veces al año. En el segundo renglón aparecen los tamaños de los lotes, en unidades para cada columna de frecuencias al año. Las cantidades representan el cociente de la demanda (D) entre el número de veces al año, para cada columna; por ejemplo, una vez al año, 120,000 unidades; dos veces al año: 120,000 entre 2 = 60,000 unidades, y así sucesivamente para cada columna en este renglón.

El tercer renglón presenta el inventario promedio (L/2), que es la mitad de la cantidad de cada lote; por ejemplo el lote de 120,000, una vez al año, tienen inventario promedio de 60,000; el lote de 60,000 tiene un inventario de 30,000 unidades, y así sucesivamente en las demás columnas.

En el cuarto renglón aparece el costo promedio de almacenamiento (C a x L/2), es el producto del costo de almacenamiento (Ca) por el inventario promedio (L/2). En la primera columna tenemos un inventario promedio de 60,000 por $0.20 = $12,000.00; y en la siguiente columna un inventario promedio de 30,000 unidades multiplicadas por $0.20 = $6000.00, el resto de las columnas se determinan de igual manera.

El quinto renglón contiene el costo de preparación o de hacer una orden de compra (Cp), que es el producto del costo de efectuar un pedido por el número de veces al año que se ordena. En la primera columna aparecen $480.00 multiplicados por una vez, y la siguiente $960.00 que es el resultado de multiplicar $480.00 por dos veces al año.

El sexto renglón es la suma de los dos costos: el de efectuar la orden mas el de almacenamiento.

En la primera columna se tienen $480.00 + $12,000.00 = $12,480.00; y en la siguiente $960.00 + $6,000.00 = $6,960.00. Este renglón contiene el costo total (CT) para cada columna.

Al comparar los costos totales de cada columna se observa que costo más bajo es de $4,800.00, y corresponde a un tamaño del lote de 24,000 unidades y a una frecuencia de 5 veces al año; éste es el lote económico que pide este problema.

También es importante observar que ambos costos, el de pedido y de almacenamiento son iguales; en algunos casos no lo son, pero su diferencia debe ser mínima o, como se dice matemáticamente, con tendencia a cero (0).

Capítulo 6:

Sistemas probabilísticas

Este capítulo está destinado a proporcionar las herramientas de estadística y de probabilidades, que reforzarán el juicio y el criterio en las decisiones y permitirán reducir los riesgos por las incertidumbres de la variabilidad normales en las operaciones de ventas, producción y abastecimientos.

En el mundo los negocios, y muy especialmente en el industrial, hay muchos procesos cuyos resultados no pueden ser previstos individualmente con certeza, pero sí su grado de confianza, o sea, el grado de probabilidad de su resultado.

Las teorías de la estadística y de la probabilidad nos permiten asignar valores numéricos justamente a ese grado de confianza de que un resultado especificado ha de ocurrir.

Las técnicas que hemos empleado hasta ahora para optimizar el control de los inventarios estuvieron basados en una disciplina denominada sistema determinístico.

El término determinístico, caracteriza a los procesos en los cuales un conjunto de sucesos variables produce exactamente los mismos valores cada vez que ese proceso se repite. Por ejemplo, si se ha determinado que el costo de un pedido de compra es siempre de $300.00, dos pedidos al año tendrán un costo anual de $600.00 y 12 pedidos al año un costo anual de $3,600.00. En estos ejemplos no interviene la incertidumbre si se tienen la certeza del precio y de los tamaños del lote o del número de pedidos.

Las técnicas que se presentan a continuación se emplean en los sistemas probabilísticos.

El término probabilístico es la expresión cuantitativa que comprende la asignación de valores numéricos a sucesos que tienen la posibilidad de ocurrir y dependen de fenómenos de la naturaleza o de variables inherentes a un proceso que no son controlables. Por tanto, el sistema probabilístico es el conjunto de métodos cuantitativos para predecir el comportamiento de un proceso continuo de sucesos. Por ejemplo:

1. - Teniendo los datos de 11 meses de ventas, predecir la venta del duodécimo mes; o bien, conociendo la irregularidad de un proveedor en sus entregas en el pasado, predecir el tiempo de abastecimiento de un material.

Los sistemas probabilísticos servirán para determinar:

a.- El punto de reorden por ciclo fijo y cantidad de adquisición variable; b.- El punto de reorden de cantidad fija y período de abastecimiento variable;

c.- El índice confiable de la incidencia de faltantes, y d.- La incidencia de faltantes permisible, como factor más económico en los puntos de reorden.

Estos factores contribuyen a alcanzar los siguientes objetivos:

1. Programar los planes y las actividades para obtener los datos más confiables para tomar una decisión. 2. Organizar y analizar los datos de tal manera que se obtenga de ellos la máxima información. 3. Establecer o señalar las relaciones entre causa y efecto. 4. Conseguir la confiabilidad de las conclusiones tomadas. 5. Supervisar las tendencias y los procesos.

Por otra parte, las técnicas estadísticas permiten: 6. Conocer el número de observaciones o ciclos que deben tomarse o en la cantidad suficiente para llegar a conclusiones satisfactorias de precisión y confiabilidad. 7. Resumir una gran masa de datos sobre hechos pasados u observados para resolver un problema. 8. Extractar información esencial de grandes masas de datos y reducir así la cantidad de datos que deban obtenerse. 9. Reducir riesgos por incertidumbres de la variabilidad, que son inherentes a la mayoría de los procesos, materiales, actividades y condiciones de trabajo. 10. Reforzar con estimaciones calculadas el criterio y la interpretación de resultados experimentales. 11. Eliminar la simple adivinanza o corazonada en situaciones donde se puede calcular la probabilidad de que suceda un evento o resultado deseado. 12. Fijar límites de precisión en datos muestreados y analizados. 13. Fijar límites de control a los grados de precisión de operaciones.

Los sistemas probabilísticos, basados en técnicas de estadística y de probabilidades, se agregan en este capítulo a los sistemas determinísticos ya vistos.

Sistemas probabilísticos para resolver cuando ordenar.

En el sistema determinístico del lote económico de compra, la cantidad y la frecuencia en número de veces son fijas. Ahora tenemos que ver sistemas en los que la certeza o incertidumbre tanto de la frecuencia como de la cantidad, tienen que ser medidas de manera estadística y probabilística.

Hay que considerar fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas de los proveedores, en corridas de producción y otros factores imponderables; éstos no podrán controlarse con certeza pero sí podrán medirse y pronosticarse para limitar los riesgos en la toma de decisiones sobre el abastecimiento y el control de materiales y productos.

Las variables del sistema que pueden ser manejadas por la administración para desarrollar un sistema de control son: el tamaño de una reposición o reorden, la frecuencia de reabastecimiento, el pronóstico de los niveles de consumo y el método de retroinformación, en el cual se basa la frecuencia de revisiones.

Dos sistemas son básicos para establecer los períodos de reabastecimiento:

a) Cantidad fija y tiempo variable, y b) Tiempo fijo y cantidad variable.

Sistema de cantidad fija y tiempo variable.

De acuerdo con este sistema, cada vez que se requiere reabastecer un material o un producto se ordena la misma cantidad. La frecuencia de las órdenes es variable debido a las fluctuaciones del consumo en las existencias.

Es importante llevar registros de las existencias con los datos que proporcionen la disponibilidad ; esto es, las cantidades físicas en el almacén.

Sistema de tiempo fijo y cantidad variable.

En este sistema los ciclos de abastecimiento están controlados por períodos preestablecidos. La periodicidad puede ser semanal, quincenal, mensual o de acuerdo con cualquier otro ciclo. Sin embargo el tamaño de la orden varía en cada ciclo para absorber las fluctuaciones del consumo entre un período y otro.

SISTEMA PARA DETERMINAR EL NIVEL DE EXISTENCIAS DE RESERVA.

Toda compañía corre el riesgo de no tener existencias de un material o un artículo cuando el inventario ha bajado a su mínimo nivel; esto ocurre durante el período de reorden, o sea, durante la espera de la mercancía en tránsito.

Por tanto, la determinación de la existencia de reserva que ha de mantenerse para reducir al mínimo los faltantes y la inversión en el inventario, depende del consumo durante el período de reorden, es decir, entre el pedido y la entrega de la mercancía. Por ejemplo, los consumos durante el período que comprende desde el momento en que se hace el pedido al proveedor hasta la llegada al almacén, pueden ser tan variados como los siguientes:

El total, de 1,920 unidades, dividido entre 12 meses da un promedio de 160 unidades; pero tal promedio nos dice poco, puesto que en ocasiones se han consumido 100 unidades mensualmente y en otras 200. Entonces recurrimos al cálculo de la desviación estándar como sigue:

Lo primero que debe hacerse, es obtener la diferencia existente entre el promedio del consumo ( 160 unidades) y la salida real.

Como se puede observar, se presentan lo mismo diferencias positivas que negativas, sin embargo para el cálculo de la Desviación Estándar, se hará una suma algebraica, de tal manera que los signos no afectarán el resultado.

La desviación estándar, es de 31 unidades para el ejemplo propuesto.

Éste cálculo se puede hacer de manera muy sencilla, ya que la determinación de la Desviación Estándar, se puede localizar en el programa de Excel como una función, con el nombre de DESVESTA ( ).Tal función, se inserta al final de la serie de los números que resultaron de comparar el promedio contra el consumo real. Dentro del paréntesis, se indica la celda de inicio y la celda final, separadas estas con dos puntos ( Ejem, A1: A13). En éste caso, desde la primera celda en la que se encuentra 20, hasta la última celda, en la que se encuentra, 10; y el programa de Excel, automáticamente calcula la Desviación Estándar, que como ya se dijo antes, es de 31 unidades.

A continuación se presenta la determinación manual de la misma Desviación Estándar, mostrando a detalle los pasos necesarios:

1.- Se determina el promedio ( 160 unidades). 2.- Se compara el promedio vs resultados reales y se obtienen las variaciones,(20,- 60,etc). 3.- Se elevan esas variaciones al cuadrado y se suman ( 10,350) 4.- Se dividen los 10,350 entre 11,(12-1) dando como resultado = 940.909 5.- Se calcula la raíz cuadrada de 940.909 para obtener el resultado de = 30.67 ó 31 unidades.

Ahora determinamos qué grado de certeza es el deseado. Por ejemplo, supongamos que la compañía establece la política de administrar un 5 % de faltantes, o sea de alcanzar un 95 % de seguridad.

Buscamos en la tabla, el valor de 95 % de seguridad y encontramos que 1.65 es el número de desviaciones estándar que corresponde y multiplicamos 1.65 por 31 unidades, que es el factor de seguridad que determinamos anteriormente, y obtenemos 51 unidades de reserva.

Si deseamos conocer el punto de reorden con éstos datos; bastará con sumar las 160 unidades del consumo mensual + las 51 unidades de reserva y tendremos que deberá ordenarse una nueva compra, cuando el nivel de existencias llegue a 211 unidades ( 160 + 51).

El costo anual de mantenimiento de la existencia de reserva para garantizar un nivel de confiabilidad del 95 % le representa a la compañía $ 506.06, ya que se estimó el costo de cada unidad en $10.00.

Capítulo 7: Punto de reorden por consumo y tiempo de entrega

Método

Este método ha sido bastante práctico para un buen número de empresas comerciales e industriales.

1. El encabezado de la hoja lleva impreso para la fecha del estudio: día mes y año. 2. La hoja ha de tener 10 columnas con los títulos impresos en cada una de ellas.

Primera columna. Debe tener escritos o ya impresos todos materiales o productos que usualmente se emplean. Pueden listarse por orden alfabético o numérico (número clave). En este modelo, cada artículo se simboliza con una letra.

Segunda columna. "Consumo mensual". El dato es obtenido de los registros de salida de almacén del mes que se analiza.

Tercera columna. "Consumo diario". Se divide entre un factor constante "30" el consumo mensual de la segunda columna. Ejemplo: producto A = 3000/30 = consumo diario 100. Cuarta columna. "Días de adquisición". Se anotan los días en que normalmente se reabastece.

Quinta columna. "Mínimo". Es el resultado de multiplicar el consumo diario, columna 3, por los días de adquisición, columna 4.

Sexta columna. "Demora". Es un porcentaje estimado de tiempo que puede demorar el reabastecimiento (fallas del proveedor, de transporte, de trámites aduanales, etc.).

Séptima columna. " De reorden". Es la cantidad que señala la necesidad de reabastecerse. Se calcula multiplicando primero la cantidad de mínimo, columna 5, por el porcentaje, columna 6, y sumando el resultado a la cantidad mínima, columna 5.

Octava columna. "Cantidad de reserva". Es el inventario de seguridad que se calcula, multiplicando el mínimo, ( columna 5), por el porcentaje de demora (columna 6). Novena columna. "Días de reserva". Es el número de días que cubren la posible demora del proveedor o producción; se calcula dividiendo la cantidad de reserva, columna 8, entre el consumo diario, columna 3.

Décima columna. "Días esperados". Es la suma de los días de adquisición, columna 4, más los días de reserva, columna 8.

Este método puede llevarse mensual o periódicamente, sea manual o por computadora. Todos los métodos han sido practicados con éxito en un número variado de empresas comerciales e industriales. Cada una adoptó el que mejor cumplía con su objetivo de reducir los inventarios y riesgo de faltantes, así como el que reducía los costos de almacenamiento o de abastecimiento.

Capítulo 8: Método para el calculo del nivel de servicio al cliente

Es el Servicio al Cliente la esencia de cualquier negocio ó industria, ya que TODA empresa ha sido creada, para generar UTILIDADES, pero los ingresos siempre provendrán de los CLIENTES, que reciben un bien ó un servicio a cambio del dinero que están pagando.

En nuestro país, sobre todo durante el pasado y en una economía cerrada, el privilegio de poseer un MONOPOLIO, permitía a los propietarios de estos, el obtener ganancias, a pesar de proporcionar un pobre nivel de servicio a sus clientes, sin embargo, con la competencia de hoy en día, esos casos son cada vez menos frecuentes.

Actualmente, es lo más común, encontrar números de teléfono gratuitos en los envases de los productos, ya que los fabricantes están muy interesados en conocer la opinión de los clientes, pues al existir tal equilibrio en los precios de bienes y servicios, el factor que inclinará la balanza a favor de determinada marca, será UNICA Y EXCLUSIVAMENTE, el SERVICIO.

Dedicaremos éste capítulo a conocer los métodos más utilizados para medir el Servicio que se proporciona a los clientes.

El nivel de Servicio al Cliente, se expresa normalmente en porcentaje, y nos indicará por lo tanto en cuantas ocasiones los clientes que decidieron consumir nuestro producto, lo encontraron disponible y efectuaron la compra.

La gran mayoría de los negocios ó empresas, no mide el nivel de servicio a sus clientes, y como lo hemos expresado anteriormente, si no se sabe que tan bien ó que tan mal se está cumpliendo con el cliente, difícilmente se podrá lograr una mejoría y una posición ventajosa ante la competencia.

El factor mencionado, se puede obtener a través de las siguientes fórmulas:

1.- Unidades Vendidas / (Unidades Vendidas + Unidades Negadas ) = Factor de Servicio.

2.- Valor de las Unidades Vendidas / (Valor de las Unidades Vendidas + Valor de las Unidades Negadas) = Factor de Servicio.

La diferencia más importante entre una fórmula y otra, consiste en que en la primera, se otorga la misma importancia a TODOS los productos que se ofrecen al público.

En el segundo caso, al utilizar el valor monetario de los artículos, el resultado se verá influenciado por el importe de los artículos que se han dejado de vender.

Para facilitar la comprensión se presenta el siguiente ejercicio, considerando ambas fórmulas:

Método, considerando UNIDADES:

1.- Se toman las unidades vendidas en el período, = 56,400 piezas. 2.- A las unidades vendidas, se le suman las unidades negadas,(56,400 + 5,280) = 61,680. 3.- Se divide 56,400 entre 61,680, dando como resultado = 91.44 %.

Método, considerando VALORES.

1.- Se toma el valor de las unidades vendidas en el período, = $ 1,664,100 . 2.- A este valor,se le suma el importe de las unidades negadas, ( $1,664,100 + $138,440) = $ 1,802,540. 3.- Se divide $1,664,100 entre $1,802,540, dando como resultado = 92.32 %.

Como se puede observar, a pesar de que los datos del ejercicio son exactamente iguales, el Nivel de Servicio que se obtuvo, es diferente.

Cuando se consideran las unidades, se está otorgando a cada uno de los artículos, la MISMA IMPORTANCIA. Para éste método, es tan importante el artículo I, de un costo de tan solo $9.00, como el artículo B, que tiene un costo de $125.00.

Al calcular el Nivel de Servicio tomando en cuenta los valores, el nivel mejora en 0.88 puntos porcentuales.

La decisión de qué método emplear, corresponde a cada empresario, ya que habrá quien desee ofrecer a sus clientes, un nivel de servicio óptimo, en TODOS los artículos, para lo cual deberá utilizar el método de unidades.

Otros más, decidirán otorgar un mejor servicio en los artículos más caros, o de mejor margen de utilidad, para lo cual les convendría emplear el método en el que se involucran los valores.

La única posibilidad de obtener el 100 % en el Nivel de Servicio, es la de tener 0 (cero) productos agotados, ya que las unidades o valores se dividirían entre cantidades idénticas.

BIBLIOGRAFÍA

. García Cantú Alfonso, Enfoques prácticos para la planeación y control de inventarios, Edit. Trillas,1996.

- Plossl G.W. and Wight O.W. PRINCIPIOS Y TECNICAS DE CONTROL DE PRODUCCIÓN E INVENTARIOS, Edición Indetel revisada por F.J. de Regil,1976.