C A P I T U L O 11

M ARCO TEORICO S O B R E GENERALIDADES D E

ADMINISTRACIÓN Y ASISTENCIA TECNICA E N ORGANIZACIÓN

Y GESTION EMPRESARIAL.

l . GENERALIDADES D E ADMlNlSTRAClON

Por medio de la Administración los ejecutivos dirigen personas y combinan

adecuadamente los recursos disponibles, inspirados en la finalidad de una máxima

eficacia, utilizando para ello las técnicas métodos que proporcionan el conocimiento

científico

Al aplicar la administración se garantiza la efectividad y éxito de una empresa, porque

permite ordenar los esfuerzos, identificar los problemas y encontrar soluciones de forma

oportuna logrando el desarrollo y mejoramiento constante de la empresa

L a Administración se refiere al proceso de conseguir que las actividades se realicen

eficientemente a través de las funciones básicas de Planeación, Organización, Dirección

y-Control

2. CONCEPTOS DE A D M I N I S T R A C I ~ N

u Se refiere al proceso de lograr que las actividades lleguen a su termino

eficientemente con otras personas, y por medio de ellas

u ES un Proceso Social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en

forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.

u La Dirección de un Organismo Social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,

fundada en la habilidad de conducir a sus integrante^.^

u Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno." G . P.

Terry.

u Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar." Henry Fayol

u La administración es una ciencia social compuesta de principios técnicos y prácticos

que aplicados al elemento humano se logran objetivos predeterminados, que de otra

forma seria difícil alcanzarlos.

Stcphen Robbins. Administncion Teoria y Practica. Editorial Prentice Hall hispanoamcricana S.A. Ciiarln Edicioii. ARO 1994. Pag. 5 ' Kooi11~ aiid O' Donell. Adininistncion. Cuarta Edicion. Año 1996. Editorial heiiticc Hall.

15

3. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION.

La administración como ciencia tiene los siguientes principios:

3.1 División del trabajo

Consiste en que cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia

desempeiíar su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de

montaje.

3.2 Autoridad y responsabilidad

Los Gerentes tienen que dar ordenes para que se hagan las cosas. Si bien su

autoridad fot-mal da el derecho de mandar, los Gerentes no siempre obtendrán

obediencia, a menos que tengan también autoridad (experiencia)

3.3 Disciplina.

Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que

gobiernan las empresas. Para Fayol la Disciplina será el resultado de un buen

liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos. Tales como: disposiciones

para recompensar el rendimiento superior y sanciones para las infracciones

aplicadas con justicia..

3.4 Unidad de Mando

Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular

solamente de una persona, Fayol creía que cuando un empleado dependía de mas

de un superior se presentaría conflictos en las instrucciones y confusión de

autoridad.

3.5 Unidad de Dirección

Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo

Gerente que use un solo plan. Por Ejemplo, el Departamento de Personal no debe

tener dos Directores cada uno con una política distinta de contratación.

3.6 Siibordinación del Interés Individual al General.

En cualquier empresa el interés de los empleados no debe tener relación con

sobre los intereses de la organización como un todo.

3.7 Remiineración

Es la compensación por el trabajo debe ser equitativa tanto para los empleados

como los patronos.

3.8 Centralización.

La disminución del papel de los subalternos en la toma de decisiones es

ceiitralizacion, aumentar el papel es descentralizar, Fayol creía que los Gerentes

deben conservar la responsabilidad final, pero también necesitan dar a sus

subalteriios autoridad suficiente para que pueda realizar adecuadamente su oficio.

3.9 Jerarquía.

I,a línea de autoridad en una organización representada hoy generalniente por

cuadros y líneas en un Organigrama pasa en orden de rango desde la alta

Gerencia hasta los niveles mas bajos de la empresa.

3.10 Orden.

Los materiales y las personas deben estar en el lug ;ar adecuado en el momen

adecuado. En particular , cada individuo debe ocupar el cargo o posición mas

adecuada para el.

3.1 1 Equidad.

Los Administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.

3.12 Espíritu de Grupo.

Promover el espiritu de equipo o de grupo dará a la Organización un sentido de

unidad. Para Fayol aun los factores mas pequeños pueden ayudar a desarrollar

este espíritu. Recomendaba por Ejemplo de comunicación verbal en lugar de la

comunicación formal por escrito. Siempre que fuera posible.

3.13 Estabilidad del Personal.

Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente

funcionamiento de aun organización. Lo ideal es tener un personal estable

siempre que fuera necesario.

3.14 Iniciativa.

Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes.

Aun cuando a veces se cometen errores.

4. PROCESO ADMINISTRATIVO

Las empresas de éxito se enfrentan a las exigencias de ganar un mercado y fortalecerse

constantemente, para lograrlo, es necesario ejercer una administración que se oriente a la

eficiencia en le cumplimiento de los objetivos y en el uso de los recursos La

administración se lleva a la practica a través del proceso administrativo. El cual se define

I ')

como una serie de pasos o etapas fundamentales a través de las cuales el dirigente

formula planes, selecciona el curso de acción mas ventajoso; distribuye las actividades

originadas del plan adoptado; las que son llevadas por este a la practica por medio de la

actuación de otros y desarrolla las acciones de acuerdo a las normas establecidas, para

lograr un objetivo previamente definido.'

Este proceso consta de los siguientes pasos o etapas, los cuales son: Planeación,

Organización, Dirección y control.'

4.1 Ylrneación

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las

determinaciones de tiempo y de números para su realización.

Planear es decir con anticipación qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién debe

hacerlo. Al planear se están definiendo los objetivos y determinando los medios

necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la formulación de pronósticos.

l Lopez Mancia Martiii. Coiicepios Basicos de Teoria Administrativa. Universidad dc El Salvador 1980. Pag. 103 Y Sleplieii Robbiiis. Administración Teoria y Practica . Editorial Prentice - Hall Hispanoamericiiia S.A. Cuarta Edicion Año 1994. Pag.7

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4.1.1 Importancia de l a Planeación.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente la mayoría de Gerentes, con justificada razón

científica, consideran a la planeación como un requisito necesario para la supervivencia

de las empresas, ya que:

u A través de la planeación se reduce al mínimo el riesgo.

u Capacite al Gerente para que evite la tendencia de dejar las cosas a que sigan su

curso.

u Despierta al Gerente a las oportunidades y le muestra el camino hacia su realización.

u Proporciona Guía y propósito a quien lo hace.

u Reduce la innecesaria superposición de esfuerzos y las acciones no pertinentes.

u Ayuda a minimizar los costos, ya que enfatiza la operación eficaz y salida.

4.1.2 Principios de la Planeación

La practica Administrativa a permitido a muchos autores deducir gran cantidad de

principios que afectan a la planeación, algunos de los principales son:

u Principio de Compromiso:

Debe haber alguna lógica en la selección del periodo conveniente para la planeación En

general como la planeación y predicción que la sostienen son costosas, se debería de

planear por un periodo no mayor de lo económicamente justificable; ya que cubre el

tiempo que se requiere para prever mediante una serie de acciones.

u Principio de Flexibilidad:

El ideal de la planeación es la flexibilidad; ya que cuanto mayor sea la flexibilidad que

se pueda imprimir a los planes, menor será el peligro de perdidas en las cuales se incurra

por sucesos inesperados; pero el costo de la responsabilidad debe pesarse ante los

riesgos que implican los compromisos futuros que se han contraído. Este principio tiene

por objetivo dar a los planes ciena facilidad de cambio de dirección y constituye el

principio mas importante por muchos administradores.

u Principio de Cambio de Ilumbo:

Consiste en revisar periódicamente los acontecimientos y la expectativas, y rediseñar los

planes en forma necesaria para mantener el curso hacia las metas deseadas.

4.1.3 Ventajas de la plarieacióii.

U Se coordinan actividades de manera que una gran combinación de esfuerzos se

muevan armoniosamente hacia el objetivo predeterminado

_i La planeación puede indicar la necesidad de cambios futuros, tales como la búsqueda

de nuevas decisiones en el negocio o de nuevas actividades para nuevas fuentes de

utilidades

u Seiiala el peligro inminente si se continua en un determinado curso de acción

L a planeación ayuda al Gerente a desempeñar mas eficientemente su trabajo, que le

da la ayuda para que de tina dirección confiada y agresiva, la capacitación para

administrar los asuntos que tiene a la mano en lugar de permitir que se diluyan.

u La planeación tiende a mejorar la orientación, motivación y comunicación,

lográndose crear una fuerza de trabajo mas efectivamente.

u La planeación ofrece una base para el control, ya que en ella se establece los puntos

de partida y la determinación de actividades, promoviendo el establecimiento de

normas de rendimiento

4.2 Organización

Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y

una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que

tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

La organización prepara también el ambiente de relaciones en que se va a dar la

dirección de tareas y además facilita el control, al definir las áreas de

responsabilidad dentro de la estructura organizativa.

4.2.1 Importancia de la Organización

La organización es importante por que es el elemento final del aspecto teórico

coniplementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado

con respecto a como debe ser una empresa ya que constituye el punto de enlace entre los

aspectos teóricos y prácticos

4.2.2 Herramientas de la Organización

Para la organización el gerente puede disponer de ciertas herramientas como las

siguientes:

u Organigrama

Es una exposición gráfica o esquemática que muestra en forma de unidades

funcionales de cómo esta estructurada la empresa.

LI Principios:

Son reglas o normas en forma de recomendaciones que indican las buenas acciones a

realizar en cuanto al personal y demás recursos de una empresa.

u Comités:

Son grupos pequeños formados por empleados para atender ciertos problemas o

situaciones. buscándoles una solución y recomendando su aplicación.

u Autoridad:

Es la facultad que tienen los dirigentes para llevar a cabo el trabajo, valiéndose para

ello del mando y las ordenes que se aplican a los subordinados.

u Asesores:

Son especialistas en un área determinada que brindan consejo a un nivel inmediato

siiperior.

4.3 Dirección

La siguiente etapa fundamental del proceso administrativo es la Dirección que consiste

en influir en las personas para que orienten su entusiasmo hacia el logro de los objetivos

de la organi;ración y de grupo, lo cual está relacionado con el aspecto predominante

interpersonal de la administración.

Como el liderazgo supone seguimiento y los individuos tienden a seguir a aquellos que

pueden satisfacer sus propias necesidades y deseos, es comprensible que la dirección

incluya niotivacion, estilos y enfoques de liderazgo y comunicaciones.

4.3.1 Importancia de la Dirección.

La Dirección es importante por que constituye la parte esencial y central de la

adniinistración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos

4.3.2 Principios de la Dirección

1.a Dirección esta fundamentada en una base creciente de principios teóricos que se

mencionan a continuación:

Principio de integración de las metas de los demandantes:

Con forme mas integrado y equilibrado se encuentren las metas de los demandantes

de las empresas, mas efectiva será esta.

u Principio de armonía de los principios:

Entre mas armonicen los administradores las metas individuales de las personas con

las metas de las empresas, mas efectiva y eficiente será esta.

u Principio de Motivación

Entre mas cuidadosamente valúen los administradores la estructura de recompensa,

situacional y entre mas lo integren en el sistema total de administración, mas efectivo

serán los programas de motivación

u Principio de Liderazgo:

Conforme mejor comprendan los administradores lo que motiva a sus subordinados,

como operan esos motivadores y conforme mas reflejen esa comprensión de sus

actividades administrativas, mas probables es que sean lideres efectivos.

4.4 Control

Es la ultima fase del proceso administrativo. Esta etapa permite a los gerentes

comprobar si su desempeño produjo los resultados deseados

El control administrativo es definido corno la medición de los resultados actuales y

pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir,

mejorar y formular nuevos planes. 9

Es la niedición de las actividades de los subordinados, para asegurar que los hechos se

a.justen a los planes. Por tanto, mide el desempeño en relación con las metas y los

planes, muestra dónde existen desviaciones y, al poner en movimiento las acciones para

corregirlas, contribuye a asegurar el cumplimiento de los planes.

4.4.1 Principio del Control Preventivo

Se apoya en la idea de que. en su mayor parte, la responsabilidad sobre desviaciones

negativas respecto de las normas puede remediarse mediante la aplicación de los

fiiiidamentos de la administración. Esto implica una distinción tajante entre el análisis de

iriforiiie de desempeíío esencial en todo caso, y la determinación de si los

administradores actúan de acuerdo con los principios establecidos en la ejecución de sus

funciones. Asi , el principio del Control Preventivo puede enunciarse de la siguiente

manera: Cuanto mas alta sea la calidad de los administradores y sus subordinados,

menos necesidad habrá de sus controles directos.

La amplia adopción del control preventivo a una mejor comprensión de los principios,

funciones y técnicas de la administración, así como de la filosotía administrativa.

" Rcycs Poticc Agustiii. Adiiriiiis~r~cioii dc Einptcsas Tcoria y Praclica, Scguiida Edicion. Edilorial

Liniiisa 1995.

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4.4.2 Ventajas del Control Preveiitivo

('c~iiircilar la calidad de los administradores, y por tanto reducir al mínimo los errores,

cifiece varias ventajas.

u Se obtiene mayor precisión en la asignación de responsabilidades personales.

Prácticamente no cave duda de que la persistente evaluación de los administradores

revela deficiencia y deberá aportar una base para la capacitación especifica destinada

a eliminarlos.

u El control preventivo debe acelerar las acciones correctivas y hacerlas mas eficaces.

Alienta el control mediante el autocontrol. Consciente de que sus errores saldrán ala

luz en una evaluación, los propios administradores intentaran determinar su

responsabilidad y efectuar correcciones voluntarias.

u Puede aligerar la pesada carga administrativa actualmente representada por los

controles directos. La prevención de problemas suele requerir de menos esfuerzos

que su corrección tras la detección de la desviación.

u La ventaja psicológica del control preventivo es impresionante. Muchos

subordinados son de la opinión de que sus superiores en sus evaluaciones, se atienen

a apariencias y rasgos de personalidad y emplean normas de medición inadecuadas."

-

'" Harold Koonk and Hei i i~ Weiliricli. Administrdcion, Editorial McGriiw Hill. 11". Edicion, , Mexico 1098. pag. 735.

s. ASISTENCIA TECNICA EN ORGANIZACI~N Y GESTION

EMPRESARIAL.

5.1 Generalidades.

Debido al mundo globalizante económicamente, las empresas necesitan ser cada vez

mas competitivas, para poder hacerle frente a las empresas extranjeras que ingresan al

mercado local, con iguales o superiores condiciones, las cuales muchas veces logran

qacar mayor provecho de los recursos con que cuentan, debido a la utilización de una

mayor tecnología. mejores procesos de producción, de organización, gestión

einpiesarial, entre otros, logrando de esta forma ser lideres en el mercado en un corto o

mediano plazo

Es en función de esta panorámica que el sector empresarial debe de actuar de inmediato,

y en especial aquellos sectores niayormente desprotegidos o que presentan mas

problema, siendo esté el caso de la pequeña empresa por poseer un nivel competitivo por

debajo de lo requerido para lograr competir con empresas extranjeras; es en éste sentido

que dicho sector cuenta con una necesidad imperativa, de obtener y aprovechar al

máximo todo consejo o accesoria técnica, en especial en lo referente al área de

organización y gestión empresarial

5.2 Concepto de Asistencia Técnica

Consiste en dictaminar a través de una evaluación exhaustiva y sistemática, sobre

situaciones problemáticas que enfrenta una empresa y que involucra el área de

organización y gestión empresarial, valiéndose para ello de técnicas y herramientas

administrativas, con el fin de poner en claro cual es el meollo o raíz que genera el

problema y el posible cuadro de soluciones que debe implementarse para superar dicha

problemática, tomando como puntos de medición de la evaluación los siguientes

elementos

u La Estructura Organizativa

u [,os Sistemas de Información Utilizados

J Tipos de Herramientas de Organización

u Aspectos Legales de Funcionamiento

Los Sistemas de Procedimientos Administrativos, de Producción y Ventas

u Los Sistemas de Políticas Financieras, de Ventas y Personal

5.3 Componentes Básicos de la Asistencia Técnica.

1 .a asistencia técnica tiene tres componentes básicos.

u Provisión de expertos y asesores en los niveles consultivos y operativo

LJ Adiestramiento tanto general como profesional

u Suministro de equipamiento, para su utilización en apoyo de los servicios de asesoría

y adiestramiento "

I,os paises en desarrollo necesitan de asistencia técnica, dada la escasez de preparación

para llevar a cabo las múltiples tareas del desarrollo económico

La principal meta de la asistencia técnica es el desarrollo de los recursos humanos, esta

puede hacer vital una contribución como la ayuda en forma de una inversión de capital

para el desarrollo económico

La asistencia técnica ha facilitado la creación de una infraestructura de capacitaciones e

instituciones en los paises en desarrollo

Tiene a este respecto efectos multiplicadores y garantiza un flujo continuo de personal

adiestrado

1 1 De Silva. Leclanaiida. Ayuda al Desarrollo dc Dalos y Problemas. Editorial Iepla. EspAa 1982. 33

5.4 Elementos de la Asistencia Técnica.

Con la finalidad de llevar a cabo una evaluación o diagnostico de la problemática en

estudio, y así poder desarrollar un mejor dictamen y cuadro de soluciones, es necesario

tener presente una serie de elementos que coadyuven en el logro de tal actividad, y entre

estos elementos podemos citar

5.4.1 Organización y Métodos

1% una especialidad cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de

los procesos burocráticos, así como el control dentro de una empresa. Ello se consigue

mediante el estudio y el perfeccionamiento de estructura organizativa y de los trámites y

métodos administrativos en vigor ''

5.4.1.1 Importancia de la Organización y Métodos.

El estudio científico del trabajo, que aplica la técnica analítica al proceso de producción

con el fin de simplificar y reducir el costo de las operaciones singulares para mejorar los

métodos de transformación y el plan de fabricación y tratar de lograr un mejor

aprovechamiento de los recursos Con ello se consigue un producto más competitivo, al

posibilitar unos precios convenientes, mejorando así la rentabilidad del negocio.

l 2 Roger G. Anderson. Organización y Métodos. Artes Gráficos EMA. Esparla 1982. Pag.482 34

5.4.1.2 Necesidad de la Función de Organización y Métodos.

La función 0. y M. pretende simplificar trámites o eliminarlos si cabe, para conseguir

entre otras cosas, una reducción de la nómina sin perjudicar la capacidad operativa de la

administración de la empresa.

5.4.2 Políticas

Son guías, lineamientos o normas de carácter general, que indican el marco dentro del

cual los jefes y subordinados podrán tomar decisiones, utilizando su iniciativa y buen

juicio.

De la definición anterior podenios inferir que las politicas son orientaciones bastante

amplias, que determina el área en donde deben tomarse decisiones.

Ellas señalan los limites dentro de los cuales el ejecutivo goza de libertad para decidir, a

f in de asegurar de antemano que las decisiones tomadas, no se alejen de los cursos de

acción planeadas previamente, para la consecución del objetivo establecido.

Generalmente suelen confundirse las políticas con los objetivos, y las reglas sin embargo

existen diferencias fundamentales. El objetivo fija las metas en cambio las políticas

ayudan al cumplimiento de esas metas.

La confusión entre el significado de politica y regla, su diferencia estriba en que la

politica es una norma general, en tanto que la regla es una norma precisa que regula una

situación particular. La politica en cambio, por ser una norma general, se orienta mas

que todo a proporcionar criterios generales que guían con efectividad las acciones hacia

35

el objetivo señalado, permitiendo a los altos ejecutivos un mayor radio de acción en la

toma de decisiones

5.4 2 1 Importancia de la Fonnulación de Políticas.

Fs que contribuyen a canalizar en forma adecuada la actividad administrativa

enconiendada a los gerentes, a fin de que este cumpla con el objetivo principal de la

adniiriistracion. el cual es a través de otros.

5.4.2.2 Reglas para la Formulación de Políticas.

u Las políticas deben contribuir al logro de los objetivos y formularse en base de

situaciones reales

u Deben caracterizarse por su consistencia. No contradecir a otras ya establecidas

u Deben gozar de flexibilidad. A medida que cambian los planes y los objetivos en que

se basan las políticas deben ajustarse a las nuevas situaciones planteadas.

u No deben confundirse con las reglas y procedimientos, pues cada una de ellas tiene

una finalidad distinta en las actividades administrativas.

u Deben expresarse en palabras comprensibles y quedar claramente fijadas

preferentemente por escrito. Esto último ayuda a detectar posibles contradicciones e

incongruencias entre diferentes politicas.

u Deben ser explicadas, interpretadas y enseñadas.

u Deben revisarse periódicamente para comprobar si todavia responde a los objetivos y

necesidades de la empresa y en caso contrario, eliminarla, ajustarla a la nueva

situación imperante, o crear en definitiva una nueva politica.

u Deben considerarse que son guias generales y por lo tanto, debe existir en las

organizaciones un individuo coordinador que se encargue de interpretarlas

oficialmente y vigilar el que sean interpretadas y cumplidas.

u Deben ser lógicas, comprensibles y permitir su cumplimiento.

u Deben permitir el uso de la discreción y la interpretación, nunca deben establecer

procedimientos detallados para enfrentar los problemas.

u Deben establecerse en número suficiente que cubran las áreas que sean más

importantes, pero evitando la formulación de aquellas cuyo uso sea restringido o que

se emplea muy rara vez.