TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Traslado de las series y/o subseries documentales, del archivo de gestión al

archivo central, una vez han cumplido el tiempo establecido en la tabla de retención

documental.

IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Evitan la producción y acumulación irracionalde los documentos.

Aseguran y facilitan e control efectivo yordenado de la documentación.

Solucionan a nivel físico y funcional, elproblema de la acumulación de documentos.

INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LAS TRANSFERENCIAS

Tablas de retención. Cronograma de transferencias. Formato único de inventario

documental. Inventario de la documentación que

cumplió el tiempo para ser transferida. Acta de entrega.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION:

• Disponer de un espacio conbuena ventilación, iluminación e higiene.

• Elementos de protección(tapabocas, guantes, bata, gafastransparentes, jabón antibacterial).

• No aplicar productos sobre los documentos.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

ELIMINACION DE MATERIALES:

Depuración:

• Se deben retirar materiales metálicos comoclips, grapas, ganchos metálicos yreemplazarlos por elementos plásticos. Aligual que cauchos, cintas, duplicidad, hojas enblanco, papel carbón, fotocopias ilegibles yhojas de fax después de sacarles fotocopia.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

ELIMINACION DE MATERIALES:

Depuración:

• No se admitirá documentaciónfragmentada, ni depositada en grandescontenedores (AZ, cajasgrandes, costales, bolsas plásticas).

• Si hay folios sueltos en blanco, que cumplanuna función de conservación como deaislamiento, no deberán retirarse y tampocofoliarse.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

ELIMINACIONES PRIMARIAS:

Eliminación física de los documentos que nodeben transferirse al archivo central de acuerdo alas tablas de retención documental.

No podrá realizarse eliminación primaria de ladocumentación hasta que esta no haya cumplidosu tiempo de retención en archivo de gestión.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

IDENTIFICACION DE MATERIALAFECTADO POR DETERIORO:

Si se encuentra material afectado por agentescomo: hongos, insectos, roedores, debe separarsedel no contaminado en un sitio con buenaventilación y libre de humedad.

Debe hacerse uso de los servicios de personalespecializado en procesos de desinfección dematerial afectado.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

REVISION:

Consultar en la tabla de retencióndocumental, el tiempo de retención en elarchivo de gestión para los documentosque se van a transferir.

PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

FOLIACION:

• Utilizar lápiz de mina negra, se enumeradesde 1 en la esquina superior derecha, sinenmendaduras.

• La foliación no debe realizarse sobrelogotipos, escritura, sellos, firmas o cualquierotra forma que afecte su legibilidad.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

La documentación será guardada en lasunidades de conservación, debidamentecodificada, relacionada en el formato único deinventario y entregada mediante el acta detransferencias documentales al archivo central.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

En este proceso deben considerarse todas lasmedidas que garanticen la conservación delmaterial como: manipulación, embalaje ytransporte entre otras. También deben tenerse encuenta las medidas que eviten la contaminacióny propagación de factores nocivos.

LO QUE APRENDEMOSES IMPORTANTE

LO QUE HACEMOS CON LO QUE APRENDEMOS

ES MAS IMPORTANTE

Elaborado por:

Claudia acuñaAdriana Chaves

Karina RodríguezCarolina Villabon