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Capacitacin Equipo MECI Capacitacin Equipo MECI Control y manejo de indicadores Control y manejo de indicadores

Agosto de 2007 Agosto de 2007

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Objetivo de la reunin Objetivo de la reunin

Conocer el concepto de indicadores Conocer el concepto de indicadores Uso de indicadores Uso de indicadores Tipos de indicadores Tipos de indicadores Indicadores de gestin Indicadores de gestin Aspectos que debe contener un indicador Aspectos que debe contener un indicador Tablero de indicadores Tablero de indicadores

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Cualidades de un indicador Medible Medible Donde se pueden obtener los datos para su clculo, con informacin Donde se pueden obtener los datos para su clculo, con informacin oportuna y confiable. oportuna y confiable.

Claro Claro Es de fcil entendimiento por todos los involucrados en su medicin y Es de fcil entendimiento por todos los involucrados en su medicin y manejo. As como sus resultados son de fcil interpretacin. manejo. As como sus resultados son de fcil interpretacin.

Informativo Informativo Permite la toma de decisiones acertadas de acuerdo con los resultados Permite la toma de decisiones acertadas de acuerdo con los resultados obtenidos. obtenidos.

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Uso de los indicadores Los indicadores sirven para dirigir polticas, establecer normas concretas, metas, rendir cuentas y evaluar una institucin determinada. Constituyen herramientas para mejorar la gestin global del Sistema y para soportar la toma de decisiones estratgicas. Los indicadores pueden ser usados para la autorregulacin de las instituciones, el mejoramiento continuo, hacer comparaciones teniendo en cuenta la complejidad de las instituciones, el establecimiento de puntos de referencia para la toma de decisiones, la comparacin con las mejores prcticas nacionales e internacionales, la comparacin entre partes de la entidad que desarrollan las mismas funciones y dar cuentas del uso de los recursos a la sociedad y al Estado. En este sentido, se pueden definir dos usos generales de los indicadores: informativo y de regulacin. El uso informativo est relacionado con la toma de decisiones por parte de los diferentes agentes y las instancias de vigilancia y control del Estado. El uso de indicadores como accin de regulacin directa, conduce al logro de objetivos de polticas institucionales.

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Indicadores de gestin los indicadores de gestin deben considerar las polticas nacionales pero tambin deben consultar la autonoma de la entidad, lo que en la prctica significa contar con su Plan de Desarrollo.

Los indicadores de gestin tienen que aproximarse a medidas de calidad para sus resultados, y stas pueden construirse sobre la base de indicadores de impacto bajo restricciones o ventajas de entorno. Los indicadores de gestin deben avanzar para hacer posible la comparacin interinstitucional, en un contexto de autoevaluacin, para permitir analizar su eficiencia interna.

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Indicadores de gestin En resumen, los indicadores de gestin deben tener en cuenta: El Plan de Desarrollo de la entidad, el cual no debera estar en contrava con las polticas y planes locales, regionales y nacionales. El origen de sus recursos y el uso de ellos segn las funciones de la entidad. El entorno bajo el cual se desenvuelve la labor de la entidad (marco institucional). El impacto que sus funciones tienen sobre la sociedad en la cual acta la entidad.

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Indicadores y Plan de Desarrollo El Plan de Desarrollo como columna vertebral define la direccin de la entidad, al concretar la misin en polticas, programas, proyectos, objetivos y metas; por tanto, es el seguimiento y evaluacin de dicho Plan, lo que permitir identificar el grado de cumplimiento de las funciones asignadas a la entidad (como un todo), bajo criterios de calidad y eficiencia. La misin es materializada en polticas, programas y proyectos a los que se asocian unos indicadores que permiten su seguimiento y evaluacin.

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Indicadores y Procesos Los indicadores de procesos, muestran el desarrollo y desempeo de los procesos al interior de la entidad. Permiten tomar las acciones necesarias para obtener los resultados esperados.

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Tipos de Indicadores De RESULTADO son los que reflejan los logros que espera alcanzar la entidad y que se relacionan con los objetivos de la prestacin del servicio. De PRODUCTO son los asociados a los bienes y servicios generados en la entidad como resultado de la ejecucin de los procesos. De PROCESO son los relacionados con la forma en que se ejecuta o realiza el conjunto de actividades involucradas dentro de los procesos de la entidad.

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Tipos de Indicadores Indicadores de Eficiencia. Relacin de metas alcanzadas, tiempo y recursos consumidos con respecto a un estndar. Indicadores de Eficacia. Medicin del logro de las metas, objetivos, planes y programas planteados Indicadores de Efectividad.

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Aspectos que debe contener un indicador Medicin o estimacin de LNEA DE BASE y META por indicador asociado al proceso para un periodo determinado. Hoja de Vida de Indicador por proceso: Objetivo del indicador Pertinencia del Indicador Unidad de medida Definicin de variables de la Frmula Frmula para su Clculo Aspectos metodolgicos Periodicidad / Fechas de medicin Responsable de generar y responsable de hacer seguimiento al indicador Seguimiento al indicador

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Hoja de vida - Indicador Objetivo del indicador: Qu se espera obtener del indicador? Cul es su finalidad? Qu busca medir? Qu uso se espera dar

Pertinencia del indicador: Por qu es importante su construccin y anlisis ? Por qu el indicador es adecuado para cumplir el objetivo qu se espera de el?

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Hoja de vida - Indicador Unidad de medida Cmo se mide el indicador? Cmo de expresa el indicador? Esta puede ser: porcentaje, razn, etc. Definicin de variables de la frmula Cules son las variables que componen el indicador? Cul es el concepto de estas variables? Frmula Frmula de construccin del indicador

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Hoja de vida - Indicador Aspectos Metodolgicos: Cul es la metodologa de recoleccin y procesamiento de las variables y del indicador calculado? Los datos cmo estn presentados?, Cul es su desagregacin? Qu aspectos deben ser tenidos en cuenta para su anlisis? Contra qu informacin puede ser comparado los resultados del indicador? Fuente de los datos Formato o sistema de informacin que entrega la informacin de las variables para el clculo del indicador. Periodicidad Cada cunto tiempo debe ser calculado el indicador? Con qu frecuencia?. (censal, anual, trimestral, mensual, diaria)

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Hoja de vida - Indicador Responsable de generar el indicador Cargo o persona responsable de generar la medicin del indicador con la periodicidad establecida Responsable de seguimiento al indicador Cargo o persona responsable de llevar un control sobre las mediciones al indicador y tomar las acciones necesarias cuando los resultados no sean satisfactorios.

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Hoja de vida - Indicador Lnea Base Medicin, comportamiento o estimacin del indicador al inicio de la gestin Lnea Meta Objetivo propuesto para el indicador, para indicadores estratgicos debe involucrar meta anual segn Plan Indicativo Rangos de evaluacin Trminos en los cuales debe ser evaluado el resultado obtenido en la medicin del indicador al finalizar el periodo establecido. (Bueno, regular, malo).

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Hoja de seguimiento - Indicador Fecha de la medicin Fecha exacta en la cual se realiza la medicin del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida Meta Valor de la meta establecida en la hoja de vida del indicador Logro Valor obtenido en la medicin del indicador en la fecha. % de logro Divisin entre el logro y la meta Observaciones del resultado Segn lo establecido en los rangos de evaluacin y lo obtenido en el % de logro.Equipo Asesores MECI. 2007

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Hoja de seguimiento - Indicador Acciones de mejoramiento requeridas Acciones a desarrollar para mejorar el resultado del indicador, si se trata de indicadores estratgicos, estos deben estar alineados a los planes de accin por rea. Responsable Cargo o persona responsable de ejecutar las acciones de mejoramiento requeridas. Fecha lmite Fecha mxima para la ejecucin de las acciones. Estado de las acciones Cumplido, No cumplido, En desarrollo, Sin iniciar.

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