Calidad Contratos

AgendaAgenda• Ciclo proveedor• La negociación• Los contratos

Proveedores Proveedores

Único Proveedor • Los descuentos por cantidad o

las economías que pueden lograrse en el transporte.

• Las compras de artículos especializados o ‘a medida’ garantizando la consistencia en la calidad de los artículos adquiridos.

• Las compras JIT, requieren una estrecha relación entre el cliente y un único proveedor. La cooperación entre las partes puede producir un importante ahorro de costos en el mediano y largo plazo.

• La alta dependencia que puede producirse entre comprador y proveedor; de esta forma, cualquier inconveniente de una de ellas repercute fuertemente en la otra.

• El riesgo de que los socios se conviertan en competidores.

Varios Proveedores.-• Esta estrategia se basa en la

reducción de los riesgos de desabastecimiento y de precios en función de la competencia que se crea.

• Las relaciones contractuales a corto plazo son la norma: ante cada necesidad de reabastecimiento, se solicita presupuesto a cada proveedor y se escoge, básicamente, en función de los menores precios.

• Esto puede incidir en la calidad de los artículos comprados (diferente calidad ofrecida por los diferentes proveedores), lo que impone un estricto control de los productos entregados en recepción, agregando costos y aumentando los lead-times.

• El seguimiento a los proveedores es mas complicado, lo que dificulta aún más la obtención de una calidad y/o servicio consistente.

LA BUSQUEDA.- ¿Dónde encontrar al proveedor?• Las páginas amarillas, las publicaciones especializadas,

los programas de radio televisión y los periódicos. • Las guías de la industria permiten conocer potenciales

proveedores.• Internet es una novedosa y efectiva herramienta de

identificación de recursos.• Las recomendaciones de empresarios, colegas y/o

profesionales. • Las Ferias, los Congresos y las Rondas comerciales.• En la búsqueda de proveedores extranjeros, es común

que se solicite información a las oficinas gubernamentales de Comercio Exterior del país en el que se está interesado. De la misma forma, las asociaciones sectoriales nacionales e internacionales, suelen brindar algún tipo de información útil para detectar probables proveedores

Ciclo del Proveedor Ciclo del Proveedor

SELECCIÓN.- Cómo seleccionar al proveedor?• Después que han sido localizados los potenciales

proveedores, se procede a realizar un proceso de análisis, comparación y selección de los mismos.

• En un proceso de compras tradicional, los precios, las condiciones de pago, los plazos de entrega y la calidad son las características más utilizadas en la selección de proveedores.

• Dada la creciente tendencia a desarrollar relaciones de asociación entre cliente-proveedor, las cuestiones de solidez financiera, de habilidad técnica y de capital intelectual están desempeñando un papel cada vez más importante en este proceso. Otras de las variables son: localización, servicios de asesoramiento previo a la compra, garantías y servicios técnicos, servicios post-venta, certificación de normas de calidad, etc.


El registro de proveedores• Una vez seleccionados los proveedores, se

deben abrir registros para cada uno de ellos, en donde se incluirá toda la información relevante, tal como datos identificatorios (razón social, domicilio legal y comercial, teléfono, fax, e-mail, dirección web, nº de CUIT, tipo de contribuyente, etc.), tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, políticas de descuentos, condiciones acordadas de pagos, condiciones generales de entrega y contratos que se hayan firmado. Catálogos y muestras de los artículos ofrecidos, con los resultados de los análisis realizados a los mismos si correspondiere.


Aspectos a evaluar • Los mismos criterios utilizados

en la selección son utilizados periódicamente para medir su desempeño real.

• Realizar el seguimiento ciertos factores: nivel de fallas detectadas en los lotes entregados, % de envíos equivocados en cantidad y/o variedad, % de roturas, evolución de los precios, cumplimiento de plazos previstos de entrega, flexibilidad, cumplimiento de garantías, evaluación de los servicios técnicos prestados, entre otros.

• Un adecuado control sobre los proveedores permitirá medir hasta qué punto satisfacen las necesidades de la empresa.

Beneficios de la evaluación: • Asegurar que los procesos de

provisiones o servicios de Terceros, no "salgan fuera de control" debido a incapacidades provenientes de los proveedores.

Desempeño integral del proveedor• Este desempeño lo determinamos

a través del análisis de los Plazos de Entregas, si la provisión o el servicio está disponible en el momento acordado (no antes ni después), si alcanzó el estándar de Calidad Técnica que le fue exigido. (no cómo. ni conque lo fabricó o realizó) y por último, la Calidad del Servicio que presta y si demuestra que lo suministrado es confiable repetitivamente


• Calidad del servicio• Cumplimiento en relación con plazos de entrega y fiabilidad de la

misma• Continuidad• Capacidad• Nivel tecnológico• Capacidad de respuesta• Tarifa ( Condiciones de pago, descuentos varios )• Asistencia técnica• Servicio post venta

Se resumen tres sistemas de evaluación básicos, que es necesario complementar con otros para una evaluación más compleja:

Índice de Precios = Menor Precio ofertado / Precio Medio del Mercado x 100

Índice de Calidad = Lotes aceptados / Lotes servidos x 100Índice de Servicio = Entregas a tiempo / Entregas solicitadas x 100

Criterios de Evaluación de Criterios de Evaluación de Proveedores Proveedores

La Negociación

"Las negociaciones se pueden definir prácticamente como el proceso (humano) que les ofrece a los contendientes la oportunidad de intercambiar promesas y contraer compromisos formales, tratando de resolver sus diferencias"(Colosi y Berkely , 1981) "Proceso (humano) de lograr aceptación de ideas, propósitos e intereses, buscando el mejor resultado posible, de tal manera que todas las partes sean beneficiadas".(Correa y Navarrete, 1997)

ESTILOS DE NEGOCIACIÓN • La negociación inmediata busca llegar con

rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer una relación personal con la otra parte.

• La negociación progresiva busca en cambio una aproximación gradual y en ella juega un papel muy importante la relación personal con el interlocutor. Se intenta crear una atmósfera de confianza antes de entrar propiamente en la negociación.

La NegociaciónLa Negociación

ESTRATEGIAS La estrategia de la negociación define la manera en que cada parte trata de conducir la misma con el fin de alcanzar sus objetivos. Se pueden definir dos estrategias típicas:

• Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio.

• Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del oponente.

TÁCTICAS Las tácticas son las acciones en las que se concreta dicha estrategia. Se clasifican en:

• Las tácticas de desarrollo son aquellas que se limitan a concretar la estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de confrontación, sin que supongan un ataque a la otra parte. Las tácticas de desarrollo no tienen por qué afectar a la relación entre las partes

• Las tácticas de presión tratan en cambio de fortalecer la propia posición y debilitar la del contrario.


FASES DE LA NEGOCIACIÓN 1. La preparación es el periodo previo a

la negociación propiamente dicha y es un tiempo que hay que emplear en buscar información y en definir nuestra posición.

2. El desarrollo de la negociación abarca desde que nos sentamos a la mesa de negociación hasta que finalizan las deliberaciones, ya sea con o sin acuerdo. Su duración es indeterminada, requiriendo frecuentemente altas dosis de paciencia. Por lo general no es conveniente precipitar acontecimientos, siendo preferible esperar a que las ideas vayan madurando.

FASES DE LA NEGOCIACIÓN 3. El cierre de la negociación puede

ser con acuerdo o sin él. Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual manera los puntos tratados. Una vez cerrado hay que recoger por escrito todos los aspectos del mismo. En el documento se tienen que precisar muchos detalles que probablemente apenas se hayan tratado. Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal acuerdo.


FACTORES DE ÉXITO EN LA NEGOCIACIÓN• Preparación: a la mesa de negociación hay que ir con los deberes

hechos. • Rigurosidad: tratar todos los temas no dejar ninguna duda por

resolver. • Respeto hacia la otra parte: la otra parte no es nuestro enemigo,

viene a ser un colaborador. • Empatía: Es la habilidad de conocer que siente la otra persona, de

ponernos en su lugar. • Confianza: Es esencial para una buena negociación. • Flexibilidad: Capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias

para conseguir soluciones alternativas. • Creatividad: Para superar puntos conflictivos. • Asertividad: Saber decir "NO" en un momento determinado sin

generar tensión. • Paciencia: Toda negociación requiere su tiempo, no se deben

precipitar los acontecimientos.


ELEMENTOS DEL CONTRATOELEMENTOS DEL CONTRATO Elementos Personales.

Son el comprador y el vendedor que como en cualquier otro contrato requieren la capacidad de las partes contratantes para contraer obligaciones

Elementos Materiales La cosa.- Bienes y derechos que pueden ser objeto de la compra. Debe poder

determinarse en cuanto a su especie. El precio.- Dinero que el comprador se obliga a entregar a cambio de la cosa que

recibe. Según se fije el precio puede ser:Firme: fijado en el momento de la firma del contrato. No varia con posteridadVariable: cuando la venta se realiza en varias entregas sucesivas, se contempla la posibilidad de variación en el precio en función de factores como la tendencia del mercado

Elementos Formales Contratos celebrados por correspondencia Contratos que se celebren con la intervención de un agente o corredor Acuerdos orales

ContratosContratos

FASES DE FORMACIÓN DE UN CONTRATOFASES DE FORMACIÓN DE UN CONTRATO 1ª La propuesta u oferta

Declaración de voluntad de contratación de las partes. Esta oferta ha de contener todos los elementos del contrato

2ª La aceptaciónDeclaración de voluntad, en respuesta y de acuerdo a las condiciones de la oferta, de querer concluir el contrato. Debe contener exclusivamente la propuesta.

3ª La perfección del contratoExiste cuando la propuesta y la aceptación coinciden. El contrato se perfecciona por el consentimiento.

ContratosContratos

ESTRUCTURA Y CONTENIDOESTRUCTURA Y CONTENIDO1. En el encabezamiento del documento se indica el LUGAR y la FECHA en que se

celebra el contratoBajo el titulo de REUNIDOS se detallan los datos identificativos de los intervinientes en el contrato: nombre y apellidos , número de identificación y domicilio

2. Se hace constar por escrito la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato

3. Bajo el titulo de EXPONEN o MANIFIESTAN se expresa la voluntad de cada una de las partes intervinientes en el contrato de una determinada cosa, se describen las características de la misma, y en su caso, antecedentes.

4. Bajo el título de CLAUSULAS se definen los acuerdos adoptados en cuanto a la cosa objeto del contrato, el precio, la forma de pago de la contraprestación y cuantas disposiciones, pactos y condiciones tengan por conveniente.

5. El contrato se perfecciona cuando las partes consienten con su FIRMA

ContratosContratos

OBLIGACIONES DE LAS PARTES

OBLIGACIONES DEL VENDEDOR Conservar la cosa vendida antes de efectuar su

entrega al comprador La entrega de la cosa vendida en el plazo y lugar

pactados en el contrato El saneamiento de la cosa vendida

OBLIGACIONES DEL COMPRADOR Pagar el precio de la cosa vendida La recepción de la cosa

ContratosContratos

TRANSMISIÓN DEL RIESGO EN LA COMPRAVENTATRANSMISIÓN DEL RIESGO EN LA COMPRAVENTA

Tras formalizar el contrato, las mercancías vendidas pueden destruirse o sufrir desperfectos antes de ser entregadas, o incluso pueden no llegar a manos del comprador. Es decir, están sometidas a riesgo de menoscabo, deterioro o pérdida.

En la compraventa mercantil, el comprador asume los riesgos desde que el vendedor le entrega la cosa comprada. Hasta la entrega material, el riesgo lo soporta el vendedor.

Si el riesgo recae en el vendedor, éste pierde todo derecho al precio. Si el riesgo recae sobre el comprador, éste esta obligado al pago del precio aún cuando no reciba nada a cambio o lo reciba deteriorado

La responsabilidad por el daño o menoscabo recae íntegramente en el vendedor cuando incurra en dolo, culpa o negligencia

ContratosContratos

CAUSAS DE EXTINCION DE UN CONTRATOCAUSAS DE EXTINCION DE UN CONTRATO

Por el pago o cumplimiento Por la pérdida de la cosa vendida (antes de su entrega) Por la condonación de la deuda Por confusión de los derechos entre el comprador y el vendedor (cuando

recaen en el mismo sujeto los derechos de acreedor y deudor, entonces las obligaciones se extinguen)

Por compensación (cuando dos personas son recíprocamente deudoras y acreedoras, la obligación se extingue en la cantidad concurrente)

Por novación (cuando se sustituye una obligación antigua por una nueva, esta extingue a la anterior)

ContratosContratos

Compras – Control - IndicadoresCompras – Control - Indicadores

• La evaluación del desempeño del área de Compras, varia según la empresa, pero se puede plantear la evaluación por medio de indicadores basados en las siguientes premisas:– Sobre los objetivos de compras– Cumplimiento de la normatividad interna de la empresa expresada en

los manuales– Evaluación externa (proveniente de los proveedores) – Inclusión o adopción de productos sustitutos con mejores ventajas

técnicas y económicas– El desarrollo de fuentes de suministro– Mejora de las técnicas de negociación– Beneficio integral obtenido en la empresa generada por compras– Mejora del proceso de seguimiento de la orden de compra– Eficiencia del inventario– Incidencia en los procesos de producción y en la calidad del producto o

servicio final– Impacto en las ventas.

Compras – Control - IndicadoresCompras – Control - Indicadores

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