Butlletí ITGD núm. 115 abril 2016

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Innovación tecnológica y gestión documental

ABRIL 2016 I Nº 115

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06 Notícias

04 Editorial

10 Jornadas

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11 Publicaciones

SUMARIO

12 Estándares

13 Normativa

18 Licitaciones

19 http://

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EDITORIAL

Nueva versión del estándar ISO 15489-1:2016

Este mes de mayo la organización ISO ha publicado ISO 15489-1:2016 Información y documentación, Parte 1: conceptos y principios. Como es sabido la primera edición de este estándar se publicó el año 2001. Actualmente esta norma ha sido adoptada per más de cincuenta países y traducida a más de quince idiomas, entre ellos el catalán. De facto se ha convertido en un estàndar global y quizás este factor es uno de los motivos que explican que se haya tardado quince años en plantear y llevar a cabo su revisión en profundidad. ISO establece que las normas publicadas deben ser revisadas cada cuatro años. Cuando vence este período los comités de normalización nacionales han de votar si mantienen la norma o si se procede a su revisión, que puede ser parcial o general. En el caso de ISO 15489 los comités internacionales han ido votando por la continuidad de la norma, básicamente debido a la necesidad de alargar el período de su conocimiento y adopción generalizadas (por ejemplo, la versión española se publicó el año 2008). El escenario dibujaba, por tanto, unas realidades de implantación muy dispares a nivel internacional. Finalmente, cuando los comités internacionales deciden iniciar el proceso de revisión se abre otro debate: ¿se debía publicar una revisión del estándar ISO 15489 cuando se había publicado ya la família ISO 30300? ¿Habría una competencia entre normas en un “mercado” muy reducido (la gestión documental)? ¿Se fagocitarían las normas? Ante esta situación algunos comités optaron por no renovar ISO 15489 y concentrar sus esfuerzos en 30300. En cambio, el corriente mayoritario liderado por los comités de mayor peso (que coinciden con los que havían impulsado ISO 15489 en su inicio) consideraba que el esfuerzo realizado para implantar ISO 15489 podría verse cuestionado si se producía un cambio radical. La actual ISO 15489-1:2016 supone un cambio conceptual remarcable en relación a la versión de 2001 ya que está mucho más orientada al establecimiento de una política de gestión de documentos en la organización mientras que en la anterior versión estaban mucho más presentes los procesos y los instrumentos de gestión documental. De la versión de 2016 cabe destacar que establece los conceptos nucleares y

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los principios en la creación, la captura y la gestión de los documentos, los metadatos y los sistemas de gestión de documentos; también se presta atención a las políticas, la asignación de responsabilidades, el seguimiento, el apoyo y la formación para conseguir una gestión de documentos efectiva o la reutilización de la información. También incide en los aspectos vinculados al análisis del contexto de negocio y a la identificación de los requisitos de documentación. Destacar en este sentido el cambio significativo que se produce en la valoración documental como concepto (appraisal). Ésta aparece ahora vinculada directamente a la fase de análisis citada y no, como en la anterior versión, asociada al final del ciclo de los documentos. Resaltar también que ISO 15489-1:2016 tiene un claro vínculo con ISO 30300 en lo que a controles documentales se refiere (esquemas de metadatos, cuadro de clasificación, permisos de acceso, normas de disposición). Como nota final indicar que es probable que en los próximos meses sea modificada completamente la actual ISO 15489-2 (que pasaría a ser una guía para diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión documental) y que aparezca una nueva ISO 15489-3, que sería una guía de valoración documental. Estos documentos están todavía en fase de borrador y faltan, por tanto, los procesos de valoración y votación de los comités; a pesar de eso creemos interesante comentarlo para que se tenga una idea de por dónde se mueve y está evolucionando ISO 15489. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=62542

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NOTICIAS

Administración electrónica en la Xunta de

Galícia

L’Axencia para a Modernización

Tecnolóxica aprueba su Plan de

acción 2016 con 35 puntos clave para

consolidar la Administración

electrónica, promocionar sectores estratégicos de la economía gallega

y desplegar redes de comunicaciones ultra rápidas. Existe la voluntat de

hacer posible la tramitación electrónica integral de 200 procedimientos

con la puesta en marcha del Arquivo Dixital Integrado y desarrollar

también el Expediente judicial electrónico, implantar el Plan de Inclusión

Digital y potenciar la sede electrónica de la Xunta. Para más

información:

http://amtega.xunta.gal/actualidade/novas/2016-03-28-amtega-

aproba-plan-accion-2016-con-35-programas-para-consolidar-

dixitalizacion.html

Derecho de acceso a la información pública

La Secretaria de Transparència i Govern Obert publica un análisis de los

seis meses (de julio a diciembre 2015) del inicio del proceso de

recepción, tramitación y resolución de las solicitudes de acceso a la

información pública que puede realizarse telemática o

presencialmente. El informe ofrece indicadores y datos que permiten

conocer información sobre las solicitudes, su resolución -diferenciando

entre las estimadas y las desestimadas-, el promedio de tiempo para dar

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respuesta y el perfil medio del solicitante. Para más información y

acceder al informe:

http://governacio.gencat.cat/web/.content/transparencia/accesinfop

ublica/Informes/Informe-6-mesos-SAIP_Vfinal.pdf

Acreditación de entidades de certificación del

Esquema Nacional de Seguridad

La Entidad Nacional de Acreditación pone a disposición el Esquema de

acreditación de entidades que ha desarrollado, junto con el Ministerio

de Hacienda y de Administraciones Públicas y el Centro Criptológico

Nacional con el objetivo que, desde este momento, las entidades se

acrediten como certificadoras del cumplimiento del Esquema Nacional

de Seguridad para poder llevar a cabo sus actividades. Se ha

establecido un período de transición de un año, a partir del que, si no se

acreditan, no podrán continuar certificando.

Para más información y acceso al esquema de acreditación:

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p

ae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-06-Esquema-acreditacion-

entidades.html#.Vw3rwzFKU_w

Codificaciones de unidades orgánicas DIR3

El Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas actualiza la

Codificación de las unidades orgánicas

(DIR3) que identifican la Oficina Contable,

el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora

incorporando los cambios producidos por

la reestructuración de la Administración de

la Generalitat de Catalunya y de las

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entidades de su sector público. Este incide en determinados

documentos presentados en la Administración general del estado,

como las facturas electrónicas.

http://economia.gencat.cat/ca/70_ambits_actuacio/tresoreria_i_paga

ments/factura-electronica/

Interoperability implementation and monitoring

across Europe in 2015

El National Interoperability Framework Observatory valora la

implementación de las iniciativas derivadas del Marco Europeo de

Interoperabilidad y los Marcos Nacionales de Interoperabilidad para

conocer la situación de los estados miembros el 2015. Para elaborar este

informe se han consultado los datos recogidos el año pasado junto con

información de expertos nacionales e investigación complementaria.

Para más información y acceder al informe:

https://joinup.ec.europa.eu/community/nifo/news/interoperability-

implementation-and-monitoring-across-europe-2015-main-trends

https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/2015_report_implementati

on_monitoring_final_0.pdf

What hope is there for transparency and

integrity of Government in the Digital Age

El director general de los Archivos Nacionales de Australia, en una

conferencia el pasado 29 de febrero, expresa opinión sobre la

transparencia y la integridad del gobierno en la era digital. Desde su

punto de vista los archivos estan en primera línea de la gestión de la

información digital y se debe implementar un estándar sobre

transparencia e integridad a través de las instituciones de la

Commonwealth. Los archivos ven la política Digital Continuity 2020

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como base de la agenda de transformació digital, complementando el

papel de Transformación Digital Office y otros. Para acceder al texto

íntregro en inglés:

http://www.naa.gov.au/about-us/media/speeches/what-hope.aspx

Wallot-Sylvestre Seminar: David Fricker, Director

General of the National Archives of Australia.

Los archivos nacionales del Canada han

publicado el vídeo del seminario (marzo 2015)

impartido por el director de los Archivos

Nacionales de Australia (“e-Government:

Policy Responses from the National Archives of

Australia”). Se explica la política del gobierno electrónico que ha

adoptado el gobierno australiano para dar mejor servicios a los

ciudadanos y a las empresas y como se está trabajando con todas las

agencias gubernamentales de la Commonwealth para transformar en

digital procesos y sistemas de información. Más información:

http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2015/wallot-sylvestre-

david-fricker.aspx

Video of The Wallot-Sylvestre seminars with David Fricker

Finland National Archives 2020

El Archivo Nacional de Finlandia publica la estrategia 2020, en la que se

habla de promover la digitalización como parte del proceso de

transferencia, el archivo electrónico, el libre acceso a la información, así

como de los servicios de reutilización de la información de la

documentación archivada en repositorios digitales. Podéis encontrar el

texto íntegro en el siguiente enlace.

http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/strategy-2020

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JORNADAS

Jornada de interoperabilidad y archivo

electrónico en el marco europeo

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publica un

balance de esta jornada sobre interoperabilidad y archivo que tuvo

lugar el pasado 1 de marzo de 2016 en Madrid.

http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/GabineteMinistro/

Notas%20Prensa/2016/S.E.%20ADMINISTRACIONES%20P%C3%9ABLICAS/0

1-03%2016%20NP%20Jornada%20Archivo%20Electr%C3%B3nico.pdf

Association of Canadian Archivists 2016. ‘Futur

proche’: Archives & Innovation

Fechas: 2 a 4 de junio de 2016

Lugar: Quebec (Canadá)

Más información: http://archivists.ca/content/annual-conference

11th Annual Conference on Open Repositories

(OR 2016)

Fechas: De 13 a 16 de junio de 2016

Lugar: Dublín (Gran Bretaña)

Más información: http://or2016.net/

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PUBLICACIONES

Guide de gestion des documents et des

archives pour les communes valaisannes

Los Archives de l’état del Canton du Valais de Suiza han publicado su

guia de gestión de documentos para dar cumplimiento a nuevos

requerimientos normativos y tecnológicos. Para

acceder al informe:

https://www.vs.ch/documents/249470/387735/Guide+c

omplet+-+communes_1.1.pdf/2198c59b-5cde-4212-

a99e-ba669d25d7b7

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ESTÁNDARES

Digital preservation sound and vision: policy,

standards and procedures

La organización Netherlands Institute for Sound and Vision (Nederlands

Instituut voor Beeld en Geluid) publica un estándar

sobre la preservación digital de los documentos

audiovisuales. Este documento describe

detalladamente los principios y opciones

esenciales para realizar correctamente este

trabajo, concretando la política actual del instituto,

los procedimientos que se aplican y los requisitos

técnicos necesarios. Para acceder al documento:

http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/

Información pública normas UNE

En el BOE núm. 86 de 9 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6 de

abril de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y

Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los

proyectos de normas europeas e internacionales que han sido

tramitados como proyectos de norma UNE, correspondientes al mes de

marzo de 2016.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3420

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NORMATIVA

Administración electrónica

En el BOP de Girona núm. 65 de 6 de abril de 2016 se publica el edicto

de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Martí de Llémena

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/65/20166502596.pdf

En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016

se publica el edicto de aprobación inicial de la

Ordenanza reguladora de la administración

electrónica del Ayuntamiento de Alt Àneu .

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/se

rvlets/donarEdicte/?id=2016_73_2563

En el DOGC núm. 7101 de 18 de abril de 2016 se publica el Edicto del

Ayuntamiento de Berga sobre aprobación de Ordenanza reguladora

de administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=723050&language=ca_ES

En el BOP de Lleida núm. 78 de 25 de abril se publica el edicto de

aprobación definitiva de la Ordenanza de administración electrónica,

transparencia, acceso, reutilización y buen gobierno del Ayuntamiento

de Constantí

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=3488&ebop_any=2016

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En el BOE núm. 99 de 25 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6

de abril de 2016, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se

aprueba el sistema de firma electrónica mediante captura de firma

digitalizada con datos biométricos para relacionarse presencialmente

con el Servicio Público de Empleo Estatal.


En el BOP de Lleida núm. 80 de 27 de abril de 2016 se publica el edicto

de aprobación definitiva de la Ordenanza de administración

electrónica del Ayuntamiento de Torrefarrera

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_80_2834

Evaluación

En el DOGC núm. 7097 de 12 de abril de 2016 se publica el Edicto de 24

de marzo de 2016, por el que se somete a información pública el

Proyecto de orden por la que se aprueban, se modifican y se derogan

tablas de evaluación y acceso documental.



En el BOE núm. 94 de 19 de abril de 2016 se publica la Resolución de 8

de abril de 2016, de la Subsecretaría de Economía y Competitividad,

por la que se autoriza la eliminación de determinadas series

documentales relativas a gestión de recursos humanos.


En el BOE núm. 100 de 26 de abril se publica la Resolución de 21 de abril

de 2016, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de

una serie documental común de la Administración General del Estado

denominada Cuentas justificativas para reposición de fondos de

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anticipos de caja fija y fondos de maniobra (1988-serie abierta),

custodiada en el archivo central del Ministerio de Industria, Energía y

Turismo.


Gestión documental

En el DOGC núm. 7095 de 8 de abril de 2016 se publica el anuncio sobre

aprobación inicial del Reglamento municipal de gestión documental

del Ajuntament d’Almenar.



En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica la aprobación

definitiva del Reglamento regulador de la política de gestión

documental, acceso a los documentos y Archivo Municipal de

Ajuntament de Bigues i Riells.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600513

6.pdf&1

En el Boletín Oficial de Aragón núm. 71 de 14 de abril de 2016 se publica

el Decreto 38/2016, de 5 de abril, del Gobierno de Aragón, por el cual se

aprueba la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de

la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos.

http://www.boa.aragon.es/cgi-

bin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=902540023535

Transparencia

En el BOE núm. 81 de 4 de abril de 2016 se publica la Ley 1/2016, de 18

de enero, de transparencia y buen gobierno de Galicia.


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En el BOP de Barcelona de 4 de abril de 2016 se publica la aprobación

inicial de la Ordenanza reguladora sobre transparencia y acceso a la

información pública del Ajuntament de Sant Salvador de Guardiola.


1.pdf&1

En el mismo BOP de Barcelona se publica la aprobación inicial de la

Ordenanza municipal reguladora de la Administración electrónica del

Ajuntament de Teià.


7.pdf&1

En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica el anuncio de

aprobación definitiva de la Ordenanza de transparencia y

Administración electrónica del Ajuntament de Manlleu.


1.pdf&1

En el BOP de 15 de abril de 2016 se publica la aprobación definitiva de

la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del

Ajuntament de Viladecavalls.


6.pdf&1

En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016 se publica el anuncio

de aprobación definitiva del Reglamento regulador de Transparencia i

Administración Electrónica del Ayuntamiento de Les Valls de Valira

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_73_2556

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En el DOGC núm. 7100 de 15 de abril de 2016 se publica el Anuncio del

Ayuntamiento de Manlleu sobre la aprobación definitiva de la

Ordenanza de transparencia y administración electrónica.



En el DOGC núm. 7102 de 19 de abril se publica el Anuncio del Consell

Comarcal del Tarragonès sobre aprobación de la Ordenanza de la sede

electrónica y el portal de la transparencia.



En el BOP de Barcelona de 22 de abril de 2016 se publica el anuncio del

Ordenanza municipal de transparencia, administración electrónica,

acceso a la información y reutilización del Ajuntament de Moià.


9.pdf&1

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LICITACIONES

Custodia de documentación

En el BOE núm. 90 de 14 de abril de 2016

se publica la Resolución del Complejo

Asistencial Universitario de León por la

que se convoca la licitación del servicio

de custodia, depósito y gestión del

archivo central de historias clínicas.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-14471

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http://

Share-PSI. The network for

innovation in European public

sector information

Este mes destacamos este sitio web especialitzado en información y

recursos de soporte para facilitar la implantación de la Directiva

europea sobre la información del sector público (más conocida como

Directiva PSI).

Esta Web s’estructura en diferentes apartados donde se puede

encontrar la estrategia de implantación de esta directiva (revisada el

año 2013), proyectos concretos desde enfoques diferentes, buenas

prácticas (políticas, legislación, plataformas, formatos, etc), información

de encuentros y talleres, y también acceso al último infome de progreso

de estas iniciativas (octubre 2015).

Esperamos que pueda ser de vuestro interés.

https://www.w3.org/2013/share-psi/

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BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una

publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General

d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión

documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de

contenidos relativos a:

- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y

preservación

- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos

y aplicaciones informáticas que la hacen posible

- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de

información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una

recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y

artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD

dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los

profesionales del sector.

El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite

de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

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¿QUIÉNES SOMOS?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema

d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes

competencias:

- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación

operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i

Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental

- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos

relacionados con la aplicación de las tecnologías de la

información y la comunicación.

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SUSCRIPTORES

Si estás interesado en recibir este boletín,

rellena el breve formulario que encontrarás

en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8

VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed

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para darte de baja, puedes

dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:

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encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura

de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la

Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,

rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció

General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),

08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:

[email protected]

Butlletí ITGD núm. 115 abril 2016

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