Butlletí ITGD. Núm. 113. Febrero 2016

1

Innovación tecnológica y gestión documental

FEBRERO 2016 I Nº 113

2

06 Noticias

04 Editorial

07 Jornadas

3

08 Publicaciones

SUMARIO

10 Estándares

12 Normativa

15 Licitaciones

16 http://

4

EDITORIAL

Primeros pasos de los grupos de trabajo

multidisciplinares (GTM) En el número 109 del Boletín ITGD del mes de octubre de 2015 os

anunciábamos la creación de los grupos de trabajo multidisciplinares

(GTM) para la implementación del Protocolo de gestión de documentos

electrónicos y archivo de la Generalitat y describíamos las funciones

que tienen que llevar a cabo.

Actualmente hay activos 8 GTM. En concreto los correspondientes a los

departamentos de Vicepresidència, Economia i Hisenda; Treball, Afers

socials i Famílies; Interior; Justícia; Governació, Administracions públiques

i Habitatge; Salut, así como de la Agència Catalana de l’Aigua y de la

Escola d’Administració Pública de Catalunya. En este momento,

estamos a la espera de que, una vez llevado a cabo la reestructuración

del Gobierno y de los equipos directivos de los departamentos, se

proceda a la constitución de los grupos de los departamentos y entes

que faltan.

Sin embargo, los GTM creados ya son activos y en todos los casos han

iniciado las primeras sesiones de trabajo. Este hecho responde a que

hay factores, relacionados con la implementación efectiva de la

administración electrónica, que están presionando. En este sentido, el

factor más destacado es la entrada en vigor de la Ley 39/2015 del

procedimiento administrativo común de las administraciones públicas

que, entre los diversos aspectos que regula, obliga a una tramitación de

5

los procedimientos administrativos íntegramente electrónica. Una fecha

clave es el próximo mes de octubre de 2016, momento en el cual los

trámites relacionados con los ciudadanos deben ser tramitados

electrónicamente. Esta fecha añade presión a todos los equipos

responsables de implementar este mandamiento legal. Un segundo

factor, directamente vinculado con el primero, es la ineludible

necesidad que tienen, ahora ya sí, los departamentos y entes de

disponer de aplicaciones informáticas para poder gestionar estos

trámites y los documentos y evidencias que se van generando en el

transcurso de esta tramitación.

De estos dos factores, es el segundo el que requerirá de mayor atención

por parte de los GTM, ya que en poco tiempo se deberán identificar las

aplicaciones con las que se gestionan procedimientos y si estas están

gestionando todo el trámite o partes de él, es decir, si abarcan, o no,

toda la tramitación del expediente. También deben valorar desde las

vertientes tecnológica, económica y funcional si es justificada la

continuidad de estas aplicaciones. Si existe una continuidad, tendrán

que trabajar con el perfil de metadatos de la aplicación, y si es

necesario, modificarlo a fin de que cumpla con el esquema de

metadatos e-SIGeDA, con la finalidad de que se puedan transferir los

expedientes electrónicos de la aplicación a ARESTA (archivo

electrónico). Otro escenario que deben valorar los GTM es el uso de las

herramientas corporativas que la Generalitat les pone a su disposición.

Las más destacadas son el Tramitador Genérico (TG) y el Tramitador de

Ayudas y Subvenciones (TAIS). Actualmente TG tiene la ventaja que

cumple con el Protocolo de gestión de documentos electrónicos y si los

GTM lo utilizan tendrán que centrar su tarea en la mínima configuración

de sus trámites. Una vez hecha la aproximación a la tecnología a utilizar

en cada caso, los GTM deben analizar cada uno de los trámites con el

objetivo de que cumplan los requisitos documentales exigibles en cada

6

momento. Posteriormente, se subirá el trámite a preproducción, se

testeará, se formará a los usuarios y se pondrá en producción.

Aunque en esta sucinta descripción pueda dar la impresión que

estamos ante un proceso sencillo, la realidad es que coexisten

situaciones muy diversas dentro de la Administración de la Generalitat

tanto con respecto a recursos disponibles como a la experiencia previa

de los equipos a la hora de afrontar este reto; hecho que requerirá el

apoyo de los órganos transversales.

Desde la Subdirección General de Archivos y Museos, con la voluntad

de dar el apoyo más directo posible a los responsables de archivos

centrales que participan a los GTM de sus organismos, se han iniciado

unas reuniones mensuales de coordinación que sirvan para poner

encima de la mesa tanto los elementos críticos de los proyectos en los

que cada uno de ellos participa, como ofrecer soluciones mucho más

ajustadas a las necesidades concretas que implican los procesos de

implementación del Protocolo de gestión de documentos electrónicos.

También se persigue un intercambio de experiencias derivadas de los

proyectos en los cuales se está trabajando, con el objetivo de ir

constituyendo una comunidad GTM, de forma que los diversos GTM de

los organismos encuentren un foro de trabajo y de comunicación

profesional.

7

NOTICIAS

Premio a la excelencia digital Se publican los premios National Archive Award for Digital Excellence

sobre innovación tecnológica en materia de gestión documental. En el

e-butlletí GAIN Australia núm.1 de 2016 de los Archivos Nacionales de

Australia se describen los ganadores y se explican los pasos que han

seguido las diferentes agencias para conseguir la excelencia en la

reutilización de los datos, la innovación y la gestión electrónica. Para

obtener más información:

http://email.synergymail.com.au/t/ViewEmail/r/75B729A1F0AB30972540E

F23F30FEDED/4C0D815F6FFBD296FE6194DE962A274B

Estonian e-Residency. Mobile World Congress

En el stand de Estonia en el Mobile

World Congress, celebrado en

Barcelona la semana pasada,

había la posibilidad de tramitar el

certificado digital e-Residency por

el cual, una vez validado el

proceso de inscripción, el gobierno de Estonia asume y certifica la

personalidad digital del solicitante y le permite usar su certificado y los e-

servicios asociados. e-Residency no otorga la ciudadanía, ni la

residencia, la residencia fiscal o el derecho de entrada en Estonia o en

la UE; pero sí la posibilidad de firmar digitalmente documentos y

contratos, verificar la autenticidad de los documentos firmados, crear

una empresa on-line y administrarla desde cualquier lugar,

8

transferencias, e-commerce, declarar impuestos en Estonia on-line, etc.

Para más información:

https://e-estonia.com/e-residents/about/

Gestión del cambio en la disposición Tal como indicábamos en el boletín ITGD nº. 105, los Archivos Nacionales

de los EE.UU. están implantando una nueva aplicación de las políticas

de disposición, General Records Schedule (GRS). Por este motivo, han

publicado una guía de actualización del GRS, para ayudar en los

organismos a llevar a cabo la gestión del cambio de GRS e identificar la

documentación que pertenece al Gobierno Federal de la que no lo es.

La guía se caracteriza por tener un carácter transversal que permite

consultar la trazabilidad para cada ítem y consultar las

correspondencias desde el antiguo periodo de retención al nuevo y

viceversa. Para acceder a más información:

http://records-express.blogs.archives.gov/

Canadá. Digital Privacy Act

Canadá aprueba una nueva la Ley sobre privacidad en entornos

electrónicos (Digital Privacy Act), modificando la Ley sobre protección

de la información personal y documentos electrónicos (Personal

Information Protection and Electronic Documentos Act, PIPED), donde se

establecen los cambios en relación al consentimiento sobre el uso de

datos personales o su utilización -sin el consentimiento individual-

cuando prevalece el interés colectivo, ciberseguridad, etc. Podéis

consultar las dos leyes, así como cuatro reflexiones sobre estos cambios

en los siguientes enlaces:

Digital Privacy Act

Personal Information Protection and Electronic Documentos Act

Parte 1; Parte 2; Parte 3; Parte 4

9

Situación de la gestión documental en Corea

del Sur El gobierno sudcoreano se está implicando cada vez más en la gestión

de los documentos electrónicos, alineándose con el aumento de

iniciativas vinculadas a la administración electrónica existentes tanto a

nivel nacional como a nivel internacional y con la necesidad de dar

una solución al incremento exponencial del volumen de

documentación generada en soporte electrónico. En este contexto, se

han iniciado diferentes proyectos como es el desarrollo del sistema de

gestión de documentos de los ministerios del gobierno de Seúl o la

preservación permanente de e-documentos en los Archivos nacionales.

Para más información y para acceder a la web de los Archivos

nacionales:

http://koreajoongangdaily.joins.com/news/article/article.aspx?aid=3009

024&cloc=etc%7Cjad%7Cgooglenews

http://www.archives.go.kr/english/

Preservación digital en el Reino Unido Los Archivos nacionales del Reino Unido inician un programa para

transferir en sus instalaciones documentación nacida digital en el seno

de organizaciones del conjunto del país y en el desarrollo de las

actividades de los diferentes departamentos del gobierno. El objetivo es

preservarlos a largo plazo y que sean accesibles independientemente

de la tecnología que los creó. Para más información:

http://www.ukauthority.com/news/5460/national-archives-kicks-off-born-

digital-transfer

10

JORNADAS

Jornada de museus, gestió documental i arxiu Fechas: 16 de marzo de 2016

Lugar: Barcelona (Catalunya)

Más información: http://mmb.cat/img/admin/activitats/arxiu_292_1.pdf

IS&T Archiving Conference Fechas: 19 a 22 de abril de 2016

Lugar: Washington DC (EUA)

Más información:

http://www.imaging.org/ist/Conferences/archiving/index.cfm

AIIM Conference 2016: "Digital Transformation in

Action" Fechas: 26 a 28 de abril de 2016

Lugar: New Orleans (EUA)

Más información:

http://www.aiimevents.com/events/aiim-conference-2016/event-

summary-981cb8aa25d64787b08466904f21a986.aspx

Research Data Access and Preservation Summit Fechas: 4 a 6 de mayo de 2016

Lugar: Atlanta (EUA)

Más información: http://www.asis.org/rdap/

11

PUBLICACIONES

Frascati Manual 2015 Se publica la séptima edición del

Manual de Frascati, un instrumento

esencial en la recolección de datos de

investigación. Incluye definiciones de

conceptos básicos, directrices para la

recopilación de datos y propuestas de

clasificación de datos I+D.

http://www.oecd.org/publications/frascati-manual-2015-9789264239012-

en.htm

Documenting your public service Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos (NARA) publican la

actualización de la guía ‘Documenting your public service’, dirigida a

todos los empleados públicos de los EE.UU. Esta guía señala las

responsabilidades de los trabajadores a la hora de gestionar

documentos públicos y explica cómo distinguirlos de otra información

tratada, incluyendo los documentos personales.

http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-

your-public-service.html

12

Guide pratique de mise en

œuvre du relevé d'identité de

coffre-fort numérique Los Archivos Nacionales de Francia publiquen

esta guía con la que pretenden asesorar a las

organizaciones que trabajen con documentos

electrónicos, incidiendo en las estrategias de

seguridad en el repositorio digital. Para acceder al documento:

https://www.fntc.org/fr/actualites/fntc/item/2552-guide-pratique-de-

mise-en-oeuvre-du-releve-d-identite-de-coffre-fort-numerique-un-

referentiel-essentiel-pour-les-acteurs-de-la-relation-client-digitale/

13

ESTÁNDARES

Guidance on the requeriments for Documented

Information of ISO 9001:2015 Por su parte el TC176/2 Quality systems de ISO ha publicado una guia

sobre la información documentada en el marco de un sistema de

gestión de la calidad siguiendo la nueva versión de la norma ISO 9001

http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/-

8835848/8835872/8835883/Documented_Information.docx

Entregables 2016 del proyecto E-ARK El proyecto E-ARK (European Archival

Records and Knowledge Preservation),

cofinanciado por la Comisión Europea,

acaba de publicar (1 de febrero de 2016)

cuatro entregables: especificaciones

preliminares, especificación E-ARK AIP,

componentes del programa de

implementación de la plataforma y servicios

desarrollados en el marco del proyecto. Para más información:

http://www.eark-project.com/

14

NORMATIVA

Acceso

En el BOE núm. 42 de 18 de febrero de 2016 se publica el Acuerdo entre

el Gobierno Español y el Gobierno Macedonio para el intercambio y

protección recíproca de información clasificada, hecho en Madrid el 5

de noviembre de 2014. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-

A-2016-1638

En el BOP de Barcelona de 15 de febrero de 2016 se publica la

Instrucción sobre la tramitación de solicitudes para el ejercicio de

derechos de acceso a las informaciones públicas del Ayuntamiento de

Sant Fruitós de Bages.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&02/02201600189

5.pdf&1

En el BOP de Barcelona de 22 de febrero de 2016 se publica la

aprobación definitiva del procedimiento abreviado y modelos de

documentos para acceso a documentos del Arxiu Municipal de

Castellbisbal.


1.pdf&1

15

Administración electrónica En el BOP de Girona núm. 21 de 2 de febrero

de 2016 se publica el edicto de aprobación

inicial de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento

de Corçà.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/21/201621

0640.pdf

En el BOP de Girona núm. 26 de 9 de febrero de 2016 se publica el

anuncio de aprobación provisional de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Martí de Llémena.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/26/2016260844.pdf

En el BOP de Tarragona núm. 31 de 16 de febrero de 2016 se publica el

anuncio de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento de la Canonja.

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=1305&ebop_any=2016

En el DOGC núm. 7060 de 17 de febrero de 2016 se publica el anuncio

del Ayuntamiento de Celrà sobre la aprobación inicial de la Ordenanza

reguladora de la administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=717664&language=ca_ES

En el DOGC núm. 7060 de 17 de febrero de 2016 se publica el edicto del

Ayuntamiento de Vilanova de Sergrià sobre la aprobación definitiva de

la Ordenanza reguladora de la administración electrónica.



16

En el BOP de Tarragona núm. 33 de 18 de febrero de 2016 se publica el

edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento de la Nou de Gaià


=1391&ebop_any=2016


del Ayuntamiento de Mont-roig del Camp sobre aprobación definitiva

de la Ordenanza de la administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/es/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/

?action=fitxa&documentId=718038&language=es_ES

En el BOP de Barcelona de 26 de febrero de 2016 se publica el anuncio

de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la

Administración electrónica y la transparencia del Ajuntament de Rubí.


7.pdf&1

Evaluación En el BOE núm. 29 de 3 de febrero de 2015 se publica la Resolución de

26 de enero de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas, por la que se autoriza la eliminación de

determinadas series documentales generadas por los Tribunales

Económico-Administrativos y que se conservan en el Archivo General

del Departamento, los archivos de los Tribunales Económico-

Administrativos y en los archivos histórico-provinciales.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-1029

17

En el BOE núm. 33 de 8 de febrero de 2016 se publica la Resolución del

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de 28 de enero de 2016, de

la Subsecretaría, por la que se aprueba la eliminación de series

documentales custodiadas en el Archivo Central de la Secretaría de

Estado de Educación, Formación Profesional y Universidades y en el

Archivo del Museo Nacional del Prado; así como la modificación parcial

del dictamen 9/2014, de la Comisión Superior Calificadora de

Documentos Administrativos.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-1227

Gestión Documental En el DOGC núm. 7058 de 15 de febrero de 2016 se publica el Edicto del

Ayuntamiento de Bigues i Riells sobre aprobación inicial del Reglamento

regulador de la política de gestión documental, acceso a los

documentos y archivo municipal.



En el BOP de Barcelona de 22 de febrero de 2016 se publica el anuncio

de exposición pública del texto íntegro del Cuadro de Clasificación

Funcional Corporativo del Ajuntament de Castellbisbal aprobado

definitivamente.


0.pdf&1

Firma electrónica En el BOP de Barcelona de 9 de febrero de 2016 se publica la

aprobación del Protocolo de identificación y firma electrónica del

Ayuntamiento de Castellar del Vallès.

18


3.pdf&1

Transparencia En el BOP de Tarragona núm. 23 de 4 de febrero de 2016 se publica el

anuncio de aprobación inicial de la Ordenanza municipal sobre

transparencia y libre acceso a la información del Ayuntamiento de

Falset


=871&ebop_any=2016

En el DOGC núm. 7055 de 9 de febrero de 2016 se publica el anuncio de

la aprobación inicial, entre otras, de la Ordenanza de transparencia y

administración electrónica del Ayuntamiento de Manlleu.




del Ayuntamiento de Moià sobre la aprobación inicial de la Ordenanza

municipal reguladora de transparencia, administración electrónica,

acceso a la información y reutilización.




del Ayuntamiento de Palau-Solità i Plegamans sobre la aprobación

definitiva de la Ordenanza municipal de la Administración electrónica.



19


del Ayuntamiento de Viladecavalls sobre la aprobación inicial de la

Ordenanza de transparencia y administración electrónica.




del Ayuntamiento de Torà sobre la aprobación de la Ordenanza

reguladora de transparencia y administración electrónica.




del Ayuntamiento de Sant Cugat de Sesgarrigues sobre la aprobación

definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de transparencia y

administración electrónica.



20

LICITACIONES

Administración electrónica En el BOP de Girona núm. 40 de 29 de febrero de 2016 se publica el

edicto de licitación del contrato del servicio de asistencia técnica y

soporte jurídico y logístico en protección de datos y administración

electrónica del Ayuntamiento de Palamós

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/40/20164001420.pdf

Digitalización y custodia de documentación En el BOE núm. 35 de 10 de febrero de 2016

se publica el anuncio del Defensor del

Pueblo de licitación para la contratación

del servicio de almacenaje y custodia de

los archivos del Defensor del Pueblo.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-4233

En el BOE núm. 51 de 29 de febrero de 2016 se publica la Resolución del

Servicio Vasco de Salud-Osakidetza por la que se publica la licitación

del servicio de digitalización y posterior custodia de los expedientes

personales de la Osi Donostialdea.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-7073

21

http://

Proyecto ARPAD

Este mes destacamos la web del proyecto ARPAD: Archivo digital,

conservación del patrimonio documental y eliminación de papel en las

relaciones administrativas. Un proyecto llevado a cabo por la Xunta de

Galicia en el contexto de una iniciativa de cooperación

interadministrativa con Portugal para desarrollar servicios digitales y de

interoperabilidad y mejorar la gestión de documentos con la creación

del Archivo Digital de Galicia. Para conseguir este objetivo el proyecto

ha definido 4 ejes principales: Diseño y construcción del Archivo Digital

Integrado de Galicia (Eje 1), Servicios de interoperabilidad

transfronteriza (Eje 2), Servicios digitales de eliminación del papel (Eje 3)

y Conservación y promoción del patrimonio documental (Eje 4).

En este sitio web el usuario puede consultar material y documentación

específica de la iniciativa, entre la que destaca el Plan de acción 2015,

donde se señalan las líneas estratégicas para el impulso de la

modernización de la administración gallega, o el contrato de gestión

del órgano promotor, la Axencia para a Modernización Tecnolóxica

(Amtega), que recoge los compromisos establecidos para la definición,

desarrollo y ejecución de los instrumentos de la política de la Xunta de

Galicia en materia TIC, de innovación y evolución tecnológica.

http://amtega.xunta.gal/colectivos/entidades-locais/arpad/proxecto_arpad.html?__locale=es

22

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una

publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General

d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión

documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de

contenidos relativos a:

- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y

preservación

- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos

y aplicaciones informáticas que la hacen posible

- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de

información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una

recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y

artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD

dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los

profesionales del sector.

El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite

de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

23

¿QUIÉNES SOMOS?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema

d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes

competencias:

- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación

operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i

Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental

- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos

relacionados con la aplicación de las tecnologías de la

información y la comunicación.

24

SUSCRIPTORES

Si estás interesado en recibir este boletín,

rellena el breve formulario que encontrarás

en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8

VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed

it?usp=forms_home

Para cualquier modificación de tus datos o

para darte de baja, puedes

dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:

[email protected]

DATOS Y PRIVACIDAD

Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se

encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura

de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la

Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,

rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció

General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),

08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:

[email protected]

Butlletí ITGD. Núm. 113. Febrero 2016

Documents

Transcript of Butlletí ITGD. Núm. 113. Febrero 2016