9 de junio. Día internacional de los archivos

Innovación tecnológica y gestión documental

MAYO 2016 I Nº 116

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04 Editorial

07 Noticias

09 Jornadas

10 Publicaciones

SUMARIO

11 Estándares

12 Normativa

15 Licitaciones

17 http://

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EDITORIAL

Aspectos del nuevo reglamento europeo de

protección de datos vinculados a la gestión

documental y los archivos. El parlamento europeo ha aprobado y publicado el Reglamento (UE)

2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016,

relativo a la protección de las personas físicas en relación al tratamiento

de datos personales, su acceso y reutilización. Este reglamento, que

actualiza las definiciones y principios en esta materia, deroga las

siguientes directivas europeas: Directiva 95/46/CE de protección de

datos personales y Directiva 2002/58/CE sobre la privacidad y las

comunicaciones electrónicas. Paralelamente, también se han

publicado dos Directivas relacionadas que complementan este

reglamento. En concreto, la Directiva 2016/680, relativa a la protección

de las personas físicas referente al tratamiento de datos personales por

parte de las autoridades competentes y a la libre circulación de de

estos datos y la Directiva 2016/681, que regula la utilización de datos del

registro de nombres de los pasajeros (PNR) para la prevención,

detección, investigación y enjuiciamiento de delitos de terrorismo y de

la delincuencia grave.

En relación al archivo y la gestión de documentos hay que señalar

algunos aspectos en los que este Reglamento que tendrá una

incidencia directa. En primer lugar, y como pasa en la actualidad, esta

normativa no se aplica a las personas muertas (considerando 158).

También hay que destacar, en este mismo considerando, la definición

de un archivo: "Las autoridades públicas o los organismos públicos o

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privados que gestionan registros de interés público tienen que ser

servicios que están obligados, en virtud del derecho de la Unión

Europea o de la legislación de un Estado Miembro, a adquirir, mantener,

evaluar, organizar, describir, comunicar, promover y difundir registros de

valor perdurable para el 'interés público general y facilitar el acceso1”

Si entramos al contenido del articulado en el artículo 5 hay un primer

elemento destacado en que se precisa que el tratamiento de datos

personales con fines de archivo con interés público, con fines de

investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará

incompatible con los fines iniciales de procesamiento. Así estos datos se

podrían conservar más tiempo que el previsto en su propósito inicial, sin

perjuicio de la aplicación de medidas técnicas y organizativas dirigidas

a proteger los derechos y libertades del interesado. Una formulación

parecida de conservación con los mismos fines está presente en el

artículo 9 relativo a datos personales sensibles o en el artículo 17 sobre el

derecho al olvido. Indicar que el Reglamento dedica una sección

específica a las garantías y las exenciones aplicables al tratamiento con

fines de archivo en el interés público, con el propósito de la

investigación científica o histórica o con fines estadísticos (artículo 89) en

lo que enumera otros artículos con las excepciones de tratamientos con

fines de archivo con interés público de los artículos 15 (derecho de

acceso del interesado), 16 (derecho de rectificación), 18 (Derecho a

restricciones tratamiento), 19 (obligación de notificación con respecto a

la rectificación o cancelación de los datos personales o la restricción de

tratamiento), 20 (derecho a la portabilidad de los datos) y 21 (derecho

de oposición). Interesando señalar que las excepciones pueden ser

objeto de cumplimiento de lo que se denominan "garantías apropiadas

para los derechos y libertades de las personas afectadas" que en el

articulado toman la forma de "medidas técnicas y de organización".

1 La traducción se ha realizado respetando los términos de la versión oficial en lengua castellana.

5

Estas "garantías apropiadas" se definirán7 en un código de conducta

(artículo 40).

Finalmente, señalar que, entre otros derechos, el ciudadano tendrá que

conocer (artículo 4.2) el plazo de conservación de sus datos personales

o, cuando eso no sea posible, los criterios utilizados para determinar este

plazo.

Así pues, nos parece que en este nuevo contexto normativo en el cual

habrá que informar al ciudadano del plazo de conservación de sus

datos y también la posibilidad, justificada, de conservar datos

personales con fines informativos o históricos, las tablas de acceso y

evaluación documental son unos elementos que avalan esta normativa.

Para acceder al reglamento y las directivas:

https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO

J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809

6

NOTICIAS

Joint Statement on Access to State and Local

Records El Council of State Archivists (CoSA), National

Association of Government Archives and

Records Administrators (NAGARA) y la Society

of American Archivists (SAA) hacen una

declaración conjunta sobre el acceso a la

documentación de los gobiernos locales y de

los estados. Remarcan que el acceso está

regulado por ley y que la documentación ha de permanecer accesible

incluso si se ha donado o depositado en una institución privada. La

documentación confidencial se debe salvaguardar, pero el conjunto

debe continuar siendo accesible al público. Para acceder al

documento:

https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac

cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf

7

Destrucción “por error” de un informe del

Senado de los E.E.U.U sobre el uso de torturas

La oficina del inspector general de

la CIA ha informado que destruyó

"por error" su única copia de un

informe exhaustivo del Senado

sobre el uso de la tortura. Este

informe consta de 6.700 páginas y

contiene miles de archivos secretos

sobre el uso por parte de la CIA de los métodos de interrogatorio, como

por ejemplo: el denominado submarino, la privación del sueño y otras

técnicas agresivas usadas en las prisiones denominadas "lugar negro"

por su emplazamiento . Actualmente, hay un conflicto abierto entre el

presidente del Comité de Inteligencia del Senado, Richard Burr, y el

gobierno Obama. El primero se opuso a la publicación del informe

completo en el año 2014, mientras que el Gobierno consiguió hacer

pública el mismo año una versión ejecutiva (500 páginas).

Recientemente, la corte federal de apelaciones ha bloqueado una

iniciativa (de acuerdo con lo establecido en la Ley de Libertad de

Información –FOIA-) para revelar la versión completa del controvertido

informe. El tribunal resuelve que, al ser un documento custodiado

oficialmente por el Congreso, no se aplica la FOIA.

En este contexto, se desarrolla la polémica y las sospechas sobre si la

destrucción del documento ha sido (o no) un mero error por parte de la

Agencia de Inteligencia. Más información en:

https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture-

1429636113023030.html

http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenly-

destroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html

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JORNADAS

Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de

Transparència Ya se encuentran disponibles el material y las presentaciones de los

ponentes de esta jornada organizada por el Consorci d’Administració

Oberta de Catalunya y que tuvo lugar el pasado día 17 de mayo de

2016. Para acceder:

https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs

http://www.slideshare.net/consorciaoc

2016 NAGARA Annual Conference Fechas: 13 de julio de 2016

Lugar: Lansing (Estados Unidos)

Más información:

http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126

340

International Congress on Metadata 2016:

"Multidisciplinary trends in the use of metadata" Fechas: De 30 de mayo a 3 de junio de 2016

Lugar: Ciudad de Méjico (Méjico)

Más información:

http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf

9

PUBLICACIONES

Digital Preservation Training Modules La International Council on Archives (ICA) publica los módulos de

formación para la preservación digital dentro del apartado dedicado a

la difusión de recursos, como son las guías y manuales. Estos módulos

son: Understanding Digital Records Preservation Initiatives, orientado a

proporcionar la información necesaria para desarrollar estrategias y

adoptar medidas prácticas para proteger la integridad de los

documentos electrónicos a largo plazo, y Managing Metadata to

Protect the Integrity of Records, centrado en ofrecer información clave

para determinar los metadatos necesarios para proteger la integridad

de los documentos electrónicos y gestionarlos.

Para acceder a los documentos:

http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules

UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of

digital heritage for long-term preservation ICA presenta también una guía de

ayuda a las organizaciones para

seleccionar aquellos documentos

electrónicos que pueden ser susceptibles

de conservación permanente. Esta guía

proporciona elementos para llevar a

cabo esta tarea de la manera más

sostenible posible.

Para consultar la publicación:

http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf

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ESTÁNDARES

Records and information management

standard Los National Archives of New Zealand

publican el borrador de este estándar que

expone los requisitos mínimos obligatorios

para la gestión de documentos en la

administración pública incluyendo el

estado, escuelas y gobiernos locales.

Durante este mes de mayo la norma ha

estado expuesta a consulta pública para

que los profesionales del sector pudieran presentar sus aportaciones.

La aplicación del estándar des de 2014 por parte del sector público

neozelandés ha planteado cuestiones relevantes sobre su uso, eficacia

y actualidad en el mundo de los archivos tanto actual como futuro. Con

este nuevo estándar, de cumplimiento obligatorio, se consolidan y

simplifican los principios y requisitos actuales. También proporciona un

apoyo más amplio a los archivos y a la gestión documental, mediante

herramientas flexibles que se adaptan a las organizaciones de cualquier

tamaño. Lo acompaña una guía, ‘Implementing the new Records and

information management standard’, para mejorar su comprensión y uso.

Para acceder a la norma:

http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana

gement_standard_-_consultation_0.pdf

Para acceder a la guía:

http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult

ation_0.pdf

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NORMATIVA

Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 19 de mayo de 2016

se publica la aprobación inicial de la

modificación de la Ordenanza reguladora de la

Administración electrónica del Consell Comarcal

del Barcelonès.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo

p2016&05/022016007884.pdf&1

En el BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de mayo de 2016 se publica el

edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ayuntamiento de l’Argentera

https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id

=4513&ebop_any=2016 En el BOP de Barcelona de 24 de mayo de 2016 se publica también el

anuncio de la aprobación definitiva de la Ordenanza municipal

reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Teià.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824

9.pdf&1

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Evaluación En el BOE núm. 120 de 18 de mayo de 2016 se publica la Resolución de

26 de abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y

Competitividad, por la que se autoriza la eliminación de determinadas

series documentales relativas a gestión de recursos humanos.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770

Gestión documental y archivo En el DOGC núm. 7122 de 18 de mayo de 2016 se publica el anuncio

sobre la aprobación inicial del Reglamento de funcionamiento del

Archivo Histórico d'Olesa de Montserrat.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES

Simplificación administrativa En el BOP de Girona núm. 84 de 2 de mayo de 2016 se publica el edicto

de aprobación definitiva de la Ordenanza de simplificación

administrativa para actividades del Ayuntamiento de Santa Cristina

d’Aro. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf

Transparencia En el DOGC núm. 7111 de 2 de mayo de 2016 se publica el anuncio del

Ayuntamiento de Bell-lloc d’Urgell sobre aprobación inicial de la

Ordenanza reguladora de la transparencia y administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=724740&language=ca_ES

13

En el DOGC núm. 7113 de 4 de mayo de 2016 se publica la aprobación

definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de transparencia,

administración electrónica, acceso a la información y reutilización del

Ayuntamiento de Moià.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=725150&language=ca_ES En el BOP de Lleida núm. 87 de 6 de mayo 2016 se publica el anuncio de

aprobación definitiva de la ordenanza reguladora de la transparencia

y la administración electrónica del Ayuntamiento de Torà.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_87_3116 En el BOP de Barcelona de 9 de mayo de 2016 se publica la aprobación

definitiva de la Ordenanza de transparencia y administración

electrónica del Ayuntamiento de Sant Fost de Campsentelles.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016007149.pdf&1 En el BOP de Barcelona de 23 de mayo de 2016 se publica la

aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y

administración electrónica del Ayuntamiento de Caldes de Montbui.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600815

5.pdf&1

En el BOP de Barcelona de 27 de mayo de 2016 se publica el anuncio

de la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y

administración electrónica del Ayuntamiento d’Avinyonet del Penedès.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/022016008674.pdf&1 En el DOGC núm. 7131 de 31 de mayo de 2016 se publica la aprobación

inicial de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica

del Ayuntamiento de Sant Joan Despí.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/

14

LICITACIONES

Gestión documental En el BOP de Barcelona de 18 demayo de 2016 se publica el anuncio de

licitación para la adquisición e implantación de una herramienta

integral de administración electrónica para la gestión de los

documentos y trámites del Ayuntamiento de

Esplugues de Llobregat.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fne

w?bop2016&05/022016007868.pdf&1

En el BOE núm. 126 de 25 de mayo de 2016 se publica el anuncio de la

Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitación para la

contratación de los servicios de evolución, operación y soporte del

proyecto de Historia Clínica Electrónica (SELENE) y sus integraciones,

cuadro de mando integral e imagen médica del Servicio Riojano de

Salud. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554

En el BOE núm. 129 de 28 de mayo se publica el anuncio de licitación

de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia para la recogida y

destrucción de documentación y otros residuos en los Servicios

Centrales del Ministerio de Justicia.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310

15

Tratamiento archivístico de documentación En el BOP de Barcelona de 17 de mayo de 2016 se publica el anuncio

de licitación para la contratación del servicio para ejecutar el

tratamiento archivístico de 700 ml de documentación sin transferencia

formal del Ayuntamiento de l’Hospitalet de Llobregat.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600784

9.pdf&1

En el BOP de Barcelona de 26 de mayo de 2016 se publica el anuncio

de licitación de servicios de tratamiento de la documentación de los

archivos municipales de los distritos de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts,

Horta-Guinardó, Sant Andreu i Sant Martí en Barcelona.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600860

6.pdf&1

16

http://

Portal PERTTS

Este mes destacamos el portal Program for Electronic Records Training,

Tools, and Standards (PERTTS), creado recientemente por el Council of

State Archivist, asociación americana sin finalidad de lucro que da

soporte a los archivos de los diferentes estados. El objetivo de este

portal es dar respuesta al correcto tratamiento de la documentación

pública en soporte electrónico.

Este portal se estructura en diferentes apartados, entre los que el usuario

puede encontrar módulos formativos, un apartado que profundiza en

determinados aspectos de la gestión documental como es el acceso, la

preservación, las políticas, la transferencia, la seguridad, etc. Finalmente

el portal ofrece guías y recursos web de referencia.

https://www.statearchivists.org/pertts/

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BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una

publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General

d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión

documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de

contenidos relativos a:

- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y

preservación

- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos

y aplicaciones informáticas que la hacen posible

- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de

información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una

recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y

artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD

dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los

profesionales del sector.

El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite

de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

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¿QUIÉNES SOMOS?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema

d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes

competencias:

- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación

operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i

Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental

- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos

relacionados con la aplicación de las tecnologías de la

información y la comunicación.

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SUSCRIPTORES

Si estás interesado en recibir este boletín,

rellena el breve formulario que encontrarás

en el siguiente enlace:

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VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed

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ara darte de baja, puedes p

dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:

Itgd.cultura@gencat.cat

DATOS Y PRIVACIDAD

Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se

encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura

de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la

Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,

rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció

General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),

08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:

itgd.cultura@gencat.cat

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